FileMaker Pro 12. Introduktion

Transkript

1 FileMaker Pro 12 Introduktion

2 FileMaker, Inc. Med ensamrätt. FileMaker, Inc Patrick Henry Drive Santa Clara, Kalifornien 95054, USA FileMaker och Bento är varumärken som tillhör FileMaker, Inc. och är registrerade i USA och andra länder. Filmappslogotypen och Bento-logotypen är varumärken som tillhör FileMaker, Inc. Alla övriga varumärken tillhör respektive ägare. FileMakers dokumentation skyddas av lagen om upphovsrätt. Det är därför inte tillåtet att mångfaldiga eller distribuera detta dokument utan FileMakers skriftliga medgivande. Dokumentationen får endast användas tillsammans med ett licensierat exemplar av FileMaker-programmet. Samtliga personer, företag, e-postadresser och URL-adresser som förekommer i exempel är fiktiva och eventuella likheter med verkliga personer, företag, e-postadresser eller URL-adresser är fullständigt oavsiktliga. En lista över medverkande visas i dokumenten Tillskrivningar som medföljer den här programvaran. Omnämnande av tredjepartsprodukter och URL-adresser förekommer endast i informationssyfte och ska inte tolkas som förslag eller rekommendationer. FileMaker, Inc. tar inget ansvar när det gäller prestandan hos dessa produkter. Mer information finns på webbplatsen Utgåva: 01

3 Innehåll Övningsavsnitt 1 Introduktion till FileMaker Pro 7 Så här använder du introduktionskursen 7 Här hittar du övningsfilen 8 Databasbegrepp 8 Vad är en databas? 8 Varför använder man databaser? 8 Hur är en databas uppbyggd? 8 Hur visas informationen i fälten? 8 Grunderna i FileMaker Pro 8 Om lägen i FileMaker Pro 9 Mer information 9 Övningsavsnitt 2 Arbeta med information 10 Öppna en databas och gå mellan poster 10 Visa information på olika sätt 11 Visa en annan layout 12 Visa layouter som poster, listor och tabeller 14 Utforska statuslisten och layoutlisten 15 Få information om knapparna i statuslisten 15 Anpassa statuslisten 15 Spara en kopia av exempelfilen 16 Mer information 16 Övningsavsnitt 3 Sortera och söka efter poster 17 Använda snabbsökning för att söka i en databas 17 Söka efter poster som uppfyller villkor i ett fält 18 Söka efter poster som uppfyller vissa sökvillkor i olika fält 19 Söka efter poster som uppfyller flera sökvillkor i samma fält 19 Söka efter poster som uppfyller ett intervall av villkor i samma fält 20 Begränsa en sökning 21 Spara en sökning för senare användning 22 Hitta poster med hjälp av ett sparat resultat 22 Sortera hittade poster 23 Lägga till en ny post i listvyn 24 Mer information 25 Övningsavsnitt 4 Skapa en databas och lägga till poster 26 Skapa en enkel databas 26 Om fält 26 Skapa en databas 26

4 4 Lägga till data i databasen 28 Skapa den första posten 28 Skapa ytterligare en post 28 Kopiera data genom att dra och släppa 28 Ändra data i en post 29 Ange data i Formulärvisning 29 Radera en post 29 Sätta in en fil i ett containerfält 29 Mer information 30 Övningsavsnitt 5 Anpassa visningen 31 Om layouter och tabeller 31 Om anpassning av layouter 31 Utforska layoutverktygen och Granskaren 31 Flytta, lägga till och ändra storlek på ett fält 33 Markera och ändra storlek på ett fält 33 Flytta ett fält 33 Lägga till ett fält 34 Lägga till en flikpanel 35 Visa ett numeriskt värde som valuta 36 Ändra textens storlek och färg 37 Lägga till en bild i layouten 38 Mer information 38 Övningsavsnitt 6 Skapa listor, adressetiketter och standardbrev 39 Skapa en kolumnlista 39 Skapa adressetiketter 40 Om etikettlayouter 40 Skapa en etikettlayout 40 Skapa ett standardbrev 42 Om layouter för standardbrev 42 Skapa en tom layout på en sida 42 Anpassa brevet med företagsnamnet 45 Lägg till avslutningsfrasen 45 Mer information 45 Övningsavsnitt 7 Förenkla datainmatningen 46 Mata in data med värdelistor 46 Definiera en värdelista 46 Tilldela en värdelista till ett fält och visa det som alternativknappar 47 Skapa värden med ett beräkningsfält 48 Skapa ett beräkningsfält 48 Testa beräkningen 50 Ange löpnummer automatiskt 50 Skapa ett fält för löpnummer 50

5 5 Mer information 51 Övningsavsnitt 8 Automatisera uppgifter med knappar och manus 52 Utföra en aktivitet med en knapp 52 Skapa knappen 52 Utföra en serie aktiviteter med ett manus 53 Om manus 53 Skapa ett manus för att granska layouten Etiketter 53 Koppla ett manus till en knapp 54 Byt namn på knappen 55 Testa knappen 55 Mer information 55 Övningsavsnitt 9 Skapa och köra rapporter 56 Om rapporter med totalsummor 56 Skapa en dynamisk rapport i Tabellvisning 56 Granska informationen i Tabellvisning 56 Dölj data som inte behövs i rapporten 56 Gruppera och sortera data och definiera ett statistikfält 57 Etikettera grupperade data och ta bort dubblerade värden 57 Använd en guide för att skapa en rapport med grupperade data och totalsummor 59 Om layouter för rapporter med delsummor 59 Skapa en delsummerapport med totalsummor 59 Spara och skicka en rapport som en PDF-fil 65 Mer information 65 Övningsavsnitt 10 Visa data i diagram 66 Skapa ett cirkeldiagram 66 Mer information finns i 68 Övningsavsnitt 11 Skapa relationsdatabaser 69 Visa en relaterad post i en fil 69 Definiera en relation till en annan tabell 69 Visa data från en relaterad post 70 Visa en lista över relaterade poster 71 Skapa en portal för att visa matchande poster 71 Lägg till fälten och formatera portalen 72 Mer information 73

6 6 Övningsavsnitt 12 Dela och utbyta data 74 Om att dela data 74 Aktivera delning via FileMaker-nätverk 74 Fjärröppna en fil 76 Inaktivera delning via FileMaker-nätverk 77 Om att utbyta data 77 Spara och skicka data 78 Filformat som stöds för import och export 78 Om import av data 78 Importera data till exempelfilen 78 Mer information 80 Övningsavsnitt 13 Skydda data i FileMaker Pro 81 Skapa ett konto och ett lösenord 81 Om konton 81 Skapa en behörighetsuppsättning 83 Om behörighetsuppsättningar 83 Skapa en anpassad behörighetsuppsättning 84 Mer information finns i 85 Övningsavsnitt 14 Säkerhetskopiera databaser 86 Säkerhetskopiera databaser 86 När bör du skapa en säkerhetskopia? 86 Mer information 87

7 Övningsavsnitt 1 Introduktion till FileMaker Pro Välkommen till introduktionen för FileMaker Pro. Här får du lära dig hur du hanterar information i FileMaker Pro. Du får veta hur du kan använda programmet för att 1 hitta och sortera information 1 skapa och lägga till poster i enkla databaser 1 skapa adressetiketter 1 skapa beräkningar, knappar och manus 1 skapa och köra rapporter 1 visa data grafiskt i ett diagram 1 skapa relationer mellan databastabeller i FileMaker Pro 1 lära dig hur filer kan delas med andra användare i ditt nätverk eller över Internet 1 skydda information i din databas genom att tilldela användarkonton och behörighetsinställningar, och genom att säkerhetskopiera dina databaser Det tar ungefär fem timmar att gå igenom hela introduktionskursen och du kan genomföra hela kursen på en gång eller dela upp den. Så här använder du introduktionskursen De här övningarna är baserade på det fiktiva företaget Favoritbageriets kunddatabas. Kunderna kan betala en årlig avgift för att få rabatt på alla beställningar. Favoritbageriets använder FileMaker Pro till att hålla reda på kunders namn, adresser och rabattprogramsstatus samt till att skapa etiketter och standardbrev för att kontakta kunder. Du måste genomföra övningarna i ordningsföljd, eftersom de senare övningarna bygger på att läsaren känner till begrepp som förklaras i de första avsnitten. Exempelfilen du arbetar med används i alla lektioner. I introduktionskursen förutsätts att du känner till datorns operativsystem. För att kunna genomföra kursen bör du kunna öppna filer, hitta mappar och utföra andra aktiviteter som kräver en viss kunskap om datorns operativsystem. Det bästa sättet att lära sig hur FileMaker Pro fungerar är att använda det. Varje avsnitt innehåller därför ett praktiskt övningsexempel som vägleder dig genom menyer, fönster och begrepp. Filen som ingår i kursen är avsedd att illustrera funktionerna i FileMaker Pro och bör därför inte användas som mall för vidare utveckling. FileMaker Pro levereras även med färdiga lösningar. Om du vill skapa en databas med hjälp av en färdig lösning i FileMaker Pro väljer du Arkiv > Ny från den färdiga lösningen. Obs! I vissa procedurer används en snabbmeny. Du visar en snabbmeny (sammanhangsberoende meny) genom att högerklicka eller Ctrl-klicka på ett objekt eller i ett område så att en lista över kommandon visas. Du kan konfigurera mus, styrplatta eller inmatningsenhet i Kontrollpanelen (Windows) eller i Systeminställningar (Mac OS). Du kan exempelvis ange en sekundär knapp för en mus eller funktionen sekundärklick för en styrplatta.

8 Övningsavsnitt 1 Introduktion till FileMaker Pro 8 Här hittar du övningsfilen Exempelfilen innehåller data för Favoritbageriet och ger dig tillfälle att öva på att bygga de databaselement som beskrivs i respektive övning. Om du gör ett misstag eller behöver börja om från början kan du ersätta den existerande exempelfilen med en ny kopia. Om exempelfilen har installerats finns den i: FileMaker Pro 12/Svenska - Extra/Introduktion eller FileMaker Pro12 Advanced/Svenska - Extra/Introduktion Du kan också hämta exempelfilen från FileMakers webbplats på: Databasbegrepp Vad är en databas? En databas är ett sätt att ordna och analysera information. Du har säkert använt många databaser utan att tänka på det. En kalender, artikellista och till och med din egen adressbok är olika exempel på databaser. Varför använder man databaser? Det finns många fördelar med att lagra information i en databasfil. Databasen är inte bara en förvaringsplats för informationen, utan den hjälper dig också att ordna och analysera informationen på olika sätt. I databaser kan du till exempel gruppera information för rapporter, sortera information för adressetiketter, inventera ditt lager eller snabbt söka efter en viss faktura. Datoriserade databaser har många ytterligare fördelar jämfört med motsvarande pappersvarianter: tidsvinst, tillförlitlighet, precision och möjlighet att automatisera upprepade åtgärder. Hur är en databas uppbyggd? En databasfil är uppbyggd av en eller flera tabeller. Tabellerna innehåller poster. Varje post består av ett antal fält. Anta att din adressbok är en FileMaker Pro-databas. Varje person i adressboken är en post i tabellen Adressbok. Varje post innehåller information som namn, adress, telefonnummer osv. Alla olika delar av informationen namn, adress och stad sparas i separata fält. Hur visas informationen i fälten? I FileMaker Pro visas fälten i layouter. Varje layout bygger på en enda tabell och innehåller poster från den tabellen. Tänk dig att databasen förutom tabellen Adressbok också innehåller tabellen Aktiviteter. En layout som bygger på tabellen Adressbok innehåller fält och poster från tabellen Adressbok. En layout som bygger på tabellen Aktiviteter innehåller fält och poster från tabellen Aktiviteter. Grunderna i FileMaker Pro FileMaker Pro är ett plattformsoberoende program. Filer som skapats på en Mac kan öppnas i FileMaker Pro på en dator som kör Windows och omvänt. Du kan även använda FileMaker Go till att visa FileMaker Pro-filer på en ipad eller iphone, eller använda en webbläsare till att visa filer som har publicerats på webben.

9 Övningsavsnitt 1 Introduktion till FileMaker Pro 9 Till skillnad från de flesta ordbehandlings- eller kalkylprogram sparas informationen i FileMaker Pro automatiskt. Det är därför viktigt att du tänker dig för innan du gör övergripande ändringar i filer, i synnerhet när du raderar poster. När posterna väl har raderats är de permanent borttagna ur databasen. Du bör säkerhetskopiera dina filer med jämna mellanrum, vilket du får veta mer om i övningsavsnitt övningsavsnitt 14. Säkerhetskopior kan spara många timmars onödigt arbete och problem om filerna skulle skadas eller gå förlorade eller om poster raderas oavsiktligt. Om lägen i FileMaker Pro När du arbetar i FileMaker Pro arbetar du i något av de fyra lägena. 1 I bearbetningsläge kan du lägga till data och visa poster. 1 I sökläge kan du hitta en post eller en grupp av poster. 1 I layoutläge kan du välja hur du vill att informationen ska visas på skärmen eller när du skriver ut den. 1 I granskningsläge kan du se hur de utskrivna sidorna kommer att se ut. Efter att du har öppnat en databas kan du växla mellan olika lägen med hjälp av Visa-menyn eller via knappar i statuslisten, layoutlisten eller lägesmenyn längst ner i programfönstret. Använd knapparna i statuslisten och layoutlisten för att växla läge Använd lägesmenyn för att växla läge Mer information Mer information om grundbegreppen i FileMaker Pro finns i kapitlen 1 och 2 i FileMaker Pro Handbok. Du hittar även utförlig information om arbetssätt och begrepp i FileMaker Pro Hjälp. Om du vill komma åt FileMaker Pro Hjälp väljer du menyn Hjälp> FileMaker Pro Hjälp. Om du vill komma till FileMakers resurscenter på webben väljer du menyn Hjälp > Resurscenter.

10 Övningsavsnitt 2 Arbeta med information I bearbetningsläget kan du visa, mata in och ändra data. Det här är det enklaste sättet att arbeta med databasen. I den här övningen kommer du att 1 öppna en databas som redan innehåller data 1 gå mellan poster 1 visa information på olika sätt genom att byta layout 1 se skillnad på lägena för Formulärvisning, Listvisning och Tabellvisning 1 utforska statuslisten 1 spara en kopia av databasen Öppna en databas och gå mellan poster Så här öppnar du exempeldatabasen: 1. Öppna mappen Introduktion på hårddisken. Information om platsen för introduktionsmappen finns i Här hittar du övningsfilen" på sidan Öppna Exempel.fmp12. 1 Databasen visas i bearbetningsläge. Databaser öppnas som standard i bearbetningsläge i FileMaker Pro. 1 statuslisten visar att exempeldatabasen innehåller 29 poster. Den första posten visas.

