Vakansplanering MedvindArbetstid Manual Version 2015.08 Medvind Informationsteknik AB
Innehåll Innehåll Vad är en vakans i systemet?... 3 Hur ser man vakansen?... 3 Bild Vakanser... 3 Bild Resursbehov... 4 Flik Vakansplanering... 4 Hur skapas vakansen?... 5 Frånvaro... 5 Vakanta pass... 6 Vakant schemarad... 7 Vakant schemarad i planeringen... 8 Vakant schemarad i schemat... 9 Att ändra en vakans... 10 Frånvaro... 10 Vakant schemarad... 10 Ändra tiden en dag... 11 Dela tiden en dag... 12 Presentation av vakanser... 12 Hur tillsätter man vakansen?... 13 Direkt från vakansbilden... 13 Från fliken Vakansplanering... 14 Fliken Vakansplanering... 14 Publicera vakant pass på Passmarknaden... 15 Medarbetarens bild... 18 Boka medarbetare som skapat intresseanmälan på publicerat pass... 18 Sekretess... 20 Medvind Informationsteknik AB Sida 2
Vad är en vakans i systemet? En vakans kan uppstå på flera sätt i systemet Om medarbetaren eller planeraren rapporterar en frånvaro som är markerad som Ska ersättas så uppstår en vakans för dessa tider. (Den som är planerare kan naturligtvis avmarkera eller markera hela eller delar av frånvaron som ska ersättas) Planeraren kan skapa vakant pass för enskilda dagar. Kan vara hela arbetspass eller enskilda klockslag. Slutligen kan man ange en schemarad som vakant för valfri period. Hur ser man vakansen? Bild Vakanser Vakanser visas i ett eget fönster under planeringsbilden. Samtliga vakanser visas. Samtliga ej bemannade pass visas här. Vakanser som skapats p.g.a frånvaro visas med rött Medvind Informationsteknik AB Sida 3
Bild Resursbehov I grafen kan vakansen visas i en avvikande färg. När vakansen/behovet är ersatt, ändras färgen. Detta gör det lättare att se om man täcker upp behovet om vakansen ersätts. Här är behovet täckt Flik Vakansplanering Under fliken Vakansplanering kan du se alla vakanser och även se tillsatta vakanser. Medvind Informationsteknik AB Sida 4
Hur skapas vakansen? Frånvaro När man lägger in en ny frånvaro, finns valet Skall ersättas = visas som vakans Detta sätts automatiskt på de frånvaroorsaker som man i tabellunderhåll, markerat Skall ersättas Om man istället markerar Nej, visas ingen vakans I Vakant t.o.m kan man ange om endast delar av frånvaroperioden ska visas som vakans. T.o.m-datum kan förlängas vid behov Om man ställer sig med markören på en vakans, kan man se vilken person som ligger bakom vakansen Då man lagt in en frånvaro som ska ersättas, syns vakansen i bilden Vakanser. Medvind Informationsteknik AB Sida 5
Vakanta pass Du kan skapa en vakans utan att det finns en frånvaro. Kanske utifrån hur grafen ser ut. För att du ska kunna göra detta måste du ha behörighet till funktionsnummer 164 under modul 7. Du markerar önskad planeringsgrupp och dag i bilden vakanser och välja Nytt pass. Du får då upp en bild där du anger vilken tid som ska vara vakant Du kan ange krav på personalgrupp och/eller kompetenser. Denna information följer sedan med vid eventuell Vikariebeställning, Sök ersättare eller Vakans för medarbetaren (om vakansen publiceras på Passmarknaden). Genom att klicka på Arbetspass, får du fram en lista på aktuella pass i planeringen Fyll i din aktuella uppgifter och välj Spara Medvind Informationsteknik AB Sida 6
Du har nu fått ett nytt pass i bilden vakanser samt även fått den aktuella vakansen i grafen. Vakant schemarad Om du har en schemarad som saknar bemanning så kan du även lägga in denna som en vakans. För att du ska kunna göra detta måste du ha behörighet till funktionsnummer 165 under modul 7. En vakant schemarad kan skapas direkt i grundschemat eller i vakansbilden. Om man vill arbeta med vakanta schemarader, bör man då man skapar/ändrar ett grundschema, ange aktuell arbetstidsregel. Anledningen är att helgkalendern ligger på arbetstidsregeln och för att inte arbetspass ska rulla ut på röda dagar, bör man i schemat ange aktuell arbetstidsregel. Medvind Informationsteknik AB Sida 7
