TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Patrik Ohlsson 2017-11-15 SFN 2017/0322 0480-450179 Servicenämnden Verksamhetsplan med internbudget 2018 Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att fastställa förslag till verksamhetsplan med internbudget 2018 för serviceförvaltningen och överlämna den till kommunfullmäktige för kännedom. Bakgrund Vid servicenämnd i november 2017 presenterades ett förslag till servicenämndes mål 2018. Detta förslag togs fram med utgångspunkt i Verksamhetsplan med budget 2018, där förvaltningsledningen gjorde en bedömning av vilka mål som förvaltningen kan påverka. Vid möte angående verksamhetsplan 2018, 2017-11-30, informerade kommunledningskontoret om att koncernledningen delat ner fullmäktiges beslutade mål till förvaltningarna och bolagen via Hypergene (stödsystem för bl a målhantering). Förutom de mål som förvaltningsledningen redan beaktat i sitt förslag till servicenämnden 2017-11-29 så tillkommer därför nedanstående 10 fullmäktigemål som förvaltningen ska rapportera under. Kursiv text beskriver exempel på vad förvaltningen kommer att avrapportera under respektive mål. Patrik Ohlsson Ekonom Benny Wennberg Förvaltningschef Bilagor: Verksamhetsplan med internbudget 2018 Tillkommande mål från koncernledning Serviceförvaltningen Administration
Verksamhetsplan med internbudget Servicenämnden 2018 1
Innehåll Inledning 4 Central ledning och administration 4 Centralförråd 4 Gata och park 4 IT 4 Kost 5 Lokaler och lokalvård 5 Transport 5 Upphandling 5 Vindkraft 5 Verksamhetsmål 6 Utmaningar och prioriteringar 7 Central ledning och administration 7 Centralförråd 7 Gata och park 7 IT 7 Kost 7 Lokaler och lokalvård 8 Transport 8 Upphandling 8 Ekonomiska förutsättningar 9 Ramförändringar 9 Central ledning och administration 10 Centralförråd 10 Gata och park 10 IT 10 Kost 10 Lokaler och lokalvård 11 Transport 11 Upphandling 11 Vindkraft 11 Kvalitet i verksamheten 12 Centralförråd 12 Gata och park 12 IT 12 Kost 12 Lokaler och lokalvård 12 Transport 13 Upphandling 13 Personal 14 Sjukfrånvaro och hälsofrämjande arbete 14
Kompetensutveckling 14 Pensionsavgångar 14 Rekrytering 14 Driftsbudget 15 Sammanställning driftsbudget 15 Resultaträkning 15 Investeringsbudget 19 Bilagor 20 Bilaga 1. Servicenämndens mål och uppdrag 20 3
Inledning Serviceförvaltningen ser till att det finns ändamålsenliga lokaler, varor, fordon, fastighetsservice, upphandlings- och IT-tjänster, transport och verkstadstjänster samt kost- och lokalvårdstjänster till kommunens verksamheter. Förvaltningen ansvarar även för underhåll av gator, parker, grönområden samt fritidsanordningar. Förvaltningen har cirka 500 tillsvidareanställda, varav cirka 57 procent är kvinnor och 43 procent är män. Personalen är förvaltningens viktigaste resurs och omfattar ett femtiotal olika yrkeskategorier beroende på den breda verksamheten. Målet är att vara den självklara interna leverantören av kostnadseffektiva och ändamålsenliga varor och tjänster. Förvaltningen arbetar med ständig utveckling och kvalitetshöjning som ska gynna både medborgare och övriga förvaltningar. Prognosen visar att Kalmar kommun kommer att öka till 75 000 invånare år 2025. Detta skapar stora behov av både verksamhetslokaler och infrastruktur. Omfattande nybyggnationer ställer stora krav på förvaltningen och arbetet fortgår med att planera för de ökande lokalbehoven. Ett förslag till ny kommunal organisation har tagits fram som kommer att påverka förvaltningens verksamheter under 2018. Central ledning och administration Under ledning och administration samlas gemensamma kostnader och aktiviteter som avser hela förvaltningen. Här finns bland annat förvaltningens övergripande frågor inom ekonomi, kvalitet, miljö, nämnd och diarium. Centralförråd Verksamheten är Kalmar kommuns leverantör av förbrukningsmaterial. I lager finns 3 500 kvalitets- och miljösäkrade artiklar. Det sker ett kontinuerligt arbete för att utöka och förstärka sortimentet. Centralförrådet ska vara det självklara valet vid inköp av varor för Kalmar kommuns samtliga verksamheter. Centralförrådet har också möjlighet att hjälpa kunderna med inköp utöver lagerförda artiklar för att bibehålla avtalstrohet mot de upphandlade leverantörerna. Gata och park Inom verksamheten sker drift och underhåll av kommunens gator, vägar, gång- och cykelvägar. Även skötsel och underhåll av grönytor, träd, lekplatser, motionsspår och fritidsbåtshamnar på kommunens mark ingår. Den säsongsbetonade verksamheten innebär bland annat vinterväghållning, gatusopning, ogräsbekämpning och skötsel av badplatser. Gata och Park utför även nybyggnation, exploateringsarbeten och hanterar bidrag för enskilda vägar samt grävtillstånd. IT Verksamhet IT hanterar kommunkoncernens IT-miljö, vilket innefattar bland annat datorer och levererans av en stabil och säker IT-funktion. IT har även hand om telefonin inom Kalmar kommuns verksamheter. Kundsupport är en stor del av den dagliga IT-verksamheten. IT står för drift och utveckling av Kalmar kommuns serverpark, nätverk och trådlöst nätverk. 4
