Enhetsaudit 2013 Intern bedömning av kvalitetsarbetet vid enheten för registratur och arkiv, gemensamma förvaltningen, Göteborgs universitet Oktober 2013
Innehållsförteckning Bakgrund 3 Beskrivning av och kommentarer till kvalitetsarbetet vid enheten för arkiv och registratur 4 Sammanfattande reflektion 10 Goda exempel 11 Bilaga 1: Material till auditgruppen från arkiv/registratur 12 Bilaga 2: Program platsbesök, audit arkiv/registratur 12 2
Bakgrund Ledningen på alla nivåer inom universitetet ska tillse att olika slag av uppföljningar och utvärderingar genomförs och att arenor för kvalitetsdiskussion används och fungerar väl. Det förutsätter ett linjeansvar som innebär att man på varje organisationsnivå har ansvar för att följa upp sina enheters kvalitetsarbete. Universitetsledningens instrument för sådan uppföljning av det samlade kvalitetsarbetet inom varje fakultet sker genom kollegial granskning med studentmedverkan i sk fakultetsaudits. Vid flera fakulteter genomförs institutionsaudit enligt motsvarande modell. 2010-2011 genomfördes vid GF en förvaltningsaudit och fr o m september 2013 genomförs också enhetsaudit vid GF, där enheten för arkiv och registratur är först ut. Samtliga enheter kommer att utvärderas inom en tvåårsperiod. Liksom vid annan kollegial granskning är ett övergripande syfte att bidra till utveckling såväl i verksamheten som granskas som i den verksamhet där granskarna hör hemma. Syftet är också att sprida goda exempel och därmed bidra till att utveckla och förbättra kvaliteten i enheternas verksamhet. Auditgruppens arbete Följande personer har ingått i auditgruppen för arkiv och registratur. Marie Smedbro, områdeschef infrastruktur (ordf) Eddi Omrcen, miljöchef, miljöenheten Magnus Petersson, rektors samordnare, universitetsledningens stab Elisabeth Bergius, utbildningshandläggare, inst för tillämpad IT Malin Östling, kvalitetssamordnare, universitetsledningens stab (sekr). Inför platsbesöket lämnade enheten ett antal dokument till auditgruppen (bilaga 1). Den 20 augusti 2013 genomförde auditgruppen ett förberedande möte där man diskuterade materialet från enheten och vilka frågor man ville ställa till de olika grupperna vid platsbesöket, som genomfördes den 3 september 2013 (bilaga 2). 3
Beskrivning av och kommentarer till kvalitetsarbetet vid enheten för arkiv och registratur Auditgruppen har granskat organisation, dokument och aktiviteter inom enheten som syftar till att åstadkomma en serviceinriktad och effektiv verksamhet. Sammanfattningsvis har auditgruppen funnit en grupp medarbetare med hög ambitionsnivå och med en god och engagerad inställning till utvecklingsarbete. Samtidigt uppfattas enheten ha en hög arbetsbelastning där flera av de vällovliga ambitionerna tycks få stå tillbaka för de dagliga prioriteringarna. Enhetens mötesstruktur En viktig del i alla organisationers kvalitetsutvecklingsarbete är de olika organ och grupper som kontinuerligt möts för att diskutera, bereda och i vissa fall besluta om ärenden som gäller organisationens verksamhet och utveckling. Även dokumentationen, dvs minnesanteckningar och protokoll och ev uppföljning av dessa dokument är en viktig del av kvalitetsarbetet. Vid enheten för arkiv och registratur hålls enhetsmöten ca var tredje vecka. Minnesanteckningar förs och läggs ut på en gemensam mapp. Vid nästkommande möte följs anteckningarna upp. Registraturet har veckomöten (ca 30 minuter) varje onsdag tillsammans med enhetschefen. Då diskuteras bemanning, prioriteringar, enskilda ärenden och frågor om rutiner. Auditgruppen ställer sig positiv till att anteckningarna systematiskt följs upp och vill uppmuntra till att fortsätta med denna rutin. Styrdokument att ta fram, sprida/implementera och följa upp Nedan beskrivs och kommenteras några av de dokument som är centrala för hur universitetets diarie- och arkivhantering