1.0 Fastställt (2)2 Innehållsförteckning Projektdirektiv...1 Systematiserad dokumenthantering i NU-sjukvården...1 0.1 Syftet med dokumentet...4 0.2 Regler för projektdirektivet...4 0.3 Versionshistorik...4 0.4 Referenser...4 1 Inledning...5 1.1 Bakgrund...5 1.2 Syfte...6 2 Målbeskrivning...7 2.1 Effektmål...7 2.1.1 Redovisning av nyttan...8 2.2 Arbetsmål...9 2.3 Förutsättningar...9 3 TILLDELADE RAMAR...10 3.1 Tid...10 3.2 Personresurser...10 3.3 Övriga resurser...10 3.4 Kostnader...11 3.5 Finansiering...11 3.6 Prioritering...11 4 BESKRIVNING...12 4.1 Omfattning Alla verksamheter??...12 4.2 Tidplan...12 4.3 Leveransplan Huvudaktiviteter leder fram till leverans av...12 4.3.1 Etapper Samling av aktiviteter...13 4.3.2 Leveransgodkännande...14 4.4 Avgränsningar...14 4.5 Risker...14 4.6 Start...14 4.7 Avslut...15 4.7.1 Förvaltning...15 4.7.2 Uppföljning...15 4.8 Metoder och verktyg...15 4.9 Styrande dokument...15 5 ORGANISATION...16 5.1 Organisationsschema...16 5.2 Kopplingar (gränssnitt)...17 5.3 Samarbetsformer...17 5.4 Utbildning...17
1.0 Fastställt (3)3 5.5 Rapportering...17 5.6 Avvikelsehantering i projektet...17 5.7 Möten...17 5.8 Kommunikation...18 5.9 Kvalitetshantering...18 6 INTRESSENTER...18
1.0 Fastställt (4)4 0.1 Syftet med dokumentet Projektdirektivet är inriktat på vad som ska åstadkommas samt ange ramar och aktuella förutsättningar för projektets genomförande. Någon projektbeskrivning är inte dokumenterad. Projektdirektivet ersätter denna. 0.2 Regler för projektdirektivet Projektdirektivet är en överenskommelse mellan projektbeställare och projektledare och ska undertecknas av dessa. Projektdirektivet är ett styrande dokument. Normalt ska detta dokument inte förändras under projektets cykel. Om dokumentet måste ändras ska den nya versionen åter undertecknas och versionsbeteckningen uppdateras. Projektdeltagarna har skyldighet att informera sig om projektets styrande dokument. Obs! Var uppmärksam på vilken version du läser. Aktuell version publiceras i projektarkivet. Projektdirektivet är en öppen handling. 0.3 Versionshistorik Datum Version Utfärdare Förändringsorsak 2011-02-18 0.1 MS Första utkast 20111003 0,2 MS Andra utkast 2012-05-07 1.0 MS Nytt upplägg av projektet (sjukhusledningen 120417) 0.4 Referenser Projektdirektivet refererar till aktivitetsplan (bilaga 1).
