Hej och välkommen till en kort presentation av SchemaKoll. I den här presentationen kommer du att bli guidad genom proceduren att logga in med en kod, lägga in ett schema och beräkna om det följer reglerna i arbetstidslagen, ATL.
För att du ska kunna använda SchemaKoll måste du ha en eller flera koder som du ska ha fått av den som beställt koder inom er verksamhet. Kopiera en av dessa koder. Klicka sedan på rutan Kodanvändare.
Ange först kodbeställarens e-postadress (den ska du ha fått tillsammans med koden eller koderna). Sedan klistrar du in den kod du tänker använda i nästa ruta; kod. Klicka därefter på Använd kod.
Du kommer nu direkt till rutan för schemainmatning och kan börja ange schemat med en gång. Till vänster om schemainmatningsrutan ser du fyra rutor i gult som du kan klicka på för att läsa mer om hur man ska mata in scheman, vad ATL säger mm. Om du klickar på en av dem använder du sedan bara bakåtknappen för att komma tillbaka till schemainmatningsrutan. Du gör likadant om du klickar på Se exempel på hur man matar in ett schema i den oranga supportrutan.
När du nu ska börja mata in scheman så finns det vissa regler du måste följa för att SchemaKoll ska förstå vad du skriver. Varje rad måste börja med ordet "vecka" eller bokstaven v och följas av siffran för vilken vecka i schemaperioden det är, t ex v 1 eller vecka 2. Sedan ska du skriva vilken dag arbetspasset äger rum under och därefter start- och sluttid för arbetspasset. Arbetstiderna anges i timmar:minuter eller timmar.minuter, med ett bindestreck mellan tidsangivelserna. Du behöver inte ta med minuterna om arbetspasset börjar eller slutar hel timme.
Ett arbetspass kan bestå av ordinarie arbetstid, jourtid (anges som jour efter arbetspassets sluttid) eller arbete som innebär särskilda risker eller stor fysisk eller mental ansträngning (anges som risk efter arbetspassets sluttid).
Om arbetspasset innehåller både ordinarie timmar och jour och/eller risk så måste det delas upp i sina olika delar för att SchemaKoll ska kunna göra korrekta beräkningar. Kommentarer i schemat anges med tecknet # innan kommentaren. Kommentarer ignoreras helt av SchemaKoll vid beräkningar.
Om schemat innehåller arbetspass som börjar ett dygn och slutar nästa så förstår SchemaKoll det även om du skriver det på en enda rad med ett undantag; om arbetspasset är längre än 24 timmar måste du dela upp tidsangivelsen på två rader.
Om assistenten arbetar sista schemaveckans söndagsnatt och ska börja om på schemat måndag vecka 1 igen anges detta genom att låta söndagspasset sträcka sig det antal timmar in på måndagen som arbetspasset pågår. SchemaKoll kommer automatiskt att förstå att schemat ska börja om på vecka 1 om det inte redan är upptaget på måndag vecka 1. Om timmarna redan är upptagna kommer SchemaKoll istället att lägga in en ny vecka och föra över måndagstimmarna på den veckan.
Rullande scheman med brytpunkt vid midnatt där assistenten arbetar den sista veckans söndagsnatt och där ordinarie arbetstid upphör precis vid midnatt för att övergå i antingen jour, jour risk eller natt risk måste anges genom att låta den ordinarie arbetstiden löpa minst en minut efter midnatt (se exempel ovan). Annars kommer SchemaKoll att tolka det som olika arbetspass.
Vecka 1 arbete Vecka 1 ledig Vecka 2 arbete Vecka 2 arbete Vecka 3 arbete Vecka 3 arbete Vecka 4 ledig Vecka 4 arbete Om schemat innehåller en eller flera lediga veckor i slutet av schemat kommer inte SchemaKoll att förstå att dessa veckor ska räknas in i genomsnittsberäkningen om de inte läggs i början eller mitten av schemaperioden. Jobbar assistenten t ex 3 veckor och är ledig den fjärde, skriver du istället att assistenten arbetar vecka 2, 3 och 4. Därmed hamnar den lediga veckan i början eller mitten av schemat och räknas in i statistiken.
