Verksamhetsplan med internbudget. Serviceförvaltningen

Transkript

1 Verksamhetsplan med internbudget Serviceförvaltningen 2017

2 Innehåll Inledning... 4 Central ledning och administration... 4 Centralförråd... 4 Gata och park... 4 IT... 4 Kost... 5 Lokaler och lokalvård... 5 Transport... 5 Upphandling... 5 Verksamhetsmål... 7 Utmaningar och risker... 8 Central ledning och administration... 8 Centralförråd... 8 Gata och park... 8 IT... 8 Kost... 8 Lokaler och lokalvård... 9 Transport... 9 Upphandling... 9 Ekonomiska förutsättningar Central ledning och administration Centralförråd Gata och park IT Kost Lokaler och lokalvård Transport Upphandling Prioriteringar Central ledning och administration Centralförråd Gata och park IT Kost Lokaler och lokalvård Transport Upphandling Kvalitet i verksamheten Centralförråd Gata och park

3 IT Kost Lokaler och lokalvård Transport Upphandling Personal Koncentrerad administration Kompetensutveckling Pensionsavgångar Rekrytering Sjukfrånvaro och hälsofrämjande arbete Driftsbudget Ramförändringar Sammanställning av driftsbudget Investeringsbudget Bilagor Bilaga 1. Servicenämndens mål och uppdrag Ordning och reda i ekonomin Ett grönare Kalmar Ett växande attraktivt Kalmar Verksamhet och medarbetare Egna verksamhetsspecifika mål och aktiviteter

4 Inledning Serviceförvaltningen ansvarar för Kalmar kommuns verksamheter centralförråd, gata och park, IT, kost, lokaler och lokalvård, transport samt upphandling. Förvaltningen har cirka 500 tillsvidareanställda, varav cirka 55 procent är kvinnor och 45 procent är män. De anställda är serviceförvaltningens viktigaste resurs och omfattar ett femtiotal olika yrkeskategorier, beroende på förvaltningens breda verksamhet. Målet är att vara den självklara interna leverantören av kostnadseffektiva och ändamålsenliga varor och tjänster. Förvaltningen arbetar med ständig utveckling och kvalitetshöjning som ska gynna både medborgare och övriga förvaltningar. Genom en fortsatt god dialog, standardisering och fortsatt utveckling av våra tjänster ska serviceförvaltningens produkter förbättras. Prognosen visar att Kalmar kommun kommer att öka med invånare till Detta skapar stora behov av både verksamhetslokaler och infrastruktur. Omfattande nybyggnation ställer stora krav på förvaltningen och arbetet fortgår med en lokalförsörjningsplan. Central ledning och administration Under ledning och administration samlas gemensamma kostnader och aktiviteter som avser hela förvaltningen. Här finns förvaltningens övergripande frågor inom ekonomi, personal, kommunikation, kvalitets- och miljöledning samt samordning av IT och telefoni. Administrationen kring nämnd och diarium, samt förvaltningens projektledare för kustmiljö och Kalmar Cykelstad samlas också under denna verksamhet. Centralförråd Verksamheten centralförråd är Kalmar kommuns leverantör av förbrukningsmaterial. I lager finns kvalitets- och miljösäkrade artiklar och det arbetas kontinuerligt med att utöka och förstärka sortimentet. Ett stort fokus finns på att hjälpa kunderna med inköp utöver de lagerförda artiklarna. Verksamheten har samarbeten med andra verksamheter inom hela Kalmar kommun för att bistå med inköp och kompetens. Gata och park Gata och park ansvarar för drift och underhåll av bland annat Kalmar kommuns dryga 4 miljoner kvadratmeter gator och vägar med gatljus samt busshållplatser, dagvattenbrunnar och broar. Även skötsel av cirka kvadratmeter grönytor och lekplatser samt fotbollsplaner, naturreservat, skogar, badplatser, fritidsbåtshamnar, motionsspår och vandringsleder ingår i ansvarsområdet. Det är gata och park som ser till att staden smyckas med träd, blommor och julbelysning. Flaggning, fontäner och odlingslotter ligger också under verksamhetens ansvar. Verksamheten ansvarar för kommunens vinterväghållning och genomför nybyggnation och exploateringsarbeten samt utför parkarbeten enligt uppdrag. Gata och park hanterar också bidrag för enskilda vägar. IT Verksamhet IT ansvarar för hela kommunens IT-miljö och arbetar med att leverera en stabil och säker ITfunktion till Kalmar kommuns anställda och skolelever. IT är den första kontakten mot användaren och hanterar bland annat installation av datorer. Verksamheten ansvarar för klientmaskinerna där plattformen utvecklas löpande. IT ansvarar även för telefonin inom Kalmar kommuns verksamheter. Inom verksamheten ligger ansvaret för drift och utveckling av Kalmar kommuns serverpark samt nätverk. Kalmar kommun har cirka 200 servrar och hanterar hundratals system och ansvarar för uppgradering och drift av dessa. IT underhåller systemen och utvecklar nya funktioner samt är en tillgänglig resurs i de många införandeprojekt som verksamheterna bedriver. I infrastrukturen ligger ansvar för det trådlösa 4