1.0 Fastställt (5)5 1 Inledning 1.1 Bakgrund Västra Götalands region har upphandlat och anskaffat, genom projektet Dokument- och informationshantering, åtgärdsplan 2010, två nya regionala dokumentsystem. Systemen är avsedda att stödja verksamheten på olika sätt. Alfresco ska allmänt stödja samarbete i olika grupperingar inom regionen medan Barium ska stödja verksamheten i hantering av dokument och processer kopplat till verksamhetsstyrning. Regionen erbjuder nu förvaltningarna att börja använda Barium och Alfresco. NU-sjukvården har dokument lagrade på flera olika ställen. Dokument kan finnas tillgängliga på intranätet, via länkar till externa webbplatser, i pärmar på avdelningar, i personliga eller gemensamma g-mappar eller genom enskilda utskrifter. För att Barium och Alfresco inte ska utgöra ytterligare plats för våra dokument krävs en beskrivning när systemen ska användas, var användaren hittar dokument och vilka system som ska stödja NU-sjukvårdens dokumenthantering. Laboratoriemedicin och Patologi är ackrediterade verksamheter som idag använder sig av dokumenthanteringssystemet Centuri vilket innehåller ungefär 3000 styrande dokument. Övriga verksamheter i NU-sjukvården har ungefär 4000 styrande rutindokument med en stor variation på dokumentkvalitén eftersom inga krav för lägsta nivå har ställts på dokumentegenskaper och dokumentinformation. Det finns också övergripande styrande dokument i NU-sjukvården som alla verksamheter ska ha tillgång till, exempelvis via ledningssystem, gemensamma vårdprocesser och standardvårdplaner. Idag finns inga presentationsvyer som garanterar att användaren får tillgång till dessa dokument. Rätt information med hög kvalitet ska snabbt kunna hittas av medarbetare som behöver den. Det ska vara lätt att hitta den information som behövs vid ett givet tillfälle. NU-sjukvårdens medarbetare ska kunna lita på att eftersökt dokument är aktuellt. Det ska tydligt framgå vem som har författat och godkänt dokumentet och för vilka dokumentet gäller. Dessa uppgifter är viktiga för att fatta rätt beslut och för att säkerställa en god och säker vård. Barium är i första hand det system som regionen upphandlat för att säkerställa dessa krav.
1.0 Fastställt (6)6 1.2 Syfte Etablera en användning av regionens upphandlade dokumenthanteringssystem där syftet är att kvalitetssäkra hantering av verksamhetens dokument. Förutsättningen för att kvalitetssäkra dokumenthanteringen kräver fastställande av ett antal förutsättningar och regler. Syftet med projektet är således att både hantera implementering av Barium samt klargöra vilka förutsättningar och regler som ska gälla för dokumenthanteringen i NU-sjukvården. Det verksamhetsmässiga syftet är att skapa en säkrad tillgång till kvalitetssäkrade styrande dokument i sjukhusförvaltningens samtliga processer.
1.0 Fastställt (7)7 2 Målbeskrivning 2.1 Effektmål Snabbare tillgång till rätt information genom: förbättrad sökfunktion styrning av dokument via inloggning styrning av dokument via övrig metasättning ( tagga informationen för att lättare hitta dokumenten) Snabbare överblick av styrande dokument inom VGR med hjälp av presentationsvyer för: regionens styrande dokument dokument i NU-sjukvårdens ledningssystem dokument kopplade till NU-sjukvårdens processer dokument kopplade till NU-sjukvårdens standardvårdplaner Bättre säkerhet kring att rätt information är publicerad genom: höga krav på skydd av information, versionshantering och spårbarhet att endast senaste versionen är publicerad ökad spårbarhet kring uppgifter om författare och vem som har godkänt dokumentet. Bättre styrning för att skapa kvalité i dokumenthanteringsprocess genom: stöd för dokumentets livscykel (beskriver hur dokumentet ska publiceras, arkiveras eller gallras) tydlighet vem som får skapa och godkänna styrande dokument i olika organisatoriska nivåer, ledningsstab, område, verksamhet, och process
1.0 Fastställt (8)8 att det endast är möjligt att arbeta med senaste versionen av dokumentet i en grupp effektivare hantering av dokument som kräver revidering. 2.1.1 Redovisning av nyttan Projektet kommer att ge: Kvalitetsnytta uppstår genom att standardisera viktig metadata och ge tillgång till egenskaperna om dokumentet uppstår genom att man får en förenklad, säkrare och enhetlig rutin för dokument som håller på att skapas uppstår genom att man vet att det endast finns en version av dokumentet publicerad, nämligen den senast godkända uppstår genom att man vet vem som får skapa och godkänna styrande dokument i olika organisatoriska nivåer så som ledningsstab, område, verksamhet, och process Säkerhetsnytta uppstår genom att tjänsten klarar höga krav på skydd av information, versionshantering och spårbarhet Tidsvinster Snabbare tillgång till rätt information Snabbare överblick av styrande dokument Snabbare hanteringstid för dokument som skall processas inom en grupp Effektivare hantering av dokument som kräver revidering.
