Multimedieföreställningen Arbetsplatskompetens Guide till handledaren
Innehåll Syftet med guiden... 3 Syftet med multimedieföreställningen Arbetsplatskompetens... 3 För vem är multimedieföreställningen avsedd... 3 Hur kan multimedieföreställningen användas... 3 Diskussionsförberedelser... 4 Öppning av tillställningen... 5 Rör dig framåt sida för sida... 5 Sida 1 Webbplatsens syfte... 5 Sida 2 Bristfälligt uppdrag... 6 Sida 3 Samarbete... 6 Sidorna 4-7 Att informera om arbetsarrangemang i korridoren... 6 Sida 8 Förutsättningar för samarbete... 7 Sida 9 Arbetstagarens och chefens skyldigheter... 7 Sida 10 Arbetstagarens skyldigheter... 8 Sida 11 Chefens skyldigheter... 8 Sida 12 Psykologiskt avtal... 8 Sida 13 och 14 Icke uttalade förväntningar... 8 Sida 15 Avtalets varaktighet... 8 Sida 16 Icke uttalade förväntningar - utvecklingssamtal... 8 Sida 17 Ett budskap många tolkningar... 9 Sida 18 Vad förväntar vi oss av varandra... 9 Sida 19 En anställd som återgått till arbetet efter en sjukskrivning och lättade arbetsuppgifter... 10 Sida 20 Mobbning på arbetsplatsen... 10 Sida 21 Medarbetarkompetens... 11 Sida 22 Medarbetarkompetens... 11 Sida 23 Hur kan jag främja min medarbetarkompetens... 11 Sivu 24 Hur kan arbetstagaren utveckla sin medarbetarkompetens... 11 Sivu 25 Hur kan chefen främja medarbetarkompetensen... 11 Sivu 26 Smidigt och givande samarbete trots och tack vare olikhet!... 11
Med arbetsplatskompetens avses de färdigheter som behövs på arbetsplatsen. Chefen behöver chefskompetens och arbetstagaren arbetstagarkompetens. Arbetstagarkompetensen kan även kallas medarbetarkompetens. I multimedieföreställningen och denna guide innebär begreppen medarbetarkompetens och arbetstagarkompetens samma sak. Begreppet arbetstagarkompetens beskriver kanske bättre att arbetstagaren står i växelverkan förutom med chefen också med arbetskamraterna. Man ska observera att även chefen är medarbetare i förhållande till sin egen chef. Chefen behöver alltså både chefs- och medarbetarkompetens. Syftet med guiden Syftet med denna guide är att bereda chefen för användningen av multimedieföreställningen Arbetsplatskompetens på arbetsplatsen och att ge vägkost för att leda diskussionen. Även en utomstående handledare kan fungera som diskussionsledare, men det väsentliga är att alla på arbetsplatsen, inklusive chefen, är på plats. Syftet är nämligen att fundera på den egna arbetsplatsens interna verksamhetssätt. Syftet med multimedieföreställningen Arbetsplatskompetens Meningen med multimedieföreställningen Arbetsplatskompetens är att väcka diskussion om chefs- och medarbetarkompetens. Målet är att chefen och de anställda ska fundera över hur de genom sin egen verksamhet kan påverka hur samarbetet fungerar. Fungerande samarbete främjar arbetshälsan, vilket har konstaterats ha samband med hur framgångsrikt arbetet är. Ju smidigare samarbetet är, desto framgångsrikare är också arbetet. För vem är multimedieföreställningen avsedd Multimedieföreställningen är avsedd för alla chefer, som ser det som nödvändigt att föra diskussioner om arbetsplatskompetens med sina medarbetare. Också de anställda kan föreslå för chefen att man går igenom multimedieföreställningen på arbetsplatsen. Hur kan multimedieföreställningen användas Multimedieföreställningen finns på adressen www.keva.fi. För att kunna se multimedieföreställningen behöver du ett Adobe Flash Player -program. Du kan ladda ned det på Adobes webbplats på adressen www.adobe.com/fi. På sidan finns 3
tangenten Get Adobe Flash Player, genom att klicka på den kommer du till sidan för nedladdning av programmet. Om du inte har tillgång till internetanslutning, kan du beställa en cd-romskiva med multimedieföreställningen på adressen kevapalvelu@keva.fi. Diskussionsförberedelser Sätt dig noggrant in i multimedieföreställningen och denna guide, så att du vet vad som ingår i multimedieföreställningen. Om du önskar ytterligare information om medarbetarkompetens, kan du bekanta dig med publikationen Työhyvinvointia alaistaidoilla ja esimiestyön hallinnalla, som endast finns tillgänglig på finska. Publikationen finns på adressen www.keva.fi. Fundera hur mycket tid ni behöver för diskussionen. Att gå igenom hela multimedieföreställningen tar uppskattningsvis 3-4 timmar i anspråk. Multimedieföreställningen kan också gås igenom i delar, det