Sammanträdesprotokoll sid 2 (13) Innehållsförteckning 397 Revidering av reglemente för krisledningsnämnden. 398 Upphandling terapi- och textilslöjdsmaterial. 399 Upphandling tryckkänsliga interaktiva skrivtavlor. 400 Upphandling ramavtal data-center. 401 Tilldelningsbeslut upphandling cirkulationstvätt. 402 Information; Borgholms 200-årsjubileum. 403 Skrivelse gällande behov av gode män till ensamkommande barn/ungdomar. 404 Tilldelningsbeslut - ombyggnad och renovering av Runstens skola till förskola, del av fastigheten Södra Runsten 9:1. 405 Återrapportering; Kommunförrådets placering. 406 Information gällande utredning avseende kommunens lokalförsörjning. 407 Marknadsföringsstöd 2016, färjelinjen Oskarshamn-Byxelkrok. 408 Avsiktsförklaring fortsatt deltagande i Projekt Sydostpassagen samt fortsatt medfinansiering. 409 Skrivelse med synpunkter emot nedläggningen av Löttorps Folktandvård. 397 Dnr 2015/53-003 KS Revidering av reglemente för krisledningsnämnden. I tjänsteskrivelse 2015-11-12 presenterar kommunledningskontoret ett reviderat reglemente för krisledningsnämnden. Vid dagens sammanträde redogör säkerhets- och utvecklingsstrateg att revideringen har gjorts med anledning av framtaget förslag till nya Riktlinjer för hantering av extraordinära händelser. Förslaget är anpassat till riktlinjernas föreslagna arbetssätt och nomenklatur. I reglementet föreslås bland annat att styrelseordföranden i Borgholm Energi AB ska kunna adjungeras att ingå i krisledningsnämnden. Anledningen till detta är att bolaget formellt inte kan underställas krisledningsnämndens beslutsmandat. Kommunen kan med denna lösning möjliggöra en praktisk lösning på styrning av Borgholms Energis samhällsviktiga verksamheter i samband med en så kallad extraordinär händelse. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige anta reviderat reglemente för krisledningsnämnden.
Sammanträdesprotokoll sid 3 (13) 398 Dnr 2015/3-059 KS Upphandling terapi- och textilslöjdsmaterial. Kalmar kommun, upphandlingsenheten, inbjuder Borgholms kommun samt de kommunala bolagen i kommunen, att delta i upphandlingen av avtal avseende Terapi- och textilslöjdsmaterial. Nuvarande avtal löper ut 2016-03-31. Upphandlingen genomförs som en förenklad upphandling. Avtalstiden är 2 år med möjlighet till förlängning med 1 år + 1 år. Avtalet beräknas gälla fr o m 1 april 2016. I tjänsteskrivelse 2015-11-09 föreslår ekonomiavdelningen att kommunen deltar i upphandlingen. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar delta i gemensam upphandling avseende terapi- och textilslöjdsmaterial. 399 Dnr 2015/3-059 KS Upphandling tryckkänsliga interaktiva skrivtavlor. Kalmar kommun, upphandlingsenheten, inbjuder Borgholms kommun samt de kommunala bolagen i kommunen att delta i upphandlingen av avtal avseende tryckkänsliga interaktiva skrivtavlor. Nuvarande avtal löper ut 2016-04-30. Upphandlingen genomförs som en förenklad upphandling. Avtalstiden är 2 år med möjlighet till förlängning med 1år + 1år. Avtalet beräknas gälla fr o m 1 maj 2016. I tjänsteskrivelse 2015-11-10 föreslår ekonomiavdelningen att kommunen deltar i upphandlingen. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar delta i gemensam upphandling avseende tryckkänsliga interaktiva skrivtavlor.
