: Plats och tid Svea Hund, kommunhuset samt Tomelilla kulturhus den, kl. 13.00-15.30 Beslutande Övriga närvarande Paul Hallgren (M), ordförande Tina Bergström-Darrell (S), 2:e vice ordförande Marie Ståhlbrand (M), ersätter Mathilda Björk (C) Jonas Olsson (SD), ersätter Anders Rosengren (SD) Torbjörn Lindberg (S) Se nästa sida Utses att justera Tina Bergström-Darrell (S) Justerade paragrafer 16-24 Justeringens plats Kommunkansliet, kommunhuset den 02 april 2019 och tid Underskrifter Sekreterare Olof Hammar Ordförande Justerare Paul Hallgren (M) Tina Bergström-Darrell (S) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Datum då anslaget sätts upp 03 april 2019 Datum då anslaget tas ned 02 maj 2019 Förvaringsplats för protokollet Kommunkansliet, kommunhuset, Gustafs torg 16 Underskrift Olof Hammar 1
: Övriga närvarande Per Larsson (S), ersättare Solveig Falk (MP), ersättare Olof Hammar, nämndsekreterare Marina Hansson, kultur- och fritidschef Ros-Marie Stjernfeldt, enhetschef Fritid Annica Dyverdahl-Winding, controller Magdalena Unosson, enhetschef kultur- och bibliotek Ärenden vid dagens sammanträde med Kultur- och fritidsnämnden 16 Dialoger och informationsärenden 17 Uppstartskonferens för nämnden 18 Årsbokslut 2018 19 Måluppfyllelse 2018 20 Uppföljning intern kontrollplan 2018 21 Inrättande av arbetsgrupp för översyn av bidragsregler 22 Förslag till arbetsgrupp gällande fritidsplan 2019 och kulturplan 2020 23 Verksamhetsplan Kultur och fritid 2019 24 Yttrande: Ansökan om finansiering av klubbstuga Spjutstorps IF 2
Kfn 16 Dnr KFN 2019/2 Dialoger och informationsärenden 2019 s beslut beslutar att lägga informationen till handlingarna. Ärendebeskrivning Följande dialoger och informationsärenden är anmälda till dagens sammanträde 1. Besök på kulturhuset. Nämnden startade sammanträdet med ett besök på Tomelilla kulturhus kl 13.00 där vikarierande enhetschef Magdalena Elofsson och hennes medarbetare under ca en timme visade runt i lokalerna och berättade om verksamheten. 2. Rapportering från kulturpolitisk konferens i Ystad 2019-03-05 Paul Hallgren, Tina Bergström-Darrell och Marina Hansson redogjorde för sitt deltagande i konferensen. Under dagen hade bland annat ordförande i den regionala kulturnämnden berättat om inriktningen på den regionala kulturpolitiken under den kommande mandatperioden och man hade i olika arbetsgrupper bland annat arbetat med frågor rörande bibliotek och utveckling av lokala kulturskolor. Man hade under dagen varit eniga om att mer samarbete över kommungränserna behövs, bl a vad gäller kommunernas kulturskolor. 3
16 forts 3. Rapportering från Skåneidrottens årliga mötesdag i Kristianstad 2019-03-13 Paul Hallgren, Tina Bergström-Darrell, Torbjörn Lindberg och Ros- Marie Stjernfeldt redogjorde för sitt deltagande vid Skåneidrottens årliga mötesdag. Under förmiddagen hade Skåneidrotten informerat om sin verksamhet och under eftermiddagen hade bland annat en jurist hållit ett föredrag om lokaler. Förvaltningens förslag till beslut beslutar att lägga informationen till handlingarna. 4
