FileMaker Pro 11 Introduktion
2007 2010 FileMaker, Inc. Med ensamrätt. FileMaker, Inc. 5201 Patrick Henry Drive Santa Clara, Kalifornien 95054, USA FileMaker är ett varumärke som tillhör FileMaker, Inc. och är registrerat i USA och andra länder. Filmappslogotypen är ett varumärke som tillhör FileMaker, Inc. Alla övriga varumärken tillhör respektive ägare. FileMakers dokumentation skyddas av lagen om upphovsrätt och det är därför inte tillåtet att mångfaldiga eller distribuera detta dokument utan FileMakers skriftliga medgivande. Dokumentationen får endast användas tillsammans med ett licensierat exemplar av FileMaker-programmet. Samtliga personer, företag, e-postadresser och URL-adresser som förekommer i exempel är fiktiva och eventuella likheter med verkliga personer, företag, e-postadresser eller URL-adresser är fullständigt oavsiktliga. En lista över medverkande visas i dokumenten Tillskrivningar som medföljer den här programvaran. Omnämnande av tredjepartsprodukter och URL-adresser förekommer endast i informationssyfte och ska inte tolkas som förslag eller rekommendationer. FileMaker, Inc. tar inget ansvar när det gäller prestandan hos dessa produkter. Mer information finns på webbplatsen www.filemaker.se. Utgåva: 01
Innehållsförteckning Övningsavsnitt 1 Introduktion till FileMaker Pro Så här använder du introduktionskursen 9 Här hittar du övningsfilen 10 Databasbegrepp 10 Vad är en databas? 10 Varför använder man databaser? 10 Hur är en databas uppbyggd? 10 Hur visas informationen i fälten? 10 Grunderna i FileMaker Pro 11 Om lägen i FileMaker Pro 11 Mer information 11 Övningsavsnitt 2 Arbeta med information Öppna en databas och gå mellan poster 13 Visa information på olika sätt 14 Visa en annan layout 15 Visa layouter som poster, listor och tabeller 16 Utforska statuslisten och layoutlisten 18 Få information om knapparna i statuslisten 18 Anpassa statuslisten 18 Spara en kopia av exempelfilen 19 Mer information 19 Övningsavsnitt 3 Sortera och söka efter poster Använda snabbsökning för att söka i en databas 21 Söka efter poster som uppfyller villkor i ett fält 22 Söka efter poster som uppfyller vissa sökvillkor i olika fält 23 Söka efter poster som uppfyller flera sökvillkor i samma fält 23 Söka efter poster som uppfyller ett intervall av villkor i samma fält 24 Begränsa en sökning 25 Spara en sökning för senare användning 26 Hitta poster med hjälp av ett sparat resultat 26 Sortera hittade poster 27 Lägga till en ny post i listvyn 28 Mer information 28
4 FileMaker Pro Introduktion Övningsavsnitt 4 Skapa en databas och lägga till poster Skapa en enkel databas 29 Om fält 29 Skapa en databas 29 Lägga till data i databasen 31 Skapa den första posten 31 Skapa ytterligare en post 31 Kopiera data genom att dra och släppa 31 Ändra data i en post 32 Ange data i Formulärvisning 32 Radera en post 32 Sätta in en fil i ett containerfält 32 Mer information 33 Övningsavsnitt 5 Anpassa visningen Om layouter och tabeller 35 Om anpassning av layouter 35 Flytta, lägga till och ändra storlek på ett fält 35 Markera och ändra storlek på ett fält 35 Flytta ett fält 36 Lägga till ett fält 38 Lägga till en flikpanel 39 Visa ett numeriskt värde som valuta 40 Lägga färg till en flikpanel 41 Ändra textens storlek och färg 41 Lägga till en bild i layouten 42 Mer information 42 Övningsavsnitt 6 Skapa listor, adressetiketter och standardbrev Skapa en kolumnlista 43 Skapa adressetiketter 44 Om etikettlayouter 44 Skapa en etikettlayout 44 Skapa ett standardbrev 46 Om layouter för standardbrev 46 Skapa en tom layout på en sida 46 Anpassa brevet med företagsnamnet 48 Lägg till avslutningsfrasen 48 Mer information 49
Innehållsförteckning 5 Övningsavsnitt 7 Förenkla datainmatningen Mata in data med värdelistor 51 Definiera en värdelista 51 Tilldela en värdelista till ett fält och visa det som alternativknappar 52 Skapa värden med ett beräkningsfält 53 Skapa ett beräkningsfält 53 Testa beräkningen 55 Ange löpnummer automatiskt 55 Skapa ett fält för löpnummer 55 Mer information 56 Övningsavsnitt 8 Automatisera uppgifter med knappar och manus Utföra en aktivitet med en knapp 57 Skapa knappen 57 Utföra en serie aktiviteter med ett manus 58 Om manus 58 Skapa ett manus för att granska layouten Etiketter 58 Koppla ett manus till en knapp 59 Byt namn på knappen 59 Testa knappen 60 Mer information 60 Övningsavsnitt 9 Skapa och köra rapporter Om rapporter med totalsummor 61 Skapa en dynamisk rapport i Tabellvisning 61 Granska informationen i Tabellvisning 61 Dölj data som inte behövs i rapporten 61 Gruppera och sortera data och definiera ett statistikfält 62 Etikettera och formatera grupperade data 63 Använd en guide för att skapa en rapport med grupperade data 64 Om layouter för rapporter med delsummor 64 Skapa en rapport med grupperade data 65 Använd en guide för att skapa en rapport med grupperade data och totalsummor 68 Skapa en delsummerapport med totalsummor 69 Spara och skicka en rapport som en PDF-fil 72 Mer information 73
6 FileMaker Pro Introduktion Övningsavsnitt 10 Visa data i diagram Skapa ett linjediagram 75 Skapa en enkel databas 75 Lägg till textfält i tabellen Aktieresultat per månad. 75 Lägg till poster i databasen 75 Skapa ett linjediagram 76 Ändra diagramformatet till poly-linje 76 Visa diagrammet i bearbetningsläge 77 Mer information finns i 77 Övningsavsnitt 11 Skapa relationsdatabaser Visa en relaterad post i en fil 79 Definiera en relation till en annan tabell 79 Visa data från en relaterad post 80 Visa en lista över relaterade poster 81 Skapa en portal för att visa matchande poster 81 Lägg till fälten och formatera portalen 82 Mer information 83 Övningsavsnitt 12 Dela och utbyta data Om att dela data 85 Aktivera delning via FileMaker-nätverk 85 Fjärröppna en fil 87 Om att utbyta data 88 Spara och skicka data 88 Filformat som stöds för import och export 88 Om import av data 89 Importera data till exempelfilen 89 Mer information 90 Övningsavsnitt 13 Skydda data i FileMaker Pro Skapa ett konto och ett lösenord 91 Om konton 91 Skapa en behörighetsuppsättning 93 Om behörighetsuppsättningar 93 Skapa en anpassad behörighetsuppsättning 93 Mer information finns i 94
Innehållsförteckning 7 Övningsavsnitt 14 Säkerhetskopiera databaser Säkerhetskopiera databaser 95 När bör du skapa en säkerhetskopia? 95 Mer information 96
8 FileMaker Pro Introduktion
