Sid. 1 (12) 2015-01-19 Utfallsrapport VB 2014 Bostadsförmedlingen i Stockholm AB Stockholms Stadshus AB Org.nr 556415-1727 Postadress Besöksadress Telefon Fax E-post 105 35 STOCKHOLM Stadshuset, 3 tr. 08-508 290 00 08-509 290 80 info@stadshusab.se
Sid. 2 (12) Innehållsförteckning Sammanfattande kommentar... 4 1. Stockholm är en attraktiv, trygg, tillgänglig och växande stad för boende, företagande och besök... 4 1.1 Företag väljer att etablera sig i Stockholm framför andra städer i norra Europa... 4 I samarbete med Stockholm Business Region AB informera om Stockholm som bostadsort... 4 1.2 Invånare i Stockholm är självförsörjande... 5 Informera om stadens satsningar i ytterstadsarbetet... 5 1.3 Stockholms livsmiljö är hållbar... 5 1.4 Det byggs många bostäder i Stockholm... 5 Fortsätta arbetet med att samordna och utveckla Stockholm Bygger... 5 1.7 Stockholm upplevs som en trygg, säker och ren stad... 5 Bidra i arbetet att effektivt förmedla försöks- och träningslägenheter... 6 Skapa en väl fungerande regional marknadsplats för hyresrätter... 6 Utveckla service och tjänster mot fastighetsägare för att säkerställa ett fortsatt gott inflöde av lägenheter och alltid förmedla lägenheter till den tidpunkt fastighetsägaren angett... 6 2. Kvalitet och valfrihet utvecklas och förbättras... 7 2.1 Stockholmarna upplever att de erbjuds valfrihet och mångfald... 7 Aktivt marknadsföra den gemensamma studentkön mot privata fastighetsförvaltare... 7 Förmedla lägenheter i ett öppet och transparent system efter kötid, dvs till den kund som har längst kötid och uppfyller fastighetsägarens krav... 7 Informera om bostadsmarknaden i regionen och särskilt planerad och pågående nyproduktion... 7 Undersöka förutsättningarna för att underlätta för ungdomar att komma in på bostadsmarknaden... 7 Utveckla service och tjänster mot kunderna i bostadskön... 8 2.3 Stockholmarna upplever att de får god service och omsorg... 8 Genomföra 12 aktiviteter för måluppfyllelse av stadens program Stockholm - en stad för alla... 9 2.4 Stockholms stad är en attraktiv arbetsgivare med spännande och utmanande arbeten... 10 3. Stadens verksamheter är kostnadseffektiva... 11 3.1 Budgeten är i balans... 11
Sid. 3 (12) God budgetföljsamhet och prognossäkerhet... 11 Godkänd resultatnivå... 11 3.2 Alla verksamheter staden finansierar ska vara effektiva... 11 Fortsätta arbetet med att minska administrativa och indirekta produktionskostnader... 11 Utreda förutsättningarna att samordna stadens interna lokalutbud i bolagssektorn... 12 Utreda förutsättningarna att sänka kö- och förmedlingsavgiften... 12
Sid. 4 (12) Sammanfattande kommentar Bostadsförmedlingens verksamhet har under 2014 fortsatt att utvecklas, både vad avser antalet kunder i bostadskön och antalet inlämnade och förmedlade lägenheter. Bolaget bedöms i huvudsak uppfylla av kommunfullmäktige uppställda mål för verksamhetsåret. Nedan redovisas aktuella siffror med jämförelsesiffror föregående år inom parentes. Under 2014 har 11 967 (10 139) lägenheter lämnats in till förmedling, vilket är 18 procent fler än året innan. Antalet förmedlade försöks- och träningslägenheter uppgick till 405 (308), att jämföra med målsättningen 400 (300) lägenheter. Bostadsförmedlingens ekonomiska utveckling är god beroende på den fortsatta tillströmningen av kunder till bostadskön. Bolaget har kommunfullmäktiges uppdrag att fortlöpande pröva möjligheterna att sänka kö- och förmedlingsavgifterna. Under året har förmedlingsavgiften tagits bort helt och hållet och köavgiften sänktes per den 1 juli från 225 kronor per år till 210 kronor per år, inklusive moms. Trots detta uppgick resultat efter finansnetto för 2014 till 4 000 tkr (8 400 tkr), vilket är 4 000 tkr högre än fastställt resultatkrav på 0 tkr. Under 2015 arbetar bolaget