Information om pågående arbete angående lokalförsörjningsplan och program för

Transkript

1 Stadsledningskontoret Tjänsteutlåtande Utfärdat Diarienummer 1006/18 Handläggare Linda Hovtun, Tommy Eliasson Telefon: , E-post: E-post: Information om pågående arbete angående lokalförsörjningsplan och program för lokalförsörjning Förslag till beslut I kommunstyrelsen: Information om pågående arbete angående lokalförsörjningsplan och program för lokalförsörjning i enlighet med vad som framgår enligt stadsledningskontorets tjänsteutlåtande antecknas. Sammanfattning Detta informationsärende redovisar översiktligt det pågående arbetet med framtagandet av lokalförsörjningsplan och program för lokalförsörjning. Stadsledningskontoret genom lokalsekretariatet har ett strategiskt uppdrag för stadens lokalförsörjning genom att ansvara för stadens lokalförsörjningsplan. Under 2017 påbörjade lokalsekretariatet en översyn angående dokumentationen av lokalförsörjningsplaneringen och metoder för att redovisa behov av lokaler för kommunal service. I januari 2017 antogs nya riktlinjer för styrande dokument i Göteborgs Stad. Översynen av lokalförsörjningsplaneringen har tagit sin utgångspunkt i dessa riktlinjer. I detta arbete konstaterar stadsledningskontoret att lokalsekretariatets uppdrag med att ansvara för stadens lokalförsörjningsplan behöver kompletteras med ett program för lokalförsörjning. Ekonomiska konsekvenser Framtagande av lokalförsörjningsplan och program för lokalförsörjning bedöms finansieras med resurser inom tilldelade ekonomiska ramar. Genomförande av lokalförsörjningsplan och program för lokalförsörjning bedöms kunna finansieras inom tilldelade ekonomiska ramar. Barnperspektivet Många av de offentliga rum som bedriver kommunal service till exempel förskolor och grundskolor nyttjas av barn. Att staden arbetar för att uppnå en tydlig styrning med lokalförsörjning är därför av betydelse utifrån barnperspektivet. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 1 (4)

2 Mångfalds- och jämställdhetsperspektivet De offentliga rum som bedriver kommunal service är en viktig del i stadsutvecklingen. Att utforma Göteborgs stad till den stad som inkluderar kommunal service för kvinnor, män, gamla och unga tillsammans med optimering för geografiska lokaliseringar är av stor betydelse för en hållbar stadsutveckling. Att staden arbetar för att uppnå en tydlig styrning med lokalförsörjning är därför av betydelse utifrån jämställdhets och mångfaldsperspektiven. Miljöperspektivet I samband med att staden växer ökar också behovet av kommunala verksamhetslokaler vilket innebär en påverkan på miljön. Att staden arbetar för att uppnå en tydlig styrning med lokalförsörjning ger möjlighet till en hållbar stadsutveckling och är därför av betydelse utifrån miljöperspektivet. Omvärldsperspektivet För att kunna säkerställa planering för kommunal service i förhållande till bostäder, annan offentlig service, näringsliv och privata aktörer är det av betydelse att staden arbetar med ett tydligt omvärldsperspektiv för att uppnå en tydlig styrning med lokalförsörjning av kommunal service. Bilagor 1. lokalförsörjningsprogram 2. Tidplan för framtagande av lokalförsörjningsprogram och delleverans av riktlinjer Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 2 (4)

