Jag gör hela tiden saker jag inte kan göra. Det är därför jag kan göra dem. Pablo Picasso. Kommunikation fördjupning I. Vad gjorde vi förra gången?

HTML
DOWNLOAD

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Jag gör hela tiden saker jag inte kan göra. Det är därför jag kan göra dem. Pablo Picasso. Kommunikation fördjupning I. Vad gjorde vi förra gången?"

Maja Falk
för 8 år sedan
Visningar:

1 Jag gör hela tiden saker jag inte kan göra. Det är därför jag kan göra dem. Pablo Picasso Kommunikation fördjupning I Avsnitten Gruppens utvecklingsfaser och normer och regler ska ge förståelse för en generell projektorganisation, projektgruppen och ledarskapet i förhållande till projektgruppen. Avsnittets koppling till kursmål Ha god färdighet i att kommunicera, leda, driva, delta i och rapportera projekt Ur ett ledarskapsperspektiv analysera olika kommunikationssituationer Utforma budskap Välja lämplig kommunikationsform beroende på syfte och mottagare Vad gjorde vi förra gången? Projektets faser Alla faser syftar till att nå effektmålen Projektmodeller Införande medför förändringar Kommunikation

2 Vad gjorde vi förra gången? Joharimodellen Vad gjorde vi förra gången? Opponera Att kritiskt granska Faktamässigt innehåll Disposition Läsbarhet/tydlighet och form Samt att ge tillfälle till diskussion av resultaten Att lära av varandra Möjliggöra för respondenten att reflektera över sitt arbete Att ge varandra relevant feedback Källa: Bo Tonnqvist, Projektledning

3 Referensgrupp Forum för att testa Idéer Lösningar Presterade delresultat Effektivt stöd för projektledaren Att hålla kursen mot målet Stämma av intressenternas förväntningar Kan föranleda revidering av Specifikationer Planer Projektkoordinator Återfinns ofta inom större organisationer som genomför många olika projekt Koordinerar resurser mellan projekt och linjeorganisationen EU-projekt Länsövergripande Kommunövergripande Partnerskap inom EU Vad är en grupp? En grupp är två eller flera ömsesidigt beroende individer som påverkar varandra i ett socialt samspel (Forsyth 1990) 3

Vilka grupper har betydelse för individen? Primärgruppen Nära relationer och starka band Familjen Närmsta vänner Sekundärgrupp Inte lika starka relationer och känslomässiga band.

4 Vilka grupper har betydelse för individen? Primärgruppen Nära relationer och starka band Familjen Närmsta vänner Sekundärgrupp Inte lika starka relationer och känslomässiga band. Målsättning med sitt gemensamma arbete Arbetsplatsen Föreningsliv Idrottslag Andra benämningar på gruppkonstellationer är Formell grupp Har skapats av en organisation för att lösa en uppgift Informell grupp Gruppen bildas spontant Man vill göra saker tillsammans Individerna har gemensamma Värderingar Intressen Attityder Vad är gruppdynamik? Samspel som förekommer i relationen mellan människor Energin som uppstår i mötet mellan människor Gruppens dynamik påverkas av Vilka som ingår Syftet med gruppen Ledarskapet Formerna för deltagande 4

Samhälle Erfarenheter Närmiljö Attityder Värderingar Intressen Handlingar Beteende Fig: Individens värderingar, attityder och intressen.

5 Samhälle Erfarenheter Närmiljö Attityder Värderingar Intressen Handlingar Beteende Fig: Individens värderingar, attityder och intressen. Källa Överbefälhavaren Olika värderingar i gruppen Alla i gruppen behöver inte tycka likadant om allt Olika uppfattning om hur målet ska nås Ledaren är vägvisare Viktigt att ha förståelse för olika Intressen Värderingar Attityder Sätt att agera Vad skapar bra gruppdynamik? Bikupa 2 min Ledarskapet Informell och stödjande atmosfär En bra dialog Förmågan att lyssna Känna till och acceptera målen Konsensus i beslut Mod som ledare att fatta beslut när konsensus inte nås Kommunikation Ledare som förebild Tydlighet Växlande ledarskap beroende på situation och uppgift 5

6 Hur skapas en effektiv grupp? Modeller för gruppsammansättning Belbins teamroller Ichak Adizes fyra karaktärer Myers-Briggs M fl Tester mäter olika saker Risk för misstolkning Belbins nio teamroller Plant - Idégivaren Kreativ och idérik problemlösare Självupptagen Svårt att kommunicera effektivt Coordinator - Förmannen Mogen, självsäker ledarperson Bra på att tydliggöra mål, ta beslut och delegera Upplevs manipulativ, lägger eget arbete på andra Belbins nio teamroller Monitor Evaluator - Analytikern Diskret, strateg och skarpsinnig Förmåga att se alternativ Saknar drivkraft, har svårt att inspirera andra Implementer - Arbetaren Disciplinerad, pålitlig, konservativ och effektiv Omvandlar idéer till verklighet Upplevs som oflexibel och trög att ta till sig nyheter 6

Belbins nio teamroller Completer - Avrundaren Samvetsgrann och ivrig arbetsmyra Löser problem, levererar i tid Tendens att oroa sig och svårt att delegera Resource investigator - Resursamlaren

