Revisionsrapport Juni 2004 Lena Forssell Granskning av Institutionsplaceringar Kostnader och handläggning vid placering på institution Bollnäs kommun Socialnämnden
Innehållsförteckning 1. Inledning...1 1.1 Uppdrag och bakgrund...1 1.2 Revisionsfråga...1 1.3 Metod...1 2. Organisation...1 3. Styrning...2 3.1 Lagstiftning...2 3.2 Socialnämndens mål...2 3.3 Riktlinjer och rutiner...3 4. Verksamhetsutveckling...3 4.1 Kostnader...4 4.2 Antal placeringar...4 4.2.1 Barn och ungdom...4 4.2.2 Vuxna missbrukare...6 5. Handläggning...7 5.1 Riktlinjer och metoder...7 5.2 Delegationsordning...8 6. Granskning av ett urval akter...8 6.1 Urval...8 6.2 Resultatet av aktgranskningen...8 6.2.1 Personakter vuxna...8 6.2.2 Personakter barn och ungdom...9 7. Upphandling av institutionsplatser...9 7.1 Ramavtal...9 7.2 Köptrohet gentemot ramavtal...10 8. Öppenvård/vård på hemmaplan...10 8.1 Vuxna...10 8.2 Barn och ungdom...10 9. Åtgärder för att komma i balans...11 10. Sammanfattande revisionell bedömning...11
1. Inledning 1.1 Uppdrag och bakgrund De förtroendevalda revisorerna i Bollnäs kommun har givit Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers uppdraget att granska kostnader och handläggning vid placering på institution inom individ- och familjeomsorgen i Bollnäs kommun. Bakgrunden är att kostnadsutvecklingen för placeringar på institution har ökat i Bollnäs liksom i många andra kommuner. Utifrån det perspektivet är det angeläget att kommunen bl a har goda rutiner vid handläggning av ärenden. Det är dessutom av största betydelse att handläggningen är av god kvalitet för att garantera rättssäkerheten för den enskilde. 1.2 Revisionsfråga Syftet med uppdraget är att granska hur socialnämnden säkerställer att insatsen placering på institution håller en hög kvalitet och är kostnadseffektiv samt sker i enlighet med gällande lagstiftning. 1.3 Metod Intervjuer med verksamhetsansvariga, socialsekreterare, ekonomichef, systemansvarig för datastöd samt ordförande i socialnämnd. Granskning och analys av relevanta dokument såsom mål- och verksamhetsplan, verksamhetsberättelse, uppföljning, statistik mm. Granskning av ett urval akter. 2. Organisation Socialnämndens verksamhet är organiserad i en socialförvaltning och leds av socialchef. Förvaltningen omfattar äldreomsorg, handikappomsorg och individ- och familjeomsorg (IFO). Individ- och familjeomsorgen är organiserad i tre olika ansvarsområden: ekonomi, missbruk, och barn- och familjegrupp. Ekonomigruppen ansvarar för utredning och handläggning av ärenden gällande ekonomiskt bistånd. Missbruksgruppen är ansvarig för utredning och behandlingsinsatser till missbrukare och anhöriga. 1
Barn- och familjegruppen är ansvarig för utredning och behandlingsinsatser inom barn- och ungdomsområdet samt insatser på det familjerättsliga området. Det finns två verksamhetschefer inom IFO. De har ansvar för ekonomigrupp och missbruksgrupp respektive barn- och familjegrupp. Inom verksamheterna finns enheter inriktade på familjerådslag, fältsekreterare, mellanvård, fältgrupp, ungdomsboende mm. En verksamhetschefstjänst har varit vakant sedan juni 2003. De verksamheter som arbetar med placeringar är dels barn- och familjegruppen och dels missbruksgruppen. 3. Styrning 3.1 Lagstiftning Stora delar av individ- och familjeomsorgens verksamhet är lagbunden. De lagrum som är aktuella för IFO är delar av Socialtjänstlagen (SoL), Lag med särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU), Lag om vård av missbrukare i vissa fall (LVM), Föräldrabalken (FB) samt Lagen om unga lagöverträdare (LuL). Verksamheten styrs också, som all annan kommunal verksamhet, av övrig lagstiftning, t ex kommunallagen. 