11 Övningsavsnitt 2 Arbeta med information 11 Den post som för närvarande visas Antal poster totalt Bokikon Skjutreglage På lägesmenyn visas det aktuella läget 3. Klicka på bokikonens högra sida när du vill gå en post framåt och på den vänstra sidan när du vill gå bakåt. 4. Dra skjutreglaget åt höger när du vill gå flera poster framåt på en gång. Dra skjutreglaget åt vänster när du vill gå flera poster bakåt. För att gå till en specifik post i databasen kan du också klicka på numret för den aktuella posten, skriva postnumret och sedan trycka på Retur. Tips På menyn Poster finns också kommandon för att gå mellan poster. Välj menyn Poster > Gå till post och välj sedan antingen Nästa, Föregående eller Besök. Visa information på olika sätt Du skriver bara in informationen i FileMaker Pro en gång, men den informationen kan utnyttjas på många olika sätt. Med hjälp av layouter kan du välja att visa alla fält eller bara några av dem. Eftersom du inte behöver visa alla fält i varje layout är layouterna ett kraftfullt verktyg när du vill arbeta med eller skriva ut endast den information som du behöver för en viss uppgift.

12 Övningsavsnitt 2 Arbeta med information 12 Steve Williams 789 Ninth Avenue New York, NY Bäste Steve, Telefonlista Juanita Alvarez Michelle Cannon Andre Common Marie Durand Jean Durand William Johnson John Lee Patrick Murphy Le Nguyen Kentaro Ogawa Mary Smith John Smith Sophie Tang Steve Williams Betty Wilson Tack för din beställning från Favoritbageriet. Vi uppskattar att du har valt oss och kommer att göra vårt bästa för att du ska bli nöjd. Om du har några frågor om beställningen går det bra att ringa oss. Med vänliga hälsningar John Lee Samma data kan ordnas på olika sätt med flera layouter Visa en annan layout Med hjälp av filen som du just öppnade kan du se hur några av layouterna kan användas. 1. Klicka på snabbmenyn Layout, som du hittar i layoutlisten. En lista över de layouter som är tillgängliga i filen visas. Layout-menyn Bocken bredvid layouten Datainmatning visar den aktuella layouten. I layouten Datainmatning visas de flesta fält i tabellen Kunder. Fält

13 Övningsavsnitt 2 Arbeta med information Välj layouten Kundtypslista i snabbmenyn Layout. I den här layouten visas varje post på varsin rad i en lista indelad i kolumner. Lägg märke till att layouten Kundtypslista bara innehåller fyra av fälten i layouten Datainmatning. Eftersom färre fält presenteras i denna layout, visas en del data helt enkelt inte. Inga data har emellertid tagits bort från databasen. I layouten Kundtypslista visas bara fyra av fälten i layouten Datainmatning 3. Välj layouten Ingångsdata i Layout-menyn. Inga data har gått förlorade.

14 Övningsavsnitt 2 Arbeta med information 14 Visa layouter som poster, listor och tabeller Du kan visa dina layouter på tre olika sätt: som ett formulär, som en lista eller som en tabell. 1 När du väljer Formulärvisningsläge visas en post i taget med den aktuella layouten. 1 När du väljer Listvy visas posterna under varandra med den aktuella layouten i en lista. 1 I tabellvisning visas många poster samtidigt i ett rutnät. I allmänhet kan du skifta mellan formulär-, list- och tabellvisningsläget medan databasen är i bearbetningsläget. Formulär Tabellvisning Lista Layouten Kundtypslista visad som formulär, som tabell och som lista Växla mellanformulär-, list- och tabellvisningsläget i samma layout så att du ser hur de skiljer sig åt. 1. Växla till layouten Kundtypslista i exempelfilen. Du ser nu många poster, som visas i en lista. 2. Klicka på Formulärvisning i layoutlisten. Nu ser du bara en enda post, som dock visas i samma layout. Bara visningsläget har ändrats. 3. Klicka på Tabellvisning i layoutlisten. Med kommandot Visa som tabell kan du visa många poster samtidigt i ett rutnät. 4. Klicka på Listvisning i layoutlisten för att gå tillbaka till Listvisning. Bläddra ned och visa fler poster i listvyn.

15 Övningsavsnitt 2 Arbeta med information 15 Utforska statuslisten och layoutlisten Via statuslisten högst upp i FileMaker Pro-fönstret kan du snabbt få tillgång till de menykommandon i FileMaker Pro som du använder ofta. Standardknapparna i verktygsfältet varierar beroende på vilket läge du befinner dig i. Du kan lägga till och ta bort knappar och på så sätt anpassa statuslisten vilket läge du än befinner dig i. Via layoutlisten ovanför statuslisten kan du snabbt växla mellan olika layouter och visningslägen. Vilka de övriga kontrollerna i layoutlisten är varierar beroende på vilket läge du befinner dig i. Statuslist Layoutlist statuslisten och layoutlisten i bearbetningsläget Få information om knapparna i statuslisten 1 Flytta pekaren över knapparna i statuslisten. För varje knapp visas en knapptext som beskriver knappens funktion. Anpassa statuslisten Du kan använda statuslisten som det är, men du kan också lägga till och ta bort knappar. Så här lägger du till en knapp i statuslisten: 1. Klicka på Visa-menyn > Anpassa statuslisten. 2. Gör något av följande: 1 Windows: Välj fliken Kommandon i dialogrutan. 1 Mac OS: Gå vidare till steg Dra Skriv ut från kommandolistan (Windows) eller dialogrutan (Mac OS) till statuslisten. Så här tar du bort en knapp från statuslisten: 1 Dra knappen Sortera från statuslisten till dialogrutan. Så här återställer du verktygsfältet så att endast standardknapparna visas. 1. Gör något av följande: 1 Windows: På fliken Verktygsfält väljer du statuslisten och sedan Återställ. Klicka därefter på OK. 1 Mac OS: Dra gruppen av standardknappar längst ned i dialogrutan till statuslisten. Knappen Skriv ut tas då bort och Sortera-knappen återställs. 2. När du är klar klickar du på Stäng (Windows) eller Klar (Mac OS) i dialogrutan.

16 Övningsavsnitt 2 Arbeta med information 16 Spara en kopia av exempelfilen Du kommer att använda en kopia av exempelfilen i kommande övningar. Så här sparar du en kopia av exempelfilen: 1. Väljer Arkiv > Spara en kopia som. 2. Markera mappen Introduktion som plats för kopian. Exempel Kopia.fmp12 anges automatiskt som filnamn. 3. Klicka på Spara. 4. När du är klar med det här övningsavsnittet stänger du den ursprungliga exempelfilen genom att välja Arkiv > Stäng. Mer information Du har öppnat en databas, bläddrat igenom ett antal poster, bytt layout, lärt dig skillnaden mellan visningslägena för en post, lista och tabell och du har också lärt dig mer om statuslisten och layoutlisten. Du har även skapat en kopia av en databas som innehåller data. Mer information om att visa information i FileMaker Pro finns i kapitel 2 i FileMaker Pro Handbok.

17 Övningsavsnitt 3 Sortera och söka efter poster Din databas består av ett antal poster. Ibland arbetar du med alla posterna i databasen (exempelvis när du ska skicka årets katalog till alla kunder). Ofta arbetar du emellertid med bara en del av databasen, t.ex. personer från en viss ort eller poster inom ett visst datumintervall. I FileMaker Pro kan du söka efter poster som uppfyller vissa villkor. När du har hittat posterna som du vill arbeta med kan du ändra ordningen mellan dem genom att sortera dem. Du kan sortera poster i stigande eller fallande ordning. I den här övningen kommer du att 1 använda bearbetningsläget för att hitta poster som har: 1 matchande data i något fält med hjälp av snabbsökning 1 matchande data i ett enskilt fält 1 använda sökläget för att: 1 hitta poster som har matchande data i flera specifika fält 1 söka efter poster som stämmer överens med ett dataintervall 1 begränsa dina sökningar genom att utesluta poster 1 spara en sökpost, ändra den och använda den nya sökningen för att lokalisera olika poster 1 sortera poster i stigande ordning (a till ö) och lägga till en ny post i en sorteringsordning Obs! Kontrollera att du har Exempel Kopia.fmp12 innan du påbörjar det här övningsavsnittet. Se övning 2 för information om hur du kommer åt mappen Introduktion och kopierar Exempel.fmp12. Använda snabbsökning för att söka i en databas Snabbsökning är lätt sätt att söka i alla fält i den aktuella layouten. Hitta alla poster med kunder som heter John och som finns i Storbritannien. 1. Öppna Exempel Kopia.fmp12 i mappen Introduktion. Databasen är i Bearbetsningsläge och den aktiva layouten är Datainmatning. Du kan använda snabbsökning för att söka efter vanlig text i olika fält i en databas. 2. Skriv John Storbritannien i snabbsökningsrutan längst upp till höger i statuslisten. Om du inte kan se sökrutan ändrar du storlek på FileMaker Pro-fönstret så att det blir större. 3. Tryck sedan på Retur. Skriv in den text du söker här Resultatet av snabbsökningen är sökresultatet. Cirkeldiagrammet i statuslisten visar andelen hittade poster i förhållande till alla poster i databasen.

18 Övningsavsnitt 3 Sortera och söka efter poster 18 Cirkeldiagram Antalet hittade poster Totalt antal poster i databasen 4. Visa de två hittade posterna genom att klicka på bokikonen eller skjutreglaget. Snabbsökningen returnerade poster för John Lee (fältet Förnamn) från St. Johns Circle (fältet Hemadress 1) i Storbritannien (fältet Land) och William Johnson (fältet Efternamn) i Storbritannien (fältet Land) men inte John Smith, vars post inte innehåller texten Storbritannien i något fält. Den här typen av sökning brukar kallas OCH-sökning eftersom posterna måste innehålla både John och Storbritannien. Söka efter poster som uppfyller villkor i ett fält Du kan använda en snabbmeny för att hitta matchande data i ett visst fält. Nu ska vi hitta alla kunder som finns i New York City. 1. Klicka på Visa alla i statuslisten för att återställa alla poster i sökresultatet. Cirkeldiagrammet visar igen att sökresultatet innehåller 29 poster. Obs! Du behöver inte klicka på Visa alla innan du utför en sökning, eftersom FileMaker Pro som standard söker efter poster i hela databasen. 2. Dra skjutreglaget åt vänster för att visa den första posten i databasen (Mary Smith i USA). 3. Högerklicka (Windows) eller Ctrl-klicka (Mac OS) på fältet Stad. 4. I snabbmenyn väljer du Sök efter matchande poster. Välj Sök efter matchande poster

19 Övningsavsnitt 3 Sortera och söka efter poster 19 Sökningen returnerar poster för de fyra kunderna som bor i New York. Cirkeldiagrammet visar att sökresultatet har ändrats till 4 poster. Antalet hittade poster i sökresultatet 5. Visa de fyra hittade posterna genom att klicka på bokikonen eller skjutreglaget. Söka efter poster som uppfyller vissa sökvillkor i olika fält Du kan söka efter poster som uppfyller flera villkor, exempelvis kunder som både kommer från USA och som är nya kunder. Här kan du åter skapa en OCH-sökning. Om du vill göra en OCH-sökning i sökläget anger du varje sökvillkor direkt i respektive fält. Så här söker du efter alla kunder som bor i USA och är nya kunder: 1. Klicka på Sök i statuslisten. FileMaker Pro växlar till sökläge. I sökläget kan du skapa en sökpost med hjälp av de fält som är markerade med en. Ange villkoren som du vill söka efter direkt i fälten i sökposten. 2. Skriv USA i fältet Land. 3. Skriv Ny i fältet Kundtyp. 4. Klicka på Utför sökning i statuslisten. Sökningen returnerar två hittade poster för de två nya kunderna som finns i USA. Söka efter poster som uppfyller flera sökvillkor i samma fält Ibland behöver du söka efter poster som uppfyller mer än ett villkor i ett enda fält. Du kanske exempelvis behöver hitta alla kunder i antingen New York eller London. Den här typen av sökning kallas ofta en ELLER-sökning, eftersom de hittade posterna uppfyller något av sökvillkoren. Om du vill utföra en ELLER-sökning i FileMaker Pro, måste du använda flera sökposter. 1 Ange det första sökvillkoret i rätt fält i den första sökposten. 1 Skapa ytterligare en sökpost och ange det andra sökvillkoret i samma fält. När du klickar på Utför sökning hämtas alla poster som uppfyller något av de angivna villkoren. Så här söker du efter alla kunder i New York eller London: 1. Klicka på Sök i statuslisten. 2. Skriv New York i fältet Stad.

20 Övningsavsnitt 3 Sortera och söka efter poster Klicka på Ny sökpost i statuslisten. Observera att statuslisten visar att det för närvarande finns två sökposter. Antal sökposter 4. Skriv London i fältet Stad i den andra sökposten. 5. Klicka på Utför sökning i statuslisten. Sökningen returnerar sex hittade poster för de sex kunder som antingen finns i New York eller i London. Söka efter poster som uppfyller ett intervall av villkor i samma fält Ibland vill du kanske söka efter poster som uppfyller ett intervall av villkor i ett enda fält. Du kan t.ex. söka efter alla poster som infaller inom en månad eller leta upp alla fakturor som är numrerade mellan 500 och Om du vill utföra den här typen av sökning i FileMaker Pro använder du en särskild intervallsymbol i sökposten för att ange den undre och övre gränsen för sökvillkoret. Så här söker du efter kunder som har betalat sin årsavgift mellan 1 januari 2011 och 30 juni 2011: 1. Klicka på Sök. 2. Skriv i fältet Betalningsdatum. Obs! FileMaker Pro använder det datumformat som finns angivet i dina systeminställningar, så det datumformat som du själv ser och anger kan skilja sig från formatet i den här introduktionskursen. 3. I layoutlisten klickar du på Operatorer och väljer intervall från listan.

21 Övningsavsnitt 3 Sortera och söka efter poster 21 Välja intervall Tips Du kan också skriva in någon av de operatorer som finns på menyn direkt i sökfältet. För sökposten står det nu i fältet Avgift betalades. 4. Skriv omedelbart efter de tre punkterna (...). 5. Klicka på Utför sökning. Sökningen returnerar sex poster för de sex kunder som har betalat sin avgift under det första halvåret Begränsa en sökning Ibland kan du behöva söka efter poster som uppfyller vissa villkor och exkluderar andra (t.ex. om du vill söka efter alla poster som har lagts till under ett visst år, utom de som har lagts till i en viss månad, eller alla kunder som bor i USA utom de som bor i New York City). Du kan utföra den här typen av sökningar genom att använda en kombination av flera sökposter och utesluta vissa poster. FileMaker Pro bearbetar flera sökposter i den ordning som du skapar dem. Du kan därför skapa mycket specifika sökningar i flera nivåer på det här sättet. När du utesluter poster från en sökning raderas de inte från databasen. Så här gör du för att hitta posterna för kunder som betalade sina avgifter under 2011, med undantag för de kunder som betalade i mars: 1. Klicka på Sök. 2. Skriv 2011 i fältet Avgift betalades. 3. Klicka på Ny sökpost. Observera att statuslisten visar att detta är den andra sökposten i den här databassökningen. 4. Klicka på Uteslut i layoutlisten om du vill att FileMaker Pro i sökresultatet ska utesluta poster som passar in på villkoren i den här andra sökposten.