kontinuerligt ska säkras och utvecklas. Inledningsvis kan dock kommenteras att auditgruppen upplevde att mängden av dokument var stor och att en viss spretighet kunde identifieras. En reflektion kring dokumentens antal och form kan med fördel göras i samarbete med respektive målgrupp. Går det att kategorisera dokumenten bättre? Bör de alla ligga lättåtkomliga på webb? Bör deras inbördes relation klargöras? Är dokumenten tillräckligt målgruppsanpassade? Osv. Enhetschefen har systematiskt gått igenom GF:s handlings- och verksamhetsplan 2013-2015 kopplad till Vision 2020 men menar sig inte ha ansvar för några specifika åtgärder som anges i dokumentet. Däremot appellerar inledningen, med bl a begreppet god och tydlig servicenivå direkt till enhetens förbättringsarbete, och begreppet har diskuterats på enhetsmöten. Någon nedbruten verksamhetsplan för enheten har inte tagits fram för 2013. Handbok för samordnare/handläggare i Gudok Workport. Dokumentet beskrivs som viktigt för verksamheten. Därav följer att en kontinuerlig uppdatering bör ske, och att en rutin för systematisk inhämtning av förbättringsförslag från verksamheten bör 4
komma tillstånd. Dokumentet innehåller två bilagor: Rutiner för diarieföring och Diarieföring av handlingar i E-rekryteringsärenden. Lathund för registrering och arkivering av handlingar. Detta dokument diskuterades inte specifikt under auditgruppens platsbesök, men auditgruppen vill här återigen uppmana till en generell diskussion om styrdokumentens form och funktion ska t ex handbokens två nämnda bilagorna vara just bilagor, eller ska de, tillsammans med lathunden ingå i Handboken, eller i något annat dokument, eller vara fristående? Om den nu gällande formen efter en sådan diskussion och reflektion fortfarande anses vara den riktiga, är allt gott och väl, annars krävs förstås ett arbete kring justering av dessa dokument. Enheten har också meddelat auditgruppen att man ämnar revidera den gamla arkivhandboken. Är det givet och utan diskussion att denna ska utgöra ett eget dokument? Citattecken kring styrdokument ovan kan hänvisas till en angränsande diskussion som fördes under platsbesöket. Begreppet styrdokument används ibland slarvigt, för om dokumentet Klassificeringsstruktur, som anges vara enhetens viktigaste styrdokument verkligen är ett sådant, varför finns det då inte tillgängligt på universitetets webbsida för styrdokument? Och slutligen på universitetets webbsida för styrdokument finns under arkiv och diarium endast två dokument (tillämpningsbeslut), men just dessa två skickades inte till auditgruppen, vilket förstås kan föranleda en diskussion i sig bör dessa alls inte vara styrdokument, bör de revideras, kan de avskrivas som styrdokument? Som underlag för denna typ av diskussion vill auditgruppen rekommendera läsning av Handläggningsordning för styrdokument www.medarbetarportalen.gu.se/digitalassets/1409/1409256_hdlordning_styrdoku ment20081124.pdf Auditgruppen rekommenderar således att enheten ta ett helhetsgrepp när det gäller olika dokument med fokus på vem som är målgruppen. Övriga aktiviteter med anknytning till kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling Organisation Det framkom tydligt under auditgruppens platsbesök att det är en rejäl förändringsresa som enheten har gjort de senaste åren. Förutom den faktiska omorganisationen, som innebär en egen, liten enhet med egen chef, istället för en funktion inom universitetsledningens kansli, har antalet anställda mer än fördubblats de senare åren. Arbetssätten har också markant förändrats genom ny lagstiftning och nytt projekt/system. Enhetens två funktioner arkiv respektive registratur/diarieföring har enligt medarbetarna själva, ibland inte tillräckligt tillvaratagit allt det som är gemensamt för verksamheterna. Medvetenhet kring detta finns således och förhoppningsvis kommer även det strategiska avståndet minska när nu enhetens alla medarbetare flyttat in i 5
