1(11) Anbudsinbjudan Handläggare Tel.nr. Datum Linda Lundström 0371-815 86 2006-12-22 Anbudsadress Anbud ska vara kommunen tillhanda senast Anbud Glass 06-252-22 2007-01-17 Gislaveds kommun Upphandlingsenheten Anbud skall vara bindande tom 332 80 GISLAVED 2007-04-30 Upphandlingsform Avtalsvillkor Förenklad ALOS 05 (finns att tillgå hos upphandlingsenheten) Upphandling av glass. Gislaveds kommun och Gnosjö kommun inbjuder Er härmed att lämna anbud på ovanstående. (Gnosjö kommun köper upphandlingstjänst av Gislaveds kommun). GISLAVEDS KOMMUN GNOSJÖ KOMMUN Upphandlingsenheten Linda Lundström Upphandlare Bilaga 1: Företagsuppgifter Bilaga 2: Information om anbudsgivarens eget miljöarbete Upphandlingsenheten Stortorget 1 332 80 Gislaved Bankgiro 426-7225 Tel. 0371-815 86 Fax 0371-812 66 Plusgiro 10 52 20-8 linda.lundstrom@gislaved.se Org.nr 212000-051401
2 (11) 1 ALLMÄNT... 3 1.1 Upphandlingens omfattning... 3 2 OM UPPHANDLINGEN OCH ANBUDET... 4 2.1 Upphandlingsform... 4 2.2 Anbudets giltighetstid... 4 2.3 Anbudsutformning... 4 2.4 Frågor samt kompletterande uppgifter angående upphandlingen... 4 2.5 Anbudsavlämnande... 4 2.6 Allmänna anbudsförutsättningar... 5 2.7 Sekretess... 5 2.8 Prisuppgifter... 5 2.9 Prisjusteringar... 5 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE... 6 3.1 Lagenliga krav... 6 3.2 Följande skall bifogas Ert anbud... 6 3.3 Kvalité... 6 3.4 Underleverantörer... 6 3.5 Beställningsrutiner... 7 3.6 Leveransvillkor... 7 3.7 Krav på leverans... 7 4 BEDÖMNING AV ANBUDSGIVARE OCH ANBUD... 8 4.1 Prövning av anbud... 8 4.2 Utvärdering av anbud... 8 4.3 Avslutad upphandling... 8 5 KOMMERSIELLA VILLKOR... 9 5.1 Avtalsperiod... 9 5.2 Handlingars inbördes ordning... 9 5.3 Betalningsvillkor & Fakturering... 9 5.4 Avtalsuppföljning & statistik... 10 5.5 Överlåtelse av avtal... 10 5.6 Ändringar/tillägg... 10 5.7 Uppsägning av avtal... 10 5.8 Force Majeure... 11 5.9 Tvist... 11
3(11) 1 ALLMÄNT 1.1 Upphandlingens omfattning Upphandlingen omfattar glass (pinn- och strutglass i styck) för försäljning i kommunernas kiosker. Upphandlingens värde beräknas till följande: Gislaveds kommun: ca 100 000 sek/år (med ca fem leveransställen) Gnosjö kommun: ca 70 000 sek /år(med ett leveransställe) Kommunen garanterar dock ingen specifik volym då den verkliga volymen både kan överstiga samt understiga angivna volymer. I uppdraget ingår det att låna ut frysboxar kostnadsfritt till enheter med försäljning. Avtalsstart beräknas till 2007-02-15 och gälla t.o.m. 2008-06-30. Anbud skall lämnas på hela upphandlingen.