22 Övningsavsnitt 3 Sortera och söka efter poster Skriv i fältet Avgift betalades. 6. Klicka på Operatorer och välj sedan intervall från listan. 7. Efter de tre punkterna skriver du i fältet Betalningsdatum, för att utesluta kunder som har betalat under mars månad. 8. Klicka på Utför sökning. Sökningen gav 11 poster för 11 kunder som betalade sina avgifter under 2011, med undantag för kunder som betalade under mars månad. Spara en sökning för senare användning Om du skapar en komplex sökpost som du vill använda flera gånger kan du spara den som ett sparat sökresultat. Du kan sedan snabbt och enkelt genomföra sökningen igen, antingen från bearbetningsläget eller sökläget. Så här sparar du din senaste sökpost: 1. Gör något av följande: Klicka på Uteslut 1 Windows: Klicka på nedåtpilen till höger om knappen Sök och välj Spara aktuell sökning. 1 Mac OS: Klicka på knappen Sök och välj sedan Spara aktuell sökning. Din senaste sökpost visas i dialogrutan Ange alternativ för sparat sökresultat. Sökposten visas som standardnamnet för den sparade sökningen 2. Vid Namn skriver du 2011 Betalda avgifter utom mars och klickar på Spara. Hitta poster med hjälp av ett sparat resultat Så här gör du en sökning med sparat sökresultat: 1. I bearbetningsläget klickar du på Visa alla på statuslisten. Cirkeldiagrammet på statuslisten visar än en gång det totala antalet poster i exempelfilen.

23 Övningsavsnitt 3 Sortera och söka efter poster Gör något av följande: 1 Windows: Klicka på nedåtpilen till höger om knappen Sök och välj 2011 Betalda avgifter, utom mars under Sparat sökresultat. 1 Mac OS: Klicka på knappen Sök och håll den nedtryckt och välj sedan 2011 Betalda avgifter, utom mars under Sparat sökresultat. Det är återigen endast de 11 poster som uppfyller de angivna villkoren som visas i ditt sparade sökresultat. Sortera hittade poster När du har en grupp hittade poster att arbeta med kanske du vill sortera dessa. Det kan t.ex. vara bra att visa posterna i alfabetisk ordning eller att sortera dem från den nyaste till den äldsta. Så här sorterar du posterna i alfabetisk ordning efter kunders efternamn: 1. I layoutlisten klickar du på Layout-menyn och väljer Kundtypslista. Välj Kundtypslista Layouten Kundtypslista visas. I den här layouten ser du lättare resultatet av sorteringen. Det svarta fältet till vänster om posten för Mary Smith indikerar att detta är den aktuella posten i sökresultatet. Aktuell post 2. Klicka på Sortera i statuslisten. Dialogrutan Sortera poster visas. 3. Klicka på Rensa om kolumnen Sorteringsordning till höger i dialogrutan innehåller några fält. 4. Markera Efternamn i listan över tillgängliga fält till vänster, och klicka på Flytta.

24 Övningsavsnitt 3 Sortera och söka efter poster 24 Symbol visar sorteringsordningen Riktningsknapparna för sortering aktiveras när ett fält markeras Symbolen för sorteringsordnings till höger om fältet Efternamn blir högre och högre från vänster till höger. Det betyder att informationen sorteras i stigande ordning (från a till ö) om databasen sorteras efter det här fältet. 5. Klicka på Sortera. Namnen i kundtypslistan visas nu i alfabetisk ordning efter efternamn. Aktuell post är fortfarande Mary Smith. Posten har flyttats till rätt plats i listan. Lägga till en ny post i listvyn När du har sorterat ett sökresultat visar FileMaker Pro nya poster som du lägger till på rätt plats i sorteringsordningen när du verkställer (sparar) var och en av posterna i databasen. Så här lägger du till en post och kontrollerar att den sorteras automatiskt: 1. Klicka på Ny post i statuslisten. I layouten Kundtypslista visas en tom post. Obs! Beroende på hur stort ditt FileMaker Pro-fönster är kan du behöva bläddra nedåt på skärmen för att den tomma posten ska visas. 2. Vid Förnamn skriver du Connel, vid Efternamn Jordan, vid Företag skriver du DEF Ltd och för Kundtyp Ny. 3. Klicka utanför fältet Kundtyp för att spara den nya posten i databasen. Den nya posten sorteras i alfabetisk ordning efter efternamn i listan. 4. Välj menyn Poster > Sortera ej. Posterna återgår till den ordning de hade innan du sorterade resultatlistan, och den nya posten visas längst ned i listan. Detta är den ordning som posterna lagras i databasen. Tips Om du inte vill att poster ska flyttas när du lägger till eller redigerar avmarkerar du Behåll poster i sorterad ordning i dialogrutan Sortera poster. 5. Välj posten för Connel Jordan om den inte redan är vald.

25 Övningsavsnitt 3 Sortera och söka efter poster Klicka på Radera post i statuslisten och klicka därefter på Radera för att ta bort denna post från exempelfilen. 7. När du är klar med det här övningsavsnittet stänger du filen genom att välja Arkiv> Stäng. Mer information Du har sökt poster utifrån ett antal olika kriterier samt begränsat dina sökningar genom att utesluta specifika poster. Du har också fått lära dig hur man sparar sökposter. Dessutom har du sorterat dina sökresultat och lagt till en ny post i en sorteringsordning. Mer information om hur du sorterar och söker efter poster i FileMaker Pro finns i kapitel 2 i FileMaker Pro Handbok.

26 Övningsavsnitt 4 Skapa en databas och lägga till poster I de tidigare övningsavsnitten fick du se hur du använder en enkel databas med befintlig information. Här får du lära dig att skapa en egen fil och lägga till poster. I den här övningen kommer du att 1 skapa en enkel databas 1 definiera fält som innehåller olika typer av data 1 skapa poster 1 lägga till data 1 ändra data 1 radera poster 1 lägga till data i ett containerfält Skapa en enkel databas Om fält Du skapar ett fält för varje kategori av information som du behöver, t.ex. Förnamn eller Stad. Fälttypen bör stämma överens med den typ av information som fältet innehåller (text, siffror, datum osv.) om det ska gå att söka efter, sortera, beräkna och visa informationen på rätt sätt. Du får veta mer om andra fälttyper i senare övningar. Skapa en databas 1. Gör något av följande i FileMaker Pro: 1 Om du ser skärmbilden FileMaker snabbstart, klickar du på Skapa en ny databas. 1 Om snabbstartsskärmen inte visas väljer du Arkiv > Ny databas. 2. Leta upp mappen Introduktion och välj den som plats för den här filen. 3. Skriv filnamnet MinFil.fmp12 och klicka på Spara. Filen öppnas i bearbetningsläget i Tabellvisning. Nu ska du skapa fält. 4. Klicka på Skapa fält. Klicka här om du vill skapa ett fält 5. Skriv Förnamn.

27 Övningsavsnitt 4 Skapa en databas och lägga till poster Klicka på + till höger om fältet Förnamn. 7. Skriv Efternamn. 8. Klicka på + och skriv Betald avgift. 9. Klicka på + och skriv Avgift betalades. 10. Klicka på + och skriv Container. Nu har du skapat fem fält i databasen. Klicka här om du vill skapa ett annat fält Fältetiketter visas som kolumnrubriker i Tabellvisning Fält som har skapats i Tabellvisning är som standard textfält. Nu ska du ändra fälttypen på några av de fält du skapat. 11. Placera pekaren över kolumnrubriken Betald avgift och vänta tills nedåtpilen visas. Klicka på nedåtpilen och välj Fält > Fälttyp > Numeriskt. Visa snabbmenyn med hjälp av nedåtpilen Välj Numeriskt som fälttyp 12. Placera pekaren över kolumnrubriken Betalningsdatum och klicka på nedåtpilen. Välj Fält > Fälttyp > Datum. Klicka på OK om du vill använda standarddatumformatet i FileMaker Pro. 13. Placera pekaren över kolumnrubriken Container och klicka på nedåtpilen. Välj Fält > Fälttyp > Container.

28 Övningsavsnitt 4 Skapa en databas och lägga till poster 28 Lägga till data i databasen Nu kan du lägga till data i MinFil.fmp12. Skapa den första posten 1. Klicka under kolumnrubriken Namn. En ny rad visas i tabellen. Det här är en ny tom post i databasen. Markeringen visar den aktuella posten i Tabellvisning 2. Ange Jane. Lägg till data här 3. Gå till fältet Efternamn genom att trycka på tabbtangenten. Obs! I FileMaker Pro sparas dina ändringar automatiskt medan du arbetar. 4. Skriv Doe i fältet Efternamn. 5. Tryck på tabbtangenten och skriv 25 i Betald avgift. I nästa övningsavsnitt får du lära dig hur du utformar numeriska fält så att siffror visas som valutor. 6. Tryck på tabbtangenten och skriv i Betalningsdatum. Lämna fältet Container tomt för tillfället. Skapa ytterligare en post 1. Klicka i raden under Jane i fältet Namn för att skapa en ny post. Tips Du kan också klicka på Ny post i statuslisten för att skapa en ny post. 2. På samma sätt som du gjorde med Jane Does post anger du data för Antoine Dubois, som betalade 75 kr Databasen innehåller nu två poster. Kopiera data genom att dra och släppa 1. Klicka i nästa rad och ange ett valfritt Namn och Efternamn. 2. Markera 75 i fältet Betald avgift i post Dra den markerade texten till fältet Betald avgift i post 3 och släpp upp musknappen. Obs! Om du inte kan dra texten, kan dra-och-släpp vara inaktiverad i FileMaker Pro. Om du vill aktivera dra-och-släpp väljer du Redigera > Inställningar (Windows) eller FileMaker Pro > Inställningar (Mac OS). Under Allmänt väljer du Tillåt dra-och-släpp-textmarkering, klickar på OK och upprepar sedan steg 2 och 3.

29 Övningsavsnitt 4 Skapa en databas och lägga till poster Markera i post 2, och dra och släpp texten i fältet Betalningsdatum i post 3. Ändra data i en post Anta att du upptäcker att Jane Doe betalade 75 kr i stället för 25. Du kan enkelt korrigera inmatningen. 1. I posten för Jane Doe klickar du till höger om siffran 2, trycker på Backspace (Windows) eller Delete (Mac OS) och skriver sedan Klicka utanför fältet så registreras ändringen i databasen. Ange data i Formulärvisning Du kan även ange data i Formulärvisning och Listvisning. 1. Klicka på Formulärvisning. 2. Markera informationen i fältet Efternamn i den senaste posten du skapat, och skriv ett annat namn. 3. Klicka utanför fältet så registreras ändringen. Radera en post 1. Klicka på Tabellvisning. 2. Välj den senaste posten som du har skapat genom att klicka på valfritt fält i posten. 3. Klicka på Radera post i statuslisten. 4. Klicka på Radera i dialogrutan som visas. I statuslisten ser du att det endast finns två poster kvar i databasen. Sätta in en fil i ett containerfält I ett containerfält kan du lagra bilder, filmer och ljud som du spelar in samt dokument som Microsoft Word-, Excel- och PDF-filer. 1. Markera containerfältet i den första posten. 2. Välj Sätt in> Fil. 3. Välj filen logo.png som finns i mappen Introduktion. 4. Klicka på Öppna (Windows) eller Sätt in (Mac OS). PNG-filnamnet och -ikonen visas i fältet Container När du sätter in en fil visas filens ikon och namn i containerfältet i FileMaker Pro, men inte själva innehållet. 5. När du är klar med det här övningsavsnittet stänger du filen genom att välja Arkiv> Stäng.

30 Övningsavsnitt 4 Skapa en databas och lägga till poster 30 Mer information Nu har du skapat en enkel databas, definierat fält i den och sedan lagt till, ändrat och tagit bort poster samt kopierat data mellan poster. Mer information finns i kapitel 2 och 3 i FileMaker Pro Handbok. Du får lära dig mer om hur du anger data i olika fälttyper och via olika metoder i övningsavsnitt 7. Mer information finns i kapitel 2 och 5 i FileMaker Pro Handbok.

31 Övningsavsnitt 5 Anpassa visningen Du kan ge din information ett snyggare utseende genom att lägga till bilder och andra effekter. I den här övningen kommer du att 1 se hur layouter avgör vad som visas 1 lägga till, flytta och ändra storlek på fält 1 lägga till en flikpanel 1 visa värden i ett numeriskt fält som valuta 1 ändra textens storlek, snitt och färg 1 lägga till bilder 1 lära dig andra sätt att anpassa layouter Om layouter och tabeller Varje layout bygger på en enda tabell och visar poster från den tabellen. Om en fil bara innehåller en tabell bygger alla layouter i filen på den tabellen. Om en fil innehåller mer än en tabell måste du välja vilken tabell som ska användas när du skapar layouten, men du kan ändra detta senare om det behövs. Det är viktigt att välja rätt tabell som utgångspunkt för en layout, eftersom det avgör vilka fält och poster som kan användas i layouten. Fält och poster som inte är lagrade i den aktuella tabellen kan ändå användas, men det måste ske med hjälp av relationer. Mer information om relationer finns i övningsavsnitt 11, Skapa relationsdatabaser. Om anpassning av layouter Du utformar layouter i Layoutläget. Du kan lägga till fält, text och bilder i vilken kombination som helst i en layout. Objekts och texters utseende i en layout styrs av layoutens tema. Du kan ange ett tema när du skapar en layout och du kan byta tema i efterhand, om du vill. Du kan även ändra hur individuella delar visas i en layout (exempelvis objekt och text) och hur data visas i nummeroch datumfält. Du kan exempelvis ange att valutanoteringar ska inkluderas i ett numeriskt fält eller att veckodag, månad, datum och årtal ska inkluderas i ett datumfält. Utforska layoutverktygen och Granskaren 1. Öppna Exempel Kopia.fmp12 i mappen Introduktion. Tips Eftersom du öppnade Exempel Kopia.fmp12 i övning 3, kan du välja Arkiv > Öppna senaste och välja den i listan över senaste filer och öppna den i kommande övningar. 2. Välj Datainmatning på snabbmenyn Layout i layoutlisten om detta alternativ inte redan är valt. 3. Klicka på Redigera layout i layoutlisten och markera valfritt fält. På statuslisten finns verktyg som du använder för att utforma layouter. Om du inte kan se layoutverktygen ändrar du storlek på FileMaker Pro-fönstret så att det blir större.