1.0 Fastställt (9)9 2.2 Arbetsmål 2.3 Förutsättningar Beskrivning av de regelverk som finns i regionen för att hantera såväl styrande som icke styrande dokument Beskrivning vilka regelverk som behövs i NU-sjukvården för att arbeta systematiserat med dokumenthantering Bygga upp strukturen i Barium utifrån NU-sjukvårdens behov och det regionala regelverket Utbildningsmaterial och utbildad resursperson från alla verksamheter, staber och processer Säkerställd förvaltning av system, regler och rutiner Leverans av regionala regelverk NU-övergripande beslut tas som berör projektet NU-sjukvården avsätter de resurser som projektet kommer att kräva (se 3.2) Konsultinsatser från Barium Administratörs utbildning Konfiguration av systemet för NU-sjukvården Utlovad leverans av funktionalitet kommer att finnas i Barium och Alfresco från det regionala projektet Dokumenthantering 2010 Systemet sätts upp så att det överensstämmer med de certifierade verksamheternas krav för ackreditering Driftsansvar genom regional förvaltningsorganisation (ännu ej utsedda) Licenser för att skapa dokument i Barium NU-sjukvårdens verksamheter använder systemen ändamålsenligt
1.0 Fastställt (10)10 3 Tilldelade ramar 3.1 Tid Tidsplan för projektet, se aktivitetsplan (bilaga 1) 3.2 Personresurser Styrgrupp, se 5.1 Projektledare Mikael Svahn, Utveckling/IS, 40 % Bo Johansson, VGR-IT, 20% Sekreterare med kunskap kring medicinska kodverk, 5% Dokumentadministratör 5-10% Under projekttiden kan olika typer av kompetens behöva engageras i projektet. Exempel är kompetens angående Verksamhetsrepresentanter med kunskap om dokument och dokumentprocesser Begrepp och termer, Lars Börjesson Standardvårdplaner, Johan Ernelin Processmodellerare, Marie Lundborg Barium (konsult) 3.3 Övriga resurser Teknisk resurs VGR-IT Programvara för Barium
1.0 Fastställt (11)11 3.4 Kostnader Externa kostnader Bariumkonsult 50 000 kr Kostnader för programvaror Barium Licenskostnad /användare Alfresco Den uppskattade kostnaden är beräknad på 1000 användare i regionen och bygger på regionens ramavtal med Barium. Regionen har betalat en engångslicens på 1,1 miljoner kr som avser 1000 användare. Alfresco har ingen licenskostnad men en uppskattad driftskostnad på 1 miljon kr för regionen/år 500 kr/anv 3.5 Finansiering 3.6 Prioritering Externa kostnader finansieras av NU-sjukvårdens anslag för utveckling. Intern tid finansieras av respektive verksamhet. Avgiften till VGR finansieras från och med 2011 av NU-sjukvårdens IS/ITverksamhet. Viktigast är att projektets resultat håller hög kvalitet. Efter beslut av projektbeställaren kan projektets tidplan förlängas. I andra hand kan projektet tillföras fler resurser. T = 0,10 (tid) K= 0,30 (kostnad) Q= 0,60 (kvalitet)
1.0 Fastställt (12)12 4 Beskrivning 4.1 Omfattning 4.2 Tidplan Projektet är ett implementeringsprojekt där målsättningen är en kvalitativt förbättrad hantering av olika typer av dokument som skapas inom NU-sjukvården. Projektet skall skapa regler och rutiner för hur dokument skall processas med hjälp av Barium och Alfresco inom NU-sjukvården. Projektet startar efter godkännande och undertecknande av projektdirektivet. Leveransplan Huvudaktiviteter leder fram till leverans av Leverans 1 Regionala förutsättningar för systematiserad dokumenthantering i NU-sjukvården Leverans 2 (uppstart av NU-sjukvårdens projektorganisation) IT-stöd för NU-övergripande medicinskt styrande dokument i Barium Leverans 3 IT-stöd för NU-övergripande medicinskt styrande dokument och nya medicinskt styrande dokument från verksamheterna i Barium Leverans 4 Färdig plan för fortsatt införande av Barium i NU-sjukvården Underlag för beslut överlämnas till styrgruppen senast fem arbetsdagar före utsatt mötesdatum.
