Göteborgs universitet Sid 1 (7) iljörevisionsrapport 2018-05-29 Dnr 2018/9 Intern miljörevision av Naturvetenskapliga Fakulteten Tid: 22+29 maj 2018 Plats: Göteborg Revisionsledare: aria Djupström Revisor: - Standard/kravdokument: Förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter, ISO 14001:2015, EAS III 2009 samt tillämplig miljölagstiftning Omfattning iljöledningssystemet omfattar verksamheten vid följande platser: - Fakultetsledning samt Institutionen för er på Fakultetskansliet, Geovetarcentrum, Guldhedsgatan 5A - Institutionen för er på Botanhuset Carl Skottsbergs gata 22 B samt Zoologen edicinaregatan 18 A Syfte Syftet med denna interna miljörevision är att utvärdera om miljöledningssystem för naturvetenskapliga fakulteten överensstämmer med kraven i ISO 14001:2015, har införts och efterlevs inom organisationen samt avgöra om system och verksamhet uppfyller tillämplig miljölagsstiftning, krav enligt universitetets miljöhandbok och andra krav. Genomförande Revisorerna har granskat dokumentationen i fakultetens sidor om iljö och hållbar utveckling (https://medarbetarportalen.gu.se/internt-science/organisationstyrning/hallbarutveckling) genomfört samtal med dekanus, miljösamordnare, prefekter, miljörepresentanter och övrig personal samt genomfört besök i verksamheten. Revisorn har också granskat tidigare avvikelser från interna och externa miljörevisioner och bedömer att de tidigare avvikelserna från såväl interna som externa revisioner är korrigerade på ett tillfredsställande sätt förutom vad gäller användning och registreringar i GURIA. Revisionsresultat Revisionen har resulterat i ett antal större och mindre avvikelser samt förbättringsmöjligheter enligt följande: Antal större avvikelser 0 Antal mindre avvikelser 7 Antal förbättringsmöjligheter 9 En lista med alla avvikelser återfinns i bilaga 1. En lista med alla förbättringsmöjligheter återfinns i bilaga 2. En sammanställning som visar fördelningen av avvikelserna och förbättringsmöjligheter samt vilka kravelement som reviderats återfinns i bilaga 3.
Göteborgs universitet Sid 2 (7) iljörevisionsrapport 2018-05-29 Dnr 2018/9 Kopia av revisionsrapporten är översänd till reviderad organisation samt till universitetets miljörevisionsledare. Originalet är skickat till registrator för arkivering genom revisionsledarens försorg. Resultatet av revisionen delges rektor vid ledningens genomgång av miljöledningssystemet. Avvikelserna i revisionsrapporten ska åtgärdas (alternativt att en plan för åtgärdande redovisas) inom sex veckor efter mottagen rapport. Fakultetens miljösamordnare och/eller institutionens miljörepresentant beskriver och sammanställer de åtgärder som genomförts för respektive avvikelse. Sammanställningen skall skickas till universitetets miljörevisionsledare ikael Lunneblad (mikael.lunneblad@gu.se) senast den 14 september 2018. Kommentarer och slutsatser Generellt positivt Engagerad fakultetsledning som ser stor nytta med miljöledningssystemet, inte bara för ökat miljöfokus och förbättrad miljöprestanda utan också bidragit till generella förbättringar i styrning och dokumentation Kartläggning av verksamheten gentemot de globala målen, bland annat redovisat i senaste årsberättelsen (2017) vilket visualiserat vad gör inom hållbar utveckling Arbetar målmedvetet med att hållbarhetsmärka kurser Globala målen har hjälpt till i arbetet med att visualisera hållbarhet i kursplaner och utbildningsprogram Resurs tillsatt för att ge lärarna verktyg till att integrera in hållbarhet i utbildningen Hållbarhetsperspektivet är inkluderat i HPVP- såväl direkt som indirekt i mål och aktiviteter iljö på fakultetsledningens via ledningens genomgång minst en gång per år Generell förbättringsmöjlighet Användning