5 nätverket, som idag består av över 800 accesspunkter vilka dagligen förser tusentals elever och personal med nätverksanslutningar. Systemförvaltning, kundvård och processer för hela IT-verksamheten ingår också i ansvaret liksom framtagande av en IT-strategi. Kost Kostverksamhetens huvudsakliga uppdrag är att stå för kostförsörjningen till Kalmar kommuns vård- och omsorgsboenden, dagliga verksamheter, personer som har beslut om matdistribution, förskolor, skolor och fritidshem. Verksamheten driver också restauranger och erbjuder intern catering. Kost arbetar ständigt med att öka andelen ekologiska och närproducerade varor. Maten ska vara god, näringsriktig, säker och väcka lust att äta. Totalt lagas cirka portioner lunch varje dag. Därtill kommer frukost och middag till vård- och omsorgsboende samt frukost och mellanmål till barn i förskola och fritidshem. Köken kan vara allt ifrån större producerande kök till mindre som enbart tar emot och serverar. Lokaler och lokalvård Serviceförvaltningens verksamhet lokaler och lokalvård ska med givna medel förse och uppfylla Kalmar kommuns verksamhetsbehov med anpassade lokaler. Dessa ska upprätthålla en god funktion och ett gott klimat under många år. Stor vikt läggs vid att lokalerna får bra städbarhet på ett kostnads- och miljömedvetet sätt. Fastighetsbeståndet består av cirka kvm lokalyta. Förutom Kalmar kommuns egna lokalytor innefattar verksamheten inhyrning av externa lokaler. Verksamheten ansvarar för all byggnation inom Kalmar kommuns fastighetsbestånd, men fungerar också som internkonsulter och rådgivare i olika utredningsuppdrag kopplat till byggprojekt. Ansvaret för den löpande driften, skötseln samt det avhjälpande och planerade underhållet hanteras av verksamheten. Samtliga larmfunktioner som är anslutna till fastigheterna hanteras av verksamheten och beredskapen finns tillgänglig dygnet runt för att minska oförutsedda störningar. Fokus finns kring energibesparande åtgärder, till exempel fastigheternas klimatskal, vilket innebär att hålla kyla och fukt ute och samtidigt hålla värmen kvar. Kalmar kommuns vindkraftverk och solcellsanläggningar hanteras inom verksamheten. Transport Transport bedriver åkeri, leasing samt verkstad. Till största delen servas och repareras de fordon som ingår i leasing- och åkeridelen men även en del av de kommunala bolagens fordon och utrustningar. Åkeridelen tillhandahåller lastbilar, hjullastare och sopsugbil. Leasingdelen omfattar numera cirka 500 person- och transportbilar, traktorer och gräsklippare. I verksamheten ingår den gemensamma fordonspoolen på stadshusgården för kommunledningskontoret, samhällsbyggnadskontoret och serviceförvaltningen. Fordonspoolen har tio bilar, varav två elbilar från delbilspoolen. Upphandling Kalmar kommun upphandlar varor, tjänster och byggentreprenader för cirka 600 miljoner kronor varje år. Verksamheten genomför och samordnar upphandlingar av varor och tjänster för Kalmar kommuns förvaltningar. Via en inköpscentral samordnas ramavtalsupphandlingar med Borgholm, Emmaboda, Mörbylånga, Nybro och Torsås kommuner. Även länsövergripande upphandlingar utförs. 5

6 Under upphandling ligger även e-portal och samlastning. Kalmar kommun samordnar alla matvaruleveranser genom samlastningscentralen. Det leder till ett minskat antal transporter och miljöpåverkan samtidigt som det ökar trafiksäkerheten och effektiviteten. Ett arbete med elektronisk handel har påbörjats via e-portal. Detta ska på sikt effektivisera beställningar och fakturahanteringen som i sin tur ska bidra till minskade kostnader samt en bättre miljö. 6

7 Verksamhetsmål Med utgångspunkt i kommunfullmäktiges verksamhetsplan för kommande år samt områden som definierats som viktiga för serviceförvaltningen fattar servicenämnden årligen beslut om förvaltningens mål. Verksamheter och enheter arbetar sedan vidare med dessa mål för att bryta ner det de kan påverka inom sina respektive områden. Förvaltningens mål och uppdrag för 2017 återfinns i bilaga 1. Under 2016 skapade förvaltningen förutsättningar för att arbeta med och redovisa mål på enhetsnivå i rapporteringssystem Hypergene. Detta gjordes för att samla allt målarbete i ett system samt för att kunna tydliggöra enhetsmålens kopplingar till nämnds- och kommunfullmäktigemål. Arbetet kommer att sättas i drift under