1.0 Fastställt (13)13 4.2.1 Etapper Samling av aktiviteter Etapp 1: Ta fram regiongemensamma dokumenttyper/mallar Ta fram regiongemensamma metavärden ( tagga dokumenten för att lättare hitta dokumenten) Administratörsutbildning i Barium för projektledare och VGR-IT resurs Bygga teststruktur i Barium Etapp 2: (uppstart av NU-sjukvårdens projektorganisation) Ta fram och fastslå lokalt kvalitearbete Inventera NU gemensamma vårdrutindokument Bygga dokumentstruktur/kategorier i Barium Bygga arkivskrivbord i Barium för NUövergripande/verksamhetsspecifika vårdrutiner Bygga presentationsvy på IntraNU för NUövergripande/verksamhetsspecifika vårdrutiner Publicera NU gemensamma vårdrutindokument i Barium Demovisning/informationskampamj
1.0 Fastställt (14)14 Etapp 3: Utvärdera grundarbetet Justera Ta fram och fastslå fortsatt implementering av Barium Kommunicera ut lokala kvalitearbetet Utbilda och stödja resursperson/er i Barium för verksamheter/områden Etapp 4: Ta fram förslag till NU-sjukvårdens förvaltningsorganisation för Barium Ta fram och fastslå strategiska val för användning av Barium Färdigställa slutrapport 4.2.2 Leveransgodkännande Leveransgodkännande sker vid ordinarie styrgruppsmöten. Leveransen skall finnas tillgänglig för styrgruppen minst fem arbetsdagar före datum för godkännandet. 4.3 Avgränsningar 4.4 Risker 4.5 Start Verktyget i Barium för att processmodellera Dokument som inte klassificeras till Barium eller Alfresco Med begränsade resurser och avsatt tid för projektet finns det risk att leveransdatum och därmed tidplanen inte kan hållas. Start av projektet kräver undertecknat projektdirektiv och säkrad projektledarresurs. Start av etapp 2 kräver utsedd styrgrupp med styrgruppsordförande och utsedd projektgrupp.
1.0 Fastställt (15)15 4.6 Avslut Projektet avslutas när slutrapporten blivit godkänd. 4.6.1 Förvaltning Projektet föreslår förvaltningsmodell. 4.6.2 Uppföljning Projektbeställaren beslutar om eventuell uppföljning eller i samråd med/delegerad till styrgruppen. 4.7 Metoder och verktyg Projektet kommer i första hand att utgå från projektdeltagarnas kännedom om dokument och dokumentprocesser i NU-sjukvården. Projektet kommer att adjungera personer med kunskap om specifika dokument och dokumentprocesser. Projektet kommer att arbeta efter Västra Götalands regionens projektstyrningsmodell Projektilen.. 4.8 Styrande dokument Den senaste versionen av undertecknat projektdirektiv. Övergripande dokument framtaget av projektet Dokument- och informationshantering, åtgärdsplan 2010
1.0 Fastställt (16)16 5 Organisation 5.1 Organisationsschema Projektbeställare utser styrgrupp och projektledare. Projektledare utser projektgrupp. Projektbeställare, projektledare och projektgrupp adjungerar projektdeltagare. I regionen finns ett förutsättningsskapande projekt. I vissa avseende är resultatet av detta projektets arbete styrande för NU-sjukvårdens arbete. Projektbeställare Lars Heldin Sjukhusdirektör Styrgrupp Leif Dolonius (ordförande) Ulf Almqvist Magnus Kronvall Per Lundgren Anne Elfving Projektledare Mikael Svahn Projektgrupp Mikael Svahn Bo Johansson Dokumentadministratör Sekreterare Projektdeltagare Adjungeras vid behov
