Tid och plats E-salen, kl. 11.00 12.35 Beslutande Ledamöter Benny Johansson (M), ordförande Bengt-Göran Sandell (S), vice ordförande, Yvonne Ekaremål (C) Emelie Öberg (S) Ulla Svensson (M) Övriga närvarande Ersättare Tjänstepersoner Justering Justerare Plats och tid Patricia Aguilera (S) Nils-Erik Carlström (L) Carina Elmefall, kanslichef Martin Fransson, gruppledare sekretariat Jonna Johansson, administratör Fredrik Pettersson, sekreterare Bengt-Göran Sandell Kommunkansliet Justerade paragrafer 115-127 Underskrifter Sekreterare Fredrik Pettersson Ordförande Benny Johansson Justerare Bengt-Göran Sandell 1 (19)
Bevis om anslag av protokoll valnämndens protokoll från sammanträdet är justerat. Anslagsdag 2019-01-03 Anslaget tas ner 2019-01-25 Förvaringsplats för protokollet Kommunkansliet Den som vill överklaga ett beslut ska göra det skriftligt inom tre veckor från anslagsdagen Underskrift Fredrik Pettersson 2 (19)
Förteckning över valnämndens ärenden den 20 december 2018 115 Dnr 292815 Justering av protokoll... 4 116 Dnr 2018-00003 Arvode till röstmottagare m.fl. vid EU-valet 2019... 5 117 Dnr 2018-00036 Förtidsröstning vid val till Europaparlamentet 2019... 6 118 Dnr 293407 Information om avskärmning av valsedlar/inventering av vallokaler och röstningslokaler... 8 119 Dnr 2018-00037 Utbildning för röstmottagare vid val till Europaparlamentet 2019... 9 120 Dnr 2018-00033 Ny dokumenthanteringsplan för valnämnden... 11 121 Dnr 2018-00034 Ångerröstning... 13 122 Dnr 2018-00032 Sammanträdestider 2019... 14 123 Dnr 2018-00035 Tidplan EU-val 2019 samt eventuellt extra val... 15 124 Dnr 2018-00021 Redovisning av delegationsbeslut... 16 125 Dnr 2018-00002 Valmyndighetens nyhetsbrev till valnämnden... 17 126 Dnr 2018-00001 Meddelanden... 18 127 Dnr 292816 Övrigt... 19 3 (19)
115 Dnr 292815 Justering av protokoll s beslut utser Bengt-Göran Sandell (S) till att justera protokollet. ska besluta vem som ska justera protokollet utöver ordförande. 4 (19)
116 Dnr 2018-00003 Arvode till röstmottagare m.fl. vid EU-valet 2019 s beslut föreslår att kommunstyrelsens organisations- och personalutskott fastställer ersättningarna till röstmottagare med flera vid 2019 års val till Europaparlamentet samt vid ett eventuellt extra val under mandatperioden, i enlighet med förslag daterat 2018-11-06. Utöver de av organisations- och personalutskottets fastställda ersättningar till röstmottagare vid valet 2018 så beslutade valnämnden själva om vissa tillägg gällande milersättning till röstmottagare. Dessutom uppmärksammades i samband med valet en del skillnader i ersättningsnivåer som kan uppfattas som orättvisa med hänsyn till arbetsbelastning. Av den anledningen har valkansliet tagit fram ett förslag till hur ersättningarna kan se ut i samband med EU-valet i maj 2019. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 11 december 2018 redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Av skrivelsen framgår att bestämmelserna för ersättningar till röstmottagare behöver anpassas till de beslut valnämnden tagit i samband med valet 2018 om milersättning till röstmottagare. Framförallt rör det sig om att alla röstmottagare som har över 10 km i enkel färdriktning till en förrättning eller obligatorisk utbildning har rätt till milersättning. Dessutom föreslås att ersättningen för en ordförande ska vara samma oavsett storlek på valdistrikt. En annan viktig förändring är att det föreslås en höjning av timarvodet för röstmottagare som tjänstgör under förtidsröstningen, från 130 kr per timme till 140 kronor per timme. Beslutet skickas till Kommunstyrelsen 5 (19)
117 Dnr 2018-00036 Förtidsröstning vid val till Europaparlamentet 2019 s beslut 1. beslutar att Smålands museum fortsatt ska vara röstningslokal under förtidsröstningen vid EU-valet i maj 2019. Röstningen flyttas dock in i Hörsalen och öppettiderna anpassas till museets öppettider. 2. beslutar att i Öjaby flyttas förtidsröstningen från Öjaby hemvård/tofsmesen till Öjaby församlingshem. 3. beslutar att på Teleborg flyttas förtidsröstningen från biblioteket till Videums hus Charlie på Framtidsvägen. 