God morgon! 1 Ändra dina tankar och du ändrar din värld. Norman Vincent Peale 2 Tankar om mål Willi Railo Trygghetsmål Dessa mål är vi helt säkra på att vi uppnår Realistiska mål Når vi om vi anstränger oss Barriärbrytande mål Kräver stora ansträngningar av oss Vi måste ändra vårt beteende 3 1
Källa: Bo Tonnqvist, Projektledning 4 Referensgrupp Forum för att testa Idéer Lösningar Presterade delresultat Effektivt stöd för projektledaren Att hålla kursen mot målet Stämma av intressenternas förväntningar Kan föranleda revidering av Specifikationer Planer 11 Projektkoordinator Återfinns ofta inom större organisationer som genomför många olika projekt Koordinerar resurser mellan projekt och linjeorganisationen EU-projekt Länsövergripande Kommunövergripande Partnerskap inom EU 13 2
Vad är en grupp? En grupp är två eller flera ömsesidigt beroende individer som påverkar varandra i ett socialt samspel (Forsyth 1990) Vilka grupper har betydelse för individen? Primärgruppen Nära relationer och starka band Familjen Närmsta vänner Sekundärgrupp Inte lika starka relationer och känslomässiga band. Målsättning med sitt gemensamma arbete Arbetsplatsen Föreningsliv Idrottslag Andra benämningar på gruppkonstellationer är Formell grupp Har skapats av en organisation för att lösa en uppgift Informell grupp Gruppen bildas spontant Man vill göra saker tillsammans Individerna har gemensamma Värderingar Intressen Attityder 3
Vad är gruppdynamik? Samspel som förekommer i relationen mellan människor Energin som uppstår i mötet mellan människor Gruppens dynamik påverkas av Vilka som ingår Syftet med gruppen Ledarskapet Formerna för deltagande Samhälle Erfarenheter Närmiljö Attityder Värderingar Intressen Handlingar Beteende Fig: Individens värderingar, attityder och intressen. Källa Överbefälhavaren Jag gör hela tiden saker jag inte kan göra. Det är därför jag kan göra dem. Pablo Picasso 19 4
Olika värderingar i gruppen Alla i gruppen behöver inte tycka likadant om allt Olika uppfattning om hur målet ska nås Ledaren är vägvisare Viktigt att ha förståelse för olika Intressen Värderingar Attityder Sätt att agera Hur skapas en effektiv grupp? Modeller för gruppsammansättning Belbins teamroller Ichak Adizes fyra karaktärer Myers-Briggs M fl Tester mäter olika saker Risk för misstolkning Belbins nio teamroller Plant - Idégivaren Kreativ och idérik problemlösare Självupptagen Svårt att kommunicera effektivt Coordinator - Förmannen Mogen, självsäker ledarperson Bra på att tydliggöra mål, ta beslut och delegera Upplevs manipulativ, lägger eget arbete på andra 5
Belbins nio teamroller Monitor Evaluator - Analytikern Diskret, strateg och skarpsinnig Förmåga att se alternativ Saknar drivkraft, har svårt att inspirera andra Implementer - Arbetaren Disciplinerad, pålitlig, konservativ och effektiv Omvandlar idéer till verklighet Upplevs som oflexibel och trög att ta till sig nyheter Belbins nio teamroller Completer - Avrundaren Samvetsgrann och ivrig arbetsmyra Löser problem, levererar i tid Tendens att oroa sig och svårt att delegera Resource investigator - Resursamlaren Extrovert, entusiastisk och kommunikativ Undersöker möjligheter, knyter upp resurser Överoptimistisk, tappar engagemang Belbins nio teamroller Shaper - Pådrivaren Utmanande och dynamisk person Trivs under press, utmana det omöjliga Provocerar och tendens att förolämpa andra Team worker - Trädgårdsmästaren Samarbetsvillig, mild, följsam och diplomatisk person Lyssnar och bygger relationer utan att skapa konflikt Svårt att fatta beslut i krissituationer 6
