Sammanträde med styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus den 26 maj 2016

1 (2) Föredragningslista Sammanträde med styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus den 26 maj 2016 Plats: Lejongapet, Kungälvs sjukhus Tid: Kl. 8.30 den 26 maj, samling från 8.15 Beslutande Ersättare Personalföreträdare Övriga närvarande Benny Strandberg (KD), ordförande Gunilla Dörner Buskas (S), vice ordförande Morgan Hedman (S) Carin Oleryd (S) Henrik Ekelund (M) Kajsa Hamnén (M) Elias Ytterbrink (MP) Göran Moberg (S) Lena Bjurström(C) Frode Slinde (L) Ewy Andersson, Kommunal Sofia Tholén Dahlman, TCO Daniela Devrnja, SACO Madeleine Andersson, sjukhusdirektör, FSS Agneta Xenos, ekonomichef, FSS Philipp Meijering, chefläkare, FSS Ann Stokland, sjukhusdirektör, KS Anders Hillberg, ekonomichef, KS Björn Hamborg, chefläkare, KS Det är viktigt att du lämnar besked om du inte kan komma. Var god maila eller ring sandra.lyrenius@vgregion.se, 0700-20 61 90 vid förhinder. Välkommen! Benny Strandberg ordförande

2 (2) Föredragningslista 2016-05-26 1. ALLMÄNNA ÄRENDEN 2. Mötet öppnas 3. Val av justerare. Tid för justering fastställs Beslut 4. Godkännande av dagordning Beslut ÄRENDEN AVSEENDE FRÖLUNDA SPECIALISTSJUKHUS 5. Sjukhusdirektörens rapport Information 6. Ekonomisk uppföljning Bilaga Information 7. Tidplan VÖK Information 8. Tillämpningsbeslut av gallring av information på e-postloggar Bilaga Beslut 9. Redovisning av beslut på delegation Bilaga Information GEMENSAMMA ÄRENDEN 10. Föregående mötesprotokoll Bilaga Information 11. Presidiet rapporterar Information 12. Anmälningsärenden Bilaga Information ÄRENDEN AVSEENDE KUNGÄLVS SJUKHUS 13. Sjukhusdirektörens rapport Information 14. Nya Kungälvs sjukhus Information 15. Effektiviseringsplan 2016 Bilaga kommer senare Information 16. Ekonomisk uppföljning Bilaga Information 17. Uppföljning av åtgärdsplan Bilaga Information 18. Tidplan VÖK Bilaga Information 19. Återrapportering Fröja Information 20. Tillämpningsbeslut av gallring av information på e-postloggar Bilaga Beslut 21. Tilläggsöverenskommelse om ljusbehandlingsverksamhet Bilaga Beslut 22. Redovisning av beslut på delegation Bilaga Information

SR02 Sammanställning RR Utförare 1 Hälso-/sjukvård 736 Frölunda Specialistsjukhus Resultaträkning Periodens utfall Helårsresultat Utfall Budget Utfall Förändring Prognos Budget Utfall Avvikelse t.o.m. t.o.m. t.o.m. utfall/ per t.o.m. t.o.m. prognos/ Utfall samt 1604 1604 1504 utfall 1603 1612 1512 budget helårsbedömning mnkr mnkr mnkr % mnkr mnkr mnkr mnkr Såld vård internt 64,3 69,5 65,9-2,4% 188,2 204,0 195,5-15,8 Såld vård externt 0,7 0,6 0,8-6,2% 1,8 1,8 2,4 0,0 Statsbidrag 0,0 0,0 0,1-78,0% 0,0 0,0 0,1 0,0 Patientavgifter 2,4 2,9 2,7-10,8% 6,5 8,1 7,5-1,6 Övriga intäkter 5,0 5,8 4,3 15,3% 15,5 16,5 15,5-1,0 Verksamhetens intäkter 72,5 78,7 73,8-1,8% 212,0 230,4 221,0-18,4 Personalkostnader -42,4-46,5-43,9-3,4% -128,0-135,8-127,0 7,8 Inhyrd personal, bemanningsföretag -1,7-1,6-0,8 114,3% -2,6-2,0-2,6-0,6 Köpt vård 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Läkemedel -6,6-7,5-6,5 2,5% -20,3-22,0-20,0 1,7 Lokalhyror -3,9-3,9-3,9 0,1% -11,6-11,6-11,6 0,0 Material, varor och tjänster m.m. -17,4-18,3-18,8-7,3% -48,6-53,1-55,9 4,5 Avskrivningar -1,6-1,6-1,5 8,4% -5,5-5,5-4,6 0,0 Verksamhetens kostnader -73,7-79,3-75,3-2,2% -216,6-230,0-221,6 13,4 Regionbidrag 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Finansiella intäkter/kostnader m.m. -0,3-0,3-0,2-0,9-0,9-0,5 0,0 Resultat -1,5-0,9-1,7-5,5-0,5-1,1-5,0

Sida 1(1) Första kommentar till snabbfakta Frölunda Specialistsjukhus redovisar per april ett resultat på 1,5 mnkr, vilket är 0,7 mnkr sämre än budget. Resultat har framför allt påverkats av att sjukhuset har fortsatta utmaningar att klara produktionsuppdraget på grund av läkarvakanser och övrig frånvaro, vilket medfört en lägre produktion. Antalet nettoårsarbetare har minskat till 181, en minskning med 21 nettoårsarbetare jämfört med samma period föregående år. Sjukhuset har anlitat bemanningsföretag med syfte att uppnå överenskomna produktionsvolymer och rekrytering pågår inom ett flertal specialiteter. Sjukfrånvaron har ökat till 6,2 procent jämfört med föregående år då den låg på 5,8 procent. En övergripande handlingsplan är framtagen som bygger på resultatet i medarbetarenkäten, där prioriterade områden är att vidareutveckla målkvalitet, delaktighet och ledarskap. Vid sjukhusets nyligen genomförda patientdialog gav patienterna positiv återkoppling på sjukhusets uppdaterade hälsodeklaration, vilket var temat för vårens dialog men även tips på förbättringar framfördes. De intervjuade patienterna fick även möjlighet att berätta om hur de upplevt sitt aktuella besök som samtliga var mycket nöjda med. Under april månad deltog flera av sjukhusets chefer på inspirationsdagen för förbättrad patientsäkerhet, vilken årligen anordnas av regionen. Frölunda Specialistsjukhus medverkade i år genom att berätta om införandet av metodiken Förstå mig rätt tillsammans med Kunskapscentrum för Jämlik vård.

