150114 Skolhälsovårdens Patientsäkerhetsberättelse för VIP Gymnasiesärskola År 2014 Marina Smeds, rektor i samarbete med Katja Veldman Wagemakers, skolsköterska Mallen är anpassad av Ambea AB utifrån Sveriges Kommuner och Landstings mall KVALITETSAVDELNINGEN KA/LF 2013-11-28
Innehållsförteckning Sammanfattning Övergripande mål och strategier Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet Struktur för uppföljning/utvärdering Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet Uppföljning genom egenkontroll Samverkan för att förebygga vårdskador Riskanalys Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet Hantering av klagomål och synpunkter Sammanställning och analys Samverkan med elever och föräldrar/vårdnadshavare Resultat Övergripande mål och strategier för kommande år Patientsäkerhetsberättelsen ska ha en sådan detaljeringsgrad att det går att bedöma hur det systematiska patientsäkerhetsarbetet har bedrivits i verksamhetens olika delar, och att informationsbehovet hos externa intressenter tillgodoses. SOSFS 2011:9 7 kap. 3 2/10
Sammanfattning Nytidas verksamheter för skola bedriver utbildning och omsorg för personer med funktionsnedsättning. I Nytidas verksamheter för skola bedrivs även skolhälsovård vilket betyder att en patientsäkerhetsberättelse årligen ska upprättas. På VIP Gymnasiesärskolan har målet under 2014 varit att bedriva ett gott och säkert hälso och sjukvårdsarbete inom skolhälsovården. Att åstadkomma kvalitet och säkerhet i skolhälsovården genom en uppdaterad evidensbaserad verksamhet där rutiner kontinuerligt analyseras och omprövas. Ett av målen för 2014 har varit att gott samarbete mellan Vård Centralen (som står för vaccininsatser) och skolsköterska bevarades och fortsätter vara ett mål till 2015. Skolsköterska samt biträdande rektor och/eller rektor med respektive lärare har tillsammans haft elevhälsomöte minst varannan månad. Ytterligare ett mål för 2014 har varit att upprätta ett gemensamt dokumentationssystem inom elevhälsan, detta har inte lyckats genomföra och fortsätter vara ett mål till 2015. Skolsköterska följer lagstadgat Hälsobesök enligt riktlinjer från Socialstyrelsen. Skolsköterska uppdaterar lokala rutiner för hantering av läkemedel samt personliga handlingsplaner för elever inom skolan kontinuerlig, likaså lokal rutiner för kontakt med skolsköterska samt lokal rutin övriga vårdinstanser. Inga för verksamheten aktuella frågor inom Egenkontrollen kopplad till hälso och sjukvård har besvarats med nej under 2014. Målet att alla medarbetare ha gjort E-utbildningen i basala hygienrutiner är uppfyllt och fortsätter vara ett mål till 2015. Samverkan med nätverket och med vårdnadshavare i synnerlighet har säkerställts via olika möte, telefonkontakt och brev. Arbetet med riskbedömningar och handlingsplaner utifrån verksamheten som helhet samt utifrån den enskilda individen har fortsatts under 2014. Övergripande mål och strategier för 2015 är skrivna. 3/10
Övergripande mål och strategier SFS 2010:659,3 kap. 1 och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 Qualimax är företagets ledningssystem för kvalitet, miljö och arbetsmiljö. Företagets ledning fastställer kvalitets- miljö och arbetsmiljöpolicy, övergripande mål, beskriver roller och ansvar, säkrar resurser och kompetens samt följer upp och utvärderar målen. Företaget ger direktiv och säkerställer så att ledningssystemet för varje verksamhet är ändamålsenligt, med mål, organisation, rutiner, metoder och vård- och omsorgsprocesser som säkerställer kvaliteten. På VIP Gymnasiesärskolan har målet under 2014 varit att bedriva ett gott och