Belbins nio teamroller Specialist Inhyrd specialist för teamet Fokuserad och självgående person Tillför unik kunskap och skicklighet Bidrar, men dock enbart inom sitt smala område Fastnar lätt i tekniska spörsmål Genomför Belbin testet ca 45 minuter Workshop 27 Hemuppgift Genomför följande tester http://se.41q.com Samt http://www.jobbsafari.se/cgi/typeindikator.cgi?gclid=cnnq7vlnn7kcf TN7cAod7QEARA Frågor att besvara: Vilka likheter ser du mellan de olika testerna? Vilka skillnader hittar du? Är din grupp för Case 1 balanserad med avseende på de olika testerna? Redovisning sker vid lektionstillfället den 10 september 28 7
En effektiv grupp kännetecknas av Representation av t ex Belbins olika teamroller Bred åldersfördelning Mångfald kön ålder etnisk/kulturell bakgrund religion funktionshinder sexuell identitet I gruppen bestämmer du hur mycket du vill vara din roll utifrån t ex Belbins teamroller! Vem är jag i gruppen? Jag är unik Jag är komplex Jag har olika egenskaper Will Schutz, psykolog Studier av effektivitet ombord på stridsfartyg i amerikanska marinkåren FIRO Modellen Fundamental Interpersonal Relationship Orientation 8
Fas 1 - Tillhörandefasen Karaktäriseras av beroende Osäkert förhållningssätt till varandra Göra gott intryck Artiga men kanske inte ärliga Avvaktande hållning i konflikter Ledaren i Tillhörandefasen Ge struktur Styra vem som gör vad, hur och när Risker Alltför lösa tyglar skapar kaos Gruppen splittras pga inre konflikter Fas 2 - Rollsökningsfasen Karaktäriseras av oberoende Reda ut var makt, kompetens och ansvar i finns i gruppen Inta vår plats i rangordningen Det här kan jag Ledaren i Rollsökningsfasen Nyttjar olikheterna utifrån ett coachande förhållningssätt Hjälpa gruppen att fokusera på målet Risker Stormar/konflikter ska redas ut för att gå vidare till nästa fas Fas 3 - Samhörighetsfasen Karaktäriseras av omsesidigt beroende och förtroende Vi vet vem som är duktig på vad och ger varandra beröm Öppenhet vi vågar erkänna det vi inte är bra på Ledaren i Samhörighetsfasen Ledaren finns till hands Sammanfattar och har överblick Bjuder in hela gruppen till problemlösning Delegerar ansvar 9
Vilofaser Gruppen får vila ut Viloperioden är idyllisk Grupprocessen är cyklisk - instabil Gruppen faller tillbaka till tidigare faser vid förändringar inom eller utanför gruppen En mogen grupp har kortare tid för att återvända till tredje fasen Projektgruppen Adizes fyra karaktärer Producerare Resultat Handlingsmänniska Svårt att delegera Adminstratör Saker blir gjorda på rätt sätt Ordning och reda Bra på att samordna, kontrollera och planera 36 Projektgruppen Adizes fyra karaktärer Entreprenör Kreativ, ständigt nya idéer Nyskapande Villig ta risker, otålig Dålig på att fullfölja uppgifter Integrerare Sätter medarbetare i centrum Ser till att gruppen fungerar Bra på att delegera Svårt att ta självständiga beslut 37 10
Projektgruppen Vilken modell ska jag använda? Balans i gruppen Olika karaktärer bildar oftast en effektiv grupp 38 Skapa projektgruppen Firo modellen Fundamental Interpersonal Relationship Orientation William Schutz, 1950-talet Utifrån kommunikation och feedback förflyttas gruppen till nästa utvecklingsfas Ledningen kan ofta påverka vilken väg gruppen tar i sin utveckling 39 Skapa projektgruppen Tillhörandefasen Gruppen träffas första gången Stort behov av trygghet och tydlighet rörande förväntningar Projektledaren måste ge gruppen Trygghet genom struktur Ev detaljstyra Risk - Gruppen känner sig övergiven Sänker motivationen Negativt resultat 40 11