8 Utmaningar och risker Nedan beskrivs verksamhets- och omvärldsrisker samt förutsättningar utifrån förvaltningens verksamhetsområden. Central ledning och administration Arbetet med koncentrerad administration har påbörjats och kommer att påverka samtliga verksamheter inom serviceförvaltningen. Utmaningen ligger i att hitta en balans i arbetet med de verksamhetsunika uppgifterna i en centraliserad administration. Centralförråd Centralförråd breddar ständigt sitt utbud för att tillgodose de behov som uppstår i kommunen. Att klara av det inom befintlig rambudget innebär stora utmaningar. Det finns svårigheter med att beräkna framtida volymutveckling och om dessa då kommer att täcka planerade personalresurser. Gata och park För att upprätthålla parkdriften finns ett beroende av arbetsmarknadsåtgärder i verksamheten. Under senare år har det blivit tydligt att det inte längre finns samma utbud av arbetsmarknadsåtgärder att tillgå, vilket leder till att det blir det en utmaning att klara av driften på färre antal personer. Ökade infrastruktursatsningar ökar risken för att skötsel av driften inte prioriteras på det sätt som önskas. Förutom satsningar i ett växande Kalmar har verksamheten även en omfattande gammal infrastruktur att reinvestera i. Det får genomslag i brist på lokaler samt en ansträngdhet i personalfrågor på flera plan. Kalmar som Årets sommarstad samt fina somrar innebär att fler turister och fler husbilar hittar hit. Detta måste mötas med bättre lösningar för att kunna erbjuda den service som förväntas. Svängningar i väderleken är en riskfaktor då det påverkar resursbehovet för gata och park väsentligt året om. IT Systemförvaltningen är eftersatt och resursbehoven är stora. Systemförvaltningsmodellen kommer att tydliggöra ansvar och förväntningar vilket kommer att förenkla kommande år. IT-systemen behöver ses över så att de system som används faktiskt ger det stöd och förenkling som det är tänkt att göra. Den kommande lagförändringen 2018, då dataskyddsförordningen ersätter personuppgiftslagen, kommer att påverka samtliga informationsmängder i alla verksamheter, vilket kommer att ställa högre krav på IT. Under 2017 finns det ett behov av att se över Office-paketet. Vissa delar av mjukvaran kommer att ligga i molntjänst vilket kommer att ställa krav på korrekt datahantering. Det medför förändringar för slutanvändaren vilket kan öka behovet av IT-stöd. Kraven på bandbredd ökar och leveransen över kopparnätet klarar inte av att leverera tillräcklig snabbhet för att uppnå önskad funktion. För att säkerställa en god bandbredd på Kalmar kommuns nätverk flyttas förbindelserna från kopparnät till fibernätverk. Kopparnätet är fortfarande en stor bärare av nätverk i Kalmar kommuns ytterområden vilket gör utmaningen extra stor. Kost Kostverksamheten behöver ses över för att se hur den på bästa sätt kan möta den framtida befolkningsökningen. På grund av ett minskat tillgång på utbildad kökspersonal samt stora pensionsavgångar i kombination med en växande verksamhet är det en stor utmaning att bemanna organisationen. Mål om önskad sysselsättningsgrad får stora konsekvenser i en växande verksamhet som behöver många händer på flera ställen samtidigt. Detta ställer också stora krav på en flexibel personal. Osäkerhet kring prisutvecklingen på livsmedel skapar frågetecken om befintliga ekonomiska resurser är 8

9 tillräckliga. Lokaler och lokalvård En stor utmaning för verksamheten är att lösa Kalmar kommuns lokalbehov med anledning av den förväntade befolkningsutvecklingen. En lokalförsörjningsplan, som ska ligga till grund för kommande beslut håller på att arbetas fram. Planen kommer, förutom att visa behovet av lokaler i tillväxtområden, även påvisa vilket alternativ som är det mest kostnadseffektiva sättet att lösa lokalbehoven på; att äga eller hyra in lokaler. För att kunna verkställa beslutade planer ligger det en utmaning i att behålla och rekrytera personal. Verksamheten står inför flera kommunala projekt av större karaktär såsom kulturkvarter, nytt kommunhus, badhus och nya skolområden som kräver erfaren beställarkompetens och projektledning. På grund av högkonjunkturen på byggmarknaden finns en risk att inkommande anbudspriser blir högre än beräknat samt att tidplaner skjuts framåt på grund av resursbrist. Äldre fastigheter med sämre konstruktion riskerar att öka underhållskostnaderna. På grund av nya regler för komponentavskrivning finns en risk att underhållsbudgeten för planerat underhåll inte blir intakt utan konkurrerar med andra typer av investeringar. Detta skulle kunna innebära en minskning av fastigheternas värde. Det finns även en risk att förseningar uppstår vid underhåll, vilket gör att kostnaderna då belastar fel budgetperiod. Transport Utmaningar för transport är en allt större och modernare vagnpark samt att implementera nya drivmedel och tekniker för att leva upp till satta miljömål. Andra utmaningar är större däckhotell och service för Kalmar kommuns cyklar. Upphandling Nya lagen om upphandling (LOU) som ska införas vid årsskiftet kommer att påverka arbetet, då det fortfarande är oklart hur lagen kommer att utformas. Utbudet av personer som har erfarenhet av LOU är begränsat vilket kan bli en risk vid framtida rekryteringar. 9

