DIGITAL DOKUMENTDISTRIBUTION EFFEKTIVA LÖSNINGAR FÖR ETT OPTIMALT DOKUMENTFLÖDE SHARP DOCUMENT SOLUTIONS
KONSTEN ATT SKAPA SÄKRARE OCH På Sharp är vi medvetna om behovet av mer effektiva kommunikationsmetoder och har därför, i syfte att öka hastigheten på dokumentflödet inom en nätverksstruktur, utvecklat en serie applikationer avseende scanning, distribution, lagring, upphämtning och hantering av dokument. Här får du en komplett serie effektiva och säkra verktyg för distribution av dokument till individer och grupper, inklusive scanning till e-post, FTP, pc eller hårddisk och fax, allt från en enda nätverksstation.
DIGITAL DOKUMENTDISTRIBUTION EFFEKTIVARE DOKUMENTFLÖDEN LDAP (LIGHTWEIGHT DIRECTORY ACCESS PROTOCOL) LDAP är en bra funktion som avsevärt underlättar och snabbar på distributionen av scannade dokument och fax. Med hjälp av LDAP kommer du åt en katalogdatabas som innehåller e-postadresser och miljömässig information, via ett TCP/IP-nätverk. Med LDAP kan användarna enkelt och snabbt registrera och hämta upp rätt e- postadress och faxnummer och utföra följande: scanna till e-post, scanna till fax, scanna till i-fax (fax till e-post) och scanna till FTP via hyperlänk. Ett sökverktyg för bläddring bland e-postadresser och faxnummer ingår. När scanningjobbet är avslutat kan du sända ögonblickligen genom att bläddra igenom den serverbaserade katalogen direkt från skrivarens display och välja en eller flera e-postadresser. Det går inte bara betydligt snabbare, det eliminerar även felaktiga inmatningar och frustration vid manuell hantering. Eftersom LDAP automatiskt synkroniseras med din e-postserver är din adressbok alltid uppdaterad. Och det är enkelt. Du matar bara in första bokstaven/bokstäverna i mottagarens namn och väljer en mottagare i sökresultatet. Några funktioner: Scanna till individuella e-postmottagare eller grupper Scanna till FTP via hyperlänkar Snabb registrering av e-postadresser och faxnummer för scanning-, fax- och i-fax-funktionerna En enhet kan anslutas till flera LDAP-servrar Sök mottagare via inbyggt tangentbord Lagra dina adresser direkt i lokal adressbok
LDAP Stöder flera verifieringsmetoder LDAP-funktionen stöder alla LDAP-servrar med fälten cn och mail som tillåter följande verifieringsmetoder: simple, Digest-MD5, NTLM och Kerberos. Utöver överföring till individuella användare kan administratören även använda registreringsfunktionen Active Directory för att skapa logiska enheter och grupper som matchar företagets organisatoriska struktur. Dessa organisatoriska enheter, som kan representera team, avdelningar eller kontor, kan i sin tur indelas i grupper som delar vissa karaktäristika. DC Företag OU Försäljning OU Tillverkning OU Administration OU Öst OU Väst OU Ledning Domänkomponent DC Organisatorisk enhet OU CN John CN Jane Egennamn CN
DIGITAL DOKUMENTDISTRIBUTION ANVÄNDARVERIFIERING Användarverifiering ger en högre säkerhetsnivå och skyddar värdefulla nätverksresurser genom att endast registrerade användare med giltiga nätverkskonton får tillträde; de måste mata in användarnamn och lösenord innan de kan använda funktionen för nätverksscanning. Den här informationen verifieras mot den globala adressboken på en speciell server. Användarens e-postadress placeras automatiskt och praktiskt i ett från -fält så snart verifieringen har genomförts. Dessutom kan administratören lägga till en permanent kopieadress i kontrollsyfte, där alla dokument automatiskt kopieras i ett arkiv. En kontrollogg över avgående dokument skapas också. Den information som användaren matar in används även för att fastställa vilket verifieringsprotokoll som ska användas, beroende på vilka metoder som LDAP-servern godtar. Active Directory 2000 tillåter exempelvis enkel och integrerad Windowsverifiering (NTLM eller Kerberos) som standard, men administratören kan justera urvalet och begränsa till exempelvis endast integrerad Windowsverifiering, för att inte lösenorden ska skickas i klartext genom nätverket.