32 Övningsavsnitt 5 Anpassa visningen 32 Antal layouter i den här filen Layoutverktyg Visa eller dölja Granskaren och formateringslisten 4. Flytta pekaren över statuslisten och layoutlisten och bekanta dig på så sätt med layoutverktygen. 5. Klicka på Granskare i layoutlisten för att öppna Granskaren. För de flesta formateringsåtgärder i layoutläget använder du Granskaren. Granskaren är ett verktyg i layoutläget som gör att du kan visa och redigera inställningar för objekt. Ändringar som du gör i layoutläget påverkar bara informationens utseende. Själva informationen kvarstår som när den matades in i filen. Visa andra inställningar genom att klicka på en flik Använd fliken Utseende till att kopiera och klistra in text- och objektformat och till att redigera objekt, linjer och text.

33 Övningsavsnitt 5 Anpassa visningen 33 Flytta, lägga till och ändra storlek på ett fält Markera och ändra storlek på ett fält 1. Markera fältet Förnamn i layouten genom att klicka på det. Markera fältet genom att klicka på det 2. Dra handtaget på fältets högra sida åt vänster så att fältet blir mindre, men ändå så stort att det rymmer det längsta förnamnet som du tror att filen kommer att innehålla. Blå dynamiska guider visas i layouten. När du flyttar, storleksändrar eller justerar objekt i en layout får du hjälp med att skapa och redigera objekt genom dynamiska guider. Alla fält innehåller en etikett som visar att fältet är aktiverat för snabbsökning. Etikettens färg visar beräknad prestanda när du utför en sökning med fältet. Du kan dölja snabbsökningsetiketter genom att välja Visa > Visa > Snabbsökning. 3. Klicka på Spara layout och klicka sedan på Avsluta layout för att visa dina resultat i bearbetningsläget. 4. I bearbetningsläget klickar du på boken i statuslisten för att bläddra igenom posterna. Om alla namn inte visas helt och hållet i fältet går du tillbaka till layoutläget och gör fältet större. 5. Klicka på Redigera layout i layoutlisten och upprepa stegen 1 till 4 för Efternamn. Flytta ett fält Markera handtaget och dra om du vill ändra storlek 1. Klicka på Redigera layout i layoutlisten. Klicka sedan i fältet Efternamn och dra och släpp det till höger om fältet Förnamn. Du kan använda dynamiska guider till att justera texten i fältet Förnamn. Tips 1 Om du av misstag råkar flytta fel fält eller flikpanelen väljer du Redigera > Ångra flytta för att göra ändringen ogjord. 1 Du kan även justera objekts position med hjälp av linjalerna, stödrastret, fliken Position i Granskare samt piltangenterna. 2. Dra ledtexten Efternamn så att den placeras ovanför fältet Efternamn. 3. Dra ledtexten Förnamn så att den placeras ovanför fältet Förnamn. 4. Justera ledtexterna Förnamn och Efternamn mot varandra och deras respektive fält.

34 Övningsavsnitt 5 Anpassa visningen Markera och Skift-markera ledtexterna och fälten, och flytta sedan objekten närmare fältet Hemadress 1 med hjälp av piltangenterna. Din layout bör se ut ungefär så här när du är klar. Tips Om du begår misstag vid utformningen av layouterna kan du klicka på Återgå i layoutlisten för att ignorera alla ändringar som inte sparats och sedan börja om igen. 6. Klicka på Spara layout och klicka sedan på Avsluta layout i layoutlisten för att visa dina resultat i bearbetningsläget. Lägga till ett fält När ett fält har definierats i en tabell kan du visa det i vilken layout som helst som bygger på den tabellen. I exempeldatabasen finns definierade fält som inte finns med i den här layouten. Nu ska du lägga till ett av de fälten. Obs! Du kan också lägga till relaterade fält från andra tabeller i dina layouter enligt beskrivningen i övningsavsnitt Klicka på Redigera layout i layoutlisten. 2. Klicka på Fältverktyget i statuslisten och dra det nya fältet under fältet Avgift betalades. 3. Markera fältet Kund sedan i dialogrutan Fält. Kontrollera att Skapa etikett är markerat och klicka sedan på OK. Fältet Kund sedan visas i layouten. 4. Ändra storlek på det nya fältet genom att dra det högra handtaget så att fältet blir lika stort som fältet Betalningsdatum. 5. Markera ledtexten och ändra storlek på den så att hela texten visas, om det behövs. Obs! Det kan hända att du behöver justera ledtexten. Fältverkty 6. Klicka på Spara layout och klicka sedan på Avsluta layout för att kontrollera det nya fältet och ledtexten i bearbetningsläget.

35 Övningsavsnitt 5 Anpassa visningen Klicka på Ny post i statuslisten. Du ser dagens datum i fältet Kund sedan i den nya posten. Aktuellt datum kommer att anges i fältet Kund sedan i varje påföljande post. 8. Klicka på Radera post och därefter på Radera för att ta bort den tomma posten från filen. Lägga till en flikpanel 1. Klicka på Redigera layout i layoutlisten. 2. Markera fliken Kontaktinformation för att välja flikpanelen. Handtagen finns runt hela panelen 3. Välj Format-menyn > Konfiguration av flikkontroll. 4. Ange Betalningsstatus som Fliknamn i dialogrutan Konfiguration av flikkontroll. 5. Klicka på Skapa och sedan på OK. Du ser den nya fliken till höger om fliken Kontaktinformation. 6. Klicka utanför flikkontrollen så att den inte längre är markerad.

36 Övningsavsnitt 5 Anpassa visningen Markera och Skift-markera sedan fälten Företag, Kundtyp, Betald avgift, Betalningsdatum och Kund sedan samt respektive ledtext. 8. Välj Redigera> Klipp ut. 9. Klicka på flikpanelen Betalningsstatus. 10. Välj Redigera > Klistra in. 11. När fälten och etiketterna är markerade, drar du dem mot övre delen av flikpanelen. 12. Klicka på Spara layout och klicka sedan på Avsluta layout i statuslisten för att visa dina resultat i bearbetningsläget. Visa ett numeriskt värde som valuta Du kan visa ett tal som valuta, trots att bara själva siffrorna anges i fältet. Utformningen påverkar bara visningen av information. Själva informationen ändras inte. 1. Klicka på Redigera layout i layoutlisten. 2. I flikpanelen Information om medlemskap väljer du fältet Betald avgift. (Markera fältet, inte ledtexten.)

37 Övningsavsnitt 5 Anpassa visningen Klicka på Granskare layoutlisten om den inte redan visas. 4. Klicka på Data. 5. Längst ned i Granskaren under Dataformatering klickar du på Numeriskt och vid Format väljer du Valuta. 6. Klicka på Spara layout, sedan på Avsluta layout och sist på fliken Betalningsstatus för att visa dina formaterade data i fältet Betald avgift. Ändra textens storlek och färg Klicka på Data 1. Klicka på Redigera layout i layoutlisten och välj Markeringsverktyget på statuslisten. 2. Klicka på rubriken Favoritbageriets rabattprogram för att markera textblocket. 3. I Granskaren klickar du på Utseende. 4. Under Text anger du typsnittsstorlek 25. Klicka sedan på kursivknappen och välj färgen vit. Välj kursiv Skriv 25 för Storlek Välj vit 5. Om det behövs markerar du rubriktextblocket och drar textblockets vänstra handtag till vänster, så att hela rubriken syns efter att du har bytt till ett större typsnitt. 6. Om det behövs drar du det högra handtaget till vänster, så att rubriktextblocket inte fortsätter utanför sidhuvudet.

38 Övningsavsnitt 5 Anpassa visningen 38 Lägga till en bild i layouten Nu ska du lägga till en logotyp bredvid namnet på bageriet. 1. Klicka till vänster om rubriktexten. Det är här du kommer att placera bageriets logotyp. 2. Välj Sätt in > Bild. 3. Öppna mappen Introduktion. 4. Kontrollera att alla filtyper visas. Välj logo.png. 5. Klicka på Öppna (Windows) eller Sätt in (Mac OS). 6. Dra logotypen och justera den i höjd med texten i sidhuvudet med hjälp av de dynamiska guiderna. 7. Klicka på Spara layout och sedan på Avsluta layout för att visa den färdiga layouten. 8. När du är klar med det här övningsavsnittet stänger du filen genom att välja Arkiv > Stäng. Mer information Nu har du lärt dig hur du förhöjer utseendet på din information med hjälp av flikpaneler, bilder, anpassad text, fältutformning och kreativ placering av objekt i layouter. I övningsavsnitt 10 ska du få lära dig hur du lägger till ett diagram i en layout. Du kan anpassa utseendet på fält och layouter på många andra sätt. När du har skapat en layout kan du t.ex. göra följande: 1 Använda linjer och rutor för att framhäva eller avgränsa information 1 Lägga till rullningslister i enskilda fält Mer information om att utforma och skapa layouter finns i FileMaker Pro Hjälp.

39 Övningsavsnitt 6 Skapa listor, adressetiketter och standardbrev Du kan lätt skapa layouter som du sedan använder för att visa och skriva ut information på många olika sätt. I den här övningen kommer du att skapa 1 en lista över dina poster 1 adressetiketter 1 ett standardbrev Skapa en kolumnlista I en kolumnlista visas många poster samtidigt. Varje rad utgör en post. Varje kolumn innehåller en datakategori, t.ex. efternamn eller telefonnummer. 1. Öppna Exempel Kopia.fmp Klicka på Redigera layout i layoutlisten. 3. Klicka på Ny layout/rapport i statuslisten. 4. Vid Layoutnamn skriver du Kundlista. 5. Markera layouttypen Listvisning för den nya layouttypen och klicka på Nästa. 6. Dubbelklicka på följande fält: 1 Efternamn 1 Förnamn 1 Företag 1 Kundtyp De här fälten flyttas till layoutfältlistan. Fälten visas i kolumnlistan i samma ordning som du väljer dem.

40 Övningsavsnitt 6 Skapa listor, adressetiketter och standardbrev Klicka på Nästa. 8. Klicka på Nästa om du vill låta posterna vara i den ursprungliga ordningen. 9. I listan över layoutteman väljer du Kallt brun (om det inte redan är markerat) under FileMaker Millenniumoch klickar på Nästa. 10. Godkänn standardinställningarna i de två sista fönstren genom att klicka på Nästa. 11. Klicka på Slutför. Informationen i alla poster för fälten Efternamn, Förnamn, Företag och Kundtyp visas i layouten Kundlista. Den färdiga layouten visas i listvyn i bearbetningsläget. Observera att den layout som du precis skapade visas på snabbmenyn Layout. Obs! Om texten i en kolumnrubrik ser avklippt ut klickar du på Redigera layout i layoutlisten, markerar kolumnrubrikens ledtext och drar textrutans handtag så att hela ledtexten visas. Spara layouten och gå tillbaka till bearbetningsläget. Skapa adressetiketter Om etikettlayouter I etikettlayouter används kopplade fält. Merge-fält utvidgas eller förminskas så att de rymmer informationen och inte tar upp något utrymme om de är tomma. Merge-fält är bara avsedda för visning och utskrift. Du kan inte mata in data i kopplade fält. Skapa en etikettlayout I det här avsnittet ska du göra följande med hjälp av guiden Ny layout/rapport: 1 skapa en etikettlayout 1 Välja fält som ska ingå i etiketten Skapa etikettlayouten 1. Klicka på Redigera layout i layoutlisten. 2. Klicka på Ny layout/rapport. 3. Skriv Etiketter i rutan Layoutnamn. 4. För Välj en layouttyp bläddrar du nedåt och väljer Etiketter. 5. Klicka på Nästa. 6. Välj Avery L7162 på listan Använd etikettblankett om det alternativet inte redan är valt. 7. Klicka på Nästa.

41 Övningsavsnitt 6 Skapa listor, adressetiketter och standardbrev 41 Välj vilka fält etiketterna ska innehålla 1. Dubbelklicka på Förnamn i listan. <<Förnamn>> flyttas till listan Etikettinnehåll. Hakparenteser kring fältnamnet markerar att det är ett kopplat fält och att data (i det här fallet förnamnet i posten) kommer att visas på etiketter istället för platshållartexten Förnamn. Insättningspunkten i textrutan Etikettinnehåll blinkar. 2. Lägg till ett blanksteg efter <<Förnamn>>. 3. Dubbelklicka på Efternamn i listan. 4. Tryck sedan på Retur efter <<Efternamn>>. Insättningspunkten flyttas till nästa rad. 5. Dubbelklicka på Hemadress 1 i listan och tryck på Retur. 6. Dubbelklicka på Hemadress 2 i listan och tryck på Retur. 7. Dubbelklicka på Stad i listan. 8. Lägg till ett komma och ett blanksteg. 9. Dubbelklicka på Land i listan. Etikettinnehållet ska se ut så här: 10. Klicka på Nästa. 11. Markera Visa i granskningsläge och klicka på Slutför. En sida med etiketter visas som den kommer att skrivas ut i granskningsläge. Lägg märke till att alla poster inte innehåller lika många textrader. I poster med fyrradiga adresser visas alla rader. I poster som bara behöver tre rader utelämnas den extra raden automatiskt, så att etiketterna inte innehåller någon tomrad.

42 Övningsavsnitt 6 Skapa listor, adressetiketter och standardbrev När du har tittat klart på din etikettlayout klickar du på Avsluta granskning i layoutlisten och återgår till layoutläget. Skapa ett standardbrev Om layouter för standardbrev Ett standardbrev i FileMaker Pro är helt enkelt en layout som innehåller text. För detta brev kommer du att inkludera kopplade fält så att rätt företagsinformation visas för adressen och hälsningsfrasen, och för företagsnamnet i brevets brödtext. En bild som visar bageriets logotyp läggs till. Skapa en tom layout på en sida Du bör fortfarande befinna dig i layoutläget. 1. Klicka på Ny layout/rapport. 2. I Layoutnamn, skriver du Introduktionsbrev. 3. Välj Tom som layouttyp för den nya layouten. 4. Klicka på Slutför. Eftersom detta brev inte använder ett sidhuvud eller en sidfot, kan du ta bort dem nu. 5. Klicka på delmarkören Sidhuvud i layouten och tryck sedan på Backspace (Windows) eller Delete (Mac OS). Tips Layoutdelmarkörerna visas vertikalt som standard. Om du inte kan läsa vertikala delmarkörer kan du placera pilpekaren över markörer för att visa verktygstips. Du kan även klicka på delmarkörkontrollen nere till vänster i FileMaker-fönstret om du vill växla mellan horisontell och vertikal placering av delmarkörer.

