Kommunikationsstrategi för samverkan och externa relationer vid GIH

Transkript

1 STRATEGI Datum: Diarienummer: GIH 2016/600 Författare: Louise Ekström Karin Larsén Beslutat av: Högskolestyrelsen Beslutsdatum: Giltighetstid: februari juni (6) Kommunikationsstrategi för samverkan och externa relationer vid GIH Gymnastik- och idrottshögskolan Lidingövägen 1 Box Stockholm Tel registrator@gih.se

2 2(6) Inledning GIH:s kommunikation syftar till att omvärlden ska känna till högskolan som en professionell och trovärdig kunskapskälla inom idrottsvetenskap och utbildning. Målet med denna kommunikationsstrategi är att skapa en mer tydlig och enhetlig bild av GIH. I kommunikationen ska vi lyfta att verksamheten kännetecknas av kompetens, vetenskapligt djup och praktiskt kunnande. För att stärka den bilden är det viktigt att GIH:s kommunikation förmedlar en konsekvent bild som understryker följande värden: - GIH är en öppen och nyfiken miljö dit våra intressenter alltid ska känna sig välkomna. - GIH erbjuder en miljö som vilar på vetenskaplig grund i kombination med ett stort praktiskt kunnande som ger inspiration till nytänkande och utveckling. - GIH drivs av en passion att förbättra folkhälsan och arbetar målmedvetet för att sprida kunskapen och vara en aktiv del av samhällsdebatten. - GIHs kunskapsområde har en stor relevans för samhällsutvecklingen och kan bidra till måluppfyllelsen av flera av Agenda 2030:s 17 mål. Denna plan har tagits fram för att ha en tydlig struktur över hur GIH ska arbeta med politiker, myndigheter och institutioner som är värda att inleda och fortsätta ha en dialog med. Bakgrund GIH är världens äldsta idrottshögskola där forskningen täcker allt från vardagsmotionens betydelse för de enskildas hälsa och livskvalitet till hur Sverige ska kunna behålla sin ställning som en framgångsrik idrottsnation. Högskolan utbildar lärare i idrott och hälsa, tränare, hälsopedagoger, sport managers, idrottsvetare och forskare. GIHs verksamhet verkar för att påverka folkhälsan positivt och har även en stor potential att påverka den demografiska utmaningen med den ökade befolkningsmängden. Mot bakgrund av visionen för GIH är det ledande kunskapscentret, den självklara samarbetspartnern och expertinstansen gällande forskning, utbildning och utveckling inom idrott, fysisk aktivitet och hälsa krävs en ökad kännedom om GIH:s breda verksamhet utanför de kretsar GIH idag samarbetar med. Hur GIH ska uppfattas Det övergripande budskapet är att GIH drivs av viljan att skapa en bättre framtida folkhälsa. Det ska göras genom att vara det ledande kunskapscentret, den självklara samarbetspartnern och expertinstansen gällande forskning, utbildning och utveckling inom idrott, fysisk aktivitet och hälsa och expertinstansen för idrottsrörelsen, skolan, hälsosektorn samt näringsliv och media.

3 3(6) Genom att fylla kommunikationen med innehåll som symboliserar kunskap, forskning och kompetens bidrar det till att fler uppmärksammar GIH som det stora kunskapscentrumet vad gäller idrottsforskning och utbildning. GIH ska uppfattas som en seriös och trovärdig högskola där fler ska känna till att GIH bidrar till samhällsdebatten. Hur beskriva GIH:s verksamhet En stor del av verksamheten fokuserar på prevention och långsiktiga effekter genom/av idrott och fysisk aktivitet. Genom att betona detta är det vår förhoppning att vi skapar ett värde för att öka kunskapen i vår omgivning så att fler blir intresserade av oss. Starka varumärken har en egen personlighet, vilket gör varumärket mer intressant. Genom att strategiskt välja kanaler och kommunikationsuttryck som speglar önskvärda drag i vår kommunikation ger vi GIH en tydlig personlighet. Vid GIH vilar detta på gedigen kunskap gällande betydelse av idrott, fysisk aktivitet och hälsa såväl teoretiskt som praktiskt. I avsnittet nedan beskrivs tre huvudprinciper för hur vi ska arbeta för att väcka intresse och bygga ett starkare förtroende för GIH. 1. Vårda befintliga relationer och skapa nya Det är angeläget att ha täta och regelbundna kontakter med utvalda opinionsledare då de är GIH:s kanaler för att påverka samhällsdebatten. Här ingår även återkommande kontakter med förbund, organisationer och samhällsdebattörer. GIH behöver bygga nya relationer med utvalda personer vi inte tidigare haft kontakt med. Det kan vara lättare att komma i kontakt med dessa nya representanter genom att använda det förtroendekapital vi byggt upp i våra befintliga relationer. Dessutom är det vår förhoppning att företag eller myndigheter som haft goda och positiva erfarenheter av att samarbeta med oss berättar det för andra. GIH har ett nätverk, men kan bli bättre på att vårda dessa relationer och ha kontinuerliga kontakter. Genom att upprätthålla och ta hand om våra befintliga kontakter skapar vi bättre förutsättningar för att utöka vårt nätverk. Ett sätt att få kontakt med intressanta personer kan vara att skapa mötesplatser och arenor som kan leda till nya relationer. 2. Ambassadörer förmedlar GIH:s budskap Medarbetare, studenter och alumner är de viktigaste bärarna av GIH:s varumärke. Dessa förmedlar bilden av GIH som en seriös och kompetent högskola och arbetsplats. Det bedrivs spännande och intressant forskning på GIH, men allt för få känner till detta. Ambassadörer kan delas upp i dessa kategorier: Forskare som genom sin personlighet och sina kunskaper kan öka intresset för GIH:s forskning och dess effekt på samhällsnyttan. Pedagoger med anknytning till GIH kan genom sin pedagogiska talang inspirera andra. Studenter som under sin studietid visar ämnesmässig kompetens och goda resultat.

