IT-stöd för elevinformation och avbrottsrelaterade händelser En regiongemensam förstudie inom ramen för Plug In med fokus på GR
Innehållsförteckning 1 Syfte och deltagande 1.1 Övergripande syfte med förstudien 1.2 Specifikt för GR 2 Mål 3 Metod 3.1 Kartläggning och insamling av material 4 Kommunalt informationsansvar 4.1 Kommunalt informationsansvar föreslås bli ett aktivitetsansvar 5 Användare och arbetsmoment 5.1 Vilka är användare av systemet? 5.2 Arbetsmoment och arbetsuppgifter idag 6 Information och dokumentation 6.1 Hur dokumenteras det idag? 6.2 Förutsättningar 6.3 Information och innehåll 6.4 Särskilda utmaningar 6.5 Statistik 7 Tekniska förutsättningar 7.1 System som kan läsa varandra 7.2 Arbetsmetod 7.3 Systemets tillgänglighet 7.4 Säkerhet - Begränsa behörighet för användare 7.5 Hantering i vardagen 8 Interkommunala ersättningar och bidrag till fristående skolor 8.1 Systemstöd 8.2 Månadsvisa betalningar 8.3 Krav på gemensamma riktlinjer 9 Begrepp och definitioner 9.1 Information i systemet 9.2 Gemensamma definitioner 10 Rekommendationer utifrån förstudien BILAGA 1: Vilka IT-system har du i ditt arbete som hanterar elevinformation? BILAGA 2: Frågeguide BILAGA 3: Personer, personalkategorier och myndigheter inblandade i en ungdoms avbrott BILAGA 4: Uppgifter i systemet BILAGA 5: Begrepp och definitioner att enas om
1 Syfte med förstudien 1.1 Övergripande syfte med förstudien Det viktigaste skälet till efterfrågan av ett IT-stöd av det här slaget är behovet av att med säkerhet veta var hemkommunens egna ungdomar är och vilken sysselsättning de har. Alla berörda parter så som hemkommun, skolkommun, avlämnande och mottagande skola ska snabbt bli varse förändringar som sker de egna ungdomarna. Detta för att snabbt kunna sätta in tidiga och rätt insatser samt att säkra övergångar för ungdomen. Under det utredande och utvärderande arbetet av projektet Plug In blev det tydligt att det finns svårigheter att få in statistik om elever som riskerar avbrott från gymnasieskolan och ungdomar som redan har gjort avbrott från gymnasiet, på såväl nationell som regional och lokal nivå. Därför framkom ett förslag om att genomföra en kartläggning, inom ramen för Plug In, för att se över behovet av ett IT-stöd för elevinformation och avbrottsrelaterade händelser med tillhörande statistik. En skrivelse togs fram innehållande förslag om att deltagande regioner/kommuner i Plug In skulle gå samman och genomföra en förstudie. I förstudien skulle varje region/kommun beskriva sina förutsättningar för och behov av ett IT-stöd för elevinformation och avbrottsrelaterade händelser med tillhörande statistik. 2013-06-19 tog styrgruppen i Plug In mot bakgrund av ovanstående beslut om att en förstudie för ett gemensamt system för elevinformation och avbrottsrelaterade händelser inleds inom Plug In att förstudien projektleds inom ramen för PlugInnovation och finansieras inom ramen för Plug In PlugInnovation tog hösten 2013 fram underlag och arbetsmaterial för genomförande av förstudie och kartläggning. I november påbörjades kartläggningsarbetet i deltagande regioner och kommuner. Kunskapsinhämtning dokumenterades av respektive region. I februari och mars 2014 inkom deltagande regioner med sina respektive underlag till Göteborgsregionen och PlugInnovation. Underlagen har därefter sammanställs till detta gemensamma visionsdokument. Frågan om avbrott och ungdomar som riskerar att avbryta sina studier eller som har avbrutit är högaktuell sedan Utbildningsdepartementet lagt fram propositionen Med fokus på unga - en politik för goda levnadsvillkor, makt och inflytande (2013/14:191). I den föreslås bland annat ändringar i skollagen och ett förtydligat ansvar för stat och kommun gällande det kommunala informationsansvaret (KIA). Dessutom föreslås att kommunerna för register över de ungdomar som omfattas av ansvaret och att de dokumenterar sina insatser på ett lämpligt sätt. Informationsansvaret övergår därmed i ett aktivitetsansvar. Ändringarna föreslås träda i kraft 1 januari 2015. Ur ett individperspektiv innebär dokumentationen av utbildningsrelaterad information ökad möjlighet till rätt insatser när detta behövs. Om en elev byter skola eller flyttar mellan olika kommuner/regioner följer nödvändig utbildningsrelaterad information med och en överlämning
underlättas. Ett modernt IT-stöd ska möjliggöra en enkel överföring och snabb avisering till alla berörda parter vid förändringar. Informationen i ett IT-stöd bör också bidra inom andra områden. Till exempel kan informationen ge underlag för ett entydigt och klart underlag kring interkommunala ersättningar och bidrag till fristående skolor men också för regional och kommunal utbildningsplanering. Detta är idag ett arbete som är tidskrävande för många kommuner, särskilt större kommuner eller kommuner med många elever som läser på annan ort. Ett IT-stöd för det kommunala informationsansvaret och för hantering av interkommunala ersättningar och bidrag till fristående skolor är omgärdat av en mängd olika regler och till dessa också undantag. Genom en förstudie där processen beskrivs definieras också reglerna och en kravspecifikation för systemet kan bli resultatet. Det är själva komplexiteten av systemet som behöver klarläggas och utifrån det kan man bestämma graden av styrning och friheten att välja anpassas därefter. En kartläggning behöver också göras av vilka övriga system som finns och används inom regionen och som IT-stödet behöver utbyta data med. (se bilaga 1) Det kan gälla antagningssystem, elevregistreringssystem på grund- och gymnasieskola och ekonomisystem. Ett modernt IT-stöd ska enkelt kunna utbyta data med andra system och det är mycket viktigt att IT-stödet bygger på principen om öppen data. En förstudie är också viktig för att ge lika förutsättningar och likvärdig ingång till ett gemensam systemstöd. Olika kommuner har kommit olika långt i sitt arbete med att systematisera datainsamling av elevinformation och studieavbrott. Det finns också olika lokala förutsättningar. En väl förankrad förstudie av detta slag blir en kunskapsprocess där de som kan komma att beröras av införandet av ett IT-stöd involveras och i det får en förförståelse om vad införande av ett system kan komma att innebära. Arbetet ska också inbegripa att identifiera och kravspecificera minsta gemensamma nämnare för ett system och att utifrån detta sammanställa ett gemensamt visionsdokument med kravspecifikation. Arbetet ska syfta till att ringa in de processer och funktioner som systemet ska stödja för att vara ett effektivt verktyg för det kommunala informationsansvaret, men också för hantering av interkommunala ersättningar och bidrag till fristående skolor samt för utbildningsplanering. Resultatet blir ett samlat visionsdokument med tillhörande kravspecifikation kring ett IT-stöd för elevinformation och avbrottsrelaterade händelser med tillhörande statistik. Deltagande regioner/kommuner skapar på detta sätt ett tillräckligt underlag och kunskap för beslut om hur man vill gå vidare med frågan. 1.2 Specifikt syfte för GR GRUUS har idag uppgift om skolrelaterad eller annan sysselsättning för elever/ungdomar men utan de nyanser och eventuella detaljer som KIA-handläggare vanligen behöver i sitt uppföljande arbete. De behöver därför idag andra system eller sätt att föra sin dokumentation.