Vakant schemarad i planeringen Markera din planeringsgrupp och välj Ny vakant schemarad Du får då upp följande bild Välj aktuellt schema och rad. I benämningen kan du ange ett enklare namn för schemat. Om du inte anger någon benämning, visas schemats namn Du måste ange gäller fr.o.m och t.o.m Om du önskar kan du även ange personalgrupp och kompetens Du har nu fått en ny rad i bilden vakanser Medvind Informationsteknik AB Sida 8
Vakant schemarad i schemat Öppna ditt grundschema, markera den rad i schemat som du vill vakantsätta. I bilden syns nu valet Vakant planering. Du kan se att denna schemarad inte är markerad som vakans, eftersom det står (0). Klicka på Vakant planering När denna bild öppnas väljer du Ny Nu väljer du vilken planeringsgrupp den vakanta raden ska visas i Resultatet blir sedan det samma som när du gjorde det från planeringen Medvind Informationsteknik AB Sida 9
Att ändra en vakans Frånvaro Du ändrar hur länge en frånvaro ska visas som vakant, genom att ändra datum för Vakant t.o.m. Om personen kommer tillbaka tidigare och frånvaron avslutas, så försvinner vakansen. Vakant schemarad För schemaraden kan du markera den aktuella raden och välja Ändra vakant schemarad. Du kan då ändra datumet för hur länge schemat ska vara vakanta. Medvind Informationsteknik AB Sida 10
Ändra tiden en dag Oavsett om vakansen är en frånvaro, schemarad eller arbetspass så kan du alltid ändra innehållet i en dag så länge den inte är skickad som en vikariebeställning. Klicka på Ändra eller dubbelklicka på passet I exemplet ovan har vi valt en frånvaro, men det är samma oavsett. Ändra tiden och välj Spara. Det är nu den ändrade tiden som är vakansen (den frånvarande personens tider är oförändrade). Medvind Informationsteknik AB Sida 11
Dela tiden en dag Om du behöver dela på passet för att bemanna med två olika personer, kan du redan här bestämma att dela detta. Markera aktuellt tillfälle och välj Dela. Ange tidpunkten för delningen. Klicka sedan på OK Du får nu två rader. Observera att det endast är pass och schemarader som du kan dela här. Frånvaro kan inte delas innan du har sökt en ersättare. Presentation av vakanser Under Visa i bilden Vakanser kan man välja hur man vill att vakanserna presenteras. Väljer man att även bocka för Visa anteckningar, visas kommentaren, om en sådan är gjord på det vakanta passet. Denna kommentar används vid beställning av vikarie till Bemanningsenheten. Medvind Informationsteknik AB Sida 12
Hur tillsätter man vakansen? Från alla fönster där du ser vakansen kan du välja att söka efter personal på olika sätt. Du kan markera vakansen och direkt välja Sök ersättare. Har man ett Advox-konto kan man från Sök ersättare, skicka dubbelriktade sms. Man kan även lägga till kandidater från Sök ersättare. Om man använder Bemanningsmodulen kan man istället välja Beställ vikarie Du kan slutligen publicera vakansen på medarbetarens web-sida (Passmarknad). Därifrån kan medarbetaren markera att han/hon önskar bemanna vakansen. Detta kallar vi för en lokal beställning. Om man beställer en vikarie, ändras vakansens färg i Vakansbilden för att markera att en vikarie är beställd. Färgen visar att vakansen är under hantering. Direkt från vakansbilden Direkt på vakansbilden kan du välja att Söka ersättare, Beställa vikarie eller att Publicera passet för medarbetaren. Om du väljer exempelvis Sök ersättare för en vakans och inte bemannar hela passet, kommer den kvarvarande tiden att vara kvar som en vakans. Du kan markera en eller flera dagar. Väljer du Beställ vikarie, går en beställning till en gemensam bemanningsenhet. Medvind Informationsteknik AB Sida 13