43 Övningsavsnitt 6 Skapa listor, adressetiketter och standardbrev Klicka på delmarkören Sidfot och tryck på Backspace eller Delete. 7. Kontrollera att måttenheten för linjalerna är inställd på centimeter. Klicka högst upp i linjalernas vänstra hörn tills cm visas (och inte tum för tum eller pt för punkter). 8. Placera pekaren över delgränsen för Huvuddel och dra ned gränsen cirka 28 centimeter, med hjälp av den vertikala linjalen. När du släpper musknappen bör du kunna se sidkanten. Om sidkanten inte visas drar du gränsen för Huvuddel nedåt. 9. Dra upp delgränslinjen för Huvuddel strax ovanför sidkanten. Sidkanten försvinner. När du drar upp delgränslinjen för huvuddelen ovanför sidkanten begränsas standardbrevet till en enda sida. 10. Använd rullningslisten längst ned på skärmen för att rulla åt höger tills du ser en tjock prickad linje längs högerkanten, om det behövs. Detta är den högra sidkanten. Brevet kommer att hålla sig inom de här kanterna. 11. Rulla så långt till vänster som möjligt, om det behövs. 12. Rulla upp till layoutens överkant, om det behövs. Skapa textblocket Du ska skapa ett textblock med en 5 cm bred marginal på alla sidor. 1. Markera Textverktyget på statuslisten. 2. Dra en rektangel som börjar ungefär 5 centimeter från det övre vänstra hörnet i layouten och slutar ungefär 5 centimeter från det nedre högra hörnet enligt sidkantlinjerna, med hjälp av den vågräta och den lodräta linjalen. När du släpper musknappen visas textblockets bredd på den horisontella linjalen. Insättningspunkten i det övre vänstra hörnet i textrutan blinkar. Du kommer att skriva standardbrevet i textblocket. Lägg till adressen 1. Välj Sätt in > Koppla fält. 2. Markera Förnamn i listan och klicka på OK. 3. Skriv ett blanksteg. 4. Välj Sätt in > Koppla fält. 5. Markera Efternamn i listan och klicka på OK. 6. Tryck sedan på Retur. Sidkant

44 Övningsavsnitt 6 Skapa listor, adressetiketter och standardbrev Lägg till merge-fält för hemadress, stad och land med lämpliga blanksteg, nya rader och skiljetecken. Skriv brevet 1. Skapa två tomma rader efter adressen genom att trycka på Retur två gånger. 2. Påbörja hälsningsfrasen: skriv Bästa och lägg till ett blanksteg. 3. Sätt in merge-fält för förnamn och efternamn avgränsade med ett blanksteg. När du skapar egna brev kan du använda flera fält (exempelvis ett rubrikfält) om du vill ge ett mer professionellt intryck. 4. Skriv ett komma och skapa två radbrytningar. 5. Skriv brevet: Favoritbageriet välkomnar dig och ditt företag till vår organisation. Vi ser fram emot vårt samarbete och hoppas att ni är nöjda med våra produkter och service! Om du stavar ett ord fel visas en röd linje under ordet. Du kan stänga av funktionen för stavningskontroll i realtid genom att välja menyn Arkiv > Filtillval. Klicka på fliken Rättstavning i dialogrutan Filtillval. Avmarkera Visa felstavade ord med speciell understrykning. Avmarkera den här kryssrutan när du vill stänga av understrykning av felstavade ord. Om ett fält troligen kommer att innehålla ord (t.ex. namn) som en stavningskontroll kommer att markera som felstavade, kan du stänga av stavningskontrollen för specifika fält. Information om hur du stänger av stavningskontrollen i specifika fält i en fil finns i FileMaker Pro Hjälp.

45 Övningsavsnitt 6 Skapa listor, adressetiketter och standardbrev 45 Anpassa brevet med företagsnamnet 1. Klicka efter ordet företag i det första stycket. 2. Lägg till ett komma och ett blanksteg. 3. Sätt in ett merge-fält för kundens företagsnamn. 4. Lägg till ytterligare ett komma. Lägg till avslutningsfrasen 1. Klicka i slutet av texten och lägg till två radbrytningar. 2. Skriv Bästa hälsningar, och lägg till fyra radbrytningar. 3. Skriv John Jones. 4. Lägg till en radbrytning och skriv sedan Koncernchef. 5. Klicka på Spara layout och sedan på Avsluta layout i layoutlisten för att se ditt personliga brev, färdigt för utskrift, för varje post i databasen. Obs! Den post som visas i fönstret kanske inte ser ut som den som visas här, beroende på eventuella experiment och tester som du kan ha genomfört i exempelfilen. 6. Bläddra igenom några poster för att kontrollera uppdateringen av merge-fälten. Se Lägga till en bild i layouten på sidan 38 för att lära dig hur du lägger till en logotyp i brevhuvudet. 7. När du är klar med det här övningsavsnittet stänger du filen genom att välja Arkiv> Stäng. Mer information I den här övningen har du skapat layouter för listor, etiketter och standardbrev. Du kan använda FileMaker Pro till att skapa hur många layouter du vill i syfte att organisera information på det sätt du önskar. I övningsavsnitt 9 och i kapitel 3 i FileMaker Pro Handbok får du lära dig mer om hur man skapar layouter. Information om hur du stänger av stavningskontrollen i specifika fält i en fil finns i FileMaker Pro Hjälp.

46 Övningsavsnitt 7 Förenkla datainmatningen Du kan förenkla datainmatningen i FileMaker Pro och öka noggrannheten genom att använda värdelistor, beräkningsfält och automatisk inmatning av data. I den här övningen kommer du att 1 se hur värdelistor kan underlätta datainmatning 1 skriva och testa en beräkningsformel 1 använda tillval för automatisk datainmatning i ett fält Mata in data med värdelistor Med värdelistor kan du välja det datavärde du vill ha från rullningslistor, menyer, kryssrutor eller alternativknappar. Listorna kan innehålla fördefinierade värden eller skapas dynamiskt baserat på värdena i ett angivet fält. Värdelistor är ett effektivt sätt att mata in värden som används ofta i en databas. En värdelista med fördefinierade värden som visas som alternativknappar Definiera en värdelista I den här övningen ska du skapa en värdelista med namnet Kundtyper. I ett senare avsnitt kommer du att använda den här värdelistan till att tilldela värden till fältet Kundtyp. 1. Öppna Exempel Kopia.fmp Välj Datainmatning på snabbmenyn Layout i layoutlisten om detta alternativ inte redan är valt. 3. Välj Arkiv > Hantera > Värdelistor. 4. Klicka på Nytt. 5. Namnge den nya värdelistan genom att skriva Kundtyper. 6. Klicka i textrutan Använd värden i listan och skriv Nytt och Fortsatt på olika rader.

47 Övningsavsnitt 7 Förenkla datainmatningen Stäng dialogrutan Ändra värdelista genom att klicka på OK. 8. Avsluta genom att klicka på OK. Tilldela en värdelista till ett fält och visa det som alternativknappar 1. Klicka på Redigera layout i layoutlisten. 2. Klicka på fliken Betalningsstatus. 3. Markera fältet Kundtyp: 4. Klicka på Granskare för att öppna Granskare, om den inte redan är öppen. 5. Välj Data. Under Fält väljer du Alternativknappar vid Styr formatmall. 6. Vid Värden från väljer du värdelistan Kundtyper. Detta är den värdelista som du definierade i det förra avsnittet. Klicka på Data Välj Alternativknappar Välj värdelistan Kundtyper Alternativknappar och värden från värdelistan Kundtyper visas i fältet Kundtyp. Fältet Kundtyp utformat som alternativknappar 7. Klicka på Spara layout, sedan på Avsluta layout och sist på fliken Betalningsstatus för att se alternativknapparna i bearbetningsläget.

48 Övningsavsnitt 7 Förenkla datainmatningen 48 Skapa värden med ett beräkningsfält När du vill att FileMaker Pro ska utföra en beräkning, till exempel räkna ut en skatteskuld eller en avgift, använder du ett beräkningsfält. Beräkningsfält är en av fälttyperna i FileMaker Pro. FileMaker Pro kan utföra både enkla och komplicerade beräkningar. Beräkningsformeln använder värden från den aktuella posten eller relaterade poster. Formeln kan använda värden från alla typer av fält. Du kan använda beräkningar till att hämta textvärden (till exempel kombinera innehållet i för- och efternamnsfält till ett fält för hela namnet), datum, klockslag, tidsstämplar och innehållet i containerfält. Skapa ett beräkningsfält Favoritbageriets kunder kan betala en årlig avgift och få femton procents rabatt på alla inköp. Nya kunder betalar en avgift på 200 kr, medan befintliga kunder betalar 100 kr. Följande beräkning returnerar den årliga avgiften baserat på kundtyp. Det finns flera olika sätt att formulera en beräkning, som alla ger ett korrekt resultat. Följande metod använder en If- instruktion för att jämföra inmatade data i fältet Kundtyp med en av kundtyperna. Beräkningen ger ett av två möjliga resultat. 1. Klicka på Redigera layout i layoutlisten. 2. Markera fliken Betalningsstatus om den inte redan är det. 3. Markera Arkiv > Hantera > Databas. 4. Klicka på fliken Fält i dialogrutan Hantera databas om den inte redan är vald. 5. Skriv Årlig avgift vid Fältnamn. 6. Gör fältet till ett beräkningsfält genom att välja Beräkning vid Typ. Skriv Årlig avgift vid Fältnamn Välj Beräkning vid Typ 7. Klicka på Skapa. Dialogrutan Ange beräkning öppnas. 8. Gå igenom listan över funktioner till höger i dialogrutan Beräkning tills du hittar If (villkor ; resultat1 ; resultat2) Dubbelklicka på funktionen så att den visas i den stora textrutan nedan. Funktionen har tre delar: ett villkor, ett resultat som används om villkoret uppfylls (resultat 1) och ett resultat som används om villkoret inte uppfylls (resultat 2). Du ska nu byta ut platshållarna villkor, resultat1 och resultat2 mot beräkningens komponenter.

49 Övningsavsnitt 7 Förenkla datainmatningen 49 Fältlista Funktionslista Ersätt dessa platshållare med din beräkning Ange vilken typ av data som ska returneras av beräkningen 9. Markera platshållaren test och skriv följande exakt så som det visas här: Kundtyp = Fortsättande 10. Markera platshållaren resultat1 och skriv Markera platshållaren Markera resultat2 och skriv Kontrollera att beräkningsresultatet är inställt på Numeriskt. Den färdiga beräkningen Välj Numeriskt 13. Klicka sedan på OK. Om ett felmeddelande visas kontrollerar du att alla blanksteg och skiljetecken ser ut precis som i formeln ovan. 14. Stäng dialogrutan Hantera databas genom att klicka på OK. Fältet Årlig avgift visas längst ned i layouten, under flikpanelen Betalningsstatus. Du kan behöva rulla fönstret nedåt för att kunna se fältet om du har en mindre skärm. 15. Markera fältet Årlig avgift och Skift-klicka på ledtexten. Dra och släpp dem under fältet Kund sedan, så att de justeras mot fälten ovanför.

50 Övningsavsnitt 7 Förenkla datainmatningen 50 Beräkningsformeln är nu klar. När data matas in i fältet Kundtyp jämförs de med det ord som ingår i villkoret, som alltså är Fortsättande. Beräkningen ger resultatet sant om data i fältet stämmer och då returneras det första resultatet (100). Om data i fältet inte stämmer utvärderas villkoret som falskt och det andra resultatet returneras (200). Testa beräkningen Så här gör du för att kontrollera att beräkningen fungerar: 1. Klicka på Spara layout och sedan på Avsluta layout för att växla till bearbetningsläget. 2. Klicka på fliken Betalningsstatus. 3. Ändra värdet i fältet Kundtyp från Ny till Fortsättande. Observera att resultatet i fältet Betald avgift ändras när kundtypen ändras. Ange löpnummer automatiskt I FileMaker Pro kan du låta vissa typer av data anges automatiskt, till exempel löpnummer, när du skapar en ny post. Skapa ett fält för löpnummer 1. Klicka på Redigera layout i layoutlisten. 2. Välj Arkiv > Hantera > Databas. 3. Klicka på fliken Fält i dialogrutan Hantera databas om den inte redan är vald. 4. Döp fältet till Kundnummer. 5. Välj Numeriskt som fälttyp. 6. Klicka på Skapa. 7. Klicka på Tillval. 8. Markera Löpnummer på fliken Automatiska data. Du behöver inte ändra tillvalet Generera eller värdet i Nästa värde eller Öka nästa med i den här övningen. Markera Löpnummer 9. Klicka på OK och stäng sedan dialogrutan genom att klicka på OK en gång till. Det nya fältet visas längst ned i layouten. Du kan återigen behöva bläddra nedåt för att se det. 10. Dra fältet och ledtexten till fliken Betalningsstatus, så att de justeras mot fälten och ledtexterna ovanför.

51 Övningsavsnitt 7 Förenkla datainmatningen Klicka på Spara layout och sedan på Avsluta layout för att växla till bearbetningsläget. 12. Klicka på fliken Betalningsstatus. 13. Testa ditt nya fältinmatningstillval genom att flera gånger klicka på Ny post i statuslisten. Varje gång du skapar en ny post ökas värdet i fältet Kundnummer med ett. 14. Radera eventuella poster som du skapat i databasen 15. När du är klar med det här övningsavsnittet stänger du filen genom att välja Arkiv > Stäng. Mer information Du har lärt dig att förenkla datainmatning genom att definiera och utforma värdelistor och beräkningsfält och mata in löpnummer automatiskt. Mer information om tillval för beräkningsfält och automatisk inmatning samt hur du definierar och utformar värdelistor finns i FileMaker Pro Hjälp.

52 Övningsavsnitt 8 Automatisera uppgifter med knappar och manus I FileMaker Pro kan du automatisera många databasaktiviteter med knappar och manus. De här kraftfulla funktionerna kan spara tid, eftersom du kan utföra en rad åtgärder med en enda klickning. I den här övningen kommer du att 1 skapa och använda en knapp för att utföra en aktivitet 1 skapa och köra ett enkelt manus som utför en aktivitet i flera steg 1 använda en knapp till att utföra ett manus Utföra en aktivitet med en knapp En knapp är ett objekt i en layout som du kan klicka på för att utföra många FileMaker Prokommandon. Du kan till exempel skapa en knapp som växlar layouter i databasen. Skapa knappen 1. Öppna Exempel Kopia.fmp Välj Datainmatning på snabbmenyn Layout i layoutlisten om detta alternativ inte redan är valt. 3. Klicka på Redigera layout i layoutlisten. 4. Markera Knappverkyget. 5. Rita knappen högst upp i layouten. Placera knappen här 6. I dialogrutan Knappkonfiguration markerar du kommandot Gå till layout i listan under Navigering. 7. Under Tillval, vid Ange, väljer du Layout.