3 Ärendet Stadsledningskontoret genom lokalsekretariatet har ett strategiskt uppdrag för stadens lokalförsörjning genom att ansvara för stadens lokalförsörjningsplan. Våren 2017 påbörjade lokalsekretariatet en översyn angående lokalförsörjningsplanen. Detta är en vidare information gällande status i det pågående arbetet. Beskrivning av ärendet Chefen för lokalsekretariatet beslutade i december 2016 att arbetet med lokalförsörjningsplanen skulle förtydligas genom att bättre dokumentera och synliggöra den pågående lokalförsörjningsplaneringen. Våren 2017 påbörjades arbetet genom att undersöka vilka underlag som behövs för att definiera behoven av kommunal service. Arbetet med lokalförsörjningsplanen intensifierades under hösten 2017, när lokalsekretariatet fick ytterligare personalresurser. I januari 2017 antog kommunfullmäktige nya riktlinjer för styrande dokument i Göteborgs Stad. I dessa redogörs för planerande styrande dokument vilka definieras i tre nivåer, vision, program och plan. I det pågående arbetet med lokalförsörjningsplanen lades fokus på att planen skulle harmonisera med de nya riktlinjerna. Lokalförsörjningsplanen styrs i dag av de befintliga styrdokumenten definierade i Regler för styrning och ledning av Göteborgs Stads lokalförsörjning, 2017:39 antagen av kommunfullmäktige I arbetet med lokalförsörjningsplanen konstaterades att det finns ett behov i staden av ökad tydlighet, samsyn och utveckling av den strategiska styrningen inom lokalförsörjningsområdet. Lokalsekretariatet gjorde bedömningen att det bästa sättet att möta dessa behov är att ta fram ett program för lokalförsörjning. Programmet kommer att utgöra plattformen för utvecklingen av den strategiska styrningen av stadens lokalförsörjning, i syfte att skapa en tydlig, transparent, aktuell och relevant styrning för lokalförsörjningsområdet. Programmet ska tydliggöra mål och beskriva strategier. I ett vidare syfte att skapa bättre förutsättningar för staden att kunna möta utmaningen om att lokalförsörjningen ska vara i balans över tid. Lokalförsörjningsplan Lokalsekretariatet planerar ta fram en lokalförsörjningsplan för beslut i kommunstyrelsen under kvartal Denna lokalförsörjningsplan kommer att tas fram utifrån nuvarande arbetsmetoder. Detta innebär att lokalsekretariatet gör en analys och bedömning av behovet av kommunal service inom de i planen definierade områdena. Under 2018 planerar lokalsekretariatet att utveckla arbetsmetoden för framtagandet av lokalförsörjningsplanen. Syftet är att tydliggöra och bättre dokumentera lokalförsörjningsplaneringen, att förbättra verksamhetsnämndernas delaktighet, att tydliggöra behov genererade av stadsutveckling samt att ta hänsyn till eventuella förändringar i den befintliga kapaciteten. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 3 (4)

4 Program för lokalförsörjning Lokalförsörjningsprocessen är komplex och berör på olika vis många av stadens nämnder och bolag. För att kunna avgöra om styrningen av lokalförsörjningen är aktuell och relevant krävs därför ett brett deltagande i programarbetet. För ytterligare information angående föreslaget programinnehåll, förslag på deltagande förvaltningar samt förslag på upplägg av programarbetet se bilaga 1 och 2. Lokalförsörjningsprogrammets avsikt är att förbättra styrningen inom lokalförsörjningsområdet på lång sikt. Om det i programarbetet konstateras föreligga behov i närtid av uppdaterad styrning, är avsikten att ta fram relevanta styrande dokument omgående, baserade på intensionerna i programarbetet. Beslut om dessa styrande dokument kommer att ske separat. Stadsledningskontorets bedömning Stadsledningskontoret gör bedömningen att det pågående arbetet med lokalförsörjningsplanen och framtagandet av program för lokalförsörjning kommer att ge staden bättre möjligheter till en tydlig, transparent, aktuell och relevant styrning av stadens lokalförsörjning. Linda Hovtun Tommy Eliasson Jörgen Samuelsson Planeringsledare Planeringsledare Chef lokalsekretariatet Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 4 (4)

5 Uppdragsdirektiv för Lokalförsörjningsprogram

6 Versionshantering Datum Version Beskrivning Ändrat av Bilaga 1 till Tjänsteutlåtande dnr 1006/18 Innehåll 1. Syfte med dokumentet 3 2. Bakgrund Nyttor som projektet ska uppnå Projektets leveranser Programmets utgångspunkter Programmets mål Programmets strategier Mål och strategier i tre perspektiv 5 3. Intressenter och upplägg Målgrupp Nämnder för beslut av programmet Målgrupp Förvaltningar som deltagare i programarbetet Målgrupp Bolag som deltagare i programarbetet Upplägg programarbete 6 4. Förutsättningar för projektet Avgränsningar Tidsram Finansiering Projektets prioritering Bemanning 8 5. Relationer till andra projekt och aktiviteter 8 6. Projektorganisation Projektägare Styrgrupp Projektledare Referensgrupp 1 förvaltnings och bolagsdirektörer Referensgrupp 2 avdelningschef i deltagande förvaltningar och bolag Projektmedlem i arbetsgrupp 10 [Publiceringsdatum] Sida 2 (10)