gemensamma lokaler på Vasagatan 33. Auditgruppen vill uppmuntra enhetsledningen till ett fortsatt systematiskt och fokuserat arbete mellan arkiv- och registratorsfunktionerna. Gudok projekt och system Fakta från medarbetarportalen: Gudok som system: Gudok är ett webbaserat system avsett för både registrering och handläggning av ärenden. Systemet syftar till att minska arbetsbördan genom att automatisera vissa arbetsrutiner, öka tillgänglighet och service samt att öka rättssäkerheten. Gudok som projekt: Projektet Gudok (avslutat 30 juni 2013) innebär införandet av en universitetsgemensam ärendeoch dokumenthantering. Målet är att utveckla rutiner så att arbetet görs på ett enhetligt sätt inom universitetet. Projektet fokuserar på tre huvuddelar: rutiner för registrering och handläggning av ärenden, implementering av systemet Gudok och införandet av E-rekrytering. Systemet är nu implementerat i hela GU:s verksamhet. Utvecklingen av en elektronisk ärendehantering är en viktig del av universitetets informationsförsörjning och en del av universitetets verksamhetsutveckling och kvalitetsarbete. Utvecklingen kan följaktligen inte ses isolerad utan är en del av ett verksamhetsöverskridande program. Projektet Gudok har drivits av projektledaren tillsammans med två medarbetare. Projektet beskrivs positivt vid auditbesöket och tycks ha samlat hela enheten kring en gemensam målsättning. Det har gått lättare än man vågat hoppas att genomföra och engagemanget vid institutionerna har bidragit till att tidplanen har hållits. Nu är projektet avslutat. Två utvärderingar har gjorts under systemets implementering och med resultatet av dessa och andra erfarenheter ska nu systemet upprätthållas och kontinuerliga uppföljningar av olika slag genomföras. Auditgruppen hann inte ställa många frågor kring huruvida det finns en tydlig och realistisk plan för detta, men vill uppmana enhetsledningen att systematiskt planera för återkommande uppföljningsaktiviteter om det inte redan är gjort. Auditgruppen rekommenderar också att arbetssättet i sig inom Gudok-projektet med brett förankringsarbete, tydliga målsättningar och kontinuerliga uppföljningar blir en integrerad del av enhetens arbete. Funktionsgrupper Under hösten 2012 infördes vid enheten s k funktionsgrupper. Man delade upp arbetet i t ex, mailmottagning, telefonmottagning, uppföljning av inkomna ärenden, och cirkulerade dessa enligt ett beslutat schema. Syftet var att komma 6
ifrån känslan av att man bara påbörjar, men sällan avslutar och resultatet blev att man som grupp hann mycket mer och att brandkårsutryckningar blev betydligt färre. Tendenser till individuella arbetssätt fick stå tillbaka för mer transparanta och i funktionsgruppen överenskomna rutiner. Arbetet avstannade i samband med flera sjukskrivningar, men är planerat att återupptas, och för detta tycks det finnas ett starkt engagemang. Auditgruppen uppmuntrar enhetsledningen och medarbetarna att inte dröja med detta, utan snarare påskynda att funktionsgrupperna kommer igång igen. Samtidigt bör man passa på att ytterligare förfina metoden: Vad var det som fungerade mindre bra och hur kan man förbättra detta vid nystarten? Hur kan man förhindra risken att metoden återigen får stryka på foten när oplanerade förändringar drabbar verksamheten? 