53 Övningsavsnitt 8 Automatisera uppgifter med knappar och manus I dialogrutan Ange layout väljer du Kundtypslista och klickar på OK. Namnet på den angivna layouten visas i dialogrutan Knappkonfiguration 9. Klicka på OK när du vill stänga dialogrutan. Insättningspunkten finns i mitten av knappen. 10. Skriv Gå till Kundtypslista på knappen för att identifiera den. 11. Klicka utanför knappen. Du kan behöva markera och storleksändra knappen för att visa texten, flytta objekt i sidhuvudet eller bredda layouten genom att dra högerkanten åt höger så att allt ryms inom sidkanterna. 12. Testa knappen genom att klicka på Spara layout och sedan på Avsluta layout för att växla till bearbetningsläget. Klicka sedan på knappen. Knappen visar layouten Kundtypslista. Tips Du kan välja Visa > Visa knappar i layoutläget om du vill visa en knappetikett knappobjekt i layoutläget. på Utföra en serie aktiviteter med ett manus Som du har sett kan du använda en knapp för att utföra ett kommando. Använd ett manus om du vill utföra en serie kommandon i FileMaker Pro. Om manus Med ett manus kan du konstruera en serie instruktioner som ska utföras av FileMaker Pro. Precis som med knappar kan du använda manus för att automatisera de flesta menykommandon i FileMaker Pro samt aktivera vissa kommandon som inte finns i FileMaker Pros menyer. Enkla manus kan utföra en uppgift medan avancerade manus kan kombinera element (t.ex. inmatning och styrning från användaren) med programmeringsmetoder (t.ex. förgrening och slingor) för att skapa kraftfulla instruktioner. Skapa ett manus för att granska layouten Etiketter 1. Välj Manus-menyn > Hantera manus. 2. Klicka på Nytt för att skapa ett nytt manus. 3. I textrutan Manusnamn skriver du Granska etikettlayout.

54 Övningsavsnitt 8 Automatisera uppgifter med knappar och manus I listan till vänster bläddrar du ned till Förflytta/Byt läge, väljer manussteget Gå till layout och klickar på knappen Flytta. (Du kan också markera och flytta manussteg genom att dubbelklicka på dem.) 5. Under Alternativ för manussteg klickar du på Ange, väljer Layout, layouten Etiketter och klickar sedan på OK. 6. Välj manussteget Granska i listan till vänster och flytta det till manuset. Det färdiga manuset 7. Stäng dialogrutan Ändra manus, klicka på Spara och stäng sedan dialogrutan Hantera manus. 8. Så här kör du manuset som du precis har skapat: Välj Manus > Granska etikettlayout. FileMaker Pro visar layouten Etiketter och växlar till granskningsläge. Koppla ett manus till en knapp Knappar är ofta mest praktiska för vanliga användare medan manus är en mer kraftfull funktion som kan användas för att utföra flera menykommandon med en enda åtgärd. Genom att koppla ett manus till en knapp utnyttjar du båda dessa fördelar. Så här kopplar du manuset som du just har skapat till knappen som du skapade tidigare: 1. Välj Datainmatning på snabbmenyn Layout som finns i layoutlisten. 2. Klicka på Avsluta granskning och sedan på Redigera layout i layoutlisten. 3. Klicka på knappen Gå till Kundtypslista som du skapade tidigare och välj Utforma > Knappkonfiguration. 4. Markera manussteget Utför manus upptill i listan till vänster i dialogrutan Knappkonfiguration.

55 Övningsavsnitt 8 Automatisera uppgifter med knappar och manus 55 Markera Utför manus 5. Klicka på Ange vid Aktuellt manus under Tillval. Markera Granska etikettlayout i listan över tillgängliga manus och klicka på OK. 6. Låt de övriga förvalda knappinställningarna kvarstå och klicka på OK. Byt namn på knappen 1. Markera Textverktyget på statuslisten. 2. Klicka en gång på knappen. Textinsättningspunkten visas på knappen. 3. Markera knapptexten och skriv Granska etikettlayout för att byta namn på knappen. Du kan behöva markera och storleksändra knappen för att visa texten, flytta objekt i sidhuvudet eller bredda layouten genom att dra högerkanten åt höger så att allt ryms inom sidkanterna. Testa knappen 1. Klicka på Spara layout och sedan på Avsluta layout för att växla till bearbetningsläge. Testa sedan knappen genom att klicka på den. När du klickar på knappen utförs manuset, som visar layouten Etiketter och växlar till granskningsläge. 2. När du är klar med det här övningsavsnittet stänger du filen genom att välja Arkiv > Stäng. Mer information I den här övningen har du skapat knappar och manus och använt de båda funktionerna tillsammans. För vidare information, se FileMaker Pro Hjälp.

56 Övningsavsnitt 9 Skapa och köra rapporter Att skapa rapporter innebär att du hämtar och ordnar data från en databas. Med hjälp av rapporter kan du ordna och visa data i grupper. I den här övningen kommer du att 1 skapa en dynamisk rapport i Tabellvisning 1 skapa en rapport med grupperade data och totalsummor med hjälp av guiden Ny layout/rapport 1 lära dig att spara en rapport som en PDF-fil och skicka den som e-postbilaga Om rapporter med totalsummor I rapporter med totalsummor presenteras bara totalsummor för din information och informationen delas alltså inte upp i mindre grupper. I rapporter med delsummor, som också kallas rapporter med grupperade data, klassificeras informationen med hjälp ett eller flera fält, så att du kan gruppera informationen hierarkiskt. För den delsummerade informationen kan du därefter beräkna delsummor, medelvärden och antal. Ett statistikfält är en typ av fält som du kan använda när du definierar fält i Tabellvisning, i guiden Ny layout/rapport eller i dialogrutan Hantera databas. Statistikfält möjliggör beräkningar för samtliga hittade poster. När du behöver beräkna totalsummor för data i ett antal poster måste du använda ett statistikfält. Skapa en dynamisk rapport i Tabellvisning Med dynamiska rapporter i Tabellvisning kan du snabbt formatera och visa statistikdata. Här kommer du att skapa en snabbrapport som visar: 1 respektive kunds inbetalda årsavgifter 1 delsummor för respektive kunds betalda avgifter 1 totalsumman för samtliga avgifter från alla tre företag Granska informationen i Tabellvisning 1. Öppna Exempel Kopia.fmp Välj Datainmatning på snabbmenyn Layout i layoutlisten om det alternativet inte redan är valt. 3. Klicka på Tabellvisning i bearbetningsläget i layoutlisten. Fält från layouten Datainmatning visas som kolumnrubriker i Tabellvisning. Dölj data som inte behövs i rapporten Som standard visas alla fält i den aktuella layouten i Tabellvisning. Du kan dölja fält som du inte vill ska visas. När du döljer fält i Tabellvisning tas inga data- eller fältdefinitioner bort från layouten eller databasen. 1. Placera pekaren över valfri kolumnrubrik och vänta tills nedåtpilen visas. Klicka på nedåtpilen och välj Tabellvisning > Ändra på snabbmenyn.

57 Övningsavsnitt 9 Skapa och köra rapporter I dialogrutan Ändra tabellvisning avmarkerar du kryssrutorna för alla fält utom Företag, Förnamn, Efternamn och Betald avgift. Avmarkera kryssrutorna för de fält du vill dölja i Tabellvisning Kolumnerna i Tabellvisning döljs när du avmarkerar kryssrutorna. 3. Klicka sedan på OK. Gruppera och sortera data och definiera ett statistikfält 1. Placera pekaren över kolumnrubriken Företag och klicka på nedåtpilen. Välj Lägg till avslutande grupp efter Företag på snabbmenyn. Observera att posterna omsorteras och grupperas efter företag. När du lägger till en inledande eller avslutande grupp i Tabellvisning sorteras posterna automatiskt i alfabetisk ordning (a-ö) efter gruppfältet. De fält som du sorterar efter kallas för brytfält. I det här exemplet är fältet Företag brytfältet. 2. Placera pekaren över kolumnrubriken Betald avgift och klicka på nedåtpilen. Välj Avslutande delsumma och sedan Summa (Årlig avgiftsavkastning) på snabbmenyn. Värden för delsummor visas i kolumnen Betald avgift för varje företagsgrupp. Obs! Om du inte kan se delsummorna i kolumnen Betald avgift drar du i kolumnrubriken Betald avgift för att göra den större. 3. Placera pekaren över kolumnrubriken Företag igen och klicka på nedåtpilen. Välj Lägg till avslutande totalsumma på snabbmenyn. Obs! Du kan behöva bläddra nedåt för att se den avslutande totalsumman. Etikettera grupperade data och ta bort dubblerade värden 1. Högerklicka eller Ctrl-klicka på den avslutande statistikraden (inte på raden för avslutande totalsumma). Välj Lägg till gruppfält (Företag) på snabbmenyn för att visa företagsnamnet för varje grupp.

58 Övningsavsnitt 9 Skapa och köra rapporter 58 Högerklicka eller Ctrl-klicka på statistikraden Välj Lägg till gruppfält (Företag) 2. Placera pekaren över kolumnrubriken Företag och klicka på nedåtpilen. Välj Fält > Dölj fält om du vill dölja den upprepade företagsinformationen i kolumnen Företag. Etiketten som du skapade i fältet Företag är kvar i Tabellvisning och identifierar gruppfältet. Den färdiga rapporten visar: 1 respektive kunds inbetalda avgifter 1 delsummor för avgiftsintäkter per företag 1 totalsumman för avgiftsintäkter från alla företag Delsummorna baseras på företagsgrupper Totalsumma För att rapporten ska visas korrekt i Tabellvisning måste alla data sorteras efter Företag.

59 Övningsavsnitt 9 Skapa och köra rapporter Placera pekaren över valfri kolumnrubrik och klicka på nedåtpilen. Välj Tabellvisning > Återställ och klicka sedan på Ja för att avmarkera inställningar för dynamisk rapport och visa alla fält i layouten Datainmatning igen. Använd en guide för att skapa en rapport med grupperade data och totalsummor Med guiden Ny layout/rapport kan du skapa en rapport i en separat layout. När du skapar rapporter i guiden kan du välja att skapa ett manus som kör rapporten på nytt så att data i rapporten uppdateras. Om layouter för rapporter med delsummor För att en layout som innehåller en rapport med grupperade data ska fungera måste den ha vissa beståndsdelar. Layouter som är utformade för rapporter med delsummor består av: 1 en delsummadel i rapportlayouten för varje nivå av information som du vill bryta ut. 1 ett eller flera fält som posterna grupperas efter (brytfält). 1 poster som sorteras efter brytfälten i den ordning som delsummadelarna förekommer i rapportlayouten. 1 en layoutdel för totalsumma. 1 statistikfält som ska innehålla totalsummor, medelvärden eller antal. I den här övningen ska du skapa en rapport som innehåller delsummor för varje kategori och en totalsumma för hela rapporten. I delsummerapporten kommer du att skapa: 1 grupperingar av kunder utifrån kundtyp 1 beräkningar av delsummor för varje kundtyps inbetalda avgifter 1 visas en totalsumma för dessa avgifter Guiden Ny layout/rapport skapar de här strukturerna och gör inställningarna åt dig. Skapa en delsummerapport med totalsummor Så här skapar du en rapport för årliga avgifter: 1. Klicka på Formulärvisning i layoutlisten och klicka sedan på Redigera layout i layoutlisten. 2. Klicka på Ny layout/rapport. 3. Vid Layoutnamn skriver du Årlig avgiftsrapport. 4. Välj Rapport som layouttyp för den nya layouten.

60 Övningsavsnitt 9 Skapa och köra rapporter Markera Lägg till delsummor och Lägg till totalsummor, om de inte redan är markerade. Förhandsvisningen av rapporten i guiden ändras så att du får en uppfattning om hur den kommer att se ut med de aktuella inställningarna. Förhandsvisningen av rapporten uppdateras när du väljer en layouttyp Markera Lägg till delsummor och Lägg till totalsummor. 6. Klicka på Nästa. Välj fälten som ska användas i rapporten 1. Markera det första fältet som ska användas i rapporten, Kundtyp, och flytta det till listan Fält som visas i en layout/rapport. 2. Markera och flytta fältet Efternamn. 3. Markera och flytta fältet Förnamn. 4. Markera och flytta fältet Betald avgift. 5. Klicka på Nästa. 6. Du vill gruppera posterna efter Kundtyp, så flytta det här fältet till listan Rapportkategorier.

61 Övningsavsnitt 9 Skapa och köra rapporter Avmarkera kryssrutan Kundtyp. Kundtyp visas bara en gång i varje grupp, vilket du kan se i förhandsvisningen av rapporten i guiden. Avmarkera Kundtyp för att dölja repeterade värden i rapporten 8. Klicka på Nästa. 9. Flytta fältet Efternamn till listan Sorteringsordning. Detta gör att posterna i varje kundtypsgrupp sorteras alfabetiskt efter kundernas efternamn. Observera att brytfältet Kundtyp automatiskt visas överst i listan Sorteringsordning. FileMaker Pro grupperar poster efter den här kategorin innan data sorteras. 10. Klicka på Nästa. Ange delsummor och totalsummor Den årliga avgiftsrapporten ska innehålla delsummor för betalda avgifter efter varje kundtyp, det vill säga nya och befintliga, och en totalsumma för båda gruppernas avgifter i slutet av rapporten. Det här åstadkommer du genom att ange statistikfält för delsummor och totalsummor i guiden Ny layout/rapport. Du kommer att använda statistikfältet Årlig avgiftsavkastning, som redan har definierats i exempelfilen. Årlig avgiftsavkastning summerar avgifterna som har angetts i fältet Betald avgift. 1. Klicka på Ange för Statistikfält, markera Årlig avgiftsavkastning i listan över tillgängliga fält och klicka på OK. 2. Använd det förvalda värdet Kundtyp under Kategori att summera efter.

62 Övningsavsnitt 9 Skapa och köra rapporter Använd standardvärdet Efter postgruppen för Delsummans placering. 4. Klicka på Lägg till delsumma. FileMaker Pro kommer nu att skapa en delsumma av de betalda årsavgifterna efter varje kundkategori. 5. Klicka på Nästa. 6. Klicka på Ange för Statistikfält, markera Årlig avgiftsavkastning i listan över tillgängliga fält och klicka på OK. Fältet Årlig avgiftsavkastning kommer nu att användas i totalsumman. 7. Klicka på Lägg till totalsumma. En totalsumma av årsavgifterna beräknas då i FileMaker Pro. 8. Klicka på Nästa. Välj ett tema och skapa sidhuvud och sidfot 1. Under Klassiskt förfinad väljer du Varm. Du kan förhandsgranska temat i guiden. Temat styr textstorlek, färg och stil i den färdiga rapporten. Det används enbart på aktuell layout och påverkar alltså inte andra layouter i databasen. 2. Klicka på Nästa. 3. Under Sidhuvud, vid Högst upp centrerat, väljer du Egen text, stor. 4. Skriv Årlig avgiftsrapport som sidhuvud för rapporten och klicka på OK.

63 Övningsavsnitt 9 Skapa och köra rapporter Under Sidfot, vid Längst ned centrerat, väljer du Sidnummer för att inkludera ett sidnummer längst ned på varje sida i rapporten. 6. Klicka på Nästa. Skapa ett manus så att du kan köra den här rapporten igen 1. Klicka på Skapa manus. 2. Ändra inte texten i Manusnamn. Klicka sedan på Nästa. 3. Klicka på Visa i bearbetningsläge om det inte redan är markerat. 4. Klicka på Slutför. Den färdiga rapporten visas i Listvisning. En delsumma för avgifterna för respektive kundtyp och totalsumman av samtliga avgifter visas längst ned i rapporten. Obs! Beroende på hur du har experimenterat i tidigare övningar, kan det hända att din färdiga rapport inte ser ut som följande illustration.