7 1. Syfte med dokumentet Projektägaren ger projektledaren förutsättningar för projektet. Projektägaren äger direktivet som i praktiken motsvarar en beställning till projektledaren. 2. Bakgrund Bakgrund till detta direktiv är att Göteborgs stad befinner sig i en expansiv stadsutvecklingsfas. Staden vi ska bygga ska möta flera olika behov. Ett av dessa behov kan sammanfattas i begreppet kommunal service. Begreppet omfattar stadens behov av verksamhetslokaler med tillhörande utemiljöer bland annat förskolor, skolor, gymnasium, äldreboende, boende med särskild service, kultur-, idrott- och kontorslokaler. När staden växer är det därför viktigt att staden har rätt strategiska verktyg. Verktygen är avgörande både för att kunna avgöra behovet av kommunal service över tid och för att kunna planera hur detta ska tillgodoses på bästa sätt. Allt i syfte att skapa enklare vardagsliv för fler av stadens medborgare idag och i morgon. För att kunna avgöra vilka strategiska verktyg som behövs för att lokalförsörjning av kommunal service ska vara i balans över tid krävs ett samarbete i staden. Göteborgs Stads lokalförsörjningsprogram kommer utgöra plattformen för utvecklingen av den strategiska styrningen av stadens lokalförsörjning. Stadsledningskontoret genom lokalsekretariatet kommer projektleda programarbetet. 2.1 Nyttor som projektet ska uppnå Att i samarbete i staden formulera de strategiska vägval som tydliggör styrningen för lokalförsörjning för aktuella aktörer. Att de strategier som programmet formulerar möjliggör ett arbetssätt med tydliga roller och ansvar inom staden för att uppnå lokalförsörjning i balans över tid. 2.2 Projektets leveranser Utifrån Göteborgs stads riktlinje för styrande dokument, KF 2017:8 kommer projektet leverera ett lokalförsörjningsprogram innehållande mål och strategier. Programmet ska slå fast en politisk viljeinriktning för vad som ska uppnås gällande stadens lokalförsörjning av kommunal service Programmets utgångspunkter Lokalförsörjningsprogrammet ska beskriva nuläget i staden utifrån följande utgångspunkter: Stadsutvecklingstrender [Publiceringsdatum] Sida 3 (10)

8 Befolkningsutvecklingstrender Offentlig infrastruktur Lokalförsörjningsplan Lokala förutsättningar (styrkor och utmaningar) Befintliga styrande dokument gällande lokalförsörjning Programmets mål Lokalförsörjningsprogrammet ska utgå från följande mål. Rätt dimensionerad kommunal service över tid Rätt lokaliserad kommunal service över tid Hållbar ekonomisk, ekologisk, social kommunal service över tid. Dessa tre mål ska möjliggöra att nå den politiska viljeinriktningen att kommunal service är i balans över tid. I projektarbetet finns möjlighet att revidera målen i programmet efter avstämning med styrgruppen Programmets strategier Utgångspunkten för att nå målen är följande sex strategier. De är inte inbördes rankade. Definiera utgångspunkter för framtagande av prognostiserade volymer av verksamhetslokaler med tillhörande utemiljöer i stadsutvecklingen. Exempelvis nyckeltal, statistik, demografiska analyser och eller uttryckta politiska viljeinriktningar. Samnyttjande av lokaler med tillhörande utemiljöer Gäller allmän plats och kvartersmark Vad innebär samnyttjande i praktiken. Vem kan samnyttja med vem? Vilka överenskommelser och avtal behöver formuleras? Driftansvar för såväl lokaler som utemiljö? Ändamålsenliga och flexibla lokaler och tillhörande utemiljöer För vilka lokaler behövs Ramprogram? Vad definierar ett ramprogram? Vilka andra metodstöd behövs? Hyror och ekonomiska fördelningsmodeller Vad ska hyresnivåer och kostnadsfördelningsmodeller skapa för värden? [Publiceringsdatum] Sida 4 (10)