Kost Kostverksamhetens huvudsakliga uppdrag är att laga mat till Kalmar kommuns vård- och omsorgsboenden, dagliga verksamheter, personer som beviljats matdistribution, förskolor, skolor och fritidshem. Verksamheten driver också restauranger och erbjuder intern catering. Köken kan vara allt ifrån större producerande enheter till mindre som enbart tar emot och serverar. Kostverksamheten arbetar ständigt med att öka andelen ekologiska och närproducerade varor. Maten ska vara god, näringsriktig, säker och väcka lust att äta. Lokaler och lokalvård Fastighet och lokalvård ska tillhandahålla ändamålsenliga lokaler till kommunens verksamheter i form av ny- och ombyggnation, drift och skötsel. Det är av stor vikt att lokalerna ges bra städbarhet på ett kostnadseffektivt och miljömedvetet sätt för att bibehålla ett gott inneklimat. Förutom att förvalta egenägda lokalytor hanterar verksamheten även inhyrning av externa lokaler samt markarrenden. Verksamheten ansvarar för all byggprojektering inom fastighetsbeståndet, men fungerar också som rådgivare i utredningsuppdrag kopplat till olika byggprojekt. Fokus läggs på energibesparande åtgärder där bland annat drift och skötsel av Kalmar kommuns solcellsanläggningar ingår. Transport Transport bedriver åkeri, leasing samt verkstad. Åkeridelen tillhandahåller transporter och utför arbeten med lastbilar, hjullastare och sopsugbil. Leasingdelen omfattar person- och transportbilar, traktorer och gräsklippare. Verkstaden servar och reparerar till största delen de fordon som ingår i leasing- och åkeridelen, men även en del av de kommunala bolagens fordon och utrustningar. I verksamheten ingår den gemensamma fordonspoolen på stadshusgården. I transportverksamheten ingår numera även den gemensamma fordonspoolen på stadshusgården. Upphandling Upphandlingsenheten genomför och samordnar upphandlingar av varor, tjänster och byggentreprenader för Kalmar kommuns förvaltningar. Via en inköpscentral samordnas ramavtalsupphandlingar med närliggande kommuner. Även länsövergripande upphandlingar utförs. Enheten hanterar också samlastning och e-portal. Samordning av matleveranser leder till ett minskat antal transporter och miljöpåverkan samtidigt som det ökar trafiksäkerheten och effektiviteten. E-portalen innebär elektronisk handel som ska effektivisera beställningar och fakturahantering. Vindkraft Kalmar kommun äger 20 procent av vindkraftsparken i Rockneby som består fem vindkraftverk. Kommunens engagemang i detta administreras av serviceförvaltningen. 5
Verksamhetsmål Med utgångspunkt i kommunfullmäktiges verksamhetsplan för kommande år samt områden som definierats som viktiga för serviceförvaltningen fattar servicenämnden årligen beslut om förvaltningens mål. Verksamheter och enheter arbetar sedan vidare med dessa mål för att bryta ner dem inom sina respektive områden. Förvaltningens mål och uppdrag för 2018 återfinns i bilaga 1. För att tydliggöra målarbetet i förvaltningen så kommer enheterna under 2018 arbeta vidare med sina mål i hypergene kopplat till de förvaltningsövergripande målen. Detta för att samla allt målarbete i ett system samt för att kunna tydliggöra enhetsmålens kopplingar till nämnds- och kommunfullmäktigemål. 6
Utmaningar och prioriteringar Central ledning och administration Under 2018 kommer ekonomiadministration att centraliseras inom förvaltningen så att det ska blir lättare att flytta över de aktuella resurserna till ekonomi- och lönecenter. Det gäller att hitta en balans i arbetet med de verksamhetsunika uppgifterna i en centraliserad administration utan att driva kostnader för kommunen. Serviceförvaltningen har tagit över ansvaret för projektet Life-SURE, muddring av Malmfjärden. Projektet syftar till att visa en hållbar metod för att restaurera övergödda vatten utan att orsaka skada. Centralförråd Centralförrådet kommer att kundanpassa sina tjänster ytterligare med fortsatt fokus på ergonomi och arbetsmiljö för personalen. Detta innebär bland annat ordning och reda samt tydligare skyltning. Arbetet fortsätter med att rätt varor i rätt mängd lagerhålls samtidigt som leveranssäkerheten ökar. Verksamheten kommer att fortsätta att utveckla webbshopen och göra den mer användarvänlig. Möjligheterna med att utöka sortimentet av beställningsvaror kommer att ses över. Verksamheten har inlett ett samarbete med kommunikationsenheten och Destination Kalmar för hantering av profilprodukter. Gata och park Verksamheten kommer fortsätta arbetet med organisationens förutsättningar för att klara både drift- och investeringsåtaganden samt byggnation i närtid och på sikt. Utifrån vad som framgick i medarbetarenkäten kommer kompetensutveckling av personal att prioriteras. Driftskostnaderna kommer att öka i samband med utbyggnad av infrastruktur med högre ambitionsnivå samtidigt som åldrande anläggningar driver ökande underhållskostnader. Med den höga investeringstakten finns risk att resurser prioriteras till nyproduktion med eftersatt underhåll som följd. För att upprätthålla parkdriften finns ett stort beroende av arbetsmarknadsåtgärder i verksamheten. Trenden fortsätter med minskat utbud av arbetsmarknadsåtgärder, vilket leder till sänkning av skötselnivån. Under 2018 fördjupas samarbetet med arbetsförmedlingen för att samordna integrationsarbetet med kommunens arbetsmarknadsåtgärder. Svängningar i väderleken under året påverkar resursbehovet väsentligt. IT Nätverket behöver en rejäl upprustning. Under 2018 kommer detta att innebära ett större utbytesprojekt av hårdvara inom i stort sett hela organisationen. Logghantering, övervakning samt backuptagning kommer att ses över i och med den nya dataskyddsförordningen, GDPR, träder i kraft i maj 2018. Verksamheten har krav på sig att ha ett tydligare arbetssätt och därför fortgår arbetet med att automatisera det interna ärendehanteringssystemet. Stort fokus kommer att läggas på kundsupporten och deras arbete ut mot kund. Kost Den framtida befolkningsökningen ställer högre krav på kostverksamheten. Det blir allt svårare att rekrytera utbildad kökspersonal och detta i kombination med stora pensionsavgångar och en växande verksamhet kan leda till resursbrist. Prioritering kommer därför att ligga på att säkerställa att det finns kvalificerad kostpersonal att tillgå på kort och lång sikt. Ett personalförsörjningsprojekt genomfördes 7
