Chefens guide till Kompetenskoll version 1,62
Sid 2 av 32 Innehåll Inledning 3 Välkommen till Kompetenskoll 4 Logga in - Byt lösenord Godkänn lagring av uppgifter och cookies 4 DEL 1: Överblick 6 Startsidan 6 Administrationssidan 7 Ikoner på Administrationssidan 8 ANVÄNDARE 8 RÄTTIGHETSSTRUKTUR 8 Del 2: Detaljerad information om varje sida 9 ANVÄNDARE 9 Hitta den du söker 9 Lägga in en ny medarbetare i systemet 10 Sök via utvecklingssamtal 11 Sök via avdelningar 11 ANVÄNDARINFORMATION 12 Se en medarbetares befattningsprofil 13 CV 14 Skapa en ny post i en CV 14 Bifoga en fil i en CV 15 GENERERA NYTT LÖSENORD 16 INDIVIDUELLA BILAGOR 17 KOMPETENSKARTLÄGGNING 18 Lägg in en kompetenskartläggning för en medarbetare 18 KOMPETENSPLAN 20 Lägga in en kompetensplan för en medarbetare 20 NYCKELKOMPETENSER 22 Lägga in en nyckelkompetens 22 RÄTTIGHETER 23 UTVECKLINGSSAMTAL 24 Planera och dokumentera ett utvecklingssamtal för en medarbetare 25 RAPPORTER 28 Per Befattning 28 Per Avdelning 29 Företagsgenomsnitt 31
Sid 3 av 32 Inledning Kompetenskoll är en plattform för ett företags fortsatta kompetensutveckling. Kompetenskoll är ett lättanvänt verktyg som samlar, analyserar och planerar företagets kompetensbehov. Kompetenskoll är en webbaserad plattform som ger god överblick över företagets kompetensläge. Kompetenskoll är utformat så att både chefer och medarbetare själva ska kunna använda det på ett enkelt och effektivt sätt med endast enklare insatser. Varje företag bestämmer själva hur de lägger upp rättighetsstrukturen i systemet, d.v.s. hur de olika delarna i Kompetenskoll kan nyttjas eller administreras bland medarbetare och chefer inom företaget. Grundläggande information i systemet som t ex att lägga in olika befattningar/titlar, befattningsprofiler etc. administreras förslagsvis centralt inom företaget. Det finns 3 guider för Kompetenskoll: 1. Medarbetarens guide till Kompetenskoll 2. Chefens guide till Kompetenskoll 3. Administratörens guide till Kompetenskoll Den här guiden riktar sig till dig som är chef över en eller flera medarbetare. Den första delen innehåller en överblick över de sidorna som du som chef kommer i kontakt med i Kompetenskoll. Den andra delen innehåller mer detaljerad information om varje sida och hur du går tillväga rent praktiskt. Observera att all text och bilder i manualen bygger på att ditt företag har en version av webläsare Internet Explorer 7 eller nyare. Har ditt företag en äldre version kan det finnas mindre avvikelser/anpassningar.
Sid 4 av 32 Välkommen till Kompetenskoll Logga in - Byt lösenord Godkänn lagring av uppgifter och cookies När du loggar in på Kompetenskoll sida behöver du inte skriva www framför adressen, detta för att sidan är en s.k. underdomän till kompetenskoll.se. Du kan utan problem ange http:// om du vill, annars görs det automatiskt av webbläsaren. Så här skriver du i adressfältet: När du sedan ska logga in i Kompetenskoll kommer du till nedanstående inloggningsruta. Är det första gången loggar in i systemet använder du dig av det lösenord du fått sänt till dig via e-post. Skulle du av någon anledning tappat bort eller glömt bort ditt lösenord, finns en länk längst ner i rutan Har du glömt ditt lösenord? Klicka på oranga länken Begär ett nytt lösenord här så skickas ett nytt lösenord till din e-postadress.
Sid 5 av 32 Efter att du har loggat in byter du lätt till ett nytt valfritt lösenord (minst 6 tecken) genom att klicka på länken Byt lösenord När du loggat in kommer du vid första inloggningstillfället få upp en sida som innehåller information om hur systemet behandlar dina personuppgifter. Läs igenom hela sidan, och avsluta med att bocka i rutan Godkänn, längst ner på sidan, om du godkänner lagringen av uppgifter samt användningen av cookies i systemet. När du har godkänt kommer du fortsättningsvis komma direkt in i systemet när du loggar in. Läs igenom hela sidan noga. Har du några frågor kan du kontakta Personuppgiftsansvarig (står i informationen). Avsluta med att kryssa i rutan för godkännande och klicka sen på den oranga knappen Godkänn. Klicka sedan på Start, längst upp till vänster i menyraden så kommer du till systemes startsida.