4 4(6) Administratörer som på innovativa sätt arbetar för att göra GIH till en bättre språngbräda för studenter, forskare och företag. Samarbetande företag som har en relation till GIH visar den stora potential som finns i att samarbeta med GIH. Alumner som har utbildat sig eller arbetat på GIH kan illustrera de möjligheter som GIH öppnar och inspirera andra att vilja söka sig högskolan. 3. Återkommande insatser Det är i de återkommande kontakterna och relationerna med de utvalda personerna som GIH kan påverka bilden av högskolan. Dessa kontakter kan till exempel bestå av antingen personliga inbjudningar, förslag till medverkan, telefonkontakter för att diskutera ett ämne, samtal, nätverkande eller mailkontakter. Oavsett hur kontakterna väljs ska de anpassas efter innehåll och person men alltid vara konkreta, personliga och professionella. Syfte Denna kommunikationsplan syftar till att nå våra avnämare och samhället med följande syften. - Öka våra avnämares kännedom om GIH med avseende på: o den forskning som bedrivs, forskningens resultat och dess betydelse för respektive avnämares verksamhet. o GIH: bidrag till samhällsdebatten. o GIH:s utbildningsutbud. Strategi Denna plan vill öka dialogen med våra avnämare och andra viktiga personer för de frågor som GIH driver. I denna grupp ingår politiker, myndigheter och institutioner som är värda att inleda eller fortsätta ha en dialog med. Målet med kommunikationen är att kontakterna och insatserna ska ske strategiskt. Ett hinder att lyckas med vår kommunikation med omgivningen kan vara GIH:s storlek. Detta kan även vara en möjlighet då GIH som liten verksamhet snabbt kan gå från ord till handling. GIH har en självklar roll som den nationellt självklara samarbetspartnern och expertinstansen för idrottsrörelsen, skolan, hälsosektorn samt näringsliv och media när det gäller idrott, fysisk aktivitet och hälsa. Det finns dock konkurrenter Andra högskolor och universitet kan uppfattas som konkurrenter: Skolor och lärosäten med ämneslärarutbildning i Idrott och hälsa Hälso- och sjukvården, som Karolinska institutet Idrottsrörelsen och lärosäten med forskning i Idrottsvetenskap Internt sker en identifiering av vilka viktiga GIH-medarbetare som är intressanta att använda i kommunikationen. Val av person beror på inriktning och frågeställning. Dessa personer finns inom våra tre enheter.

5 5(6) - Skolan o Kultur och lärande - Hälso- och sjukvården o Fysisk aktivitet och hälsa - Idrottsrörelsen o Prestation och träning Inför varje större kommunikationsinsats bör det för GIH gås igenom styrkor, svagheter, möjligheter och hot. Mål Målen i en kommunikation kan vara kvantitativa och kvalitativa. Den kvantitativa delen är den enklaste att mäta då det inför varje större kommunikationsinsats ska tas fram mätbara mål som till exempel antal mediepubliceringar, antal ord som GIH har initierat kan identifieras eller varje gång GIH nämns. Här är det även intressant att mäta när GIH inte nämns för att ha koll på konkurrenterna. De kvantitativa målen består också av hur många som väljer att tacka ja till att medverka i GIH:s aktiviteter, som till exempel större som Almedalen, föreläsningar, debattartiklar, pressinformationer eller mindre som i samtal med GIH, inbjudningar till högtider eller möten vid GIH. Resultaten av både de större och mindre är likvärdiga då det viktiga är att skapa en relation med den utvalda personen. Vad gäller den kvalitativa måste detta definieras i ett tidigt skede. Detta kan gälla att till exempel påverka en remiss, en proposition, ett samarbete eller en inriktning. För varje kommunikationsinsats ska följande beaktas: - Informationsmål vad målgruppen ska veta - Kunskapsmål vad målgruppen ska kunna - Attitydmål vad målgruppen ska tycka - Motivationsmål vilken motivation målgruppen ska ha - Beteendemål vad målgruppen ska göra Målgrupper/aktörer De GIH vänder sig till är en ständigt pågående process då många slutar och börjar på de olika posterna. GIH:s målgrupper, aktörer, intressenter och nyckelpersoner ska därför uppdateras kontinuerligt för nå bästa effekt. Här bör även olika kommunikationsinsatser diskuteras för att rätt person ska nås av rätt budskap. Budskap GIH är världens äldsta idrottshögskola och den erfarenhet och kunskap som finns på högskolan ska lyftas fram. Den nuvarande forskning som har ett samhällsinriktat fokus ska betonas då den som yttersta mål har att förbättrar folkhälsan. GIHs kunskapsområde har en stor relevans för samhällsutvecklingen och kan bidra till måluppfyllelsen av flera av Agenda 2030:s 17 mål.

6 6(6) För att ta fram det bästa budskapet är det dock viktigt att det anpassas efter ändamålet och mottagare, vilket innebär att innehåll, form och språk har en stor påverkan. Kanal och medieval Beroende på målgrupp finns det behov av att anpassa hur informationen ska framföras. Inför varje insats ska det därför gås igenom vem som ska framföra budskapen och på vilket sätt. Detta ska göras för att säkerställa att budskap och kommunikation genomförs framgångsrikt.