Sammanträdesprotokoll sid 4 (13) 400 Dnr 2015/3-059 KS Upphandling ramavtal data-center. Statens inköpscentral genomför upphandling avseende produkter och tjänster för datacenter såsom hårdvara, programvara, infrastruktur som molntjänst, anpassad utbildning samt konsulttjänster. I tjänsteskrivelse 2015-11-12 föreslår ekonomiavdelningen att kommunen deltar i upphandlingen. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar delta i gemensam upphandling avseende data-center. 401 Dnr 2015/222-059 KS Tilldelningsbeslut upphandling cirkulationstvätt. Kommunstyrelsen godkände 2015-09-22 164 skall-krav och kriterier för upphandling av cirkulationstvätt. Inbjudan till att lämna in anbud avseende cirkulationstvätt, har annonserats i TendSign. Sista datum för inlämnande av anbud var 2015-11-11. I tjänsteskrivelse 2015-11-12 föreslår ekonomiavdelningen att tilldelningsbeslut fattas utifrån lägsta pris efter utvärdering. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar tilldela den leverantör, som uppfyller alla skall-krav, samt har det lägsta priset efter utvärdering. Utvärdering genomförs av en referensgrupp inom socialförvaltningen, avseende design, passform och funktionalitet.
Sammanträdesprotokoll sid 5 (13) 402 Dnr 2015/18-310 KS Information; Borgholms 200-årsjubileum. Vid dagens sammanträde informerar Göran Göthlin och projektledare Gia Thörnqvist om arbetsgruppens fortsatta arbete inför jubileumsåret. Ordförande Ilko Corkovic (S) efterfrågar ett sammanställt program med de evenemang som är klara. Representanter från arbetsgruppen informerar om att - styrgruppsmöte hålls 18 november. - marknadsföringsinsatser påbörjas v 48. Kommunledningen poängterar att marknadsföringen i första hand ska riktas mot medborgare och delårsboende på Öland. - hemsidan uppdateras kontinuerligt med fastslagna evenemang och att bloggen, hemsidan och facebook lyfter fram de närmaste evenemangen. Kommunledningen påpekar att arrangemangen måste lyftas fram så alla vet vad som händer under året. - arbetet med sponsringspaket/partnerpaket fortlöper. Kommunledningen påpekar vikten av att evenemangen presenteras så sponsorerna vet vad de får för sina insatser. - invigningen 5 januari sker kl 15.00 då - kommer affärerna i Borgholm hålla öppet. - en uppdaterad variant av filmen om Öland kommer att visas - en bra konferencier anlitas. - intervjuer med kommunledning från båda Ölandskommunerna som visar samarbetet. - medverkande arrangörer presenteras - körer och artister medverka. Kommunledningen efterfrågar publicering av vad som specifikt ska locka medborgarna till invigningen. - det finns 25-30 färdiga aktiviteter mellan påsk och allhelgona-helgen. Vissa är förädling av redan etablerade aktiviteter. Kommunledningen efterfrågar ungdomsmässan som tidigare lyfts. Projektledaren träffar representant från Kumulus för att försöka etablera mässan. - ny ansökan är på gång till Sparbanksstiftelsen. - kommunledningen ska titta på en formulering/ledord som svar på frågan Varför ska vi fira 200 år?. - förslag att anordna hemvändarfest. Projektledaren tillsammans med t f näringslivsutvecklare Svante Ekberg arbetar vidare Kommunledningen lyfter vikten av att innehållet under jubileumsåret konkretiseras och publiceras. Vidare konstateras att kultursekreterare Maria Johanson, ekonomichef och t f kommunchef Lars-Gunnar Fagerberg och t f näringslivsutvecklare Svante Ekberg är kommunens kontaktpersoner. Nästa möte fastställs till 8 december klockan 08:00.