Övningsavsnitt 1 Introduktion till FileMaker Pro Välkommen till introduktionen för FileMaker Pro. Här får du lära dig hur du hanterar information i FileMaker Pro. Du får veta hur du kan använda programmet för att 1 hitta och sortera information 1 skapa och lägga till poster i enkla databaser 1 skapa adressetiketter 1 skapa beräkningar, knappar och manus 1 skapa och köra rapporter 1 visa data grafiskt i ett diagram 1 skapa relationer mellan databastabeller i FileMaker Pro 1 lära dig hur filer kan delas med andra användare i ditt nätverk eller över Internet 1 skydda information i din databas genom att tilldela användarkonton och behörighetsinställningar, och genom att säkerhetskopiera dina databaser Det tar ungefär fem timmar att gå igenom hela introduktionskursen och du kan genomföra hela kursen på en gång eller dela upp den. Så här använder du introduktionskursen Övningarna bygger på medlemsdatabasen i en fiktiv resebyrå, Företagsresor AB. Företagsresenärer som är medlemmar sparar pengar för företagen genom billigare resor och resebyråns utgifter bekostas genom en medlemsavgift som betalas årligen. Du använder FileMaker Pro när du vill spåra medlemmarnas namn, adresser och medlemsstatus samt när du vill generera etiketter och standardbrev för att kontakta medlemmar. Du måste genomföra övningarna i ordningsföljd, eftersom de senare övningarna bygger på att läsaren känner till begrepp som förklaras i de första avsnitten. Exempelfilen du arbetar med används i alla lektioner. I introduktionskursen förutsätts att du känner till datorns operativsystem. För att kunna genomföra kursen bör du kunna öppna filer, hitta mappar och utföra andra aktiviteter som kräver en viss kunskap om datorns operativsystem. Det bästa sättet att lära sig hur FileMaker Pro fungerar är att använda det. Varje avsnitt innehåller därför ett praktiskt övningsexempel som vägleder dig genom menyer, fönster och begrepp. Filen som ingår i kursen är avsedd att illustrera funktionerna i FileMaker Pro och bör därför inte användas som mall för vidare utveckling. Obs! I vissa procedurer används en snabbmeny. Du visar en snabbmeny (sammanhangsberoende meny) genom att högerklicka på ett objekt eller i ett område så att en lista över kommandon visas. Om det inte finns flera knappar på din Mac-mus, visar du snabbmenyn genom att Ctrl-klicka. (På en Mac kan du ändra muskonfigurationen i Systeminställningar.) Om du går in på www.filemaker.com/company/documentation_feedback.html kan du ge feedback på handboken.
10 FileMaker Pro Introduktion Här hittar du övningsfilen Exempelfilen innehåller data för Företagsresor AB och ger dig tillfälle att öva dig på att bygga de databaselement som beskrivs i varje lektion. Om du gör ett misstag eller behöver börja om från början kan du ersätta den existerande exempelfilen med en ny kopia. Om exempelfilen har installerats finns den i: FileMaker Pro 11- Extra eller FileMaker Pro 11 Advanced- Extra Du kan också hämta exempelfilen från FileMakers webbplats på: www.filemaker.com/se/support/index.html Databasbegrepp Vad är en databas? En databas är ett sätt att ordna och analysera information. Du har säkert använt många databaser utan att tänka på det. En kalender, artikellista och till och med din egen adressbok är olika exempel på databaser. Varför använder man databaser? Det finns många fördelar med att lagra information i en databasfil. Databasen är inte bara en förvaringsplats för informationen, utan den hjälper dig också att ordna och analysera informationen på olika sätt. I databaser kan du till exempel gruppera information för rapporter, sortera information för adressetiketter, inventera ditt lager eller snabbt söka efter en viss faktura. Datoriserade databaser har många ytterligare fördelar jämfört med motsvarande pappersvarianter: tidsvinst, tillförlitlighet, precision och möjlighet att automatisera upprepade åtgärder. Hur är en databas uppbyggd? En databasfil är uppbyggd av en eller flera tabeller. Tabellerna innehåller poster. Varje post består av ett antal fält. Anta att din adressbok är en FileMaker Pro-databas. Varje person i adressboken är en post i tabellen Adressbok. Varje post innehåller information som namn, adress, telefonnummer osv. Alla olika delar av informationen namn, adress och stad sparas i separata fält. Hur visas informationen i fälten? I FileMaker Pro visas fälten i layouter. Varje layout bygger på en enda tabell och innehåller poster från den tabellen. Tänk dig att databasen förutom tabellen Adressbok också innehåller tabellen Aktiviteter. En layout som bygger på tabellen Adressbok innehåller fält och poster från tabellen Adressbok. En layout som bygger på tabellen Aktiviteter innehåller fält och poster från tabellen Aktiviteter.
Övningsavsnitt 1 Introduktion till FileMaker Pro 11 Grunderna i FileMaker Pro FileMaker Pro är ett plattformsoberoende program. Filer som skapats på en Mac kan öppnas i FileMaker Pro på en dator som kör Windows och omvänt. Till skillnad från de flesta ordbehandlings- eller kalkylprogram sparas informationen i FileMaker Pro automatiskt. Det är därför viktigt att du tänker dig för innan du gör övergripande ändringar i filer, i synnerhet när du raderar poster. När posterna väl har raderats är de permanent borttagna ur databasen. Du bör säkerhetskopiera dina filer med jämna mellanrum, vilket du får veta mer om i övningsavsnitt övningsavsnitt 14. Säkerhetskopior kan spara många timmars onödigt arbete och problem om filerna skulle skadas eller gå förlorade eller om poster raderas oavsiktligt. Om lägen i FileMaker Pro När du arbetar i FileMaker Pro arbetar du i något av de fyra lägena. 1 I bearbetningsläge kan du lägga till data och visa poster. 1 I sökläge kan du hitta en post eller en grupp av poster. 1 I layoutläge kan du välja hur du vill att informationen ska visas på skärmen eller när du skriver ut den. 1 I granskningsläge kan du se hur de utskrivna sidorna kommer att se ut. Efter att du har öppnat en databas kan du växla mellan olika lägen med hjälp av Visa-menyn eller via knappar i statuslisten, layoutlisten eller lägesmenyn längst ner i programfönstret. Använd knapparna i statuslisten och layoutlisten för att växla läge Använd lägesmenyn för att växla läge Mer information Mer information om grundbegreppen i FileMaker Pro finns i kapitlen 1 och 2 i FileMaker Pro Handbok. Du hittar också utförlig information om arbetssätt och begrepp i FileMaker Pro Hjälp. Om du vill få åtkomst till FileMaker Pro Hjälp väljer du menyn Hjälp > FileMaker Pro Hjälp. Om du vill komma till FileMakers resurscenter på webben väljer du menyn Hjälp > Resurscenter.