säkert hälso och sjukvårdsarbete inom skolhälsovården. Att åstadkomma kvalitet och säkerhet i skolhälsovården genom en uppdaterad evidensbaserad verksamhet där rutiner kontinuerligt analyseras och omprövas. Våra strategier för att uppnå målet har varit att ha en regelbunden och kontinuerlig kontakt med viktiga personer i elevens nätverk (som t.ex. läkare, autismcenter, vårdnadshavare, LSS handläggare). Att kontinuerligt följa upp avvikelser som berör området samt att skolsköterska vid behov i samråd med biträdande rektor/rektor har varit med på APT-möten för att informera kring viktiga delar av detta arbete. Det nya datoriserade systemet Q-maxit har led till att alla medarbetare har lättare tillgång till avvikelserapportering. Alla har blivit uppmanade att skriva avvikelser flertal gånger i samband med att medarbetare lärde sig det nya systemet. Detta kan vara en anledning till att avvikelsers antal har ökat jämfört med tidigare åren. En tillkommande faktor till fler avvikelser är ökat antal elever som använder läkemedel i skolan under 2014. Ytterligare ett mål för 2014 har varit att samarbete mellan skolläkare och skolsköterska bevarades. Rutiner och program för hälsoarbetet har funnits i metodboken. Samarbete mellan skolsköterska och medicinska ansvarig sjuksköterska angående rutin och program över hälsoarbetet inom skolhälsovården har inte haft samma prioritering som i 2012 men planeras utökas till 2015 igen. Dessutom var målet för 2014 att bevara och utveckla samarbete med Vårdcentralen som stod för vaccinationsinsatser där samarbete är fungerande. Elevhälsa Skollagen 25 För elever i grundsärskolan och gymnasiesärskolan ska det finnas elevhälsa. Elevhälsan ska omfatta medicinska, psykologiska, psykosociala och specialpedagogiska insatser. Elevhälsan ska främst vara förebyggande och hälsofrämjande 4/10
Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 Ansvarsfördelning för att säkerställa patientsäkerhetsarbetet VD har ett övergripande ansvar för styrning av företaget samt att kommunicera kvalitetspolicy och mål. Affärsområdeschefen ansvarar för att följa upp varje regions kvalitetsarbete månadsvis. Regionchefen har ansvaret i regionen att kommunicera krav och rutiner samt att följa upp kvaliteten i varje enskild verksamhet och säkra verksamhetschefens kompetens. Regionchefen ansvarar för att vid behov vidta kvalitets- miljö och arbetsmiljörelaterade åtgärder inom regionen. I de fall Nytida har uppdraget som MAS (medicinskt ansvarig sjuksköterska) ansvarar Nytidas MAS för att eleverna får en säker och ändamålsenlig vård, behandling av god kvalitet och att det medicinska omhändertagandet tillgodoser kraven på hög patientsäkerhet. MAS utarbetar och beslutar om riktlinjer och följer upp att de efterlevs. När kommunen ansvarar för MAS funktion efterlevs kommunens riktlinjer. Där Nytida inte ansvarar för MAS funktionen är det företagets kvalitetsutvecklare som följer upp verksamhetens kvalitet. MAS upprättar och utvärderar riktlinjer för hälso- och sjukvården. MAS arbetar fortlöpande med att upprätthålla, utveckla, planera, styra, kontrollera, dokumentera och redovisa arbetet med verksamhetens kvalitet och säkerhet. Verksamhetschefen ansvarar för att verksamheten tillgodoser hög patientsäkerhet, god kvalitet och kostnadseffektivitet. Verksamhetschefen har det löpande ansvaret för att verksamheten uppfyller de krav MAS ställer utifrån att den enskilde ska tillförsäkras en god och säker vård. Verksamhetschefen ansvarar för att legitimerad personal har rätt kompetens. Legitimerad personal följer kontinuerligt upp sitt dagliga arbete. Legitimerad personal ansvarar för att utföra risk- och preventionsbedömningar för respektive elev. De ansvarar också för att insatser av hälso- och sjukvård utförs och måluppfyllelse fortlöpande utvärderas. I sina elevkontakter ansvarar skolsköterska för eventuella vidare behandlingar i samråd med skolläkare och rapporterar eventuella avvikelser till biträdande rektor/rektor. Elevhälsoteamet ansvarar för att rätta insatser erbjuds, genomförs och följs upp. 5/10