lönar sig då att reservera minst en timme för en diskussion. Gör upp en riktgivande tidtabell för dig, så att ni hinner gå igenom de saker som du upplever som viktiga. På det sättet försäkrar du dig om att tiden inte av misstag går åt till att endast utföra de första uppgifterna. I multimedieföreställningen går man också igenom chefskompetensen. Det kan kännas besvärligt för chefen. Du kan förbereda dig för diskussionen om chefskompetens genom att för dig själv bedöma vad du är bra på och vad du borde utveckla som chef. Var öppen för den respons som kommer fram i diskussionen. Be också om motiveringar om du får kritisk respons av dina medarbetare. Ta emot responsen i syfte att utvecklas. Försök skapa en konstruktiv atmosfär för diskussionen. Meningen med diskussionen är att lyfta fram eventuella utvecklingsobjekt för de anställdas och chefens verksamhet. Fokus borde ligga på framtiden, inte på det förflutna. Hur ska vi framöver kunna förbättra vår samarbetskompetens? Vilka saker borde förändras för att underlätta samarbetet? Kom ihåg att det är frågan om saker som påverkar varje anställds välbefinnande, också chefens. Reservera en sådan tid för diskussionen att alla på arbetsplatsen kan delta. Om det finns många medarbetare eller om det är frågan om skiftarbete, ska du 4
anordna flera diskussionstillfällen. Det vore önskvärt att de arbetsgrupper som har mest samarbete deltar på samma gång. Var beredd på att göra anteckningar om de diskussioner som förts. Det lönar sig att utnyttja blädderblock eller motsvarande, så att alla deltagare ser vad som skrivs upp. Anteckningarna fungerar i fortsättningen till exempel som stöd för att skapa gemensamma spelregler. Om du blir tvungen att föra diskussionerna i flera omgångar, ska du efter de förda diskussionerna samla in anteckningarna och dela ut dem för kännedom till alla anställda. Informera de anställda i tid om tidpunkten för diskussionen. Kontrollera att behövliga medel finns i lokalen (dator och datakanon, nätanslutning eller cd-rom, blädderblock, papper och pennor för att göra anteckningar). Kontrollera att datorns ljudvolym är tillräcklig. Öppning av tillställningen Berätta att syftet med tillställningen är att föra diskussioner om medarbetaroch chefskompetens. Försäkra dig om att alla kan se filmduken eller datorskärmen ordentligt. Tala ännu om tidtabellen för tillställningen. Rör dig framåt sida för sida Sida 1 Webbplatsens syfte I sidans övre marginal till höger finns en punkt där man kan reglera ljudstyrkan. Du kan också dämpa ljudet och med egna ord berätta om sakerna på inledningssidan. Om du önskar att ljudet inte heller ska höras på följande sidor, kan du reglera ljudstyrkan till tyst på datorinstallationerna. I det här skedet lönar det sig knappast att använda tid för att studera forskningsrapporten som finns bakom länken. Du kan berätta att de anställda då de så önskar kan bekanta sig med den på adressen www.keva.fi. 5
Ge de anställda en möjlighet att ställa frågor i anslutning till hur tillställningen framskrider. Berätta att det på följande sida finns en situationsbeskrivning från arbetsplatsen. Den börjar genast när du har tryckt på piltangenten. Sida 2 Bristfälligt uppdrag Efter pratbubblorna kommer det fram en balk i sidans nedre marginal, där man uppmanas diskutera de tankar som dykt upp på grund av situationen. Fråga hurdana observationer de anställda gjorde angående situationen. Kolla efter diskussionen tillsammans vilka saker man kunde ha fäst uppmärksamhet vid. Det kan också dyka upp andra viktiga saker vid diskussionen. Listan som presenterats på sidan är inte avsedd att vara heltäckande. Avsikten är att väcka diskussion om uppdragens förfaringssätt. När det gäller detta och kommande uppdrag kan du fråga hur det är ställt med ifrågavarande saker på den egna arbetsplatsen. Till exempel: Händer sådant här hos oss? Hur anser ni att uppdragsgivandet har skötts hos oss? Finns det skäl att utveckla verksamhetssätten? Syftet med denna situation var att genast från början väcka intresse för praxis på den egna arbetsplatsen. På följande sida finns ännu motiveringar i anslutning också till denna situation gällande chefens och de anställdas roller och skyldigheter samt övriga förutsättningar för samarbete. Sida 3 Samarbete Denna text stöder de saker som tangerats i föregående situation. Ni kan antingen höra och läsa om sakerna på sidan eller också kan du med egna ord gå igenom dem. Genom att trycka på pilen börjar på följande sida en fyrsidig situationsbeskrivning från arbetsplatsen. Be de anställda fästa uppmärksamhet vid de personer och pratbubblor som förekommer på bilderna. Sidorna 4-7 Att informera om arbetsarrangemang i korridoren På sidorna 4, 5 och 6 ser man endast på bilderna och går sedan vidare. På sidan 7 diskuteras de tankar som situationen gett upphov till. 6