under 2017 och under 2018 kommer aktiviteter från detta projekt att inledas. Verksamheten kommer även arbeta med en kostförsörjningsplan för att fastställa arbetssätt framåt gällande organisation, effektiviseringar, nybyggnation och renoveringar. Samarbetet med omsorgsförvaltningen kommer att fortsätta bland annat genom att ta fram en gemensam måltidsplan. Osäkerhet kring prisutvecklingen på livsmedel skapar frågetecken om befintliga ekonomiska resurser är tillräckliga. Lokaler och lokalvård Med anledning av den förväntade befolkningsutvecklingen finns ett ökat behov av verksamhetslokaler. Dock genererar det höga trycket på byggmarknaden högre priser och färre inkomna anbud. Det blir därför svårare att tillgodose lokalbehovet på ett kostnadseffektivt och hållbart sätt utan att ge avkall på giftfria och energieffektiva krav. Att erbjuda attraktiva lokaler och stimulerande utemiljöer till nya invånare är även högt prioriterat. Strategiska upphandlingar, hyresupphandlingar och tillfälliga inhyrningar av paviljonger prövas och utvärderas. Krav ställs på teknisk utveckling och långsiktighet i byggprojekten och därför behöver kompetensen inom byggnation och fastighetsteknik behållas. Med nuvarande byggnationstakt är det en utmaning för verksamheten att attrahera nya medarbetare vid rekrytering. I budget 2017 fanns planer på en el/teleingenjör. Denna har ej rekryteras. Under 2018 kommer organisationen förstärkas med en projektledare för planerat underhåll. Äldre fastigheter med sämre grundkonstruktion riskerar att öka underhållskostnaderna. Ett antal reinvesteringsprojekt behöver genomföras för att uppgradera beståndet till dagens verksamhetsbehov och normer. Främst gäller denna insats förskolor byggda på 70- och 80-talen. Utfallen av åtgärderna i energitjänsteprojektet, som nu är helt genomfört, ska under fyra års tid säkerställas för att uppnå besparingsgarantin. Åtgärder för energieffektivisering ska genomföras i de fastigheter som inte har ingått i projektet. Under året kommer flera projekt att startas upp, exempelvis en ny bad- och friskvårdsanläggning, ett samlat kulturkvarter och ett helt nytt verksamhetsområde i Rinkabyholm. Transport Transport hanterar en allt större och modernare vagnpark och implementerar fossilfritt drivmedel och tekniker för att leva upp till satta miljömål. Åkeriet har infört en ny elektronisk tidsrapportering via mobiltelefon. När det gäller elbilarna ska antalet driftsstörningar minska genom bättre information till användare samt öka antalet laddplatser. Användningen av Kalmar kommuns tjänstebilar är också tänkt att öka genom den gemensamma fordonspoolen. Upphandling Nya dataskyddsförordningen, som ska införas den 25 maj 2018 kommer att påverka verksamhetens arbete då befintliga avtal måste gås igenom så att de följer den nya lagen. Övriga prioriterade arbetsuppgifter under 2018 är avtalsuppföljning och avtalstrohet. Utbudet av personer som har erfarenhet av LOU är begränsat vilket kan bli en risk vid framtida rekryteringar. Fokus under året kommer även att ligga på att få in fler leverantörer och användare i e-portalen. 8
Ekonomiska förutsättningar Serviceförvaltningens ramfinansierade verksamheter får kompensation för utökade ytor samt för lönerevisioner. Dock får förvaltningen inte kompensation för ökade driftskostnader och ambitionshöjningar. Förändring av antal barn och elever ger ändrade budgetmedel till kostverksamheten. Gata, park och fritid får kompensation för kapitaltjänstkostnader för gjorde investeringar i infrastruktur. Ramförändringar Serviceförvaltningen har för 2018 en budgetram på 180 977 tkr. I nedanstående tabell redovisas budgetramförändringarna mellan 2017-2018. Förändringar 2018 jämfört med 2017 tkr tkr Budgetram 2017 243 389 Kompensation kostnadsökning, köpt verksamhet och löneökningar 435 Samlastningscentral -60 Kustmiljö 500 Life Sure 600 God vattenstatus 250 Löneöversyn 2017 877 Kostverksamheten, förändring barn och elever 2 449 Tillfälligt bidrag enskillda vägar 2017-300 Guldfågeln Arena 6 750 Summa förändringar, KF budget nov 2018 11 501 Budgetram från samhällsbyggnadskontoret -169 Budgetram till kommunstyrelsen -74 044 Budgetram från barn- och ungdomsförvaltningen 300 Summa förändringar mellan förvaltningar -73 913 Summa förändringar mellan 2017 och 2018-62 412 Budgetram 2018 180 977 Följande ramjusteringar har gjorts inför budget 2018: Serviceförvaltningen får en utökad ram med 435 tkr för köp av verksamhet (löneökningar). Samlastningscentralen ska från och med 2018 helt finansieras via intäkter. Inför budget 2018 minskar ramen med 60 tkr för förvaltningen. Förvaltningen får 500 tkr för att fortsätta kustmiljöarbetet som har igångsatts med hjälp av EU-bidrag. Dessa ska användas till driften av musselodling, Race för the Baltic och utveckling av våtmarker. För att bedriva projektet Life SURE får förvaltningen 600 tkr. Projektet innebär rening av Malmfjärden. Mätning av god vattenstatus ger 250 tkr i ökad budgetram. Budgeten för lönekostnader utökas med 877 tkr till följd av löneöversynen för de verksamheter inom serviceförvaltningen som har rambudget. Ökat antal barn och elever ger ett tillskott om 2 449 tkr till kostverksamheten. Tillfälligt bidrag för enskillda vägar 2017 gör att ramen minskas med 300 tkr. För kapitalkostnader, tillsyn, yttre underhåll och försäkring för Guldfågeln Arena får förvaltningen 6 750 tkr. 9