Sammanträdesprotokoll sid 6 (13) 403 Dnr 2015/276-133 KS Skrivelse gällande behov av gode män till ensamkommande barn/ungdomar. Överförmyndare Ann-Kristin Forsman uppmärksammar i skrivelse 2015-11- 06 kommunstyrelsen att läget är akut vad gäller rekrytering av gode män och att det yttersta ansvaret ligger hos kommunstyrelsen för att vidta åtgärder för att säkerställa barnens och ungdomarnas rättigheter. Av skrivelsen framgår att enligt lag ska asylsökande barn och ungdomar som är under 18 år ha en god man eller en ställföreträdande vårdnadshavare. Överförmyndarens uppdrag är bl a att rekrytera gode män. Gode mannen ska söka dagersättning, klädbidrag samt anmäla skolgång till berörd skola. Det är gode mannen som ansvarar för ekonomin. Därutöver tillkommer kontakten med myndigheter och att följa med till Migrationsverket och advokat. Vidare framgår att fram till dagens datum har rekryteringen av gode män fungerat relativt bra. Kontakter, nätverk, annonser och artiklar har bidragit till att nya personer tillkommit i en jämn ström, i dagsläget finns 27 gode män till 70 asylsökande barn. Flera av dessa gode män är även ställförträdande vårdnadshavare till de barn som fått PUT. Det framgår även att ungdomsboende i Borgholm utökar, campingarna som tar emot asylsökande blir fler och andra kommuner använder sig av HVB inom kommunen blir också de barn och ungdomar som behöver gode män betydligt fler till antalet. Nya gode män blir dock färre. Vid mötet redogör ekonomichef och t f kommunchef Lars-Gunnar Fagerberg för den gemensamma överförmyndarorganisation som ska träda i kraft vid årsskiftet. Det finns möjlighet att inom den organisationen anställa gode män. Kommunstyrelsens arbetsutskott noterar den aktuella situationen och beslutar uppmana Kalmar kommun att överväga anställning av gode män. uppmana de politiska företrädarna att ställa upp som gode män. informera allmänheten om behovet av gode män via kommunens externa hemsida.
Sammanträdesprotokoll sid 7 (13) 404 Dnr 2015/113-660 KS Tilldelningsbeslut - ombyggnad och renovering av Runstens skola till förskola, del av fastigheten Södra Runsten 9:1. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrog 2015-04-07 145 till kommunledningskontoret att genom konsult påbörja anbudsförfarandet för ombyggnation av skolan till förskola. att undersöka om det finns intresse i bygden att hyra och driva gymnastiksalen som är belägen vid skolan. I tjänsteskrivelse 2015-11-09 och vid dagens sammanträde redogör fastighetsstrateg Maria Drott och controller Linda Kjellin för genomförd upphandling och förslag på eventuell omdisponering av investeringsbudgeten. Inbjudan till att lämna in anbud avseende totalentreprenad för ombyggnad och renovering av Runstens skola till förskola, har annonserats på annonsplatsen TendSign. Sista datum för inlämnande av anbud var 2015-10-22. Fem anbud har inkommit. Anbuden ligger inom spannet 7 094 tkr 8 999 tkr. Det noteras att ärendet gällande tilldelningsbeslut fattas av kommunstyrelsens arbetsutskott och eventuell omdisponering av investeringsbudgeten fatttas av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar tilldela den leverantör som uppfyller de för projektet ställda skallkraven samt angivit det lägsta priset för dessa uppdraget att bygga om skolan till förskola. Vidare föreslås kommunstyrelsen godkänna förslag på omdisponering inom investeringsbudget för 2016 Ospec fastigheter med motsvarande belopp som överstiger tidigare beslutad budget, förutsatt att avtal tecknas med föreslagen leverantör. Deltagande i beslut Marcel van Luijn (M) deltar inte i ärendet. Protokollsanteckning Jag deltog inte i beslutet pga allvarliga brister i beslutsunderlag och beslutsprocessen. Ärendets hantering har varit under all kritik. Även vid behandlingen idag hänvisades flera gånger till ett maxtak på investeringsbeloppet på 8 mkr, trots att ett sådant beslut inte har fattats. Kommunalrådet föreslog vid KSAU-sam-