Kfn 17 Dnr KFN 2019/5 Uppstartskonferens för nämnden s beslut beslutar att genomföra konferensen på Tomelilla Golfkrog den 20-21 maj 2019 enligt verksamhetschef Marina Hanssons förslag. beslutar också att flytta ordinarie nämndsammanträde från den 21 maj till den 20 maj och inleda konferensen med detta. beslutar slutligen att ge kultur- och fritidschef Marina Hansson i uppdrag att kontakta Spjutstorps idrottsförening för ett studiebesök hos dom i samband med konferensen. Ärendebeskrivning Kultur- och fritidschef Marina Hansson meddelade vid kultur och fritidsnämndens sammanträde 2019-02-26 att det fanns möjlighet att på några närliggande konferensanläggningar arrangera en lunch till lunch konferens för ca 1500 kr per deltagare. Tina Bergström-Darrell uppmanade Marina Hansson att även undersöka priser på Backagården i Höör. Nämndens ledamöter ställde sig överlag positiva till en uppstartskonferens för nämnden och Marina Hansson fick i uppdrag att till kultur- och fritidsnämndens sammanträde den 26 mars presentera ett förslag för beslut. Kostnadsmässigt kommer det innebära att huvuddelen av nämndens budget för 2019 kommer avsättas för denna konferens. Kultur och fritidschef Marina Hansson har tagit in tre prisuppgifter på uppstartskonferens lunch till lunch den 21-22 maj 2019 från följande: - Brösarps Gästgifveri pris 1.895 kr/person - Tomelilla Golfkrog pris 1.512 kr/person - Backagården, Höör pris 2.422 kr/person Förslaget från Marina Hansson är att förlägga konferensen på Tomelilla Golfkrog. 5
17 forts Det framkom under sammanträdet att det var lämpligare att genomföra konferensen den 20-21 maj. Förvaltningen fick i uppdrag att ändra bokningen till dessa datum. Tina Bergström-Darrell framförde under sammanträdet att det var viktigt att samtliga deltagare stannade kvar under kvällen och övernattade på Golfkrogen eftersom ett viktigt syfte med konferensen är att ledamöterna i nämnden ska lära känna varandra bättre för att utföra arbetet under mandatperioden på bästa möjliga sätt. Förvaltningens förslag till beslut beslutar att genomföra konferensen på Tomelilla Golfkrog den 21-22 maj 2019 enligt verksamhetschef Marina Hanssons förslag. Beslutsunderlag 2019/8, handlingsid: Kfn 2019.65 Tidigare behandling 2019/8 Beslutet skickas till: Kultur- och fritidschef Marina Hansson Kommunstyrelsen - anmälningsärende 6
Kfn 18 Dnr KFN 2019/4 Årsbokslut 2018 s beslut beslutar att godkänna årsbokslut för 2018. Ärendebeskrivning Verksamheten uppvisar ett överskott på 2,3 mnkr 2018. Det stora överskottet har genererats både via högre intäkter men även lägre kostnader än budgeterat. Intäkterna avser bidragsmedel för kultur- och biblioteksverksamhet, två sommarlovsprojekt och del i schablonpengar från Migrationsverket. Entréavgifterna för utomhusbaden och Österlenbadet var tillsammans nästan 600 tkr högre än budgeterat. Reparations- och underhållskostnader på de olika anläggningarna blev inte lika höga som budgeterat. Däremot har renoveringen av Soffta medfört ökade kostnader och ett underskott på 0,3 mnkr i fritidsgårdsverksamheten. Största delen av de öronmärkta medlen för integrationssatsning i föreningslivet är outnyttjade. Förvaltningens förslag till beslut beslutar att godkänna årsbokslut för 2018. Beslutsunderlag Ekonomisk redovisning och nyckeltal kultur och fritid 2018, handlingsid: Kfn 2019.68 Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen 7