1 (2) Tjänsteutlåtande Datum 2015-05-17 Västra Götalandsregionen Frölunda specialistsjukhus Handläggare: Madeleine Andersson E-post: madeleine.andersson@vgregion.se Till styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus Tillämpningsbeslut för Frölunda Specialistsjukhus med stöd av generellt gallringsbeslut för e-postloggar i Outlook i Microsoft Exchange Förslag till beslut Styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda Specialistsjukhus beslutar, med stöd av Arkivnämndes beslut 2016-04-20 20, om att myndighetens e-postloggar i e-postsystemet Outlook ska gallras efter 30 dagar. VGR IT/Koncernkontoret ges i uppdrag att verkställa beslutad gallring av Frölunda Specialistsjukhus e-postloggar i Outlook. Sammanfattning av ärendet E-postsystemet Outlook i Microsoft Exchange används av fler än en myndighet inom Västra Götalandsregionen. Regionstyrelsen, med VGR IT inom förvaltningen Koncernkontoret, är den myndighet inom Västra Götalandsregionen som har i uppdrag att tillhandahålla, driva och i övrigt förvalta e-postsystemet Outlook i Microsoft Exchange till myndigheter inom Västra Götalandsregionen. I princip alla typer av filer som fortlöpande dokumenterar vad som sker i ett IT-system hos en myndighet är att betrakta som allmänna handlingar. En e-postlogg är en logg där händelser registreras löpande, och syftet är primärt att man ska kunna analysera händelser i systemet i efterhand. En förteckning över e-postloggar i Outlook är att anse som förvarad hos Frölunda Specialistsjukhus så som krävs i 2 kap. 3 första stycket tryckfrihetsförordningen, inte hos VGR IT som administrerar systemet. VGR IT kan endast verkställa gallringen av en annan myndighets e-postloggar i Outlook om berörd myndighet (informationsägaren) fattat beslut om gallringen. Eftersom de flesta myndigheter inom Västra Götalandsregionen använder e- postprogrammet Outlook har Arkivnämnden, i ett generellt gallringsbeslut, angett en gallringsfrist för e-postloggarna. Postadress: Frölunda specialistsjukhus Box 138, 421 22 Västra Frölunda Besöksadress: Marconigatan 31 Telefon: 031-342 50 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: frolundaspecialistsjukhus@vgregion.se

Datum 2016-05-17 2 (2) Enligt Arkivnämndens generella gallringbeslut ska Frölunda Specialistsjukhus dokumentera den praktiska tillämpningen av beslutet. Beslutets omfattning Detta tillämpningsbeslut gäller fr.o.m. det datum då tillämpningsbeslutet fattats, men får även tillämpas retroaktivt för de e-postloggar i Outlook som tillkommit fr.o.m. 2016-01- 01. Frölunda Specialistsjukhus Madeleine Andersson Sjukhusdirektör Beslutsunderlag Arkivnämndens beslut 2016-04-20 20 (dnr AN-1035/16) om gallringsfrist av e-postloggar i e-postsystemet Outlook Beslutet skickas till Koncernkontoret/VGR IT, koncernkontoret.vgrit.ikt.projektuppdrag@vgregion.se

E C('' ARKTvNÄvrnonN ftir Västra Götalandsregionen och Göteborgs stad PROTOKOLL (nr 2) Sammanträdesdatum 2016-04-20 $20 Dnr AN-1035/16 Generellt gallringsbeslut fïir e-postloggar i Outlook i Microsoft Exchange fär myndigheter inom Västra Götalandsregionen HANDLING 1jänsteutlåtande daterat 2016-04-l I. INFORMATION Arkivarie Bodil Fredriksson lämnar kompletterande information i åirendet. BESLUT Arkivntimnden beslutar enligt 8 $ arkivreglemente ftir Göteborgs Stad att a E-postloggar i e-postsystemet Outlook i Microsoft Exchange gallras efter trettio (30) dagar. S inds till Samtliga myndigheter inom Västra Götalandsregionen

Anställningsbeslut vid Frölunda Specialistsjukhus, april-maj 2016 Enhet Administration/ stab Administration/ stab Frölunda specialistsjukhus Ögonmottagningen Sjukgymnastiken Medicinmottagningen Kategori IS/IT-samordnare verksamhetsutvecklare 8 ferieungdomar undersköterska fysioterapeut överläkare

Ärende x Styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda Specialistsjukhus Sammanträdesdatum 2016-05-26 Dnr 42/12-2016 Delegeringsbeslut Frölunda Specialistsjukhus per 20 maj 2016 Delegeringsbeslut Område Delegat Anmärkning Serviceavtal FSS Ekonomi Förvaltningschef Dnr FSS 23/126-2016 Operation och Allytec AB (Bladderscan BVI 6100) Anställningsbeslut HR/personal Förvaltningschef (vidaredelegerat till linjechefer) Var god se bilaga Anne-Mari Fyrholm Chefssekreterare Frölunda Specialistsjukhus