Administrationen för parkeringsavgifter har fram till september 2017 hanterats av serviceförvaltningen. I och med att dessa övergår till samhällsbyggnadskontoret minskas budgetramen för 2018 med 169 tkr. 74 044 tkr förs över till kommunstyrelsen. Av dessa avser 31 608 tkr kapitalkostnader för exploateringsinvesteringar, 35 579 tkr förs över för övergång till komponentredovisning gällande fastighet, motsvarande siffra för produktion är 7 000 tkr. 857 tkr för indragning av administrativ chef. Kostverksamheten övertar köksuppgifterna vid små förskolor som tidigare har hanterats av barn- och ungdomsförvaltningen. Som en konsekvens av den nya ansvarfördelningen förs 300 tkr över från barnoch ungdomsförvaltningen till serviceförvaltningen. Central ledning och administration Under 2017 har den administrativa chefen slutat och finansieringen har dragits in till kommunledningskontoret. Den administrativa chefens arbetsuppgifter som avsåg serviceförvaltningen har fördelats på övriga administrativa resurser. Detta är inte en lösning på lång sikt då arbetsuppgifter bortprioriteras. Centralförråd Försäljningen beräknas öka under kommande år. Dock kommer centralförrådet att behöva höja de externa kundernas påslag under 2018 för att få verksamheten i ekonomisk balans. Gata och park Driftkostnaderna i nyproduktionerna ökar på grund av olika arkitektoniska lösningar som är svårare att underhålla. Ökade ambitioner och krav på trygghet och tillgänglighet innebär större kostnader och förväntningar. Förvaltningen får ersättning för tillkommande ytor men inte för ambitionshöjningar. Marginalerna är små för att klara större väderomslag. Verksamheten är mycket årstidsberoende exempelvis vid stora mängder snö, torka, häftiga regn samt stormar, vilket kan innebära stora oförutsedda kostnader. Det blir allt svårare att få personal via arbetsmarknadsåtgärder till verksamheten. Detta kan innebära att kvaliteten blir lidande om den löpande driften ska skötas med befintliga medel. Dagvattentaxa infördes 2017 till Kalmar Vatten utan ökad rambudget och detta kommer under 2018 att finansieras via minskat gatuunderhåll. IT Alla datorer inom Kalmar kommuns administrativa verksamheter ingår nu i finansieringsmodellen Dator som tjänst. Kalmar kommuns IT-system ökar konstant, nya system tillkommer samtidigt som allt färre system avvecklas. Detta ger ökade kostnader. Nätverket är eftersatt och behoven av mer bandbredd ökar vilket kommer påverka verksamheternas IT-kostnader. Kost Livsmedelskostnaderna förväntas öka på grund av ökad andel ekologiska och närproducerade livsmedel samt stigande råvarukostnader. Även ett ökat antal mindre förskolekök samt införandet av en ny handlingsplan för giftfri förskola och skola innebär ökade kostnader. Kalmar kommuns kostnad för måltider i kommunal grundskola per elev ligger lågt, både mot jämförelsekommunerna KKVH (Karlskrona, Kristianstad, Växjö och Halmstad) och mot riket. Planeringen inför 2018 visar att verksamheten kommer att få stora svårigheter med att klara volymökningarna inom givna budgetramar utan att dra ner på kvaliteten. 10
Lokaler och lokalvård Verksamhetens intäkter justeras årligen via indexreglering av hyres- och lokalvårdsavtal. Byggenheten höjer timpriserna med 3,6 procent för att kompensera för ökade kostnader från 2017 till 2018. Högtrycket inom byggmarknaden innebär högre priser och färre inkomna anbud, vilket riskerar högre lokalkostnader för Kalmar kommuns verksamheter. Transport En justering av timpriser för åkeriet har gjorts för att möta högre omkostnader för lokaler och utrustningar. Upphandling Upphandlingen är i behov av att öka bemanningen för att klara lagstadgade krav i upphandlingsprocesserna. Förvaltningen har äskat medel för detta ändamål, vilket inte har beviljats. Vindkraft Samtliga kostnader i samband med kommunens engagemang i vindkraftverket debiteras via avgift per kwh på förbrukarens elfakturor. Svårigheten ligger i att hitta rätt nivå på avgift då produktionen är svår att förutse då vinden varierar. 11
Kvalitet i verksamheten Serviceförvaltningen har många olika verksamheter vilket gör att kvalitetsuppföljningen måste anpassas. Under 2018 kommer förvaltningens verksamheter ta fram handlingsplaner med aktiviteter utifrån svagheter och även möjligheter. Underlag för arbetet är genomförda SWOT-analyser för samtliga verksamheter samt övergripande. Uppföljning sker med ny SWOT under slutet av året. Förvaltningen använder nyckeltal och jämförelser i kommun- och landstingsdatabasen Kolada. Sedan lång tid tillbaka finns ett samarbete med jämförelsekommunerna Karlskrona, Kristianstad, Växjö och Halmstad (KKVH). Även branschspecifika nyckeltal används då stor del av serviceförvaltningens verksamhet består av intern service. När liknande tjänster tillhandahålls av externa leverantörer görs bland annat prisjämförelser för att inte riskera snedvriden konkurrens. Egna kvalitets- och kundnöjdhetsmätningar