1(4) HÖGSKOLAN I BORÅS MINNESANTECKNINGAR 1/13 Centrala arbetsmiljökommittén Liisa Håkansson, sekr 2013-02-27 Närvarande för HB: för arbetstagarna: övriga skyddsombud: Birgitta Alfraeus, ordf Christina Lindqvist, ledamot Liisa Håkansson, sekreterare/ledamot Carina Théen, huvudskyddsombud Thomas Södergren, skyddsombud IH Sara Hellberg, skyddsombud BLR Mattias Hjertén, skyddsombud GF Olle Holmudd, skyddsombud THS studerandeskyddsombud: Julia Harrysson Ej närvarande: Christian A Jensen, ledamot Britt Omstedt, skyddsombud BHS Agneta N Andersson, skyddsombud THS Daniel Hjelmgren, skyddsombud HIT Linda Lovecraft, skyddsombud PED Lars-Gunnar Forslund, skyddsombud PED Skyddsombud VHB, vakant Studerandeskyddsombud, vakant Anna Järvbring, kurator 1 Mötets öppnande, godkännande av dagordningen Mötet öppnas. Tre punkter läggs till dagordningen: årlig uppföljning av arbetsmiljöarbetet 2012 (verksamhetsberättelse), rektors förslag till alternativ organisation och studentbarometern. Dagordningen godkänns. 2 Föregående minnesanteckningar Frågan uppkommer angående skåpet till hjärtstartaren vid receptionen på allégatan. Skåpet är på plats. Föregående minnesanteckningar läggs till handlingarna. 3 Av-/påanmälan skyddsombud Daniel Hjelmgren är nytt skyddsombud på HIT, Tobias Ruhtenberg, skyddsombud PED, har avgått och ersatts av Lars- Gunnar Forslund och Linda Lovecraft. 4 Lokaler Arbetet med inplaceringstesterna pågår. En första presentation av ett förslag har gjorts för alla enheter (dock ej hela GF). Skyddsombuden har inte varit involverade i dessa möten på samtliga enheter. Birgitta tar på sig att påminna chefer om att ta med skyddsombud i arbetet med planering av lokalerna.
2(4) Inplaceringstesterna kan komma att bli försenade med anledning av diskussionerna rörande eventuell omorganisation. HB har nu tecknat ett nytt avtal avseende leverantör av lokalvård. Bedömningen i överklagandet som låg kos Kammarrätten gick till HB:s fördel och Skaraborgs städ som städar våra lokaler idag kommer att fortsätta att göra det. Det har gjorts vissa tillägg i städprogrammet i samband med upphandlingen. Det handlar om att mikrovågsugnar ska torkas ur invändigt, ökad städfrekvens i gymmet, tvättning av sängkläder i vilrum och ökad städning av gemensamma toaletter på plan 2 i Balder och på Sandgärdet. Vidare kommer städet att ansvara för att tömma wellpappen, vilket innebär att mail om behov av tömning tillsvidare ska skickas till lokalvard@hb.se Städprogrammet finns på högskolans hemsida (hb.se/lokalvard). Arbetet med tentamenssalen på C2 pågår för fullt och slutbesiktning är beräknad till vecka 12. Arbetet med förbindelsebron är försenat och slutbesiktning sker tidigast i maj. Dock kommer den inte att tas i bruk förrän ombyggnationen av B5 är klar, vilket blir till hösten. Christina har haft möte med Securitas angående det ökade problemet med missbrukare som befinner sig i våra lokaler. De kommer att sätta in extra bevakning under för- och eftermiddag under slumpvisa tider. Även öppettiderna för entrédörrarna kommer att ändras för att få bukt med problemet. Medarbetare och studenter kommer in med passerkort. Information om detta kommer att skickas ut innan förändringen sker. Ombyggnation av IH:s laboratorium pågår. De kommer att behöva borra igenom bjälklager vilket kommer att störa. VHB och FoUS som sitter nära är informerade och information kommer även delges PED. Regler för god ordning är på gång och kommer att tas upp på Lilla SVG i nästa vecka för att därefter kunna fastställas. 5 Arbetsmiljöpolicy Styrelsen fattade beslut om ny arbetsmiljöpolicy den 18 februari. Nu återstår implementeringen. Personalavdelningen kommer att sprida den via Inblick, till alla prefekter/enhetschefer och administrativa chefer för att den ska kunna tas upp i lokala AMK. Gällande spridningen till studenterna är Ping Pong bästa sättet samt via Studentkåren. Liisa kontaktar dem. 6 Uppföljning handlingsplan för det systematiska arbetsmiljöarbetet 2013-2014 Se noteringar i bilaga.