12 FileMaker Pro Introduktion
Övningsavsnitt 2 Arbeta med information I bearbetningsläget kan du visa, mata in och ändra data. Det här är det enklaste sättet att arbeta med databasen. I den här övningen kommer du att 1 öppna en databas som redan innehåller data 1 gå mellan poster 1 visa information på olika sätt genom att byta layout 1 se skillnad på lägena för Formulärvisning, Listvisning och Tabellvisning 1 utforska statuslisten 1 spara en kopia av databasen Öppna en databas och gå mellan poster Så här öppnar du exempeldatabasen: 1. Öppna mappen Introduktion på hårddisken. Information om platsen för introduktionsmappen finns i kapitel 1, Här hittar du övningsfilen. 2. Öppna Exempel.fp7. 3. Obs! 1 Databasen visas i bearbetningsläge. Databaser öppnas som standard i bearbetningsläge i FileMaker Pro. 1 statuslisten visar att exempeldatabasen innehåller 29 poster. Den första posten visas.
14 FileMaker Pro Introduktion Den post som för närvarande visas Antal poster totalt Bokikon Skjutreglage På lägesmenyn visas det aktuella läget 4. Klicka på bokikonens högra sida när du vill gå en post framåt och på den vänstra sidan när du vill gå bakåt. 5. Dra skjutreglaget åt höger när du vill gå flera poster framåt på en gång. Dra skjutreglaget åt vänster när du vill gå flera poster bakåt. För att gå till en specifik post i databasen kan du också klicka på numret för den aktuella posten, skriva postnumret och sedan trycka på Retur. Tips På menyn Poster finns också kommandon för att gå mellan poster. Välj menyn Poster > Gå till post och välj sedan antingen Nästa, Föregående eller Besök Visa information på olika sätt Du skriver bara in informationen i FileMaker Pro en gång, men den informationen kan utnyttjas på många olika sätt. Med hjälp av layouter kan du välja att visa alla fält eller bara några av dem. Eftersom du inte behöver visa alla fält i varje layout är layouterna ett kraftfullt verktyg när du vill arbeta med eller skriva ut endast den information som du behöver för en viss uppgift.
Övningsavsnitt 2 Arbeta med information 15 Steve Williams 789 Ninth Avenue New York, NY 10001 Bästa Sophie, Telefonlista Juanita Alvarez 555-1234 Michelle Cannon 555-1234 Andre Common 555-1234 Marie Durand 555-1234 Jean Durand 555-1234 William Johnson 555-1234 John Lee 555-1234 Patrick Murphy 555-1234 Le Nguyen 555-1234 Kentaro Ogawa 555-1234 Mary Smith 555-1234 John Smith 555-1234 Sophie Tang 555-1234 Steve Williams 555-1234 Betty Wilson 555-1234 Tack för att du har bokat en kryssning med oss. Vi uppskattar att du har valt oss och kommer att göra vårt bästa för att du ska bli nöjd. Om du har några frågor om bokningen är du välkommen att ringa oss. Med vänliga hälsningar John Lee Samma data kan ordnas på olika sätt med flera layouter Visa en annan layout Med hjälp av filen som du just öppnade kan du se hur några av layouterna kan användas. 1. Klicka på snabbmenyn Layout, som du hittar i layoutlisten. En lista över de layouter som är tillgängliga i filen visas. Layout snabbmeny 2. Lägg märke till bocken bredvid layouten Ingångsdata, som är den aktuella layouten. I layouten Datainmatning visas de flesta fält i tabellen Medlemmar. Fält
16 FileMaker Pro Introduktion 3. Välj layouten Klubblista i snabbmenyn Layout. I den här layouten visas varje post på varsin rad i en lista indelad i kolumner. Lägg märke till att layouten Klubblista bara innehåller fyra av fälten i layouten Ingångsdata. Eftersom färre fält presenteras i denna layout, visas en del data helt enkelt inte. Inga data har emellertid tagits bort från databasen. I layouten Klubblista visas bara fyra av fälten i layouten Ingångsdata 4. Välj layouten Ingångsdata i Layout-menyn. Inga data har gått förlorade. Visa layouter som poster, listor och tabeller Du kan visa dina layouter på tre olika sätt: som ett formulär, som en lista eller som en tabell. 1 När du väljer Formulärvisningsläge visas en post i taget med den aktuella layouten. 1 När du väljer Listvy visas posterna under varandra med den aktuella layouten i en lista. 1 I tabellvisning visas många poster samtidigt i ett rutnät. I allmänhet kan du skifta mellan de olika visningslägena medan databasen är i bearbetningsläge.
Övningsavsnitt 2 Arbeta med information 17 Formulärvisning Listvisning Tabellvisning Layouten Klubblista visad som formulär, som lista och som tabell Växla mellan visningslägena (en post, lista och tabell) i samma layout så att du kan se hur de skiljer sig åt. 1. Växla till layouten Klubblista i exempelfilen. Du ser nu många poster, som visas i en lista. 2. Klicka på Formulärvisning i layoutlisten. Nu ser du bara en enda post, som dock visas i samma layout. Bara visningsläget har ändrats. 3. Klicka på Tabellvisning i layoutlisten. Med kommandot Visa som tabell kan du visa många poster samtidigt i ett rutnät. 4. Klicka på Listvisning i layoutlisten för att gå tillbaka till Listvisning.
18 FileMaker Pro Introduktion Utforska statuslisten och layoutlisten Via statuslisten högst upp i FileMaker Pro-fönstret kan du snabbt få tillgång till de menykommandon i FileMaker Pro som du använder ofta. Standardknapparna i verktygsfältet varierar beroende på vilket läge du befinner dig i. Du kan lägga till och ta bort knappar och på så sätt anpassa statuslisten vilket läge du än befinner dig i. Via layoutlisten ovanför statuslisten kan du snabbt växla mellan olika layouter och visningslägen. Vilka de övriga kontrollerna i layoutlisten är varierar beroende på vilket läge du befinner dig i. Statuslist Layoutlist statuslisten och layoutlisten i bearbetningsläget Få information om knapparna i statuslisten 1 Flytta pekaren över knapparna i statuslisten. För varje knapp visas en knapptext som beskriver knappens funktion. Anpassa statuslisten Du kan använda statuslisten som det är, men du kan också lägga till och ta bort knappar. Så här lägger du till en knapp i statuslisten: 1. Klicka på Visa-menyn > Anpassa statuslisten. 2. Gör något av följande: 1 Windows: Välj fliken Kommandon i dialogrutan. 1 Mac OS: Gå vidare till steg 3. 3. Dra Skriv ut från kommandolistan (Windows) eller dialogrutan (Mac OS) till statuslisten. Så här tar du bort en knapp från statuslisten: 1 Dra knappen Sortera från statuslisten till dialogrutan. Så här återställer du verktygsfältet så att endast standardknapparna visas. 1. Gör något av följande: 1 Windows: På fliken Verktygsfält väljer du statuslisten och sedan Återställ. Klicka därefter på OK. 1 Mac OS: Dra gruppen av standardknappar från dialogrutan till statuslisten. Knappen Skriv ut tas då bort och Sortera-knappen återställs. 2. När du är klar klickar du på Stäng (Windows) eller Klar (Mac OS) i dialogrutan.