När du har matat in ditt schema och ändrat namn på det (i rutan ovanför schemainmatningen) bör du kontrollera att schemat är korrekt inskrivet. Det gör du genom att klicka i Kolla att formatet är korrekt och därefter klicka på Utför markerat val. När du har gjort det är schemat också sparat under sitt nya namn och du kan fortsätta arbeta med det vid ett senare tillfälle. Schemat hamnar då under fliken Pågående.
Om du har skrivit in schemat korrekt får du en grön ruta som ger klartecken för dig att gå vidare. Om du har gjort någon felaktig inmatning får du upp en röd ruta som talar om på vilken rad i schemat du har skrivit fel.
När schemat är korrekt infört är det dags att gå vidare till steg 2, att visa schemat utan att beräkna det. Det steget kan du använda både som ytterligare en säkerhetsrutin för att kontrollera att schemat ser ut som du hade tänkt dig men också för att se om det verkar uppfylla t ex lagens krav på 11 timmars dygnsvila varje 24-timmarsperiod. Klicka alltså i Visa schemat utan att beräkna det och klicka sedan på Utför markerat val.
Du får nu upp en bild på hur schemat ser ut i grafisk form. Du kan se hur arbetspassen ligger och hur många timmars vila det är mellan varje arbetspass. Observera att schemat i det här läget fortfarande inte är godkänt!
Om du bläddrar lite nedåt efter du har tittat på schemat så kan du också se statistik över schemat samt en förklaring på de tecken som SchemaKoll använder sig av. Vill du skriva ut schemat så rullar du ännu längre ner och klickar på Utskriftsvy. När du står i utskriftsvyn kan du skriva ut schemat med en schemavecka per sida.
Om du känner dig nöjd med schemainmatningen är det nu dags för att låta SchemaKoll beräkna schemat för att se om det uppfyller samtliga villkor i ATL. Välj det tredje alternativet under schemainmatningen, Beräkna schemat enligt ATL och klicka på Utför markerat val. Nu får du snart reda på om schemaraden är godkänd eller inte!
SchemaKoll kontrollerar, i tur och ordning, att ovanstående kriterier uppfylls för att schemat ska bli godkänt. Om SchemaKoll upptäcker en felaktighet under t ex punkten två ovan upphör sökningen och SchemaKoll rapporterar felet. Det betyder att även om du ändrar den felaktigheten kan SchemaKoll rapportera ett nytt fel nästa gång du kontrollerar. Då har den hittat en felaktighet som ligger längre ner i listan.
GRATTIS! Grön ruta betyder att schemat är godkänt. En liten klocka på vänster sida visar var dygnsbrytningen är. Veckobrytningen markeras genom att veckodagens namn har fet stil. Du kan nu inte använda koden någon fler gång annat än för att logga in och titta på schemat eller för att välja någon annan dygnsbrytning än SchemaKoll visar. SchemaKoll väljer alltid att visa den första, möjliga dygnsbrytningen.
Om du klickar på Se andra dygnsbrytningar får du fram en lista med samtliga möjliga dygns- och veckobrytningar. Klicka på en av dem så får du fram schemat i grafik på nytt, nu med klockan vid den av dig valda dygnsbrytningen.
Om ditt schema inte uppfyller villkoren i ATL kommer du att se en röd ruta där det står att Schema kunde inte hittas. SchemaKoll talar också om vad som är fel. Du får då se över schemat och göra nödvändiga justeringar. Du kan använda samma kod för att beräkna schemat om och om igen, ända tills schemat är godkänt.
SchemaKoll Vi har här beskrivit hur du arbetar med SchemaKoll när du loggar in med en kod. Om du är kodbeställare arbetar du självklart på samma sätt med inmatningen men istället för att logga in som kodanvändare loggar du alltid in som kodbeställare. Lycka till med SchemaKoll!