av GURIA måste komma igång! Det låga antalet registrerade avvikelser/tillbud inom miljö och arbetsmiljö är orimligt låg. Detta har varit påpekanden från tidigare revisioner också. Rekommenderar att fakultetsledningen följer upp institutionernas resultat från aktivitetslistorna (nedbrutna miljömålen) minst 2 gånger per år, för att ha möjlighet att reagera om aktiviteterna inte kommer leda till de övergripande målen. Säkerställ att miljörepresentanter/miljösamordnare är delaktiga i de så kallade miljöråden positivt Givande brukarrådsmöten, med tydlig protokollföring God planering, med tydlig arbetsmiljö- och miljöhänsyn tagen, av flytt och renovering av undervisnings- och labblokaler. Bra! God samverkan mellan miljösamordnarna på och Kulturvård, till exempel runt registrering av kemikalier i KLARA Stor utrensning av icke använda kemikalier, minst 20% har kunnat rensats bort Nu planeras substitution som ett nästa steg Labbintro till studenter, med arbetsmiljö- och miljöinslag Antalet flygresor har minskat tydligt, och bland annat är det tydlig uppföljning av de flygresor som görs Väl genomfört arbete runt avfallssortering och hantering
Göteborgs universitet Sid 3 (7) iljörevisionsrapport 2018-05-29 Dnr 2018/9 förbättringsmöjlighet Brister (i form av avvikelser) från senaste externa miljörevisionen har inte åtgärdats på ett tillfredsställande sätt. Öka fokus på att förbättra de brister som upptäcks inom revisioner. Aktivitetslistorna på Genvetenskap, säkerställ att det finns aktuella aktivitetslistor, att såväl ledningen som berörda medarbetare känner till dem och att de följs upp på dess resultat Alla kemikalier är inte registrerade i KLARA och rörledningar inte korrekt märkta enligt CLP-lagstiftning positivt Ledningen har en god och sund syn på nyttan av miljöledningssystemet. Bland annat att det också säkerställer och lyfter arbetet inom arbetsmiljö och risker/säkerhet på samma gång som miljön Tydlig aktivitetslista på botan, med konkreta aktiviteter. Bra ansökningar till klimatfonden på biologen som resulterat i flera tydliga förbättringar Ordning och reda på avfallshanteringen Bra och konkreta forskningsingenjörsmöten där Botan och Zoologen samverkar! Ny introduktion och styrning/uppföljning av denna för forskare/doktorander på Zoologen Väl genomförda CR-utredningar där antalet kemikalier minskat från 29 till 9 bara under 2016! Zoologen planerar ett nytt grepp vad gäller introduktion för doktorander (täcker in miljö, hållbarhet och lagstiftning). Skall upprätta en speciell PowerPoint som kan användas. Excelark på Zoologen som tydliggör forskningsingenjörens arbetsuppgifter och dess tidfördelning. Förankra detta hos ledningen för att klargöra ansvarsgränserna inom Zoologen (botan också?) och tillräckligt med resurser för att genomföra dessa uppgifter. förbättringsmöjlighet Förtydliga nyckeltalen i Botans aktivitetslista och säkerställ att förbättringar kommer utföras inom alla GU:s handlingsplans områden efter det att 3 år gått. Ge mer utrymme på IR till Zoologens och Botans aktivitetslistor. Fokusera på uppföljning av resultat och att detta leder till de 3 årens förbättringar i enlighet med GU:s handlingsplan inom miljö och hållbarhet Flertalet chefer inte gått utbildningen inom miljö- och hållbarhet Spillskydd i dragskåp där märkespliktiga kemikalier förvaras saknas på flera ställen Inför ett avslutande möte efter årsslut runt effekten/verkan av miljöledningssystemet. Aktivitetslistan för Zoologen är inte uppföljd på dess resultat Rekommendationer Få igång GURIA. Gör chefer och medarbetare medvetna om vikten av att dokumentera avvikelser inom miljö och tillbud inom arbetsmiljö. Fokusera på GURIA i olika ledningsmöten för att få upp engagemang och medvetenhet. Säkerställ att alla chefer gått chefsutbildning inom miljö- och hållbarhet