Protokoll från Västra Götalandsregionen Protokoll från Styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda Specialistsjukhus den 28 april 2016 Tid: Kl 8.30-15.00 den 28 april 2016 Plats: Konferensrummet, Frölunda Specialistsjukhus Närvarande Beslutande Benny Strandberg, (KD), ordförande Gunilla Dörner Buskas (S), vice ordförande Kajsa Hamnén (M) Henrik Ekelund (M) Morgan Hedman (S) Lena Bjurström (C) ersätter Carin Oleryd (S) Frode Slinde (L), ersätter Elias Ytterbrink (MP) Ersättare. Justerare Gunilla Dörner Buskas (S) Datum för justering Den 6 maj 2016 Övriga närvarande Ann Stokland, sjukhusdirektör KS Anders Hillberg, ekonomichef, KS Björn Hamborg, chefläkare KS Åsa Carldén, HR-chef KS Madeleine Andersson, sjukhusdirektör, FSS Agneta Xenos Mattsson, ekonomichef, FSS Philipp Meijering, chefläkare, FSS Sandra Lyrenius, styrelsesekreterare Sofia Tholén Dahlman, TCO Anna-Lena Sundberg, Kommunal Joakim Björck, ekonomidirektör, ledning, 253 Rolf Ottosson, chef för verksamhetsuppföljning, ledning, 253 Boris Ståhl, stabschef/strateg, avd intern utveckling o utredning, 253 Ann-Sofi Lodin, regiondirektör, 253 Johnny Magnusson (M), ägarutskottets ordförande, 253 Helén Eliasson (S), ägarutskottets vice ordförande, 253

2 (22) Anslag/bevis Protokollet är justerat den 6 maj 2016 Justeringen har tillkännagivits genom anslag. 242-263 Nämnd/styrelse: Styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda Specialistsjukhus Sammanträdesdatum: 2016-04-28 Datum för anslag: 6 maj 2016 Datum då anslag tas ned: 27 maj 2016 Förvaringsplats för protokollet: Administration, Kungälvs sjukhus

3 (22) 242 Val av justerare Beslut - Styrelsen beslutar att utse Gunilla Dörner Buskas (S) till justerare.

4 (22) 243 Fastställande av föredragningslista Beslut - Föredragningslistan fastställs enligt dagordningen.

5 (22) Ärenden avseende Kungälvs sjukhus 244 Sjukhusdirektörens rapport Kungälvs sjukhus Beslut - Styrelsen noterar informationen. Sammanfattning av ärendet Sjukhusdirektör Ann Stokland informerar om att diskussioner har inletts om beställning för 2017. Ärendet kommer att tas upp på nästa styrelse och då ska en tidplan slås fast. Regionkansliet har arbetat med en ny mall för hur vårdöverenskommelsen ska se ut och sjukhuset kommer att arbeta med den här nya mallen.

6 (22) 245 Chefläkarens rapport Beslut - Styrelsen noterar informationen. Sammanfattning av ärendet Chefläkare Björn Hamborg redovisar översiktligt kvalitetsdata och anmälningar under 2015. Under anmälningar redovisar chefläkaren bland annat Lex Maria anmälningar, anmälningar om fel i vården till IVO, anmälningar till patientnämnden och LÖF (Landstingens Ömsesidiga Försäkringsbolag) och hur sjukhuset använder dessa data i sin verksamhetsutveckling. Huvudkällor för visade data var sjukhusetsoch regionens patientsäkerhetsberättelser.

7 (22) 246 Nya Kungälvs sjukhus Beslut - Styrelsen noterar informationen. Sammanfattning av ärendet Chefläkare Björn Hamborg informerar om att Skanska kommer att påbörja schaktningsarbeten i augusti. Den 27/4 etablerade sig Skanska på Kungälvs sjukhus och har satt upp ett projektkontor i anslutning till sjukhuset. Den 10 maj kommer det vara en visning av provmodellen på det nya patientrummet. Visningen, som kommer att annonseras i lokalpressen, är öppen för såväl allmänhet som lokal media.

8 (22) 247 Effektiviseringsplan Kungälvs sjukhus Beslut - Styrelsen noterar informationen. Sammanfattning av ärendet Ekonomichef Anders Hillberg informerar om att de nu har lagt upp en annan struktur för rapporten. Den går ut i början av varje månad till verksamheterna så att de kan se effekterna av effektiviseringsplanen. Beslutsunderlag Risk- och konsekvensanalys av effektiviseringsplan vid Kungälvs sjukhus

9 (22) 248 Ekonomisk uppföljning Kungälvs sjukhus Beslut - Styrelsen noterar informationen. Sammanfattning av ärendet Ekonomichef Anders Hillberg redovisar för det ekonomiska utfallet fram till mars. Beslutsunderlag Snabbfakta, ekonomisk uppföljning mars 2016

10 (22) 250 Remissyttrande från Kungälvs sjukhus- Miljöplan för Västra Götalandsregionens verksamheter 2017-2020 Beslut - Styrelsen ställer sig bakom förslag till remissyttrande om miljöplan för Västra Götalandsregionens verksamheter 2017-2020 Sammanfattning av ärendet Förslaget till miljöplan för 2017-2020 innehåller liksom tidigare VGRs miljöpolicy. Det anges också vad som krävs gällande styrning och samverkan, det vill säga organisation och ansvar för genomförande, ledningssystem, resepolicy, inköp/upphandling, finansiella placeringar, kommunikation, kompetens samt uppföljning och redovisning. Delmål, aktuella resultat samt utvärdering av innehållet i miljöprogram 2014-2016 har legat till grund för förslaget. Förslaget utgår från fyra prioriterade miljöutmaningar; låg klimatpåverkan, giftfri miljö, hållbar resursanvändning samt biologisk mångfald och har samma struktur som miljöprogrammet 2014-2016 med sju målområden samt tillhörande mål och åtgärder. Sammanfattningsvis anser Kungälvs Sjukhus att förslaget till miljöplan för 2017-2020 är bra, men att ansvaret behöver förtydligas. Beslutsunderlag Remissyttrande miljöplan för Västra Götalandsregionens verksamheter 2017-2020 Förslag till miljöplan 2017-2020 Remissbrev miljöplan 2017-2020 Skickas till Miljönämnden, miljo@vgregion.se

11 (22) 251 Rutin för hantering av externa styrdokument vid Kungälvs sjukhus Beslut - Styrelsen beslutar att godkänna rutinen för hantering av externa styrdokument vid Kungälvs sjukhus. Sammanfattning av ärendet Syftet med denna rutin är att externa styrdokument hanteras korrekt. Det finns flera olika typer av externa styrdokument- lagar, regionala styrdokument samt policys från regionfullmäktige till exempel. Dessa ska hanteras och implementeras på olika sätt vilket beskrivs i rutinen för hantering av externa styrdokument. Beslutsunderlag Rutin- hantering av externa styrdokument

12 (22) 252 Redovisning av beslut på delegation, Kungälvs sjukhus Beslut - Styrelsen godkänner redovisningen av delegationsbeslut. Beslutsunderlag Delegationsbeslut för perioden mars Kungälvs sjukhus

13 (22) 253 Överläggning mellan ägarutskottets presidium och Styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda Specialistsjukhus Sammanfattning av ärendet Styrelsen informerar ägarutskottets presidium om Kungälvs sjukhus risk- och konsekvensanalys utifrån regionfullmäktiges beslut om ekonomi i balans. Ägarutskottets presidium informeras även om de åtgärder som har vidtagits och som kommer att vidtas för att få en ekonomi i balans.