genomförs kontinuerligt inom kost, lokalvård och IT. Centralförråd Centralförrådet följer upp omsättningen och mäter den även i förhållande till personalkostnad. Försäljning per förvaltning tas fram årligen och jämförs med tidigare år. Centralförrådet planerar att mäta kundernas nöjdhet under kommande år. Gata och park Tillgång till, samt underhåll och skötsel av, verksamhetens områden mäts årligen i SCBs medborgarundersökning. Detta redovisas i Nöjd medborgar-index. Även kostnad för gator och vägar per invånare följs upp årligen via SCB. Under 2018 kommer verksamheten sträva efter att bryta ner mål och uppföljning för att kunna användas praktiskt i det dagliga arbetet. IT För att följa ITs personalkostnader används ett nyckeltal baserat på personalkostnad för total IT-drift utslaget på antal datorer. Kundnöjdhet mäts kontinuerligt av verksamheten. Kost Kundnöjdheten mäts på de kommunala skolorna genom kundenkäter för att säkerställa kvaliteten för de måltider som serveras. Råvarukostnad per portion inom skolan är budgeterad till 6,76 7,73 kr beroende på årskurs. För fritidshemmen beräknas råvarukostnaden ligga på 5,69 kr och inom förskolan på 12,62 kr per barn och dag. Kosten inom omsorgsverksamheten genomför årligen egna kundenkäter. Målet är minst 90 procent nöjdhet. Livsmedelskostnad per heldygn inom omsorgsverksamheten är budgeterad till 50,78 kr. Lokaler och lokalvård SCBs nyckeltal Kostnader för lokaler i kommunal grundskola, kr/elev tas fram årligen och innefattar såväl egna som hyrda lokaler, inklusive kostnader för inventarier. Även driftskostnader för värme, underhåll, städning med mera ingår. I Koladas jämförelsestatistik har Kalmar utmärkt sig med låga hyreskostnader, dock har det högre investeringstrycket de senaste två åren inneburit en viss ökning. Avverkningsgraden för lokalvården är budgeterad till 210 m 2 per timme för förskolelokaler respektive 250 m 2 per timme för skollokaler. Den genomsnittliga budgeterade totalkostnaden är 200 kr per m 2 städyta, men det finns stora variationer beroende på vilka krav och behov de olika verksamheterna har vad gäller exempelvis städfrekvens samt utformning av lokaler. Kvalitetsmätningar görs kontinuerligt av verksamheten. 12
Transport Nyttjandegraden av lastbilar följs upp årligen för att säkerställa att antalet fordon är det mest optimala. Budgeten är beräknad utifrån en nyttjandegrad på 76 procent av årets helgfria dagar. Verkstaden budgeterar med 82 procent fakturerade timmar av totala närvarotimmar. Dessa tal kommer att följas upp kontinuerligt. Antal samt andel el-, biogas- eller laddhybridbilar av kommunens leasade bilar kommer att följas upp. Upphandling Upphandlingen mäts i antal inkomna anbud i snitt per upphandling, andel överprövningar, andel avbrutna upphandlingar, total upphandlad inköpsvolym samt procentuell ekonomisk förändring av ramavtal. 13
Personal Förvaltningen budgeterar att ha totalt 517,9 årsarbetare. Fördelningen mellan verksamheterna redovisas i nedanstående tabell. Budgetsiffran för 2017 är justerad för flytten av TME (trafik, markupplåtelse, evenemang) till samhällsbyggnadskontoret. Personal Budget 2018 Budget 2017 Verksamhet Årsarbetare Årsarbetare Central ledning och administration 14,3 15,4 Centralförråd 9,1 9,2 Gata och park 84,0 76,3 IT 38,7 39,0 Kost 163,6 160,2 Lokaler och lokalvård 175,1 166,3 Transport 24,3 23,8 Upphandling 8,8 8,7 Summa 517,9 498,8 Sjukfrånvaro och hälsofrämjande arbete Serviceförvaltningens sjukfrånvaro 2016 var 4,8 procent (kvinnor 5,8 procent, män 3,6 procent) och är till och med augusti 2017 något lägre och landar på 4,5 procent. Förvaltningen kommer fortsätta att fokusera på att hålla sjukfrånvaron på en låg nivå och arbeta förebyggande och hälsofrämjande. För att uppnå god hälsa på arbetsplatsen kommer det systematiska arbetsmiljöarbetet att fortsätta. Även samarbetet med arbetsmiljöenheten fortsätter vad gäller hälsosamtal och förebyggande rehabiliteringsinsatser som till exempel utbildning i arbetsmiljö och psykisk ohälsa. Kompetensutveckling Arbetet med kompetensutveckling kommer att fortsätta för att serviceförvaltningen ska vara en attraktiv arbetsgivare. Samtliga medarbetare ska kompetensutvecklas inom området medarbetarskap som grundar sig i kommunens framtagna chefsutbildning i UL lagutveckling. Detta har påbörjats och kommer att fortsätta under 2018. Samtliga chefer inom förvaltningen kommer under hösten 2017 och våren 2018 att genomgå en utbildning i Psykisk ohälsa på din arbetsplats. Pensionsavgångar Om pensionsavgångarna görs vid 65 års ålder kommer tolv medarbetare (fyra kvinnor och åtta män) gå i pension under 2018. Till och med 2022 är antalet förväntade pensionsavgångar 65 stycken (44 kvinnor och 21 män). Rekrytering Det är en utmaning att rekrytera nya medarbetare inom specifika områden, såsom ingenjörer, byggprojektledare, kockar och IT-personal. Detta bland annat på grund av den rådande arbetskraftsbristen inom dessa yrken. 14