Kfn 19 Dnr KFN 2019/14 Måluppfyllelse 2018 s beslut beslutar godkänna rapporten gällande redovisning av måluppfyllelse 2018 och lägger densamma till handlingarna. Ärendebeskrivning Kultur och fritidsnämndens måluppfyllelse 2018: Motionsslingornas ställning som tätortsnära besöksmål ska utvecklas. Målet är uppfyllt med 33583 besökare i Kronoskogen och Brösarp Antal biblioteksbesökare på landsbygden ska öka. Målet är uppfyllt med 21465 besökare Kulturskolans terminsaktiviteter i grupp, exklusive musikundervisning, på landsbygdens skolorter ska öka. Målet är uppfyllt med 8 aktiviteter. Antal besökare i simhallen ska öka. Målet är uppfyllt med 38977 besökare Förutsättningarna för ett starkt föreningsliv ska förbättras. Målet är uppfyllt med 3 genomförda tematräffar Förvaltningens förslag till beslut beslutar godkänna rapporten gällande redovisning av måluppfyllelse 2018 och lägger densamma till handlingarna. Beslutsunderlag Tomelilla kommun mål 2018 med utblick mot 2019-2020. Kultur- och fritidsnämndens mål 2018, handlingsid: Kfn 2019.69 8
Kfn 20 Dnr KFN 2017/55 Uppföljning intern kontrollplan 2018 s beslut kultur- och fritidsnämnden beslutar att godkänna uppföljningen av internkontrollplan för år 2018. Ärendebeskrivning beslutade den 23 januari, 3/2018, att den interna kontrollplanen 2018 ska omfatta granskningsområdena: - Drunkningsolyckor/tillbud - Ensamarbete - Inbrott/stöld/snatteri/vandalisering När det gäller att förhindra drukningsolyckor och tillbud är kontrollmetoden: - Skriftliga och signerade rutiner för hur badbevakningen ska utföras: - Ordningsregler på baden - Praktisk och teoretisk test av livräddning - När det gäller ensamarbete så är kontrollmetoden: - Skriftliga rutiner - Överfallslarm När det gäller Inbrott/stöld/snatteri/vandalisering så är kontrollmetoden: - Kontroll och dokumentering dagligen - Rutiner för polisanmälan - Återställ vandaliseringen snarast möjligt. Resultatet av den interna kontrollen visar att rutiner fungerar enligt rutinbeskrivning/anvisning på samtliga granskningsområden. 9
20 forts Förvaltningens förslag till beslut Kultur och fritid förslår kultur- och fritidsnämnden att godkänna uppföljningen av internkontrollplanen för år 2018. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, verksamhetschef Marina Hansson 2019-03-08, handlingsid: Kfn 2019.104 Riskanalys för internkontrollplan 2018, handlingsid Kfn 2018.22 Intern kontrollplan 2018, handlingsid: Kfn 2018.35 Tidigare behandling 2018/3, Intern kontrollplan 2018. 2018/56, uppföljning av intern kontroll plan 2018 Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen - anmälningsärende 10
Kfn 21 Dnr KFN 2018/55 Inrättande av arbetsgrupp för översyn av bidragsregler s beslut Kultur och fritidsnämnden beslutar tillsätta en arbetsgrupp för översyn av gällande bidragsregler till föreningslivet. Arbetsgruppen ska bestå av enhetschef kultur och fritid, controller Annica Dyverdahl Winding, extern konsult Mats Werne som sakkunnig samt de beslutade politikerna Tina Bergström-Darrell (S) och Matilda Björk (C). ger arbetsgruppen följande uppdrag: Arbeta fram underlag till nya bidragsregler för föreningar i Tomelilla kommun Politisk inriktning. -Strategisk politisk diskussion om föreningslivets betydelse i kommunen. -Översyn av dialogen mellan kommunen och föreningarna som behöver förbättras. Med kommunen avses alla nivåer d.v.s. förtroendevalda, tjänstemän, nämnder och förvaltningar Bidragen bör samordnas och förenklas, det sistnämnda gäller även ansökningsblanketterna. Undersöka bidragens koppling till den verksamhet som har bedrivits på anläggningen eller i lokalen. Undersöka bidragens koppling till möjlighet till ökade aktiviteter och jämställdhet. Utreda vilka stödsystem ska finnas. Konsekvens och ekonomisk analys ska ingå i arbetsgruppens förslag till nya regler. 11