4040 Fakta från medarbetarportalen: Från och med 2013 finns en administrativ support vid gemensamma förvaltningen. Supporten ska ge stöd för institutioner och andra enheter i administrativa frågor. Den administrativa supporten vänder sig till administratörer och svarar på frågor om personaladministration, ekonomiadministration, arkiv och registratur, miljö och hållbarhet och juridik. Telefonsupporten har öppet under kontorstid, kl 08.00-16.30 (sommartid kl 08.00-16.00). Vid telefonkontakt erbjuds följande förval: 1. Personal- och lönefrågor 2. Ekonomiadministration 3. Arkiv och registratur 4. Miljö och hållbarhet 4040-anknytningen har för enheten inneburit att man går tydligare på schema. I utvecklingsarbetet har 4040-anknytningen medfört att man t ex mäter hur snabbt man svarar i telefon, vilken typ av ärenden telefonsamtalen gäller och vilken funktion som ringer. Här ser auditgruppen möjligheter; enheten kan nyttja statistiken kring 4040 som en utgångspunkt när man sätter mål för hur man vill utveckla verksamheten. I den enkät som årligen ska gå till GF:s kunder inkom en del kommentarer om 4040. Inga handlade dock om arkiv och registratur, men som enhetschefen så riktigt påpekade för auditgruppen kan man säkert lära en del även av kommentarerna som riktats mot de andra tillvalen. Auditgruppen vill uppmuntra enheten till att genomföra detta inte bara i år utan även kommande, då enkäten är tänkt att vara just årlig. 7
Auditgruppen rekommenderar också en genomlysning av relationen mellan 4040- och 1111-anknytningarna och hur statistik kring 1111-anknytningen kan tas till vara i det vidare kvalitetsutvecklingsarbetet. Nätverk internt och externt Enheten planerar att införa nätverk vid fakulteterna med syfte att gemensamt diskutera frågor och problem med diarieföring och arkivering. Några mindre fakulteter kommer man troligen föra samman inom ett nätverk. Auditgruppen vill uppmuntra enheten till detta arbete och tror att det är bra att komma igång så snart som möjligt. Samtidigt är det viktigt att vara restriktiv med mötestid, så en tydlig agenda med några få case som annonseras innan nätverksträffen kan vara en idé. Tydliga anteckningar som är lätta att förstå även (eller främst!) för dem som inte haft möjlighet att närvara är också angeläget. I vilket fall ska nätverksträffarna kontinuerligt utvärderas: Ger de något (mer än igenkännande av svåra ärenden)? Ökar vi kompetensen om användningen av Gudok? Ska träffarna benämnas nätverksträff eller är workshop ett bättre begrepp? Utbildning m.m. internt och externt Omfattande utbildningar vid universitetets institutioner har hållits i Gudok-systemet. Nu behövs uppföljningsutbildning, och den skulle kunna vara riktad; man skulle kunna följa upp vilken typ av frågor som ställs från respektive institution och anpassa utbildningen därefter. Detta är en idé som nämns under auditgruppens platsbesök, och som vi vill påminna om som en möjlighet. Allt för att göra uppföljningsutbildningarna mer effektiva och givande. Om man är nyanställd Gudok-samordnare på institution ingår 2x3 timmar utbildning. Nyanställda på enheten ska ha en utpekad handledare, men detta har fallerat. Därutöver är en särskild dokumentation för nyanställda på enheten planerad. Auditgruppen uppmuntrar enheten till att driva dessa frågor. Externa utbildningar för registratorer och arkivarier finns förstås. På senaste tiden har det varit svårt för medarbetarna att hinna delta på sådana. Här behövs en systematisk genomgång vilka behov finns vid enheten, vilket utbud finns, vilken plan kan man sätta för varje medarbetares fortsatta kompetensutveckling? Observera dock att auditgruppen vill betona att kompetensutveckling inom detta område inte nödvändigtvis behöver innebära extern utbildning kompetensutveckling kan med fördel fås genom studiebesök, nationella nätverksträffar, systematisk benchmarking, arbetsrotation m.m. Auditgruppen vill också uppmuntra till systematiskt arbete med kunskapsöverföring och kompetensutveckling inom enheten. FAQ Många organisationer utvecklar en FAQ frequent asked questions på sin webbsida. Även enheten för arkiv och registratur har diskuterat möjligheten att 8