3.2 Socialnämndens mål Socialnämnden har antagit övergripande mål för individ- och familjeomsorgen. För 2003 var de övergripande målen: Arbeta för en ökad samverkan med andra aktörer i samhället FN:s barnkonvention ska vara en ledstjärna arbeta för ett oberoende bland våra kunder arbeta offensivt drogförebyggande vård och behandling ska i första hand ske i kommunen. För år 2004 är de övergripande målen för IFO: Vi har ett utvecklat samarbete med andra aktörer alla kunder ska ha en individuell plan kunder och medarbetare upplever ett respektfullt bemötande. Målen följs årligen upp i verksamhetsberättelsen för IFO. I avsnitt 8 beskrivs uppföljning av målet; vård och behandling ska i första hand ske på hemmaplan. 2
3.3 Riktlinjer och rutiner Det finns en rad olika dokumenterade rutinbeskrivningar som styr tillvägagångssättet vid ett flertal insatser. Dessa är när det gäller placeringar: Rutiner för omedelbart omhändertagande/ordförandebeslut enl 6 LVU. Rutiner för underställning till länsrätten enl 7 LVU omedelbart omhändertagande. Rutiner för begäran om polishandräckning 43 LVU. Rutiner för ansökan om vård enl 4 LVU. Mottagande av anmälan enl 14 kap 1. Bekräftelse på mottagande av anmälan. Dessa rutinbeskrivningar är utformade inom avdelningen och följer lagstiftningens krav. I samtliga medarbetares databas finns alla blanketter tillgängliga som behövs i samband med utredningar. Mer om handläggning och rutiner i avsnitt 5.1 nedan. Våra kommentarer: Individ- och familjeomsorgen styrs till största del av gällande lagstiftning. Socialnämnden har därutöver antagit mål för hela verksamheten som har brutits ner till mål för individ- och familjeomsorgen. En tydlig markering i de övergripande målen är att vård och behandling i första hand ska ske i kommunen. I verksamhetsberättelsen sker en uppföljning av målen. Riktlinjer och dokumenterade rutiner finns när det gäller handläggning. Vi bedömer att dessa håller en god kvalitet. 4. Verksamhetsutveckling Insatser för barn och ungdom samt missbrukare har ökat markant under senare år. I kommunens dokument beskrivs förändringen börja år 2001 för att sedan kraftigt öka fram till idag. Det är enligt verksamhetsberättelsen insatsen institutionsplacering som står för en stor del av socialnämndens underskott under senare år. Situationen i Bollnäs beskrivs som storstadsproblematik. Av den analys som återfinns i verksamhetsberättelsen för år 2003 framkommer att några tänkbara orsaker är ett ökat nyttjande av narkotika bland tonårsflickor med prostitution som följd samt att antalet barn med utvecklingsstörda föräldrar är överrepresenterade i Bollnäs kommun. 3
4.1 Kostnader Individ- och familjeomsorgen har haft kraftiga underskott de senaste åren. I bokslutskommentarer lyfts kostnader för externa placeringar som en avgörande orsak till de stora underskotten. Följande redovisning finns för år 2002 och 2003: 2002 2003 2004 Verksamhet Budget Redovisn Avvikelse Budget Redovisn Avvikelse Budget IFO-pers 10 153 10 052 101 11 283 11 026 257 Socialbidrag 11 373 11 688-315 10 738 11 357-619 Barn och ungd 18 202 22 956-4 754 19 540 28 051-8 511 20 241 Rådgivning 1 346 1 469-123 1 398 1 337 61 Missbruksv. vuxna 2 006 1 635 371 2 025 2 749-724 2 071 Övrigt 0 261-261 0 629-629 Totalt 43 080 48 061-4 981 44 984 55 149-10 165 Tabell 1: Budget och redovisning för år 2002 och 2003. Preliminär budget för år 2004. Barn och ungdom avser alla placeringar, även familjehem enl SoL och LVU samt öppenvårdsinsatser. Kostnaderna har ökat kraftigt och det är kostnader för barn och ungdom som har störst underskott. Redovisade kostnader för år 2002 överstiger kraftigt budgeterade kostnader för år 2003 och detta gäller i synnerhet för barn- och ungdom. Budgeten för år 2004 är lägre än redovisade kostnader för både år 2002 och 2003. Detta gäller både för barn och ungdom och missbruksvård för vuxna men i synnerhet för barn och ungdom som för år 2004 har en budget som är 7,8 Mkr lägre än redovisade kostnader