21 forts beslutar om följande tidsplan för arbetsgruppens arbete: Delrapport ska avlämnas och avrapporteras vid kultur- och fritidsnämndens sammanträde 2019-06-25. Utkast till slutrapport ska vara klar i september 2019 för att därefter lämnas ut på remiss till alla föreningar i kommunen. Slutrapport med beslutsförslag till nya bidragsregler behandlas på kultur och fritidsnämnden 2019-12-03 Ärendebeskrivning Kultur och fritidsnämnden beslutade den 26 februari 2019, 9, att inrätta en arbetsgrupp som arbetar fram ett förslag till nya bidragsregler utifrån resultatet och den politiska inriktningen. Nämnden gav förvaltningen i uppdrag att till sammanträdet den att presentera följande Förslag till arbetsgrupp inklusive namn (från nämnden ingår Tina Bergström-Darrell (S) och Torbjörn Lindberg (S)). Skriftligt uppdrag till arbetsgruppen Tidsplan Efter sammanträdet har ordförande föreslagit att även Matilda Björk (C) och Jonas Olsson (SD) ska ingå i arbetsgruppen. Förvaltningens förslag till beslut Kultur och fritidsnämnden beslutar att arbetsgruppen ska bestå av enhetschef kultur och fritid, ekonom, Mats Werne som sakkunnig samt de beslutade politikerna Tina Bergström-Darrell (S), Matilda Björk (C), Torbjörn Lindberg (S) samt Jonas Olsson (SD). 12
21 forts Vad gäller uppdraget till arbetsgruppen som föreslå vi följande: Politisk inriktning. -Strategisk politisk diskussion om föreningslivets betydelse i kommunen. -Dialogen mellan kommunen och föreningarna behöver förbättras. Med kommunen avses alla nivåer d.v.s. politiker, tjänsteperson, nämnder och förvaltningar Bidragen bör samordnas och förenklas, det sistnämnda gäller även ansökningsblanketterna. Undersöka bidragens koppling till den verksamhet som har bedrivits på anläggningen eller i lokalen. Undersök bidragens koppling till möjlighet till ökade aktiviteter och jämställdhet. Vilka stödsystem ska finnas. Konsekvens och ekonomisk analys på förslaget. Följande tidsplan föreslås Delrapport till kultur och fritidsnämndens sammanträde i juni 2019. Rapporten klar i september 2019 för att sedan lämnas ut på remiss till alla föreningar. Synpunkter redovisas på kultur och fritidsnämndens december sammanträde. 13
21 forts Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, kultur och fritidschef Marina Hansson och enhetschef Ros- Marie Stjernfeldt den 8 mars 2019, handlingsid: kfn 2019.105 Tidigare behandling Kfn 2018-12-11 Dialoger och informationsärenden 2019/73 Rapport föreningsöversyn. Kfn 2019-02-26, Rapport föreningsöversyn/översyn av bidragsregler 2019/9 Beslutet skickas till: Controller Annica Dyverdahl-Winding Kultur- och fritidschef Marina Hansson Kommunstyrelsen - informationsärende 14
Kfn 22 Dnr KFN 2019/7 Förslag till arbetsgrupp gällande fritidsplan 2019 och kulturplan 2020 s beslut Kultur och fritidsnämnden beslutar att inrätta en arbetsgrupp som utarbetar en fritidsplan under 2019 och en kulturplan 2020 där följande funktioner ingår Enhetschef kultur och fritid Tjänsteman från kultur och fritid s presidium vilket innebär Paul Hallgren (M), Matilda Björk (C) och Tina Bergström-Darrell (S) Ärendebeskrivning Kultur och fritidsnämnden beslutade den 26 februari 2019, 10, att ge kultur- och fritidschef Marina Hansson i uppdrag att till nämndens sammanträde den presentera ett förslag på arbetsgrupp för att utarbeta en fritidsplan under 2019 och en kulturplan under 2020. Förvaltningens förslag till beslut Kultur och fritidsnämnden beslutar att inrätta en arbetsgrupp som utarbetar en fritidsplan under 2019 och en kulturplan 2020 där följande funktioner ingår Enhetschef kultur och fritid Tjänsteman från kultur och fritid Politiker från kultur och fritidsnämnden 15