vidare med en tydlig uppföljning månadsvis och att löpande se över möjligheten till avgiftssänkning. Utfallet för andelen administrativa och indirekta kostnader av totala kostnader blev något högre än budgeterat och uppgick 2014 till 17,5 % (15,8 %). Anledningen till avvikelsen är den administrativa skuld som bolaget betar av, som innefattar både löne- och ekonomisystem och rutiner för t ex upphandling och arkiv. På sikt väntas positiva effekter på den inre effektiviteten i form av effektivare stödprocesser och bättre arbetsmiljö. Medelantalet anställda var under året 78 (76) personer. Utfallet för sjukfrånvaron under 2014 var dessvärre högt; 6,5% (4,8%). Tre längre sjukskrivningar drar upp sjuktalen. Under 2015 arbetar bolaget vidare med att kombinera tydliga uppföljningsrutiner och en stärkt rehabprocess med friskvårdsförmåner i form av friskvårdsbidrag, friskvårdstimme, massage på arbetstid, dagliga fruktleveranser och friskvårdsföreläsningar mm. Vad gäller sommarjobb för ungdomar redovisar vi bara 7 stycken (9 st under 2013) att jämföra med årsmålet 11. Därutöver har ett antal ungdomar arbetat extra i verksamheten under andra tider på året, och totalt hade om dessa inräknats antalet ungdomar som jobbat i verksamheten uppnått årsmålet. KF:s inriktningsmål: 1. Stockholm är en attraktiv, trygg, tillgänglig och växande stad för boende, företagande och besök 1.1 Företag väljer att etablera sig i Stockholm framför andra städer i norra Europa I samarbete med Stockholm Business Region AB informera om Stockholm som bostadsort Samråd med SBR kring dialogmöten och Stockholmsrum
Sid. 5 (12) 1.2 Invånare i Stockholm är självförsörjande Antal praktikplatser som kan tillhandahållas för de aspiranter som Jobbtorg Stockholm kan matcha 0 st 1 st Målsättningen har varit att tillhandahålla praktikplatser. Vi har träffat kandidater som dock inte uppfyllt kompetensbehovet. Informera om stadens satsningar i ytterstadsarbetet Lyfta fram ytterstaden i Kulturhusutställningen Lyfta fram ytterstaden på bolagets webb 1.3 Stockholms livsmiljö är hållbar Andel relevanta upphandlingar av varor och tjänster där krav ställts på att miljö- och hälsofarliga ämnen inte ingår 100 100 % Inga egna upphandlingar har genomförts under 2014. I största möjliga mån tillgodaser vi vårt behov via upphandlingar via staden eller SKL Kommentus. I dessa upphandlingar har vi förtroende för att detta tillgodoses. 1.4 Det byggs många bostäder i Stockholm Fortsätta arbetet med att samordna och utveckla Stockholm Bygger Genomföra minst 2 dialogmöten under året 1.7 Stockholm upplevs som en trygg, säker och ren stad
Sid. 6 (12) Andel genomförda åtgärder inom ramen för RSA 100 % 100 % RSA för 2014 gav inte upphov till något åtgärdsbehov, men vi har vid sidan av RSAarbetet identifierat fem förbättringsområden som vi arbetat med under 2014: 1. SBA (Systematiskt brandskyddsarbete); nya chefer har engagerats i och utbildats i brandskyddskontroller, och alla chefer och skyddsombud har utbildats i brandskydd. 2. SAM (systematiskt arbetsmiljöarbete). Statistiken för planering och uppföljning har vidareutvecklats. En satsning på förbättrad arbetsmiljö har vidtagits i samband med en lokalombyggnad. 3. En särskild internkontroll i register har genomförts med avseende på diskriminering. 4. En krishanteringsövning har genomförts med fokus på kriskommunikation. En av utkomsterna är framtagande av rutiner för kommunikation, och avtal om externt stöd vid behov. 5. Rutinerna och dokumentationen vid hotsituationer har genomlysts i syfte att kunna hitta orsakssamband. Bidra i arbetet att effektivt förmedla försöks- och träningslägenheter Skapa en väl fungerande regional marknadsplats för hyresrätter Bredda marknaden på fastighetsägarsidan genom tydlig regional närvaro Utveckla relationen med fastighetsägarna genom att säkerställa kvalitet och utveckling i våra tjänster, för tydlig affärsnytta för fastighetsägarnas samverkan med bostadsförmedlingen. Utveckla service och tjänster mot fastighetsägare för att säkerställa ett fortsatt gott inflöde av lägenheter och alltid förmedla lägenheter till den tidpunkt fastighetsägaren angett Antal inlämnade lägenheter 11 967 10 600