64 Övningsavsnitt 9 Skapa och köra rapporter 64 Den här rapporten grupperar informationen efter fältet Kundtyp, det så kallade brytfältet Delsummor Det faktiska sidnumret ersätter platshållartexten i granskningsläget och när rapporten skrivs ut Totalsumma Radera en post för att visa uppdaterade statistikvärden När du arbetar i listvyn eller tabellvyn i bearbetningsläget uppdaterar FileMaker Pro automatiskt statistikvärdena då datavärden läggs till eller ändras. Så här raderar du en post och ser hur statistikvärdena uppdateras dynamiskt: 1. Välj posten för Gerard LeFranc. Välj posten för Gerard LeFranc. 2. Klicka på Radera post och sedan på Radera. Delsummevärdena för nya kunder samt totalsumman uppdateras.

65 Övningsavsnitt 9 Skapa och köra rapporter 65 Spara och skicka en rapport som en PDF-fil När du har kört en rapport kan du spara den som en PDF-fil och skicka den som en e-postbilaga. 1. Välj Arkiv> Spara/skicka posten som > PDF. 2. Markera mappen Introduktion som plats för filen. 3. I dialogrutan Spara poster som PDF vid Filnamn (Windows) eller Spara som (Mac OS) skriver du Årlig avgiftsrapport. 4. Välj Bearbetade poster för Spara. 5. Markera Skapa e-post med fil som bilaga. 6. Klicka på Spara. FileMaker Pro skapar PDF-filen och skickar den till ditt e-postprogram. PDF-filen visas som en bilaga i ett e-postmeddelande som du kan adressera och skicka. Du kan dubbelklicka på den bifogade filen i e-postfönstret för att visa rapporten som en PDF-fil. Obs! Om du använder en webbaserad e-postklient ska du inte välja alternativet Skapa e-post med fil som bilaga i steg 5. Skapa ett e-postmeddelande i din e-postklient, bifoga PDFrapporten manuellt och skicka meddelandet. 7. När du är klar med det här övningsavsnittet raderar du e-postmeddelandet och stänger sedan exempelfilen genom att välja Arkiv > Stäng. Mer information I den här övningen har du skapat rapporter med grupperade data och totalsummor i Tabellvisning och med hjälp av guiden Ny layout/rapport. Du har också sparat en rapport som en PDF-fil så att den kan skickas som en e-postbilaga. Mer information om hur du skapar rapporter finns i FileMaker Pro Hjälp.

66 Övningsavsnitt 10 Visa data i diagram Med FileMaker Pro kan du jämföra och ställa upp data grafiskt i stående, liggande och positiva/negativa stapeldiagram, linjediagram, ytdiagram, punktdiagram, bubbeldiagram och cirkeldiagram. Du kan: 1 skapa ett snabbdiagram i bearbetningsläget och sedan skriva ut det eller använda det i en ny layout 1 använda diagramverktyget i layoutläget för att lägga till ett diagram i en ny eller befintlig layout I den här övningen får du skapa ett snabbdiagram som kartlägger avgiftsintäkter från Favoritbageriets företagskunder. Skapa ett cirkeldiagram Cirkeldiagram passar bra om du vill visa en procentandel av en helhet. 1. Öppna Exempel Kopia.fmp Välj Datainmatning på snabbmenyn Layout i layoutlisten om det alternativet inte redan är valt. 3. Klicka på Tabellvisning i layoutlisten. 4. Placera pekaren över kolumnen Företag, klicka på nedåtpilen och välj sedan Sortera stigande. 5. Placera pekaren över kolumnen Betald avgift, klicka på nedåtpilen och välj Diagram > Diagram Betald avgift efter Företag. En förhandsgranskning av diagrammet visas i dialogrutan Inställning av diagram.

67 Övningsavsnitt 10 Visa data i diagram 67 Inställningar för snabbdiagram anges automatiskt i FileMaker Pro Stående stapeldiagram visas som standard i diagramförhandsgranskningen. Du kan byta diagramtyp och ange andra inställningar i diagramgranskaren till höger. 6. Vid Rubrik i diagramgranskaren skriver du Avkastning enligt företag. 7. Vid Typ väljer du Cirkeldiagram. Förhandsgranskningen uppdateras och visar den nya rubriken och diagramtypen. 8. Under Tillval väljer du Visa värden i diagram och Procenttal. 9. Klicka på Spara som layout och sedan på OK. Det färdiga diagrammet visas i bearbetningsläget.

68 Övningsavsnitt 10 Visa data i diagram 68 Obs! 1 Du kan välja en layout som innehåller ett snabbdiagram från snabbmenyn Layout om du vill visa den senare. 1 Om du vill göra ändringar i ett diagram växlar du till layoutläget och dubbelklickar på diagrammet. 10. När du är klar med det här övningsavsnittet stänger du filen genom att välja Arkiv > Stäng. Mer information finns i Du har skapat ett cirkeldiagram som visar summerade data från aktuella hittade poster. Mer information om hur du visar data i diagram finns i kapitel 3 i FileMaker Pro Handbok och FileMaker Pro Hjälp.

69 Övningsavsnitt 11 Skapa relationsdatabaser I relationsdatabaser kan du lätt granska relaterad information och effektivisera datainmatningen. Du kan mata in informationen en gång och sedan visa och använda den i relaterade tabeller eller filer. I den här övningen kommer du att 1 lära dig hur relationsdatabaser fungerar 1 definiera en relation 1 visa data från en relaterad post 1 visa en lista över relaterade poster I exempelfilen för det här övningsavsnittet används två tabeller: 1 tabellen Kunder som innehåller poster för Favoritbageriets enskilda kunder. 1 tabellen Företag som innehåller poster för företagen där kunderna arbetar. Hos varje företag finns det flera anställa (Favoritbageriets kunder). Visa en relaterad post i en fil Definiera en relation till en annan tabell 1. Öppna Exempel Kopia.fmp12. Filen innehåller tabellerna, men inte relationsstrukturen. Du ska nu skapa strukturen. 2. Välj Arkiv > Hantera > Databas. 3. Klicka på fliken Relationer. Relationsdiagrammet visas. Relationsdiagrammet innehåller alla tabeller i den aktuella filen. När du arbetar med tabeller i relationsdiagrammet använder du dem för att ordna visningen av informationen. Varje förekomst av en tabell i relationsdiagrammet motsvarar ett sätt att visa informationen. När du skapar en relation mellan två tabeller gör du informationen som är lagrad i en tabell tillgänglig för den andra tabellen, enligt de matchande fält och villkor som du upprättar för relationen. 4. Klicka på fältet Företag i tabellen Kunder och dra pekaren till fältet Företag i tabellen Företag. Fältet Företag är det matchande fältet.

70 Övningsavsnitt 11 Skapa relationsdatabaser Släpp musknappen. Relationen som du har skapat visas. Relationen bygger på matchande information i fältet Företag i de båda tabellerna. Poster är relaterade när innehållet i fältet Företag i den ena tabellen matchar innehållet i fältet Företag i den andra tabellen. 6. Spara relationen genom att klicka på OK. Visa data från en relaterad post När du har definierat en relation kan du ändra en layout så att den visar data med hjälp av relationen. I det här fallet vill du visa företagets adress. 1. Välj Företagskontoinformation på snabbmenyn Layout som finns i layoutlisten. 2. Klicka på Redigera layout i layoutlisten. 3. Använd Fältverktyget i statuslisten och dra ett fält till layouten. Dialogrutan Fält öppnas, med en lista över fälten i den här tabellen. 4. Klicka på Aktuell tabell ( Kunder ) och välj tabellen Företag i listan. Nu visas en lista över fälten i den relaterade tabellen Företag. Kolonen (::) före varje fältnamn anger att detta är relaterade fält och inte fält som är definierade i tabellen Kunder, som du arbetar med för närvarande. Dessa relaterade fält visar data från den relaterade tabellen. 5. Markera ::Företagsadress. 6. Välj Skapa etikett (om det inte redan är valt) och klicka sedan på OK. 7. Upprepa steg 3 6 för ::Stad och ::Land. 8. Flytta vid behov fälten och ändra storleken på dem så att all information i dem får plats. När du är klar bör fälten se ut så här: 9. Klicka på Spara layout och sedan på Avsluta layout i layoutlisten för att gå tillbaka till bearbetningsläget.

71 Övningsavsnitt 11 Skapa relationsdatabaser Klicka på boken i statuslisten och bläddra igenom posterna tills att du ser att företagsnamnet ändras. Trots att layouten Företagskontoinformation bygger på tabellen Kunder kan du se adressinformation från tabellen Företag via den relation som du tidigare skapat i den här övningen. Visa en lista över relaterade poster Relationer är dubbelriktade. Relationen du skapade mellan tabellerna Kunder och Företag visar data (företagsadresser) från tabellen Företag. Härnäst ska du använda samma relation för att visa data (kundnamn) från tabellen Kunder. Skapa en portal för att visa matchande poster Du kan lägga till en portal i en layout för att visa data från relaterade fält. 1. Välj layouten Företag i Layout-menyn. Innan du kan visa data från relaterade poster måste en relation ha definierats. Nu ska du använda relationen med tabellen Kunder som du definierade tidigare i denna övning, men relationen måste ändras för att relaterade poster ska kunna skapas i en relaterad tabell. 2. Välj Arkiv > Hantera > databas och klicka på fliken Relationer om den inte redan är aktiv. 3. Dubbelklicka på relationsoperatorn i relationsdiagrammet för att visa dialogrutan Redigera relation. 4. Längst ned i dialogrutan, under Kunder, väljer du Tillåt att poster skapas i den här tabellen via den här relationen. Det gör att du kan lägga till ett namn i kundtypslistan. Markera den här kryssrutan 5. Klicka på OK och stäng dialogrutan Hantera databas genom att klicka på OK igen. 6. Använd boken eller skjutreglaget i statuslisten för att flytta till den första företagsposten (ABC Company), om det behövs. 7. Klicka på Redigera layout i layoutlisten.

72 Övningsavsnitt 11 Skapa relationsdatabaser Markera Portalverktyget i statuslisten och rita en ruta för namnlistan i layouten. 9. I dialogrutan Portalkonfiguration väljer du tabellen Kunder i Visa poster enligt relationen. 10. Markera Visa vertikal rullningslist. 11. Vid Antal rader anger du Klicka sedan på OK. Lägg till fälten och formatera portalen 1. Markera fältet ::Förnamn i dialogrutan Lägg till fält i portal och flytta det till listan Inkluderade fält. 2. Markera och flytta fältet ::Efternamn. 3. Klicka på OK. 4. Använd Textverktyget i statuslisten för att skapa ledtexter ovanför fälten Förnamn och Efternamn i portalen. När du är klar bör portalen se ut så här: 5. Klicka på Spara layout och klicka därefter på Avsluta layout för att visa en lista över kunderna i varje företag. Obs! Beroende på hur du prövat dig fram under tidigare övningar kan din portal se något annorlunda ut än i följande illustration. Portalen visar en lista över kunder från den relaterade tabellen

73 Övningsavsnitt 11 Skapa relationsdatabaser Testa den nya strukturen: skriv namnet på en kund hos ABC Company. Klicka här om du vill lägga till en ny kund från det här företaget 7. Välj Datainmatning på snabbmenyn Layout som finns i layoutlisten, om du vill visa den nya posten. När du la till den nya kunden skapade relationen automatiskt en post för kunden i tabellen Kunder. Klicka på fliken Betalningsstatus i den nya posten. ABC Company fylls i automatiskt i det matchande fältet, eftersom namnet blev tillagt i portalen i posten för ABC Company. 8. När du är klar med det här övningsavsnittet stänger du filen genom att välja Arkiv > Stäng. Mer information Du har lärt dig hur du använder och skapar enkla relationer. I den här introduktionen behandlas endast grunderna. Det finns många viktiga aspekter att tänka på när man skapar ett relationsdatabassystem. Läs kapitel 4 i FileMaker Pro Handbok och informationen om relationer i FileMaker Pro Hjälp innan du använder relationer i dina egna filer.

74 Övningsavsnitt 12 Dela och utbyta data Du kan dela data över ett nätverk med hjälp av FileMaker Pro, FileMaker Server eller via Internet med hjälp av Direkt webbpublicering. Du kan också dela data genom att importera det till FileMaker Pro-filer från andra program eller exportera dem från FileMaker Pro-filer till andra program. I den här övningen får du lära dig 1 hur du aktiverar nätverksdelning av FileMaker Pro-filer 1 hur du importerar data till en FileMaker Pro-fil Om att dela data Du kan använda Delning via FileMaker-nätverk för att dela FileMaker Pro-databaser i nätverket och på så sätt tillåta att upp till nio FileMaker Pro- eller FileMaker Go-användare använder samma databasfil samtidigt. Om du behöver dela filer med fler än nio användare samtidigt i ett nätverk, kan du använda FileMaker Server som tillåter fler användare att dela filer och ger större nätverksprestanda och bättre säkerhet. Du kan använda Direkt webbpublicering för att publicera FileMaker Pro-layouter som webbsidor, som tillåter alla med en webbläsare i intranätet (eller Internet) att använda dina FileMaker Pro-databaser. Du kan utbyta information mellan FileMaker Pro och andra program genom att importera och exportera data. Du kan t.ex. importera data från en annan databas eller från ett kalkylbladsprogram. Du kan också exportera adressdata för att skapa personliga standardbrev med hjälp av ett ordbehandlingsprogram. När du importerar eller exporterar data, kopieras data till destinationsfilen och delas inte mellan programmen. Aktivera delning via FileMaker-nätverk Om din dator är ansluten till ett nätverk kan du och andra FileMaker Pro-användare arbeta med samma databasfil samtidigt. Viktigt! Enligt licensavtalet för FileMaker Pro måste du betala för en licens för varje separat dator som programmet FileMaker Pro installeras eller används på. Programlicensen får inte delas eller användas samtidigt på olika datorer. Den första person som öppnar en delad fil kallas för värd. Alla användare som ansluter till och öppnar den värdbaserade filen kallas klienter.

75 Övningsavsnitt 12 Dela och utbyta data 75 Värden öppnar filen Klienter öppnar anslutningar till den delade filen När en delad fil öppnas har värden och klienterna tillgång till samma information och alla ändringar som görs i filen visas i alla användares fönster. Data, manus eller layouter som ändras av någon användare sparas i den delade filen. Den delade filen sparas på den disk där filen finns. Sorteringsordning, sökposter, fältordning för import och export och utskriftsformat är specifika för varje användare. Så här aktiverar du nätverksdelning i FileMaker: 1. Öppna Exempel Kopia.fmp12. Obs! För att kunna aktivera eller ändra en fils delningsstatus måste du öppna filen med ett konto som har behörigheten Hantera utökad behörighet. Information om konton, lösenord och behörighetsuppsättningar finns i övningsavsnitt Välj Arkiv > Dela > FileMaker-nätverk. 3. I dialogrutan Nätverksinställningar för FileMaker aktiverar du Nätverksdelning genom att klicka på På. TCP/IP-adressen till ditt system visas under nätverksdelningskontrollerna.