Idag har GR inget IT-system för gemensam hantering av interkommunal ersättning och bidrag till fristående skolor och relevanta uppgifter för IKE-hantering finns inte i GRUUS. Arbetet med frågorna är omfattande för kommunerna och GRUUS utgör idag ett av flera hjälpmedel för verksamma att söka sig fram till var elever befinner sig och under vilken tidsperiod. Flera relevanta uppgifter finns inte i systemet, och framförallt litar användare idag inte på att uppgifterna i systemet är uppdaterade och därmed korrekta. 2 Mål Målet med ett IT-stöd är att systemet ska stödja det kommande dokumentationskravet och rapporteringen för det kommunala informationsansvaret (KIA) men också utgöra ett underlag för interkommunala ersättningar (IKE) och utbildningsplanering. Samtidigt bör systemet bidra till att elevadministrationen blir mer effektiv. Ett IT-stöd för hantering av dessa uppgifter är lagens förlängda arm och med ett bra och utvecklat IT-stöd säkerställer man att ovanstående regler och förordningar upprätthålls. GR har idag, som enda regionen inom ramen för projektet Plug In, ett ungdomsuppföljningssystem (GRUUS) som stödjer det kommunla informationsansvaret. 3 Metod 3.1 Kartläggning och insamling av material Intervjuer har skett med KIA-handläggare (kommunalt informationsansvar) IKE-handläggare (interkommunal ersättning och bidrag till fristående skolor) rektor på kommunal och fristående gymnasieskola administratör på kommunal och fristående gymnasieskola studie- och yrkesvägledare på kommunal gymnasieskola verksam inom kommunal vuxenutbildning gymnasieansvarig inom kommunal gymnasieskola En frågeguide (bilaga 2) att förhålla sig till har funnits till hands och använts i varierande grad vid insamlingen. Inför och efter intervjuerna har också samtal förts med nätverk för KIA-handläggare och gymnasieekonomer inom GR. Två andra referenser har varit Henk de Kiefte som är verksam inom Kommunalförbundet Skåne med elevsystem rörande IKE och Jonas Lovén på Navigatorcentrum i Trelleborg som vid ett konferenstillfälle visade ett nyutvecklat KIAsystem. Andra personer verksamma med nuvarande ungdomsuppföljningssystemet GRUUS inom GR har också inkommit med kommentarer kring materialet. Intervjupersoner har valts ut dels efter nätverksrepresentanters förslag och dels efter personernas eget intresse för medverkan i förstudien. Intervjuerna har förts både som enskilda och med upp till tre deltagare åt gången. I några intervjuer har representanter från en och samma kommun med olika yrkeskompetenser deltagit och i andra har yrkeskompetensen istället varit det som förenat intervjupersonerna. Samtalen har spelats in och senare sammanställts.
Information som framhålls i förstudien har bitvis nämnts av fler intervjupersoner och bitvis av någon enstaka. Några åsikter har också varit motstridiga av intervjupersonerna och framlagda uppgifter bör därför klargöras ytterligare vid införandet av ett IT-stöd. 4 Kommunalt informationsansvar Ungdomar som ingår i det kommunala informationsansvaret är de som fullgjort sin skolplikt men som inte fyllt 20 år. De ungdomar som genomför eller har fullföljt en gymnasieutbildning, utbildning inom gymnasiesärskola eller motsvarande utbildning ingår dock inte. Kommuner har idag en skyldighet att löpande hålla sig informerade om vad dessa ungdomar är sysselsatta med i syfte att erbjuda åtgärder i form av främst studier men även annan meningsfull sysselsättning. 4.1 Kommunalt informationsansvar föreslås bli ett aktivitetsansvar I propositionen Med fokus på unga - en politik för goda levnadsvillkor, makt och inflytande (2013/14:191) föreslås bland annat ändringar i skollagen om ett förtydligat ansvar för stat och kommun för ungdomar som idag ingår i det kommunala informationsansvaret. Kommunerna ska dels löpande hålla sig informerade om vilken sysselsättning ungdomar under 20 år har och för de ungdomar som inte genomför eller fullföljt en gymnasieutbildning är det kommunens ansvar att erbjuda lämpliga åtgärder, en aktivitet. Dessa åtgärder ska i första hand motivera till utbildning men kan också innebära annan sysselsättning. Dessutom föreslås att kommunerna ska föra register över de ungdomar som omfattas av ansvaret och dokumenterar sina insatser på ett lämpligt sätt. Informationsansvaret övergår därmed i ett aktivitetsansvar. Ändringarna föreslås träda i kraft 1 januari 2015. Gymnasieskolan ska också meddela elevens hemkommun om en elev utan giltigt skäl är frånvarande från studier i betydande utsträckning för att öka möjligheten till preventiva insatser. I och med propositionen ska ansvaret för gymnasieskolan där ungdomen går tydliggöras. Informationsansvaret och därtill en ekonomisk reglering föreslås bli en anmälningsskyldighet gentemot hemkommunen exempelvis om eleven är frånvarande från undervisningen i en större omfattning. Möjligheten till tidiga preventiva insatser ökar då. De flesta deltagande intervjupersonerna uttrycker inga särskilda tankar kring den eventuella övergången från kommunens informationsansvar till kommande aktivitetsansvar. De jobbar redan idag med att hitta individanpassade lösningar som många gånger handlar om aktivitet på ett eller annat sätt. Skillnaden för dem uttrycks snarare i att dokumentationen behöver kunna göras, följas och till viss del delas med berörda intressenter. 5 Användare och arbetsmoment 5.1 Vilka är användare av systemet? Ett IT-stöd för elevinformation och avbrottsrelaterade händelser ska gagna kommunernas arbete med det kommunala informationsansvaret. Andra användare av liknande system är personer som arbetar med interkommunal ersättning (IKE) mellan gymnasieskolor och bidrag till fristående skolor, vilka är ekonomer utifrån varierande placering, vanligen per ekonomienhet