4. beslutar att på Öster, Öjaby, Araby, Hovshaga och Teleborg inleds förtidsröstningen först 13 maj istället för 8 maj. Inför 2019 års val till Europaparlamentet behöver valnämnden besluta om hur förtidsröstningen ska organiseras. Förtidsröstningen pågår mellan 8 maj till 26 maj och kravet på kommunen enligt vallagen är att det ska finnas minst en röstningslokal öppen under varje dag förtidsröstningen pågår. I övrigt är det upp till kommunen att bestämma omfattningen av förtidsröstningen. Valkansliet skulle redan nu vilja ha några inriktningsbeslut för att underlätta planering och bokning av lokaler. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 12 december 2018 redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Av skrivelsen framgår att vid val till Europaparlamentet faller valdeltagandet i regel från nästan 90 % vid val riksdag, kommun och landsting till under 60 % i EU-valet. Av denna anledning och att det från 2019 införs krav på att valsedlar ska vara avskärmade föreslår valkansliet vissa ändringar kring förtidsröstningen. Vi bedömer att det låga valdeltagandet öppnar för att senarelägga röstmottagningen i vissa stadsdelar i Växjö. Detta ger oss dessutom bättre möjlighet att fokusera på färre röstningslokaler de första tre dagarna med hänsyn till de nya reglerna om valsedlar. 6 (19)
Utöver det bedömer valkansliet att lokalerna på Teleborgs bibliotek och Öjaby hemvård inte är ändamålsenliga för att tillgodose de nya reglerna kring avskärmade valsedlar. Vi föreslår därför att röstmottagningen flyttas till Videums hus Charlie respektive Öjaby församlingshem. Kostnaden för hus Charlie är cirka 7000 kronor för hela perioden (kan tillkomma viss personalkostnad). Kostnaden för Öjaby församlingshem finns inte uppgifter om ännu, men erfarenhetsmässigt när valnämnden hyr lokaler av Svenska kyrkan brukar kostnaden vara relativt låg. Valkansliet har även inventerat Smålands museum. Vi bedömer att den plats i lobbyn som vi använde oss av vid valet 2018 inte är ändamålsenlig vid EUvalet 2019. Vi har fått möjlighet att flytta in i Hörsalen i museet. Då kan både valsedlar och valskärmar placeras i det rummet tillsammans med mottagning. Anpassar vi öppettiderna till museets öppettider kan kostnaden förbli densamma som 2018. Håller vi fast vid samma tider som 2018 kommer kostnaden för lokalhyra att öka från cirka 25 000 kronor till cirka 40 000 kronor. Beslutet skickas till För åtgärd Valkansliet För kännedom Berörda röstmottagare Kontaktpersoner röstningslokaler 7 (19)
118 Dnr 293407 Information om avskärmning av valsedlar/inventering av vallokaler och röstningslokaler s beslut noterar information Fredrik Pettersson, sekreterare, informerar om valkansliets arbete med inventering av vallokaler/röstningslokaler med anledning av nya lagkrav på avskärmning av valsedlar som träder i kraft vid årsskiftet. Samtidigt som inventeringen genomförs även en tillgänglighetskontroll av alla lokaler. Vissa förändringar av lokaler kan komma att krävas för att kunna tillgodose de nya kraven. Valkansliet tar även fram förslag på hur röstmottagarna kan möblera lokalerna för att underlätta deras arbete. 8 (19)
119 Dnr 2018-00037 Utbildning för röstmottagare vid val till Europaparlamentet 2019 s beslut 1. Obligatorisk utbildning för röstmottagare avseende vallokal ska hållas 13, 14 och 15 maj 2019 från kl. 18-21 i Ulriksbergskyrkan. 2. Obligatorisk utbildning för röstmottagare avseende förtidsröstning ska hållas i kommunhuset den 6 maj 2019 kl. 18-21. 3. De röstmottagare som ska tjänstgöra vid både förtidsröstningen och i vallokal går på utbildningen den 6 maj. Utöver det genomför de webbutbildning avseende vallokal. 4. De röstmottagare som av godtagbara skäl inte kan medverka vid den obligatoriska utbildningen kan efter valkansliets bedömning istället genomföra webb-utbildning. 5. En frivillig workshop för ordförande (eller vice ordförande om ordförande om ordförande har förhinder) genomförs den 16 maj på kvällstid i kommunhuset. Vallagen anger att röstmottagare måste genomgå utbildning före tjänstgöring. Hur den utbildningen ska utformas är upp till varje valnämnd. Valkansliet lämnar härmed förslag på datum och plats för utbildningen. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 12 december 2018 redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Av skrivelsen framgår att valkansliet bedömer att vi vid EU-valet kan dra ner antalet utbildningskvällar från fyra till tre (en röstmottagare går på ett av dessa utbildningstillfällen), främst av den anledningen att Ulriksbergskyrkan hade gott om plats i lokalen, men även på grund av att de flesta röstmottagare nyligen genomgått utbildning inför valet 2018. Vid 2018 års val var det flera röstmottagare som ansåg att utbildningen för förtidsröstning och vallokal inte ska förläggas samma kväll. Därför föreslår valkansliet att utbildning för förtidsröstning hålls den 8 maj och att de 9 (19)