14 (22) 254 Övriga frågor, Kungälvs sjukhus - Sjukhusdirektör Ann Stokland får i uppdrag att analysera sjukhusets personalkostnader i syfte att minska strukturella obalanser.

15 (22) Gemensamma ärenden 255 Presidiet rapporterar Beslut - Styrelsen noterar informationen. Sammanfattning Ordförande Benny Strandberg informerar om att presidiet har haft ett möte med revisorerna gällande produktionsstyrning.

16 (22) 256 Anmälningsärenden Beslut - Styrelsen noterar informationen. Beslutsunderlag Anmälningsärenden för perioden 17 mars- 22 april 2016

17 (22) 257 Föregående mötesprotokoll Beslut - Föregående mötesprotokoll läggs till handlingarna. Beslutsunderlag Mötesprotokoll från 160326

18 (22) Ärenden avseende Frölunda Specialistsjukhus 258 Sjukhusdirektörens rapport Frölunda Specialistsjukhus Beslut - Styrelsen noterar informationen. Sammanfattning av ärendet Sjukhuset klarar ej produktionen i nuläget på grund av svårigheter med att rekrytera personal. Sjukhuset kommer efter genomförda hyresförhandlingar att få en hyreshöjning om cirka 3 miljoner per år. Överläggningar med beställarna för begäran att få kompensation för detta kommer att ske.

19 (22) 259 Ekonomisk uppföljning Frölunda Specialistsjukhus Beslut - Styrelsen noterar informationen. Sammanfattning av ärendet Ekonomichef Agneta Xenos Mattsson redovisar för det ekonomiska resultatet fram till mars.

20 (22) 261 Remissyttrande från Frölunda Specialistsjukhus: Miljöplan för Västra Götalandsregionens verksamheter 2017-2020 Beslut - Styrelsen ställer sig bakom förslag till remissyttrande om miljöplan för Västra Götalandsregionens verksamheter 2017-2020 Sammanfattning Förslaget till Miljöplan för 2017-2020 innehåller liksom tidigare Västra Götalandsregionens (VGR:s) miljöpolicy. Miljöplanen syftar till att vara hälsofrämjande och bidra till en hållbar utveckling. Förslaget i miljöplanen utgår från fyra prioriterade miljöutmaningar; låg klimatpåverkan, giftfri miljö, hållbar resursanvändning samt biologisk mångfald. Frölunda Specialistsjukhus ställer sig bakom förslaget till ny miljöplan och kommer att arbeta vidare med att formulera de åtgärder och aktiviteter som krävs för att sjukhuset ska nå de prioriterade målen i regionens miljöplan. Beslutsunderlag Förslag till miljöplan 2017-2020 Remissbrev miljöplan 2017-2020 Remissyttrande miljöplan för Västra Götalandsregionens verksamheter 2017-2020 Skickas till: Miljönämnden, miljo@vgregion.se.

21 (22) 262 Stickprovskontroll av Frölunda Specialistsjukhus delegationsbeslut enligt planen för intern kontroll för Styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda Specialistsjukhus Beslut - Styrelsen noterar informationen. Sammanfattning Den 3/12-15 hade Styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda Specialistsjukhus en internkontrolldag med Frölunda Specialistsjukhus tjänstemän. Syftet med dagen var att göra en värdering utifrån politikernas synvinkel och sedan lyfta fram vad som behöver studeras vidare. Varje kontrollområde diskuterades och värderades utifrån risk och konsekvens och efter diskussion bestämdes utifall kontrollområdet skulle lyftas till styrelsens internkontrollplan. Ett av de områden som valdes ut för stickprovskontroll var delegeringsbeslut. Styrelsesekreteraren har i april 2016 därför gjort en stickprovskontroll av delegeringsbesluten för 2016. En jämförelse har gjorts med de ärenden som registrerats i diarieföringssystemet Ciceron och vid kontrollen fanns det inga delegeringsärenden i diarieföringssystemet som inte rapporterats till styrelsen. Beslutsunderlag Dokumentation av kontrollmoment i internkontrollplanen för Styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda Specialistsjukhus

22 (22) 263 Redovisning av delegationsbeslut Frölunda Specialistsjukhus Beslut - Styrelsen noterar informationen. Beslutsunderlag Delegeringsbeslut för mars månad

1 (1) Ärende Datum 2016-05-26 Västra Götalandsregionen Kungälvs sjukhus Till styrelsesammanträdet för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus den 26 maj 2016 Förteckning över inkomna ärenden för perioden 25 april 2016-20 maj 2016 25/4-16, regionfullmäktiges beslut om riktlinjer vid användning av e-post 29/4-16, inkommen skrivelse från privatperson gällande synpunkter om stängning av nattakuten m.m. 29/4-16, protokollsutdrag från ägarutskottet gällande inrättande av trygghetscentraler 29/4-16, generellt gallringsbeslut från regionarkivet gällande gallring av e- postloggar 2/5-16, generellt gallringsbeslut från regionarkivet gällande gallring av ekonomioch räkenskapsinformation 2/5-16, protokollsutdrag från RUNs sammanträde den 22 april svar på revisorskollegiets rapport styrning och ledning i nämnder och styrelser delsyfte 1. 2/5-16, beslut från regionarkivet om generell klassificeringsstruktur för styr- och stödprocesser i Västra Götalandsregionen. 9/5-16, inkommen skrivelse från avdelning 5 till styrelsen gällande stängning av somatisk avdelning 10/5-16, regionstyrelsens beslut den 26 april om riktlinjer för strålsäkerhet i Västra Götalandsregionen Sammanställt av Sandra Lyrenius ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Postadress: Besöksadress: Telefon: Webbplats: E-post: Kungälvs sjukhus Lasarettsgatan 0303-985 00 www.vgregion.se kungalvs.sjukhus@bll.se 442 Kungälv Kungälv