Sammanträdesprotokoll sid 8 (13) manträdet 2015-11-10 ett maxtak på 8 mkr men förslaget togs sedan tillbaka. Jag tycker det är minst sagt anmärkningsvärt att handlingarna beskriver att en omdisponering föreslås ur investeringsbudget för 2016 på 1 507 700 kr samt en option på solskydd för 59 tkr. Detta är väldigt specifika belopp att föreslå innan anbud ens har kommit upp på bordet. Marcel van Luijn (M) 405 Dnr 2014/143-296 KS Återrapportering; Kommunförrådets placering. Vid avstämningsmöte 2015-08-25 med Borgholm Energi lyfte bolagets styrelse frågan om placering av kommunförrådet och vikten av att beslut fattas. Ordförande Ilko Corkovic (S) redogjorde för att frågan om kommunförrådets placering diskuterats sedan 2005, men ingen lämplig plats har ännu pekats ut. Kommunledningen har varit i kontakt med arrendatorerna på Kungsgården om eventuellt ianspråktagande av mark. Det anses viktigt att förrådet fortfarande ska ägas av kommunen. Kommunstyrelsens arbetsutskott gav 2015-06-10 146 senaste uppdraget till mex att tillsammans med fastighetschefen och representant från samhällsbyggnadsförvaltningen att utreda kommunförrådets placering med förbehållet att minimera lagerhållningen och inrymmas inom befintliga av kommunen eller bolaget ägda lokaler. Nybyggnation är inte aktuellt. Det senaste framtagna alternativet är inte längre aktuellt med anledning av att det sålts till annan person. Parterna kom överens om att behoven bör utredas innan beslut om placering. Servicechefen bör vara referensperson men inte utreda ärendet. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2015-08-25 270 att ge uppdrag till ekonom Johan Andersson att tillsammans med Julia Persson, Borgholm Energi, utreda vilka behov som finns för kommunförrådet, krav på utrymme, alternativa lösningar ev flera ställen, vad behöver vara inomhus/under tak o s v. I uppdraget ska även transportkostnaderna vägas in. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2015-10-20 367 efter nedanstående återrapportering att ge controller Johan Andersson och Julia Persson, Borgholm Energi, utökat uppdrag att även gälla Vattenverken som förråd och återkomma till arbetsutskottet med återrapportering 2015-11-17.
Sammanträdesprotokoll sid 9 (13) Vid arbetsutskottets sammanträde 2015-10-20 återrapporterade controller Johan Andersson och Julia Persson, Borgholm Energi, uppdraget enligt följande: Efter studiebesök på centralförrådet, elnätsförrådet och arbetsmarknadsavdelningen (Ölandslego) har fyra alternativ tagits fram. Alla fyra alternativ bygger på att maximera utnyttjandet av lokalerna vid elnätsförrådet. Elnätsförrådet byggdes på 90-talet och är anpassade för 7 personer med ett större lagringsutrymme. Idag är det 3-4 personer som utgår från elnätsförrådet. Elnätsförrådet har överkapacitet, strategiskt placerat och kommunen äger mark vid sidan om befintlig tomt. Nedan presenteras fyra alternativa lösningar: 1. VA flyttar till elnätsförrådet utan några större förändringar på befintlig lokal. (Förslagsvis flyttas kontorsdelsbaracken med till elnätsförrådet). Lagret får omdisponeras. Någon mindre kallförråddsbyggnad kan behövas. Grusupplag blir kvar på förrådet, maskinutlåning mellan enheter kan fortfarande ske. Fördelar: Slipper diskussion BEAB - kommunen och fördelning. Gata/park behöver mindre utrymme och kan samordna befintliga lokaler med arbetsmarknadsavdelningen. Tydlig avgränsning. 2. VA och fastighet flyttar till elnätsförrådet med utbyggnad av förrådsdel. Samma som tidigare, behöver en större tillbyggnad av kallförråd. Snickeriverkstad i befintlig lokal på elnätsförrådet (ej utrett behovet av en snickeriverkstad då det finns oklarheter med dagens fastighetsfunktion). Fördelar: Mindre yta behövs till gata/park om de skall flytta till andra lokaler. Avgränsat. 3. VA, fastighet och gata/park flyttar till elnätsförrådet, en större tillbyggnad krävs. Förslagsvis i direkt anslutning till befintliga lokaler vilket medför lägre kostnader för framdragning av el, vatten, avlopp m.m. Större delen av tillbyggnaden behöver endast vara ett kallförråd. Skärmtak till soffor och blomkrukor. Hantering av massor bakom Osten flyttas och hanteras vid elnätsförrådet. Arbetsmarknadsavdelningen? Fördelar: Behövs endast en tvätthall, utnyttja elnäts befintliga lokaler bättre. Synergivinster. Minskade hanteringskostnader av massor. 4. VA flyttar till elnätsförrådet (samma som alternativ 1). Gata/park och fastighet flyttar till Ölandslego tillsammans med arbetsmarknadsavdelningen. Förslag från servicechefen är att förvärva Vianors lokaler som är placerade i anslutning till Ölandslego. Fördelar: Gata/park och arbetsmarknadsavdelningen kan samverka i samma lokaler och bilda gemensamma arbetsteam. Ingen nybyggnation aktuell.
