Styrelsen 16-02-17 Närvarande Ledamöter Alfredsson, Viveka Al-Karadaghi, Salam Frohm, Birgitta forskningsingenjör Jannasch, Patric Levin, Maria institutionsadministratör Lidin, Sven prefekt Ordförande Nordberg Karlsson, Eva Stahre, Linnéa student NF Suppleant i ordinarie ledamots ställe Modig, Kristoffer universitetslektor ersätter Gorwa-Grauslund, Marie Wendt, Ola ersätter Wärnmark, Kenneth Övriga Elmroth, Sofi studierektor FU Isaksson, Karolina ekonomichef Nilsson, Jörgen administrativ chef protokollförare Reimer, Johan studierektor GU-NF Wenngren, Camilla kommunikatör Föreståndarträff Föreståndare m fl enligt särskild förteckning 4-10; endast information Frånvarande Berg, Jennifer Gorwa-Grauslund, Marie Wärnmark, Kenneth student LTH
1 Fastställande av dagordning Styrelsen beslutar fastställa utsänd dagordning efter tillägg av ny 10. 2 Utseende av justeringsperson Styrelsen utser Eva Nordberg Karlsson att jämte ordföranden justera dagens protokoll. 3 Föregående mötes protokoll Protokollet från 2015-11-19 läggs till handlingarna. 4 Meddelanden a. Johan Ohlin informerar om att det pågår ett arbete med laglistan vid institutionen. Syftet med laglistan är ökad kännedom och medvetenhet i verksamheten om tillämplig lagstiftning inom arbetsmiljö, miljö, säkerhet och strålskydd. Arbetet med laglistan innebär att utifrån utskickat underlag skapa en egen laglista för institutionen. Handlingarna ska skickas in från fakulteterna till universitetet senast 31 mars. b. Johan Ohlin informerar om att varje chef med personalansvar har ett ansvar att säkerställa att riskbedömning och medicinska kontroller blir genomförda när så krävs. Kontrollerna genomförs av företagshälsovården. Det finns också sanktionsavgifter om kontroller inte genomförs när det så borde. c. Jörgen Nilsson informerar om att var 15:e anställd vid institutionen ska genomgå utbildning i första hjälpen. Institutionen är också skyldig att ha kontroll på vilka som genomfört utbildningen. Utbildningarna finns under kompetensportalen. d. Jörgen Nilsson informerade om planerna för flytten av biblioteket. Förslaget går i stora drag ut på att flytta bibliotekslokalerna till studentutrymmena där K och KERUB. Samtliga studentlokaler flyttas till östra delen av hus 1 där det i dag är labblokaler och seminarielokalerna S och T. Seminarielokalerna S och T flyttas till nuvarande bibliotekslokalerna. e. Thomas Björkman informerade om institutionens nya interna rutiner vid anställning samt förlängning av anställning. Se bilaga 4e.