9 Äga eller hyra Principer för fördelning mellan egenägda lokaler och inhyrda lokaler. Staden i ett omvärldssammanhang Nätverk med andra aktörer som agerar inom offentlig sektor. Medborgare behöver olika typer av service såväl kommunal service som regional och statlig service. Säkerställ att dialog med aktuella parter möjliggör rätt offentlig service på rätt plats i staden. I projektarbetet finns möjlighet att revidera strategierna i programmet efter avstämning med styrgruppen Mål och strategier i tre perspektiv För att kunna utforma styrningen av lokalförsörjningen på bästa vis krävs ett brett anslag för att skapa goda förutsättningar att nå god måluppfyllelse. Av den anledningen kommer programmets mål och strategier belysas utifrån tre perspektiv; Medborgarperspektivet; Hur tillgången till och rätt mängd av kommunala verksamhetslokaler möjliggör ett enklare vardagsliv för stadens medborgare. Verksamhetsperspektivet; Hur verksamheten ska kommunicera sitt behov av inom- och utomhusmiljöer och utformningen av den samma, för att på bästa sätt nå god måluppfyllelse. Organisationsperspektivet; Hur stadens tjänstepersoner i bolag och förvaltningar utifrån gemensamma bilder av behov av kommunal service och ansvarsfördelning i staden på bästa sätt ska samverka för att nå en god måluppfyllelse. 3. Intressenter och upplägg 3.1 Målgrupp Nämnder för beslut av programmet Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige 3.2 Målgrupp Förvaltningar som deltagare i programarbetet Stadsbyggnadskontoret Fastighetskontoret Lokalförvaltningen [Publiceringsdatum] Sida 5 (10)

10 Stadsledningskontoret Grundskoleförvaltningen Förskoleförvaltningen Utbildningsförvaltningen SDF Örgryte Härlanda (utifrån resursnämndsuppdrag Äldreboendesamordning och boendeplanering funktionshinder) samt ytterligare en stadsdelsförvaltning Kulturförvaltningen Idrott och föreningsförvaltningen Socialresursförvaltning Park och naturförvaltningen 3.3 Målgrupp Bolag som deltagare i programarbetet Älvstranden utveckling AB HIGAB Framtiden AB 3.4 Upplägg programarbete Programarbete kommer ske i workshopformat. Total planeras för sju workshoptillfällen a 4 timmar. Beroende på innehåll i workshopen kommer deltagandet vara obligatoriskt eller frivilligt för de deltagande förvaltningarna och bolagen. 4. Förutsättningar för projektet 4.1 Avgränsningar Lokalförsörjningsprogrammet avgränsas till att utgå ifrån utifrån behovet av lokaler och mark för kommunal service. 4.2 Tidsram Uppdraget avses startas när uppdragsdirektivet är godkänt. Programarbetet förväntas pågå under cirka 15 månader och beräknas kunna redovisas för beslut av kommunfullmäktige i kvartal [Publiceringsdatum] Sida 6 (10)

11 4.3 Finansiering Projektet bedrivs av personella resurser från lokalsekretariatet på stadsledningskontoret. Utredningskostnader och projektkostnader omfattas i ordinarie budget. Av övriga engagerade förvaltningar och bolag förväntas densamma finansiering som stadsledningskontoret. Utöver personella resurser ska konsulttjänst för planering, genomförande och uppföljning av de workshops som programarbetet planerar innehålla upphandlas. Kostnadsram för externa konsulter är uppskattad till 450 tkr och finansieras via Stadsledningskontoret. Resurser Finansieras av Faktureringsadress eller kostnadsansvar för bokföring Externa konsulter Stadsledningskontoret Område stadsutveckling, avdelning lokalsekretariatet Övriga kostnader Stadsledningskontoret Område stadsutveckling, avdelning lokalsekretariatet 4.4 Projektets prioritering Riktlinjer för projektets prioritering inför eventuella vägval är: 1. Kvalitet 2. Tid 3. Kostnad Skälet till aktuell prioritering är att för att programmet ska få ett verkligt genomslag i stadens arbete behöver det hålla en hög kvalitet. Det möjliggörs då programmet tas fram gemensamt och blir gemensamt accepterat och användbart. Detta är en process som kommer att ta mycket tid. Av denna anledning är kvalitet högst prioriterat. Kvalitet Kostnad/resurser Tid [Publiceringsdatum] Sida 7 (10)