Driftsbudget Sammanställning driftsbudget Driftsbudget 2018 2017 tkr Budget Budget Skillnad Verksamhet Intäkter Kostnader Netto Intäkter Kostnader Netto Netto Central ledning och administration -10 253 16 777 6 524-9 925 16 185 6 260 264 Centralförråd -4 581 8 957 4 376-4 406 8 748 4 342 34 Gata och park -67 679 167 274 99 595-63 610 200 440 136 830-37 235 IT -58 495 58 705 210-54 856 55 066 210 0 Kost -42 229 149 389 107 160-41 732 145 614 103 882 3 278 Lokaler och lokalvård -360 019 320 581-39 438-348 176 337 567-10 609-28 829 Transport -77 194 76 597-597 -60 617 60 020-597 0 Upphandling -10 052 13 199 3 147-9 602 12 673 3 071 76 Vindkraft -3 629 3 629 0-3 800 3 800 0 0 Summa -634 131 815 108 180 977-596 724 840 113 243 389-62 412 Resultaträkning Resultaträkning 2018 2017 tkr Budget Budget Skillnad Central ledning och administration Intäkter -10 253-9 925-328 Personalkostnader 10 179 9 647 532 Lokalkostnader 429 443-14 Övriga kostnader 6 169 6 095 74 Summa 6 524 6 260 264 I verksamheten central ledning och administration ingår även kustmiljöprojekten som finansieras med EU-medel. Ökningen av intäkter är en följd av att antalet projekt har ökat. Personalkostnaderna är budgeterade till 0,5 mnkr högre än föregående år. Administrationen har minskat med tre tjänster, samtidigt som miljöprojektgruppen har utökats. Resultaträkning 2018 2017 Tkr Budget Budget Skillnad Centralförråd Intäkter -4 581-4 406-175 Personalkostnader 4 300 4 166 134 Lokalkostnader 600 550 50 Övriga kostnader 4 057 4 032 25 Summa 4 376 4 342 34 Inom verksamheten centralförråd beräknas högre påslag på försäljning till externa kunder ge ökade intäkter. I övrigt beräknas inga andra stora förändringar ske. 15
Resultaträkning 2018 2017 tkr Budget Budget Skillnad Gata och park Intäkter -67 679-63 610-4 069 Personalkostnader 43 594 40 821 2 773 Lokalkostnader 2 007 2 175-168 Övriga kostnader 121 673 157 444-35 771 Summa 99 595 136 830-37 235 Intäkterna inom gata, park och fritid budgeteras till 4,1 mnkr högre än föregående års budget beroende på utökning av personal, vilket ger mer intäkter genom fler debiterbara timmar. Totalt beräknas utförda arbeten inom externa projekt ge intäkter på 8,3 mnkr. Utfallet visar att intäkterna för utförda arbeten inom externa projekt 2017 var kraftigt underbudgeterade då den låg på 4,1 mnkr. Personalkostnaden ökar med 2,8 mnkr jämfört med budget 2017. 0,8 mnkr av dessa härrör från löneökningar. Resterande del är utökning av personal där störst delen sker inom parkverksamheten, men utökningen gäller även en tjänst inom fritidsverksamheten samt en centralt administrativ tjänst. Övriga kostnader minskar drastiskt beroende på flytt av 31,6 mnkr för exploateringsverksamhetens kapitalkostnader till kommunstyrelsen. 7,0 mnkr flyttas från drift till investering som följd av övergång till komponentavskrivning. Detta medför ökade kapitaltjänstkostnader med 1,0 mnkr. Under övriga kostnader redovisas kostnaden för beräknade arbetade timmar vilket gör att ökningen av personal även slår igenom här. Främst ligger ökningen inom lekplatser, skogsparker och blomsterarrangemang samt friluftsbad. 2017-års budgetsiffror är justerade för flytten av TME till samhällsbyggnadskontoret. Resultaträkning 2018 2017 tkr Budget Budget Skillnad IT Intäkter -58 495-54 856-3 639 Personalkostnader 23 093 22 849 244 Lokalkostnader 1 360 1 285 75 Övriga kostnader 34 252 30 932 3 320 Summa 210 210 0 IT budgeterar med ökade intäkter och kostnader på grund av det länsgemensamma arbetet med E-tjänsteplattform (CesamH). Projektet beräknas kosta totalt 2,6 mnkr, vilket är en ökning sedan 2017 med 1,3 mnkr och totalkostnaden ska fördelas mellan kommunerna. För den reguljära IT-verksamheten ökar kostnader och intäkter med 2 mnkr bestående 0,7 mnkr för ökande kostnader för telefoni och trådlösa nätverk i takt med ökad användning och 1,3 mnkr satsningar på infrastruturen. 16
Resultaträkning 2018 2017 tkr Budget Budget Skillnad Kost Intäkter -42 229-41 732-497 Personalkostnader 75 592 75 257 335 Lokalkostnader 14 994 13 797 1 197 Övriga kostnader 58 803 56 560 2 243 Summa 107 160 103 882 3 278 Kostverksamheten budgeterar med en högre försäljning på 0,5 mnkr. Personalkostnaderna beräknas enbart öka med 0,3 mnkr. Eftersom antal barn och elever inte har nått upp till budgeterade nivåer kommer 2017 års budgetsiffror att justeras med cirka 1 mnkr i samband med årsrapporten. Detta kommer till stor del tas från reserverade medel budgeterade på personalkostnader, vilket gör att en jämförelse mellan 2017 och 2018 blir något missvisande. I samband med att ägandet av köksutrustning övertas av kommunens fastighetsverksamhet, omfördelas även budgetkostnaderna mellan hyres-, kapital- och reparationskostnader vilket kan ses på beloppsskillnaden mellan åren. Totalt sett ska det bli ett nollsummespel för verksamheten. Högre kostnader för livsmedel har budgeterats främst på grund av utökning av barn och elever men även på grund av förväntade ökade livsmedelspriser. Resultaträkning 2018 2017 tkr Budget Budget Skillnad Lokaler och lokalvård Intäkter -360 019-348 176-11 843 Personalkostnader 81 746 77 160 4 586 Lokalkostnader 6 473 7 029-556 Övriga kostnader 232 363 253 378-21 015 Summa -39 437-10 609-28 828 Lokalvård beräknas generera en intäktsökning på 5,0 mnkr främst på grund av ökade ytor men även på grund av avtalsenliga indexhöjningar. 4,4 mnkr av denna ökning budgeteras på personalkostnader, 0,1 mnkr på utökade lokalkostnader och resterade 0,5 mnkr på ökning av förbrukningsmaterial. Hyresintäkterna har höjts med 2 procent i de delar som enligt avtal är indexreglerade. Hyrorna ökar med 6,8 mnkr mellan åren varav cirka hälften beror på hyreshöjningen och resterande på nettot av tillkommande och avgående objekt. Personalkostnaderna för fastighet ligger relativt konstant mellan åren. Lokalkostnaderna minskar med 0,5 mnkr för fastighetsverksamheten, främst beroende på att avgifter för andrahandsuthyrning budgeteras som avgifter istället för hyra. Fastighets kostnader minskar med 35,6 mnkr beroende på övergång till komponentredovisning. Ramen minskas med motsvarande. Fastighet har tilldelats 6,8 mnkr i ram för övertagandet av arenan som 17
