2014-02-28 SLUTRAPPORT Extern utvärdering av socialfondsprojektet KLARA FÄRDIGA GÅ Uppdragsgivare: SISU Idrottsutbildarna Blekinge Genomförare: Caddie Sport&Business Projektledare: Frans Fransson
Sammanfattad version - Klara Färdiga Gå Bakgrund Klara Färdiga Gå är ett kompetensutvecklingsprojekt initierat av SISU Idrottsutbildarna Blekinge. Projektet startade i september 2012 i samverkan med Smålandsidrotten och Skåneidrotten. Målgruppen var anställda i idrottsföreningar i Blekinge, sydöstra Småland och östra Skåne. Projektet har finansierats av Europeiska Socialfonden, programområde 1. Projektet avslutas formellt i mars 2014. SISU Idrottsutbildarna Blekinge utsåg Caddie Sport&Business att utvärdera projektet. Uppdraget för Klara Färdiga Gå (KFG) var följande: Det huvudsakliga utvärderingsuppdraget blir att genomföra en löpande utvärdering hos anställda och föreningar gällande framförallt en viktig frågeställning: Hur ny kompetens kan utveckla och stärka arbetsmiljön och arbetsorganisation för den idrottsanställde? Metodik och tillvägagångssätt En del av uppdraget har bestått i att genomföra en kvalitativ studie med intervjuer som grund för insamlad data. Detta för att få en utvecklad förståelse och större insyn i det uppdrag vi ska utvärdera. Totalt har vi till slutrapporten genomfört elva intervjuer med sammanlagt 14 personer, fördelat på tolv föreningar samt projektägaren SISU Idrottsutbildarna. Tio av respondenterna träffades för en besöksintervju, medan fyra genomfördes över telefon. Vi har även genomfört enkätundersökningar. Genom den kvantitativa studien har vi önskat få en överblick över deltagarnas uppfattning av utbildningen. Genom att rikta frågan till samtliga deltagare har målet varit att skaffa oss en heltäckande bild. För att förenkla processen för deltagarna så har enkäten varit webbaserad. Enkäten har spridits via e-post där deltagaren kunnat gå in och fylla i på egen hand. Förutom den löpande enkäten har vi till slutrapporten även skickat ut en slutenkät. Denna enkät har haft som syfte att ge en helhetsbild kring projektet Klara Färdiga Gå. De 16 frågorna besvarades av totalt 83 personer. Studien har dels fokuserat på individen och dels på föreningen. I individperspektivet utgår vi primärt ifrån hur individen, den idrottsanställdes, upplevelse av projektet. I föreningsperspektivet har vi utgått ifrån hur föreningarna tar tillvara på kunskaperna som utvecklas under projektets gång. Här ligger fokus på hur organisationen påverkas av kompetensinsatserna. Utöver dessa perspektiv har även en fördjupad studie kring programserien strategiskt ledarskap genomförts. Detta har varit ett särskilt prioriterat delmål att arbeta med för projektägarna och har därför fått särskilt stort fokus i slutrapporten. 2014-02-28 Caddie Sport&Business Sida 1
Vår utgångspunkt som utvärderare är hämtade från det som benämns som lärande utvärdering. Vid varje delrapport har vi som utvärderar haft en presentation med workshop med såväl styrgrupp som referensgrupp. Här har vi kunnat delge de resultat som vi fått fram och haft samtal kring de förbättringsåtgärder som vi presenterat. Brister som påtalats har tagits vidare av projektägarna. I flertalet av dessa rekommendationer har tydliga effekter kunnat påvisas. Vi har haft en tät dialog kring målet med varje avrapportering. På detta sätt har vi kunnat säkerställa rätt ställda förväntningar på delrapporterna. Resultat och genomförande KFG har totalt sett haft 81 aktiviteter under projektperioden. Totalt har 376 deltagare och 102 föreningar varit engagerade i aktiviteterna. Det stora flertalet av föreningarna har kommit från Blekinge. De målgrupper som KFG har riktat sig mot är idrottens anställda. De har kategoriserats i fyra olika kategorier, nämligen klubb-, sport- och marknadschef, tränare (och instruktörer), anläggningsansvarig och vaktmästare, samt kanslist och administratör. Utöver dessa målgrupper gjorde man tidigt klart med Ridsportförbundet att erbjuda ett skräddarsytt utbildningsprogram. De kunskapsområden som har varit i särskilt fokus i detta projekt har varit kopplad till fyra övergripande delar; digital kompetens, arbetsledning och arbetsmiljö, organisationsutveckling, samt erfarenhetsutbyten och skapande av nätverk mellan idrottsanställda. Det innovativa i detta projekt var att nå fram till nya verktyg som utvecklar