Om ni vill se på scenerna på nytt, rör er med hjälp av balkarna i sidans övre marginal tillbaka till sidan 4. Observera att chefen är den samma i samtliga fyra scener. Sida 8 Förutsättningar för samarbete På denna sida finns grundläggande uppgifter om förutsättningarna för samarbete. Delvis stöder texten de teman som dykt upp i den föregående situationen (informationsutbyte och diskussionsforum). I det här skedet kan du fråga om saker förknippade med informationsutbyte och växelverkan på er arbetsplats. Är informationsutbytet tillräckligt hos oss? I vilket skede av informationsutbytet vore det skäl att göra förbättringar? Sida 9 Arbetstagarens och chefens skyldigheter Meningen är att fundera över officiella, på lag baserade skyldigheter. Tipset uppmanar de anställda att först fundera över svaren för sig själva, så att också de långsammaste ska hinna fundera över svaren innan de snabbaste säger ut svaren högt. Avsikten är att de anställda ska fundera både på arbetstagarens och på chefens skyldigheter, så att de bättre ska kunna förstå också chefens skyldigheter. Chefen kan delta i diskussionen i det skedet när hela gruppen funderar över svaren. Av de kommunalt anställda står 70 procent i arbetsavtalsförhållande och 30 procent i tjänsteförhållande år 2008. Antalet arbetsavtalsförhållanden ökar hela tiden och motsvarande minskar antalet tjänsteförhållanden. Den mest centrala skillnaden mellan tjänste- och arbetsavtalsförhållande är rättsförhållandets karaktär. Tjänsteinnehavaren står i ett offentligrättsligt och arbetstagaren i ett privaträttsligt förhållande till kommunen. På tjänsteförhållanden tillämpas lagen om kommunala tjänsteinnehavare (304/2003) och på arbetsavtalsförhållanden arbetsavtalslagen (55/2001). De kommunala tjänsteoch kollektivavtalen gäller dock i regel personalen oberoende av anställningens natur. Vissa avtalsbestämmelser tillämpas endast på tjänsteinnehavare och vissa endast på arbetstagare. Ytterligare information får du på adressen www.kuntatyonantajat.fi. På adressen www.finlex.fi finns tilläggsinformation om arbetsavtalslagen och arbetarskyddslagen. 7
Sida 10 Arbetstagarens skyldigheter Ni kan gå igenom ifall de saker nämndes i diskussionen som togs upp på sidan. Ni kan också fundera över vad ifrågavarande skyldigheter innebär i ert arbete. I det här skedet kan ni gå igenom reglerna på er egen arbetsplats. Sida 11 Chefens skyldigheter Du observerar väl att chefens skyldigheter inte har presenterats i viktighetsordning. Då ni så önskar kan ni tillsammans fundera över i hurdan viktighetsordning ni skulle ställa dessa chefsskyldigheter. Längre fram på webbplatsen kommer en uppgift där de anställda och chefen ska fundera på vilka förväntningar de riktar på varandra. Redan i detta skede kan det uppstå diskussion om hur du har lyckats som chef beträffande nämnda skyldigheter. Det väsentliga är inte att diskussionen om vissa teman förs på rätt ställe. Det viktigaste är att det överhuvudtaget uppstår en konstruktiv diskussion. Sida 12 Psykologiskt avtal När ni har läst eller hört texten på sidan, kan ni också tillsammans fundera över hurdana icke uttalade förväntningar ni har när det gäller arbetsgivaren och varandra. På följande sidor finns exempel på icke uttalade förväntningar. Sida 13 och 14 Icke uttalade förväntningar Ni kan diskutera hurdana tankar dessa exempel gav upphov till. Sida 15 Avtalets varaktighet Gå igenom texten. När ni går över till nästa sida börjar en situationsbeskrivning av ett utvecklingssamtal. Sida 16 Icke uttalade förväntningar - utvecklingssamtal Ni kan till exempel diskutera om situationen är typisk enligt er åsikt. Är det lätt att utrycka sina egna önskemål högt? Hur fungerar utvecklingssamtalen hos oss? Upplever ni utvecklingssamtalen som nyttiga? 8