eller skolenhet på kommun eller direkt på respektive gymnasieskola. Arbetet är ofta mycket personbundet, där ansvarig för arbetsuppgiften hittar sitt eget sätt att ta sig an uppgiften. Vissa har fått uppgiften mer eller mindre tilldelad sig, andra har aktivt valt arbetsområdet. Personer som arbetar med det kommunala informationsansvaret (KIA) kan exempelvis ha helt olika utgångsläge i att antingen vara administrativ kommunövergripande personal som blir uppsökande gentemot ungdom, och personal på gymnasieskola som är mitt ute i pågående verksamhet. För vissa utgör uppdraget en betydande del av personens anställning medan det för andra är en ytterst liten tid avsatt för att hantera uppgiften. För vissa kan arbetet i fråga vara ett näst intill dagligt återkommande inslag och för andra ett mer sällan förekommande arbete. Av denna anledning finns det skäl att utveckla ett system utifrån både sällananvändarens och den vana användarens behov. 5.2 Arbetsmoment och arbetsuppgifter idag Mycket av KIA-handläggarnas arbete liknar ett detektivarbete när de ska lokalisera ungdomarna. Ungdomarna svarar inte på telefon, ofta stämmer inte telefonnumret och handläggarna får söka på andra ställen och via andra kanaler. De flesta handläggare har en handlingsplan och prioriteringslista som de arbetar efter med telefonsamtal, brev och hembesök. Det förebyggande arbetet är viktigt och en del KIA-handläggare är med på elevvårdssamtal och elevvårdskonferenser. Coachande samtal, vägledning, konsekvensbeskrivningar, samtal kring framtidsvisioner, flexibelt schema och praktik på arbetsplatser är några utav de metoder som erbjuds ungdomarna och det handlar mycket om att skräddarsy individuella lösningar med målet att få ungdomen tillbaka till studier. Handläggarna poängterar också vikten av att undomarna är delaktiga i det förebyggande arbetet. Uppgifter skiljer sig ofta mellan olika skolors och kommuners system. På något ställe står det att eleven går på en specifik skola, men de känner ofta att de behöver ringa och kolla så att uppgiften stämmer. De kan också använda ytterligare ett system för att kontrollera ex folkbokföringsadressen och ett tredje system för sig egna hantering. 6 Information och dokumentation 6.1 Hur dokumenteras det idag? Vad och hur dokumenterar KIA-handläggare (kommunalt informationsansvar) idag och hur kan ett framtida system öka kvalitén i uppföljningsarbetet? Rutiner för dokumentation ser väldigt olika ut och dokumentationssättet består ibland av hemsnickrade lösningar i form av fysiska pärmar eller Exceldokument då det saknas datasystem för passande hantering av informationen som efterfrågas. Arbetet är ofta personbundet, vilket leder till att dokumentationen lätt blir sårbar. Kopplad till person innebär det inte sällan ett dubbelarbete, när fler aktörer arbetar med samma typ av information i egna arkiv. Utan systemstöd finns också en ökad risk för felregistrering. Andra intressenter på en skola har inte tillgång till den egna dokumentationen och måste därför meddelas muntligt eller skriftligt (utanför det egna systemet) när ett nytt ärende uppstår eller när en förändring sker. Skolsköterska och annan elevvårdspersonal dokumenterar oftast i slutna datasystem (ex Triserva), med krav på högre sekretess. Avsaknad
av rutiner i arbetet och ett gemensamt datasystem försvårar det systematiska kvalitetsarbetet. En betydande variabel i arbetet med det kommunala informationsansvaret är att det skiljer sig mycket mellan olika kommuner huruvida kommunens ungdomar studerar i hemkommunen, i någon närliggande kommun eller på fristående gymnasieskola. Vissa kommuner inom GR har 80-90% av sina ungdomar i andra kommuners skolor vilket försvårar arbetet med uppföljningsansvaret. Arbetsuppgifter gällande elevinformation och avbrottsrelaterade händelser ser olika ut mellan kommuner, inom kommun samt både mellan och inom olika skolor. Storleken på kommun eller skola är också av betydelse, då det för kommuner eller skolor med mindre antal elever i ett begränsat område kan vara möjligt att ha en näst intill personkännedom per ungdom, medan det för större kommuner och skolor är svårare att få en relation till var och en av de berörda ungdomarna. 6.2 Förutsättningar För att information i ett system ska vara tillförlitligt behöver användare och brukare veta att informationen är uppdaterad och stämmer överens med verkligheten. Detta förutsätter att det är ett aktivt arbetsverktyg där alla verkligen registrerar. Vet eller tror man att informationen eventuellt inte stämmer, leder det istället till dubbelarbete och alternativa kontroller. För att korrekt information skall finnas, krävs en snar rapportering. Motiven för berörda kommuner och skolor behöver därför vara såpass tydliga och relevanta att en ständig uppdatering vid förändringar blir självklar. Ett system som avgör ekonomisk reglering är ett motiv till att uppnå den löpande snara registreringen som propositionen föreslår ska gälla. Skolorna behöver också känna ett utbyte av systemet, exempelvis i att det är lättillgängligt att få tag i en ungdoms tidigare betyg. System kan också vara ett stöd för vidare rapportering av uppgifter till till exempelvis SCB vilket utgör en starkare motiv till att använda systemet. 6.3 Information och innehåll Användarvänligt Det ska vara enkelt och användarvänligt att dokumentera, ex med listor att välja ur med få men tydliga kategorier. En sökfunktion skulle också underlätta arbetet. För att ett IT-stöd ska fungera behövs tillgång till användarsupport för hjälp och anvisningar för hur saker ska registreras och arbetas med i systemet. Listor och rapporter Önskemål finns om att kunna skapa egna listor och rapporter som kan sparas utifrån valda sorteringar och kategorier såsom program, klass och läsår. Rapporter i form av dagsredovisningar av händelser per skola skulle också underlätta. Kanske i form av en funktion liknande Follow me där man kan följa en ungdom, dels som en siffra i statistiken och dels på personnummer. Ärendehantering och kommunikation med andra Systemet bör innehålla någon form av ärendehantering med avisering som kategoriserar