Övningsavsnitt 2 Arbeta med information 19 Spara en kopia av exempelfilen Du kommer att använda en kopia av exempelfilen i kommande övningar. Så här sparar du en kopia av exempelfilen: 1. Väljer Arkiv > Spara en kopia som. 2. Markera mappen Introduktion som plats för kopian. Exempel Kopia.fp7 anges automatiskt som filnamn. 3. Klicka på Spara. 4. När du är klar med det här övningsavsnittet stänger du den ursprungliga exempelfilen genom att välja Arkiv > Stäng. Mer information Du har öppnat en databas, bläddrat igenom ett antal poster, bytt layout, lärt dig skillnaden mellan visningslägena för en post, lista och tabell och du har också lärt dig mer om statuslisten och layoutlisten. Du har även skapat en kopia av en databas som innehåller data. Mer information om att visa information i FileMaker Pro finns i kapitel 2 i FileMaker Pro Handbok.
20 FileMaker Pro Introduktion
Övningsavsnitt 3 Sortera och söka efter poster Din databas består av ett antal poster. Ibland arbetar du med alla posterna i databasen (t.ex. när du ska skicka årets katalog till alla kunder). Ofta arbetar du emellertid med bara en del av databasen, t.ex. personer från en viss ort eller poster inom ett visst datumintervall. I FileMaker Pro kan du söka efter poster som uppfyller vissa villkor. När du har hittat posterna som du vill arbeta med kan du ändra ordningen mellan dem genom att sortera dem. Du kan sortera poster i stigande eller fallande ordning. I den här övningen kommer du att 1 använda bearbetningsläget för att hitta poster som har: 1 matchande data i något fält med hjälp av snabbsökning 1 matchande data i ett enskilt fält 1 använda sökläget för att: 1 hitta poster som har matchande data i flera specifika fält 1 söka efter poster som stämmer överens med ett dataintervall 1 begränsa dina sökningar genom att utesluta poster 1 spara en sökpost, ändra den och använda den nya sökningen för att lokalisera olika poster 1 sortera poster i stigande ordning (a till ö) och lägga till en ny post i en sorteringsordning Obs! Kontrollera att du har Exempel Kopia.fp7 innan du påbörjar det här övningsavsnittet. Se lektion 2 för information om hur du kommer åt mappen Introduktion och kopierar Sample.fp7. Använda snabbsökning för att söka i en databas Snabbsökning är lätt sätt att söka i alla fält i den aktuella layouten. I medlemskapsdatabasen hittar du alla poster för medlemmar med namnet John som bor i Storbritannien. 1. Öppna ExempelKopia.fp7 i mappen Introduktion. 2. Observera att databasen är i Bearbetsningsläge och att den aktiva layouten är Ingångsdata. Du kan använda snabbsökning för att söka efter vanlig text i olika fält i en databas. 3. Skriv John Storbritannien i snabbsökningsrutan längst upp till höger i statuslisten. Skriv in den text du söker här
22 FileMaker Pro Introduktion 4. Tryck sedan på Retur. Resultatet av snabbsökningen är sökresultatet. Cirkeldiagrammet i statuslisten visar andelen hittade poster i förhållande till alla poster i databasen. Cirkeldiagram Antalet hittade poster Totalt antal poster i databasen 5. Visa de två hittade posterna genom att klicka på bokikonen eller skjutreglaget. Snabbsökningen returnerade poster för John Lee (fältet Förnamn) från Johns Circle (fältet Hemadress 1)i Storbritannien (fältet Land) och William Johnson (fältet Efternamn) i Storbritannien (fältet Land) men inte John Smith, vars post inte innehåller texten Storbritannien i något fält. Den här typen av sökning brukar kallas OCH-sökning eftersom posterna måste innehålla både John och Storbritannien. Söka efter poster som uppfyller villkor i ett fält Du kan använda en snabbmeny för att hitta matchande data i ett visst fält. Nu ska vi hitta alla medlemmar som finns i New York City. 1. Klicka på Visa alla i statuslisten för att återställa alla poster i sökresultatet. Cirkeldiagrammet visar igen att sökresultatet innehåller 29 poster. Obs! Du behöver inte klicka på Visa alla innan du utför ytterligare en sökning, eftersom FileMaker Pro som standard söker efter poster i hela databasen. 2. Dra skjutreglaget åt vänster för att visa den första posten i databasen (Mary Smith i USA). 3. Högerklicka (Windows) eller Ctrl-klicka (Mac OS) på fältet Stad. 4. I snabbmenyn väljer du Sök efter matchande poster. Välj det här alternativet på snabbmenyn
Övningsavsnitt 3 Sortera och söka efter poster 23 Sökningen returnerar poster för de fyra medlemmarna som bor i New York. Cirkeldiagrammet visar att sökresultatet har ändrats till 4 poster. Antalet hittade poster i sökresultatet 5. Visa de fyra hittade posterna genom att klicka på bokikonen eller skjutreglaget. Söka efter poster som uppfyller vissa sökvillkor i olika fält Du kan söka efter poster som uppfyller flera villkor, t.ex. medlemmar som både kommer från USA och är nya medlemmar. Här kan du åter skapa en OCH-sökning. Om du vill göra en OCH-sökning i sökläget anger du varje sökvillkor direkt i respektive fält. Så här söker du efter alla medlemmar som bor i USA och är nya medlemmar: 1. Klicka på Sök i statuslisten. FileMaker Pro växlar till sökläge. I sökläget kan du skapa en sökpost med hjälp av de fält som är markerade med en. Ange villkoren som du vill söka efter direkt i fälten i sökposten. 2. Skriv USA i fältet Land. 3. Skriv Nytt i fältet Typ av medlemskap. 4. Klicka på Utför sökning i statuslisten. Sökningen returnerar två hittade poster för de två nya medlemmarna som bor i USA. Söka efter poster som uppfyller flera sökvillkor i samma fält Ibland behöver du söka efter poster som uppfyller mer än ett villkor i ett enda fält. Du kanske t.ex. behöver hitta alla medlemmar i antingen New York eller London. Den här typen av sökning kallas ofta en ELLERsökning, eftersom de hittade posterna uppfyller något av sökvillkoren. Om du vill utföra en ELLER-sökning i FileMaker Pro, måste du använda flera sökposter. 1 Ange det första sökvillkoret i rätt fält i den första sökposten. 1 Skapa ytterligare en sökpost och ange det andra sökvillkoret i samma fält. När du klickar på Sök hämtar FileMaker Pro alla poster som uppfyller något av de angivna villkoren. Så här söker du efter alla medlemmar i New York eller London: 1. Klicka på Sök i statuslisten. 2. Skriv New York i fältet Stad.
