Jan 15 Utformning av samtalsmallar Den här guiden beskriver hur du kan ta fram och anpassa samtalsmallar i Unikum. Här beskrivs också hur mallen är uppbyggd samt vilka möjligheter och begränsningar som finns vid utformning av innehållet, vilka olika frågetyper och roller som finns samt annat viktigt du behöver veta innan du skapar en egen Samtalsmall. I Skolbanken, som är en del av Unikum, finns hundratals samtalsmallar från skolor över hela landet samlade. Dessa har du tillgång till att använda, kopiera för vidareutveckling eller bara inspireras av när du tar fram mallar för din skola. Läs också guiden som beskriver hur samtalseditorn fungerar innan du börjar göra egna samtalsmallar..
Utformning av samtalsmallar Innehåll INNEHÅLL... 1 Vad är en samtalsmall... 2 Roller... 2 Rollerna som kan användas i Unikums Samtalsmallar... 2 Se vilka som kan skriva i ett fält... 3 Mallens struktur... 3 Sidor... 3 Rubriker... 4... 4 Avsnitt underrubriker... 4 Inledande text på sidan... 4 Frågetyper... 5 Graderingsfråga gubbar... 5 Fritextfråga... 5 Kommentarsfråga använd denna i första hand... 6 Kommentars fråga utan ägare... 6 Alternativfråga rullist... 6 Ladda upp fil fråga... 7 Översiktssidan... 9 Överenskommelser Målsida... 10 Hitta Exempelmallar i skolbanken... 11 Sida 1 av 12
Utformning av samtals mallar Vad är en samtalsmall Det vi kallar en samtalsmall är det underlag som används av skola/förskola för dokumentation inför utvecklingssamtalet samt för att dokumentera de eventuella överenskommelser som görs på samtalet. Vad som ska dokumenteras, hur och vilka som ska vara delaktiga bestäms av skolan/kommunen. För inspiration och exempel finns det massor av mallar i Nationella Skolbanken att använda eller utgå ifrån för att anpassa till er skolas behov. För att göra arbetet enklare, tydligare och säkrare så utformas mallen så att olika roller kan skriva i olika fält. T.ex. kan bara eleven själv skriva i sina fält. (Undantag kan göras), men både lärare, mentor och föräldrar ser vad eleven skrivit. Samtalsmallen ser ut så här för mentor (M) Frågor med M (mentor) före är öppna att skriva i men vårdnadshavarens rutor är låsta. Övriga fält kan mentor läsa men inte ändra. Roller Det finns 4 olika roller du använder vid utformning av mallen. Rollerna används för att visa vem frågan är riktat till. Vi kallar det för frågans ägare. Rollerna har olika namn för olika skolformer respektive medarbetarsamtal. T.ex. ett L före ett fält indikerar att frågan är riktad till läraren. Det innebär att läraren kan svara på frågan. Rollerna som kan användas i Unikums Samtalsmallar Alla skolformer utom förskola och medarbetare: E = Elev L = Lärare M = Mentor V = Vårdnadshavare Förskola: B = Barn P = Pedagog M = Mentor V = Vårdnadshavare Medarbetarsamtal Ma = medarbetare C = Chef M = Mentor Sida 2
Utformning av samtalsmallar Roller används också för att ange om fler än frågans ägare ska kunna svara på frågan. T.ex. är det vanligt att man vill att både mentor och vårdnadshavare ska kunna svara på barnets/elevens frågor i förskolan eller de lägre årskurserna i grundskolan. Att öppna upp elevens/barnets fält för t.ex. mentor eller vårdnadshavare gör att man via mentorns eller vårdnadshavarens inloggning kan svara på frågor riktade till elev/barn. Använd denna möjlighet bara när det absolut behövs. Ett annat ställe där det kan vara bra att flera kan fylla i på samma ställe är Överenskommelser eftersom dessa oftast dokumenteras när man är samlade och bra om den som är inloggad kan fylla i alla delar, även andra rollers frågor. Fler användningsområden finns och det är viktigt att ta ställning till frågan om vem som ska kunna skriva i vilka fält när man utformar mallen. Fler tips finns under respektive frågetyp. Se vilka som kan skriva i ett fält Det syns inte på skärmen vilka fler än frågans ägare som kan svara, men om man t.ex. valt att mentor ska kunna skriva i elevfältet öppnas det upp även för mentorn. TIPS! Du kan se vilka roller som kan besvara en fråga genom att hålla muspekaren över rollsymbolen före frågan. Mallens struktur Mallen består av flera delar indelade i sidor som i sin tur består av rubriker, underrubriker, beskrivande texter, länkar, bilder samt givetvis ett antal frågor och rutor för att skriva in eller ladda upp information i. Det finns många möjligheter och en hel del att tänka på vid utformning av en samtalsmall. I det här avsnittet beskrivs de olika delarna av samtalsmallen. Vanligtvis finns följande med i en mall: Översiktssida Finns alltid med. Innehåller information om de olika faserna samt agenda m.m. Förberedande frågor ( Om mig, Min utveckling och Mitt lärande t.ex.) Överenskommelser För dokumentation av överenskommelser mellan hem och skola/förskola. Sidan kan heta tex VUP (förskolan) Min Plan, Mina Mål eller Min IUP eller Överenskommelser Sidtyp Målsida Sidor Innehållet i samtalsmallen delas upp på olika sidor för att strukturera innehållet och göra det mer överskådligt. Den som utformar mallen bestämmer antal sidor och dess rubriker. TIPS! Tänk på att hålla rubrikerna korta för att göra det mer överskådlig för användaren. Alla rubriker bör få plats på en rad för tydlighetens skull. TIPS! Döp inte sidor till tex samtalet eftersom Unikum knappen heter samtalet. Det blir otydligt då. Inför samtalet går bra som alternativ. Sidan med överenskommelser kan döpas till det eller 2Mål, VUP (för förskolan) et.c. Sida 3 av 12