Kungälvs sjukhus April 2016 Koncernkontoret Verksamhet i balans Kungälvs sjukhus September 2013 Ekonomi Beläggning Tillgänglighet inom 60 dagar Vårdgaranti 90 dagar Kvalitet enligt kvartalen* Garanti för besök vid välgrundad misstanke om cancersjukdom Sjukfrånvaro (ack) Övertid (ack) *Avser den 12-månadersperiod som avslutats med senast tillgängligt kvartal. Resultaträkning, tkr Utfall Budget Utfall Ack.Utfall Ack.Budget* Avvikelse Ack.Utfall Avvikelse Ack.Prognos Ack.Budget 1604 1604 1504 1604 1604 budget, % 1504 fg år, % 1603 1612 Intäkter inkl regionbidrag 101 051 102 620 97 623 405 239 408 049-0,7% 388 771 4,2% 0 1 219 288 Personalkostnader -75 099-75 825-71 067-293 792-290 333-1,2% -272 542-7,8% 0-853 657 Bemanningsföretag -1 772 0-2 848-6 887 0-7 748 11,1% 0 0 Köpt vård -1 020-904 -4 519-3 815-3 745-1,9% -7 130 46,5% 0-11 387 Läkemedelskostnader -5 657-5 074-6 166-24 215-21 017-15,2% -24 213 0,0% 0-63 902 Material, varor och tjänster -17 830-14 366-20 156-66 424-59 520-11,6% -69 141 3,9% 0-180 946 Övriga kostnader inkl finansnetto -9 778-8 924-8 428-39 448-36 309-8,6% -35 550-11,0% 0-109 396 Verksamhetens resultat -10 105-2 473-15 561-29 342-2 875-27 553 0 0 tkr 10 000 0 Ackumulerad resultatutveckling tkr 120 000 100 000 Bruttokostnad 12% 10% -10 000 80 000 8% -20 000 60 000 6% -30 000 40 000 4% -40 000 20 000 2% -50 000 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec 0 1504 1505 1506 1507 1508 1509 1510 1511 1512 1601 1602 1603 1604 0% Ack utfall 2016 Ack utfall 2015 Ack budget 2016 Utfall månad Budget månad %-förändring ack utf jmf fg år 90 000 80 000 70 000 60 000 50 000 40 000 30 000 20 000 10 000 0 tkr Personalkostnad inkl bemanningsföretag 1504 1505 1506 1507 1508 1509 1510 1511 1512 1601 1602 1603 1604 10% 8% 6% 4% 2% 0% antal 1 400 1 300 1 200 1 100 1 000 Nettoårsarbetare (egen personal) jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec Utfall månad Budget månad %-förändring ack utf jmf fg år 2014 2015 2016 10% 9% 8% 7% 6% 5% 4% 3% 2% 1% 0% Sjukfrånvaro 2014-2016 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec timmar Övertid 2014-2016 (exkl jour) * 7 000 6 000 5 000 4 000 3 000 2 000 1 000 0 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec 2014 2015 2016 2014 2015 2016 *) Senaste månadsresultat är preliminärt och redovisas därför inte

Kungälvs sjukhus April Kungälvs 2016 sjukhus Koncernkontoret September 2013 Regionkansliet Vårdtillfällen somatik DRG-p sluten vård CMI (genomsnittlig vårdtyngd slutenvård) Förändring KS ack utfall 2015/ack budget 2015 Sammanvägda prestationer DRG-p dagkirurgi/dagmedicin Besök somatik ej dagkir/dagmed Besök BUP Besök vuxenpsykiatri Vårddagar vuxenpsykiatri -16,1% -5,5% 7,3% 3,8% 10,5% 17,0% 9,4% 15,2% 51,2% -20% 0% 20% 40% 60% 2 500 2 000 1 500 1 000 500 0 Sammanvägda prestationer KS, mån och ack 7124 7641 7282 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov dec Ack bud Ack utf 2016 2016 Budget 2016 Utfall 2016 Ack utf 2015 9 000 8 000 7 000 6 000 5 000 4 000 3 000 2 000 1 000 0 Volymer till diagrammet ovan: Ack budget Ack utfall Förändring Sammanvägda prestationer 7 124 7 641 517 Vårdtillfällen somatik 3 979 3 760-219 DRG-p sluten vård 3 501 3 870 369 CMI (vårdtyngd slutenvård) 0,880 1,029 0,149 DRG-p dagkirurgi/dagmedicin 336 387 51 Besök somatik ej dagkir/dagmed 20 441 21 218 777 Besök BUP 3 507 5 304 1 797 Besök vuxenpsykiatri 9 310 10 181 871 Vårddagar vuxenpsykiatri 6 023 5 052-971 Vårdgarantiuppföljning (högst 90 dagar) 100% 80% 60% 40% 20% Uppföljning kö-miljarden (högst 60 dagar) 100% 80% 60% 40% 20% 0% 1504 1505 1506 1507 1508 1509 1510 1511 1512 1601 1602 1603 1604 0% 1504 1505 1506 1507 1508 1509 1510 1511 1512 1601 1602 1603 1604 Besök Behandling Måltal 100% Besök Behandling Måltal 70% Förvaltningens kommentarer: Resultatet efter fyra månader är -29,3 mnkr vilket är 26,4 mnkr sämre än budget. Bruttokostnadsökningen är 4,5 procent jämfört med föregående år. Arbetet med effektiviseringsplanen pågår med inriktning att stabilisera kostnadsutvecklingen på en långsiktigt hållbar nivå. Åtgärder utöver effektiviseringsplanen för en ekonomi i balans avvaktar till delar tills beslut i regionstyrelsen. Personalvolymen har ökat med 40 nettoårsarbetare jämfört med föregående år där 3/4 av volymökningen är finansierad. Ökad personalomsättning och ökat uttag av föräldraledighet har medfört dubbelbemanning under bredvidgång. För flertalet av sjukhusets vårdavdelningar föreligger en besvärlig bemanningssituation. Övertiden ökar för årets tre första månader med cirka 1800 timmar. Det är den kvalificerade övertiden som ökar mest med 75 procent av timmarna. Sjukfrånvaron minskar med 0,80 procent jämfört med föregående år och hamnar på totalt 6,93 procent. Vårdproduktionen ligger "över tak". Inom somatiken ligger antalet DRG-poäng 15 procent över beställningen trots att somatiken haft 12-15 stängda vårdplatser. Den höga beläggningen på vårdavdelningarna har bl a inneburit strykningar av planerade operationer. Beställningen av planerade operationen ligger efter plan, vilket försämrar resultatet med 3,0 mnkr. Antalet betaldagar för utskrivningsklara har minskat. Tillgängligheten för behandling är 95 procent och för besök 98 procent.

