Genomlysning av konsthanteringen i Solna stad en förstudie Kultur- och fritidsförvaltningen, Solna stad Februari 2011 Joakim Boström Margareta Irenaeus (1)
Uppdraget PwC har fått i uppdrag av Kultur och fritidsförvaltningen i Solna stad att gå igenom rutiner och kontrollen inom stadens konstförvaltning. Uppdraget innebär bl.a. att belysa konstregistrets utformning och ändamålsenlighet, förvaltningens inventerings-, in- och utlåningsrutiner samt rutiner för försäljning och gallring. Även säkerhetsstatus samt försäkringsfrågor har belysts samt hur konstinnehavet hanteras vid försäljning/uthyrning av kommunala fastigheter och lokaler. Resultatet av denna förstudie är författat i föreliggande rapport, arbetet har utförts av Joakim Boström, konsult inom PwC. Metod och avgränsning Den huvudsakliga informationsinsamlingen har bestått av dokumentstudier, intervjuer och genomgång av befintliga register. Ett antal tjänstemän inom Kultur- och fritidsförvaltningen har intervjuats och dokumentation med bäring på konsthanteringen har studerats. (2)
Innehållsförteckning GENOMLYSNING AV KONSTHANTERINGEN I SOLNA STAD EN FÖRSTUDIE...1 UPPDRAGET...2 METOD OCH AVGRÄNSNING...2 STYRNING, ANSVAR OCH RUTINER FÖR KONSTHANTERINGEN...4 KONSTREGISTRETS UTFORMNING OCH EFFEKTIVITET...5 RUTINER FÖR IN- OCH UTLÅNING, FÖRSÄLJNING SAMT GALLRING...9 IN- OCH UTLÅNINGSRUTINER - ANSVARSRUTINER:...9 FÖRSÄLJNINGS- OCH GALLRINGSRUTINER:...10 INHÄMNTNINGSUTINER:...11 FÖRSÄKRINGS- OCH SÄKERHETSRUTINER...11 SÄKERHETSSTATUS FÖR PLACERING, HÄNGNINGAR AV KOST, FÖRVARINGSFÖRRÅD:...11 FÖRSÄKRINGSFRÅGOR - STATUS - KONSTVÄRDE...12 FÖRSLAG TILL ÅTGÄRDER...14 (3)
Styrning, ansvar och rutiner för konsthanteringen Staden har enligt uppgift, ett i förhållande till jämförbara kommuner både stort och värdefullt konstinnehav. Konstverksamheten sorteras organisatoriskt under enheten kultur och evenemang och verksamheten omfattar ansvaret för konstsamlingen, inventering av konstbeståndet samt försäljning, inköp och underhåll av detsamma. Antalet konstverk i stadens ägo varierar över tiden beroende på de inköp, utförsäljningar och den utrangering som genomförs men noterades vid tidpunkten för detta uppdrag till 3 988 verk. Det totala inköpsvärdet för detta konstbestånd noteras samtidigt till ca 12 mkr 1 I Kultur- och fritidsnämndens verksamhetsplan för år 2011 utrycks ambitionen att under året arbeta med att höja kvaliteten på konstsamlingen genom försäljning och gallring av konstverk som är svåra att låna ut eller som är i så dåligt skick att de bör kasseras. Utomhusverk ska fortsatt renoveras och nya verk köpas in. Konstbeståndet hanteras och administreras med hjälp av ett konstregister i form av en Excel fil till vilken två av förvaltningens tjänstemän har tillgång. Statusbedömning utifrån förstudie: Kommunens konstbestånd är inte föremål för aktiv politisk styrning. Avsaknad av övergripande strategi för förvaltning och utveckling av konstbeståndet. Enheten kultur och evenemang ansvarar för lös egendom av ett betydande värde (12mkr) vars volym, både till värde och antal enheter är föränderligt. Förvaltarna av detta bestånd saknar ett utvecklat administrativt register och stödsystem. 1 11 906 000 kr (4)
Konstregistrets utformning och effektivitet Av konstbeståndet utgör merparten inomhuskonst av vilka de flesta verk är utlånade av Kultur- och fritidsförvaltningen dvs. är upphängda i kommunens verksamhetslokaler (dessutom finns ca 70 utomhusverk). Det resterande beståndet, dvs. de verk som inte kunnat lånas ut till verksamheter står lagrat i stadsbibliotekets källarlokaler. Som konstverk definieras de föremål som är inköpta mot förvaltningens konstkonto eller som skänkts kommunen som konstföremål. Dessa föremål tas upp i ett konstregister 2 vilket är komplett i den meningen att samtliga stadens konstverk finns registrerade. Merparten av konsten är utlånad och fördelningen mellan stadens