Utformning av samtals mallar Rubriker Varje sida kan ha en rubrik överst på sidan. Ofta är det samma som sidans namn men det behöver inte vara det. Den som utformar mallen bestämmer sidornas rubrik. Här får det plats lite mer text än så lägg gärna in en längre beskrivning om du vill. I exemplet heter sidan Min Plan men sidans rubrik är Utvecklingsplan Avsnitt - underrubriker Varje sida i kan i sin tur delas in i olika avsnitt med underrubriker. Det går bara att ha en nivå av avsnitt. Inledande text på sidan Överst på varje sida i mallen kan man lägga in en inledande informationstext eller beskrivning. Den kan även innehålla klickbara länkar vars innehåll förslagsvis öppnas i ett nytt fönster. Bilden visar delar av den inledande text på sidan Inför samtalet. Här har man lagt in ett förtydligande av vad samtalet handlar om samt även länk till nationella kursplanerna för grundskolan. Sida 4
Utformning av samtalsmallar Frågetyper Innehållet på varje sida består av frågor av varierande typ. Det finns många möjligheter men givetvis även en del begränsningar. Graderingsfråga - gubbar Fråga som besvaras genom att markera en av 4 symboler med gubbar. Det är alltid fyra gubbar. Endast en kan väljas som svarsalternativ. Alternativen betyder, från vänster: Aldrig, Sällan, Ofta, Alltid. Fritextfråga (ANVÄND I UNDANTAGSFALL SE KOMMENTARSFRÅGA) Ett öppet fält där man fritt kan skriva in text. Det finns ingen begräsning på hur långt svaret kan vara men det är alltid samma storlek på fältet som visas på skärmen. Får innehållet inte plats kommer det fram en rullist i högerkanten så att man kan läsa även det som inte syns i rutan. Den vanligaste Fritextfältet är av storlek MEDIUM men det finns även SMALL och LARGE som alternativ att använda om man t.ex. vet att svaret alltid blir väldigt kort eller långt. Det här fältet är av storlek MEDIUM Notera! I ett fritext fält ser man inte vem som skrivit eller när. Är det flera lärare i klassen kan alla skriva i samma fält. Är fältet öppet för flera roller kan tex en vårdnadshavare av misstag råka radera det pedagogen skrivit så tänk noga innan denna frågetyp används och använd bara där en roll kan svara. Sida 5 av 12
Utformning av samtals mallar Kommentarsfråga använd denna i första hand Ser ut som och används på samma sätt som en Fritextfråga med den viktiga skillnaden att när svaret lagras sätts en tidsstämpel och namn på den som svarat på frågan (och bild om du har någon inlagd i Unikum) före svaret för att förtydliga vem som svarat och när svaret lagts in. Om flera personer har möjlighet att svara på samma kommentars fråga läggs deras svar efter varandra. Det gör kommentarsfrågor både tydligare och säkrare än fritextfrågor. Här finns ingen risk att någon ändrar det en annan lärare skrivit. TIPS! Den här frågetypen är mycket användbar t.ex. för Vårdnadshavares kommentarer eller på övriga ställen där flera personer kan skriva eftersom det då blir tydligt vem som svarat vad. Om man istället använder en fritextfråga så svarar alla i samma ruta men det framgår inte vem som skrivit och när. Kommentars-fråga utan ägare Ett bra sätt att göra mallen mer kompakta är att använda kommentars frågor utan ägare på de ställen där både elev, lärare och vårdnadshavare ska kunna kommentera. Den här frågan fungerar precis på samma sätt som en kommentarsfråga med ägare med den skillnaden att den inte är riktad till någon specifik roll. Alla oavsett roll kan svara. Detta gör mallen mer kompakt men fungerar annars på samma sätt som vanlig kommentarsfråga. På bilden har både eleven, pappan och 2 lärare skrivit kommentarer i samma fält (kommentarsfråga utan ägare). Svaren läggs efter varandra med tydlig information om vem som skrivit. Alternativfråga - rullist Frågetypen används när man vill kunna svara genom att välja ett av flera bestämda alternativ. Endast ett av alternativen kan väljas. Alternativfrågor kan användas överallt och antal svarsalternativ kan vara från ett och uppåt. Sida 6