år 2003. De belopp som redovisas ovan i budget för år 2004 kommer att utökas med 6 Mkr som är en avskrivning av återbetalningsskyldigheten till kommunstyrelsen p.g.a. tidigare års uppkomna underskott. Kommunfullmäktige har i maj 2004 beslutat att avskriva denna skuld. Enligt muntlig uppgift 2004-05-06 kommer hela summan att fördelas till IFO. 4.2 Antal placeringar 4.2.1 Barn och ungdom Socialstyrelsen tar årligen fram statistik angående insatser för barn och unga samt vuxna. Följande statistik redovisar heldygnsinsatser för barn och unga som någon gång under 2002 fick vård enligt SoL eller insats enligt LVU: (Den senaste statistik som finns är från 2002). 4
Placeringar enl SoL och/eller LVU Per 1000 barn i befolkn i ålder Kommun Antal inv Totalt 0-12 år 13-17 år 18-20 år Riket 8 940 788 19 189 5,1 14,4 12,9 Gävleborg 277 012 634 6,0 14,9 13,8 Bollnäs 26 210 69 7,7 18,9 10,0 Söderhamn 27 250 71 6,8 18,0 16,0 Hudiksvall 37 048 84 5,5 14,4 13,1 Ovanåker 12 193 9 1,2 1,1 13,7 Ljusdal 19 776 23 3,0 6,8 9,1 Sandviken 36 765 106 7,5 17,8 22,5 Tabell 2. Tabellen visar placeringar per 1000 barn enligt SoL och/eller LVU i riket som helhet, Gävleborg samt ett antal kommuner i närområdet. Av tabellen kan utläsas att Bollnäs har ett högre antal placeringar per 1000 barn upp till 17 år än riksgenomsnittet, genomsnittet för Gävleborg samt högre än jämförda kommuner. För ungdomar över 18 år har Bollnäs ett lägre antal placeringar än riksgenomsnittet och genomsnittet för Gävleborg. Socialstyrelsen redovisar också statistik för öppenvårdsinsatser som kan vara kontaktpersoner/familjer, behovsprövat personligt stöd eller strukturerade öppenvårdsprogram. Vid en jämförelse med övriga kommuner i Gävleborg så kan man göra den bedömningen att Bollnäs har relativt många öppenvårdsinsatser. Nästa tabell visar utveckling över tid för placerade barn och ungdomar, och detta är kommunens egna siffror: Insats 1999 2000 2001 2002 2003 Antal placerade, HVB/institution 13 10 11 14 13 Antal vårddygn, HVB/institution 3 673 2 602 1 822 2 044 3 124 Bruttokostnad/vårddygn 1 530 1 627 1 599 2 795 2 701 Antal placerade fam.hem SoL och LVU 49 38 45 48 50 Antal vårddygn, fam.hem 14 041 14 490 13 583 15 968 13 972 Antal placerade, Mellanvård 7 18 16 14 Antal placerade, utredning 10 2 4 17 14 Antal barn o ungd med kontaktpers/fam 130 112 132 121 124 Tabell 3: Utveckling mellan åren 1997 till 2003 i Bollnäs kommun. Siffrorna är hämtade ur kommunens årsredovisning. Familjehemsplaceringar är sammanslagna och gäller både SoL och LVU. Mellanvård är vård på hemmaplan. Av tabellen kan bl a utläsas att antalet placerade på HVB hem varit konstant sen år 1999 men däremot har antalet vårddygn ökat liksom bruttokostnaden per vårddygn. Antalet placerade i familjehem har varit konstant under perioden men antalet vårddygn har minskat. 5
Mellanvård, som är vård på hemmaplan, påbörjade verksamheten år 2000. Antalet barn och ungdomar som placeras i samband med utredning har varierat kraftigt mellan åren och antalet barn och ungdomar med kontaktpersoner/familjer har varit relativt konstant. 4.2.2 Vuxna missbrukare Följande statistik från socialstyrelsen visar frivillig institutionsvård för vuxna missbrukare år 2002: Antal Antal Antal Kommun Antal inv vårddygn personer dygn/pers Riket 8 940 788 925 363 8 431 110 Gävleborg 277 012 26 278 310 85 Bollnäs 26 210 762 9 85 Söderhamn 27 250 1 132 6 189 Hudiksvall 37 048 6 205 60 103 Ovanåker 12 193 402 3 134 Ljusdal 19 776 553 13 43 Sandviken 36 765 2 292 42 55 Tabell 4: Tabellen visar antal boendedygn i bistånd som avser boende; antal vårddygn, antal personer och antal dygn per person i frivillig institutionsvård i riket som helhet, i Gävleborg samt i ett antal kommuner i närområdet. Av tabellen kan man göra den bedömningen att Bollnäs har ett relativt lågt antal