10 Ekonomiska förutsättningar Serviceförvaltningens ramfinansierade verksamheter får kompensation för utökade ytor samt för lönerevisioner. Förändring av antal barn och elever ger ändrade budgetmedel till kostverksamheten. Gata och park får kompensation för kapitaltjänstkostnader vid icke räntabla investeringar. Ökade driftskostnader ger ingen kompensation utan måste tas i beaktande vid den ekonomiska planeringen. Inför 2017 har nämnderna för tredje året fått en generell ramjustering på en procent inom ramen för projektet stabil ekonomi. Detta innebär för serviceförvaltningen en besparing på tkr av budgetmedel jämfört med föregående år. Sparbetinget fördelas jämnt över verksamheterna med en procentuell andel av de totala kostnaderna. Undantag görs för de relativt små verksamheterna centralförråd och upphandling. Dessa verksamheters andel av sparbetinget har istället lagts på central ledning och administration. Fördelningen av sparbetinget mellan serviceförvaltningens olika verksamheter framgår av nedanstående tabell. Stabil ekonomi Verksamhet, tkr Budget Budget Budget Central ledning och administration Centralförråd Gata och park IT Kost Lokaler och lokalvård Transport Upphandling -8 Summa Nedan nämns ett urval av faktorer som påverkar verksamheternas ekonomiska förutsättningar. Central ledning och administration 10 Centralförråd Koncentrerad administration ställer stora krav på planering av resurserna som ska hantera den verksamhetsspecifika administrationen. Inför 2017 har en neddragning av overhead från verksamheterna gjorts med 533 tkr för att de centrala IT-kostnaderna beräknas minska i och med fullt införande av dator som tjänst. Ökad försäljning innebär ökade intäkter genom pålägg. Hittills har den ökade försäljningen kunnat hanteras med befintliga personalresurser, men nuvarande volymer kräver ytterligare personal. Gata och park Investeringsprojekt måste hanteras inom verksamheten utan att det inkräktar på den löpande driften. Eftersom Kalmar växer och fler investeringsprojekt startas, krävs det tillsättning av personal för att kunna behålla kvaliteten i driftsverksamheten. Målsättningen är att ha en organisation som avspeglar sig i de åtaganden som finns utan att ge avkall på drift- eller byggnationsåtaganden och samtidigt klara en långsiktig personalplanering. Det finns över året små marginaler att klara större väderomslag. Gata och park är mycket årstidsberoende där vintern är den mest påtagliga vid stora mängder snö. Verksamheten påverkas också av andra väderproblem så som torka och häftiga regn samt stormar. Det blir allt svårare att få personal via arbetsmarknadsåtgärder till verksamheten. Detta kan innebära att kvaliteten blir lidande om den löpande driften ska skötas med befintliga medel.

11 IT Ett beslut om dagvattentaxa till Kalmar Vatten kommer att innebära ökade kostnader för verksamheten som inte ryms inom nuvarande rambudget. IT är en intäktsfinansierad verksamhet. Alla datorer inom Kalmar kommuns administrativa verksamheter ingår nu i finansieringsmodellen dator som tjänst. Kalmar kommuns IT-system ökar konstant; nya system tillkommer samtidigt som få system avvecklas. Nätverket är eftersatt och behoven av mer bandbredd ökar vilket kommer påverka verksamheternas IT-kostnader. Kost En utökad andel ekologiska och närproducerade livsmedel driver högre råvarukostnader. Antalet skol- och förskolekök ökar succesivt, vilket driver kostnader och ökar behovet av fler händer i verksamheten. Kalmar kommuns kostnad för måltider i kommunal grundskola per elev ligger lågt, både mot jämförelsekommunerna och mot riket. Målsättningen kostnadsutveckling max en procent till kund inom omsorgsverksamheten ställer höga krav på effektiviteten. Lokaler och lokalvård Transport Upphandling Verksamheten är intäktsfinansierad. Indexhöjning av hyres- och städavtal innebär högre intäkter. Detta ger möjlighet att möta delar av de ökade omkostnaderna. Högtryck inom byggbranschen innebär högre anbudspriser. Förändrade förutsättningar vid avskrivning av planerat underhåll kommer tillfälligt ge lägre kapitaltjänstkostnader. På sikt kommer detta att komma upp i samma nivå som tidigare. Transport är en intäktsfinansierad verksamhet. Timpriserna anpassas för åkeriets fordon samt verkstaden för att möta högre omkostnader för lokaler och utrustningar. Leasingverksamheten fortsätter arbetet med att synkronisera avskrivningar och avtal för att skapa ett jämnare resultat mellan åren. Upphandlingar åt utomstående parter samt fler genomförda länsupphandlingar ger ökade intäkter Genomförandetakten för E-portalen är oklar. 11