ärenden, saker att göra och ger en möjlighet att kunna bocka av tillhörande uppgifter, påminnelser (ex som Microsoft Outlooks Uppgifter och Kalender). Det kan vara effektfullt att dokumentera i olika kategorier exempelvis utifrån uppföljda, uppföljda som tackat nej och deltagande i projektinsatser. I detta avseendet är det önskvärt att kunna lägga till en fil till en ungdom. För att användaren ska hållas uppdaterad om förändringar i systemet gällande dennes skola eller elev, kan en avisering om aktuell förändring ske. Aviseringar i systemet kräver att användaren aktivt använder systemet, så andra varianter såsom e-post kan göra sällananvändare uppmärksamma på att förändring skett. Ska aviseringar av detta slag finnas, föreslås också en möjlighet att som användare själv kunna välja vilka delar man vill aviseras om och helt kunna avaktivera funktionen exempelvis för dagliga användare. I och med det helhetstänk runt ungdomen som föreslås råda kommer behovet av information och kommunikation mellan berörda parter bara att öka. I arbetet runt elever som riskerar att göra avbrott eller har gjort avbrott är det ofta flera personer, personalkategorier och myndigheter inblandade (för exempel, se bilaga 1). Förslag har uppkommit om att kunna kontakta både utomstående aktörer och direkt berörda aktörer som elevens hemkommun, för att exempelvis i tid kunna uppmärksamma hög frånvaro eller förlängd studietid. Det ska därför vara lätt att föra dialog med andra i form av meddelandefunktion inom systemet som ex e-post eller sms. Eleven själv skulle också kunna rapportera studieavbrott till hemkommun via en anmälningssite och därigenom få kontaktuppgifter till berörd informationsansvarig. Informationsmaterial Information såsom regler för samverkansavtal, överenskommelser om ekonomiska regleringar och eventuella avvikelser från gällande regler behövs för att stödja användaren. Samlat material kring dessa frågor att ta del av vid behov behöver finnas, och viss information kan behöva finna tillgängligt i direkt anslutning till användarens pågående aktivitet i systemet. Juridiska aspekter och hantering av känslig information En fråga som flera uttryckt önskvärt men också svårhanterlig, är frågan om överlämningsinformation när en ungdom går från en skola till en annan. Uppgifter om att ungdomen gått i någon form av specialskola eller haft stöd i undervisning eller socialt, upplevs vara relevanta men svårhanterliga uppgifter. Ett sätt att hantera detta är att det finns markering på elev att det finns överlämningsinformation samt koppla kontaktuppgifter till avlämnande skolas överlämningsansvarig för vidare information. Då behöver inga känsliga uppgifter ligga i själva systemet. Elevens samtycke kring information kan också vara en fråga för vidare diskussion. Gällande anteckningsmöjligheter i form av fritext är åsikterna motstridiga. Vissa grupper önskar fritext medan andra inte önskar det. Fritext innebär alltid en risk då det etiska förhållningssättet i att undvika känsliga uppgifter och värderande information kan frångås. Fritexten skulle kunna vara kopplad per användare eller styrd av behörighetsgrupp, alternativt kunna exporteras till ex Excel där man kan göra egna kommentarer. Text kan inte heller följas statistiskt. Flera av intervjupersonerna poängterar att de vill kunna dokumentera dagligen för att på så sätt följa ungdomens utveckling, vilken sysselsättning ungdomen har och vilka åtgärder som är insatta.
Personuppgiftslagens (PuL) (1998:204) syfte är att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks genom behandling av personuppgifter. Det är av yttersta vikt att ta hänsyn till PuL i det kommande IT-stödet. Varje åtgärd eller serie av åtgärder som vidtas i fråga om personuppgifter, vare sig det sker på automatisk väg eller inte, till exempel insamling, registrering, organisering, lagring, bearbetning eller ändring, återvinning, inhämtande, användning, utlämnande genom översändande, spridning eller annat tillhandahållande av uppgifter, sammanställning eller samkörning, blockering, utplåning eller förstöring (3 PuL) 6.4 Särskilda utmaningar Vissa elevgrupper kan behöva hanteras på annat sätt i systemet. Systemet bör kunna stödja hantering av person- och kontaktuppgifter för elever med skyddad identitet och papperslösa, elever på gymnasiesärskola kring andra behörigheter och valbara skolalternativ, elever på individbaserade introduktionsprogram med alternativa typer av studievägar och genomförande samt elever på skolor utanför GR där information om utbildningen kan vara mer svåråtkomlig. Vilka uppgifter som ska visas och sparas för dessa grupper får dock begränsas. För elever med skyddad identitet kan det vara upp till tre kommuner som är berörda då mottagar/hemkommun, boendekommun och skolkommun kan vara tre skilda kommuner. När ungdomen inte längre utgör aktivitetsansvar för kommunen, vad ska hända då? Vilken data om ungdom ska sparas; varför, vart och hur länge då? När uppgift om ungdom inte längre tjänas som underlag för det kommunala informationsansvaret, bör uppgifterna avidentifieras men fortfarande vara tillgänglig för hantering i statistisk form. Det finns inte sällan anledning för KIA-handläggare att få fram historik på ungdomar som inte längre följer under informationsansvaret. Vissa intressenter skulle ha god nytta av tillgång till uppgifter från systemet, exempelvis vuxenutbildningen som efterfrågar ungdomens betyg från grund- och gymnasieskolan om de återkommer till utbildning i vuxen ålder. Riksarkivets rekommendationer och krav kan vara vägledande i frågan. 6.5 Statistik Den data som ett IT-stöd för elevinformation och avbrottsrelaterade händelser samlar in ger ett betydande statistiskt underlag som kan användas för planering, uppföljning och mätning av effekter på genomförda insatser. IT-stödet behöver kunna tillhandahålla statistik som är avidentifierad och gärna kopplad till visuell presentation för analys. Statistiken ska vara anpassad till användare utifrån användningsområden och bestå av olika parametrar och dimensioner. Det kan handla om rapportering till förvaltning, politiker, andra samverkansparter för t ex lägesrapporter vid projekt. Statistik kan också tas fram för regional och lokal utbildningsplanering och dimensionering av utbildningsplatser.
