Modell för sysselsättning genom upphandling
Strategiskt stöd och kartläggning av upphandlingarna Arbetskraftstjänster Strategisk planering styr ansvarsfull upphandling. Till exempel riktlinjer som främjar ansvarsfull upphandling bidrar till sysselsättning inom ramen för kommun- eller upphandlingsstrategin i samband med offentlig upphandling. Vem planerar och sköter upphandlingarna? Var får man information om kommande och planerade upphandlingar? Har de aktörer som är väsentliga med tanke på upphandlingar tillräckligt med information, kompetens och kunskap för att uppfylla sysselsättningsvillkoret? 3
Strategiskt stöd och kartläggning av upphandlingarna Arbetskraftstjänster På vilka kommande upphandlingar kan sysselsättningsvillkoret tillämpas? Upphandlingens värde, upphandlingsprocessen och kontraktets längd samt potentiella producenter och arbetsuppgifter ska beaktas. Vilka är de regionala och branschvisa sysselsättningsbehoven och -målen nu och framöver? Vilka grupper vill man i synnerhet sysselsätta? Finns det till exempel särskilda målgrupper som kommunen vill satsa på? Samarbete med parter som tillhandahåller arbetskraftstjänster (t.ex. TE-byråer, kommunala sysselsättningstjänster, rekryteringsföretag) 4
Proaktiv marknadsdialog Leverantör Dialog med marknadsaktörer om upphandlingsmålen och möjligheten att tillämpa sysselsättningsvillkoret. Samordning av serviceproducentens eller - leverantörens arbetskraftsbehov och sysselsättning, till exempel arbetsprövning, läroavtal, praktik eller arbetsavtal. Syftet med dialogen är att aktivera marknadsaktörer i sysselsättningsfrågor. På detta sätt kan man få nya perspektiv på sysselsättning och företagens sociala ansvar i praktiken. 5
Utarbetande och publicering av anbudsinfordran Inskrivning av sysselsättningsvillkoret som ett ovillkorligt minimikrav i anbudsinfordran eller som en del av jämförelsegrunden för kvaliteten, varvid anbudsgivaren får tilläggspoäng för uppfyllandet av sysselsättningsvillkoret. Anbudsinfordran ska innehålla information om antalet sysselsatta och anställningens längd eller om en procentuell andel sysselsatta av upphandlingens totala värde eller objektets personalstyrka som används för sysselsättning. Sysselsättningsvillkoret kan gälla arbetsprövning, läroavtalsutbildning, sysselsättning i anställningsförhållande för personer i en svår arbetsmarknadsställning såsom unga, personer med funktionsnedsättning, invandrare och långtidsarbetslösa eller annat sysselsättningsfrämjande samarbete. 6
Utarbetande och publicering av anbudsinfordran Sysselsättningsvillkoret kan fastställas så att personer kan sysselsättas i vilka uppgifter som helst i företaget eller hos en underleverantör som anges i kontraktet eller alternativt kan man fastställa ett visst arbetsobjekt och/eller vissa uppgifter. Sysselsättningsvillkoret kan inskrivas i avtalsvillkoren i anbudsinfordran och en detaljerad processbeskrivning bifogas till den. Rapportering och uppföljning av uppfyllandet av sysselsättningsvillkoret till beställaren. Sanktioner kan ställas i situationer där sysselsättningsvillkoret inte uppfylls eller alternativt kan man bevilja sysselsättningsbonus. Efter publiceringen av anbudsinfordran kan serviceproducenter eller -leverantörer ställa frågor om anbudsinfordran/sysselsättningsvillkoret som besvaras centraliserat Exempel på sysselsättningsvillkor: www.thl.fi/handu/hankintapilotit 7
Kontrakt och rådgivning Arbetskraftstjänster Leverantör Kontrakt med valda serviceproducenter eller leverantörer. Sysselsättningsvillkoret och eventuella sanktioner eller bonusar har fastställts i kontraktet. Serviceproducenterna eller -leverantörerna erbjuds rådgivning för uppfyllandet av sysselsättningsvillkoret och sökandet efter arbetstagare. Dessutom förhandlar man om tidsschemat för uppfyllandet av sysselsättningsvillkoret. Samarbete med parter som tillhandahåller arbetskraftstjänster. Serviceproducenterna eller -leverantörerna erbjuds rådgivning om ekonomiska stödmöjligheter, såsom lönesubvention, kommuntillägg, övriga stödformer. 8
Rekrytering Arbetskraftstjänster Leverantör Uppfyllande av sysselsättningsvillkoret enligt upphandlingskontraktet. Den leverantör som omfattas av sysselsättningsvillkoret kan kontakta parter som tillhandahåller arbetskraftstjänster (t.ex. TE-byråer, kommunala sysselsättningstjänster, rekryteringsföretag). Eventuella löneansökningar och övriga ansökningar eller läroavtalsprocess. Den rekryterade personen ska uppfylla de sociala kriterierna enligt upphandlingskontraktet/servicebeskrivningen. 9
Uppföljning och rapportering av kontraktet Leverantör Uppföljning av upphandlingsprocessen är en förutsättning för goda resultat. Det är bra att avtala om regelbundna möten mellan serviceleverantören och beställaren under kontraktsperioden för att följa upp uppfyllandet av sysselsättningsvillkoret. Serviceproducenten eller -leverantören rapporterar om uppfyllandet av sysselsättningsvillkoret i anslutning till den övriga kontraktsenliga rapporteringen. Rapporteringen kan också ske i form av en årlig enkät. Det är bra att nämna uppföljningen redan i anbudsinfordran. Den upphandlande enheten beslutar om vem som ansvarar för uppföljningen av kontraktet och sysselsättningsvillkoret samt allokerar tillräckliga resurser för detta. 10
Bedömning Det är bra att planera bedömningsmetoderna redan i början av upphandlingsprocessen. Bedömningsobjektet kan utgöras av hela sysselsättningsprocessen i upphandlingen och dess delområden. Som metod kan man välja till exempel självutvärdering, respons av arbetskraftstjänster, arbetsgivare eller sysselsatta. En systematisk uppföljning av resultaten stöder utvecklingen av arbetet. Vad lärde man sig? Vad borde göras annorlunda framöver? Uppnåddes sysselsättningsmålen enligt kontraktet? Fick parterna tillräckligt med information och stöd under processen? Övriga observationer? 11