12 Prioriteringar Följande prioriteringar har förvaltningens verksamheter gjort utifrån kommande periods utmaningar och ekonomiska förutsättningar. Central ledning och administration Förbereda de delar av ledning och administration som ska föras över centralt inom projektet koncentrerad administration. Fortsätta med hälsofrämjande åtgärder för att minska sjukfrånvaron. Centralförråd Anpassa centralförrådet ytterligare för och mot kunden samt bibehålla fokus på ergonomi och arbetsmiljö för personalen. Ordning och reda samt tydliga skyltar. Optimera lagernivån. Rätt varor i rätt mängd ska lagerhållas samtidigt som leveranssäkerheten ska öka. Fortsätta att utveckla webbshopen och göra den till en mer användarvänlig plattform samt att öka antalet användare. Utöka sortimentet av beställningsvaror. Bredare sortiment utan att lagerhålla. Gata och park Säkerställa en organisation som klarar både drift- och investeringsåtaganden utifrån en långsiktig personalplanering. Upphandla ramavtalspartners inom entreprenadtjänster för de åtaganden som inte kan utföras i egen regi samt följa upp samtliga ramavtal. Fortsätta målarbetet utifrån medarbetarenkäten och öka vår närvaro i arbetsledning. Kompetensutveckla personalen. IT Skapa ordning och reda på drift, utveckling och avveckling av IT-system med hjälp av systemförvaltningsmodellen. Implementera en Changeprocess för mer kontrollerade förändringar av IT-miljön. Upprätta en tjänstekatalog internt för att användarna ska få en lättförståelig förteckning över de tjänster som IT tillhandahåller. Kartlägga systemdrivna verksamhetsprocesser för att huvudsyftet med systemen ska uppfyllas. Kost Säkerställa att det finns kvalificerad kostpersonal att tillgå på kort och lång sikt. Hitta strategier för att hålla budget med bibehållen kvalitet, samtidigt som det finns frågetecken runt prisutvecklingen på livsmedel. Ta fram en kostförsörjningsplan för att nå en beredskap för den förväntade framtida befolkningsökningen. Fastställa arbetssätt framåt gällande organisation, effektiviseringar, nybyggnation och renoveringar. Lokaler och lokalvård Erbjuda rätt lokaler i rätt tid. Behålla och optimera fastigheternas värde genom en stabil underhållsbudget. Lägga stor vikt vid att rekrytera och behålla personal. Transport Implementera fossilfritt drivmedel för de tunga lastbilarna. Minska antalet driftsstörningar för elbilar genom information till brukare och öka antalet laddplatser. Öka användningen av Kalmar kommuns tjänstebilar via den gemensamma fordonspoolen. 12

13 Upphandling Få in fler leverantörer och användare i e-portalen. Se till att användandet av de nya LOU-direktiven görs på rätt sätt. Följa upp avtalstroheten inom Kalmar kommun. 13

14 Kvalitet i verksamheten Serviceförvaltningen har många verksamheter vilket gör att kvalitetsuppföljningen har anpassats efter respektive verksamhets art och möjligheter till representativa uppföljningskriterier. Förvaltningen använder nyckeltal och jämförelser i kommun- och landstingsdatabasen Kolada samt jämför Kalmar kommun med framförallt Karlskrona, Kristianstad, Växjö och Halmstad kommuner (3KVH) på de områden där det är applicerbart. Då en stor del av verksamheten består av intern service används även branschspecifika nyckeltal. Där liknande verksamheter finns som externa leverantörer görs jämförelser vad gäller exempelvis pris. Egna kvalitets- och kundnöjdhetsmätningar genomförs kontinuerligt inom kost, lokalvård och IT. Nedan presenteras nyckeltal som används i respektive verksamhet. Centralförråd Antal hanterade försäljningsorder följs regelbundet upp av verksamheten. Försäljning per förvaltningen tas fram årligen och jämförs med tidigare år. Gata och park Verksamheten mäts årligen vad gäller tillgång till samt underhåll och skötsel av grönytor, gator och vägar, parker, cykelvägar med mera i SCB:s medborgarundersökning. Sammantaget redovisas bedömningen i nöjd medborgar-index. Även kostnad för gator och vägar samt parkering per invånare följs årligen upp via SCB:s räkenskapssammandrag. IT För att följa IT:s personalkostnader används ett nyckeltal baserat på personalkostnad för total IT-drift utslaget på antal datorer är denna budgeterad till kr per dator. Kundnöjdhet mäts kontinuerligt av verksamheten. Kost Kundnöjdheten mäts på de kommunala skolorna i årskurs 2, 5 och 8 genom egna mätningar och kundenkäter. Detta för att säkerställa kvalitén för de måltider som serveras. Kostnader för måltider i kommunal grundskola per elev tas fram årligen av SCB. Råvarukostnad per portion inom skolan är budgeterad till 6,35 7,17 kr, beroende på årskurs. För fritidshemmen beräknas råvarukostnaden ligga på 5,58 kr och inom förskolan 12,04 kr per barn och dag. Socialstyrelsen tar årligen fram nyckeltal efter genomförd brukarbedömning inom särskilt boende. Nyckeltalet anger hur stor andel som har angett att maten smakar mycket eller ganska bra. Även andelen som anger att måltiderna alltid eller oftast är en trevlig stund på dagen tas fram och mäts i brukarenkäten. Även egna kundenkäter genomförs. Livsmedelskostnad per heldygn inom omsorgsverksamheten är budgeterad till 50,78 kr. Lokaler och lokalvård SCB:s nyckeltal kostnader för lokaler i kommunal grundskola, kr/elev tas fram årligen och innefattar såväl egna som hyrda lokaler, inklusive kostnader för inventarier. Även driftskostnader för värme, underhåll, städning med mera ingår. Avverkningsgraden för lokalvården är budgeterad till 210 m 2 per timme för förskolelokaler respektive 250 m 2 per timme för skollokaler. Den genomsnittliga budgeterade totalkostnaden är 208 kr per m 2 städyta, men stora variationer föreligger beroende på vilka krav och behov de olika verksamheterna har vad gäller exempelvis städfrekvens samt utformning av lokaler. Kvalitetsmätningar görs kontinuerligt av verksamheten. 14