EFFEKTIV ARKIVERING ÖKAR ARBETSFLÖDET Vissa av Sharps multifunktionsprodukter har ett inbyggt system för dokumentarkivering. Den här applikationen lagrar dokument och gamla jobb (åtkomst sker antingen från displayen eller systemets webbsida) på en separat intern hårddisk, vilket gör ditt flöde av dokument betydligt mer flexibelt och effektivt. Detta är ett resultat av att till exempel nyligen avslutade utskrifter kan upprepas utan att jobbet behöver skapas på nytt, vilket sparar bearbetningstid. Några av funktionerna: Snabbarkivering med tillfällig förvaring Upp till 10 000 kopierade, utskrivna, scannade eller faxade sidor (A4 med 6% täckning) kan lagras på hårddisken och återanvändas i framtida körningar utan att du behöver använda originalet igen. Avancerad arkivering för långsiktig förvaring Upp till 20 000 sidor (A4 med 6% täckning) kan lagras på hårddisken tillsammans med egna namn och adresser. Lagringsalternativ: Huvudmapp filer lagras i allmän huvudmapp och kan användas av hela arbetsgruppen Egen mapp dokument lagras i personlig, PIN-kodsskyddad mapp Säker förvaring Det extra tillbehöret datasäkerhetskitet stärker säkerheten med att skydda dina data genom att kryptera dem vid lagring.
DIGITAL DOKUMENTDISTRIBUTION AUTOMATISERAT ARBETSFLÖDE OCH INTEGRERAD DOKUMENTHANTERING Den här funktionen skapar en ny nivå av automatisering och integrering när det gäller scanning, distribution och arkivering av dokument. Före scanningen matar användaren in information om dokumentet vari kan ingå till exempel nyckelord, instruktioner och annan beskrivande information. Dessa data, som sparas som en XML-fil, bifogas det scannade dokumentet och kan vid mottagning läsas och hanteras av tredjeparts faxservrar och automatiserade dokumenthanteringssystem. Inmatning av metadata FAX FTP RightFAX Server FTP Dokumenthantering Server
ÖVERSIKT DOKUMENTDISTRIBUERINGSFUNKTIONER Produktegenskaper AR-M155 AR-M160 AR-M165 AR-M236 AR-M351 AR-M550 AR-C172M AR-C262M AR-C330 AR-M207 AR-M276 AR-M451 AR-M620 N/U AR-M700 Mottagare Scanna till e-post Scanna till FTP Scanna till desktop Scanna till integrerad filserver Scanna till fax Faxexpansionskit Filformat TIFF PDF JPEG Färgscanning * * Enkelsidig scanning Dubbelsidig scanning 1 passering Användarkontroll Stöd för LDAP Användarverifiering Användarkontroll av scanna till e-post Inmatning av metadata Stöd för RightFax (version 8.5 och 8.7 samt +9) * Endast PDF och JPEG I samtliga fall krävs tillvalet scannerfunktion Sharp Electronics (Nordic) AB Box 14098 167 14 BROMMA Telefon 08-634 36 00 Telefax 08-634 36 10 www.sharp.se Utformningen och de tekniska specifikationerna kan ändras utan föregående information. All information var korrekt då texten trycktes. Windows och Windows NT är registrerade varumärken som tillhör Microsoft Corporation. Samtliga övriga företagsnamn, produktnamn och logotyper är varumärken eller registrerade varumärken som tillhör respektive innehavare. Sharp Corporation 2005. Ref: DAS_01 Alla varumärken beaktas. E&OE. www.tryckhuset.com