Idrott & förening Tjänsteutlåtande Utfärdat 2018-01-19 Diarienummer 0007/18 Handläggare Henrik Ekersund Telefon: 031-368 20 12 E-post: henrik.ekersund@ioff.goteborg.se Uppdrag om förbättrat administrativt stöd till föreningslivet Förslag till beslut I idrotts- och föreningsnämnden 1. Idrotts- och föreningsnämnden beslutar att starta ett pilotprojekt med en föreningspool i enlighet med förvaltnings förslag i detta tjänsteutlåtande. 2. Idrotts- och föreningsnämnden förklarar uppdraget i nämndens budget för 2017 om att utveckla föreningsdialogen och det administrativa stödet för att bidra till föreningens egen drivkraft för utveckling, som slutfört. 3. Idrotts- och föreningsnämnden förklarar uppdraget i nämndens budget för 2018 om att utöka det administrativa stödet till föreningslivet i socioekonomiskt utsatta områden, för att öka deltagandet i föreningslivet som slutfört. Sammanfattning I budgeten för 2017 gav idrotts- och föreningsnämnden förvaltningen i uppdrag om att utveckla föreningsdialogen och det administrativa stödet för att bidra till föreningens egen drivkraft för utveckling. Förvaltningen har genomfört en utredning som resulterat i ett förslag om att starta ett pilotprojekt med en föreningspool. Pilotprojektet är på två år och ska genomföras under åren 2018-2019. Därefter ska en utvärdering av pilotprojektet göras. Utifrån insamlade synpunkter från föreningslivet och handläggare i staden har vi bedömt att stödbehovet är störst när det gäller att söka och redovisa bidrag, grundläggande ekonomi samt grundläggande föreningskunskap. Ekonomiska konsekvenser Det är svårt att beräkna exakt vad kostnaden för en ny extern stödtjänst kan tänkas bli då det till stor del styrs av efterfrågan från föreningslivet samt om verksamheten utformas som en arbetsmarknadsåtgärd eller inte. För att nå målgruppen (föreningar i socioekonomiskt svaga områden) bör inte någon betydande avgift för tjänsten tas ut. En jämförelse kan göras med Malmö Föreningspool (exkluderat delen som finansieras av lönebidrag). Malmö stad hade 2016 cirka 60 procent av Göteborgs invånarantal (328 000 respektive 556 000). Kommunens kostnad för Föreningspoolen är drygt 1,2 miljoner kronor. Göteborgs Stad Idrott & förening, tjänsteutlåtande 1 (6)
För motsvarande verksamhet i Göteborgs nuvarande storlek skulle kostnaden bli cirka 2 miljoner kronor, som ryms inom budget. Av tillgänglighetsskäl är det lämpligt att verksamheten lokaliseras på två olika platser i staden vilket kan resultera i högre lokalkostnader. Förvaltningen bedömer dock att behovet sannolikt är större och för att kunna ge det stöd som behövs i realiteten är det rimligt att verksamheten behöver bedrivas i större omfattning. Med tanke på att stödet till föreningars administrativa arbete är ett eftersatt område samt att staden befolkningsmässigt växer med en tredjedel under de kommande 20 åren, är bedömningen att Göteborg behöver externa stödtjänster på tre olika geografiska platser samt att omfattningen också ökar med en tredjedel. Medräknat ökade lokalkostnader ger en totalkostnad på knappt 3 miljoner kronor. Precis som i Malmös fall blir verksamheten utifrån denna beräkning beroende av att hitta andra inkomstkällor för att klara en hållbar finansiering. Som nämnts bör samarbete med Arbetsförmedlingen eftersträvas för att kunna anställa fler genom arbetsmarknadspolitiska åtgärder. Även föreningslivet bör kunna bidra till en del genom avgifter. Barnperspektivet Föreningslivet erbjuder många barn en meningsfull fritid varje dag. Föreningspoolen ska bidra till att fler föreningar i socioekonomiskt svaga områden kan fortsätta att fokusera på sin kärnverksamhet och på så vis erbjuda fler barn en meningsfull fritid. Jämställdhetsperspektivet I utredningens förslag föreslås att pilotprojektet i ett första skede ska fokusera på att stödja bidragsgodkända föreningar i frågor rörande föreningskunskap, grundläggande ekonomiadministration samt att söka och redovisa bidrag. I urval av föreningar som skulle vara lämpliga att ingå i pilotprojektet görs urvalet med hänsyn till jämställdhetsperspektivet i första hand. Skulle pilotprojektet visa sig ha goda effekter på föreningslivet efter utvärderingen skulle verksamheten kunna utökas och involvera mer värdegrundsfrågor, till exempel jämställdhet. Mångfaldsperspektivet Föreningspoolen kommer att bidra till att fler föreningar kan fortsätta bedriva sin verksamhet, inte minst i socioekonomiskt svaga områden. I förlängningen kan det leda till en större mångfald av föreningar och ger föreningar med svaga kunskaper i föreningsadministration större möjlighet att bedriva en framgångsrik verksamhet. Miljöperspektivet För att minska resandet ska föreningspoolen erbjuda digitala möten. Verksamheten ska lokaliseras så att den kan besökas med hjälp av kollektivtrafik. Omvärldsperspektivet Förvaltningen ser inga konsekvenser inom detta perspektiv. Göteborgs Stad Idrott & förening, tjänsteutlåtande 2 (6)