15 Transport Nyttjandegraden av lastbilar kommer att följas för att säkerställa att antalet fordon är det mest lönsamma för verksamheten. Internbudgeten är beräknad utifrån att nyttjandegraden ligger på 76 procent. Verkstaden budgeterar med totalt debiterade timmar, vilket innebär en andel på 82 procent av budgeterade närvarotimmar. Dessa tal kommer att följas upp kontinuerligt av verksamheten. Även debiterad timme per verksamhetsorder kommer att tas fram. Antal samt andel el-, biogas- eller laddhybridbilar av kommunens leasade bilar följs upp ur miljösynpunkt. Upphandling För att mäta upphandlingsverksamheten används följande nyckeltal: antal inkomna anbud i snitt, andel överprövningar, andel avbrutna upphandlingar total inköpsvolym samt ekonomisk förändring av ramavtal. 15

16 Personal I internbudgeten för serviceförvaltningen 2017 beräknas förvaltningen ha totalt 521,8 årsarbetare. Fördelningen mellan verksamheterna redovisas i nedanstående tabell. Personal Budget 2017 Verksamhet Årsarbetare Central ledning och administration 15,4 Centralförråd 9,2 Gata och park 85,3 IT 49,0 Kost 160,2 Lokaler och lokalvård 166,3 Transport 27,8 Upphandling 8,7 Summa 521,8 Koncentrerad administration Under 2017 kommer arbetet med koncentrerad administration att fortsätta, vilket innebär en centralisering av hela Kalmar kommuns administration. Främst kommer detta att påverka serviceförvaltningens personal inom ekonomi- och löneadministration. Kompetensutveckling Arbetet med kompetensutveckling kommer att fortsätta för att serviceförvaltningen ska vara en attraktiv arbetsgivare. Samtliga medarbetare ska kompetensutvecklas inom området medarbetarskap som grundar sig i kommunens framtagna chefsutbildning i UL lagutveckling. Detta har påbörjats och kommer att fortsätta under Pensionsavgångar Om pensionsavgångarna görs vid 65 års ålder kommer åtta medarbetare (fyra kvinnor och fyra män) gå i pension under Till och med 2020 är antalet förväntade pensionsavgångar 47 stycken (26 kvinnor och 21 män). Rekrytering Det är en utmaning att rekrytera nya medarbetare inom specifika områden, så som ingenjörer, kockar, upphandlingskompetens samt arbetsledarfunktioner. Detta på grund av den rådande arbetskraftsbristen inom dessa yrken. Här är konkurrensen hög, framför allt av erfarna personer. Sjukfrånvaro och hälsofrämjande arbete Serviceförvaltningens sjukfrånvaro 2015 var 4,8 procent (kvinnor 5,8 procent, män 3,6 procent) och är till och med september 2016 på samma nivå. Förvaltningen kommer fortsätta att fokusera på att hålla sjukfrånvaron på en låg nivå och arbeta förebyggande och hälsofrämjande. För att uppnå god hälsa på arbetsplatsen kommer det systematiska arbetsmiljöarbetet att fortsätta. Även samarbetet med kommunhälsan fortsätter vad gäller hälsosamtal och livsstilsprogram. Ett lyft för serviceförvaltningen Serviceförvaltningen ska vara en hälsofrämjande arbetsplats. Under sker en storsatsning på förvaltningen som erbjuder alla medarbetare stöd för en bra livsstil. Syftet är att alla medarbetare ska öka sitt välbefinnande genom att utveckla en god hälsa och goda hälsorelaterade beteenden. Hälsa definieras som att må bra samt att ha tillräckliga resurser för att klara både arbete och fritid. Projektet innebär att alla medarbetare tillsammans med Centrum för Idrott och hälsa (CIH) ska göra en 16

17 hälsoprofil. På ett enkelt sätt testar CIH kondition, styrka och rörlighet. Resultatet av det fysiologiska testet redovisas för medarbetaren och ett individuellt anpassat schema för knäböjsövningar utformas. Medarbetaren ska sedan utföra schemat dagligen under minst 32 veckor. Övningarna är enkla och kan utföras var som helst. Om det behövs en större utmaning kan övningarna utföras ihop med olika vikter. Serviceförvaltningens sammanlagda resultat av övningarna kommer att följas av Linnéuniversitetet. Projektet påbörjades under 2016 och kommer att avslutas under 2017 med ett uppföljande test och utvärdering. 17