Ekonomi och Prestationer April 2016 Kungälvs sjukhus

Resultaträkning Periodens utfall Helårsresultat Utfall Budget Utfall Förändring Prognos Budget Utfall Avvikelse t.o.m. t.o.m. t.o.m. utfall/ per t.o.m. t.o.m. prognos/ Utfall samt 1604 1604 1504 utfall 1603 1612 1512 budget helårsbedömning mnkr mnkr mnkr % mnkr mnkr mnkr mnkr Statsbidrag 0,1 0,5 1,4-93,1% 2,4 1,8 0,1-1,7 Patientavgifter 6,8 5,7 6,7 1,9% 20,2 19,3 19,3-12,4 Såld vård internt 365,2 368,1 355,3 2,8% 1 092,1 1 081,4 1 067,4-716,3 Såld vård externt 4,6 6,2 6,3-26,4% 18,9 20,1 19,9-15,5 Försäljning av material, varor och tjänst 8,3 9,8 8,0 3,2% 29,8 30,7 26,9-22,4 Övriga intäkter 20,2 17,7 11,0 83,8% 61,7 65,9 62,6-45,7 Verksamhetens intäkter 405,2 408,0 388,8 4,2% 1 225,1 1 219,3 1 196,3-814,0 Personalkostnader -293,8-290,3-272,5 7,8% -854,0-853,7-802,0 559,9 Inhyrd personal, bemanningsföretag -6,9 0,0-7,7-11,1% -25,0 0,0-22,7-6,9 Köpt vård -3,8-3,7-7,1-46,5% -12,3-11,4-11,4 7,6 Läkemedel -24,2-21,0-24,2 0,0% -78,4-63,9-75,2 39,7 Lokalkostnader -20,2-20,2-16,9 19,6% -61,1-61,0-56,1 40,9 Material, varor och tjänster -67,4-60,3-70,1-4,0% -202,5-183,2-210,6 115,8 Övriga kostnader -9,8-7,0-9,1 6,8% -21,9-21,2-18,4 11,5 Avskrivningar -8,0-7,7-7,4 7,6% -23,0-22,9-23,5 14,9 Verksamhetens kostnader -434,0-410,3-415,2 4,5% -1 278,4-1 217,3-1 219,9 783,3 Regionbidrag 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Finansiella intäkter/kostnader m.m. -0,6-0,7-1,1-1,7-2,0-1,4 1,5 Resultat -29,3-2,9-27,6-55,0 0,0-25,0-29,3

Ekonomiskt resultat April 2016 Resultat -29,3 mnkr Prognos - 55 mnkr

Verksamhetens kostnader (mnkr) avv. bud avv. fg.år Personalkostnader - 3,5-21,3 Bemanningsföretag - 6,9 0,9 Läkemedel - 3,2-0,0 Material/varor och tjänster - 7,1 2,8 Övriga kost - 3,1-1,2 Total avvikelse -23,8-18,8 Orsak: hög produktion, personalomsättning

Personalkostnadsavvikelse apr 2016 jmf apr 2015 Avvikelse Tkr andel av avvikelse Revision preliminär 2,5% per april 2016-5112 1,9% Ökad volym -5243 1,9% Finansierad volym -6348 2,3% Köpt bemanning volym, minskning 980-0,4% Högre kostnad köp bemanning, dubbelkostnad vs egen personal 980-0,4% Köpt bemanning avser 2015-1100 0,4% Jour & beredskap samt OB tillägg -2207 0,8% Sjuklön 127 0,0% Övertid -1229 0,4% Övriga personalkostnader inkl netto semester 37 0,0% Social avgift ack 0,44% höjning (inkluderar höjning unga > 26 år) -948 0,3% Summa -20062 7,3%

Verksamhetens intäkter (mnkr) avv. bud avv. fg.år Såld vård internt - 2,9 9,9 Såld vård externt - 1,6-1,7 Försäljning mtrl, varor & tjänster -1,5 0,3 Patientavgifter 1,1 0,1 Övriga intäkter 2,1 7,9 Totala intäkter -2,8 16,5 Orsak: Tillgänglighet låg produktion, lägre fakturering av utskrivningsklara, ökade bidrag

2016-05-19 Rapport av fortsatt hantering av styrelsens beslut angående åtgärdsplan för ekonomi i balans Beslutet om åtgärdsplanen är skickat till Västra hälso- och sjukvårdsnämnden och Regionstyrelsen. 2016-05-03 Vid sjukhusledningen planerades för att ett genomförande ska kunna ske på ett så bra sätt som möjligt och att neddragningarna planeras ske i samband med semestern/sommaren. Uppdrag till berörda verksamhets-/stabschefer att till nästa sjukhusledning återkomma med - Realistisk handlingsplan och tidplan för genomförande - Synkning av handlingar som påverkar varandra - Förslag på vilken fysisk vårdavdelning som ska stängas inom somatisk respektive psykiatri 2016-05-18 Dialogmöte Västra Nämnden samt presidiet för styrelsen. Vid mötet beslutas att ordföranden i KS styrelse och HSNV presidium gemensamt går fram med en skrivelse till RS angående den ekonomiska situationen. Förhoppningen är att skrivelsen behandlas vid RS sammanträde den 24 maj. 2016-05-17 I sjukhusledningen diskuterades de handlings- och tidplaner - avseende bl a risk- och konsekvensanalys, kommunikation, samverkan och bemanning - för genomförande av de olika åtgärderna som presenterades. Ann Stokland Sjukhusdirektör