Bilagor 1. Utredning om förbättrat administrativt stöd till föreningslivet. Ärendet Förvaltningen lämnar förslag på åtgärder utifrån nämndens uppdrag om att förbättra det administrativa stödet till föreningar som verkar i socioekonomiska svaga områden. Bakgrund Nämnden har under 2017 gett förvaltningen i uppdrag att utveckla föreningsdialogen och det administrativa stödet för att bidra till föreningens egen drivkraft för utveckling För 2018 är uppdraget något omformulerat: öka det administrativa stödet till föreningslivet i socioekonomiskt utsatta områden för att öka deltagandet i föreningslivet. Förvaltningen har nu utrett frågan med fokus på att hitta lösningar som förbättrar förvaltningens stöd till det administrativa arbetet i föreningarna i socioekonomiskt svaga områden. Utredningsarbetet Arbetet har letts av avdelning Samordning. Till arbetet har en referensgrupp knutits, bestående av personer från tre olika stadsdelsförvaltningar (Angered, Östra Göteborg, Västra Göteborg), ungdomsfullmäktige samt från fem olika ideella samverkans-/ paraplyorganisationer (PRO Distriktet Göteborg, Majornas Samverkansförening, Västra Götalands idrottsförbund, Göteborgs Scoutdistrikt, SVEROK). Referensgruppen har fått löpande information om det pågående arbetet samt ombetts inkomma med synpunkter i olika skeden. För att få en bild av föreningslivets behov av administrativt stöd har en enkätundersökning genomförts. 249 föreningar inkom med svar på en enkät som förvaltningen skickade ut till alla bidragsberättigade föreningar. Enkätsvaren bedöms vara förhållandevis representativa för målgruppen. Behovsanalys Föreningarna anger att de lägger mest tid och kraft på medlemsadministration och grundläggande ekonomi samt att söka och redovisa bidrag och tillstånd. När referensgruppen tillfrågades om hur bra förutsättningar de ansåg att föreningslivet har att klara av sin administration ansåg de flesta att förutsättningar inte var särskilt bra. Vidare visar utredningen att såväl föreningarna som föreningarnas paraplyorganisationer menar att staden (varken IOFF eller SDF) inte ger något stöd till föreningslivet vad gäller administrativt arbete. Föreningarna anger att de helst vill ha hjälp med (1) att söka och redovisa bidrag, (2) grundläggande ekonomi 1 och (3) medlemsadministration. Dessa delar lyfts även fram av referensgruppen som viktiga för föreningarna att få hjälp med. Vad gäller att vilja ha hjälp med grundläggande ekonomi är detta något vanligare bland medelstora och stora föreningar som sysslar med lagidrott. Hjälp med medlemsadministration efterfrågas i högre grad av större idrottsföreningar, vilket är naturligt med tanke att de har många medlemmar. 1 Med grundläggande ekonomi avses t ex bokföring, fakturering och redovisning. Göteborgs Stad Idrott & förening, tjänsteutlåtande 3 (6)
Från både idrotts- och föreningsförvaltningen och vissa stadsdelsförvaltningar har det lyfts fram att föreningar behöver förbättra sina föreningskunskaper. Detta efterfrågas dock bara av knappt var fjärde förening. Föreningar med social verksamhet efterfrågar detta i något högre grad än andra. De flesta föreningarna vill ha hjälp med administrationen via personliga möten. Det är också många, drygt en tredjedel, som vill ha bättre information att ta del av på egen hand i form av tryckt material eller information på webben etcetera. Flera i referensgruppen menar att en kombination av personliga (fysiska) möten, lättläst information samt gratis utbildningar vore den bästa vägen framåt för att stödja föreningarna i deras administrativa arbete. Utifrån insamlade synpunkter från föreningslivet och handläggare i staden bedöms behovet av stöd vara som störst vad gäller att söka och redovisa bidrag, grundläggande ekonomi samt grundläggande föreningskunskap. Omvärldsanalys Tre olika verksamheter med syftet att stödja föreningslivet i det administrativa arbetet har studerats: Malmö föreningspool, Västra Götalands idrottsförbunds (VGIF) redovisningsoch löneservice samt Göteborgs föreningscenter (GFC). De två sistnämnda verksamheter har också beaktats som eventuella samarbetspartners. Omvärldsanalysen har visat att Malmö föreningspool är den verksamhet som tydligast uppnår syftet att stödja idrotts-och fritidsföreningar i socioekonomiskt svaga områden. VGIF:s tjänster är riktade till idrottsföreningar och nyttjas främst av etablerade sådana. Tjänsterna är uppskattade av många idrottsföreningar men bedömningen är det finns en risk att tjänsterna inte når den tilltänkta målgruppen. Detsamma gäller GFC som riktar sig till föreningar inom det sociala området, vilket även är fastställt i föreningens stadgar. GFC skulle dock kunna vara en naturlig samarbetspartner i det vidare arbetet. Den verksamhet som bedöms som mest intressant utifrån målen med uppdraget är Malmö föreningspool. Verksamheten som har varit igång ett antal år och har visat upp goda resultat vad gäller att stödja föreningar i socioekonomiskt svaga områden. Malmö föreningspool drivs inom ramen för den ideella samverkansorganisationen Malmö idrottsföreningars samorganisation (MISO) där cirka 150 malmöföreningar är medlemmar. Utöver dessa verksamheter finns intressanta exempel på stödfunktioner i Falkenberg och Varberg som kan ge nyttiga råd vid en framtida utveckling. Göteborgs Stad Idrott & förening, tjänsteutlåtande 4 (6)
Förvaltningens förslag Förvaltningens förslag är att ett pilotprojekt med en ny extern stödfunktion sjösätts. Stödfunktionen utformas med Malmö Föreningspool och Föreningsråden i Varberg och Falkenberg som förebilder. Följande riktlinjer föreslås gälla för pilotprojektet: Tvåårigt pilotprojekt som utvärderas, inklusive beslut om fortsättning i oktober december 2019. Vid utvärderingen ska målen i avsnitt 1:3 följas upp samt insatserna nått den avsedda målgruppen (föreningar i socioekonomiskt svaga områden). För genomförandet av pilotprojektet rekryterar förvaltningen en projektledare (tidsbegränsad) med uppgift att driva och stödja i uppstartandet av organisationen och verksamheten. Föreningslivet tillfrågas om intresse av att skapa en arbetsgrupp i syfte att bilda en ideell organisation under vilken föreningspoolen kan drivas. Arbetsgruppen bör ha en bred representation från olika delar av föreningslivet (inom nämndens ansvarsområde). Möjligheten till samverkan mellan kommunen och den nya organisationen genom IOP undersöks. Arbetsförmedlingen bjuds in till samarbete i utformandet av verksamheten. Angered och Östra Göteborg blir pilotprojektets upptagningsområde och utifrån tillgänglighetsaspekten föreslås Gamlestaden som lämplig första lokalisering. För verksamheten i pilotprojektet föreslås följande riktlinjer: Verksamheten ska fokusera på att stödja bidragsgodkända (eller föreningar som ansökt om att bli godkända) i frågor rörande föreningskunskap, grundläggande ekonomiadministration samt att söka och redovisa bidrag. Med föreningskunskap avses främst frågor rörande bildande av förening, stadgar, årsmöten, föreningsdemokrati, grundläggande styrelsearbete och liknande. Med grundläggande ekonomi avses att göra och ta emot betalningar, bokföring, redovisning osv. Verksamheten ska inte utföra uppgifterna åt föreningarna utan stödja dem i deras arbete. Verksamheten (inklusive innehållet i utbildningar, informationsmaterial osv) får inte avgränsa sig till en särskild del av, eller kategori i, föreningslivet utan ska vara tillgängligt för alla typer av föreningar. Verksamheten ska erbjuda personligt stöd vid fysiska möten. Även digitala/webbaserade möten ska erbjudas. Tillgänglighetsanpassat informationsmaterial ska tillhandahållas och relevanta utbildningar ska anordnas. Poolen kan också samordna och erbjuda exempelvis externa årsmötesfunktionärer. Verksamheten ska utöver normala öppettider vara tillgänglig kvällstid minst två dagar i veckan. Göteborgs Stad Idrott & förening, tjänsteutlåtande 5 (6)
När förutsättningar och intresse från föreningslivet finns ska (av föreningar) samfinansierade tjänster där föreningspoolen fungerar som arbetsgivare prövas. Förvaltningens bedömning Förvaltningen bedömning är att en Föreningspool ska leda till att föreningarna ges större möjlighet att fokusera på kärnverksamheten. Anders Ramsby Kristina Hejdenberg Sedström Förvaltningsdirektör Avdelningschef Göteborgs Stad Idrott & förening, tjänsteutlåtande 6 (6)