PROTOKOLL 1 (19) 2018-12-13 Nämnden för support och lokaler Plats och tid Stadshuset, Kommunstyrelsens sammanträdesrum. Klockan 10.00-15.30 ande Tomas Teglund (S), ordförande Hans Brettschneider (MP), vice ordförande Lilliann Carlsten (S) Fredrik Barrljung (S) Robert Ignberg (S) David Lindgren (M) Leif Holmqvist (C) Inger Lundqvist (L) Tjänstgörande ersättare Elsy Larsson (S) för Britt-Marie Lundström (S) Övriga deltagande Erica Lundgren, kommunal Ersättare Katrin Marklund (S) Fredrik Sjöström (V) Per-Ivar Skogqvist (KD) Tjänstemän Jan Sundbom, förvaltningschef Patrick Nystedt, av.chef ekonomi Peter Lundmark, avd.chef måltid 130-133, 138 Emma Sundelin, projektchef 139 Anders Blom, inköpschef 129-133, 143 Egon Lindgren, fastighetsförvaltare 130 Stefan Lundström, fastighetsförvaltare 130 Ewa Boström, ledningssekreterare 138, 143 Barbro Bjurman, sekreterare Justerare Leif Holmqvist Paragrafer 129-143 Ersättare Underskrifter.. Tomas Teglund, ordförande Barbro Bjurman, sekreterare.. Leif Holmqvist, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av nämnden för support och lokalers protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter 2018-12-13 2018-12-21 2019-01-13 Förvaringsplats för protokollet Stadshuset, support och lokaler Underskrift. Barbro Bjurman
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 129 Dnr FA 2018-000202 009 Föregående protokoll På nämndsammanträdet 2018-02-14 beslutades att föregående protokoll samt anteckningar från arbetsutskott ska redovisas nästkommande nämndsammanträde. Följande redovisas: Nämnden för support och lokaler 2018-11-15 Nämnden för support och lokalers au 2018-11-22 Nämnden för support och lokalers au 2018-12-06 Anteckningar 2018-12-06 Föregående protokoll och anteckningar läggs till handlingarna.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 130 Dnr FA 2018-000173 040 Internbudget 2019 Med den av kommunfullmäktige beslutade budgeten för 2019, inklusive plan 2020-2021 som utgångspunkt har nämnden arbetat vidare med att ta fram en mer detaljerad internbudget inom de olika avdelningarna och enheterna. Sammantaget är målet att nämnden skall ha en budget i balans. Utifrån beslutade budgetförutsättningar och gällande avtal mot kunder finns därför stora krav på effektiviseringar inom hela organisationen. ad ram för nämnden är totalt 82 460 tkr. Några förutsättningar som styrt internbudgetarbetet är att de interna priserna inte får höjas. Undantag för detta finns för prisökningar på livsmedel inom måltidsavdelningen. Detta gäller även internhyrorna. Ingen kompensation erhålls för löneökningar. Internräntan är 1,50 % (vilket är en sänkning med 0,25 % -enheter jämfört med 2018) samt att PO-påslaget är 39,17 % vilket är oförändrat mot tidigare. Förväntade intäkter, personalkostnader och övriga kostnader har bearbetats inom varje enhet och prioriteringar har gjorts i den planerade verksamheten. En ny attestförteckning har utifrån organisatoriska förändringar tagits fram för 2019. Samverkan är gjord med de olika fackförbunden. 1. Godkänna föreslagen internbudget 2019, tillika anskaffningsbeslut. 2. Godkänna ny attestförteckning för år 2019. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2018-11-30 Driftbudget (anslagsfördelning) 2019 Avdelningarnas internbudget och kommentarer Investeringsprojekt (investering och drift) 2019 Underhållsplan, löpande, energi, miljöstationer 2019 (drift och investering) Attestförteckning 2019
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 et sänds till: Support och lokaler Ekonomicenter (attestförteckning 2019)