76 Övningsavsnitt 12 Dela och utbyta data 76 Exempel Kopia.fmp12 är markerad i listan Välj På om du vill aktivera nätverksdelning Välj nivå av nätverksåtkomst för Exempel Kopia.fmp12 4. I Nätverkstillgång till fil markerar du Alla användare. 5. Klicka sedan på OK. Obs! Windows: Det kan hända att en säkerhetsvarning visas när du aktiverar nätverksdelning i FileMaker Pro. Sample Copy är nu en värdfil i din dator. Du måste hålla denna fil öppen för att den ska vara tillgänglig för användare i ditt nätverk. Fjärröppna en fil En fil sägs vara en fjärrfil när den lagras på en dator i nätverket som inte är den dator du använder. När en värd öppnar en delad fil i FileMaker Pro, kan upp till nio användare öppna fjärrfilen som klienter. Så här fjärröppnar du en fil: 1. Välj Arkiv > Fjärröppna. 2. För visning, välj Lokala värdar för att se en lista med värdar. Obs! Om din dator inte finns i ett nätverk eller om det inte finns några FileMaker Pro-filer som för närvarande är värdfiler, listas inga filer i dialogrutan Fjärröppna fil.

77 Övningsavsnitt 12 Dela och utbyta data 77 Markera för att se en lista över värdar Markera den dator som är värd för filen du vill öppna Skriv några bokstäver från filen du letar efter för att begränsa listan Välj den fil som du vill öppna Eller skriv nätverkssökvägen till filen du vill öppna 3. Markera en värd och sedan den fil du vill öppna. 4. Klicka på Öppna. Beroende på hur fildelning är inställt i värddatorn, kan du behöva ange ett kontonamn, lösenord och domännamn (endast Windows) för att fjärröppna filen. 5. Stäng alla fjärrfiler som du eventuellt har öppnat. Inaktivera delning via FileMaker-nätverk Så här inaktiverar du FileMaker-nätverksdelning för Exempel Kopia: 1. I filen Exempel Kopia.fmp12 väljer du Arkiv > Dela databas> FileMaker-nätverk. 2. I dialogrutan Nätverksinställningar för FileMaker väljer du Exempel Kopia.fmp12 i listan Öppna filer. 3. Vid Nätverkstillgång till fil klickar du på Inga användare. 4. Om du vill inaktivera nätverksdelning för alla filer klickar du på Av vid Nätverksdelning. 5. Klicka sedan på OK. Exempel Kopia är inte längre en värdfil i din dator. Om att utbyta data Du kan utbyta information mellan FileMaker Pro och andra program genom att importera och exportera data. Du kan: 1 importera data i en befintlig FileMaker Pro-fil, antingen i en ny tabell eller i en befintlig tabell 1 dela data med och importera data från ODBC-datakällor 1 konvertera data från andra program till nya FileMaker Pro-filer 1 exportera data för användning i andra program.

78 Övningsavsnitt 12 Dela och utbyta data 78 Spara och skicka data Du kan spara FileMaker Pro-data som ett Microsoft Excel-kalkylblad eller en PDF-fil, vilket gör att du kan ge dina data till användare som inte har FileMaker Pro. I FileMaker Pro kan du skicka Excel-kalkylbladet eller PDF-filen med e-post när du sparar dem. Du kan också skapa manus som sparar/skickar poster som Excel- eller PDF-filer. FileMaker Pro kan skicka e-post till en eller flera mottagare. Du kan manuellt ange mottagare, ämne och så vidare, eller också kan du använda värden från fält eller beräkningar. Du kan också skapa manus för att skicka e-postmeddelanden eller skicka en länk till en ögonblicksbild till din databas, med ett sökresultat som kan visas för andra användare. Filformat som stöds för import och export De flesta program lagrar data i ett eget filformat, men de flesta kan också utbyta data med hjälp av mellanliggande format. I FileMaker Pro kan du exempelvis importera och exportera Microsoft Excelfiler, tabbavgränsad text (tab), kommaavgränsade värden (csv), XML och andra format. Om du vill utbyta data med ett annat program bör du kontrollera i dokumentationen till programmet om de filformat som programmet använder fungerar med både FileMaker Pro och det andra programmet. Obs! De flesta filformat stöder inte import och export av formateringsinställningar, t ex typsnitt, storlek, stil eller färg. Om import av data Du kan importera data till en befintlig fil på flera sätt. Du kan: 1 lägga till nya poster i en befintlig tabell 1 skapa en ny tabell av importerade data 1 uppdatera befintliga poster i en befintlig tabell 1 uppdatera matchande poster i en befintlig tabell Viktigt! Vissa importmetoder som uppdaterar befintliga poster respektive matchande poster skriver över befintliga data under importprocessen och kan inte ångras. För att säkra dina data bör du alltid göra en säkerhetskopia av filen innan du importerar och uppdaterar posterna. Välj Arkiv > Spara en kopia. Filen du importerar poster från är källan. Filen du importerar poster till är målet. Importera data till exempelfilen 1. I Exempel Kopia.fmp12 väljer du Datainmatning på snabbmenyn Layout, om det inte redan är markerat. 2. Välj Arkiv-menyn > Importera poster> Fil. 3. För Filformat (Windows) eller Visa (Mac OS) väljer du Alla filer (Windows) eller Alla tillgängliga (Mac OS). Välj därefter MinFil.fmp12 i mappen Introduktion. MinFil.fmp12 är filen som du skapade i övningsavsnitt 4 och den fungerar som källfil för den här dataimportövningen.

79 Övningsavsnitt 12 Dela och utbyta data Klicka på Öppna. Dialogrutan Fältordning för import öppnas. 5. Som Mål väljer du Aktuell tabell ( Kunder ). 6. Som Importåtgärd väljer du Lägg till nya poster. 7. Kontrollera att fältet Förnamn under Källfält är på samma rad som fältet Förnamn under Målfält. Du kan flytta målfält uppåt och nedåt i listan med hjälp av skjutreglaget. Placera pekaren över dubbelpilen för att aktivera skjutreglaget. 8. Upprepa steg 7 för Efternamn. 9. Kontrollera att en visas mellan både Förnamn-fälten och Efternamn-fälten. Om du inte ser en mellan matchande fält klickar du på (Windows) eller (Mac OS) för att ändra inställningen. De återstående fälten bör ha (Windows) eller (Mac OS) mellan sig. Data i dessa fält importeras inte till målfilen. Pilarna visar att data kommer att importeras till fälten till höger Källfil att importera från Målfil som data ska importeras till Fält i källfilen Fält i målfilen Importmetod 10. Klicka på Importera. 11. Klicka på Importera i dialogrutan Importtillval. 12. Granska informationen i dialogrutan Importera sammanfattning och klicka sedan på OK. Poster i MinFil.fmp12 som innehåller förnamns- och efternamnsinformation har lagts till i Exempel Kopia.fmp12. Den aktuella, hittade uppsättningen innehåller nyligen importerade poster. Bläddra genom de nya posterna för att verifiera importerade data. Klicka på Visa alla i statuslisten för att visa alla poster i filen. 13. När du är klar med det här övningsavsnittet stänger du exempelfilen genom att välja Arkiv > Stäng.

80 Övningsavsnitt 12 Dela och utbyta data 80 Mer information Du har lärt dig hur du aktiverar fildelning med hjälp av FileMaker Pro och hur du importerar data till en FileMaker Pro-fil. Läs mer om hur du delar och importerar data i FileMaker Pro i kapitel 5 i FileMaker Pro Handbok och i FileMaker Pro Hjälp. Mer information om hur du publicerar databaser på webben finns i FileMaker Handbok för Direkt webbpublicering.

81 Övningsavsnitt 13 Skydda data i FileMaker Pro Även om ditt operativsystem innehåller funktioner för filsäkerhet, bör du använda File Maker Prokonton och -behörigheter för att skydda dina data. I FileMaker Pro begränsar du vilka användare som kan komma åt en fil när du skyddar filer genom att definiera konton och lösenord. Kontonamnet och lösenordet bestämmer vilka behörighetsuppsättningar som används. Behörighetsuppsättningarna begränsar vad användaren kan göra i en fil. I den här övningen får du lära dig 1 hur konton, lösenord och behörighetsuppsättningar fungerar ihop för att skydda dina data 1 hur du skapar konton, lösenord och behörighetsuppsättningar Skapa ett konto och ett lösenord Om konton Med konton autentiseras användare som försöker öppna skyddade filer. För varje konto anges ett kontonamn och vanligen ett lösenord. Konton kan ställas in för enskilda användare, eller också kan du skapa konton som delas av grupper, t.ex. ett Marknadsföringskonto. Delade konton är användbara när du inte vill ha så många konton att underhålla och du inte behöver kunna hantera varje persons åtkomst av databasfilen. Det är dock säkrare att skapa många konton än att ha flera användare som delar ett konto. Lösenord är skiftlägeskänsliga, men det är inte kontonamn. När du skapar en databas, skapas två fördefinierade konton (Admin och Gäst) och tre fördefinierade behörighetsuppsättningar blir tillgängliga (Full åtkomst, Endast datainmatning och Skrivskyddad åtkomst). Kontot Admin tilldelas inte något lösenord och tilldelas behörighetsuppsättningen Full åtkomst, som ger åtkomst till allt i en fil. Gästkontot tillåter användare att öppna en fil utan att ange ett kontonamn, tilldelas inte något lösenord och tilldelas skrivskyddad åtkomst. Fördefinierade konton Anpassa konton Lösenord och behörigheter för fördefinierade konton kan ändras.

82 Övningsavsnitt 13 Skydda data i FileMaker Pro 82 Så här skapar du ett konto och ett lösenord: 1. Öppna Exempel Kopia.fmp Välj Arkivmenyn > Hantera > Säkerhet. 3. På fliken Konton klickar du på Nytt. 4. Som Kontot autentiseras via väljer du FileMaker. 5. Skriv Le Nguyen som Kontonamn. 6. Som Lösenord skriver du lnguyen. Obs! Av säkerhetsskäl visas aldrig lösenordstexten i FileMaker Pro. Anteckna alltid de lösenord du anger när du ställer in konton och ge sedan lösenorden till berörda användare. Förvara lösenord på ett säkert ställe om de skulle råka glömmas bort, och så att de inte kan stjälas. 7. Välj Användaren måste ändra lösenordet vid nästa inloggning. Om ett konto delas av flera användare bör du i de flesta fall inte välja att användarna ska ändra lösenordet vid första inloggningen. I stället bör du ange ett lösenord och ge det till de användare som behöver det. Behörighetsuppsättningen för ett delat konto bör inte heller tillåta ändringar av lösenordet, eftersom en användare i så fall skulle kunna ändra lösenordet och utestänga alla andra användare som delar kontot. 8. Som Kontostatus väljer du Aktivt. 9. Som Behörighetsuppsättning väljer du [Skrivskyddad åtkomst]. 10. Som Beskrivning skriver du Medarbetare kundsupport. Ange inställningar för detta konto 11. Klicka sedan på OK. Du ser det nya kontot listat med standardkontona Gäst och Admin. 12. Klicka sedan på OK. En varning visas som informerar dig om att Admin-kontot i exempelfilen inte är lösenordsskyddat. Du måste godkänna denna inställning innan FileMaker Pro låter dig fortsätta. 13. Klicka på Tillåt för att stänga varningen. Dialogrutan Bekräfta inloggning med full åtkomst visas.

83 Övningsavsnitt 13 Skydda data i FileMaker Pro I Konto med full åtkomst skriver du Admin, lämnar Lösenord tomt och klicka sedan på OK. Obs! Av säkerhetsskäl ska du alltid lösenordsskydda Admin-kontot i de filer du skapar. Skapa en behörighetsuppsättning Om behörighetsuppsättningar Behörighet anger en viss behörighetsnivå till en databasfil. FileMaker Pro tillåter dessutom utökade behörighetsuppsättningar, vilka bestämmer delningstillval för filer. Fördefinierade behörighetsuppsättningar Varje ny databasfil innehåller tre fördefinierade behörighetsuppsättningar: 1 Full åtkomst tillåter visning och ändring av allt i en fil 1 Endast datainmatning tillåter endast visning och inmatning av data 1 Skrivskyddad åtkomst tillåter visning men inte ändring av data I varje databas måste det finnas minst ett konto med behörighetsuppsättningen Full åtkomst. Av säkerhetsskäl måste detta konto ha ett lösenord. Du kan inte ta bort eller ändra fördefinierade behörighetsuppsättningar förutom att aktivera eller inaktivera deras utökade behörighetsuppsättningar, men du kan duplicera fördefinierade behörighetsuppsättningar och ändra kopian så att den kan användas på ett annat sätt. Fördefinierade behörighetsuppsättningar Anpassade behörighetsuppsättningar Medan fördefinierade behörighetsuppsättningar i FileMaker Pro erbjuder vanliga typer av dataåtkomst, kan skapandet av unika behörighetsuppsättningar låta dig begränsa åtkomsten till specifika aspekter av en databas, t.ex. vilka layouter som kan visas, vilka menyer som är tillgängliga och huruvida utskrift är tillåten. Utökade behörighetsuppsättningar Utökade behörighetsuppsättningar anger vilka datadelningstillval som tillåts med en behörighetsuppsättning, exempelvis om en behörighetsuppsättning tillåter att användarna öppnar en delad fil eller visar en databas i en webbläsare.

84 Övningsavsnitt 13 Skydda data i FileMaker Pro 84 Skapa en anpassad behörighetsuppsättning Anta att ditt företag är beroende av tillfälliga anställningar under vissa tider på året. Denna personal behöver ha tillgång till dina data, men du vill förhindra att tillfälligt anställda skriver ut eller exporterar information i din databas. Du kan skapa en särskild behörighetsuppsättning för tillfällig personal som inte tillåter utskrift eller export av data. 1. Välj Arkivmenyn > Hantera > Säkerhet. 2. Klicka på fliken Behörighetsuppsättningar. 3. Markera behörighetsuppsättningen [Endast datainmatning] och klicka sedan på Duplicera. Endast datainmatning - kopia markeras. 4. Klicka på Ändra. 5. Som Namn på behörighetsuppsättning skriver du Visstidsanställda. 6. Vid Beskrivning skriver du Inga utskrifter eller dataexport. 7. Avmarkera Tillåt utskrift och Tillåt export. Avmarkera Tillåt utskrift och Tillåt export Utökade behörighetsinställnin gar visas här 8. Klicka sedan på OK. Visstidsanställda visas i listan med behörighetsuppsättningar. Denna behörighetsuppsättning kan användas av ett eller flera konton. 9. Klicka sedan på OK. 10. Klicka på Tillåt för att stänga varningen. Dialogrutan Bekräfta inloggning med full åtkomst visas. 11. Skriv Admin som Konto med full åtkomst, lämna Lösenord tomt och klicka sedan på OK. 12. När du är klar med det här övningsavsnittet stänger du alla öppna filer genom att avsluta FileMaker Pro.