Volym 1 OPTITEC AB IT För Optiker Av Optiker Optitec Registervård Kundinformation
INNEHÅLL FRÅGOR & SVAR... 2 HUR ÄR FLÖDET I BUTIK?... 4 1
1 FRÅGOR & SVAR a. Q: Hur hanterar ni kundinformation i olika scenarion? Avliden: Kunden markeras som avliden. Information som Adress, E-Post, Mobil och Ej Reklam beror på kundens val. Co-Adress och hemtelefon raderas alltid. Utvandrad: Information som Adress, E-Post, Mobil och Ej Reklam beror på kundens val. Co-Adress och hemtelefon raderas alltid. Ej Aktiv: Information som Adress, E-Post, Mobil och Ej Reklam beror på kundens val. Co-Adress och hemtelefon raderas alltid. Normal: Kundens adressuppgifter uppdateras i systemet. För/Efter-namn uppdateras aldrig. b. Q: Hur ofta kan jag tvätta mitt register? Optitec AB kommer tvätta det totala kundregistret en gång i veckan. Så rekomendationen är att ni tvättar varannan vecka då det kan ta mellan 7 till 13-dagar efter ni sänt in era kunder tills de är helt tvättade i vårt system. c. Q: Om något går fel, hur återställer jag? När Optitec AB utförde huvudtvätten på erat register sparade vi en krypterad kopia av erat kundregister. Vi kan återställa denna kopia vid behov. Och varje gång butiken utföra en tvättning av sitt register sparas samma krypterade fil på datorn, märkt med datum och klockslag. Vi kan med dessa återställa kundregistret till ett specifikt datum. Utöver detta så gjordes även en total backup av butikens databas vid första tvättningstillfället. En registeråterställning från de krypterade filerna återställer bara data på kunden. d. Q: Ett fel har uppstått, vad gör jag!!? Registertvättaren är utrustad med en felhanterare som är till för att ge Optitec AB utökad information när fel uppstår. Om du får upp felhanteraren så ber vi er fylla i Butiksnamn, Användare och en liten kommentar. Då kommer vi snabbt kunna fixa buggen och undvika detta problem i framtiden. 2
e. Q: När ska jag uppdatera applikationen? Registertvättsapplikationen är av typen ClickOnce. Den kommer automatiskt leta efter en ny version varje gång du startar den. Om en senare version finns tillgänglig kommer du bli omfrågad om du vill uppdatera. Allt hanteras automatiskt. f. Q: Hur kan jag se att en kund har tvättats? OptitecRS har en flik under sektionen Övrigt med namnet Adressuppdatering. Här kan du se ett datum Uppdaterad, det är senast datum för tvätt. Om kunden gått bort, saknas eller utvandrat så finns även utökad information i Information s fältet. g. Q: Hur länge sparas en avliden kund i registret? 2011 så ändrades lagen för den typen av informationslagrig, så i dagsläget så sparas endast uppgift om bortgång (dödsfall) i 12mån. Efter det så avregistreras personnumret och orsak till avregistrering tas bort. Efter 12mån så får vi endast tillbaka att kunden saknas från BusinessCheck. Vi hanterar detta genom att endast ta bort adressinformation på kunden, vi flaggar dock inte kunden som avliden, då det kan finnas fler skäl för en avregistrering (exempelvis att kunden utvandrat under en längre period). 3
2 HUR ÄR FLÖDET I BUTIK? Efter att en tekniker från Optitec AB installerat Registertvätts-applikationen och kört den s.k huvudkörningen så tar butiken själv över ansvaret för att registret tvättas. Att tvätta och underhålla sitt register är simpelt och programmet vet vart i flödet butiken är. 1. Starta applikationen genom att klicka på ikonen på skrivbordet. 2. Programet kommer nu kommunicera med en tjänst på internet. Denna tjänst hämtar information om butiken, bl.a när du senast körde en uppladdning av dina kunder, när du senast tvättade dina kunder och dina inställningar. 3. Beroende på datumet Senast Uppladdning, Senast Tvätt och Senast Systemtvätt så kommer knappen i applikationen visa olika. a. Detta betyder att du nu kan tvätta ditt register med ny information från Optitec AB s huvudregister. b. Denna knapp betyder att du måste skicka upp nya kunder till Optitec AB s tjänst som kommer tvättas vid nästa systemkörning av huvudregistret. c. När denna knapp visas så väntar applikationen på att Optitec AB s huvudregister ska tvättas. När det är klart övergår knappen till Tvätta kunder 4. Butiken är endast ansvariga att Hämta/Skicka sitt register. När detta görs är upp till butiken. En rekomendation är att göra det till en rutin att en till fyra ggr i månaden starta Registertvätten och klicka på knappen. 4