Sid 6 av 32 DEL 1: Överblick Startsidan På startsidan når du allt som rör DIN befattningsprofil, som medarbetare, samt företagsgemensam information. I Medarbetarens guide till Kompetenskoll kan du läsa allt om hur du administrerar din egen befattningsprofil. Som Chef har du tillgång till ytterligare 2 sidor i systemet: Rapporter och Administration. Den här guiden hjälper dig att administrera dessa sidor. 1) Rapporter Här kan du ta ut rapporter per befattning, per avdelning eller ett företagsgenomsnitt för att på ett överskådligt sätt få fram statusen kring dina medarbetares kunskapsnivåer inom olika kompetensområden. 2) Administration: Från den här sidan når du dina medarbetares befattningsprofiler för att t ex hante ra administrationen kring ett utvecklingssamtal, lägga upp en kompetensplan för en medarbetare, göra kompetenskartläggningar mm. Via den här fliken når du sidan Rapporter klicka på fliken klicka på fliken Och här når du sidan Administration där du når dina medarbetares befattningsprofiler
Sid 7 av 32 Administrationssidan Varje företag bestämmer själv vem som ska administrera vad i Kompetenskoll. Beroende på vilken rättighet man har i Kompetenskoll visas de ikoner för vilka sidor/funktioner man har rätt att se eller redigera. Den här manualen utgår från att du som chef har rättighetens att administrera dina medarbetares sidor, och inte delar i systemet som mallar eller liknande. Administration av de delarna finns beskrivet i Administratörens guide till Kompetenskoll. För att komma till de olika sidorna i systemet klickar du på resp ikon eller länk. ANVÄNDARE Användare/medarbetare. Här kan du se och redigera dina medarbetares befattningsprofiler, lägga in utvecklingssamtal, kompetensplaner mm. Beroende på vilken behörighet man har att redigera i Kompetenskoll visas olika antal ikoner. Varje ikon leder till en sida där man administrerar resp funktion i systemet. Är raden fylld av ikoner kan du scrolla här för att visa fler. Som Chef är det vanligaste att man ser och har behörighet till 2 ikoner: ANVÄNDARE OCH RÄTTIGHETSSTRUKTUR.
Sid 8 av 32 Ikoner på Administrationssidan ANVÄNDARE På den här sidan inleder du din sökning för att få fram den användare/medarbetare du vill se eller redigera. Här listas alla användare/medarbetare upp som du har behörighet att se och redigera. Här kan du även söka efter befattning efter avdelning, användare efter befattning, söka efter användare med en viss nyckelkompetens eller söka och se vilka av dina medarbetare som haft samtal och när dessa ägt rum. RÄTTIGHETSSTRUKTUR Här kan du se vilka medarbetare du har rättighet att redigera i systemet. Klickar du på en medarbetares namn kommer direkt du till den personens profil. Kom ihåg att oavsett var du befinner dig i systemet är det endast de medarbetare du har rättighet att se (som du är chef över) som du har åtkomst till.
Sid 9 av 32 Del 2: Detaljerad information om varje sida ANVÄNDARE Varje medarbetare i organisationen ska ha en personlig befattningsprofilsida. Profilsidan innehåller dels personlig information som namn, adress, födelsedata mm och dels information som CV, ev individuella bilagor, kompetenskartläggning, kompetensplan, ev nyckelkompetenser, utvecklingssamtal samt vilka rättigheter medarbetaren har i Kompetenskoll. Innehållet i varje del samt hur du som chef kan redigera de olika delarna beskrivs i sidorna som följer. Observera att du endast kan se namnen på de användare som du har behörighet att se - detta gäller oavsett var du befinner dig i systemet. Hitta den du söker Här listas alla de medarbetare som du har rättighet att se och redigera. För att få fram en medarbetares profil kan du söka fram personen på flera sätt: Om du behöver lägga in en ny medarbetare gör du det enkelt genom att klicka på knappen Skapa ny -SE NÄSTA SIDA 1. Du kan antingen använda sökrutan genom att skriva in för- eller efternamn och klicka på Sök, eller 2. så kan du söka på efternamn i bokstavslistan under 3. eller så kan du helt enkelt leta upp namnet i namnlistan. Namnen ligger i bokstavsordning 4. Mina Medarbetare är dem direkt under dig. För att komma in på medarbetarens profilsida: Klicka på redigeringssymbolen bredvid namnet. Vill du ta bort en person klickar du på det röda krysset
Sid 10 av 32 Lägga in en ny medarbetare i systemet När du klickat på knappen Skapa ny kommer den här sidan upp. Observera att du endast kan lägga in nya medarbetare som är underställda dig. Fyll i alla fälten. Använd dig av rullgardinsmenyn där det finns. Adress, anställningsnummer, lön är inte obligatoriskt att fylla i. Under lösenord kan du själv hitta på ett valfritt lösenord så länge. Så fort den nya medarbetaren loggat in i systemet byter hon eller han sitt lösenord enkelt själv till ett nytt personligt. Rutan Göm från alla listningar är avsedd för användare i systemet som ej ska synas i organisationslistan eller i rapporter (ex administratörersupporter för systemet). Den här funktionen används vanligtvis av huvudadministratören. Här under Lösenord kan du gå in och ändra en enskild användares lösenord om det skulle behövas. (se även under Generera nytt lösenord, sid 16 Befattningar efter avdelning Här listas företagets alla avdelningar upp. Klickar du på en avdelning får du upp de befattningar som finns på avdelningen. Och slutligen om du klickar på en befattning får du upp de medarbetare som har den befattningen. Användare efter befattning samma princip som ovan fast en lista med företagets alla befattningar kommer upp, i bokstavsordning. Och klickar man på en befattning får man upp medarbetarna som har den befattningen. Användare efter nyckelkompetens varje företag bestämmer själva vilka kompetenser man vill värdera som s.k nyckelkompetenser. Här listas dessa kompetenser upp och du kan genom att klicka på en nyckelkompetens få upp en lista på de personer på företaget som har just den nyckelkompetensen. Saknar du en nyckelkompetens som du tycker borde finnas med tar du kontakt med företagets huvudadministratör. Användare markerade som gömda - Användare markerade som gömda syns inte i listor/sökningar/statistik, men kan logga in i systemet. Det kan ex vara en support för
Sid 11 av 32 systemet som inte ska synas i användarlistan/personallistan eller i någon rapportdel men ändå måste kunna logga in. Hur man markerar en användare som gömd kan du läsa om i Administratörens guide till Kompetenskoll Arkiverade användare om man inte vill radera en användare helt ur systemet, utan kanske vill spara all information om användaren av någon anledning, kan man välja att arkivera användaren. Användarens finns då kvar i systemet men syns inte i sökningar/listningar/rapporter etc.. Användaren kan heller inte längre logga in i systemet. Hur man arkiverar en användare kan du läsa om i Administratörens guide till Kompetenskoll Sök via utvecklingssamtal Om du vill se vilka av dina medarbetare som du haft utvecklingssamtal eller annat samta med kan du enkelt söka här genom att ange datumintervall för sökningen. Fyll I datum med hjälp av kalendern som kommer upp, välj typ av samtal samt välj en eller flera avdelningar, avsluta med Gör sökning I det här exemplet har vi sökt vilka som haft Utvecklingssamtal. En lista presenteras då där du genom de olika färgerna kan se statusen bland dina medarbetare. Hur man lägger in ett samtal och hur det blir godkänt osv kan du läsa längre fram under avsnittet UTVECKLINGSSAMTAL. Vill du skriva ut rapporten kan du göra det genom att exportera uppgifterna till ett excel-ark. Klicka på TILL EXCEL. Där kan du sedan bearbeta/sortera allt som du vill för vidare utskrift. Sök via avdelningar
Sid 12 av 32 Här listas hela organisationen upp. Du kan se hela organisationen men endast de personer/medarbetare som du har rättighet att se och redigera. Här kan du även klicka på en medarbetares namn för att komma direkt till dennes profilsida. ANVÄNDARINFORMATION När du fått upp den profil du vill se eller redigera kommer du först till sidan för allmän ANVÄNDARINFORMATION för medarbetaren. Du kan alltid söka efter en ny medarbetare via sökrutan eller via bokstavslistan här Klicka på den grå Tillbaka knappen om du vill gå tillbaks till föregående sida Klicka på Till profil för att komma till medarb befattnings profil SE NÄSTA SIDA Varje medarbetare har en meny/innehållsförteckning på sin profilsida. Härifrån når du medarbetarens olika sidor i systemet För att redigera en post använder du dig antingen av rullgardinsmenyn där det finns eller så skriver du bara in din nya text i fältet. Glöm inte Spara längst ner på sidan
Sid 13 av 32 Se en medarbetares befattningsprofil För att nå en medarbetares befattningsprofil klickar du på knappen Till Profil, se föregående sida. Varje medarbetare har en befattningsprofil kopplad till sig. Befattningsprofilen innehåller en beskrivning av medarbetarens huvudsakliga arbetsuppgifter. Här anges också krav på lämplig arbetslivserfarenhet, utbildning och lämpliga personliga egenskaper för medarbetarens befattning. När du befinner dig på den här sidan är du inne på den sida som medarbetaren själv kommer in på när han eller hon loggat in och gör sina egna redigeringar. För att återgå till administrationssidan för medarbetaren gör du det enklast med att välja tillbaka knappen i webläsaren alternativt gå tillbaks via Administrationsfliken igen. Klicka på Visa för att expandera en kategori i taget resp Visa alla, för att läsa profilen för en befattning. Här ser du även om medarbetaren har en individuell bilaga kopplad till sin befattning. Ladda ner dokumentet genom att klicka på den gröna pilen Här kan du skriva ut befattningsprofilen Vill du passa på att titta på någon annan befattningsprofil letar du lätt fram den här i listan. Välj först avdelning och sedan den befattning du vill se.
Sid 14 av 32 CV Vanligtvis är det medarbetaren själv som har huvudansvaret för sin CV och lägger själv in sin information. Men som chef har även du möjlighet att hjälpa till att redigera medarbetarens CV vid behov. Saknas det en bild eller du kanske vill byta ut den som finns inlagd gör du det enkelt genom att klicka på Bläddra, leta sedan fram den bild du vill ladda upp, och välj Öppna. Bilden skalas sedan om automatiskt om till rätt storlek. Använd bildformaten JPG, PNG eller JPEG. Här kan du t ex skriva in en personlig text - glöm inte att avsluta med Spara För att skapa en post i en CV går man helt enkelt in under resp rubrik och väljer Skapa Ny (se nästa sida) Skapa en ny post i en CV För att skapa en ny post under en kategori klickar du först på Skapa ny. Så här kan det då se ut om du ex väljer ARBETSLIVSERFARENHET. Fyll i fälten med information och Under Datum från och till är endast årtal obligatoriskt. Glöm inte Spara.
Sid 15 av 32 Bifoga en fil i en CV Det kan finnas dokument man vill bifoga i en CV. Antingen kan det vara en hel CV i sig, i dokumentform eller så kan det finnas ett dokument som styrker eller kompletterar uppgifterna, ex ett kursintyg eller liknande. Och så här kan det se ut när det är klart. Vill du redigera eller ta bort en post använder du dig som vanligt av symbolerna här till höger. Längst ner i menyn finns rubriken UPPLADDADE FILER, klicka på Skapa ny. Då får du upp den här rutan. Fyll i Rubrik, bifoga din fil och välj sedan Spara. Ge din fil en bra och tydlig rubrik. Bifoga sedan din fil/ditt dokument genom att klicka på knappen Bläddra.. Leta fram din fil och välj Öppna. Efter det väljer du Spara. Spara innan du stänger
Sid 16 av 32 Och så här ser det ut när det är klart. Härifrån kan du hämta/ladda ner en fil, redigera en fil eller ta bort en fil. GENERERA NYTT LÖSENORD Om din medarbetare glömt sitt lösenord kan du bistå med att skicka ut ett nytt lösenord. Det nya lösenordet kommer då med mail till medarbetaren. Den här funktionen kan vara bra att använda när du ex lagt upp en helt ny medarbetare. Efter att du lagt in personen så går du till den här sidan och skickar därmed ett nytt lösenord. Medarbetaren kan då själv välja att behålla det slumpmässigt genererade lösenordet eller skapa ett nytt, genom att byta ut det själv.
Sid 17 av 32 INDIVIDUELLA BILAGOR En medarbetare kan behöva en individuell bilaga i sin befattningsprofil. En individuell bilaga kan vara t ex ett tillfälligt uppdrag som individen/medarbetaren har och som man vill ha dokumenterat i medarbetarens profil. Förväxla inte en individuell bilaga med en befattningsbilaga. En befattningsbilaga är en bilaga som tillhör en befattning (alltså inte en särskild medarbetare). En befattningsbilaga läggs in centralt av företagets huvudadminstratör och tillhör alla som har den befattningen. För att lägga in en individuell bilaga till någon av dina medarbetare går du först in på medarbetaren profilsida, därefter klickar du på Individuella bilagor i medarbetarens meny till vänster. Välj Skapa ny när du vill lägga in en individuell bilaga Klicka på Individuella bilagor ur medarbetarens meny Här kan du hämta/ladda ner, en bilaga, redigera den eller ta bort den. När du valt Skapa ny kommer den här rutan upp, och du kan fylla i Bilagans namn och ladda upp din fil. Glöm inte att Spara. Och så här ser det ut för Medarbetaren, som når sin Individuella bilaga via sin sida.
Sid 18 av 32 Klicka på den gröna pilen för att ladda ner en bilaga. Här ser du även om det finns en befattningsbilaga kopplad till befattningen. KOMPETENSKARTLÄGGNING Varje befattning har specifika kunskapskrav och kompetensområden. Kompetenskartläggningens syfte är att analysera, utvärdera och kartlägga individens kunskaper mot de krav som ställs i individens befattning. Resultatet utgör sedan som underlag för vidare kompetensutveckling mm. Lägg in en kompetenskartläggning för en medarbetare Varje medarbetare gör en egen, personlig skattning över sin kunskapsnivå inom de olika områdena. Den egna skattningen lägger medarbetaren själv in under kolumnen PERSONLIG KUNSKAPSNIVÅ. Vid ex utvecklingssamtalet diskuteras sedan vilka krav som ställs inom medarbetarens befattning och hur denne uppfyller de olika delarna. Under FASTSTÄLLD KUNSKAPSNIVÅ lägger sedan du som chef in det resultat ni kommit fram till vid utvecklingssamtalet. Här fyller DU som chef in den FASTSTÄLLDA KUNSKAPSNIVÅN som du och din medarbetare kommit fram till vid utvecklingssamtalet Om medarbetaren har gjort en egen skattning av sin kunskapsnivå, ser du den här under PERSONLIG KUNSKAPSNIVÅ Vill du skriva ut kompetenskartläggningen klickar du på utskriftssymbolen längst ner på sidan Längs ner på sidan finns en Spara knapp. Glöm inte att Spara när du lagt in dina siffror!
Sid 19 av 32 Inställningar ger dig möjlighet att: Redigera titeln Dölj fastställd kunskapsnivå och kommentarer för medarbetaren. Det innebär att om chefen har fyllt i fastställd kunskapsnivåer och/eller kommentar så kommer det inte att visas för medarbetaren. Kommentera en kunskapsnivå inför eller under ett kompetenskartläggningssamtal. Tänk på att kommentaren visas för medarbetaren om du inte kryssat i Dölj fastställd kunskapsnivå och kommentarer för medarbetaren. När det är dags att skapa en ny kompetenskartläggning så klickar du på Skapa ny vilket tar dig till den här vyn: Här döper du kompetenskartläggningen med en titel. Vid sparandet av den nya kompetenskartläggningen så låses alla tidigare kompetenskartläggningar för att fastställa att endast en kompetenskartläggning är aktiv i taget.
Sid 20 av 32 På medarbetarens startsida för Kompetenskartläggning kan du sedan se ett genomsnitt för medarbetarens kunskapsnivå, både den fastställda och den personliga. Klicka på länken Läs mer om de olika nivåerna så kan du läsa vad de olika siffrorna, 1-3, står för KOMPETENSPLAN I utvecklingssamtalet går chef och medarbetare igenom vad som hänt under året som gått och vad som är viktigt inför kommande år. För att dokumentera och planera in de ev. utvecklingsinsatser en medarbetare kan behöva för att uppnå önskvärda kunskaper upprättas en s.k. kompetensplan. En kompetensplan kan innehålla förslag på utbildning, studiebesök eller andra aktiviteter. Medarbetaren kan antingen själv lägga in sin kompetensplan via sin sida. Om det är medarbetaren som gjort det får du som chef ett för-kännedom-mail och en uppmaning om godkännande. Är det du som chef som lägger in din medarbetares kompetensplan gör du enligt nedan. Lägga in en kompetensplan för en medarbetare Gå in på sidan KOMPETENSPLAN via medarbetarens meny:
Sid 21 av 32 Här kan du Skapa ny post, redigera en befintlig eller ta bort en post När du valt Skapa ny kommer den här rutan upp. Fyll i de olika fälten och välj sedan Spara. Här bockar du i rutan när du ska GODKÄNNA en kompetensplan Medarbetaren ser sedan sin kompetensplan på det här viset via sin sida.