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 131 Dnr FA 2018-000174 040 Internkontrollplan 2019, nämnden för support och lokaler Den interna kontrollen i Skellefteå kommun regleras i Riktlinjer för intern kontroll (KF 2015-09-15 231) och den enskilda nämnden har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. En internkontrollplan för 2019 har tagits fram för verksamheten inom support och lokaler. Den bygger på tidigare genomförda riskanalyser och nya prioriteringar som har kommit fram i årets riskanalysarbete. 1. Godkänna internkontrollplan 2019. 2. Redovisning av uppföljning av internkontroll 2019 sker samtidigt som bokslut 2019. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2018-11-28 Internkontrollplan 2019 et sänds till: Budget och bokslut
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 132 Dnr FA 2018-000190 042 Månadsrapport november 2018, nämnden för support och lokaler Support och lokaler har sammanställt en månadsrapport/ekonomisk prognos för innevarande år till kommunledningskontoret. Utförligare rapporter lämnas vid delårsrapporter samt vid bokslut. Samtliga rapporteringstillfällen innebär att budgetansvariga kontinuerligt arbetar med att identifiera eventuella över- samt underskott och att förvaltningen vid avvikelser kan sätta in nödvändiga åtgärder i tid. Utifrån idag kända förutsättningar pekar nämndens årsprognos för ordinarie verksamhet mot en total budgetavvikelse (drift) på ca 24,5 mnkr (överskott). Det tillkommer omställningskostnader på fastighetsavdelningen med -16 mnkr vilket innebär en total prognos på ett överskott på ca 8,5 mnkr. Godkänna redovisad månadsrapport, inklusive föreslagen åtgärdsplan. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2018-12-06 Månadsrapport, support och lokaler Bilaga månadsrapport större investeringar et sänds till: Kommunstyrelsen/Budget och bokslut
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 133 Dnr FA 2018-000199 002 Delegationer för anskaffningsbeslut och inköpsbehöriga 2019 Nämnden för support och lokaler följer i grunden de generella anskaffnings- och inköpsnivåerna för resultatansvariga chefer i Skellefteå kommun som är fastslagna i kommunens styrprinciper för 2019. Dock så föreslås högre nivåer för vissa specifika yrkesroller inom Fastighet och IT (förvaltare fastighet, sektionschef fastighetsdrift, projektchef fastighet, avdelningschef fastighet och It-chef). Anledningen är att säkra verksamhetens funktion och effektivitet då dessa yrkesroller hanterar många och stora beslut angående anskaffningar och inköp löpande och ibland av brådskande karaktär. Av samma anledning föreslås högre nivåer för förvaltningschef och ordförande. Då nämnden önskar vissa högre nivåer än kommunens generella nivåer krävs beslut i kommunstyrelsen. Viktigt att notera är att beslutad budget inte är att jämställa med ett anskaffningsbeslut. Det är viktigt att det framgår i framtida beslut per ärende om anskaffningsbeslut tas. 1. Delegera anskaffningsbeslut och inköpsbeslut enlig föreslaget styrdokument. 2. Föreslå kommunstyrelsen att godkänna nämndens delegationer utöver de generella nivåerna. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2018-11-28 Delegationer för anskaffningsbeslut och inköpsbehöriga 2019 på Support och lokaler et sänds till: Kommunstyrelsen Nämnden för support och lokaler
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 134 Dnr FA 2018-000203 002 Anmälan delegationsbeslut Ordförande support och lokaler Anskaffnings- och inköpsbeslut avseende SQL-server, daterad 2018-12-05
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 135 Dnr FA 2018-000189 009 Yttrande gällande förslag till fördjupad översiktsplan för Skellefteås landsbygder Nämnden för support och lokaler har fått möjlighet att yttra sig gällande förslag till fördjupad översiktsplan för Skellefteås landsbygder. Syftet med planen är att stärka förutsättningar för hållbara, livskraftiga och attraktiva landsbygder för alla människor i olika faser av livet. Remissyttrande: Nämnden för support och lokaler vill förtydliga att vid genomförandet av prioriterade aktiviteter i handlingsplanen uppstår kostnader i verksamheten som måste beaktas. Förutom detta har nämnden för support och lokaler inget att erinra mot förslaget kring fördjupad översiktsplan för Skellefteås landsbygder. Översända remissyttrande till Bygg- och miljönämnden. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2018-11-22 Förslag till fördjupad översiktsplan för Skellefteås landsbygder. Yttrande sänds till: Bygg- och miljönämnden, ärendenummer 2018:4535