frivilligplaceringar för vuxna missbrukare ställt i relation till ett antal närliggande kommuner. Kommunen har också tagit fram statistik gällande vuxna missbrukare enligt nedan: 1999 2000 2001 2002 2003 Antal inskrivna i "Leva nykter" 56 55 66 28 36 Bruttokostnad/person 34000 34000 34000 42000 42000 Antal ärenden enl LVM 3 6 3 1 1 Antal aktuella pers utredn el stödåtg 177 244 168 130 132 Tabell 5: Utveckling över tid vuxna missbrukare. Tabellen visar att antalet ärenden enl LVM inom missbruksvården minskat liksom antalet inskrivna i öppenvårdsprojektet Leva nykter. Kommunens statistik baseras på uttag ur verksamhetssystemet ProCapita samt ekonomi- och personalsystem. Integreringen mellan systemen är i vissa fall bristfällig vilket försvårar möjligheten att få fram snabba och tillförlitliga verksamhetsmått. 6
Våra kommentarer: Budget för år 2003 ligger i nivå med budget för år 2002. Detta innebär att ingen hänsyn är tagen till de förhållanden och volymer som gällde 2002 i budget för år 2003. Budgeten för år 2004 är lägre än redovisade kostnader för år 2003 och detta gäller i synnerhet för barn och ungdom. Detta gäller även sen de extra sex miljonerna fördelats till IFO. Bollnäs har ett högre antal placeringar än riks- och länsgenomsnittet per 1000 barn upp till 17 år. Antalet placeringar är också högre än ett antal näraliggande kommuner. För vuxna missbrukare är dock vår bedömning att Bollnäs har relativt få placeringar på institution. Bollnäs har också en relativt stor andel i öppenvård på hemmaplan. Det finns vissa analyser till varför det är ett stort och ökande antal placeringar. Dock är vår uppfattning att ytterligare analyser måste göras för att tydliggöra samband och möjliggöra verksamhetsplanering och styrning. I samband med att vi genomfört denna granskning har vi funnit att det finns en viss otydlighet och osäkerhet i vilken statistik som gäller och vilken redovisning som ingår i underlaget. I vår bedömning har vi valt att utgå från socialstyrelsens siffror då kommunens statistik ibland ser olika ut beroende på i vilket dokument man läser. Vår rekommendation är att kommunen bör bestämma vilken statistik som ska gälla och samla denna så att den blir lättillgänglig och att den blir det styrinstrument för verksamheten den är avsedd att vara. 5. Handläggning 5.1 Riktlinjer och metoder Förvaltningen använder det databaserade verksamhetssystemet Procapita. Systemet infördes år 1999. I systemet finns rutiner som vägleder handläggaren vid handläggningstillfället. En mall finns som innehåller ett antal rubriker som styr utredningen. Ett ärende dokumenteras i Procapita. När ärendet är avslutat samlas alla handlingar i en pappersakt och arkiveras. Under ärendets gång finns alla journalanteckningar i Procapita. Handläggarna tycker att systemet i stort fungerar bra och alla använder det vid handläggning. Systemet används inom hela socialtjänsten och innehåller många funktioner för olika slags hantering. Alla funktioner används ej fullt ut idag. Behörigheter till systemet styrs utifrån s.k. roller. Det finns fyra olika roller; handläggare, utredningsbiträde, reception och systemansvarig. Systemansvarig tilldelar användarna roller utifrån beslut av verksamhetschef. Systemansvarig har även ett ansvar för systemutbildning av nya användare samt fortbildning till alla användare. 7