förvaltningar redovisas nedan. De uppgifter som redovisas nedan är utdrag ur konstregistret men får i detta sammanhang ses som uppskattningar då uppgifterna i registret inte är fullt tillförlitliga. Om exempelvis antalet verk på förvaltningarna summeras överstiger detta stadens totala konstinnehav, vilket indikerar att det förekommer dubbelregistreringar i systemet alternativt att försålda eller utrangerade verk endast avregistrerats för kommunen centralt. I sammanställningen nedan framgår att det framförallt är till de större förvaltningarna och framförallt till Kultur- och fritidsförvaltningens avdelningar konstverken är utlånade(tot 1325 verk inklusive 845 verk i lager samt 70 utomhusverk). En relativt stor del av beståndet är emellertid inte utlånat, ca 20 procent av beståndet står i lager. Den lagrade konsten har ett sammantaget inköpsvärde om ca 1mkr dvs. ca 8 procent av det totala värdet av beståndet. Tabell 1 Utlånat till förvaltning Uppskattning antal Uppskattning värde Kompetensförvaltningen 2 Socialförvaltningen 432 Kultur- och fritid 1 325 Barn och utbildning 620 Omsorgsnämnden 539 Tekniska nämnden 235 Stadsledningskontoret 296 Tot 3449 10 875 297 I lager 845 1 030 703 Konstregistret är som tidigare nämnts komplett i den meningen att samtliga verk finns registrerade. Registret har dock flera allvarliga brister. Den största bristen är i sammanhanget inte att det tycks förekomma dubbelregistreringar av verk utan 2 Konstregistret utgörs av en Excelfil till vilken två tjänstemän har tillgång. (5)
snarare att uppgifter om nuvarande placering saknas för ett stort antal verk, totalt 653 st. Dessa verk är dock enligt uppgift inte att betrakta som försvunna utan kan finnas förvarade på okänd plats i kommunens lokaler. Värt att notera är dock att värdet för den konst som saknar registrerad placering uppgår till ca 660 tkr ca 5 procent av beståndets totala värde. Det största mörkertalet tycks finnas på Barn- och utbildningsförvaltningen. En snabb genomgång av den senaste noterade placering för dessa föremål visar att uppgifter kan ha saknats i över 10år. Tabell 2 Utlånat men uppgift om placering saknas Senast noterade placering Antal Värde ospecificerat 435 303 000 Socialförvaltningen 36 41 000 Kultur- och fritid 7 3 000 Barn och utbildning 64 156 000 Omsorgsnämnden 37 85 000 Tekniska nämnden 26 33 000 Stadsledningskontoret 42 36 000 Tingshuset 6 0 Tot 653 657 000 I övrigt innehåller konstregistret uppgifter om reg:nr, konstnär, titel, årtal, teknik, storlek, inköpspris, inköpsår, placering på förvaltning, historik kring var föremålet varit placerat tidigare samt senaste inventering. Registret innehåller däremot inte exempelvis bild av 3 -, eller uppgift om i vilket skick föremålet är, här finns inte heller uppgift om ansvarigt ombud. I registret finns noterat om föremålen för tillfället är utlånade eller stående i lagret vilket framgår av tabell 1 ovan. Uppdateringar om placering noteras också då ett föremål flyttas och ansvarig tjänsteman (konstsekreteraren) uppskattar att ca 75-80 procent av omflyttningarna inrapporteras. Betydande delar av rutinerna för inrapportering av hur konsten hanteras ute i verksamheterna tycks emellertid varken vara kända eller förankrade. Enligt denna rutin 4 skall enheternas konstombud meddelas då ett konstverk flyttas inom eller från enheten, det saknas dock utpekade konstombud på många enheter. 3 Enligt tjänsteskrivelse 2005-01-26 (KFN/2004:120) skall fotografering ske av nyinköpt konst 4 Lån av Konst Rutinbeskrivning 2005-06-08 (6)
Statusbedömning utifrån förstudie: Konst till ett betydande inköpsvärde (ca 1 mkr) är stående i lager. Ingen aktiv hantering av lagrad konst förekommer aktiviteter för att få ut beståndet i verksamhetslokaler och offentliga miljöer är sällsynta. Utlåning ur konstbeståndet initieras inte av Kultur och evenemang utan av kommunens enskilda medarbetare. Det saknas i konstregistret information om en betydande del av konstbeståndets nuvarande lokalisering. Uppgifterna i konstregistret inte fullständigt tillförlitliga, tex förekommer dubbelregistreringar av verk. Konstregistret saknar bildarkiv. Ansvarsfrågan vid utlåning av konst är inte känd i kommunen inte heller enheten Kultur och evenemang efterlever rutinen. Rutinerna för inrapportering från låntagare om ex. förflyttning av konst är inte förankrade och medför bristande uppsikt över beståndet. Systemet med konstombud har tydliga brister. Inventeringsrutiner: Ambitionen är att konstbeståndet i kommunen skall inventeras en gång per år 5. Konstombuden ska då gå igenom inventeringsförteckningen över enhetens konst och därefter bekräfta riktigheten av enhetens innehav av konst. I realiteten sker detta arbete inte rutinmässigt utan är en löpande, uppsökandeverksamhet för den rutinansvarige tjänstemannen (konstsekreteraren). Denna situation har uppstått eftersom det i dagsläget saknas utpekade konstombud på en stor del av enheterna och då uppgifterna om befintliga konstombud sällan uppdaterats. Enligt rutin för lån av konst skall enhetens anställda vända sig till enhetens konstombud då ett föremål förekommit/skadats. Enligt samma rutinbeskrivning är det också den enhet som lånat föremålen som bär ansvaret vid skada och som skall betala restaureringen. I realiteten står emellertid Kultur och fritidsförvaltningen för en stor del av kostnaderna för inramning/omramning etc. En genomgång av belastningen på förvaltningens konto för underhåll av konstverk visar att kostnaderna för underhållet varierar kraftigt mellan åren. 5 Ibid. (7)
Tabell 3 Reparation och underhåll Konstverk År Budget Utfall 2007 140 000 141 104 2008 135 000 72 750 2009 125 000 124 885 2010 125 000 110 000 Rutinerna för hantering av skadad konst är alltså inte kända eller förankrade i staden. Detta medför troligen att Kultur- och fritidsförvaltningen belastas med större kostnader för reparation och underhåll av konstbeståndet än vad som skäligt. Statusbedömning utifrån förstudie: Inventeringen av konstbeståndet fungerar inte som avsett (otydlighet, resursbrist) Systemet med utpekade konstombud är inte funktionellt Ansvaret för utlånad konst är oklart och dåligt kommunicerat vilket bla medför merkostnader för underhåll för förvaltningen (8)
Rutiner för in- och utlåning, försäljning samt gallring I verksamhetsplan och budget 2010-2012 för kultur och fritidsnämnden utrycks att arbetet med att höja kvalitén på konstsamlingen kommer att fullföljas framgent. Denna ambition realiseras både genom försäljning och gallring av de konstverk som varit svåra att låna ut eller som är i så dåligt skick att de bör kasseras. Det finns dokumenterade rutiner för försäljning samt in- och utlåning av stadens konstverk. In- och utlåningsrutiner - ansvarsrutiner: I konstregistret finns uppgifter om den konst som är utlånad på enheterna. I dagsläget återfinns de dyrbaraste konstverken på Solna stadsbibliotek och en registerkörning visar att den konst som återfinns på stadsledningskontoret aggregeras till det högsta värdet. Det saknas dock en rutin som avgör vilka kostföremål som lånas ut till enskilda medarbetare och vilka som bör placeras till allmän beskådan. Exempelvis kunde man förvänta sig att särskilt konstnärligteller ekonomiskt högtvärderade föremål inte skulle tillåtas försvinna in och hängas undan på en enskild tjänstemans kontor. Rutinerna för lån av konst efterlevs inte. Enligt rutinbeskrivningen ska ett lånekort tecknas med låntagaren, detta görs inte i dagsläget. En brist som identifierats i existerande rutin är även att lånets tidsutdräkt inte regleras vilket innebär att det inte förekommer någon cirkulation på de konstföremål som lånas ut på enheterna. Som nämnts tidigare är tanken att de enheter som lånar konst skall ha en medarbetare som identifierats som konstombud för enheten. Denna person ansvarar