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 10 136 Dnr FA 2018-000188 009 Information kring instruktion för behörigheter till lokaler Support och lokaler har tagit fram instruktion för behörigheter till lokaler. I instruktionen så tydliggörs det olika rollerna som är kopplat till passersystem och nyckelhantering. Vidare också vilka rutiner som gäller vid utlämnande av passerkort och nycklar och eventuell förlust av dessa. Notera informationen. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2018-11-20 Bilaga: Instruktion för behörighet till lokaler
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 11 137 Dnr FA 2018-000191 009 Ungdomsfullmäktige 2019 - framtagande av mentometerfråga Inför ungdomsfullmäktig den 25 mars 2019 har en enkät för lokal uppföljning av ungdomspolitik, LUPP framtagits. Enkäten vänder sig till ungdomar i åldern 13-16 år, respektive 16-19 år. Nämnden för Support och lokaler har fått möjlighet att komplettera frågeunderlaget innan utskick. Yttrande: Nämnden för Support och lokaler ser inget behov av att komplettera med någon ytterligare fråga. Att godkänna förslag till enkät för lokal uppföljning av ungdomspolitiken. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2018-11-29 Enkät till ungdomar i åldern 13-16 år respektive 16-19 år et sänds till: Demokratilots
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 12 138 Dnr FA 2018-000193 004 Information- och dokumenthanteringsplan för support och lokaler information om justeringar i planen samt kompletterande gallringsbeslut I november 2016 antog nämnden en information- och dokumenthanteringsplan för support och lokaler. Planen innehåller arkivbeskrivning och en konkret beskrivning av vilken information som hanteras i förvaltningen, var den förvaras digitalt samt fysiskt ifall den finns i analog form. Planen visar när handlingen får gallras eller om den ska bevaras för framtiden och är underlag till nämndens gallringsbeslut. I samband med att nämnden fastslog planen fick förvaltningschefen uppdrag att utse arkivansvarig och arkivredogörare samt att löpande följa upp planen och göra mindre justeringar. Vid större förändringar ska planen redovisas för nämnden och minst en gång per mandatperiod ska nämnden se över hela planen. Kommunstyrelsen har tagit ett inriktningsbeslut om att övergå till processtyrd arkivredovisning. Det innebär att ett arbete kommer att påbörjas med att strukturera information utifrån den process som den skapas i och att delar av support och lokalers information- och dokumentanteringsplan kommer att flyttas ut och hamna under kommunstyrelsen ansvar för ledningsprocesser eller personalnämndens ansvar för personalprocessen. Arkivansvarig och utsedda arkivredogörare har tittat igenom sina ansvarsområden och gjort nödvändiga justeringar. 1. Notera förvaltningens information om de justeringar som är gjorda i information- och dokumenthanteringsplanen. 2. Godkänna föreslagna gallringsbeslut. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2018-11-28
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 13 et sänds till: Support och lokaler/arkivansvarig Kommunarkivet