4(11) 2 OM UPPHANDLINGEN OCH ANBUDET 2.1 Upphandlingsform Upphandlingen kommer att ske i form av förenklad upphandling enligt Lagen om offentlig upphandling LOU. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. 2.2 Anbudets giltighetstid Anbudet skall vara giltigt för anbudsgivaren till och med 2007-04-30. 2.3 Anbudsutformning Anbud skall lämnas i enlighet med anbudsinbjudan, skriftligt på svenska. För att underlätta utvärderingen bör anbudssvaren lämnas enligt den rubriksättning som finns i anbudsinbjudan. Anbudet skall vara undertecknat av ansvarig person för upphandlingen eller behörig firmatecknare. I anbudsinbjudan har vissa förutsättningar angivits. Avvikande uppfattning från dessa måste tydligt framgå av Ert anbud, i annat fall tolkas det som ett godkännande från Er. 2.4 Frågor samt kompletterande uppgifter angående upphandlingen Frågor angående denna upphandling sker skriftligen till Upphandlingsenheten: e-post: linda.lundstrom@gislaved.se Svar på frågor som kan anses som komplettering till, eller förtydligande av, anbudsinbjudan delges samtliga kända anbudsgivare. Frågorna skall dock ställas i god tid för att svar ska hinna delges samtliga kända anbudsgivare innan anbudsgivning. 2.5 Anbudsavlämnande Anbud skall lämnas skriftligt i tillslutet kuvert, ett (1) original samt en (1) kopia, märkt enligt nedan. Anbudsadress: Anbud Glass 06-252-22 Gislaveds Kommun Upphandlingsenheten 332 80 Gislaved OBS! Telefax eller e-post anbud kan ej godkännas pga. att sekretess ej kan garanteras. För sent inkomna anbud kan ej prövas.
5 (11) 2.6 Allmänna anbudsförutsättningar Upphandlingsförfarandet är till stora delar reglerat genom lag och gemenskapsrättsliga bestämmelser. Regelverket innehåller bl a krav på likabehandling av anbudsgivare. Detta innebär att anbudsgivarens möjligheter att komplettera bristfälliga anbud efter anbudstidens utgång är mycket begränsade. Anbudsgivaren kan uteslutas från upphandlingen om inte samtliga uppgifter som efterfrågas i förfrågningsunderlaget redovisas. Anbud som innehåller reservation kan komma att förkastas. Den upphandlande enheten kan medge att anbudsgivaren får rätta uppenbar felskrivning eller felräkning eller annat uppenbart fel i anbudet. Den upphandlande enheten kan begära att anbud förtydligas och kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling. Kommunen har dock inte någon skyldighet att ge anbudsgivaren möjlighet att komplettera eller förtydliga ett anbud. 2.7 Sekretess Anbudshandlingarna kommer att behandlas med fullständig sekretess till beslut om tilldelning av avtal är fattat. 2.8 Prisuppgifter Prislista med erhållna rabattsatser innehållande våra inköpspriser samt försäljningspriser bifogas anbudet, dessa anges i styck per pinn- och strutglass. Mellanskillnaden mellan vårt inköpspris och försäljningspris kommer att utgöra utvärderingen. Priser skall anges i SEK exklusive mervärdesskatt. Pris skall inkludera samtliga kostnader såsom exempelvis emballagekostnader och eventuella miljöavgifter. 2.9 Prisjusteringar Uppgifter om samtliga prisjusteringar skickas till upphandlingsenheten i Gislaveds kommun för godkännande innan dessa träder i kraft.