22 forts Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, kultur och fritidschef Marina Hansson den 8 mars 2019. Handlingsid: kfn 2019.112 Tidigare behandling 26 feb 2019, 2019/10, handlingsid kfn 2019.58 Beslutet skickas till: Kultur- och fritidschef Marina Hansson 16
Kfn 23 Dnr KFN 2019/16 Verksamhetsplan Kultur och fritid 2019 s beslut beslutar att godkänna verksamhetsplan för kultur och fritid 2019 Ärendebeskrivning Förvaltningen har tagit fram en verksamhetsplan för kultur och fritid för 2019 där det framgår vilka verksamheter som ingår, lagstiftning som styr verksamheten, planerade projekt under verksamhetsåret samt verksamhetsmål. Förvaltningens förslag till beslut beslutar att godkänna verksamhetsplan för kultur och fritid 2019. Beslutsunderlag Verksamhetsplan kultur och fritid 2019, handlingsid: 2019.113 Beslutet skickas till: Kultur- och fritidschef Marina Hansson 17
Kfn 24 Dnr KFN 2019/17 Yttrande: Ansökan om finansiering av klubbstuga Spjutstorps IF s beslut föreslår kommunstyrelsen att bevilja ett räntefritt lån om 539.000 kronor till Spjutstorps idrottsförening. Ärendebeskrivning Spjutstorps IF har inkommit med en ansökan om finansieringshjälp för att bygga en ny klubbstuga. Den totala kostnaden enligt offert och tilläggskostnader uppgår till ca 5 690 000 kronor varav föreningen har fått medfinansiering av allmänna arvsfonden 3 000 000 kronor, Färs&Frosta Sparbanksstiftelsen 1 000 000 kronor, Skåne Idrotten 700 000 kronor samt Jordbruksverket 450 000 kronor. Det saknas ca 539 000 kronor för att projektet ska kunna genomföras. Föreningen har egenfinansierat 648 000 kronor för arkitektkostnader, kostnader för kvalitetsansvarig, material- och arbetskostnader för två toaletter, sand och reningsverk samt bygglov. Kommunstyrelsen beslutade 106/2016 att bevilja ett räntefritt lån på 368 750 kronor vilket inte har nyttjats av föreningen. Spjutstorps IF fick information sent in i projekteringsstadiet att Allmänna Arvsfonden kräver en totalentreprenad av detta arbete vilket inte ingick i de ursprungliga planerna. Föreningen hade planerat att en del av arbetet kunde göras med ideellt arbete såsom målning och kakelsättning. Med anledning av Allmänna Arvsfondens krav ändrades dessa förutsättningar och föreningen fick lämna ut projektet som en totalentreprenad. 18
24 forts Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2019-03-13 att föreslå kommunstyrelsen att 2019-04-10 bevilja ett räntefritt lån på 539 000 kronor med en amorteringstid på 25 år till Spjutstorps IF samt att man upphäver kommunstyrelsens beslut 106/2016. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade även att bereda kultur- och fritidsnämnden möjlighet att yttra sig i ärendet före den 10 april 2019. Kultur och fritid föreslår genom verksamhetschef Marina Hansson och enhetschef Ros-Marie Stjernfeldt att kultur- och fritidsnämnden yttrar sig enligt följande: föreslår kommunstyrelsen att bevilja ett räntefritt lån om 539.000 kronor. Förvaltningens förslag till beslut beslutar avge yttrande till kommunstyrelsen enligt förvaltningens förslag. föreslår kommunstyrelsen att bevilja ett räntefritt lån om 539.000 kronor till Spjutstorps idrottsförening. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens arbetsutskott 59/2019. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen 19