för att bevaka enhetens konstbestånd vid inventering, ansvarar för restauration och inrapportering av eventuella förändringar/omplaceringar av verken till konstsekreteraren. Många enheter saknar emellertid konstombud och den lista över ombuden som idag existerar är inaktuell. Statusbedömning utifrån förstudie: Policy/ambition saknas för på vilket sätt olika kategorier av konstverk skall komma medborgare, brukare respektive kommunanställda till godo Rutinerna för lån av konst efterlevs inte Nuvarande lånerutiner samtidigt bristfälliga och medför bl.a. bristande cirkulation av beståndet (9)
Försäljnings- och gallringsrutiner: Försäljning ur konstbeståndet till kommunanställda skedde tidigare endast till medarbetare som stod i nära förestående att avsluta sin anställning. Då det förekommit att även förfrågningar från anställda blivit allt vanligare beslutades av Kultur- och fritidsnämnden 6 om en förändring av reglerna för konstförsäljningen så att personal som arbetat minst 10 år i staden nu kan ansöka om köp av konst. Enligt rutinen 7 är det fem punkter som ska uppfyllas gällande de verk som föreslås till försäljning. Dessa uppgifter antecknas i det förslag till beslut som lämnas till nämnden om försäljning och som författats av enhetschefen för kultur och evenemang. Denna tjänsteskrivelse med förslag till beslut i nämnd ska besvara följande: Finns det fler verk av konstnären? Är konstverket av mindre konstnärligt och ekonomiskt värde? Är konstverket noterat i konstregistret som varande ej till försäljning? Har värdet fastställts med konsultation hos aktionsfirma eller annan expert? Kan verket säljas? Av rutinen framgår dock inte hur dessa frågor skall besvaras dvs. riktvärden saknas. Detta framgår däremot av dokumentet internkontroll av Solna stads konst 8. Här framgår att endast verk av konstnärer som är representerade med minst ytterligare ett verk i Solnas konstsamling kan försäljas. Det framgår vidare att det konstnärliga och ekonomiska värde avgörs av om verket är av mindre vikt för konstsamlingen genom att det t.ex. gäller mångfaldigad konst (grafiska verk), vissa keramiska och textila verk med karaktären av brukskonst, vissa mindre skulpturer samt äldre oljemålningar av mindre kända konstnärer. Det konstnärliga och ekonomiska värdet ska även fastställas med konsultation hos auktionsfirma. Endast verk som i konstregistret saknar markeringen ej till försäljning kan säljas. Vid tveksamhet skall verket inte säljas. De förekommer även att konst säljs till allmänheten via aktionsbyråer. Konstenheten gjorde under 2005 en genomgång av stadens konstsamling och noterade vilka verk som skulle kunna försäljas. Det noterades då att staden hade ca 400 verk i förråd som inte efterfrågats om lån av stadens arbetsplatser. Vid bedömning av vad som skulle kunna säljas användes tre kriterier: Ingen har varit intresserad av att låna dessa verk på flera år Det är mångfaldigad konst och ofta flera verk av samma konstnär och inköpspris är ofta lågt, ett par hundra kronor Oljemålningar av okända konstnärer 6 Sammanträdesprotokoll Kultur- och fritidsnämnden 2004-03-23 7 2004-03-23 31 (KFN/2003:178) 8 Kultur- fritidsförvaltningen tjänsteskrivelse 2005-04-28. (KFN/2005:67) (10)
Under samma tid noterades även vilka verk som särskilt skulle betecknas ej till försäljning. Dessa prioriteringar var emellertid enligt uppgift inte strategiska och bör eventuellt göras om. En ny prioriteringslista bör i sådant fall sammanställas och denna bör tas upp som ett nämndärende för godkännande. Statusbedömning utifrån förstudie: Rutin för försäljning av konstverk saknar riktvärden för definition av mindre ekonomisktvärde Nu gällande klassificeringen av vilka konstverk som ej är lämpliga för försäljning är inaktuell och genomfördes dessutom summariskt Inhämntningsutiner: Då kommunala lokaler hyrs ut till annan part dvs. icke kommunal verksamhet sker i dagsläget ingen