1.0 Fastställt (17)17 5.2 Kopplingar (gränssnitt) 5.3 Samarbetsformer 5.4 Utbildning Regionala projektet Dokument- och informationshantering, åtgärdsplan 2010. Regionala nätverket/arbetsgrupper för samordning och stöd i införandeprojekt av Barium och Alfresco. Regionala projektet Vårdaktörsportalen Projektet skall vid de tillfällen där samverkansbehov identifieras (utöver det som hanteras genom projektets bemanning), redogöra för detta vid ordinarie styrgruppmöten som beslutar om hanteringssätt. 5.5 Rapportering Projektet åtar sig att utbilda 1 resursperson från alla verksamheter, staber och processer. Del av projektgruppen skall utbildas i Barium administratörsgränsnitt. Projektbeställare/styrgrupp rapporterar till verksamhet utanför projektet. Projektledaren rapporterar vid styrgruppsmöte. Projektdeltagare rapporterar till projektledaren vid ordinarie projektgruppsmöten. Skriftligt rapportunderlag kan begäras in av rapportmottagaren. Som huvudregel dokumenteras rapportens innehåll i respektive forums anteckningar. 5.6 Avvikelsehantering i projektet Avvikelser rapporteras i projektets linje, dvs. deltagare i projektgrupp rapporterar avvikelser till projektledaren, projektledaren rapporterar till styrgrupp. 5.7 Möten Kallelse till styrgrupp skickas av projektledaren senast fem arbetsdagar före inplanerat möte. Protokoll förs av projektledaren vid styrgruppsmöten.
1.0 Fastställt (18)18 5.8 Kommunikation Anteckningar förs vid projektgruppsmöten. Projektet ansvarar för att information som berör intressenter i NU-sjukvården kommuniceras i förvaltningens linjeorganisation genom områdesstaberna. Information som berör övriga intressenter i regionen kommuniceras genom Regionala nätverket för samordning och stöd i införandeprojekt av Barium och Alfresco. Finns ytterligare behov av forum för informationsspridning beslutas detta av styrgruppen. 5.9 Kvalitetshantering Kvalitén på projektets resultat bedöms fortlöpande av projektets styrgrupp. 5.10 Intressenter Ansvaret för dialogen med projektets intressenter fördelas som följer: Intressent Chefer Hur Verksamhets styrning Samtliga medarbetare Läser information
Aktivitetsplan Systematiserad dokumenthantering i NU (bilaga 1) Etapp 1: Dec 2011 Etapp 2: Maj Nov 2012 Etapp 3: Nov 2012 Maj 2013 Etapp 4:Jun 2013 Regionala förutsättningar för systematiserad dokumenthantering i NU-sjukvården IT-stöd för NU-övergripande medicinskt styrande dokument i Barium IT-stöd för NU-övergripande medicinskt styrande dokument och nya medicinskt styrande dokument från verksamheterna i Barium Färdig plan för fortsatt arbete i Barium för NU-sjukvården ID Namn Löptid Maj Jun/jul/Aug Sept Okt Nov Dec/Jan Feb Mar Apr Maj Jun 1 Ta fram regiongemensamma 12v dokumenttyper/mallar 2 Ta fram regiongemensamma metavärden 12v 3 Adminutbildning för projektledare och VGR-IT 3v resurs 4 Bygga upp teststruktur i Barium 8v 5 Ta fram och fastslå lokalt kvalitearbete 12v 6 Inventera vårdrutindokument NU-gem 8v 7 Bygga dokumentstruktur/kategorier i Barium 12v 8 Bygga arkivskrivbord i Barium för NUövergripande/verksamhetsspecifika 12v vårdrutiner 9 Bygga presentationsvy på IntraNU för NUövergripande/verksamhetsspecifika vårdrutiner 12v 10 Publicera NU-gemensamma vårdrutindokument 2v i Barium 11 Demovisning/informationskampanj 1v 12 Utvärdera grundarbetet 2v 13 Justera 3v 14 Ta fram förslag på fortsatt implementering 3v 15 Kommunicera ut lokala kvalitearbete 8v 16 Utbilda och stödja resursperson/er i Barium för 24v verksamheter/områden 7 Ta fram förslag till NU-sjukvårdens förvaltningsorganisation 2v 18 Ta fram förslag på strategiska val 1v Färdigställa slutrapport 2v