Sammanträdesprotokoll sid 10 (13) Övriga noteringar Arbetsmarknadsavdelningen och fastighet bör dela på snickeriverkstad. Finns ingen anledning att vi har två stycken idag med olika förutsättningar och maskinpark. Arbetsmarknadsavdelningen, elnät, VA och gata/park bör dela på en tvätthall. Finns ingen anledning att ha flera stycken i kommunen. Förrådsdelen som tillhandahålls av kommunen kan tas bort, dock är det inget större förråd idag, ca 30 kvm. Mestadels tillhandahålls förbruknings artiklar till lokalvård, rengöringsmedel m.m. Vi har inte granskat Vattenverken, varav det kan finnas möjlighet att VA utgår ifrån någon av dessa platser. Förrådet idag: Tomt ca 10 000 kvm. Lokaler ca 1 300 kvm fördelat enligt: Gata, park 64 % VA 25 % Fastighet 12 % Övriga synpunkter som inte ingår i uppdraget Största förrådslagret tillhör VA. Eventuella underskott har tidigare fördelats direkt på kommunen. Detta är felaktigt, kostnaden skall fördelas mellan BEAB och kommunen. Vid ex grusupplag används lastmaskin för lastning. Ungefär hälften av materialet används av VA. Maskinutlåning sker mellan gata/park och VA. Detta bör reglerars vid årsbokslut, antingen en schablon eller verkligt utfall. Strömförbrukning på förrådet betalas idag av kommunen. VA-delen tillsammans med ½ fastighet på förrådet uppskattas till 1/3. Förbrukningen bör regleras mellan BEAB och kommunen. Antingen via en antagen hyra eller faktiska kostnader. Hur är fördelningen med övriga fastighetskostnader på förrådet? Idag hyr arbetsmarknadsavdelningen tvätthall vid OKQ8 samt har en mindre snickeriverkstad. Förslag att ge arbetsmarknadsavdelningen fri tillgång till förrådets tvätthall och snickeriverkstad. I tjänsteskrivelse 2015-11-13 och vid dagens sammanträde återrapporteras uppdraget enligt 367/15 enligt följande: Efter studiebesök på vattenverket i Köpingsvik, reningsverket i Borgholm och förrådsmarken i Tallen, Köpingsvik har följande slutsatser tagits fram.
Sammanträdesprotokoll sid 11 (13) Vattenverket: Finns inga befintliga ytor som möjliggör en flytt av VA-verksamheten till vattenverkets lokaler. Personalutrymmena är för små och lagerutrymmen samt uppställningsplats för fordon är begränsat. Det enda som finns att tillgå är kontorsplatser, men då krävs en del omflyttning. Regelverket om vem som får vistas i vattenverket är stränga vilket medför att det blir svårt att placera VA-verksamheten vid vattenverket. Reningsverket: Reningsverket har inga ytor som möjliggör en flytt av VA-verksamheten. Finns inga tomma rum/kontorsplatser. Förrådsmarken i Tallen: Marken är inhägnad och det finns möjlighet att lagerföra mer material i Tallen. Avståndet mellan Borgholm - Tallen medför högre transportkostnader, varav det inte är något område som bör användas till dagliga materielleveranser/uttag. Ordförande Ilko Corkovic (S) informerar att ägaren till RatioPac kontaktat kommunen med erbjudande att köpa eller hyra fastighet till ändamålet. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrar till controller Johan Andersson och handläggare Julia Persson undersöka möjligheten att hyra/köpa fastighet av RatioPac. inkomma med redovisning av beräknade kostnader för hyra/köp. undersöka vilken del av förrådsverksamheten som skulle kunna etableras inom den aktuella fastigheten. inarbeta förslaget i den ursprungliga utrednigen. Återrapportering 2015-12-01. 406 Dnr 2015/221-298 KS Information gällande utredning avseende kommunens lokalförsörjning. Fastighetsstrateg Maria Drott informerar om arbetet med att lösa olika frågeställningar vad gäller lokalförsörjning i kommunens olika lokaler. Av redovisningen framgår att användningsområdena blir större om ombyggnation sker utifrån de högsta krav som gäller för de olika områdena.