inventering av konstverk i lokalerna varken före och efter uthyrningen. Vid försäljning och uthyrning av kommunala fastigheter och lokaler finns i dagsläget inga dokumenterade rutiner för hur staden säkerställer att konstföremålen i lokalerna återställs. Då exempelvis ett äldreboende privatiseras, har man emellertid hittills hämtat in de föremål som funnit i lokalerna. Det har samtidigt förekommit i minst ett fall att utomhuskonst inte reglerats vid fastighetsförsäljningar vilket resulterat i att staden förlorat konstverk. Statusbedömning utifrån förstudie: I dagsläget säkerställs inte inventering av konstföremål i kommunala lokaler vid överlåtelse och uthyrning Det saknas i dagsläget dokumenterade rutiner för hur staden ämnar säkerställa att konstföremålen i lokalerna återställs vid försäljning och uthyrning av kommunala fastigheter och lokaler Försäkrings- och säkerhetsrutiner Säkerhetsstatus för placering, hängningar av kost, förvaringsförråd: (11)
Det saknas i dagsläget rutiner som reglerar konstföremålens placering inom stadens lokaler. Det är alltså inte så att särskilt värdefulla föremål endast hängs i särskilt säkra lokaler. Emellertid förekommer det att tavlor monteras fast om de anses vara särskilt värdefulla, detta enligt en metod som även nationalmuseum använder. I vilken utsträckning konstföremålen kan flyttas runt på enheterna regleras heller inte och de föremål som inte är utlånade förvaras i dagsläget i undermåliga lokaler. Ett byte av lokaler för lagring är emellertid på gång. Statusbedömning utifrån förstudie: Avsaknad av rutiner som reglerar konstföremålens placering inom stadens lokaler Det saknas i dagsläget reglering av i vilken utsträckning utlånade konstföremål tillåts förflyttas på enheterna Försäkringsfrågor - status - konstvärde Stadens konstsamling är försäkrad genom Stockholmsregionens försäkring AB (SRF). SRF är ett aktiebolag vars ägare är 20 av 26 kommuner inom Stockholms län, bolaget bildades 2008. Vid konstutställningar är konstföremål försäkrade till upp till 500 tkr med ett enskilt högsta värde om 250 tkr. Det är emellertid så att konst som hängs i annan lokal än utställningslokal undantas i denna försäkring. I dessa fall gäller egendomsförsäkringen. Detta innebär att konst som hängs i stadshuset, i skolor, äldreboenden etc. inte ersätts av utställningsförsäkringen, utan av egendomsförsäkringen och då med 1 mkr i självrisk. Konst hängd i bibliotek och annan utställningslokal med personell bevakning ingår dock i utställningsförsäkringen samt de verk som är lagrade i konstförrådet (I Solna stadsbiblioteks källare). Detta innebär att det kan behövas tilläggsförsäkring (med lägre självrisk) för vissa verk som är hängda i skolor etc. Däremot ställs inga krav på speciella anordningar för hängning av konst i försäkringsvillkoren, utan följande anges i villkoren Utställning ska ske i välordnad utställningslokal. Det försäkrade föremålet ska ha tillsyn eller vara skyddat på ett lämpligt sätt med avseende på föremålets värde, stöldbegärlighet och beskaffenhet Statusbedömning utifrån förstudie: Det föreligger sannolikt ett behov av tilläggsförsäkring (med lägre självrisk) för ett antal utlånade konstverk Mot bakgrund av gällande försäkringsvillkor finns ett behov av att klargöra/definiera för vilka föremål det föreligger ett krav på tillsyn eller skydd med avseende på föremålets värde, stöldbegärlighet och beskaffenhet (12)
(13)
Förslag till åtgärder Åtgärd ÖVERGRIPANDE STRATEGI FÖR FÖRVALTNING OCH UTVECKLING AV KONSTBESTÅNDET. Kort sikt Lång sikt X ADMINISTRATIVT REGISTER OCH STÖDSYSTEM X KOMPLETTERA KONSTREGISTRET MED BILDARKIV X UPPRÄTTA RUTINER FÖR UTLÅNING AV KONST, INVENTERING X OMPRÖVA SYSTEMET MED KONSTOMBUD X UTARBETA EN FUNKTIONELL ORGANISATION FÖR ATT UPPRÄTTHÅLLA EN SÄKER OCH PROFESSIONELL FÖRVALTNING AV STADENS KONSTTILLGÅNGAR FÖRSÄKRINGSFÖRHÅLLANDEN VAD GÄLLER LÖSA FÖREMÅL BÖR UTREDAS X X (14)