Tidplan för 2016: möten för dialog, uppföljning och förhandling Kungälvs sjukhus och Koncernkontoret Månad jan feb mars april april maj maj juni juli aug sep okt Dialogmöte Presidiemöte HSNV+KS CSG KS styrelse MBL HSNV 18/1 27/1 28/1 KS 13:00-16:00 13-16 14/1 29/1 4/2 16/1 25/2 FSS 13:30-16:00 13-16 12/2 25/2 10/3 15/3 24/3 KS 9:00 11:30 13-16 17/3 24/3 26/4 26/4 28/4 FSS 9:00 11:30 13-16 13/4 25/4 29/4 Sista datum för inspel/strategiska frågor inför VÖK 2016 11/5 13.00-15.00 18/5 24/5 26/5 KS 13:30-16:00 heldag 11/5 25/5 15/6 7/6 23/6 FSS 13:30-16:00 13-16 13/6 22/6 17/8 13:30-16:00 30/8 09:00-11:30 7/9 13:30-16:00 21/9 13:30-16:00 12/10 13:30-16:00 16/8 13-16 27/9 13-16 25/10 13-16 25/8 KS 29/9 FSS 27/10 KS 22/8 31/8 20/9 29/9 10/10 18/10 24/10 VÖK beslut nov 16/11 22/11 Nej 13:00-16:00 13-16 14/11 25/11 dec 14/12 20/12 13:00-16:00 13-16 Styrelsen KSFSS vanligen 08:30, ingen sluttid. Varannan gång på KS resp. FSS Plats KS Blåklockan LHP Kostern KS Lejongapet LHP LHP Barken KS Lejongapet LHP Kostern KS Mandelblomman KS Lejongapet LHP Kostern KS Lejongapet LHP Kostern 15/12 FSS KS Lejongapet Kompletteras med tidpunkter för: Uppföljning VÖK/TÖK 2016 Bokslutsmöte Marika Fixell, 18 maj 2016

1 (2) Tjänsteutlåtande Datum 2016-05-06 Västra Götalandsregionen Kungälvs sjukhus Handläggare: Jussi Taipale E-post: jussi.taipale@vgregion.se Till styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus Tillämpningsbeslut för Kungälvs sjukhus med stöd av generellt gallringsbeslut för e-postloggar i Outlook i Microsoft Exchange Förslag till beslut Styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda Specialistsjukhus beslutar, med stöd av Arkivnämndes beslut 2016-04-20 20, om att myndighetens e-postloggar i e-postsystemet Outlook ska gallras efter 30 dagar. VGR IT/Koncernkontoret ges i uppdrag att verkställa beslutad gallring av Kungälvs sjukhus e-postloggar i Outlook. Sammanfattning av ärendet E-postsystemet Outlook i Microsoft Exchange används av fler än en myndighet inom Västra Götalandsregionen. Regionstyrelsen, med VGR IT inom förvaltningen Koncernkontoret, är den myndighet inom Västra Götalandsregionen som har i uppdrag att tillhandahålla, driva och i övrigt förvalta e-postsystemet Outlook i Microsoft Exchange till myndigheter inom Västra Götalandsregionen. I princip alla typer av filer som fortlöpande dokumenterar vad som sker i ett ITsystem hos en myndighet är att betrakta som allmänna handlingar. En e-postlogg är en logg där händelser registreras löpande, och syftet är primärt att man ska kunna analysera händelser i systemet i efterhand. En förteckning över e-postloggar i Outlook är att anse som förvarad hos Kungälvs sjukhus så som krävs i 2 kap. 3 första stycket tryckfrihetsförordningen, inte hos VGR IT som administrerar systemet. VGR IT kan endast verkställa gallringen av en annan myndighets e-postloggar i Outlook om berörd myndighet (informationsägaren) fattat beslut om gallringen. Eftersom de flesta myndigheter inom Västra Götalandsregionen använder e- postprogrammet Outlook har Arkivnämnden, i ett generellt gallringsbeslut, angett en gallringsfrist för e-postloggarna. Enligt Arkivnämndens generella gallringbeslut ska Kungälvs sjukhus dokumentera den praktiska tillämpningen av beslutet. Postadress: Kungälvs sjukhus 442 83 Kungälv Besöksadress: Lasarettsgatan Kungälv Telefon: 0303-980 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: kungalvs.sjukhus@vgregion.se

Datum 2016-05-06 Diarienummer 2 (2) Beslutets omfattning Detta tillämpningsbeslut gäller fr.o.m. det datum då tillämpningsbeslutet fattats, men får även tillämpas retroaktivt för de e-postloggar i Outlook som tillkommit fr.o.m. 2016-01-01. Kungälvs sjukhus Ann Stokland Sjukhusdirektör Beslutsunderlag Arkivnämndens beslut 2016-04-20 20 (dnr AN-1035/16) om gallringsfrist av e-postloggar i e-postsystemet Outlook Beslutet skickas till Koncernkontoret/VGR IT, koncernkontoret.vgrit.ikt.projektuppdrag@vgregion.se

E C('' ARKTvNÄvrnonN ftir Västra Götalandsregionen och Göteborgs stad PROTOKOLL (nr 2) Sammanträdesdatum 2016-04-20 $20 Dnr AN-1035/16 Generellt gallringsbeslut fïir e-postloggar i Outlook i Microsoft Exchange fär myndigheter inom Västra Götalandsregionen HANDLING 1jänsteutlåtande daterat 2016-04-l I. INFORMATION Arkivarie Bodil Fredriksson lämnar kompletterande information i åirendet. BESLUT Arkivntimnden beslutar enligt 8 $ arkivreglemente ftir Göteborgs Stad att a E-postloggar i e-postsystemet Outlook i Microsoft Exchange gallras efter trettio (30) dagar. S inds till Samtliga myndigheter inom Västra Götalandsregionen