24 FileMaker Pro Introduktion 3. Klicka på Ny sökpost i statuslisten. Observera att statuslisten visar att det för närvarande finns två sökposter. Antal sökposter 4. Skriv London i fältet Stad i den andra sökposten. 5. Klicka på Utför sökning i statuslisten. Sökningen returnerar sex hittade poster för de sex medlemmar som bor antingen i New York eller i London. Söka efter poster som uppfyller ett intervall av villkor i samma fält Ibland vill du kanske söka efter poster som uppfyller ett intervall av villkor i ett enda fält. Du kan t.ex. söka efter alla poster som infaller inom en månad eller leta upp alla fakturor som är numrerade mellan 500 och 1000. Om du vill utföra den här typen av sökning i FileMaker Pro använder du en särskild intervallsymbol i sökposten för att ange den undre och övre gränsen för sökvillkoret. Så här söker du efter medlemmar som har betalat sin medlemsavgift mellan 1 januari 2009 och 30 juni 2009: 1. Klicka på Sök. 2. Skriv 2009-01-01 i fältet Avgift betalades. Obs! FileMaker Pro använder det datumformat som finns angivet i dina systeminställningar, så det datumformat som du själv ser och anger kan skilja sig från formatet i den här introduktionskursen. 3. I layoutlisten klickar du på Operatorer och väljer intervall från listan. Välja intervall Tips Du kan också skriva in någon av de operatorer som finns på menyn direkt i sökfältet. För sökposten står det nu 2009-01-01... i fältet Avgift betalades.
Övningsavsnitt 3 Sortera och söka efter poster 25 4. Skriv 2009-06-30 omedelbart efter de tre punkterna (...). 5. Klicka på Utför sökning eller tryck på Retur. Sökningen returnerar sex poster för de sex medlemmar som har betalat sin avgift under det första halvåret 2009. Begränsa en sökning Ibland kan du behöva söka efter poster som uppfyller vissa villkor och exkluderar andra (t.ex. om du vill söka efter alla poster som har lagts till under ett visst år, utom de som har lagts till i en viss månad, eller alla kunder som bor i USA utom de som bor i New York City). Du kan utföra den här typen av sökningar genom att använda en kombination av flera sökposter och utesluta vissa poster. FileMaker Pro bearbetar flera sökposter i den ordning som du skapar dem. Du kan därför skapa mycket specifika sökningar i flera nivåer på det här sättet. När du utesluter poster från en sökning raderas de inte från databasen. Så här gör du för att hitta posterna för medlemmar som betalade sina avgifter under 2009, med undantag för de medlemmar som betalade i mars. 1. Klicka på Sök. 2. Skriv 2009 i fältet Avgift betalades. 3. Klicka på Ny sökpost. Observera att statuslisten visar att detta är den andra sökposten i den här databassökningen. 4. Klicka på Uteslut i layoutlisten om du vill att FileMaker Pro i sökresultatet ska utesluta poster som passar in på villkoren i den här andra sökposten. 5. Skriv 2009-01-03 i fältet Avgift betalades. 6. Klicka på Operatorer och välj sedan intervall från listan. 7. Efter de tre punkterna skriver du 2009-03-31 i fältet Avgift betalades, för att utesluta medlemmar som har betalat under mars månad. 8. Klicka på Utför sökning. Klicka på Uteslut Sökningen gav 11 poster för 11 medlemmar som betalade sina avgifter under 2009, med undantag för medlemmar som betalade under mars månad.
26 FileMaker Pro Introduktion Spara en sökning för senare användning Om du skapar en komplex sökpost som du har för avsikt att använda flera gånger kan du spara den som ett sparat sökresultat. Du kan sedan snabbt och enkelt genomföra sökningen igen, antingen från bearbetningsläget eller sökläget. Så här sparar du din senaste sökpost: 1. Gör något av följande: 1 Windows: Klicka på nedåtpilen till höger om knappen Sök och välj Spara aktuell sökning. 1 Mac OS: Klicka på knappen Sök och välj sedan Spara aktuell sökning. Din senaste sökpost visas i dialogrutan Ange alternativ för sparat sökresultat. Sökposten visas som standardnamnet för den sparade sökningen 2. Vid Namn skriver du 2009 Betalda avgifter utom mars och klickar på Spara. Hitta poster med hjälp av ett sparat resultat Så här gör du en sökning med sparat sökresultat: 1. I bearbetningsläget klickar du på Visa alla på statuslisten. Cirkeldiagrammet på statuslisten visar än en gång det totala antalet poster i exempelfilen. 2. Gör något av följande: 1 Windows: Klicka på nedåtpilen till höger om knappen Sök och välj 2009 Betalda avgifter, utom mars under Sparat sökresultat. 1 Mac OS: Klicka på knappen Sök och håll den nedtryckt och välj sedan 2009 Betalda avgifter, utom mars under Sparat sökresultat. Det är återigen endast de 11 poster som uppfyller de angivna kriterierna som visas i ditt sparade sökresultat
Övningsavsnitt 3 Sortera och söka efter poster 27 Sortera hittade poster När du har en grupp hittade poster att arbeta med kanske du vill sortera dessa. Det kan t.ex. vara bra att visa posterna i alfabetisk ordning eller att sortera dem från den nyaste till den äldsta. Så här sorterar du posterna i alfabetisk ordning efter medlemmarnas efternamn: 1. I layoutlisten klickar du på Layout-menyn och väljer Klubblista. Välj medlemslista Layouten Klubblista visas. Med den här layouten är det enklare att se resultatet av sorteringen. Det svarta fältet till vänster om posten för Mary Smith indikerar att detta är den aktuella posten i sökresultatet. Aktuell post 2. Klicka på Sortera i statuslisten. Dialogrutan Sortera poster visas. 3. Klicka på Rensa om kolumnen Sorteringsordning till höger i dialogrutan innehåller några fält. 4. Markera Efternamn i listan över tillgängliga fält till vänster, och klicka på Flytta. Riktningsknapparna för sortering aktiveras när ett fält markeras Lägg märke till att symbolen för sorteringsordnings till höger om fältet Efternamn blir högre och högre från vänster till höger. Det betyder att informationen sorteras i stigande ordning (från a till ö) om databasen sorteras efter det här fältet.