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 14 139 Dnr FA 2018-000192 009 Redovisning av större byggprojekt Under denna punkt redovisas pågående byggprojekt som har en budget över 20 miljoner kronor. Budget och plan Utfall vid rapporttillfällen Prognos utfall total Avvikelse mot budget Avvikelse % Pågående projekt vid rapporttillfället Anderstorp, Balder och Lejonström 516,5 495,6 515,0 1,5 0,3% Kommentarer: Mindre arbeten återstår. Ev åtgärder kopplat till högstadiets utemiljö sker under 2019. Kulturhuset 600,0 65,3 600,0 0,0 0% Kommentarer: Grundarbeten och upphandling av underentreprenörer pågår. Betongarbeten börjar i januari. Arbetet går enligt plan. Moröbacke skola 221,5 214,9 218,0 3,5 2% Kommentarer: Mindre åtgärder återstår. Parkourbanan gör våren 2019. Burträsk förskola 28,0 12,4 28,0 0,0 0% Kommentarer: Innerväggar byggs och installatörerna är på plats i nybyggnadsdelen. Ombyggnationerna i befintliga delen har påbörjats. Floraskolan 326,0 57,3 316,0 10,0 3% Kommentarer:Ekonomin, tidplan och och kvalitetsarbetet går enligt plan. Ekonomisk justering efter ändringar i grundläggning klar. Nu pågår stomresning. Florahallen 117,5 25,2 110,0 7,5 6% Kommentarer:Stomresning pågår. Örjanshallen 73,0 8,6 73,0 0,0 0% Kommentarer: Rivning och projektering snart klar. Upphandling av underentreprenörer pågår.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 15 Notera informationen. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, 2018-12-14
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 16 140 Dnr FA 2018-000194 009 Reflektion över dagens ärenden ur barns- och ungdomsperspektiv, jämställdhetsperspektiv och landsbygdsperspektiv Nämnden har sedan 2014 en stående punkt där den reflekterar över dagens ärenden ur jämställdhetssynpunkt. Nämnden har beslutat att utöka den att även omfatta barn- och ungdomsperspektiv och landsbygdsperspektiv. Nämnden reflekterade över att de fått möjlighet att yttra sig gällande förslag till fördjupad översiktsplan för Skellefteås landsbygder. Underhållsplanen för 2019 omfattar jämställdhets-, barn- och ungdomsoch landsbygdsperspektivet genom att underhålla skolor, äldre- och gruppboenden i hela Skellefteå kommun. Nämnden diskuterade den nya enkäten till ungdomsfullmäktige 2019. Den har gått ut till ungdomar i åldrarna 13-19 år. (barn- och ungdomsperspektiv). Notera reflektionen.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 17 141 Dnr FA 2018-000195 009 Delgivningar Följande delges: Tekniska nämnden 2018-11-12 243 Riktlinjer för Skellefteå kommuns tjänstefordon Delgivningarna läggs till handlingarna.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 18 142 Dnr FA 2018-000201 009 Kurser och konferenser Nämnden har beslutat att lägga in en stående punkt på dagordningen för information och beslut om kurser och konferenser. Det finns inga kurser och konferenser att informera om till dagens sammanträde. Godkänna informationen.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 19 143 Dnr FA 2018-000196 009 Informationer Inköpschef Anders Blom informerar om vilka upphandlingar som är aktuella, vilka som ligger för tilldelning och upphandling i tidplanen. Förvaltningschef Jan Sundbom informerar om status e-tjänster, utifrån att Support och lokaler har ett ansvar att driftsätta e-tjänster både inom kommun -och länet. Efter en uppstartsperiod av kommunens nya plattform för digitala tjänster har antalet tjänster utökats allt eftersom. Totalt finns 42 e-tjänster att avropa inom länet och Skellefteå kommun använder 21 stycken. Antalet unika besökare ökar och trenden är tydlig att en stor del av besöken sker utanför kontorstid och på helger. Mottagandet av e-tjänsterna har varit uppskattat av invånarna enligt de mätningar som är gjorda. Vidare informerades om läget på löne -och ekonomicenter. Införandet av RPA (robotautomation) har efter viss försening nu testats med gott resultat och kartläggning har påbörjats för att fortsätta med automation på ekonomicenter.