Exempelvis behöver hemkommun kunna följa avbrottsstatistik för kommunens egna ungdomar oavsett om elev är inskriven på skola utanför den egna hemkommunen eller på fristående gymnasieskola. Detta för att kunna planera insatser, men också följa upp genomförda insatser. För gymnasiekommun eller enskild gymnasieskola kan det vara viktigt att veta när studieavbrottet sker för de elever som läser i kommunen eller på skolan. Statistik framtaget ur ett IT-stöd för elevinformation kan exempelvis ge information om tidpunkt när studieavbrotten sker för visst gymnasieskola och/eller för visst gymnasieprogram; vilken årskurs och vilken tid på året. Det kan också ge uppgift om det är elever med visst betygsmedelvärde som gör avbrott, hur könsfördelningen ser ut för studieavbrott och hur genomströmningen ser ut för visst program. Exempel på vilken statistik som i realtid kan tas fram baserat på ett IT-stöd för elevinformation och avbrottsrelaterade händelser ges i det statistikverktyg som utvecklats inom projektet Plug Innovation. Mer information finns på www.pluginnovation.se/statistik Prop 2013/14:191, Med fokus på unga en politik för goda levnadsvillkor, ger att ett kommande rapporteringskrav till Skolverket/SCB för nationell statistik sannolikt blir aktuellt. IT-stödet bör därför utgå ifrån de begrepp och definitioner som sätts nationellt kopplat till rapporteringskravet. Detta är också nödvändigt för att möjliggöra interkommunala jämförelser. IT-stödet bör också ge olika alternativ för export av statistiskt underlag exempelvis via Excel eller via fil för vidare bearbetning. 7 Tekniska förutsättningar 7.1 System som kan läsa varandra Då både kommuner och skolor använder sig av flera olika datasystem i sina verksamheter, finns elevinformation och relevanta uppgifter gällande avbrott utspritt på olika ställen. Liknande information delas med flera andra verksamheter och myndigheter, exempelvis Skolverket, Centrala studiestödsnämnden CSN, Statistiska centralbyrån SCB, Universitets- och högskolerådet UHR. Därför behöver utbyte av information säkerställas. Alla sätt som kan påverka tidsåtgång, säkerhet, rutiner och att uppgifterna är korrekta, blir därför intressanta. 7.2 Arbetsmetod När ett nytt system ska utvecklas är det av största vikt att berörda användare får chans att uttrycka sig och sina önskemål och vara med under resans gång. Ett vardagligt arbetsverktyg har störst chans till framgång hos användare när verktyget stödjer arbetet på rätt sätt. Användare behöver därför få vara delaktiga i utvecklingen av ett nytt arbetsverktyg och löpande rådfrågas kring avgörande vägval. Då verksamheten fortskrider under utvecklingens gång finns det också fördel i att använda ett inkrementellt arbetssätt där utvecklingen sker i små steg istället för i ett intensivt projekt under kort tid. Den politiska förankringen uttrycks också som en viktig del i beslutsgången kring ett nytt IT-stöd. Verksamheten utvecklas och nya ställningstagande behöver kunna göras allt eftersom arbetet fortskrider.
7.2 Systemets tillgänglighet Systemet behöver antingen en webbmodul eller vara helt webbaserat för att möta dagens krav på flexibla arbetsplatser. En anpassning för mobila enheter kan också vara aktuell då berörda användargrupper till viss del arbetar kvällar och helger och utanför kontorsmiljö. 7.3 Säkerhet - Begränsa behörighet för användare Om olika slags användare ska ha tillgång till ett datasystem behöver behörigheten till systemet vara flexibelt. Vid utbyte av information med andra blir det än viktigare att ha ett etiskt förhållningssätt till vad som skrivs om ungdomen. I intervjuerna uttrycks en risk kring både säkerhet och hantering när flera aktörer ska handskas med samma innehåll. En intervjuperson uttryckte det i att registrera händelse, inte mående. Läsarbehörighet och olika redigerarbehörigheter är en förutsättning för att vissa av de uppgifter som systemet föreslås hantera ska kunna vara möjliga. Dessa varianter av behörigheter kan dels styras av vilken typ av användare som är inloggad men också beroende på vilken typ av ungdom eller uppgift som ska visas. Exempelvis föreslås att endast se fullständigt personnummer på de elever som tillhör användarens kommun eller skola. Behörigheterna blir på det sättet både negativt begränsade (se endast det du har rätt att se) men också positivt begränsade (se endast det du behöver se). Skåne har valt starka begränsningar i vad användaren kan se, kopplat till hemkommun. Begränsningen i visningen har dock inneburit vissa nackdelar i tappad historik. 7.4 Hantering i vardagen Då den dagliga verksamheten ofta gör att personalen mitt i en arbetsuppgift får ta itu med annat, uppgavs önskemål om att hållas inloggad en längre tid för att undvika automatisk utloggning och risk för att uppgifter ej sparats. Å andra sidan nämndes att det för personal i fältarbete inte ska innebära någon risk att ha med sig dator/surfplatta/mobil med information om elev som kan hamna i orätta händer om exempelvis en situation plötsligt skulle uppstå där personen måste lägga ifrån sig enheten. 8 Interkommunala ersättningar och bidrag till fristående skolor 8.1 Systemstöd I dagsläget finns inget gemensamt datasystem inom GR som stödjer IKE, vilket betyder att gymnasieekonomer använder nuvarande elevregistreringssystem för att kontrollera vilka elever som går på vilken skola och för att kunna säkerställa rätt utbetalning. Denna information för de sedan över till sitt egna arbetsverktyg och faktureringssystem, vilket innebär ett dubbelarbete. I synnerhet i början av terminen när det är många registreringar och skolbyten. Göteborgsregionen har en gemensam prislista som skolorna i kommunen använder sig av, däremot bestämmer varje kommun skolpengen gentemot fristående skolor och kommuner utanför GR. Användarna vill att prislistan ska vara inbyggd i systemet och uppdelat på kostnad per termin och månad. Själva systemet bör kunna hantera debitering mellan skolorna. Ett stöd för ekonomiskt arbete kring elevinformation uttrycks från flera håll som efterlängtat sedan en