Struktur för uppföljning/utvärdering SOSFS 2011:9 3 kap. 2 Alla medarbetare har kunskap om hur Nytidas rutiner för rapportering av avvikelser är och har skyldighet att rapportera och direkt åtgärda en händelse. När en avvikelse bedöms allvarlig rapporteras detta till verksamhetschef som i sin tur tar ställning om information till överordnad chef och uppdragsgivaren. Om det är en allvarlig hälsooch sjukvårdsavvikelse rapporteras detta till MAS/kvalitetsutvecklare. Kvalitetsrådet är verksamhetschefens forum där man systematiskt arbetar med ett ständigt förbättringsarbete och identifierar och bearbetar kvalitetsbrister inom verksamheten. Som underlag används avvikelserapporter, klagomål, synpunkter och förbättringsförslag. Erfarenheterna av det inträffande återförs till medarbetare, elev, föräldrar/vårdnadshavare eller andra intressenter. Kvalitetsrådet beslutar om kvalitetshöjande åtgärder. När ny elev börjar och över tid genomförs relevanta preventionsbedömningar av omvårdnadsansvarig sjuksköterska. Vid identifierad risk ska en omvårdnadsplan upprättas samt kontinuerlig utvärderas dock minst två gånger/år. Vid elevhälsomöte görs en genomgång av elevens status med biträdande rektor/rektor, skolsköterska och respektive lärare/ansvarig pedagog. Vid varje möte görs även en utvärdering och uppföljning av förra elevhälsomötet. Även vid nätverksmöte rund varje elev görs en genomgång av elevens status samt görs en utvärdering och uppföljning av åtgärder av tidigare nätverksinsatser. Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 MAS har under året reviderat och implementerat nya riktlinjer, rutiner, blanketter och checklistor angående patientsäkerhet. MAS har genomfört systematisk uppföljning av de avvikelser som inkommit och återkopplat till verksamhetschefen för uppföljning av vidtagna åtgärder. Under året har patientsäkerhetsarbetet bedrivits genom ett aktivt arbete med att rapportera händelser och systematiskt följa upp dessa i ledningssystemet. Händelser inom patientsäkerhetsarbete har inte förekommit 2014. Avvikelser med frågeställning Läkemedel redogörs nedanstående, avvikelser har ingen grund i patientsäkerhetsarbete dock i personliga ansvar hos de delegerade medarbetarna. Skolsköterska håller sig uppdaterad gällande nya riktlinjer, rutiner, blanketter samt checklistor genom att kontinuerligt följande av nyhetsflöde av Kvalitetsavdelningen på företagets intranät. 6/10
De flesta av medarbetare har uppdaterad sina kunskapar i basala hygienrutiner genom E-utbildningen, det krävs av medarbetare att kunskapar uppdateras årligen, vilket årligen genomförs av alla medarbetare. Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9, 5 kap. 2, 7 kap. 2 p2 Egenkontroll har genomförts två gånger under året, maj och november. Egenkontrollen består av ett stort antal frågor som besvaras av verksamhetschefen tillsammans med legitimerade medarbetare. Frågorna besvaras i Q-maxit, IT-stödet för ledningssystemet Qualimax. Syftet med egenkontrollen är att identifiera områden för förbättringsarbete i verksamheten. Utifrån egenkontrollen dokumenteras allt förbättringsarbete löpande i Förbättringsloggen i Q-maxit. Egenkontrollen utgör ett underlag för MAS/kvalitetsutvecklaren inför tillsyn.. Tillsyn genomförs årligen av MAS utifrån hälso- och sjukvården. Tillsynen är en kontroll av efterlevnaden av riktlinjer, rutiner och en uppföljning av vidtagna åtgärder utifrån identifierade risker och händelser. 