1 (1) Tjänsteutlåtande Datum 2016-05-10 Västra Götalandsregionen Kungälvs sjukhus Handläggare: Ann Stokland E-post: ann.stokland@vgregion.se Till styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus Tilläggsöverenskommelse 2016:1 mellan Västra hälso- och sjukvårdsnämnden och Kungälvs sjukhus om ljusbehandlingsverksamhet i Stenungsund Förslag till beslut Styrelsen ställer sig bakom tilläggsöverenskommelse 2016:1 mellan Västra hälso- och sjukvårdsnämnden och Kungälvs sjukhus om ljusbehandlingsverksamhet i Stenungsund Sammanfattning av ärendet Intentionen i 2016 års vårdöverenskommelse mellan Västra nämnden och Kungälvs sjukhus är att ljusbehandlingsverksamheten i Stenungsund ska bedrivas av Kungälvs sjukhus. Bakgrunden är den rapport som, på uppdrag av hälso-och sjukvårdsnämndernas kansli, togs fram och som fastslog att ljusbehandling ska betraktas som en åtgärd som ordineras av specialist inom dermatologi (Dnr HSNV 2016-00047) Denna tilläggsöverenskommelse reglerar volymer och ersättning 2016 för verksamheten i Stenungsund. Förändringen gäller fr.o.m. 2016-07-01. Ärendet togs upp i CSG den 26 april 2016 då personalorganisationerna ställde sig bakom förslaget. Kungälvs sjukhus Ann Stokland Sjukhusdirektör Beslutsunderlag TÖK ljusbehandlingsverksamhet Stenungsund Beslutet skickas till Västra Hälso- och sjukvårdsnämnden, hsn@vgr.se Postadress: Kungälvs sjukhus 442 83 Kungälv Besöksadress: Lasarettsgatan Kungälv Telefon: 0303-980 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: kungalvs.sjukhus@vgregion.se

Dnr HSNV 2015-00376-11 Tilläggsöverenskommelse 2016:1 mellan Västra hälso- och sjukvårdsnämnden och Kungälvs sjukhus om ljusbehandlingsverksamhet i Stenungsund

Tilläggsöverenskommelse 2016:1 mellan Västra Hälso- och sjukvårdsnämnden och Kungälvs sjukhus om ljusbehandlingsverksamhet i Stenungsund Bakgrund Intentionen i 2016 års vårdöverenskommelse mellan Västra nämnden och Kungälvs sjukhus är att ljusbehandlingsverksamheten i Stenungsund ska bedrivas av Kungälvs sjukhus. Bakgrunden är den rapport som, på uppdrag av hälso-och sjukvårdsnämndernas kansli, togs fram och som fastslog att ljusbehandling ska betraktas som en åtgärd som ordineras av specialist inom dermatologi (D nr: HSNV 2016-00047) Denna tilläggsöverenskommelse reglerar volymer och ersättning 2016 för verksamheten i Stenungsund. Förändringen gäller fr o m 2016-07-01. Volymer och ersättning Övertagande sker fr o m 2016-07-01 Bemanning och tillgänglighet (öppettider) ska vara desamma som för mottagningen i Kungälv och säkerställa att ljusbehandling kan utföras alla vardagar på någon av enheterna i Kungälv eller Stenungsund. Volym: 2800 behandlingar/år i Stenungsund Ersättning: Ersättning för uppdraget beräknas på helårsbasis till 1706 tkr inklusive lokalhyra och avskrivning. Ersättning under år 2016 utbetalas enligt särskild framställan, maximalt belopp om 850 tkr Ersättningsutrymme 2016 tkr Ersättningstak enligt vårdöverenkommelse 987 538 Tilläggsöverenskommelse ljusbehandling 20160701-20161231 850 Totalt ersättningstak 988 388 Fr om år 2017 regleras ersättning inom ramen för vårdöverenskommelsen. Underskrifter Denna kompletterande överenskommelse har uppnåtts mellan Västra hälso- och sjukvårdsnämnden och Kungälvs sjukhus VÄSTRA GÖTALAND 2016-03-15 Niklas Attefjord Ordförande Västra Hälso- och sjukvårdsnämnden Benny Strandberg Styrelseordförande Kungälvs sjukhus Leena Ekberg Avdelningschef Kvalitetsstyrning, uppdrag och avtal Ann Stokland Sjukhusdirektör Kungälvs sjukhus

Dnr STYRKSFSS 2016-00004 Styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda Specialistsjukhus Ärende xx Sammanträdesdatum 2016-05-26 Delegeringsbeslut Kungälvs sjukhus per maj månad 2016 Delegeringsbeslut Område Delegat Diarienummer LABEX Instrument AB Vård Ann Stokland KS 2016-00090 Delegationsbeslut avgift för Miljö Ann Stokland KS 2016-00091 tillsyn enligt miljöbalken Miljöenheten ÖK om samverkan mellan FSS och KS inom radiologi/läkarbemanning samt byte av RIS/PACS (undertecknat 150929) Vård Ann Stokland KS 2016-00068 Gun Bergstedt Chefssekreterare Kungälvs sjukhus

Anställningsbeslut vid Kungälvs sjukhus av tillsvidareanställd personal, april 2016 Avdelning Akutkliniken Kirurgkliniken Kirurgkliniken Anestesikliniken Medicinkliniken Medicinkliniken Psykiatriska kliniken Psykiatriska kliniken Psykiatriska kliniken Stab Sammanställt av Lena Albinsson, HR Kategori Sjuksköterska Sjuksköterska Sjuksköterska Sjuksköterska Sjuksköterska Systemadministratör Sjuksköterska Läkare Psykolog HR-specialist Totalt: 6 sjuksköterskor 1 läkare 1 systemadministratör 1 psykolog 1 HR-specialist