längre tid tillbaka. 8.2 Månadsvisa betalningar Inom GR sker avstämning och utbetalning den 15:e oktober och den 15:e februari jämfört med månadsvisa utbetalningar för fristående skolor och för vissa kommuner utanför GR. Dessutom har olika kommuner olika faktureringssystem vilket försvårar arbetet. Den information som finns med i systemet är i stort sett samma, men vilka kolumner som visas och hur uträkningar görs kan skilja sig från system till system eller mellan skolorna. Fördelen med månadsvisa betalningar kan vara att fulinskrivningarna minskar medan nackdelen kan vara att arbetsbelastningen ökar. Redogörelse från Skåne visar på att ett systemstöd behövdes för att lösa månadsvisa betalningar. Då en ungdom visade sig inskriven på två skolor samtidigt, har en mejlavisering skett och utbetalning dröjt tills skolorna löst skillnaden. En offensiv attityd i frågan har gällt. Önskemålen skiljer sig gällande förslag om månadsvisa betalningar inom GR och ett ITstöd bör kunna erbjuda varierande lösningar. 8.3 Krav på gemensamma riktlinjer Det finns inga gemensamma riktlinjer för utbetalningar i juli och augusti. Vilken skola ska få utbetalning om eleven i fråga gör ett eller flera skolbyten innan skolstart? Här gör kommunerna olika. I ett exempel från Malmö, får skolan som har eleven inskriven den 15 september ersättning för sommarmånaderna. En preliminärbetalning görs 15 juli och 15 augusti, men är eleven inte inskriven på skolan den 15 september får de betala tillbaka ersättningen. Den skola som har eleven inskriven 15 juli får också betalt för perioden 15 juni till 15 juli. Ungdomar som vid skolstarten i augusti månad väljer att studera utanför Göteborgsregionen finns inte med i något system förrän fakturan kommer, vilket kan vara först i oktober. Ur ett KIAperspektiv är det en väldigt lång tid, då det kan betyda att den eleven har haft en mycket hög frånvaro eller gjort ett avbrott under dessa månader. Ett tidigare förebyggande arbete hade i vissa fall kunnat påverka ungdomens situation. Om en skolkommun utanför den egna regionen själv skulle kunna rapportera till hemkommun kring elevs skolgång, hade tidigare åtgärder kunna vidtas. 9 Begrepp och definitioner 9.1 Information i systemet I GRs ungdomsuppföljningssystem GRUUS finns idag de flesta uppgifter om elev som gymnasieskolorna uttryckt önskemål om för uppföljningsarbetet. Utöver dessa, listas i bilaga 2 förslag på information att ha med i ett system för att ytterligare bredda och tydliggöra för berörda användare. Svårigheten i att enas om information som kan finnas med, uttrycks samtidigt i att användare behöver vara klara över i vilket system arbetsuppgiften och utförandet hör hemma. Ex nämndes i intervjuerna att om frånvaro arbetas med aktivt i ett system och sedan ska föras över till ett annat, behöver allt ske så automatiskt att ingen extra handpåläggning krävs som då blir dubbelarbete för utföraren. Det är en skillnad i att använda ett system för aktiv rapportering
mot att ha ett system för tillfälliga filöverföringar och matchningar. 9.2 Gemensamma definitioner Det finns idag fastställda definitioner kring området utbildning, kallad EMIL-standard. Till stor del täcker standarden uppgifter gällande elevinformation, men det finns inga nationellt fastställda definitioner av begrepp inom området för avbrottsrelaterade händelser. Några aktörer har satta definitioner för insamling av sin data (ex CSN som definierar när en elev inte längre är berättigad till studiestöd), men definitionen speglar i mångt och mycket vad inhämtande verksamhet efterfrågar. I dagsläget är det ej klart vad Skolverket vill få in för uppgifter, och på vilket sätt, runt kommuners aktivitetsansvar. I bilaga 3 listas förslag på begrepp där gemensamma definitioner behöver finnas för att säkerställa att alla inblandade talar om samma sak. För att kunna jämföra begrepp behöver definitionen vara densamma för alla berörda användargrupper. Definieras begreppet olika, jämförs också olika uppgifter. Då användargruppernas bakgrund och yrkeskompetens också skiljer sig åt (till skillnad från ex elevinformationssystem där kanske endast skoladministratörer agerar) blir en beskrivning av begreppet nödvändigt. Ska begreppet dessutom åtföljas av konsekvenser, behöver en gemensam definition säkerställas. Till viss del kan de olika användargruppernas behörighet i systemet styra åtkomsten till tillgängliga begrepp. Ett fåtal beskrivna och definierade begreppsrubriker gör en jämförelse möjlig och för att ge användaren chans till något mer beskrivande dokumentation kan undergrupper finnas.
10 Rekommendationer utifrån förstudien Utifrån förstudien redogör utredarna i detta avsnitt för ett antal rekommendationer för region som vill gå vidare med att upphandla eller utveckla IT-stöd för elevinformation och avbrottsrelaterade händelser. Ett samordnande IT-stöd Ett samordnande IT-stöd förordas och med samordnande menas ett system som utbyter data med kommunernas och skolornas egna IT-system så som elevregistreringssystem och ekonomissytem. Inte ett system som ersätter kommunens/skolans egna. Att enkelt kunna utbyta data med andra system är ett grundläggande krav. IT-stödet behöver till detta även ett gränssnitt för att kunna visualisera underlag utifrån respektive användargrupps behov samt för manuell rapportering i de fall det behövs. Systemet behöver vara webbaserat, för lätt åtkomst i olika miljöer. För att underlätta rapporteringen rekommenderas ett IT-stöd som innefattar både användning inom det kommunala aktivitetsansvaret (KAA) och användning för interkommunal ersättning (IKE) och bidrag till fristående skolor. Detta eftersom ekonomisk rapportering med all sannolikhet prioriteras av rapporterande part (gymnasieskola). Om två separata IT-system för KAA och IKE kommer sannolikt det IT-system som används för ekonomiskt underlag (IKE och bidrag till fristående skolor) att prioriteras, vilket medför ett sämre underlag för det kommunala aktivitetsansvaret. Ett system möjliggör även direkt kommunikation mellan de som handlägger KAA och de som handlägger ekonomin, då uppgifterna kring ungdom i stort sett är detsamma för båda typerna av användare. På vissa skolor är det också samma person som handlägger KAA och ekonomi. KAA kan i ett IT-stöd komplettera gymnasieskolorna som rapporterande part, vilket borgar för ett mer korrekt underlag för den ekonomiska hanteringen. Att rapportera till ett system istället för flera är också bra ur perspektivet att minska administrationsbördan på skolorna, som redan rapporterar elevuppgifter till en rad olika instanser. Av samma anledning är det angeläget att i de fall det är möjligt automatisera rapporteringen från rapporterande part. Rapportering av uppgifter När det gäller manuell rapportering i IT-stödet kontra automatiserad så bör särskild hänsyn tas till hur kontroll av uppgifter kan göras. Erfarenheterna ger att när information/data automatiskt överförs mellan system så sker naturligt inte samma kontroll av uppgifterna som när de rapporteras manuellt. Effektiviteten i en automatisk överföring bör därför vägas mot att uppgifterna som lämnas är korrekta. Ett IT-system med automatisk hantering behöver därför enkelt kunna identifiera avvikelser och uppmärksamma på eventuella felaktigheter, men också kunna påvisa och visualisera avvikelser som är svåra för IT-systemet att bedöma utan som behöver avgöras av person. En automatisk överföring är också beroende av att rapporterande part har motsvarande uppgift som efterfrågas i sitt IT-system.