2013 samt 2014 har ingen tillsyns gjort av MAS/kvalitetsutvecklare som anses oläglig. Sista månaden av 2014 har skolsköterska inte haft en MAS/kvalitetsutvecklar tilldelat till sig trots att detta anses mycket önskvärt. Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS: 2011:9,4 kap. 6, 7 kap. 3 p 3 Läkarsamverkan och samverkansöverenskommelse Enligt gällande regelverk finns samverkansöverenskommelse upprättad med berörd skolläkare. Överenskommelsen reglerar insatsernas omfattning och innehåll bland annat avseende tillgänglighet, uppföljning av behandlingsinsatser, läkemedelsanvändning, medicinsk vårdplanering samt utbildningsinsatser till medarbetarna. Överenskommelse om läkarsamverkan ger förutsättning för tydlighet och ömsesidig förståelse. Under 2014 har skolsköterska och skolläkare träffats kontinuerligt och haft ett tillfredsställande samarbete. Skolsköterska har även strävat efter ett gott samarbete med elevernas externa vårdkontakter. 7/10
Samverkan med uppdragsgivare Verksamhetchefen har under året haft regelbunden samverkan med uppdragsgivaren då man vid behov har följt upp hälso- och sjukvården när det gäller avvikelser, händelser och risker samt genomförda kvalitetsuppföljningar. Det har skett en omedelbar återkoppling då händelser inträffat eller synpunkter/klagomål från elev eller föräldrar/vårdnadshavare har inkommit. Genom nätverksmöte har det största samverkan mellan verksamheten och uppdragsgivare skett. Samverkan mellan yrkesgrupper runt eleven Legitimerade medarbetare har tillsammans med pedagoger, rektorer och omsorgsmedarbetare kontinuerliga uppföljningar utifrån elevens pågående hälsooch sjukvårdsinsatser, aktuella instruktioner och ordinationer. Elevhälsoteamet tillsammans med enskilda elevens klasspersonal samverkar aktiv med elevens hela nätverk som kan bestå av till exempel BUP, Autism Center, olika specialist mottagningar. Skolsköterska har en fungerande lokal rutin hur hon hanterar remisser, rutinen är godkänd av tidigare MAS/kvalitetsutvecklare. Riskanalys SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 Riskbedömningar och handlingsplaner utifrån verksamheten i helhet samt utifrån den enskilda individen görs kontinuerlige. Riskbedömningar i samband med patientsäkerheten görs via elevhälsomöte vid behov. Detta förankras vid nätverksmöte. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 2011:9 5 kap. 4 Rapportering av händelser/ Avvikelser Alla medarbetare har kunskap om hur Nytidas rutiner för rapportering av avvikelser är och har skyldighet att rapportera och direkt åtgärda en händelse. När en avvikelse bedöms allvarlig rapporteras detta till verksamhetschef som i sin tur tar ställning om information till överordnad chef och uppdragsgivaren. Om det är en allvarlig hälsooch sjukvårdsavvikelse rapporteras detta till MAS/kvalitetsutvecklare. Skolsköterska rapporterar in risker eller händelser direkt till rektor och MAS/kvalitetsutvecklare. Utifrån diskussion tas åtgärder och följs ärandet upp. Under 2014 har ingen avvikelser skett som har blivit diskuterad med MAS/kvalitetsutvecklare. 8/10