Sid 22 av 32 Här under Skapa ny kan medarbetaren själv lägga in sin kompetensplan Texten markeras grön eller röd beroende på om utbildningen/aktiviteten är genomförd eller ej. Under Status ser medarbetaren om du godkänt kompetensplanen eller ej NYCKELKOMPETENSER Vad som är nyckelkompetenser på ett företag kan variera från företag till företag. Det kan vara alltifrån olika behörigheter till olika språkkunskaper. Varje företag väljer själva vilka kompetenser man anser vara nyckelkompetenser på just sitt företag och lägger in det i sitt Kompetenskoll. Medarbetaren lägger själv in sina nyckelkunskaper i sin CV, men även du som chef kan hjälpa till att lägga in alternativt redigera eller ta bort. Lägga in en nyckelkompetens Här kan du lägga in en nyckelkompetens för en Användare genom att klicka på Skapa Ny. Klicka på redigeringssymbolerna om du vill redigera eller ta bort en post.
Sid 23 av 32 Saknas en nyckelkompetens i den lista som man kan välja ifrån kontaktar du huvudadministratören på ditt företag. När du klickat på Skapa ny kommer den här rutan upp. Under Nyckelkompetenser kan du sedan välja bland de nyckelkompetenser man valt att lägga in centralt. Man kan alltså inte hitta på någon egen kompetens som man tycker är en s k nyckelkompetens utan man måste välja från listan. Däremot om man saknar en kompetens som man tycker borde finnas med tar man kontakt med företagets administratör. Startdatum och Slutdatum är inte obligatoriskt utan fylls bara i där det är aktuellt. Är en nyckelkompetens permanent lämnas datumfälten helt enkelt tomma. Glöm inte att Spara. RÄTTIGHETER Rättigheter i den här menyn avser rättigheter att kunna se eller redigera olika sidor inom Kompetenskoll. För att kunna dela ut rättigheter till andra måste man själv ha rättigheten Administratör. Är man inte administratör kan man heller inte se vilka rättigheter en medarbetare har. Är man administratör visas sidan enligt nedan. För att tilldela/ta bort rättighet att redigera en viss sida i Kompetenskoll kryssar man helt enkelt i/ur rutan bredvid resp. sidrubrik. kryssa i / ur den här rutan om en rättighet ska tilldelas/tas bort för en medarbetare
Sid 24 av 32 UTVECKLINGSSAMTAL I utvecklingssamtalet går chef och medarbetare igenom vad som hänt under året som gått och vad som är viktigt inför kommande år. Det kan även finnas andra former av samtal på ett företag som man valt att lägga in här. T ex uppföljningssamtal, målsamtal, lönesamtal etc. Det är upp till varje företag att själva välja och bestämma vad man döper sina olika typer av samtal till och rutinerna kring dessa. Här följer ett exempel på hur rutinen för ett utvecklingssamtal kan gå till: 1 KALLELSE: Det är du som chef som har ansvar för att kalla till samtal
Sid 25 av 32 2 SAMTAL HÅLLS: Du och din medarbetare har ett samtal. 3 ANTECKNINGAR FRÅN MÖTET: Du som chef ansvarar för att föra anteckningar från mötet, och även för att lägga in dokumentationen på din medarbetares sida för utvecklingssamtal. 4 GODKÄNNANDE AV MÖTET: När du lagt in anteckningarna från mötet skickas automatiskt ett för-kännedom-mail till din medarbetare om att anteckningarna finns att läsa och godkännas av medarbetaren. När medarbetaren godkänt samtalet/anteckningarna går det automatiskt ut ett förkännedom-mail till dig som chef om att så skett. KOMPETENSPLAN; I samband med att samtalet hålls kan en kompetensplan upprättas. Läs mer om rutiner kring detta under avsnittet KOMPETENSPLAN. Planera och dokumentera ett utvecklingssamtal för en medarbetare Och så här gör du rent praktiskt för att lägga in/planera ett samtal för en medarbetare, steg för steg: 1. Gå in på medarbetarens profil och klicka på UTVECKLINGSSAMTAL 2. Klicka på Skapa ny
Sid 26 av 32 3. Sedan väljer du typ av samtal och datum. Sammanfattning är inte obligatorisk. 4. Uppladdade filer ger dig möjlighet att ladda upp en eller flera filer samtidigt som blir kopplade till utvecklingssamtalet.