Göteborgs universitet Sid 4 (7) iljörevisionsrapport 2018-05-29 Dnr 2018/9 Sätt ökat fokus på mål, och aktiviteter i aktivitetslisorna. Säkerställ att aktiviteterna leder till förbättringar och svarar upp till GU:s handlingsplan inom miljö och hållbarhet efter att de 3 åren gått. Rekommenderar att gå över till benämningen labsamordnare istället för labansvarig, vilket bättre speglar rollens karaktär Oklar ansvarsfördelning för introduktion till labb för doktorander/forskare på Zoologen aria Djupström Revisionsledare tel: 0768-299760 e-post maria.djupstrom@chalmers.se Dokument inom miljöledningssystemet vid Göteborgs universitet iljörevisionsrapport Upprättad och fastställd av aria Djupström, 2018-05-29 Dnr: 2018/9
Göteborgs universitet Sid 5 (7) iljörevisionsrapport 2018-05-29 Dnr 2018/9 BILAGA 1 Lista över avvikelser (Typ: S = Stor avvikelse, = indre avvikelse) Nr Kravelement Avvikelse Typ 1 7.2 2 10.2 3 6.2.1 4 6.1.3 5 6.1.3 6 6.1.3 7 7.5.1 KRAV: Enligt intern rutin GU skall chefer gå en speciell Chefsutbildning inom miljöoch hållbarhet: BRIST: Flertalet chefer inom har inte gått Chefsutbildningen inom miljö- och hållbarhet. BEVIS: Flertalet chefer har inte gått utbildningen. Kartläggning bör göras för att fånga upp alla. KRAV: Resultat (avvikelser) från revisioner, såväl interna som externa, skall åtgärdas (och även på ett dokumenterat sätt). BRIST: Avvikelserna Kan12, Kan15 och Kan4 från 2016 är inte åtgärdade inom institutionen för geovetenskap. BEVIS: Externa revisionsrapporten. KRAV: iljömål med tillhörande handlingsplaner (inom GU så kallade aktivitetslistor) skall upprättas, genomföras och följas upp på dess resultat. BRIST: ålstyrning fungerar inte på ett tillfredsställande sätt. BEVIS: Saknas aktivitetslistor och dokumenterad uppföljning av densamma. KRAV: Kemikalier och gasledningar skall vara korrekt märkta och registrerade i KLARA. BRIST: Kemikalier återfunna i 20055 verkstad/reprorum i Geocentrum, som saknades i KLARA. Otydligt vem som ansvarade för dessa kemikalier. Rörledningar i gasförråd var icke korrekt märkta enligt CLP-förordningen. BEVIS: Under rundvandring KRAV: Tillräckligt med skydd skall finnas för att förhindra att farliga kemikalier kommer ut i avloppsnätet. BRIST: Saknas spillskydd på flertalet dragskåp där märkespliktiga kemikalier förvaras. I vissa fall är kemikalierna i ett tråg, men det hindrar inte risken vid användning i dessa fall. BEVIS: Vid rundvandring noterades dragskåp med kemikalier förvarade utan spillskydd, och oklart hur kemikalier hanteras i dragskåpen för att förhindra utsläpp i avloppet. KRAV: CR-utredningar på relevanta kemikalier skall upprättas, dokumenteras och vara underlag till förbättringar. BRIST: CR-utredningar inte utförda enligt plan. Till exempel oklart om utredningar för de kemikalier som används under studentlab är utförda. Oklart om resurser finns i relevant omfattning. BEVIS: Saknas utredningar KRAV: Styrande dokumentation skall finnas i relevant omfattning och vara tillgänglig för berörd personal. BRIST: Saknas styrande dokumentation på engelska, trots att över 30% av anställda är engelskspråkiga. BEVIS: Styrande dokumentation på hemsidan