3(4) 7 Budget Resultatet för 2012 blev bättre än förväntat. Antalet studenter minskar, men det är också ett känt faktum sedan tidigare. HIT har tillfälligt lagt fastighetsmärklarprogrammet på is för att kunna minska antalet helårsstudenter. Förändringen påverkar dock inte befintliga studenter som går programmet eller medarbetare. Kommittén avser att bjuda in Magnus Bergenholtz till kommande möte. 8 Rapporterade tillbud och arbetsskador 2012 Personalavdelningen har gjort en sammanställning över rapporterade tillbud och arbetsskador 2012. Antalet anmälningar har minskat jämfört med föregående år. Någon enstaka justering görs i skrivningen som därefter är ok. 9 Medarbetarundersökning, upphandling Se notering i uppföljning av handlingsplanen för 2013-2014. 10 Rutin för hantering av arbetsskador och tillbud Rutinen har diskuterats en gång tidigare i kommittén. Vissa förändringar har därefter gjorts. Skyddsombudets roll ska tydliggöras ytterligare så tidigt som möjligt i rutinen samt att skyddsombud ska delges information om inträffade tillbud i ett tidigt skede. En punkt bör också tillföras riktlinjerna för arbetsmiljöarbetet rörande att rapporterade tillbud och arbetsskador behandlas löpande i lokala AMK. 11 Övrigt Rektors förslag till alternativ organisation Rektor har lagt fram ett förslag till en alternativ organisation. Det diskuterades i högskolans ledningsgrupp vecka 7 och då fick också prefekter/enhetschefer i uppgift att presentera det på sina respektive enheter inom två veckor. Previa är informerade om att det pågår diskussioner om en omorganisation då det börjar finnas viss oro bland medarbetarna. Skyddsombuden uppmanas att vara lite extra vaksamma och fånga upp de frågeställningar som finns. Den stora frågan bland skyddsombuden, som de också uppfattar från medarbetarna, är vad syftet med förslaget är. Varför ska högskolan göra en omorganisation? När ett förslag presenteras på det här sättet, även om det bara är ett förslag, fastnar diskussionerna i det. Det är viktigt att det råder öppenhet, tydlighet och kommunikation i den fortsatta processen. Carina betonar också vikten av konsekvensanalyser, men processen är fortfarande i ett så tidigt skede att detta kan vara svårt att göra nu. Det kommer längre fram och då är det viktigt att skyddsombud involveras. Uppföljning av arbetsmiljöarbetet 2012 (verksamhetsberättelse) Ett förslag till skrivning delas ut under mötet. Efter något enstaka tillägg i skrivningen är dokumentet ok.
4(4) Studentbarometer Resultatet på studentbarometern har kommit. Vi har ännu inte hunnit titta på resultatet. Dock vore det bra i framtiden med diskussioner om gemensamma nämnare mellan personal- och studentbarometern. 12 Mötets avslutande Liisa Håkansson Sekreterare
UPPFÖLJNING 2013-02-27 Dnr 604-12-93 1 (4) Personalavdelningen Liisa Håkansson, personalhandläggare Övergripande handlingsplan för det systematiska arbetsmiljöarbetet 2013-2014 Handlingsplanen har utarbetats i enlighet med Arbetsmiljöverkets föreskrift Systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) samt utifrån Högskolans arbetsmiljöpolicy, Arbetsgivarverkets strategi för den statliga arbetsgivarpolitiken och Högskolans mål och strategier. Ev underrubrik/område Åtgärd/aktivitet Slutdatum Ansvarig Uppföljning Budget Resultat* Identifiera situationer av hot och våld som är gemensamma för flera av Högskolans institutioner/enheter. Därefter utarbeta övergripande rutiner. Samtliga institutioner/enheter ska även ha väl förankrade rutiner rörande ensamarbete som utgår från de övergripande riktlinjer för ensamarbete som fastställts hösten 2012. 2013-02-28 Personalchef Arbetet pågår och beräknas vara klart till nästa C-AMK. Strategi/mål: Vi arbetar i arbetsgivarsamverkan för att förebygga och hantera hot, våld och andra riskfaktorer. Upphandla verktyg för medarbetarundersökning. Mål: Att högskolan ska ha ett upphandlat verktyg för att kunna genomföra en ny medarbetarundersökning 2014. 2013-10-31 Personalchef Personalavdelningen har börjat tittat på hur andra lärosäten gjort i sina upphandlingar för att få information. Kontakt kommer också att tas med controllers och Studentkåren för att Medel finns avsatta i budget 2013. Postadress Tfn Fax E-post Högskolan i Borås 033 435 40 00 (vxl) 033 435 40 22 registrator@hb.se 501 90 Borås