18 Driftsbudget Ramförändringar Serviceförvaltningen har för 2017 en budgetram på tkr. I nedanstående tabell redovisas budgetramförändringarna mellan Förändringar 2017 jämfört med 2016 tkr Budgetram Samlastningscentral 160 Förändrad debiteringsmodell IT lärardatorer 202 Besparingskrav 1%, stabil ekonomi Kostverksamheten, förändring barn och elever Kompensation kostnadsökning, köpt verksamhet och löneökningar -422 Bidrag enskilda vägar, tillfällig utökning Löneöversyn Summa förändringar, KF budget dec tkr Budgetram till kommunledningskontoret Budgetram till kultur- och fritidsförvaltningen Budgetram till omsorgsförvaltningen 220 Summa förändringar mellan förvaltningar Summa förändringar mellan 2016 och Budgetram Följande ramjusteringar har gjorts inför budget 2017: Samlastningscentralen ska på sikt helt finansieras via intäkter. Inför budget 2017 justeras ramen ner med 160 tkr för förvaltningen. Lärardatorerna har tidigare inte ingått i finansieringsmodellen dator som tjänst. Då även dessa nu ska integreras i modellen sänks serviceförvaltningens ram med 202 tkr. Tredje året i besparingsprojektet stabil ekonomi innebär att serviceförvaltningens ram minskas med tkr. Ökat antal barn och elever ger ett tillskott om tkr till kostverksamheten. Serviceförvaltningen får en utökad ram med 422 tkr för köp av verksamhet inklusive löneökningar utökades budgeten med 600 tkr för bidrag till enskilda vägar. Eftersom beslutet var tillfälligt tas dessa medel bort från 2017 års ram. Budgeten för lönekostnader utökas med 689 tkr till följd av löneöversynen för de verksamheter inom serviceförvaltningen som har rambudget. Kalmar kommuns personalutvecklare har organisatoriskt övertagits av kommunledningskontoret. För att täcka lön och omkostnader för personalutvecklaren samt för centralt placerad kommunikatör minskas serviceförvaltningens budgetram med tkr. Vaktmästarverksamheten vid Kalmar kommuns sporthallar har övertagits av kultur- och fritidsförvaltningen. För att täcka lön och omkostnader förs tkr över till dem. Ökade ytor för utomhusanläggningar innebär ökade kostnader för serviceförvaltningen. 700 tkr förs över från kulturoch fritidsförvaltningen för att täcka dessa kostnader. För hantering av servering vid träffpunkten i Ingelstorp överförs 220 tkr till omsorgsförvaltningen. 18

19 Sammanställning av driftsbudget Driftsbudgeten fördelas på serviceförvaltningens verksamheter enligt nedan. Driftsbudget tkr Budget Budget Avvikelse Verksamhet Intäkter Kostnader Netto Intäkter Kostnader Netto Netto Central ledning och administration Centralförråd Gata och park IT Kost Lokaler och lokalvård Transport Upphandling Summa

20 Investeringsbudget Serviceförvaltningen har tkr i investeringsbudget 2017, varav 660 tkr är riktade till kostverksamheten för inköp av storköksutrustning samt servicelinjer. Investeringsbudget Tkr Budget Budget Skillnad Verksamhet Central ledning och administration Kost Summa Nedanstående tabell visar serviceförvaltningens beslutade räntabla investeringar, det vill säga investeringar som inte genererar ramutökning. IT har investeringsutrymme om tkr för servrar och tkr för dator som tjänst. Lokalvården har 300 tkr för inköp av städmaskiner och verksamheten transport tkr för fordon. Investeringsbudget, räntabla Tkr Budget Budget Skillnad Verksamhet IT Lokaler och lokalvård Transport Summa

21 Bilagor Bilaga 1. Servicenämndens mål och uppdrag Ordning och reda i ekonomin Mål Fullmäktigemål - Kommunens alla verksamheter ska bedrivas på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. Nämndsmål - Servicenämndens alla verksamheter ska bedrivas på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. Ansvar: Benny Wennberg Uppdrag Kommunstyrelsen får i uppdrag att i samverkan med servicenämnden pröva hyresupphandling som alternativ till att bygga ny simhall i egen regi. Ett grönare Kalmar Mål Fullmäktigemål - Kalmar kommun ska vara en fossilbränslefri kommun år Fullmäktigemål - År 2020 ska alla kommunala samhällsbetalda personresor och godstransporter vara klimatneutrala. Nämndsmål För att få hållbara transporter ska andelen fordon fördubblas med el, biogas eller laddhybrid i transportcentralens leasingflotta från 60 till 120 till utgången av Ansvar: Björn Hedbäck Nämndsmål Diesel ska ersättas med HVO för transportcentralens fordon och utvalda delar av entreprenadmaskiner under Ansvar: Björn Hedbäck Fullmäktigemål - Cykeltrafiken ska årligen öka. Nämndsmål Cykeltrafiken ska årligen öka. Ansvar: Christina Karlberg Fullmäktigemål - Andelen ekologisk eller närproducerad mat i de kommunala verksamheterna ska uppgå till 70 procent år 2020, varav cirka 30 procent ska vara ekologiskt. Nämndsmål - Andelen ekologisk eller närproducerad mat i de kommunala verksamheterna ska uppgå till 58 procent år Ansvar: Björn Hedbäck Nämndsmål Andelen ekologisk frukt i skola och förskola ska uppgå till 40 procent Ansvar: Björn Hedbäck Fullmäktigemål - Våra vattendrag och Kalmarsund ska successivt uppnå god status. Nämndsmål - Våra vattendrag och Kalmarsund ska successivt uppnå god status. Ansvar: Christina Karlberg Fullmäktigemål ska det finnas 25 solcellsanläggningar på kommunens byggnader. Nämndsmål ska det finnas 25 solcellsanläggningar på kommunens byggnader. Ansvar: Gunilla Svensson Uppdrag Kommunstyrelsen tillsammans med servicenämnden får i uppdrag att göra en översyn av nuvarande upphandlingspolicy och uppförandekod. 21