Göteborgs universitet Sid 6 (7) iljörevisionsrapport 2018-05-29 Dnr 2018/9 Avvikelser ges när krav inte är uppfyllda i miljöhandbok och i förlängningen mot standardens krav. Respektive avvikelse graderas som en större eller mindre avvikelse. Stor avvikelse: Helt kravelement i standarden saknas i systemet eller att systematiskt återkommande brister i tillämpningen av rutiner eller instruktioner förekommer på många ställen i organisationen. Avvikelsen kan också bestå i brist i uppfyllande av miljölagstiftning eller andra myndighetskrav. indre avvikelse: Enstaka brister i efterlevnaden av rutiner eller instruktioner. Det kan också vara frågan om att en rutin tillämpas men att det saknas dokumentation om tillvägagångssätt och resultat. BILAGA 2 Lista över förbättringsmöjligheter Nr Kravelement Förbättringsmöjligheter 1 7.4 2 7.4 3 6.2 4 8.2 5 8.2 6 6.2.1 7 5.3 8 5.3 Biologi och 9 5.1 (och 6.2) Rekommenderar att publicera HPVP på ts interna hemsida Flertalet miljörepresentanter/miljösamordnare är inte närvarande på de så kallade miljöråden under flera möten. Viktigt för att sprida information och stötta varandra till förbättringar inom fakulteten (goda exempel, information om varandras brister/avvikelser och hur åtgärda dessa,,,) Rekommenderar att addera datum i aktivitetslistorna vad gäller uppföljning/dokumentation av resultat. Tydliggör ansvarsgränserna mellan verksamheten och fastighetsägarna vad gäller larm, framför allt i gasförråden. Avloppsbrunnar på labb är inte pluggade. Rekommenderar starkt att hitta ett bra sätt att minska risken för utsläpp. Förtydliga uppföljning av aktivitetslistorna, och ha fokus på att analysera och värdera resultatet och effekten. Rekommenderar att gå över till benämningen labsamordnare istället för labansvarig, vilket bättre speglar rollens karaktär Förtydliga ansvarsfördelningen för introduktion till labben för doktorander/forskare inom zoologen Fakultetsledningen kan på ett tydligare sätt följa upp institutionernas aktivitetslistor för att öka möjlighet att agera ifall de olika aktiviteterna och dess resultat inte leder till att fakulteten uppfyller målen enligt GU:s handlingsplan inom miljö- och hållbarhet. Förbättringsmöjligheter innebär att någon avvikelse från standardkrav inte föreligger men revisorn har gjort mindre observationer och ger rekommendation om förbättringar. Inget krav på uppföljande hantering finns. Det kan röra sig om förslag på förändringar i ett dokument, att länkning inom miljöhandboken inte fungerar eller att dokumenten finns men inte förts in i miljöhandboken. Det kan även vara en möjlighet till förbättring av såväl miljö som system, eller ett uppmärksammande av något som fungerar särskilt väl i systemet och kan vidareutvecklas.
Göteborgs universitet Sid 7 (7) iljörevisionsrapport 2018-05-29 Dnr 2018/9 BILAGA 3 Sammanställning av avvikelser och förbättringsmöjligheter Kravelement enligt ISO14001 Större avvikelse indre avvikelse Förbättringsmöjligheter Reviderat 1 Omfattning 0 0 0 JA 4 Organisationens förutsättningar 0 0 0 JA 5.1 Ledarskap och åtagande 0 0 1 JA 5.2 iljöpolicy 0 0 0 JA 5.3 Roller, ansvar och befogenheter inom organisationen 6.1 Åtgärder för att hantera risker och möjligheter 6.2 iljömål och planering för att uppnå dem 0 0 2 JA 0 3 0 JA 0 1 2 JA 7.1 Resurser 0 0 0 JA 7.2 Kompetens 0 1 0 JA 7.3 edvetenhet 0 0 0 JA 7.4 Kommunikation 0 0 2 JA 7.5 Dokumenterad information 0 1 0 JA 8.1 Planering och styrning av verksamheten 8.2 Beredskap och agerande vid nödlägen 9.1 Övervakning, mätning, analys och utvärdering 0 0 0 JA 0 0 2 JA 0 0 0 JA 9.2 Intern revision 0 0 0 JA 9.3 Ledningens genomgång 0 0 0 JA 10 Förbättringar 0 1 0 JA Totalt 0 7 9 I revisionsrapporten används endast rubriker på kravelement enligt miljöstandarden ISO 14001. I vissa fall hänvisas även till kraven i EAS (Europaparlamentets förordning om frivilligt deltagande för organisationer i gemenskapens miljölednings- och miljörevisionsordning). Fullständig text i kravdokumenten, samt en jämförelse mellan kraven i Förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter, ISO 14001:2015 och EAS III 2009, återfinns på sidan: http://medarbetarportalen.gu.se/miljohandbok/uppfoljning/revision/rad-och-hjalp-for-interna-miljorevisorer/