2013-03-04 2 (2) Efter genomförd upphandling. Genomföra medarbetarundersökning. Strategi/mål: Säkerställa att medarbetare har en god fysisk och psykosocial arbetsmiljö. Utifrån resultatet på Personalbarometern finns behov av att implementera rutiner för brandsäkerhet på högskolan. Personalavdelningen ser till att aktuella riktlinjer och rutiner finns på plats som enheterna sedan utgår ifrån. Strategi/mål: Förebygga risksituationer samt tillse att medarbetare och studenter på högskolan vet vad de ska göra i händelse av brand. Se över och strukturera om informationen avseende arbetsmiljö på högskolans hemsida i syfte att förenkla för chefer, medarbetare och studenter. Mål: Det ska vara enkelt att hitta relevant information för att bedriva ett bra arbetsmiljöarbete vid högskolan. försöka få till en röd tråd mellan personal- och studentbarometern. Det system som HB använde senast för att genomföra personalbarometern fungerar också för kursvärderingar. 2014-06-30 Personalchef Inget kommer att göras i denna aktivitet förrän upphandlingen av nytt system är klar. 2013-06-30 Personalchef, prefekter/enhetschefer Arbetet pågår. Under 2012 gjordes flera förbättringar då bland annat utrymningsplanerna uppdaterades. Nu när rutin vid brandlarm är beslutad ska ett nytt möte tas med Räddningstjänst för ev utrymningsövning. 2013-09-30 Personalchef Detta kommer att göras under våren i samband med att de interna sidorna ska flyttas över till den nya webben. Det arbetet beräknas vara klart i juni, men vi kommer att följa upp detta löpande. 90 000 kr, kan revideras efter genomförs upphandling. Utifrån resultatet på Personalbarometern finns 2013-12-31 Prefekter/enhets- Avdelningen externa
2013-03-04 3 (3) behov av att implementera/förankra central och lokal handlingsplan i händelse av olycka eller katastrof i organisationen. Strategi/mål: Säkerställa att högskolan är väl förberedd i händelse av nödläge eller katastrof. Inventera utbildningsbehovet bland cheferna rörande utbildning i: - Medarbetarsamtal - Bättre arbetsmiljö (BAM) - Brandsäkerhet Alla chefer med personalansvar ska ha genomgått utbildningarna. chefer och personalchef 2014-06-30 Prefekter/enhetschefer och personalchef relationer arbetar med att ta fram ett litet kort som ska platsa i plånboken med de viktigaste telefonnumren i händelse av olycka eller katastrof. Den övergripande handlingsplanen finns på hemsidan och alla enheter ska också ha en. Utbildning för chefer i medarbetarsamtal är planerat under året och detsamma gäller BAM och brandsäkerhet. En inventering har dock inte gjorts ännu. Strategi/mål: Våra chefer företräder arbetsgivaren och verkar tillsammans med medarbetare och studenter för en god arbetsmiljö. Införa elektronisk tillbudsrapportering och därefter implementera den nya rutinen. Strategi/mål: Kvalitetssäkra rapportering och uppföljning av tillbud. Ta fram rutin/underlag för undersökning av den psykosociala arbetsmiljön. Undersökning ska kunna göras i mindre skala vid behov utöver 2013-12-31 Personalchef i samarbete med prefekter/enhetschefer Ett arbete pågår med att försöka samordna avvikelsehanteringen inom HB. Personalavdelningen ska ha en webbdemo avseende ett verktyg för att se om det ev kan vara något. 2013-06-30 Personalchef Ingenting har gjorts avseende denna aktivitet ännu.
2013-03-04 4 (4) Personalbarometern. Strategi/mål: Säkerställa att medarbetare har en god fysisk och psykosocial arbetsmiljö. Förbättra informationsspridningen internt på Högskolan avseende arbetsmiljöområdet. Mål: Säkerställa att berörd personal kontinuerligt får information om uppdateringar på arbetsmiljöområdet. 2013-10-31 Personalchef Förhoppningen är att detta ska bli bättre i samband med den nya webben, men samtliga i kommittén uppmanas också att fundera på hur vi på ett lämpligt sätt kan sprida informationen. Uppföljningen gjordes i samband med ett sammanträde i den centrala arbetsmiljökomittén 2013-02-27.