Regional förankring Riktlinjer och rutiner kring rapportering är av avgörande betydelsen för kvalitén på datan. Det gäller särskilt enighet kring när rapportering för olika händelser för elev skall göras. En regional överenskommelse och ett samförstånd kring vad som gäller kring rapportering lägger grunden för ett välfungerande IT-stöd. För GRs del utgår detta ifrån gällande samverkansavtal för gymnasieskola och gymnasiesärskola. Med ett nytt IT-stöd behöver rutiner och riktlinjer framarbetas. I detta är det mycket viktigt att samtliga användargrupper hörsammas, i synnerhet gymnasieskolorna som är rapporterande part. Goda motiv för användning behöver framhållas, som exempelvis möjligheten att följa ungdomars betyg genom åren för att kunna få till stånd en god utbildningsplanering eller flexibiliteten i sortering och anpassning av data för vidare hantering efter skolas behov. När det gäller fristående skolor i GR förbinder de sig att rapportera elevhändelser till regiongemensamt IT-stöd till hemkommun när de tecknar avtal kring gymnasieantagningen. GR har tack vare nuvarande IT-system för det kommunala informationsansvaret (GRUUS) under de 8 år som systemet använts byggt upp en förhållandevis bra rapporteringsrutin. I GR har också samtliga fristående skolor anslutit sig i det regiongemensamma antagningsarbetet, vilket underlättar samarbetet med fristående skolor kring ett regiongemensamt IT-stöd kring KAA och IKE. Region som går in i ett gemensamt samarbete kring ett IT-stöd för elevinformation och avbrottsrelaterade händelser behöver ta i beaktande att det tar tid att bygga upp en bra rapporteringsrutin och att det krävs löpande kontroll- och informationsinsatser för att säkerställa rapporteringen. Att koppla förvaltningen av ett IT-stöd till upptagningsområde för antagning och samverkan inom gymnasieregion rekommenderas. Dokumentation Dokumentationen för det kommunala aktivitetsansvaret framhålls i förstudien som viktigt. Dokumentation kring ungdom görs idag på olika sätt och i olika verktyg. Det är en delikat fråga eftersom händelser kring ungdom kan innehålla känsliga uppgifter, men också eftersom viss informationen kan behöva delas mellan olika verksamheter och myndigheter. Alternativ för dokumentation behöver finnas för att värna enskild ungdom, men under säkra förhållanden. Här skulle begränsade åtkomst i form av olika behörigheter kunna vara en väg att gå. Begrepp och definitioner Begrepp och definitioner i IT-stödet ska utgå ifrån nationella standarder i det fall det finns. Detta för att möjliggöra nationell rapportering, men också för att möjliggöra interkommunala jämförelser. I det fall det saknas nationella standarder behöver en gemensam definition arbetas fram av användargrupperna kring vilka begrepp som ska användas och hur de används i ITstödet. Exempel på vad som omfattar begrepp och definitioner är: vad, hur och när rapport i IT-stödet skall ske exempelvis
vilka åtgärder och sysselsättning för ungdom som ska rapporteras vad åtgärderna och sysselsättningarna innebär vad som är omfattande frånvaro vilka roller och ansvarsområden som gäller kring IT-stödet Tillgång till data Oavsett IT-stöd är fri tillgång till data avgörande för framtagning av statistik, men också för att dela information mellan olika IT-stöd oavsett vilka. Ett framtida IT-stöd för elevinformation och avbrottsrelaterade händelser bör av dessa anledningar bygga på principen för öppen data. Externa användare Rapportering för externa aktörer utanför regionen t ex gymnasieskola och utbildningsförvaltning utanför GR, föräldrar och elever är också ett utvecklingsområde som behöver tas i beaktande för region som vill gå vidare med att upphandla eller utveckla IT-stöd för elevinformation och avbrottsrelaterade händelser.
BILAGA 1: Vilka IT-system har du i ditt arbete som hanterar elevinformation? IST Extens/Dexter, GRUUS, Indra, Triserva, Excel, Skola24, PMO, AdritoAttest, KIR, Adela, Gerda, Procapita, Hjärntorget
BILAGA 2: Frågeguide Intervjuare: Region/Kommun: Intervjuad person/personer (yrke, arbetsroll): KIA-handläggare (Kommunala informationsansvaret), Gymnasieekonom, Rektor - gymnasieskola, Administratör - gymnasieskola, Beslutsfattare (politiker, utbildningschef), Utbildningsplanerare (organisation och dimensionering av gymnasieutbildningar), Studie- och yrkesvägledare, Handläggare Gymnasieantagningen, Övrigt Arbetsmoment och arbetsuppgifter Beskriv ditt arbete och vilka arbetsmoment du gör i samband med hantering av elevinformation. När utför du arbetet? I vilket syfte? Med vilka verktyg? Information och innehåll Vilken information är viktig i ditt arbete? Vilken information behöver ett framtida systemet tillhandahålla dig i ditt arbete? Exempelvis vilka uppgifter om ungdom/elev behöver du) Vilka sorters händelser för en ungdom är viktiga för systemet att hålla reda på? Presentation av information och innehåll Hur vill du få informationen presenterad? Vill du kunna ta fram listor eller rapporter? Vad behöver listorna eller rapporterna innehålla? Dokumentation a) Vad behöver du dokumentera i ditt arbete? b) Hur dokumenterar du idag? c) Vem behöver du dela dokumentationen med? d) Hur skulle ett IT-stöd kunna bistå när det gäller din dokumentation? Utmaningar och svårigheter Vad är särskilt svårhanterligt t ex tidsödande? Beskriv de största utmaningar du upplever finns när det kommer till hantering av elevinformation i ditt arbete. Finns det information som saknas eller är svår att få tag på? Kontakt med andra När det gäller dina arbetsuppgifter, vilka kontakter behöver du ta externt när det gäller just elevuppgifter? Vad är det för information du behöver utbyta med andra? Önskemål om framtida IT-stöd Vilka är de viktigaste uppgifterna eller arbetsmomenten som ett system som hanterar elevinformation bör kunna lösa eller hantera i framtiden för dig i din arbetsroll? SOU 2013:13 Hur tror du att SOU 2013:13 kan komma att påverka dina arbetsuppgifter? T ex om informationsansvar blir aktivitetsansvar, om det blir krav på nationell rapportering, krav på