28 FileMaker Pro Introduktion 5. Klicka på Sortera. Namnen i medlemslistan visas nu i alfabetisk ordning efter efternamn. Observera att den aktuella posten fortfarande är Mary Smith och att denna post har flyttats till rätt plats i listan. Lägga till en ny post i listvyn När du har sorterat ett sökresultat visar FileMaker Pro nya poster som du lägger till på rätt plats i sorteringsordningen när du verkställer (sparar) var och en av posterna i databasen. Så här lägger du till en post och kontrollerar att den sorteras automatiskt: 1. Klicka på Ny post i statuslisten. I layouten Klubblista visas en tom post. Obs! Beroende på hur stort ditt FileMaker Pro-fönster är kan du behöva bläddra nedåt på skärmen för att den tomma posten ska visas. 2. För Förnamn skriver du Connel; för Efternamn Jordan, för Företag skriver du DEF Ltd och för Typ av medlemskap Nytt. 3. Klicka utanför fältet Typ av medlemskap för att spara den nya posten i databasen. Den nya, aktuella posten sorteras in i listan alfabetiskt efter efternamn. 4. Välj menyn Poster > Sortera ej. Observera att posterna återgår till den ordning de hade innan du sorterade resultatlistan, och den nya posten visas längst ned i listan. Detta är den ordning som posterna lagras i databasen. 5. Välj posten för Connel Jordan om den inte redan är vald. 6. Klicka på Radera post i statuslisten och klicka därefter på Radera för att ta bort denna post från exempelfilen. 7. När du är klar med det här övningsavsnittet stänger du filen genom att välja Arkiv > Stäng. Mer information Du har sökt poster utifrån ett antal olika kriterier samt begränsat dina sökningar genom att utesluta specifika poster. Du har också fått lära dig hur man sparar sökposter. Dessutom har du sorterat dina sökresultat och lagt till en ny post i en sorteringsordning. Mer information om hur du sorterar och söker efter poster i FileMaker Pro finns i kapitel 2 i FileMaker Pro Handbok.
Övningsavsnitt 4 Skapa en databas och lägga till poster I de tidigare övningsavsnitten fick du se hur du använder en enkel databas med befintlig information. Här får du lära dig att skapa en egen fil och lägga till poster. I den här övningen kommer du att 1 skapa en enkel databas 1 definiera fält som innehåller olika typer av data 1 skapa poster 1 lägga till data 1 ändra data 1 radera poster 1 lägga till data i ett containerfält Skapa en enkel databas Om fält Du skapar ett fält för varje kategori av information som du behöver, t.ex. Förnamn eller Stad. Fälttypen bör stämma överens med den typ av information som fältet innehåller (text, siffror, datum osv.) om det ska gå att söka efter, sortera, beräkna och visa informationen på rätt sätt. Du får veta mer om andra fälttyper i senare övningar. Skapa en databas 1. Gör något av följande i FileMaker Pro: 1 Om du ser skärmbilden FileMaker snabbstart, klickar du på Skapa en ny databas. 1 Om snabbstartsskärmen inte visas väljer du Arkiv-menyn > Ny databas. 2. Leta upp mappen Introduktion och välj den som plats för den här filen. 3. Ange MinFil.fp7 som Filnamn och klicka sedan på Spara. Filen öppnas i bearbetningsläget i Tabellvisning. Nu ska du skapa fält. 4. Klicka på Skapa fält. Klicka här om du vill skapa ett fält 5. Skriv Förnamn.
30 FileMaker Pro Introduktion 6. Klicka på + till höger om fältet Förnamn. 7. Skriv Efternamn. 8. Klicka på + och skriv Betald avgift. 9. Klicka på + och skriv Avgift betalades. 10. Klicka på + och skriv Container. Nu har du skapat fem fält i databasen. Klicka här om du vill skapa ett annat fält Fältetiketter visas som kolumnrubriker i Tabellvisning Fält som har skapats i Tabellvisning är som standard textfält. Nu ska du ändra fälttypen på några av de fält du skapat. 11. Högerklicka på fältet Betald avgift, välj Fälttyp och välj Numeriskt. Välj Numeriskt som fälttyp 12. Högerklicka i fältet Avgift betalades, välj Fälttyp, välj Datum, sedan OK om du vill använda standarddatumformatet i FileMaker Pro. 13. Högerklicka i fältet Container, välj Fälttyp och välj sedan Container.
Övningsavsnitt 4 Skapa en databas och lägga till poster 31 Lägga till data i databasen Nu kan du lägga till data i MinFil.fp7. Skapa den första posten 1. Klicka under kolumnrubriken Namn. En ny rad visas i tabellen. Det här är en ny tom post i databasen. Pilen visar den aktuella posten i Tabellvisning 2. Ange Jane. Lägg till data här 3. Gå till fältet Efternamn genom att trycka på tabbtangenten. Obs! I FileMaker Pro sparas dina ändringar automatiskt medan du arbetar. 4. Skriv Doe i fältet Efternamn. 5. Tryck på tabbtangenten och skriv 25 i Betald avgift. I nästa övningsavsnitt får du lära dig hur du utformar numeriska fält så att siffror visas som valutor. 6. Tryck på tabbtangenten och skriv 2009-11-11 i Datum Betald. Lämna fältet Container tomt för tillfället. Skapa ytterligare en post 1. Klicka i raden under Jane i fältet Namn för att skapa en ny post. Tips Du kan också klicka på Ny post i statuslisten för att skapa en ny post. 2. Lägg till information för John Smith, som betalade 75 kr 2009-02-02. Databasen innehåller nu två poster. Kopiera data genom att dra och släppa 1. Klicka i nästa rad och ange ett valfritt Namn och Efternamn. 2. Markera 75 i fältet Betald avgift i post 2. 3. Dra den markerade texten till fältet Betald avgift i post 3 och släpp upp musknappen. Obs! Om du inte kan dra texten, kan dra-och-släpp vara inaktiverad i FileMaker Pro. Om du vill aktivera dra-och-släpp väljer du Redigera > Inställningar (Windows) eller FileMaker Pro > Inställningar (Mac OS). Under Allmänt väljer du Tillåt dra-och-släpp-textmarkering, klickar på OK och upprepar sedan steg 2 och 3. 4. Upprepa steg 2 och 3 för fältet Avgift betalades.