Sid 27 av 32 Och så här ser det färdiga resultatet ut när du sparat: Här kan du sedan gå in och redigera eller ta bort samtalet, eller ladda ner/hämta den fil du lagt in Kicka på ett samtal (orange länk) för att läsa mer. Texten visas då till höger här på sidan, under Här visas dina samtal Så fort du lagt in ett samtal enligt ovan för en medarbetare går det automatisk ut ett förkännedom-mail till medarbetaren om att medarbetaren kan gå in och läsa samtalet samt godkänna. här visas det samtal som du valt att se. Här kan du läsa och även skriva ut samtalet om du vill. Finns det ett bifogat dokument kan du hämta det här Här klickar medarbetaren i för att GODKÄNNA sitt samtal Här kan du skriva ut samtalet om du vill. Här, under SAMTALSMALLAR, hittar både du och medarbetaren ev stödmallar eller andra dokument för de olika samtalen
Sid 28 av 32 RAPPORTER För att se rapporter baserade på kompetenskartläggningen går du in fliken Rapporter högst upp på sidan: Per Befattning Observera att du endast kan se rapporter för de avdelningar/befattningar som du har rättighet att se. Så beroende vad du har rättighet att se listas den eller de avdelningar/enheter upp som du har åtkomst till. För att se genomsnittsresultatet för en viss befattning, gör du så här: 1. Börja med att Välja en befattning 2. Välj en eller flera avdelning 3. Slutligen Skapa rapport
Sid 29 av 32 Rapporten visas: Här ser du resultatet av det genomsnitt av den fastställda kunskapsnivå som finns bland de som har den här befattningen. Observera att det är genomsnittsresultatet av den Fastställda kunskapsnivån som visas I rapporten, d.v.s. den nivå som du som chef tillsammans med medarbetarna fastställt tillsammans På varje rapportsida finns symbol för att skriva ut rapporten samt välja i vilket format man vill ha den Här har du möjlighet att gå in på varje enskild medarbetare som har den här befattningen om du ex vill granska resultatet lite närmare
Sid 30 av 32 Per Avdelning För att se resultatet för en viss avdelning/enhet väljer du först Per avdelning från vänstermenyn. 2. Klicka på Skapa rapport 1. Välj en avdelning. Observera att du bara kan välja bland de avdelningar du har rättighet att se. Och så här ser rapporten ut: Och på varje rapportsida finns möjlighet till utskrift eller att ladda ner rapporten i andra format. Och längre ner på sidan kan du gå in på samtliga medarbetare på avdelningen och se resultatet på individnivå
Sid 31 av 32 Företagsgenomsnitt Här visas det totala snittet på hela organisationen. Dock blir det lite som att jämföra äpplen med päron eftersom de olika avdelningarna/enheterna förmodligen har olika kunskapskrav inom samma kompetensområden. Företagsgenomsnittet kan dock ge en vägledning om någon viss nivå sticker ut på det ena eller det andra sättet mot vad man förväntat sig. Det kan t ex handla om kunskapsnivån inom IT på företaget eller Miljö. Dessa kompetensområden kan ofta ha företagsövergripande kunskapskrav, oavsett befattning (frånsett om företaget har en särskild IT eller Miljöavdelning förstås, där är kraven inom dessa områden mer avdelningsspecifika och får då bortses från statistiken). Vill man, kan man precis som i föregående exempel, gå in och studera mer enskilda resultat, d.v.s. per avdelning och sen via avdelning ända ner på individnivå
Sid 32 av 32 Nyckelkompetenser Administratörer och chefer har nu möjlighet att ta ut rapporter över nyckelkompetenser, med urval på avdelning, befattning, datum samt nyckelkompetens. Resultatet presenteras i en sökbar och sorteringsbar lista som kan visualiseras i diagram samt exporteras till excel. Eventuella frågor, synpunkter eller tips på innehållet i denna guide lämnas till: Revide HR AB support@revide.freshdesk.com tel. 011-333 06 30