Ett omhändertagande och placering är ett stort ingrepp i en persons liv. Det är också en komplicerad utrednings och handläggningsprocess. I denna process arbetar socialsekreterarna i regel två och två. Vid indikation om omhändertagande styr i första hand den enskildes behov av specifik vård. Socialnämndens mål att placering i första hand ska ske på hemmaplan är också starkt pådrivande. I andra hand gäller extern placering. 5.2 Delegationsordning Aktuell delegationsordning gäller fr.o.m. år 2002. Delegationsordningen följer i huvudsak kommunförbundets rekommendationer när det gäller nivå på delegat. Av delegationsordningen framgår att det är socialnämndens arbetsutskott som tar beslut i ärenden rörande placering enligt SoL, LVU eller LVM. I vissa fall, när omhändertagandet är omedelbart och nämndens beslut ej kan avvaktas, tas beslut av ordförande, vice ordförande och andre vice ordförande. Den enskilde socialsekreteraren tar beslut om placering upp till två månader. Våra kommentarer: Vår uppfattning är att databaserade verksamhetssystem är bra utifrån rättsäkerhet för den enskilde, enhetlighet i handläggning mm. Systemet nyttjas idag inte fullt ut då det finns funktioner som går att utveckla vidare. 6. Granskning av ett urval akter 6.1 Urval En granskning av ett slumpmässigt urval akter har genomförts, omfattande sex akter som avser vuxna och fem akter som avser barn och unga. Det är ett begränsat antal och slumpen kan givetvis påverka utfallet. Vår erfarenhet är att även ett mindre urval visar en tendens på vilken nivå handläggning och dokumentation ligger. 6.2 Resultatet av aktgranskningen Alla handlingar sparas i personakt i låsbart arkiv. Under en pågående utredning finns ett öppnat ärende i det databaserade verksamhetssystemet där journalanteckningar görs. Skyldigheten att dokumentera regleras i SoL. Alla beslut i de granskade akterna var beslutade i enlighet med gällande delegationsordning. 6.2.1 Personakter vuxna I samtliga akter rådde god ordning och det var möjligt att via dokumentation följa och förstå ärendets gång. Det fanns dokumenterade ansökningar i alla ärenden, och såväl utredningsfas som verkställighetsfasen var tydligt dokumenterade. 8
En av personerna är placerad på institution som kommunen ej tecknat ramavtal med. Det fanns ingenting i dokumentationen som angav varför man valt bort institutioner med ramavtal. Här fanns heller inget avtal om pris mm. Vårdplan fanns ej i ett fall. 6.2.2 Personakter barn och ungdom I samtliga akter rådde god ordning och det var enkelt att följa dokumentationen och förstå ärendets gång. Dokumenterade utredningar fanns och besluten var tydligt formulerade. Samtliga utredningar höll den tidsgräns som gäller för utredning d v s fyra månader. Vårdplan fanns upprättad av socialförvaltningen i samtliga fall och barnperspektivet är beaktat. Två placeringar har skett på institution som kommunen ej har ramavtal med. I dokumentationen finns ingen motivering till varför man valt annan institution. Avtal finns i dessa fall men är emellertid ej kompletta. Avtal som reglerar pris, betalningssätt, under vilken tid ett avtal ska gälla och under vilka förutsättningar det kan sägas upp i förtid mm måste finnas. Enligt lagstiftning ska placeringar följas upp var 6:e månad. Detta har dokumenterats i alla ärenden utom i ett som saknar dokumenterad uppföljning. 7. Upphandling av institutionsplatser 7.1 Ramavtal Kommunen har tillsammans med övriga kommuner i Hälsingland slutit ramavtal med 21 olika institutioner. Detta ramavtal gäller fr o m år 2003 och det är andra gången en upphandling av institutionsplatser sker i denna form. Första gången ett liknande ramavtal slöts var år 1998. Upphandlingen har gjorts i samverkan med Inköp Hälsingland. Ramavtalen gäller för alla kategorier av placeringar och gäller för två år med möjlighet till förlängning. Ramavtalen innebär inte att kommunerna binder sig till en viss volym, eller att kommunerna binder sig till att i första hand använda sig av de institutioner som man tecknat avtal med. Institutionerna binder sig till att i mån av plats och lämplighet ta emot personer från dessa kommuner. Ramavtalen innebär att aktuell institution uppfyller de kvalitetskriterier som angavs i samband med upphandling. I de fall man inte kan använda ramavtalet sker placering på annan institution. Val av institution görs utifrån speciell inriktning på behandling. Dessutom kan det ofta vara svårt att få plats på önskad institution enligt ramavtal och man är hänvisad till annan vårdgivare. Tidsaspekten är ofta kort. 9