32 FileMaker Pro Introduktion Ändra data i en post Anta att du upptäcker att Jane Doe betalade 75 kr i stället för 25. Du kan enkelt korrigera inmatningen. 1. I posten för Jane Doe markerar du summan i fältet Betald avgift. 2. Fyll i det nya beloppet, 75. 3. Klicka utanför fältet för att registrera (spara) ändringen i databasen. Ange data i Formulärvisning Du kan även ange data i Formulärvisning och Listvisning. 1. Klicka på Formulärvisningsläge. 2. Markera informationen i fältet Efternamn i den senaste posten du skapat, och skriv ett annat namn. 3. Klicka utanför fältet så registreras ändringen. Radera en post 1. Klicka på Tabellvisning. 2. Markera den senaste posten du skapat. 3. Klicka på Radera post i statuslisten. 4. Klicka på Radera i dialogrutan som visas. Observera i statuslisten att bara två poster återstår i databasen. Sätta in en fil i ett containerfält I ett containerfält kan du lagra bilder, QuickTime-filer, ljud som du spelar in eller andra typer av filer som du vill att ska finnas i en databas. 1. Markera containerfältet i den första posten. 2. Välj Sätt in > Fil. 3. Välj logo.gif-filen som finns i mappen Introduktion. 4. Klicka på Öppna. Texten i fältet Betald avgift är vald GIF-filnamnet och ikonen visas i containerfältet När du sätter in en fil visas filens ikon och namn i containerfältet i FileMaker Pro, men inte själva innehållet. 5. När du är klar med det här övningsavsnittet stänger du filen genom att välja Arkiv > Stäng.
Övningsavsnitt 4 Skapa en databas och lägga till poster 33 Mer information Nu har du skapat en enkel databas, definierat fält i den och sedan lagt till, ändrat och tagit bort poster samt kopierat data mellan poster. Mer information finns i kapitel 2 och 3 i FileMaker Pro Handbok. Du får lära dig mer om hur du anger data i olika fälttyper och via olika metoder i övningsavsnitt 7. Mer information finns i kapitel 2 och 5 i FileMaker Pro Handbok.
34 FileMaker Pro Introduktion
Övningsavsnitt 5 Anpassa visningen Du kan ge din information ett snyggare utseende genom att lägga till bilder och andra effekter. I den här övningen kommer du att 1 se hur layouter avgör vad som visas 1 lägga till, flytta och ändra storlek på fält 1 lägga till en flikpanel och ändra dess färg 1 visa värden i ett numeriskt fält som valuta 1 ändra textens storlek, snitt och färg 1 lägga till bilder 1 lära dig andra sätt att anpassa layouter Om layouter och tabeller Varje layout bygger på en enda tabell och visar poster från den tabellen. Om en fil bara innehåller en tabell bygger alla layouter i filen på den tabellen. Om en fil innehåller mer än en tabell måste du välja vilken tabell som ska användas när du skapar layouten, men du kan ändra detta senare om det behövs. Det är viktigt att välja rätt tabell som utgångspunkt för en layout, eftersom det avgör vilka fält och poster som kan användas i layouten. Fält och poster som inte är lagrade i den aktuella tabellen kan ändå användas, men det måste ske med hjälp av relationer. Mer information om relationer finns i övningsavsnitt 11, Skapa relationsdatabaser. Om anpassning av layouter Du utformar layouter i Layoutläget. Du kan lägga till fält, text och bilder i vilken kombination som helst i en layout. Du kan ändra textsnittet och färgerna på fält och text, och du kan ändra hur data visas i fälten Nummer eller Datum. Du kan t.ex. ställa in ett Nummer-fält att inkludera valutanoteringar eller också kan du ställa in ett Datum-fält att inkludera veckodagen med månaden, dagen och året. För de flesta formateringsåtgärder i layoutläget använder du Granskaren. Ändringar som du gör i layoutläget påverkar bara informationens utseende. Själva informationen kvarstår som när den matades in i filen. Flytta, lägga till och ändra storlek på ett fält Markera och ändra storlek på ett fält 1. Öppna ExempelKopia.fp7 i mappen Introduktion. Tips Eftersom du öppnade ExempelKopia.fp7 i övning 3, kan du välja Arkiv-menyn > Öppna senaste och välja den i listan över senaste filer och öppna den i kommande övningar. 2. Välj Datainmatning på snabbmenyn Layout som finns i layoutlisten.
36 FileMaker Pro Introduktion 3. Klicka på Redigera layout i layoutlisten. På statuslisten finns verktyg som du använder för att utforma layouter. Om du inte kan se layoutverktygen ändrar du storlek på FileMaker Pro-fönstret så att det blir större. Antal layouter i den här filen Layoutverktyg 4. Flytta pekaren över statuslisten och layoutlisten och bekanta dig på så sätt med layoutverktygen. Tänk på att varje fält innehåller en ikon som visar att fältet är aktiverat för snabbsökning. Färgen på ikonen visar prestandan. Du kan dölja snabbsökningsikonen genom att välja Visa-menyn > Visa > Snabbsökning. 5. Klicka på fältet Förnamn så att det markeras. Visa eller dölja Granskaren och formateringslisten Markera fältet genom att klicka på det 6. Dra handtaget i fältets nedre högra hörn så att fältet blir mindre men ändå så stort att det rymmer det längsta förnamnet som du tror att filen kommer att innehålla. 7. Klicka på Spara layout och klicka sedan på Avsluta layout för att visa dina resultat i bearbetningsläget. 8. I bearbetningsläget klickar du på boken i statuslisten för att bläddra igenom posterna. Om alla namn inte visas helt och hållet i fältet går du tillbaka till layoutläget och gör fältet större. 9. Upprepa stegen 3 till 8 för Efternamn. Flytta ett fält 1. Klicka på Redigera layout. 2. Klicka i fältet Efternamn och dra det till höger om fältet Förnamn. Markera handtaget och dra om du vill ändra storlek Tips Om du av misstag råkar flytta fel fält eller flikpanelen väljer du Redigera > Ångra flytta för att göra ändringen ogjord. I nästa steg ska du justera dessa fält med hjälp av Granskaren. 3. Klicka på Granskare i layoutlisten för att öppna Granskaren. Med Granskaren kan du placera och formatera objekt exakt i en layout.
Övningsavsnitt 5 Anpassa visningen 37 4. Klicka på fältet Förnamn, håll sedan ned Skift och klicka på fältet Efternamn. Båda fälten markeras. 5. Klicka på Position och under Ordna och Justera klickar du på Justera upptill. Klicka på Position Justera upptill Fältet Efternamn flyttas tills det är justerat med överkanten på fältet Förnamn. 6. Dra ledtexten Efternamn så att den placeras ovanför fältet Efternamn. 7. Dra ledtexten Förnamn så att den placeras ovanför fältet Förnamn. 8. Experimentera med justeringsknapparna i Granskaren och piltangenterna på ditt tangentbord och justera etiketterna i förhållande till varandra och till sina respektive fält. Tips Om du begår misstag vid utformningen av layouterna kan du klicka på Återgå i layoutlisten för att ignorera alla ändringar som inte sparats och sedan börja om igen.