f. Thomas Björkman informerade om institutionens nya riktlinjer för gåvor. Se bilaga 4f. g. Sven Lidin informerade om Infrastrukturansökningarna som ska skickas in till Naturvetenskapliga fakulteten och LTH. Naturvetenskapliga fakulteten vill inte ha ansökningarna rankade av institutionen. LTH vill ha ansökningarna rankade och därför ska ansökningarna vara inskickade till Jörgen Nilsson senast den 26 februari. Ranking kommer att ske vid ett extra institutionsledningsråd den 29 februari. h. Sven Lidin informerade om att vi håller på att titta på en modell för repetition av gällande säkerhetsföreskrifter och checkin-dokument vid KILU. 5 Grundutbildnings- och forskarutbildningsfrågor Kristoffer Moddig informerade att LTH nu har lyst ut posterna som programledare för LTHs program. Sofie Elmroth påminde om att avdelningsföreståndarna ska senast den 29 februari skickat in en lista på doktorander och vem som är deras institutionsrepresentant. Listan skickas in till Sofie Elmroth. Sofie Elmroth informerade också att de doktorandkurser som finns på den naturvetenskapliga sidan skall ha fastställ kursplan. För de kurser som går på master nivå, ska det framgå vilka av dessa som kan sökas av doktorander. Sofie Elmroth meddelade att den 26 maj kommer det att vara forskarutbildningens dag. Dagen kommer erbjuda både interna och externa föreläsare med ämnen som till exempel forskningsmetodik. Doktoranderna ska också få möjligheten att hålla kortare presentationer och så kommer dagen innehålla flera andra aktiviteter. 6 Hälsa miljö säkerhet Johan Ohlin informerade om utförd inspektion på CAS. Miljöförvaltningen är generellt nöjda med verksamheten. Miljöförvaltningen påpekar att verksamheterna vid Kemicentrum bör ta med utbytesprincipen vid riskbedömningarna. Kemikalier som bör bytas ut kan identifieras i KLARA genom rapporten PRIO. Johan Ohlin meddelade att eluttag som inte är elförreglade i dragskåp får inte användas. Husstyrelsen arbetar med hur dessa uttag ska hanteras.
7 Rapporter från arbetsgrupper Viveka Alfredsson rapporterar från Jämställdhet- och likabehandlingsgruppen att de har i år haft ett möte. Gruppen arbetar just nu med att ta fram en work shop och planerat datum är den 10 maj. 8 Ekonomisk a. Ekonomisk uppföljning Karolina Isaksson föredrog den ekonomiska uppföljningen, se vidare bilaga 8a. Föredragande: Karolina Isaksson b. Undantag för indirekta kostnader avseende konferenser och kongresser Karolina Isaksson informerar om att undantaget ska godkännas i förväg av rektor/dekan/förvaltningschef och avser konferenser och kongresser med minst 50 deltagare, varav minst hälften ska vara externa och erlägga deltagaravgift. a. Administrationsavgift på 3% av kostnaderna belastar konferensaktiviteten (istället för indirekta kostnader) b. Avdelningens totala indirekta kostnader från ovanliggande nivåer påverkas inte av undantaget, dvs de blir samma som budget c. Den lön och drift som bokas på konferensaktiviteten ingår i nästa års fördelningsbas vid fördelning av indirekta kostnader till avdelningen. Föredragande: Karolina Isaksson 9 Anhållan om att ventilerat gasskåp och ventilerade väggskåp ska installeras på tillämpad biokemi Avdelningen för Tillämpad biokemi saknar ventilerade gasskåp och väggskåp. De nya reglerna för hantering av brandfarliga gaser och brandfarliga vätskor som aktualiserats i samband med tillståndsansökan för brandfarlig vara har gjort denna brist uppenbar. Avdelningen anhåller såldes att ventilerade gasskåp och väggskåp installerade. Se vidare anhållan i bilaga 9. Sven Lidin menar att eftersom hus 2 är det enda hus som KILU har verksamhet i och som inte är renoverat, så är det rimligt att KILU tar kostnaden för att installera skåp i enlighet med anhållan. Dock borde det utredas om det är fler verksamheter i hus 2 som har ett behov av gasskåp.
KILU styrelse är enig i rimligheten att KILU tar kostnaden, men beslutar att utreda om det finns ytterligare behov av gasskåp vid de andra verksamheterna i hus 2, innan förslaget verkställs. Föredragande: Sven Lidin 10 om sent tilldelade medel från LTH 11 Övrigt Efter att budgeten för 2016 är klar kom ett sent beslut från LTH om att fördela ytterligare medel, 528 KSEK, till institutionen. Förslaget är att använda dessa medel för att förlusten för de tidigare projekten vid TAK. KILU styrelse beslöt enligt förslag. Föredragande: Sven Lidin Vid protokollet Jörgen Nilsson Justeras Sven Lidin Eva Nordberg Karlsson