7.2 Köptrohet gentemot ramavtal Av det stickprovsmässiga urvalet av akter vi gjort har vi funnit att köptroheten gentemot ramavtalen är förhållandevis god. Av totalt 11 granskade akter är tre placeringar gjorda utanför ramavtalet. I de fall placeringar är gjorda utanför ramavtalet finns ej motivering till varför. Våra kommentarer: Det finns ramavtal som gäller för alla kategorier av placeringar. Många gånger är det svårt att få rätt plats i rätt tid. Vid placeringar är ofta tidsmarginalerna mycket små och det är många faktorer som bidrar till att en placering sker på en viss institution. Emellertid är det viktigt att dokumentera varför man väljer en annan placering. Likaså är det av yttersta vikt att ett avtal skrivs med aktuell institution, vilket också görs idag. En socialsekreterare som befinner sig i situationen att placera ett barn som far illa arbetar ofta under stor tidspress vilket gör att avtal kan upplevas som mindre viktigt i sammanhanget. Därför är det av stor vikt att rutiner finns för hur sådana avtal ska skrivas samt att kompetens finns tillgänglig som kan vara behjälplig i den aktuella situationen. 8. Öppenvård/vård på hemmaplan 8.1 Vuxna Kommunen bedriver sen ett antal år poliklinisk öppenvård på hemmaplan i Leva nykter. Detta är ett alternativ som ersätter institutionsvård och innebär att antalet placeringar har minskat. Under 2003 har 26 vuxna varit placerade på HVB-hem och 75 personer har erhållit öppenvårdsbehandling på hemmaplan. 8.2 Barn och ungdom För barn och ungdom finns Mellanvården och ungdomsboendet som alternativ på hemmaplan. Objektsanställning av personal förekommer för ungdomar. Under 2003 placerades totalt 26 ungdomar och av dessa har 14 varit placerade på Mellanvården och sex vid ungdomsboendet. 77 % har således kunnat placeras på hemmaplan. (En och samma ungdom kan ha varit placerade på flera institutioner). Våra kommentarer: Öppenvårdsalternativ för vuxna missbrukare är relativt väl utbyggt. Socialnämnden har haft som mål att vård och behandling i första hand ska ske på hemmaplan och detta mål anser vi vara uppfyllt. 10
9. Åtgärder för att komma i balans Under senare år har det som tidigare sagts varit underskott för individ- och familjeomsorgen och då i synnerhet för placeringar både för barn och ungdom samt för vuxna missbrukare. Redovisade kostnader för år 2002 överstiger kraftigt budgeterade kostnader för år 2003 och samma förhållande gäller i budget för år 2004. Detta väcker frågan om tillvägagångssättet i budgetprocessen och om hur verksamheten återvinner erfarenheter. I budgetprocessen lägger respektive verksamheter förslag på realistiska budgetar som sedan behandlas i förvaltningens styrgrupp innan budgeten behandlas i socialnämnden. Styrgruppen har tidigare år gjort den bedömningen att kostnaderna för placeringar inte skulle öka ytterligare och om de gjorde det så skulle detta rymmas inom den totala ramen genom ett aktivt arbete. Prognos för innevarande år, 2004, visar att socialnämnden räknar med att klara sin budget inom ram. I denna prognos ligger beslutet att socialnämnden inte är återbetalningsskyldiga av resterande 6 Mkr på tidigare års uppkomna underskott. Ett åtgärdsprogram finns framtaget och detta utgör grunden för att klara innevarande år. Åtgärdsprogrammet innefattar en lång rad åtgärder inom socialnämnden samtliga verksamheter men främst inom äldreomsorgen och handikappomsorgen. Dessa åtgärder ska bidra till att de eventuellt ökande kostnaderna för placeringar ska rymmas inom den totala budgetramen. Socialnämnden har under innevarande år delvis ändrat sina rutiner vad gäller uppföljning av placeringar och kostnader för dessa. Nämnden erhåller en månatlig uppföljning som redovisar antalet placeringar per individ, beräknad tid och beräknad kostnad. Nämnden försöker också aktivt delta vid ett tidigare skede i de fall placering görs enligt delegation. (Placering kan beslutas av socialsekreterare i 2 mån för utredning enligt delegationsordningen) Våra kommentarer: Vår uppfattning är man i budgetprocessen inte tagit erforderlig hänsyn till reella kostnadsökningar för placeringskostnader framför allt för barn- och ungdom. 