6 (11) 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE 3.1 Lagenliga krav Kommunen kommer att pröva att anbudsgivare uppfyller kraven i LOU kap 6 9 anbudsgivare som inte uppfyller lagens krav kommer inte att antas. En leverantör kan uteslutas från deltagande i upphandling om han är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, är i föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande enheten kan visa detta, inte har fullgjort sina åliggande avseende socialförsäkringsavgifter eller skatter i det egna landet eller i Sverige, eller, i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna paragraf. Vid upphandlingar samarbetar kommunen med Skatteverket. Samarbetet innebär att Skatteverket inför upphandling och under avtalstidens gång lämnar information till kommunen om inkommande leverantörers/underentreprenörers skattestatus. Detta gäller leverantörer/underentreprenörer i alla led. Vid upphandlingar kan även en kontroll redan vid kvalificeringsfasen göras av anbudsgivarens ekonomiska stabilitet. 3.2 Följande bifogas Ert anbud Bilaga 1, Företagsuppgifter. Bilaga 2, Information om anbudsgivarens eget miljöarbete. 3.3 Kvalité Offererade produkter skall uppfylla krav i gällande lagar och förordningar. 3.4 Underleverantörer Leverantören skall ansvara för eventuella underleverantörers insatser såsom för sina egna insatser. Anlitade underleverantörer skall vara kontrollerade av leverantören avseende fullgörande av sina skyldigheter enligt lagar och avtal vad gäller momsregistrering, inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter samt innehav av F-skattsedel. Leverantören redovisar i sitt anbud de underleverantörer som kommer/kan komma att användas. Företagsnamn, kontaktperson och organisationsnummer anges.
7 (11) 3.5 Beställningsrutiner Beställningar görs via telefon, telefax och e-post. Behov finns att kunna få leverans varje vecka (gäller ej samtliga leveransställen). Avrop kommer att göras direkt utav respektive enhet med utgångspunkt ifrån denna upphandling. 3.6 Leveransvillkor Fritt levererat leveransadressen. Leverans utav efterfrågade produkter sker successivt under avtalsperioden direkt till beställande enhet. 3.7 Krav på leverans Leverantören skall garantera leverans till samma kostnad från underleverantör som från den egna verksamheten om problem med leverans uppstår. Om det visar sig att leverantören inte kan uppfylla kraven gällande leveranssäkerhet kan beställaren säga upp avtalet med omedelbar verkan.
8 (11) 4 BEDÖMNING AV ANBUDSGIVARE OCH ANBUD 4.1 Prövning av anbud Prövning av anbud genomförs i två steg. Först sker en kvalificering av anbudsgivarna och därefter sker anbudsutvärdering. Kvalificeringsfas Steg ett syftar till att klarlägga att avlämnat anbud uppfyller ställda skall-krav. Endast de anbudsgivare som uppfyller ställda krav går vidare till steg två. Utvärderingsfas I steg två prövas de efterfrågade utvärderingskriterierna. 4.2 Utvärdering av anbud Vi kommer att välja ut ett antal olika sorter från inkomna anbud som för oss är jämförbara. Det anbud som lämnar förmånligaste mellanskillnad mellan vårt inköpspris och försäljningspris kommer att antagas, detta kommer att beräknas i styck per glassort. 4.3 Avslutad upphandling När den upphandlande enheten fattat tilldelningsbeslut och lämnat upplysningar om beslutet till samtliga anbudsgivare börjar tidsfristen på tio dagar att löpa. När tidsfristen har löpt ut skriver kommunen på avtalen. Då är även upphandlingen avslutad. Tilldelningsbeslut kommer att faxas till respektive anbudsgivare. Bindande upphandlingsavtal förutsätter att skriftligt upphandlingskontrakt upprättas och undertecknas av båda parter. Anbudsgivaren förbinder sig att under anbudets giltighetstid på begäran av kommunen underteckna upphandlingskontrakt i enlighet med avgivet anbud.