22 Ett växande attraktivt Kalmar Mål Fullmäktigemål - Kalmar ska vara landets tryggaste residenskommun. Nämndsmål I Statistiska centralbyråns medborgarundersökning ska Kalmar kommun nå värdet 6,5 av 10 på frågan Hur tryggt och säkert kan du vistas utomhus på kvällar och nätter?. Ansvar: Tomas Lexinger Uppdrag Kommunstyrelsen får i uppdrag att tillsammans med kultur- och fritidsnämnden, samhällsbyggnadsnämnden och servicenämnden utreda förutsättningarna för en upprustning av Folkets Park med syfte att skapa ett Föreningarnas hus med pensionärsorganisationerna som bas. I uppdraget ingår också att utveckla området som park. Verksamhet och medarbetare Mål Fullmäktigemål Sjukfrånvaron ska minska i både förvaltningar och bolag. Nämndsmål Serviceförvaltningens medarbetare ska på arbetstid få stöd för att utveckla en god hälsa, bland annat genom förvaltningens knäböjprojekt. Ansvar: Martina Adiels Balk och Jenny Daunéus Egna verksamhetsspecifika mål och aktiviteter Mål Nämndsmål- Matsvinnet i skolmatsalarna ska vara lägre än föregående års siffra. Ansvar: Björn Hedbäck Nämndsmål- Energianvändning avseende uppvärmning, el, och tappvarmvatten (kwh per kvadratmeter Atemp yta) ska minska med 20 procent från 2010 till 2017 med hjälp av energitjänsteprojektet. Ansvar: Gunilla Svensson Nämndsmål- Vid upphandling av nybyggnation ska det säkerställas att energianvändningen är 20 procent lägre än kraven enligt Boverkets byggregler (gällande 2016). Ansvar: Gunilla Svensson Nämndsmål- I Statistiska Centralbyråns medborgarundersökning ska Kalmar kommun nå ett genomsnittsbetyg på 6,5 av 10 avseende nedanstående områden: Tillgång till parker, grönområden och natur. Belysning av gång- och cykelvägar Underhåll och skötsel av gång- och cykelvägar Snöröjning av gång- och cykelvägar Belysning av gator och vägar Underhåll och skötsel av gator och vägar Snöröjning av gator och vägar Belysning i kommunens motionsspår Kommunens åtgärder mot klotter och annan skadegörelse Renhållning av parker och allmänna platser i din kommun Ansvar: Tomas Lexinger Nämndsmål- 25 procent av ramavtalen ska följas upp per år vad gäller kvalificeringskriterier. Ansvar: Maria Kleveborn Nämndsmål- Kundnöjdhet ska ligga på minst 75 procent för kost skola. Ansvar: Björn Hedbäck Nämndsmål- Kundnöjdhet ska ligga på minst 90 procent för kost omsorg. Ansvar: Björn Hedbäck 22

23 Nämndsmål- Kvalitetsindex för beställd lokalvård ska ligga på minst 97 procent. Ansvar: Björn Hedbäck Nämndsmål- Kundnöjdhet för IT ska ligga på minst 95 procent. Ansvar: Robert Carlsson Nämndsmål- Serviceförvaltningen ska vara med från start vid planering och implementering av samtliga nya IT-system till kommunal verksamhet. Ansvar: Robert Carlsson Nämndsmål- Kartlägg automatisering av anställningsprocessen. Ansvar: Robert Carlsson Nämndsuppdrag Kommunens lokaler ska vara tillgängliga för alla. Förvaltningen ska till nämnden rapportera behovet av insatser och kontinuerligt avrapportera hur tillgängligheten utvidgas. Serviceförvaltningen ska, genom cykelprojektet, driva frågan att bygga ett cykelparkeringshus vid stationsområdet. Ett cykelparkeringshus kan innehålla funktioner som bland annat möjlighet till laddning av elcyklar, uthyrning av barnvagnar och inlåsning av väskor. Förvaltningen får i uppdrag att införa belöningssystem som uppmärksammar nytänkande och goda förslag. 23