Sammanträdesprotokoll sid 12 (13) Vidare diskuteras möjligheten att samordna arbetsmarknadsavdelningen med arbetsförmedlingen i gemensamma lokaler. 407 Dnr 2015/278-533 KS Marknadsföringsstöd 2016, färjelinjen Oskarshamn-Byxelkrok. Vid dagens sammanträde informeras om att representanter från Oskarshamns kommun och Borgholms kommun träffat ägaren till Ölandsfärjan för diskussion om höjning av marknadsstödet under vissa förutsättningar. Något avtal är ännu inte tecknat. Vid förhandlingarna framkom att ambitionen är fortsatt färjetrafik även 2016 samt att kommunerna kräver att det ska finnas boknings- och gärna betalningsmöjlighet hos respektive turismorganisation. För att avtalet ska kunna upprättas bör kommunerna beslut om ökat marknadsföringsstöd. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar uppdra till ekonomiavdelningen att i kommunstyrelsens internbudget 2016 reservera ytterligare 25 tkr (totalt 125 tkr) till marknadsföringsstöd inför kommande beslut i kommunstyrelsen. uppdra till näringslivsutvecklare Henrik Linnarsson att tillsammans med tjänsteman från Oskarshamns kommun via skrivelse kontakta Regionförbundet för att undersöka möjlig åretrunt-trafik på färjelinjen. 408 Dnr 2014/168-106 KS Avsiktsförklaring fortsatt deltagande i Projekt Sydostpassagen samt fortsatt medfinansiering. Länsstyrelsen i Kalmar län informerar i skrivelse inkommen 2015-11-12 att arbetet är påbörjat vad gäller ny ansökan avseende projektet Sydostpassagen till Interreg South Baltic Programme. Avsikten med ansökan är att samverka med andra länder runt södra Östersjön för en gemensam destinationsutveckling och en vandringsutställning. Syftet är även att lyfta fram de befintliga maritima miljöerna, besöksmålen och museerna i en gemensam portal.
Sammanträdesprotokoll sid 13 (13) Vid dagens sammanträde redogör näringslivsutvecklare Henrik Linnarsson för projektet. Länsstyrelsen kommer att söka 1milj EUR och medfinansieringen är 25 %, totalt 0,25 milj EUR för de som delar i projektet. För Borgholms kommun är det 66 667sek per år i tre år, totalt 200 000 sek. Projektet avser att starta, om det blir antaget under andra halvan av 2016. Ansökan ska vara inlämnad i december så Länsstyrelsen behöver svar före 2015-12-10. Syftet är att hela medfinansieringen ska återinvesteras i lokal infrastruktur och göra medfinansiering kostnadsneutral. Samt att parterna får tillgång till vandringsutställningen, både under och efter programperioden. I det budgetförslag för näringslivsverksamhet i Borgholms kommun som är föreslaget för 2016 är ca halva kostnaden budgeterad. Länsstyrelsen efterfrågar en avsiktsförklaring att kommunen avser att delta i projektet Sydostpassagen och att fortsätta stödja projektet ekonomiskt. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen meddela att kommunen har för avsikt att fortsätta att delta i projektet. anvisa 66 667 kronor/år i kommunstyrelsens internbudget under tre år som kommunens medfinansiering i projektet. 409 Skrivelse med synpunkter mot nedläggningen av Löttorps Folktandvård Tandvårdsförvaltningen har i skrivelse 2015-10-09 informerat kommunen om stängning av Folktandvårdens klinik i Löttorp. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar överlämna skrivelse med synpunkter på nedläggningen.