utveckla en sådan. Det är tidskrävande initialt, och syftet måste vara tydligt och klart innan ett sådant arbete påbörjas. Är mervärdet jämfört med den information som hittas i existerande handböcker och styrdokument påtagligt? Om så är fallet hur ska arbetet läggas upp? Hur ska informationen om FAQ-sidans existens spridas? Hur ska användningen följas upp, hur ska kontinuerlig uppdatering säkras? Prioriteringar Auditgruppen vill positivt uppmärksamma det arbete med en prioriteringslista som enheten enligt uppgift har arbetat fram. Att kunna göra rätt prioriteringar är A och O för att kunna hantera det dagliga arbetet, men kräver lika delar av stringens och flexibilitet. Hur ser jag till att verkligen göra rätt prioritering, och hur bedömer jag när undantag från prioriteringslistan trots allt är nödvändig? Här är det viktigt med en kontinuerlig diskussion inom enheten, och auditgruppen har också fått uppfattningen att en sådan sker. Utmaningar enligt ppt Enligt en ppt-serie som auditgruppen fick tillgång till inför sitt besök finns för tillfället följande utmaningar vid enheten. Få en smidig, effektiv och rättsäker diarieföring Webbdiariet publicera dokument Utveckla ärendehanteringen erbjuda möjligheten att arbeta med arbetsflöden Digitala signaturer Avsluta pappersarkiven enligt gamla ordningen (senast 31 dec. GU kommer att begära dispens). E-arkiv Fysiska arkivlokaler Utveckla och kvalitetssäkra klassificeringsstrukturen Inför 2014 ska varje enhet vid gemensamma förvaltningen presentera en verksamhetsplan. Auditgruppen vill påminna om att denna ppt-bild kan utgöra en god grund vid framtagandet av verksamhetsplan. Likaså bör resonemang i denna rapport, och ytterligare dokumentation från det senaste året utgöra underlag vid framtagning av en verksamhetsplan. Går det redan nu att utveckla åtgärder för ovan utmaningar? Hur ska de grupperas, prioriteras, specificeras, tidsättas och målsättas? 9
Sammanfattande reflektion Några punkter, låt oss kalla dem reflektioner snarare än rekommendationer, vill auditgruppen ange som en sammanfattning av de diskussioner vi har haft om enhetens förbättringspotential. 1. Auditgruppen upplevde att mängden av styrdokument är stor och att en viss spretighet kan identifieras. En reflektion kring detta bör göras inom enheten. Se specifika frågeställningar under avsnittet Styrdokument ovan. 2. Kanske är en konsekvens av spretigheten ovan att man enligt medarbetarna på enheten får olika svar när man ringer till 4040 för en arkiv/diarie-fråga, beroende på vem på enheten som svarar. Möjligtvis är svarens differens inom rimliga ramar, men auditgruppen vill ändå uppmana enheten till en diskussion kring vad en sådan upplevelse egentligen grundar sig på och vad man kan göra åt den. 3. Auditgruppen vill uppmuntra enhetsledningen till ett fortsatt systematiskt och fokuserat arbete mellan arkiv- och registratorsfunktionerna. 4. Börja arbetet med verksamhetsplan för 2014 redan nu. Där kan samtliga utvecklingsidéer och planerade åtgärder, observerade utmaningar samt åtgärder som uppmärksammas genom denna rapport och genomlysningen samlas. Visst utvecklingsarbete kan och ska givetvis påbörjas innan 2014 och vissa av aktiviteterna som aktualiseras genom ett sådant arbete bör utvecklas till specifika kvalitetsprojekt. Självklart måste hänsyn tas till tillgängliga resurser och tydliga prioriteringar. 5. Projektet Gudok är avslutat och finns därmed numera enbart som system. Har enheten en tydlig och realistisk plan för kontinuerlig uppföljning och utveckling av systemet, och hur man ska inhämta fakta för sådan uppföljning och utveckling? 6. I den enkät som årligen ska gå till GF:s kunder inkom visserligen inte många direkta kommentarer till arkiv och registratur. Auditgruppen vill ändå uppmuntra enheten till en systematisk genomgång av resultatet (i år och kommande år), såväl de procentuella värdena som de öppna kommentarerna. 7. Idén att starta interna GU-nätverk om arkiv- och registratorsfrågor samt att genomföra uppföljningsutbildning om Gudok är god så länge formulering av syfte och förväntade resultat är genomtänkt och väl förankrat. 