När ni går över till följande sida börjar en situationsbeskrivning av ett arbetsplatsmöte. Sida 17 Ett budskap flera tolkningar Ni kan fundera över om situationen är typisk för er arbetsplats. Ni kan fundera över hur situationen kunde fortsätta. Hur skulle mötet nästa måndag förlöpa? Skulle de anställda rapportera till varandra om sina mest centrala uppgifter? Följden kunde ju vara att de anställda som förhåller sig negativt i situationen hade förberett sig att berätta om föregående veckas arbeten för de andra. De anställda som förhåller sig positivt i situationen hade däremot förmodligen inte förberett sig inför mötet. Varför sade de anställda inte sina åsikter högt? Hade de förstått vad man avser med rapporteringspraxis? Borde chefen ha frågat vars och ens åsikt om saken? Dessutom kan ni diskutera hurdana saker det vore bra att ni visste om varandras arbeten. Ordnas arbetsplatsmöten tillräckligt ofta? Hur kunde de utvecklas? Sida 18 Vad förväntar vi oss av varandra Syftet med denna uppgift är att lyfta fram verksamhetssätt, som främjar samarbetet på arbetsplatsen. Det är inte meningen att lägga sig i arbetskamraternas eller chefens personliga egenskaper, utan i verksamhetssätten på arbetsplatsen. Uppgiften har inga rätta svar. Det är frågan om hurdan praxis som underlättar att man uppnår arbetets mål. Det är heller inte väsentligt vem som för fram vilken sak. Om ni redan på sidorna 12 14 funderade över vilka outtalade förväntningar ni har på varandra, kan det här till en del bli fråga om upprepningar. 9
Denna uppgift kan också fungera som stöd vid skapande av spelregler på arbetsplatsen. Om ni skapar spelregler, ska du försäkra dig om att alla förstår vad som avses med spelreglerna. Det är då lättare att förbinda sig till dem. Exempel på förväntningar: Arbetstagaren: Jag vill ha mer feedback på mitt arbete. Det vore trevligt om alla informerades i god tid om ändringar i tidtabellen. Chefen: Jag önskar att ni vore aktivare vid arbetsplatsmötena. Spelregler härledda ur exemplen: Vi ger feedback åt varandra i konstruktiv anda, och vi är också själva öppna för den respons vi får. Vi informerar om ändringar i tidtabellen i god tid till alla. Vi är aktiva på arbetsplatsmötena. På följande sida finns en situationsbeskrivning från arbetsplatsen. Sida 19 En anställd som återgått till arbetet efter en sjukskrivning och har lättare arbetsuppgifter Lite längre fram på webbplatsen går vi igenom medarbetarkompetensen. Medarbetarkompetens är framförallt en attitydfråga, som denna situation vill belysa. Ni kan diskutera hurdana tankar denna situation väckte. Hur skulle man förhålla sig på arbetsplatsen om någon anställd hade lättare arbetsuppgifter? Om det på arbetsplatsen för närvarande finns en person som har lättare arbetsuppgifter, lönar det sig att fundera hur man ska gå igenom saken. På följande sida finns en situationsbeskrivning från arbetsplatsen. Sida 20 Mobbning på arbetsplatsen Till god arbetstagarkompetens (medarbetarkompetens) hör också ansvarsfullhet och ingripande vid problem. 10
Ni kan till exempel fundera över om det är lätt att ingripa i arbetsplatsmobbning. Sida 21 Medarbetarkompetens Forskningens medarbetarkompetens var alltså definierad av de anställda. De svarade på frågan Vad kan jag göra för att få god ledning?. Forskarna delade in svaren i dessa kategorier. Sida 22 Medarbetarkompetens Ni kan fundera över vad medarbetarkompetensen i fråga innebär i ert arbete. Sida 23 Hur kan jag främja min medarbetarkompetens Chefen kan fundera över hur han eller hon kan främja utvecklingen av de anställdas medarbetarkompetens ur ifrågavarande synvinklar. Med andra ord kan han eller hon bemöta de förslag som de anställda kommit med. Det finns inga rätta svar på detta. På följande sidor presenterar vi några tips för att utveckla medarbetarkompetensen. Sida 24 Hur kan arbetstagaren utveckla sin medarbetarkompetens Sida 25 Hur kan chefen främja medarbetarkompetensen Sida 26 Smidigt och givande samarbete - trots och tack vare olikhet! Vi tar gärna emot feedback som gäller multimediets innehåll och funktionsduglighet. Ni kan lämna feedback genom att fylla i svarsblanketten på adressen www.keva.fi > kontaktuppgifter > ge feedback eller genom att skicka e-post på adressen kevapalvelu@keva.fi. Multimedieföreställningen har producerats på finska år 2007 och på svenska år 2010. Båda versionerna har granskats år 2011. Producent är Keva. 11