systematisk dokumentation Hur kan ett IT-stöd vara behjälpligt i detta? Begrepp och definitioner Vilka begrepp inom elevinformation använder du återkommande i ditt arbete och vad innebär dessa? T ex vad kallas olika insatser och aktiviteter för ungdom? Vad använder man för begrepp för elevs olika händelser, som t ex studieavbrott eller skolbyte? Delar du dessa begrepp med övriga kollegor och/eller externa kontakter eller är de "egna"? Vilka IT-system har du i ditt arbete som hanterar elevinformation? Vilka IT-system använder du i ditt arbete med elevinformation? (ange namn på system och beskriv funktionen med systemen). Vilka datorprogram använder du? Vilka arbetsmoment hjälper systemet dig att utföra eller hantera? Användarvänlighet Vad anser du är ett användarvänligt IT-stöd? Vad gör ett IT-stöd lätt att använda? Information och kommunikation Vem delar du information med? T ex andra kommuner eller förvaltningar, skolor, arbetskollegor, ungdom eller föräldrar. Vad delar du för information? Hur delar du information idag och hur skulle du vilja dela information i framtiden? Arbetsteknologi och kommunikation Beskriv din arbetsteknologi. Vilken teknik använder du i ditt arbete? Dator? Surfplatta? Mobiltelefon? Vad använder du för teknologi för kommunikation med andra t ex ungdom eller tjänsteman på elevs hemkommun. Statistik Tar du fram statistik eller underlag till statistik idag? Vad rapporterar du för statistik/underlag? Skapar du statistiken för egen räkning eller är det för annan mottagares räkning? Juridiska aspekter - PUL Vilka juridiska aspekter behöver du förhålla dig till i ditt arbete med elevinformation? Vilka uppgifter får du dela med andra tjänstemän, anhöriga? Vilka uppgifter får du inte dela? Beskriv begränsningar som är viktigt att ta hänsyn till i ditt arbete. Utmaningar och risker Ser du några utmaningar att arbeta med elevinformation och avbrottsrelaterad information i ett IT-stöd istället för att arbeta som du gör idag. I så fall vad? Upplever du att det finns risker? Hur skulle man kunna hantera utmaningar och risker på bästa sätt?
BILAGA 3: Personer, personalkategorier och myndigheter inblandade i en ungdoms avbrott Inom området Utbildning Gymnasieskola (rektor, specialpedagog, kurator, skolsköterska, studie- och yrkesvägledare) Förvaltningschef Nämnden Vårdnadshavare Utbildningsplanerare (uppgiften kan utgöra underlag för utbildningsplanering) Sektor ekonomi Sektor skola Vägledningscentrum Andra utbildningsanordnare, ex vuxenutbildning, folkhögskola, universitet- och högskolor, distansutbildning Inom området IFO Förvaltningschef Nämnden Fältsekreterare/Socialsekreterare/BUP Räddningstjänsten Polis Läkare MiniMaria Inom området Arbetsmarknad Arbetsförmedlingen Arbetsmarknadsenheten Arbetsmarknadsstyrelsen Nämnden Förvaltningschef Jobbcoach Företagare/Praktikplatser Kontakter inom olika myndigheter Centrala studiestödsnämnden CSN (närvaro på gymnasieskola för rätt till studiehjälp) Statistiska centralbyrån SCB (slutbetyg från gymnasieskola) Folkbokföringen/Skatteverket (folkbokföringsadress) Universitets- och högskolerådet UHR (rapportering av betyg inom universitet och högskola) Samordningsförbund Försäkringskassan
BILAGA 4: Uppgifter i systemet Elevinformation som kan finnas med (och i förekommande fall, rapporterande part): Förnamn och efternamn Personnummer Adressuppgifter (Folkbokföringsregistret) Telefonnummer Epostadress Vårdnadshavare (möjlighet till flera) Modersmål Grundskolebetyg (grundskola, introduktionsprogram på gymnasieskola) Gymnasiebetyg (gymnasieskola, introduktionsprogram på gymnasieskola, folkhögskola) Omdömen för icke avslutad kurs (grundskola, gymnasieskola) Åtgärdsprogram Antagning till gymnasieskola Behörigheter Antagen i andra hand Gymnasieexamen Resultat från nationella prov (grundskola) Avlämnande grundskola/gymnasieskola Studieplan (gymnasieskola) Frånvaro/närvaro Program Klass Årskurs Gymnasieskola Skolkommun Hemkommun Ansvarig kontaktperson per elev (eller senaste?) Vem redigerade senast? Vad? Överlämningsansvarig (avlämnande skola) Skolinformation som kan finnas med: Bankgironummer Gymnasieskolor Huvudmän Organisation/utbildningsutbud per skola Organisationsnummer Skolkod Stadsdelsindelning/stadsdelstillhörighet Händelseinformation som kan finnas med: Annan skola än gymnasieskola (ex folkhögskola, högskola/universitet, vuxenutbildning)
Annat meddelande Arbetssökande Coaching Fjärde året/förlängd studietid Framtidsplaner Händelse/aktivitet (efter kategori) Indraget studiemedel Inflyttning och utflyttning Insatser innan avbrott Praktik Schema Sjukskrivning Skolskjutsinformation Syfte med händelse/aktivitet Åtgärdsstart och åtgärdsslut
BILAGA 5: Begrepp och definitioner att enas om Inskrivning och utskrivning (efter 4 veckor har skolan rätt att skriva ut eleven, återlämning av dator, passerkort etc) Avbrott (olika perspektiv utifrån skola eller elev) Skolbyte Planerat uppehåll (skolan vet oftast inte förrän ungdomen kommer tillbaka att det BLEV ett uppehåll istället för avbrott) Utlandsstudier Utländska betyg Studiebevis (innebörden skiljer sig stort, då även utbildningen International baccaleurate faller under denna benämning) Slutbetyg (enskilda slutbetyg per kurs och det sammanställda slutbetyget, kommande gymnasieexamen) Åldersspannet 16-19 år (15 år som fyller 16 år, 19 år som ej slutfört utbildning)