Sid. 7 (12) KF:s inriktningsmål: 2. Kvalitet och valfrihet utvecklas och förbättras 2.1 Stockholmarna upplever att de erbjuds valfrihet och mångfald Aktivt marknadsföra den gemensamma studentkön mot privata fastighetsförvaltare Genom aktiv marknadsföring av möjligheten att lämna studentlägenheter för förmedling öka antalet förmedlade studentlägenheter jämfört 2013 (prognos för 2013: 825 lägenheter). Förmedla lägenheter i ett öppet och transparent system efter kötid, dvs till den kund som har längst kötid och uppfyller fastighetsägarens krav Kvalitetssäkra förmedlingsarbetet genom internkontrollen Informera om bostadsmarknaden i regionen och särskilt planerad och pågående nyproduktion Fortsätta ajourhålla en aktuell bild av bostadsbyggandet i Kulturhusutställningen Löpande publicera nyheter om nyproduktion på bolagets webb Medverka till realiserandet av ett Stockholmrum Undersöka förutsättningarna för att underlätta för ungdomar att komma in på bostadsmarknaden Genom aktiv
Sid. 8 (12) marknadsföring av möjligheten att lämna in lägenheter som sk ungdomslägenheter vidmakthålla en hög volym förmedlade ungdomslägenheter (p rognos 2013:780 lägenheter). Genomföra riktad kampanj mot regionens 18-åringar om att anmäla sig som kund hos Bostadsförmedlingen. Utveckla service och tjänster mot kunderna i bostadskön Hög tillgänglighet till bostadsförmedlingens Webbtjänster Kunderna i bostadsköns betyg på våra webbtjänster (webb service index) 99,7 99,1 64 68 Vi har en ny webb sedan sommaren 2014. Fokus var stabilitet och upptid. Vi går nu vidare med att utveckla användarvänligheten inom de i genomförd webundersökning identifierade förbättringsområdena navigering, anpassad information och bättre anpassning till mobil användning. Kunderna i bostadsköns nöjdhet med kontakten med bostadsförmedlingen (NKI) 51 52 NKI för 2014 var 70 för kunder som förmedlats lägenhet, respektive 51 för övriga kunder i kön. Sammanvägt var NKI 54. Det ligger i sakens natur att man är mindre nöjd med Bostadsförmedlingen om man inte har förmedlats en lägenhet. Det vi ser från undersökningen är att de som inte har förmedlats lägenhet är missnöjda med vår information vilket vi tror har sin grund i de inloggningsproblem som uppstod då vi gick över till stadens inloggningslösning. Årsmålet 52 tog sikte på kunder som inte har fått en lägenhet då tanken inför 2014 var att vi endast skulle göra en NKI- undersökningen för den kundgruppen vilket sedan inte blev fallet. 2.3 Stockholmarna upplever att de får god service och omsorg Antal förmedlade försöks- och träningslägenheter via Bostad Stockholm (IoF) 405 st 400 st
Sid. 9 (12) Genomföra 12 aktiviteter för måluppfyllelse av stadens program Stockholm - en stad för alla Fortsätta utveckla e-tjänster och den digitala kommunikationen för att minska behovet av resande för den enskilde. Förbättra tillgängligheten i kundmottagningen i samband med ombyggnation. Genomföra kompetensutveckling som klargör konsekvenser av olika typer av funktionsnedsättningar. Genomföra riktad information om möjligheterna till prövning av förtur till bostad. Genomföra utbildningsinsatser i bemötandefrågor. Ha en god teknisk utrustning i alla sammanträdesrum. Installera hörselslinga i sammanträdeslokal. Säkerställa att arbetsplatser är anpassade till de enskilda medarbetarnas särskilda behov. Säkerställa icke diskriminering vid anställningsrutiner. Återkommande inventera arbetsplatsens tillgänglighet med avseende på olika typer av funktionsnedsättningar. Återkommande utvärdera hur förturskunderna anser