kompensation för tillkomande kostnader. Ökningen av hyresintäkterna används för att möta kostnadsökningar inom drift och underhåll samt tillkommande kapitalkostnader. Resultaträkning 2018 2017 tkr Budget Budget Skillnad Transport Intäkter -77 194-60 617-16 577 Personalkostnader 12 529 11 722 807 Lokalkostnader 1 632 1 585 47 Övriga kostnader 62 436 46 713 15 723 Summa -597-597 0 Verksamheten för transport beräknas ge 2,8 mnkr mer i intäkter på grund av ökade volymer. Resterande del av intäktsökningen beror på förändrad budgetprincip vad gäller timdebiteringen. Personalkostnader har ökats med 0,3 mnkr för löneökningar och 0,5 mnkr för utökning av tjänst. Av de övriga kostnaderna kan 1,9 mnkr härledas till ökade volymer medan resterande del beror på ändrad budgetprincip av redovisade timmar. Resultaträkning 2018 2017 tkr Budget Budget Skillnad Upphandling Intäkter -10 052-9 602-450 Personalkostnader 5 278 5 165 113 Lokalkostnader 235 205 30 Övriga kostnader 7 686 7 303 383 Summa 3 147 3 071 76 Upphandling budgeterar högre intäkter beroende på ökade mängdrabatter, beräknade högre intäkter på försäkringsfonden samt ökade volymer i e-portalen. 100 tkr har omfördelats till verksamheten från centrala konton. Resultaträkning 2018 2017 tkr Budget Budget Skillnad Vindkraft Intäkter -3 629-3 800 171 Personalkostnader 0 Lokalkostnader 70 65 5 Övriga kostnader 3 559 3 735-176 Summa 0 0 0 Budget för vindkraftsverksamheten 2018 är lagd utifrån antagandet att Kalmar kommun skriver ner värdet av anläggningen i slutet av 2017 till 16,5 mnkr som en anpassning till marknadsvärdet. 18
Vindkraftsverksamheten ska vara kostnadsneutral för serviceförvaltningen. En nedskrivning innebär lägre kapitalkostnader kommande år och förvaltningen kommer då att sänka internpriset i motsvarande grad. Kapitalkostnaderna är budgeterade till 1,4 mnkr för 2018, att jämföra med 2017 då de budgeterades till 1,9 mnkr. Investeringsbudget Investeringsbudget 2018 2017 tkr Budget Budget Skillnad Verksamhet Central ledning och administration 340 340 0 Centralförråd 1 500 1 500 Kost 660 660 0 Lokaler och lokalvård 300 300 0 IT 11 000 11 100-100 Transport 11 100 8 200 2 900 Summa 24 900 20 600 4 300 Serviceförvaltningen har 24,9 mnkr i investeringsbudget 2018 varav 340 tkr ligger ospecificerat centralt. Tidigare leasade Kalmar kommun alla kopierings-, vatten- och kaffemaskiner. När dessa avtal går ut ersätts de med upphandlade och inköpta produkter. Investeringarna bokas på centralförrådet och beräknas hamna på 1,5 mnkr 2018. Kostverksamheten har ett investeringsutrymme på totalt 660 tkr för inköp av storköksutrustning samt servicelinjer. Lokalvården har en investeringsbudget på 300 tkr för inköp av städmaskiner. IT har investeringsutrymme om 1,5 mnkr för servrar och 9,5 mnkr för dator som tjänst. Verksamheten transport har en investeringsbudget på 11,1 mnkr för fordon. 19
Bilagor Bilaga 1. Servicenämndens mål och uppdrag Nedan listas servicenämnens mål för 2018. Ordning och reda i ekonomin Långsiktiga mål Fullmäktigemål - Kommunens alla verksamheter ska bedrivas på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. Nämndsmål - SWOT-analyser med handlingsplaner. Ta fram handlingsplaner med aktiviteter utifrån svagheter och även möjligheter. Underlag för arbetet är senast genomförda SWOT-analyser för samtliga verksamheter samt övergripande. Uppföljning görs med ny SWOT under tertial 3, 2018. Ett grönare Kalmar Långsiktiga mål Fullmäktigemål - Kalmar kommun som geografiskt område ska vara helt fossilbränslefritt år 2030. Nämndsmål - Fossilbränslefria fordon hos serviceförvaltningen. Serviceförvaltningens fordon ska vara helt fossilbränslefria vid utgången av 2018. Fullmäktigemål - År 2020 ska alla kommunbetalda personresor och godstransporter vara klimatneutrala. Nämndsmål Upphandling klimatneutrala person- eller godstransporter. Nya upphandlingar som har person-eller godstransporter som väsentlig del ska vara klimatneutrala. Fullmäktigemål - Energianvändningen i kommunkoncernen ska minska med 10 procent från 2018 till 2022. Nämndsmål - Energianvändning nybyggnation. Vid upphandling av nybyggnation ska det säkerställas att energianvändningen är 25 procent lägre än kraven enligt Boverkets byggregler (gällande 2016). Fullmäktigemål - Kalmarsund och våra vattendrag ska ha uppnått God vattenstatus år 2025. Nämndsmål - Kalmarsund och våra vattendrag ska ha uppnått God vattenstatus år 2025. Aktiviteter i serviceförvaltningens miljöprojekt syftar till att uppfylla God vattenstatus i Kalmarsund och våra vattendrag. Fullmäktigemål - Vattenanvändningen i kommunkoncernen ska minska med 10 procent från 2015 till 2020. Nämndsmål - Vattenanvändningen i kommunkoncernen ska minska med 10 procent från 2015 till 2020. Serviceförvaltningen ska genomföra aktiviteter för att minska dricksvattenförbrukningen. Fullmäktigemål - Avfallet inom kommunkoncernen ska minska med 30 procent från 2018 till 2025. Nämndsmål - Matsvinn inom kost skola. Skolornas tallrikssvinn ska vara lägre än föregående års siffra. Nämndsmål - Uppläggningssvinn vid förskolor. Förskolornas uppläggningssvinn ska vara lägre än 20 gram per barn. Nämndsmål - Kökssvinn inom kost omsorg. Kökssvinnet inom omsorgsköken ska vara lägre än föregående års siffra. Nämndsmål - Nulägesanalys över förvaltningens avfallsgenerering och upprättande av handlingsplan utifrån denna analys. Fullmäktigemål - Andelen livsmedel som är ekologiska eller ursprungsmärkta Sverige i de kommunala verksamheterna ska uppgå till 75 procent 2020, varav minst 30 procent ska vara ekologiska. Nämndsmål Andelen livsmedel som är ekologiska eller ursprungsmärkta Sverige i de kommunala verksamheterna ska uppgå till 75 procent 2020, varav minst 30 procent ska vara ekologiska. 20