och kvalitetssäkrar idrottsföreningar. Genom att rusta de idrottsanställda med rätt kompetens och att lyfta strategiska frågor inom idrotten, ville man att Klara Färdiga Gå skulle bli en modell för hur övriga idrottsrörelsen skulle kunna arbeta framöver med liknande frågor. Analys Vi anser att Klara Färdiga Gå har medverkat till att lyfta frågan om kompetensutvecklingen hos föreningsanställda i Skåne, Småland och Blekinge. Projektägaren har klarat att nå upp till det kvantitativa målet att nå minst 300 deltagare. Vi har löpande under projektperioden noterat att deltagarna varit tillfreds med det innehåll och utbud som erbjudits genom Klara Färdiga Gå. Individperspektiv Insatserna har inte minst bidragit till att höja graden av engagemang och motivation hos de idrottsanställda. Vi kan i vår studie peka på flera positiva resultat såsom; större möjlighet att påverka sin yrkesroll, fördjupad insikt om verksamheten, mer energi och tillförd glädje att utföra sina arbetsuppgifter. I vissa fall har det också skapat en ökad trygghet vardagen. Erfarenhetsutbytet mellan deltagare är ett viktigt resultat i projektet. Det är särskilt viktigt i gruppen ensamarbetande individer som finns i stor utsträckning inom idrotten. Här kan vi tydligt se att det informella lärandet är bidragit till att utväxling skett mellan deltagarna. Det ska också poängteras att det personliga nätverket som utvecklats för många inte ska underskattas. När projektet är slut kan idrottens föreningsanställda finna lösningar via sitt utvecklade nätverk. Vi har sett att nätverket har stärkts i samtliga fyra målgrupper vi studerat. 2014-02-28 Caddie Sport&Business Sida 2
De kunskaper, färdigheter och lärdomar som framkommit kan härledas till såväl det formella som det informella lärandet. Flera nya kunskaper som tas upp i studien går att koppla samman med ett nya arbetssätt som individen utvecklat. Det är nya konkreta verktyg som de anställde ta med sig in i vardagen. Det kan också bestå i ett effektivare arbetssätt som man utvecklat. Och slutligen kan det vara en form av bekräftelse på att man faktiskt gör saker på rätt sätt. Vilka metoder har varit framgångsrika utifrån ett individuellt perspektiv och varför? För att besvara denna fråga har vi tagit hjälp av en egenutvecklad modell. Den visar vilka faktorer som påverkar och möjliggör för individen att åstadkomma förändringar i en idrottsförening, utifrån ett kompetensutvecklingsprojekt. Och den sammanfattar mycket av det som tidigare diskuterats i detta kapitel. Följande sex påverkansfaktorer pekar vi ut som betydelsefulla: Lärande, miljöombyte, nya perspektiv, engagemang och lust, reflektion och erfarenhetsutbyte, samt social interaktion. De sex komponenterna är nära sammankopplade med varandra. Miljöombyte ReClektion / Erfarenhets- utbyte Nya Perspektiv Påverkans- faktorer Engagemang / lust Social interaktion Lärande Figur 1. Påverkansfaktorer för en idrottsanställd, utifrån ett individperspektiv. Föreningsperspektiv I vilken mån har projektet bidragit med långsiktiga effekter till föreningarna? Detta har varit en relativt komplex och svår fråga för respondenterna att utveckla i våra intervjuer. Vi talar här hellre om indikatorer (än effekter) som vi kan se så här långt. Och dessa indikatorer är då kopplade till nyttan och värden som vi kunnat skönja. En tydlig indikator rör de föreningar som varit engagerade i serien det strategiska ledarskapet. Här kan vi se att dessa har startat upp eller fördjupat sig i frågor om verksamhetsplanering och organisationsutveckling. Överlag har ett mer strukturerat arbetssätt betonats och medverkat till att inleda förändringsprocesser i flera idrottsföreningar. Ett annat mer bestående resultat av en kompetensutveckling har rört arbetsmiljön för de anställda. Att få ett yrkesprov utfärdat eller en kvalitetsmärkning kan också visa sig vara en viktig indikator för idrottens föreningsliv. 2014-02-28 Caddie Sport&Business Sida 3