Sid. 10 (12) sig bemötta. Öka webbens tillgänglighet för personer med olika typer av funktionsnedsättning. 2.4 Stockholms stad är en attraktiv arbetsgivare med spännande och utmanande arbeten Aktivt Medskapandeindex Andel medarbetare på deltid som erbjuds heltid Antal ungdomar som fått sommarjobb i stadens regi 76 75 100 % 100 % 7 st 11 st Sommaren 2014 tog vi in 7 sommarjobbare, baserat på definierat behov inom organisationen. Därutöver hade vi under 2014 timanställda som "hoppade in" vid behov under sommaren med även vid behov under resten av året, framför allt på Kundserviceavdelningen. (Vi har här valt en strikt tolkning av målet och inte räknat in de som har varit inne och arbetat även utanför sommarmånaderna.) De flesta av Bostadsförmedlingens sommarjobbare studerar på universitet/högskola då arbetsuppgifterna är av den karaktären/svårighetsgraden. Chefer och ledare ställer tydliga krav på sina medarbetare 67 % 70 % Utfallet återfinns i fråga 26. Där lyder frågan "Min chef ställer tydliga krav på mig." Ledarskapsindexet för bolaget ligger på 80. Utfallet för 2013 låg på 54 så vi ser väldigt positivt på förbättringen. Medarbetare vet vad som förväntas av dem i deras arbete. 83 % 85 % Utfallet från fråga 52 "Jag vet vad som förväntas av mig i mitt arbete". Utfallet för 2013 låg på 79 så vi ser väldigt positivt på förbättringen. Sjukfrånvaro 6,5 % 4,4 % Tre längre sjukskrivningar drar upp sjuktalen. Dessvärre har även kortidssjukfrånvaron legat högt, framförallt i början av året men under sommarmånaderna. Vi arbetar aktivt med att minska sjukfrånvaron, bland annat genom en kontinuerlig uppföljng, en stärkt rehabprocess, friskvårdsförmåner som förstärktes under 2014 samt att extrapersonal tas in vid sjukdom för att bidra till en rimlig arbetsbelastning.
Sid. 11 (12) KF:s inriktningsmål: 3. Stadens verksamheter är kostnadseffektiva 3.1 Budgeten är i balans God budgetföljsamhet och prognossäkerhet Avvikelse investeringsbudget 0 % 0,5 mnkr Godkänd resultatnivå Avkastning på totalt kapital 5,3 0 Bolaget arbetade under 2014 aktivt med att sänka avgifter och därmed minska våra intäkter. Förmedlingsavgiften togs bort helt och köavgiften sänktes från 225 kr/år till 210 kr/år. Resultat efter finansnetto(mnkr) 4 0 Bolaget arbetade under 2014 aktivt med att sänka avgifter och därmed minska våra intäkter. Förmedlingsavgiften togs bort helt och köavgiften sänktes från 225 kr/år till 210 kr/år. Rörelseresultat i % av omsättning 2,6 0 Bolaget arbetade under 2014 aktivt med att sänka avgifter och därmed minska våra intäkter. Förmedlingsavgiften togs bort helt och köavgiften sänktes från 225 kr/år till 210 kr/år. 3.2 Alla verksamheter staden finansierar ska vara effektiva Medelantal anställda 78 st 79 st Fortsätta arbetet med att minska administrativa och indirekta produktionskostnader Andel administrations- och indirekta kostnader 17,5 % 14,4 %
Sid. 12 (12) Anledningen till den ökade andelen administrations- och indirekta kostnader är den administrativa skuld som bolaget betar av, som innefattar både löne- och ekonomisystem och rutiner för t ex upphandling och arkiv. På sikt väntas positiva effekter på den inre effektiviteten i form av effektivare stödprocesser och bättre arbetsmiljö. Utreda förutsättningarna att samordna stadens interna lokalutbud i bolagssektorn Utred förutsättningarna att samordna stadens interna lokalutbud i bolagssektorn Utreda förutsättningarna att sänka kö- och förmedlingsavgiften Genomföra sänkning av förmedlingsavgiften till 0 kronor per den 1 april 2014. Löpande följa intäkts- och kostnadsutvecklingen med avseende på förutsättningarna att justera avgifterna.