9 (11) 5 KOMMERSIELLA VILLKOR Nedanstående kommersiella villkor skall gälla som grund för ramavtal. 5.1 Avtalsperiod Avtalsstart beräknas till 2007-02-15 och gälla t.o.m. 2008-06-30. 5.2 Handlingars inbördes ordning Kontraktshandlingarna kompletterar varandra. Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning. 1. Skriftliga ändringar och tillägg till ramavtal. 2. Ramavtalet 3. ALOS 05 4. Anbudsinbjudan med bilagor. 5. Leverantörens anbud. 5.3 Betalningsvillkor & Fakturering Faktura för Gislaveds kommun sänds till: Gislaveds kommun, Kassan, Märkt med beställande enhet, 332 80 GISLAVED Faktura för Gnosjö kommun sänds till: Gnosjö kommun, Ekonomienheten, Märkt med beställande enhet, 335 80 GNOSJÖ. Fakturan skall innehålla uppgifter om leverantörens registreringsnummer för moms, beställarens namn och enhet. Faktura betalas 30 dagar efter korrekt fakturas ankomstdatum och godkänd leverans. Faktura med ofullständig adress eller avsaknad av erforderliga referenser returneras omgående. Fakturering av tjänst eller vara, ej specificerad i avtal, får ej göras utan godkännande av Beställarens kontaktperson. Expeditions-, fakturerings-, order eller andra avgifter godkännes ej. Vår ambition är att alltid betala korrekta fakturor i rätt tid. När dröjsmålsränta ändå blir aktuell godtar vi endast sådan i enlighet med räntelagens bestämmelser. I de fall faktura överlämnas till tredje part skall villkoren i avtalet med vår leverantör gälla även för dem. Dröjsmålsränta betalas ej för fakturor där priset avviker från avtal eller fakturabeloppet understiger SEK 100:-
10 (11) 5.4 Avtalsuppföljning & statistik Parterna skall under avtalsperioden stämma av avtalets tillämpning, måluppfyllelse samt därvid även kunna samråda om eventuella behov av förtydliganden och förändringar av detsamma inom ramen för avtalets ursprungliga grundläggande omfattning och inriktning. Leverantören förbinder sig att mot anmodan kostnadsfritt lämna statistikuppgifter enligt överenskommelse med Beställaren avseende avropade tjänster och värdet av dessa. Leverantören förpliktas att kostnadsfritt lämna enl. myndigheters krav varuinformationsblad, innehållsdeklaration och avfallsrekommendationer eller dylikt för respektive produkt (avser även förpackningsmaterial, emballage och dylikt) i sådan mängd att informationsbehovet tillgodoses. 5.5 Överlåtelse av avtal Detta avtal får av leverantören inte, varken helt eller delvis uppdras åt annan utan kommunens medgivande. 5.6 Ändringar/tillägg Ändringar och tillägg till avtal kan endast göras genom en skriftlig handling undertecknad av behöriga företrädare för kommun och leverantör. 5.7 Uppsägning av avtal Kommunen äger rätt att säga upp avtalet om leverantören inte uppfyller sina förpliktelser enligt detta avtal. Leverantören skall rätta till skriftligen dokumenterade allvarliga brister inom 1 månad. Om detta ej sker förbehåller sig kommunen rätten att säga avtalet. Kommunen äger rätt att med omedelbar verkan säga upp avtalet om leverantören eller dess underleverantörer inte uppfyller sina skyldigheter enligt lagar och avtal vad gäller momsregistrering, inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter samt innehav av F-skattsedel. Om leverantören försätts i konkurs, inleder ackordsförhandlingar, inställer sina betalningar, ansöker om företagsrekonstruktion eller annars kan anses vara på obestånd, eller det framkommer att leverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet och dessa uppgifter har varit av icke oväsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelning av leveransavtal äger kommunen rätt att med omedelbar verkan säga upp detta avtal.
11 (11) 5.8 Force Majeure Part befrias ifrån sina avtalsenliga åtaganden om dessa inte kan fullföljas på grund av en oförutsebar händelse som parten inte kan råda över. Exempel på sådan händelse är krig, omfattande arbetskonflikt, blockad, eldsvåda, miljökatastrof samt allvarlig smittspridning Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal får inte åberopas som befrielsegrund. Motparten skall omedelbart underrättas om det föreligger omständighet som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse. Det åligger parterna att så långt som möjligt minimera eventuella skador. 5.9 Tvist Tvist angående tillämpning eller tolkning av ramavtalet skall avgöras av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt.