PROTOKOLL STYRELSEMÖTE 2018-03 2018-04-13 (13:00-16:00) Stockholm Deltagare - Svemo Håkan Leeman Åke Knutsson Fredrik Hansson Jonas Gustafsson Josefin Lundin Thomas Avelin Tony Jacobsson Ulla Peterson Per Westling Martin Jarl Anna Wilhelmsson Ordförande Vice Ordförande Deltog via Skype Generalsekreterare Ekonomichef GS Koordinator 1. Mötets öppnande samt godkännande av dagordningen Ordförande Håkan Leeman öppnade dagens möte. Den utskickade agendan godkändes. 2. Val av justerare Thomas Avelin valdes att justera dagens möte. 3. Föregående protokoll Styrelseprotokoll nr 2 2018 godkändes och lades till handlingarna.
4. Resultatrapport Intäkterna når tyvärr inte upp till budget för mars månad, det är förarlicenserna som tappar jämfört med budget för andra månaden i rad. Vi har ett tapp på licensintäkterna jämfört med budget på drygt 1.5 miljoner för mars månad. På kostnadssidan har vi ett stort plus jämfört med månadsbudget, det är sektionskostnaderna, centrala projekt, elitsatsning och konsultkostnader som har stora inbesparingar. Styrelsen tog del av och godkände ekonomirapporten för mars månad. 5. Ärenden 5.1 Valberedningen (PW) Styrelsen tog del av och diskuterade de förslag valberedningen har satt samman när det gäller val under Förbundsmötet och det kommande konstituerande mötet söndag 15 april. Särskilt diskuterades en möjlig utökning av antalet revisorer där stadgarna idag anger minst 3, samt förslagen gällande kommittéer. Det är inte tydligt klarlagt i stadgarna idag hurvida revisorsgruppen kan utökas med en vald personlig ersättare. Beslut: Styrelsen diskuterade förslaget att utöka antalet revisorer med en personlig ersättare till Björn Samuelsson, därmed kommer vi att ha två lekmannarevisorer samt en auktoriserad revisor med ytterligare en auktoriserad revisor som ersättare. Styrelsen beslutade att hänskjuta frågan om ett sådant val kan anses förenligt med stadgarna till förbundsmötet. Punkten justerades omgående. 2
5.2 Arbetsplan Säkerhetsrådet Styrelsen tog del av den framtagna arbetsplanen för säkerhetsarbetet och Säkerhetsrådet under 2018. Hållpunkter är Säkerhetsrådets möte den 26 augusti samt Träffpunkten den 14 oktober. Beslut: Styrelsen beslutade att anta planen. Punkten justerades omgående. 5.3 Framtidens budgetprocess inom Svemo (PW) Svemo behöver förändra budgetprocessen för kommande år. Frågan var uppe på föregående möte där förslaget diskuterades. Inga ytterligare ändringsförslag har inkommit. Beslut: Styrelsen tog del av och godkände förslaget till ny budgetprocess för sektioner och kommittéer samt uppdrog åt kansliet att snarast informera sektioner och kommittéer om den nya ordningen. Punkten justerades omgående. 5.4 Roadracingsektion (TJ, PW) Inför denna punkt lämnade Fredrik Hansson rummet. Situationen inom Roadracing är alltjämt den samma när det gäller ledning av verksamheten. Det saknas intresserade personer som på ideell basis vill driva sektionens arbete. Det är, generellt sett, ett växande bekymmer att hitta intresserade och lämpliga personer att driva både sektioner och kommittéer. Den nuvarande lösningen har fungerat mycket effektivt men denna lösning gällde enbart fram till Förbundsmötet. 3
Beslut: Styrelsen beslutade förlänga den tillfälliga lösningen till och med siste december 2018. Under tiden måste ytterligare ansträngningar göras för att lösa situationen med en ideellt sammansatt sektion. 6. Rapporter 6.1 Förbundsmötet (PW) Styrelsen gick igenom dagsprogram och detaljer inför det kommande Förbundsmötet, samt delade upp ansvarsområden och roller mellan sig. 6.2 Licensrapport (PW) På grund av en rad sammanfallande orsaker, sjukdom, semestrar med mera finns ingen licensrapport för mars 2018 framme att ta del av. Rapporten kommer snarast att tas fram och meddelas styrelsen. Sammanfattningsvis ser det dock ut som om antalet licenser i slutet av mars detta år i väsentligt understiger antalet licenser under föregående år vid samma tidpunkt. 6.3 Säkerhet (UP) Styrelsen tog del av den sista rapporten från "Säkerhetsprojektet" som avslutas i och med Förbundsmötet. Sedan tidigare styrelsebeslut kommer aktiviteterna och Säkerhetsrådets arbete att ingå i den ordinarie verksamheten och med hjälp av avsatta resurser från Svemo kansli. 6.4 Utbildning och utbildningsplattform (TA, PW) Arbetet med utbildningsplattformen går nu in i en fas där behov och önskemål formuleras efter ett antal intervjuer med användare. Det är fortfarande ett antal förbund som arbetar ihop i detta och den tekniska kravspecifikationen inför beställningen planeras vara färdig i slutet av april. Därefter kommer man att presentera en offert. Planen är alltjämt att detta ska finnas på plats innan årsskiftet. 4
6.5 SINUS och Snöskotersektionen (PW) Verksamheten i SINUS pågår som planerat. Projektets utformning har väckt stort intresse även utanför Svemo och ger många nyttiga och inspirerande förslag till hur vår verksamhet kan förbättras för förare och klubbar i norra Sverige. Ett frågetecken som dykt upp har gällt en av medarbetarnas verksamhet inom en konkurrerande organisation. Ytterligare information och förklaring kring detta har sänts ut och lagts ut på hemsidan. Ledningsgruppen för SINUS har utökats med Åke Fredriksson samt med en representant för Snöskotersektionen, därmed innehåller ledningsgruppen alla de kompetenser som bör finnas där för det framtida arbetet. Frågan om tillsättande av ny snöskotersektion kommer att tas upp på det konstituerande mötet. 6.6 Försäkringsinformation Ett förberedande samtal gällande eventuell förlängning av försäkringsavtalet, som löper ut i december 2018, har genomförts. Parterna har bägge för avsikt att fortsätta samarbetet men det förutsätter, för Svemos del, att försäkringskostnaderna inte ökar kommande år då försäkringskostnaden redan nu är en mycket tung ekonomisk börda för förbundet. Rapporten kompletterades muntligt av GS. 6.7 SM-veckan i Skellefteå Styrelsen tog del av rapporten från SM-veckan och tävlingarna i Snöskoter Stadioncross samt X- Trial. Fantastiska arrangemang i härligt vinterväder och verkligen publikvänliga sätt att visa våra sporter live på arenorna men även via TV. 6.8 Rapport VM-final Superenduro i Lidköping (TA) Styrelsen lyssnade till Thomas Avelin som rapporterade från sitt besök vid VM-finalen i Superenduro i Lidköping. Thomas var styrelsens representant på plats och hälsade bland annat de internationella funktionärerna välkomna. Tävlingen genomfördes och två världsmästare korades. 5
6.9 Rapport från styrelsens kontaktpersoner (samtliga) Samtliga kontaktpersoner rapporterade från sina respektive distrikts- och kontaktpersonsområden. 7. Nästa möte Nästa möte är i Norrköping söndagen den 6 maj 2018. 8. Avslutning Ordförande Håkan Leeman avslutade dagens möte. Vid protokollet Ordförande Anna Wilhelmsson Håkan Leeman Godkänt via mail 2018-04-17 Justerare Thomas Avelin Godkänt via mail 2018-04-17 6