En indikator som vi med bestämdhet kan påvisa att projektet medverkat till är det utvecklade nätverksskapandet. Förmodligen har föreningen en stor nyttan i att de idrottsanställda i många fall fått tillgång till ett större kontaktnät. Det gäller särskilt målgrupperna anläggningsarbetare och kanslister. Huruvida SISU Idrottsutbildarna har lyckats skapa strukturer och utveckla nätverk med fackliga organisationer, näringsliv, myndighetsorganisationer och intresseorganisationer har vi svårt att påvisa. Hur ska man se till att föreningen förankrar och använder den kunskapsöverföring som sker på individnivå? Även här har vi under projektets gång utvecklat en modell för att svara på denna fråga. Med vår analys som grund vågar vi säga att det förutsätter att det finns fyra tydliga påverkansfaktorer. Följande fyra påverkansfaktorer pekar vi ut som betydelsefulla för att kunskap ska kunna omsättas i verksamheten: Insikt (om utvecklingsplan), uppmuntran, strategi och plan, samt uppföljning. Figur 2. Påverkansfaktorer för en idrottsförening, utifrån ett föreningsperspektiv. Strategiskt ledarskap Vad har det strategiska ledarskapet skapat för resultat och eventuella effekter på de deltagande föreningarna? Först och främst kan man konstatera att på individnivå har frågorna inspirerat och engagerat deltagarna. För många är det helt nya kunskapsområden som berörts. Serien har haft karaktären av en utvecklingsinriktad insats med tydliga drag av att inspirera till förändringar och innovationer i verksamheten. Med tanke på att denna typ av frågor så sällan ges tid och utrymme har KFG skapat goda förutsättningar att komma igång med arbetet. 2014-02-28 Caddie Sport&Business Sida 4
Följande indikerar att programserien kunnat uppvisa resultat så här långt: Vi anser att programserien medverkat till att inspirera och få igång det strategiska processarbetet på verksamhetsnivån. Vi kan också se att HR-planer, arbetsbeskrivningar, teambuildingaktiviteter, verksamhetsplaner och matchningsmodeller skapat ett embryo till nya arbetssätt och metoder i det strategiska ledarskapet. Ett nätverk för personer som arbetar med strategiska frågor i respektive klubb har skapats. Det har bidragit till ett värdefullt erfarenhetsutbyte under programserien. Denna process har även fört med sig att frågor kring arenautveckling, varumärkesutveckling och intäktsskapande delar drivits på. Det finns också kritik från oss som utvärderare. Det hade varit önskvärt att förändringsprocesserna kommit ännu längre än vad den gjort hittills. Fortfarande återstår arbetet att få strategierna implementerade i organisationerna. Och det är först efter förankringsarbetet är genomfört som resultat kan bli till långsiktiga och hållbara effekter. Vi anser att det även gäller att få styrelserna att engagera sig i detta viktiga arbete. Ju fler som bli delaktiga i dessa förändringsprocesser, desto större möjlighet att det få långsiktiga effekter. Slutdiskussion Klara Färdiga Gå har visat att det går att samarbeta mellan distrikten på ett för idrotten relativt unikt sätt. Samverkan mellan de tre distrikten har stärkts. Vi anser att det rimligen borde vara intressant även för andra distrikt inom idrottsrörelsen att ta efter. Det har medverkat till att nätverkandet mellan idrottsanställda i regionen utvecklats över gränserna. Likaså har det skapat nya forum att mötas i, där anställda från olika idrotter fått utbyta erfarenheter. Nätverkandet och erfarenhetsutbytet har haft en särskild betydelse då vi talar om mer långsiktiga värden som kommer såväl individen som föreningen till del. Huruvida projektet kommer att tjäna som en modell för hela landet då det kommer till strategisk ledning beror mycket på hur SISU Idrottsutbildarna Blekinge kommer att gå vidare i nästa steg. Vi anser att det finns många viktiga erfarenheter och lärdomar från Klara Färdiga Gå som borde vara viktiga att sprida till andra distrikt. Vi anser att målsättningarna hos de idrottsanställda var diffusa redan då projektet startade upp. Om det hade funnits tydligare individuella mål på såväl den idrottsanställde som föreningen hade effekterna kunnat bli än tydligare att utvärdera och mäta. En annan faktor som vi uppmärksammat vara viktig att ta i beaktande är behovet av kvalitetsutmärkelser. Möjligen skulle ett projekt som detta än tydligare kunnat ge de deltagande individerna och föreningarna ökad legitimitet och stärkt motivation om de mot slutet av projektet fått en utmärkelse eller kvalitetsstämpel. En tredje och sista aspekt som vi vill lyfta fram är graden av påverkan från styrelsen, de föreningsanställdas arbetsgivare. Vi anser det vara viktigt att styrelserna i framtida projekt har en ännu aktivare roll i liknande projekt. 2014-02-28 Caddie Sport&Business Sida 5