10. Sammanfattande revisionell bedömning Vi har granskat hur socialnämnden säkerställer att insatsen placering på institution håller en hög kvalitet och är kostnadseffektiv samt sker i enlighet med gällande lagstiftning. 11
Utifrån genomförd granskning gör vi följande bedömning: Bollnäs har relativt många placeringar för barn och ungdom jämfört med många andra kommuner enligt socialstyrelsens statistik. Bollnäs ligger också högre än riks- och länsgenomsnittet. Vad gäller placeringar för vuxna missbrukare har Bollnäs relativt få i jämförelse med riks- och länsgenomsnitt. Socialnämnden har antagit mål för verksamheten. Ett mål är att vård och behandling i första hand ska ske på hemmaplan. Denna målsättning anser vi att man har lyckats bra med då en förhållandevis stor andel vård och behandlingar sker på hemmaplan. Det finns riktlinjer för handläggning och dokumentation. Vi bedömer att dessa håller en god kvalitet. Under de senaste åren har de budgeterade kostnaderna kraftigt överskridits främst vad gäller barn och ungdom. Det kan ifrågasättas om budgeten anpassats till faktiska förhållanden och om tillräcklig analys av faktiska förhållanden gjorts i budgetarbetet. I samband med att vi genomfört granskningen har vi funnit att det råder viss otydlighet och osäkerhet i den statistik som redovisas. Det är ibland oklarheter om vad som ingår i underlaget och det förekommer olika siffror i underlagen. Statistik är ett viktigt underlag i socialnämndens styrning av verksamheten. Det finns vissa dokumenterade analyser till det ökande antalet placeringar. Vår uppfattning är att ytterligare analyser måste göras för att tydliggöra samband och möjliggöra verksamhetsplanering och styrning. Det databaserade verksamhetssystemet fungerar väl utifrån rättsäkerhet för den enskilde och enhetlighet i bedömning men vi gör den bedömningen att vissa funktioner kan utvecklas vidare. Även integreringen med övriga system såsom personal- och ekonomisystem kan utvecklas. Vid vår granskning av akter har vi funnit att det råder god ordning och att det är möjligt att via dokumentation följa och förstå ärenden. Vårdplan, som är ett krav enligt SoL, fanns ej i ett fall. En placering är ett stort ingrepp i en persons liv. Därför är det av vikt att det upprättas en vårdplan. Likaså är det viktigt att uppföljning av placeringar som enligt lagen ska ske var 6:e månad dokumenteras. I tre av de granskade akterna var placeringar gjorda utanför ramavtal. Ingen dokumentation finns som styrker varför man valt institution utanför ramavtal. 12
Socialnämnden har under innevarande år styrt upp sina rutiner för att ha en tydligare roll för uppföljning av kostnader och verksamhet. Utifrån vår bedömning är socialtjänstens organisation ändamålsenlig. Sammanfattningsvis föreslår vi socialnämnden beakta följande: Budgetprocessen måste återvinna erfarenheter utifrån reella kostnadsökningar och verksamhetsökningar. Vår uppfattning är att man tidigare ej tagit erforderlig hänsyn till detta. Utveckla analyser och statistiska uttag av gällande institutionsplaceringar och vård på hemmaplan. Detta är nödvändigt utifrån socialnämndens möjlighet att styra verksamheten och budgetera. Utveckla användande och integration av det databaserade verksamhetssystemet. 13