38 FileMaker Pro Introduktion Din layout bör se ut ungefär så här när du är klar. 9. Klicka på Spara layout och klicka sedan på Avsluta layout i layoutlisten för att visa dina resultat i bearbetningsläget. Lägga till ett fält När ett fält har definierats i en tabell kan du visa det i vilken layout som helst som bygger på den tabellen. I exempeldatabasen finns definierade fält som inte finns med i den här layouten. Nu ska du lägga till ett av de fälten. Obs! Du kan också lägga till relaterade fält från andra tabeller i dina layouter enligt beskrivningen i övningsavsnitt 11. 1. Klicka på Redigera layout. 2. Klicka på Fältverktyget i statuslisten och dra det nya fältet under fältet Avgift betalades. 3. Markera Medlem sedan i dialogrutan Ange fält, markera Skapa etikett och klicka på OK. Fältet Medlem sedan visas i layouten. Ändra storlek på det nya fältet genom att dra det högra handtaget så att fältet blir lika stort som fältet Avgift betalades. Observera att formatet för ledtexten Medlem sedan inte överensstämmer med de övriga ledtexterna i layouten. Du kan använda verktyget Formatpenseln för att kopiera formatet för en ledtext till en annan. 4. Markera ledtexten Avgift betalades. 5. Välj verktyget Formatpenseln på statuslisten. En pensel visas bredvid pekaren 6. Klicka på ledtexten Medlem sedan. Fältverktyget som indikerar att du kan kopiera och klistra in format i layouten. Formatet ändras så att det matchar formatet i ledtexten Avgift betalades.
Övningsavsnitt 5 Anpassa visningen 39 7. Markera fältet Medlem sedan, håll ned Skift och klicka på fältet Avgift betalades, klicka sedan på Justera vänster i Granskaren för att vänsterjustera fälten. 8. Markera ledtexten Medlem sedan och upprepa steg 7 för att högerjustera den med ledtexten Avgift betalades. Obs! Du kan behöva använda piltangenterna för att justera ledtexten. 9. Klicka på Spara layout och klicka sedan på Avsluta layout för att kontrollera det nya fältet och ledtexten i bearbetningsläget. 10. Klicka på Ny post i statuslisten. Du ser dagens datum i fältet Medlem sedan i den nya posten. Det innevarande datumet kommer att anges i fältet Medlem sedan i varje påföljande post. 11. Klicka på Radera post och därefter på Radera för att ta bort den tomma posten från filen. Lägga till en flikpanel 1. Klicka på Redigera layout. 2. Markera fliken Kontaktinfo för att välja flikpanelen. Handtagen finns runt hela panelen 3. Välj Format-menyn > Konfiguration av flikkontroll. 4. Ange Information om medlemskap som Fliknamn i dialogrutan Konfiguration av flikkontroll. 5. Klicka på Skapa och sedan på OK. Du får se en ny flikpanel till höger om fliken Kontaktinfo.
40 FileMaker Pro Introduktion 6. På flikpanelen Kontaktinfo börjar du utanför flikpanelen och drar runt Företag, Typ av medlemskap, Betald avgift, Avgift betalades, och Medlem sedan och deras etiketter för att välja dem allihopa. 7. Välj Redigera> Klipp ut. 8. Välj flikpanelen Information om medlemsinformation. 9. Välj Redigera > Klistra in layout- objekt (Windows) eller Klistra in (Mac OS). 10. När fälten och etiketterna är markerade, drar du dem mot övre delen av flikpanelen. 11. Klicka på Spara layout och klicka sedan på Avsluta layout i statuslisten för att visa dina resultat i bearbetningsläget. Visa ett numeriskt värde som valuta Du kan visa ett tal som valuta, trots att bara själva siffrorna anges i fältet. Utformningen påverkar bara visningen av information. Själva informationen ändras inte. 1. Klicka på Redigera layout. 2. I flikpanelen Information om medlemskap väljer du fältet Betald avgift. 3. I Granskaren klickar du på Data. Klicka på Data
Övningsavsnitt 5 Anpassa visningen 41 4. Längst ned i Granskaren under Dataformatering klickar du på Numeriskt och vid Format väljer du Valuta. 5. Klicka på Spara layout och sedan på Avsluta layout för att visa formaterade data. Obs! Du kan behöva klicka på fliken Information om medlemskap eller växla till en annan post för att visa formaterade data i fältet Betald avgift. Lägga färg till en flikpanel Ändra färgen på flikpanelen Information om medlemskap så att den matchar färgen på huvudet i den här layouten. 1. Klicka på Redigera layout. 2. Välj flikpanelen Information om medlemskap för att välja denna panel. 3. I Granskaren klickar du på Utseende, väljer Fyllning, sedan Annan färg. 4. I dialogrutan Färg anger du värdet 238 för Röd, Grön och Blå. Obs! Mac OS: Du måste kanske klicka på skjutreglageikonen alternativet för RGB-skjutreglage i listan för att ange värdena. i dialogrutans övre del och välja 5. Klicka på OK. Färgen på flikpanelen Information om medlemskap matchar nu färgen på huvudet. Ändra textens storlek och färg 1. Välj Markeringsverktyget i layoutläget på statuslisten. 2. Klicka på rubriken Företagsresor AB när du vill markera textblocket. 3. I Granskaren klickar du på Utseende. 1 Under Text skriver du 25 och klickar på Kursiv, och vid Färg väljer du blå.. Skriv 25 för Storlek Välj Kursiv som Stil Välj blå
42 FileMaker Pro Introduktion Lägga till en bild i layouten Härnäst ska du lägga till en logotyp bredvid organisationsnamnet. 1. Klicka till vänster om texten Företagsresor AB där du vill placera organisationslogotypen. Du ser ingen ändring ännu. 2. Välj Sätt in > Bild. 3. Öppna mappen Introduktion. 4. Kontrollera att alla filtyper visas och markera logo.gif. 5. Klicka på Öppna. 6. Flytta logotypen eller textblocket genom att dra om det behövs. 7. Klicka på Spara layout och sedan på Avsluta layout för att visa den färdiga layouten. 8. När du är klar med det här övningsavsnittet stänger du filen genom att välja Arkiv > Stäng. Mer information Nu har du lärt dig hur du förhöjer utseendet på din information med hjälp av flikpaneler, bilder, anpassad text, fältutformning och kreativ placering av objekt i layouter. I övningsavsnitt 10 ska du få lära dig hur du lägger till ett diagram i en layout. Du kan anpassa utseendet på fält och layouter på många andra sätt. När du har skapat en layout kan du t.ex. göra följande: 1 Lägga till effekter till objekt, t.ex. relief eller mönster 1 Använda linjer och rutor för att framhäva eller avgränsa information 1 Lägga till rullningslister i enskilda fält 1 Ändra färgen på bakgrunden eller fälten När du skapar en ny layout kan du lägga till färger och stil med hjälp av ett tema. Mer information om sådana förbättringar finns i FileMaker Pro Hjälp.