8. En reflektion som snarare riktar sig till GF ledning gäller en fråga från enhetens medarbetare: Vore det möjligt att i större utsträckning än idag utarbeta och använda gemensamma, standardiserade GU-övergripande blanketter för ärenden som alltid diarieförs inte minst vad gäller utbildnings- och personalärenden? 9. Auditgruppen vill uppmuntra enheten till att i större utsträckning genomföra/delta på studiebesök, nationella nätverksträffar, systematisk benchmarking, arbetsrotation samt kunskapsöverföring och kompetensutveckling inom enheten. 10
Goda exempel i enhetens kvalitetsarbete Auditgruppen vill påminna om att nedan angivna exempel just är exempel. Det finns alldeles säkert fler goda initiativ som inte har kommit till auditgruppens kännedom. Auditgruppen vill uppmuntra andra enheter att lära av och nyttja den kunskap som arkiv och registratur har vad gäller dessa områden kontakta gärna enheten direkt för benchmarking kring dessa och andra tillvägagångssätt! - Enheten har under en tid arbetat aktivt med s k funktionsgrupper en systematisk fördelning av de dagliga arbetsuppgifterna som innebär att man undviker att alla springer på allt. Man har därigenom fått tid till många smarta lösningar av vardagliga problem. - Anteckningar förs alltid vid enhetens olika typer av interna möten och följs systematiskt upp vid nästkommande möte. Detta förfarande är ett gott stöd för det kollektiva minnet av vilka förbättringsåtgärder som beslutats och gynnar enhetens vidare utveckling. - Vid enhetsmötena förs också ett kontinuerligt samtal om viktiga ledord som t ex servicenivå (relaterat till myndighetsutövning och lagkrav), professionalitet, effektivitet, proaktivitet: Vad betyder dessa ledord för oss och hur arbetar vi för att uppfylla dem? Auditgruppen ser mycket positivt på en sådan levande dialog. - Auditgruppen vill positivt uppmärksamma det arbete med prioriteringslista som enheten har arbetat fram. Att kunna göra rätt prioriteringar är A och O för ett fruktbart utvecklingsarbete. - Uttalande från medarbetare vid platsbesöket: Vi ser varje möte med medarbetare utanför enheten och extern part som ett tillfälle för feed-back till och utvärdering av vår verksamhet. Auditgruppen gör tummen upp för detta synsätt! 11
- Material vid audit av arkiv och registratur Bilaga 1 1. Powerpoint om enheten - togs fram med anledningen av genomlysningen av GF Dokument som vänder sig till verksamheten 2. Rutin för diarieföring - vänder sig till GF samt fakultetskanslier 3. Handbok för samordnare/handläggare - vänder sig till dem som arbetar i Gudok workport 4. Lathund för registrering och arkivering av handlingar - vänder sig till alla anställda, men främst institutionsnivån 5. Lathund för hantering av allmänna handlingar - vänder sig till alla anställda Enhetens dokument 6. Handbok för registratorer - endast för registratorer synkas med handboken för samordnare 7. Klassificeringsstruktur (KS) lång version - detta är vårt viktigaste styrdokument 8. Klassificeringsstruktur - kort version 9. Handläggningsordning för KS - utkast 10. Registreringsplan - endast för registratorerna är en slags översättning av KS till Gudok-serierna 11. Den gamla arkivhandboken ska uppdateras, men mycket av innehållet gäller fortsatt. 12. Utkast för ny arkivorganisation - utkast för hur vi tänker oss att organisera arkivfrågorna på institution Program platsbesök, audit arkiv/registratur Bilaga 2 9.00-9.45 Intervju med TF enhetschef Maria Elmlund 9.45-10.00 Snabbreflektion inom auditgruppen 10.00-10.45 Intervju med medarbetare: Monica Ling, Cecilia Bergström, Anna Thorén, Christer Johansson, Anna Danielsson, Karin Svedholm Petersson 10.45-11.15 Reflektion inom auditgruppen 11.15-11.30 Preliminär återföring till Maria Elmlund 12