Från fliken Vakansplanering Du har samma valmöjligheter på denna bild Fliken Vakansplanering Vakansplaneringsfliken visar alla vakanser som uppstått på grund av frånvaro, vakanta schemarader eller vakanta pass. Det kan vara lämpligt att gruppera bilden på datum. I kolumnen Förnamn, ser du personens namn om det är en frånvaro eller om det är ett vakant pass eller en vakant schemarad. Du kan nu välja om du vill Söka ersättare, Beställa vikarie eller publicera detta för medarbetaren. Det val du gjort visas i Vikariestatus. Om man endast bemannat delar av ett pass så visas det här, och du kan sedan välja att bemanna resterande del med annan person. På bilden ser du även vilken status vakansen har, vem som ersätter och vilken tid ersättaren har Medvind Informationsteknik AB Sida 14
Publicera vakant pass på Passmarknaden För att detta ska vara möjligt, krävs licens för modulen Vakansplanering samt för modulen Passmarknad. Man kan publicera arbetspass från tre olika vyer: - Sök ersättare - Bilden Vakanser - Fliken Vakansplanering Observera att man endast kan publicera ett pass åt gången Från Sök ersättare Medvind Informationsteknik AB Sida 15
I bilden Vakanser och i fliken Vakansplanering, markerar du den aktuella vakansen och klickar på Publicera till medarbetare. Bilden Vakanser Fliken Vakansplanering När du gör detta val, får du upp följande bild Här väljer du till vilka organisationer som du vill publicera passet Om man väljer att ange krav på personalgrupp och kompetenser, så kommer vakansen inte att publiceras för medarbetare som inte uppfyller dessa krav. I denna bild har du även möjlighet att ändra tiderna om du inte vill täcka hela det vakanta passet. Klicka på knappen Välj org. Som förslag får du upp den organisation som har vakansen, men du kan välja ytterligare organisationer. Medvind Informationsteknik AB Sida 16
Här kan du skriva en kommentar som visas för medarbetarna När du klickar på Spara, kan medarbetarna se de nya vakanserna på bilden för Passmarknad. Medvind Informationsteknik AB Sida 17
Medarbetarens bild Under valet Passmarknad och fliken Tillgängliga arbetspass, visas de nya vakanserna. Om medarbetaren är intresserad av passet, markerar han/hon den aktuella raden och klickar på Skapa intresseanmälan. När en intresseanmälan är skapad, försvinner passet från fliken Tillfälliga pass och visas istället under fliken Mina byten. Boka medarbetare som skapat intresseanmälan på publicerat pass Under fliken Bemanning visas de personer som skapat en intresseanmälan på ett publicerat pass. J=1 står för att en person skapat en intresseanmälan från Passmarknaden Ja står för att passet är publicerat på Passmarknaden Medvind Informationsteknik AB Sida 18
När du i den övre bilden markerar aktuellt pass, visas vem som skapat intresseanmälan i den nedre bilden. Du bokar in personen genom att klicka på Boka. När du klickat på Boka, får du upp en bild varifrån det är möjligt att skicka ett meddelande till den som fått passet och även ett meddelande till de personer som inte fått passet Vad som ska stå i meddelandet lägger du in i Tabellunderhåll Systeminställningar Meddelande - mallar Kandidatstatusen ändras till Bokad och den inbokade kandidaten visas med aktuellt pass i den aktuella Planeringen. Vakansen försvinner från bilden Vakanser. Medvind Informationsteknik AB Sida 19
Sekretess Modul Funktion 7 164 Tillåt skapa/ändra vakanta pass 7 165 Tillåt skapa/ändra vakanta schemarader 7 167 Publicera pass i planering 7 168 Sök ersättare - kandidathantering 9 118 Intresseanmälan publicerade pass Medvind Informationsteknik AB Sida 20