Skapa projektgruppen Tillhörandefasen kännetecknas av Göra gott intryck Inre konflikter tillhöra eller lämna gruppen 41 Skapa projektgruppen Rollsökningsfasen Många stormar i gruppen Rollerna formas Informella ledare stiger fram Projektledarens roll ifrågasätts Konflikterna är öppna och måste lösas för att gruppen ska komma vidare Gruppen behöver stöd mer än styrning 42 Skapa projektgruppen Samhörighetsfasen Gruppen har blivit ett lag Alla känner tillit till varandra och sin egen förmåga Ömsesidigt beroende av varandra Deltagarna är trygga Tar ansvar för sina delar Vågar visa sina starka och svaga sidor 43 12
Skapa projektgruppen Samhörighetsfasen forts Projektledaren leder genom att Lägga upp ramar för arbetet Delegera uppgifter Delegerar ansvar och befogenheter Skapar motivation och engagemang Risker - Projektledaren detaljstyr Gruppen upplever att PL inte litar på dem Sänker motivationen och arbetslust Går ut över resultatet Medlemmar slutar 44 Kommunicera i projekt Johari-fönster Teori framtagen av Joseph Luft och Hari Ingham Samspelet mellan enskilda individen och gruppen Kommunicera i projekt Vad jag vet om mig själv Vad jag inte vet om mig själv Vad andra vet om mig Arena Blint Vad andra inte vet om mig Fasad Okänt 13
Kommunicera i projekt Planering av projekt Syftet med planeringen Skapa översikt över vad som ska göras I vilken ordning det ska göras Följa upp projektet under genomförandet 48 Projektmål Effektmål Thorbjörn Wenell, Wenell om projekt, 2001 49 14
Projektmål Syfte - Effektmål Syfte beskriver varför man utför en viss handling vad som är motivet för handlingen varför man behöver lösa ett problem vad som är nyttan med en viss lösning Formulera syftet genom att besvara frågeställningarna Varför behövs projektet? Vad ska det här vara bra för? 50 Projektmål Affärsmål Vara den främsta lastbilstillverkaren i Skandinavien Ta 30 % av marknadsandelarna i Skandinavien Projektet: Utveckla en ny lastbilsmodell Projektmål: Ny ergonomisk hytt klart april 2014 Kostnad 2 MSEK Antikrocksystem klart sept 2014 Effektmål: Sälja 3 000 lastbilar i Skandinavien från och med 2016 Effektmål 51 Planering av projekt Projektets omfattning Nedbrytning av projektets mål till mindre delar WBS Work Breakdown Structure Arbetsstruktur Strukturen skapar En visuell gemensam samsyn på projektets omfattning Ett underlag för att göra realistiska bedömningar av Ledtider Kostnader 52 15
Planering av projekt WBS Antalet nivåer i strukturen bestäms av behovet Uppdelningen kan exempelvis utgöras av Delleveranser Ansvarsområden Målgrupper Komponenter 53 Planering av projekt WBS Arbetsstruktur Identifiera milstolpar Planera aktiviteter Utse delansvariga Kalkylera Innehåller planerade arbetspaket Den ska definiera vad som ska levereras. Processrelaterade arbetspaket t ex Projektledning Arbetspaket ska ej vara överlappande, utan tydligt särskiljda. 100%-regeln bör tillämpas Detta innebär att projektets WBS totalt sett ska definiera 100% av projektets resultat 54 55 16
Planering av projekt Projektverktyg Löser inte själva planeringsfrågan Visualiserar projektet Komplex information presenteras grafiskt 56 PC/Serverbaserade MS Project SilberPlan PowerProject Primavera M fl Webbaserade Projectplace Projekthelp Brainpool M fl Planering av projekt 57 Planering av projekt Gratis planeringsverktyg http://www.ganttproject.biz/ http://jobbdator.se/gratis-projektplaneringsprogram- 3731.html 14 dagar gratis Projectplace https://www.projectplace.se/ 58 17