Hantering av klagomål och synpunkter Klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap 2 p 6 Alla medarbetare har kunskap om Nytidas hantering av synpunkter och klagomål och alla är ansvariga för att rapportera och direkt åtgärda ett klagomål. Synpunkter, klagomål och förbättringsförslag är ett led i det ständiga kvalitetsarbetet. Återkoppling om åtgärd ska alltid ske snarast, utan fördröjning till berörd part. Verksamhetschefen och legitimerade medarbetare informeras snarast. Om klagomålet bedöms som allvarligt rapporteras detta direkt till överordnad chef, MAS/kvalitetsutvecklaren och uppdragsgivaren informeras omedelbart. På VIP Gymnasiesärskola har vi inte haft några synpunkter och/eller klagomål som har betydelse för patientsäkerheten under 2014. Sammanställning och analys SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 På verksamheten genomförs en direkt åtgärd i samband med klagomålet eller synpunkt om det är möjligt. Skolledningen ska alltid informeras. I det fall skolledningen behöver genomför åtgärder görs detta och informerar vidare för berörda i organisationen. Klagomålet registreras, bearbetas och följs upp. Utvalda frågor behandlas i arbetsgruppen (beroende vart klagomål uppstod). Ledningsgruppen diskuterar och analyseras samt beslutar om eventuella åtgärder. Skolledningen ansvarar för att resultatet av synpunkter eller klagomålet återkopplas till berörd part så som kund/närstående eller uppdragsgivare samt informerar arbetsgruppen. På VIP Gymnasiesärskola har vi inte haft några synpunkter och/eller klagomål som har betydelse för patientsäkerheten under 2014. Samverkan med elever och föräldrar/vårdnadshavare SFS 2010:659 3 kap. 4 Samverkan med elev och föräldrar/vårdnadshavare Verksamheten har kontinuerligt träffar med föräldrar/vårdnadshavare. För att förebygga och identifiera eventuella risker sker kontinuerligt individuella planeringar och uppföljningar tillsammans med elev och föräldrar/vårdnadshavare. Skolsköterska och skolläkare ska alltid sträva efter samarbete med elev och föräldrar/vårdnadshavare för bästa möjliga resultat av vård och behandling. 9/10
Elev bör alltid informeras i det som rör honom eller henne och informationen ska vara anpassad efter ålder och mognad. Nytida har en kundombudsman. Kundombudsmannen tar emot synpunkter och klagomål från elever och föräldrar/vårdnadshavare och är oberoende från våra verksamheter. På VIP Gymnasiesärskolan har vi information tillgänglig om elevhälsan till föräldrarna. Samverkan med elever sker genom kontakt vid behov där eleverna utifrån egen förmåga får möjlighet att göra aktiva val samt att de är delaktiga i de moment som de klarar av i kontakten med skolhälsovården. Samverkan med vårdnadshavare sker genom kontakt vid behov via telefon, mail eller brev och i olika mötesformer. Vårdnadshavare är informerade om hur dem kan komma i kontakt med skolsköterska och skolläkare via informationsbrev i början av varje termin. Skolsköterska informerar närstående och andra berörda i nätverket omkring aktuella vaccinationer och hälsobesök via telefonsamtal, kontaktboken eller spontana möte. Hälsobesök Skollagen 27 Varje elev ska i grundsärskola och specialsärskola erbjudas minst tre hälsobesök som innefattar allmänna hälsokontroller. Eleven ska dessutom mellan hälsobesöken erbjudas undersökning av syn och hörsel och andra begränsade hälsokontroller. Varje elev i gymnasiesärskolan ska erbjudas minst ett hälsobesök som innefattar en allmän hälsokontroll. Resultat SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 3 Antal avvikelser gällande hälso- och sjukvård tagna från Q-maxit Frågeställning 2013 2014 Läkemedel 0 0 Utebliven dos 0 1 Dubbel dos 0 1 Felaktigt iordningsställande 0 0 Förväxling 0 0 Utebliven signering 0 0 Synpunkter och klagomål 0 0 Synpunkter och klagomål 0 0 10/10