7 Belbins nio teamroller Completer - Avrundaren Samvetsgrann och ivrig arbetsmyra Löser problem, levererar i tid Tendens att oroa sig och svårt att delegera Resource investigator - Resursamlaren Extrovert, entusiastisk och kommunikativ Undersöker möjligheter, knyter upp resurser Överoptimistisk, tappar engagemang Belbins nio teamroller Shaper - Pådrivaren Utmanande och dynamisk person Trivs under press, utmana det omöjliga Provocerar och tendens att förolämpa andra Team worker - Trädgårdsmästaren Samarbetsvillig, mild, följsam och diplomatisk person Lyssnar och bygger relationer utan att skapa konflikt Svårt att fatta beslut i krissituationer Belbins nio teamroller Specialist Inhyrd specialist för teamet Fokuserad och självgående person Tillför unik kunskap och skicklighet Bidrar, men dock enbart inom sitt smala område Fastnar lätt i tekniska spörsmål 7

8 Vad kännetecknar en effektiv grupp? Bikupa 2 min En effektiv grupp kännetecknas av Representation av t ex Belbins olika teamroller Bred åldersfördelning Mångfald kön ålder etnisk/kulturell bakgrund religion funktionshinder sexuell identitet I gruppen bestämmer du hur mycket du vill vara din roll utifrån t ex Belbins teamroller! Vem är jag i gruppen? Jag är unik Jag är komplex Jag har olika egenskaper 8

Will Schutz, psykolog Studier av effektivitet ombord på stridsfartyg i amerikanska marinkåren FIRO Modellen Fundamental Interpersonal Relationship Orientation Fas 1 - Tillhörandefasen Karaktäriseras

9 Will Schutz, psykolog Studier av effektivitet ombord på stridsfartyg i amerikanska marinkåren FIRO Modellen Fundamental Interpersonal Relationship Orientation Fas 1 - Tillhörandefasen Karaktäriseras av beroende Osäkert förhållningssätt till varandra Göra gott intryck Artiga men kanske inte ärliga Avvaktande hållning i konflikter Ledaren i Tillhörandefasen Ge struktur Styra vem som gör vad, hur och när Risker Alltför lösa tyglar skapar kaos Gruppen splittras pga inre konflikter Fas 2 - Rollsökningsfasen Karaktäriseras av oberoende Reda ut var makt, kompetens och ansvar i finns i gruppen Inta vår plats i rangordningen Det här kan jag Ledaren i Rollsökningsfasen Nyttjar olikheterna utifrån ett coachande förhållningssätt Hjälpa gruppen att fokusera på målet Risker Stormar/konflikter ska redas ut för att gå vidare till nästa fas 9

Fas 3 - Samhörighetsfasen Karaktäriseras av omsesidigt beroende och förtroende Vi vet vem som är duktig på vad och ger varandra beröm Öppenhet vi vågar erkänna det vi inte är bra på Ledaren i

10 Fas 3 - Samhörighetsfasen Karaktäriseras av omsesidigt beroende och förtroende Vi vet vem som är duktig på vad och ger varandra beröm Öppenhet vi vågar erkänna det vi inte är bra på Ledaren i Samhörighetsfasen Ledaren finns till hands Sammanfattar och har överblick Bjuder in hela gruppen till problemlösning Delegerar ansvar Vilofaser Gruppen får vila ut Viloperioden är idyllisk Grupprocessen är cyklisk - instabil Gruppen faller tillbaka till tidigare faser vid förändringar inom eller utanför gruppen En mogen grupp har kortare tid för att återvända till tredje fasen Ledaren i gruppen Förälder Gruppen inget eget ansvar Beslut och information går igenom ledare En i gruppen Svårt att få respekt Svårt att ta egna beslut Svårt att ta obekväma beslut Effektive ledaren Goda relationer och fokus på uppgiften Ger ansvar o förtroende Strategisk, ser helheten i besluten 10

Normer och regler Normer och regler Case Kreativa Huset 39

11 Normer och regler Normer och regler Case Kreativa Huset Planeringsprocessen Case Kreativa Huset

12 Case Kreativa Huset Effektmål Thorbjörn Wenell, Wenell om projekt, Case Kreativa Huset Syfte - Effektmål Syfte beskriver varför man utför en viss handling vad som är motivet för handlingen varför man behöver lösa ett problem vad som är nyttan med en viss lösning Formulera syftet genom att besvara frågeställningarna Varför behövs projektet? Vad ska det här vara bra för? Case Kreativa Huset Affärsmål Vara den främsta lastbilstillverkaren i Skandinavien Ta 30 % av marknadsandelarna i Skandinavien Projektet: Utveckla en ny lastbilsmodell Projektmål: Ny ergonomisk hytt klart april 2014 Kostnad 2 MSEK Antikrocksystem klart sept 2014 Effektmål: Sälja lastbilar i Skandinavien från och med 2016 Effektmål

Case Kreativa Huset Målformulering - SMART Specifikt Mätbart Accepterat Realistiskt Tidssatt 44 2014-09-01 Case Kreativa Huset Aktivitetsplanering Identifiera projektets aktiviteter Vad ska vi göra i

13 Case Kreativa Huset Målformulering - SMART Specifikt Mätbart Accepterat Realistiskt Tidssatt Case Kreativa Huset Aktivitetsplanering Identifiera projektets aktiviteter Vad ska vi göra i projektet för att nå projekt och effektmålen? Metoder Milstolpemetoden Arbetsstrukturen WBS - Word Breakdown Structure Aktivitetslistan Är underlag för tids- och resursplanering Resursbehov Tidsuppskattning Beroenden för varje aktivitet Case Kreativa Huset

14 Case Kreativa Huset Att göra Skriv ett gruppavtal Påbörja planeringen av projektet enligt Starta projekt - Målorienterat

Relevanta dokument

Ändra dina tankar och du ändrar din värld. Norman Vincent Peale

God morgon! 1 Ändra dina tankar och du ändrar din värld. Norman Vincent Peale 2 Tankar om mål Willi Railo Trygghetsmål Dessa mål är vi helt säkra på att vi uppnår Realistiska mål Når vi om vi anstränger