Utformning av samtalsmallar TIPS! Tänk på att hålla svarsalternativen korta för tydlighetens skull. De alternativ ni valt bör beskrivas överst på sidan då endast det alternativ som valts kommer att synas för den som läser. Endast den som svarar på frågorna ser alla svarsalternativen. Formulera frågorna så korta som möjligt så att det får plats på en rad helst. Andra sätt att använda flervalsfrågor är som alternativ till glada gubbar. Det finns många kreativa lösningar. Några exempel: Värt att tänka på. En nackdel med den här typen av frågor kontra glada gubbarna är att det här blir mindre överskådligt och mer svårläst samt även tar längre tid att besvara. I de allra flesta fall är gubbarna att föredra. Ladda-upp-fil-fråga Används för att ladda upp en fil direkt i utvecklingsplanen. Filen kan vara textfiler, bilder av olika typer, filmer eller ljudfiler. Notera! Max storlek per fil är 15Mb. Varje uppladdningsfråga låter användaren ladda upp en fil, av valfri typ. Vill du att det ska kunna laddas upp flera filer behöver du lägga in flera uppladdningsfrågor i Samtalsmallen. Du måste också bestämma vem eller vilka (E, L,M,V) som ska kunna ladda upp filer. Förslagsvis riktar du frågan till en specifik roll för att undvika misstag. Om man laddar upp en ny fil där det redan finns en fil inlagd ersätts den gamla med den nya. Sida 7 av 12
Utformning av samtals mallar Bildfil inlagd i en elevs utvecklingsplan. TIPS!! Tänk till lite extra innan den här frågetypen används i och med att bilderna inte senare är sökbara utan man behöver hitta dem i underlaget. Ett alternativ kan vara att använda Lärloggen och inför samtalet, hämta in det barnet/eleven vill visa, så att det syns på samtalsöversikten, så här: Sida 8
Utformning av samtalsmallar Översiktssidan Den här sidan är en samlingssida där det viktigaste inför samtalet finns eller kan nås via länkar. Du kan inte själv påverka innehållet på den här sidan förutom avsnittet där agenda för samtalet visas samt om du vill ändra de texter som visas i de olika faserna av samtalsprocessen. (Vi rekommenderar att du använder våra standardtexter i de fall det inte är nödvändigt att ändra dem) Agendan kan bytas ut om man vill. Om du inte gör någon ändring här finns en standardagenda anpassad för skolformen. Sida 9 av 12
Utformning av samtals mallar Överenskommelser - Målsida Sidan med överenskommelser är lite speciell och den heter Målsida i malleditorn. Alla samtalsmallar behöver alltid innehålla en Målsida för att man ska kunna lägga in överenskommelser. (Det betyder att du ska ha med den sidan även om ni inte planerar att använda överenskommelser, det kommer att gå att skapa överenskommelser ändå men då har de ingen sida att samlas under.) Ofta kallas den här sidan Min Plan, Framåt, eller Överenskommelser eller VUP (i förskolan). Rubriken bestäms vid utformning av mallen. Du kan, precis som för andra sidor, välja en sidrubrik och skriva en inledande text, lägga in länkar m.m. överst på sidan men sen är själva utseendet redan förutbestämt i Unikum och kan inte ändras. Du kan däremot påverka är vilka underrubriker och vilka frågor som ska höra ihop med varje överenskommelse. Du kan inte ändra utseende på den här delen av överenskommelsen. Rubrik, beskrivningsfält och status symbolen finns alltid med. Statussymbolen, eller markering av i vilken fas överenskommelsen är, har 4 steg: Det finns inget krav på att använda alla stegen men för att arkivera en överenskommelse man arbetat klart med måste mentorn markera den som Uppfylld. Sida 10
Utformning av samtalsmallar Precis som på vanliga textsidor kan du bestämma vilka underrubriker och frågor som ska finnas med för varje överenskommelse. Alla frågetyper kan användas även här. Normalt sett besvaras alla frågor innan samtalet är markerat som genomfört d.v.s. när samtalsmallen är aktiv och öppen. Men för överenskommelser behöver utvärderingsfältet kunna användas i en låst plan därför finns en speciell bockruta som ska användas här och bara här. För avsnittet utvärdering bockar du i Avsnitt öppet även efter låsning NÅGRA TIPS FÖR ÖVERENSKOMMELSE SIDAN: Gör gärna alla fält öppna för elev och mentor att skriva i eftersom det gör det enklare att fylla i vid utvecklingssamtalet oavsett vem som är inloggad. Använd alltid kommentars frågor eftersom flera roller kan skriva i samma rutor så ser man tydligt vem som skrivit vad och när. Gör det möjligt att skriva i Utvärderingsdelen när planen är låst. Men bara där. Begränsning: Alla överenskommelser har samma utformning i en och samma mall. Hitta Exempelmallar i skolbanken I Nationella Skolbanken finns det någon eller några exempelmallar för varje skolform som Unikum har tagit fram. Titta gärna på dem och utgå gärna ifrån den när du tar fram en ny mall. Du hittar dem genom att söka på malleditor eller Exempelmall Sida 11 av 12