12 4.5 Bemanning Projektledningsansvaret för projektet bedrivs av personella resurser från stadsledningskontoret. De identifierade nämnder och bolag som är deltagare i programarbetet bidrar med projektmedlemmar och deltagare i programarbetet. Med möjlighet till förstärkning vid behov identifierade av projektledarna. 5. Relationer till andra projekt och aktiviteter Uppdraget berör och påverkar ett flertal andra pågående projekt. Av dessa bedöms följande som väsentliga: Färdplan kommunalservice (Stadsbyggnadskontoret) Arbetspaket offentlig service inom Älvstaden (Älvstranden utveckling AB) Färdplan Älvstaden (Älvstranden utveckling AB) Utvecklingsarbete 2018 för investeringsstrategi, budgetprocess och hantering av betydande projekt (Stadsledningskontoret) Dessa projekt och aktiviteter kommer inkorporeras i de delar som är relevanta i lokalförsörjningsprogrammet. 6. Projektorganisation 6.1 Projektägare Projektägare är Magnus Sigfusson, direktör stadsutveckling stadsledningskontoret med följande ansvar och befogenheter Inneha det yttersta ansvaret för projektets resultat Att säkerställa att nödvändiga resurser tas fram för att klara projektets mål Godkänna projektet/uppdragsdirektivet (detta dokument) Besluta om ändring av projektet Utse medlemmar i styrgrupp Godkänna och avsluta projektet. 6.2 Styrgrupp Följande personer föreslås ingå i styrgruppen: Eva Hessman, stadsdirektör Magnus Sigfusson, direktör stadsutveckling [Publiceringsdatum] Sida 8 (10)

13 Anders Johansson, ekonomidirektör Jörgen Samuelsson, chef lokalsekretariatet, adjungerad medlem i styrgruppen Frank Kärrå, tf direktör lokalförvaltningen, adjungerad medlem i styrgruppen Styrgruppen har följande ansvar och befogenheter: Stödja projektledaren och projektägaren Fatta beslut om vägval som projektledare identifierat Aktivt delta på styrgruppsmöten och hålla sig kontinuerligt informerad och uppdaterad om projektstatus Ge rekommendationer Styrgruppens ordförande ansvarar för slutgiltiga beslut i styrgruppen 6.3 Projektledare Projektledare är Tommy Eliasson och Linda Hovtun med följande ansvar och befogenheter: Säkerställa att projektet når överenskomna mål vilket också innefattar att leverera resultat med avseende på tidpunkt och kostnad Processleda projektet och ansvara för projektets struktur, planering och kommunikation Följa upp projektet och rapportera till projektägaren och styrgrupp Vara projektets kontakt internt och externt 6.4 Referensgrupp 1 förvaltnings och bolagsdirektörer Förvaltnings och bolagsdirektörer från varje deltagande förvaltning och bolag med följande ansvar och befogenheter. Ge rekommendationer 6.5 Referensgrupp 2 avdelningschef i deltagande förvaltningar och bolag Avdelningschef i deltagande planerande förvaltningar och bolag med följande ansvar och befogenheter. Ge rekommendationer [Publiceringsdatum] Sida 9 (10)

14 6.6 Projektmedlem i arbetsgrupp Av respektive förvaltning och bolag utsedd projektmedlem. Projektmedlemmarna har uppdraget att utifrån projektdirektivet aktivt bidra med förvaltningen eller bolagets perspektiv med information och kunskap i programarbetet. [Publiceringsdatum] Sida 10 (10)

15 Stadsledningskontoret Bilaga 2: Tidplan för framtagande av lokalförsörjningsprogram och delleverans av riktlinjer Juni 2018 Q Q Q Q Q Q Informationsärende till KS angående lokalförsörjningsplan och lokalförsörjningsprogram Uppstart av programarbetet Arbete med programmets mål och strategier Färdigställande av program Programmet på remiss juni-september Framtagande av riktlinjer i enlighet med programmets intentioner påbörjas När arbetet med respektive riktlinje är avslutat går de till KF för beslut Beslut KF Lokalförsörjningsprogram Version Göteborgs Stad Stadsledningskontoret 1 (1)