Ett växande attraktivt Kalmar Långsiktiga mål Fullmäktigemål - Kalmar ska vara en plats för alla samt vara en av Sveriges bästa kommuner att besöka, att växa upp, bo och åldras i. Nämndsmål - Produktions verksamheter i SCB:s medborgarundersökning. I Statistiska Centralbyråns medborgarundersökning ska Kalmar kommun nå ett genomsnittsbetyg som är bättre än det för 2017 avseende nedanstående områden: Tillgång till parker, grönområden och natur. Belysning av gång- och cykelvägar Underhåll och skötsel av gång- och cykelvägar Snöröjning av gång- och cykelvägar Belysning av gator och vägar Underhåll och skötsel av gator och vägar Snöröjning av gator och vägar Belysning i kommunens motionsspår Kommunens åtgärder mot klotter och annan skadegörelse Renhållning av parker och allmänna platser i din kommun Hög kvalitet i välfärden Långsiktiga mål Fullmäktigemål - Kalmar kommun ska bli en av Sveriges 30 bästa skolkommuner år 2020. Nämndsmål - Kundnöjdhet kost skola. Kundnöjdhet ska ligga på minst 75 procent för kost skola. Fullmäktigemål - Kalmar kommun ska bli en av Sveriges 30 bästa äldreomsorgskommuner år 2020. Nämndsmål - Kundnöjdhet kost omsorg. Kundnöjdhet ska ligga på minst 90 procent för kost omsorg. Personal och arbetsmiljö Mål 2018 Fullmäktigemål - Riktade insatser som uppföljning av kort- och långtidssjukskrivna samt analys ur ett jämställdhetsperspektiv ska göras årligen. Nämndsmål - Kartlägga påverkbar sjukfrånvaro. Serviceförvaltningen ska kartlägga sin påverkbara sjukfrånvaro för att kunna arbeta med förebyggande insatser. Verksamhetsunikt för serviceförvaltningen Nämndsmål Kundnöjdhet IT. Mätning av kundnöjdhet ska ske två gånger om året och riktas till medarbetare som varit i kontakt med IT. Målet är att nå 3,5 på en femgradig skala. Nämndsmål Kvalitetsindex lokalvård. Kvalitetsindex för beställd lokalvård ska ligga på minst 97 procent. Nämndsmål Uppföljning ramavtal. Under 2018 ska uppföljning av 40 ramavtal utföras. Nämndsmål Implementering av e-portal serviceförvaltningen. Under 2018 ska arbetsätt ställas om så att e-portalen är serviceförvaltningens huvudsakliga verktyg för inköp av material och tjänster. Nämndsmål Implementering av e-portal Kalmar kommun. Möjliggöra för övriga förvaltningar att komma igång i e-portalen under 2018. 21
Handläggare Datum Martina Adiels Balk 2017-12-07 Tillkommande mål från koncernledning 1. Fullmäktigemål - Cykeltrafiken Cykeltrafiken ska årligen öka. Under detta mål rapporteras produktions arbete med snöröjning, underhåll av cykelvägar etc. 2. Fullmäktigemål - Kollektivtrafik Resandet med kollektivtrafik ska årligen öka. Under detta mål rapporteras produktions arbete med renhållning kring busshållplatser. 3. Fullmäktigemål - Arbetslöshet Kalmar ska ha lägre arbetslöshet än riket och våra jämförelsekommuner, gäller alla grupper. Under detta mål rapporteras våra arbetsmarknadspolitiska åtgärder. Sociala krav som ställs i upphandling. Samt de program som lokalvård och kost arbetat fram för rekrytering. 4. Fullmäktigemål - Tryggaste residenskommun Kalmar ska vara landets tryggaste residenskommun Under detta mål rapporteras produktions arbete med belysning, siktröjning etc. samt samarbete med Kalmar city. 5. Fullmäktigemål - Företagsklimatet Totala Nöjd-Kund-Index (NKI) i SKL:s mätning Öppna Jämförelser avseende företagsklimatet ska vidmakthållas eller öka. Majoritetens inriktning är att minst 100 företagsbesök ska genomföras per år. Förvaltningen arbetar för att vara goda beställare i våra leverantörskontakter. Vi samordnar grävtillstånd och arbete med snöröjning/renhållning. 6. Fullmäktigemål - Färdigställda bostäder Samlat i kommunkoncernen ska vi arbeta för att färdigställa minst 700 bostäder per år fram till år 2020. Attefallshusen i Påryd. 7. Fullmäktigemål - Jämställdhetssäkrad verksamhet Kommunens verksamhet ska vara jämställdhetssäkrad år 2022. Ledningsgruppsbeslut analyseras ur ett jämställdhetsperspektiv. Administration Adress Box 611, 391 26 Kalmar Tel 0480-45 00 00 vx martina.adiels-balk@kalmar.se
2 (2) 8. Fullmäktigemål - Sjukfrånvaron Sjukfrånvaron ska minska i både förvaltningar och bolag. Majoritetens inriktning är att sjukskrivningarna ska totalt minska med en procentenhet under 2018. Varje nämnd och bolagsstyrelse ska ta fram mål och en plan för det konkreta arbetet. Under detta mål redovisas sjukfrånvaron och se förändringar. 9. Fullmäktigemål - Medarbetarengagemang Öka indexet för Hållbart medarbetarengagemang. Under detta mål rapporteras resultat från frågor kring medarbetarengageman i medarbetarenkät. 10. Fullmäktigemål - Heltid som norm Kalmar kommun har heltid som norm, med möjlighet att önska sysselsättningsgrad. Heltid ska alltid erbjudas vid nya tillsvidareanställningar. Det är en viktig rättvise- och jämställdhetsfråga. Under detta mål redovisas gjorda anställningar.