röstmottagare som även ska tjänstgöra i vallokal kompletterar med webbutbildning. Skulle det inkomma önskemål om en fysisk utbildning från dessa röstmottagare kan valkansliet sätta in ett extra pass. I övrigt behövs möjligheten att i vissa fall tillåta endast webb-utbildning, framförallt när det gäller erfarna röstmottagare som inte har någon möjlighet att delta på den fysiska utbildningen. I utvärderingsenkäterna för 2018 års val framfördes synpunkter från flera ordföranden om mer fokus på praktiska frågor kring uppdraget. Valkansliet föreslår därför att vi genomför en frivillig workshop den 16 maj för de ordföranden som önskar detta ytterligare stöd. Beslutet skickas till För kännedom Röstmottagare 10 (19)
120 Dnr 2018-00033 Ny dokumenthanteringsplan för valnämnden s beslut 1. antar förslag till ny dokumenthanteringsplan för valnämnden. 2. Beslutet innebär att den tidigare dokumenthanteringsplanen som antogs 2005-02-01upphör att gälla. Dokumenthanteringsplanen är ett verktyg för att underlätta hanteringen av myndighetens handlingar. Dokumenthanteringsplanen beskriver myndighetens handlingar, både papper och elektronisk information, och hur dessa ska hanteras. Av Växjö kommuns arkivreglemente fastställt av kommunfullmäktige 2007-09-18 framgår att: Varje myndighet skall upprätta en plan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras. Dokumenthanteringsplanen skall antas av myndigheten efter samråd med kommunstyrelsen (kommunarkivet). Planen skall fortlöpande revideras. Dokumenthanteringsplanen styr även gallring (förstöring) av handlingar inom myndigheten. Allmänna handlingar får gallras enligt arkivlagen 10 första stycket. En antagen dokumenthanteringsplan gäller som gallringsbeslut. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 29 november 2018 redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Av skrivelsen framgår att valnämndens dokumenthanteringsplan senast reviderades 2005 och är i behov av uppdatering. En ny kommunövergripande mall för dokumenthanteringsplan har tillkommit. Den största förändringen gäller möjligheten till e-arkiv och innebär att en ny digital hantering av valnämndens dokument kommer att krävas. I övrigt har dokument som inte längre skapas tagits bort från planen och vissa andra dokument har tillkommit eller fått en tidsenlig beskrivning. 11 (19)
Beslutet skickas till För kännedom Kommunarkivet 12 (19)
121 Dnr 2018-00034 Ångerröstning s beslut vidtar ingen åtgärd med anledning av skrivelsen. Ljungby kommun har i en skrivelse väckt frågan om att i ett gemensamt initiativ för kommunerna i Kronobergs län skriva till länsstyrelsen i syfte att verka för avskaffandet av ångerröstningen. diskuterade frågan på sitt sammanträde i oktober och beslutade då att återremittera ärendet för inhämtande av mer underlag i frågan. Beslutsunderlag Ljungby valnämnds beslut i 52/2018 om ångerröstning med mera. Statistik om antalet ångerröstande i Växjö kommun. Yrkanden Benny Johansson (M) med instämmande av Emelie Öberg (S) och Yvonne Ekaremål (C): vidtar ingen åtgärd med anledning av skrivelsen. Beslutsordning Ordförande Benny Johansson (M) frågar om yrkandet kan antas och konstaterar att valnämnden beslutar enligt det egna yrkandet. 13 (19)
122 Dnr 2018-00032 Sammanträdestider 2019 s beslut beslutar att sammanträda vid följande datum och tider under 2019: 23 januari klockan 13.00 (även introduktion för nämnden) 20 februari klockan 09.00 28 mars klockan 09.00 25 april klockan 09.00 23 maj klockan 09.00 19 juni klockan 09.00 29 augusti klockan 09.00 26 september klockan 09.00 19 december klockan 11.00 Utöver ovan tider tillkommer tjänstgöring för valnämndens ledamöter och ersättare på valdagar samt vid valnämndens preliminära rösträkning (s.k. onsdagsräkning) på onsdagen efter ett allmänt val. 2019 gäller detta 26 maj samt 29 maj. Efter samråd med ordförande kan det även förekomma tillsyn av röstningslokaler och viss röstmottagning på andra tider. ska besluta om sina sammanträdestider för 2019. Eftersom det under maj 2019 ska genomföras val till Europaparlamentet behöver valnämnden sammanträda en gång per månad under stora delar av året. Beslutet skickas till Ledamöter och ersättare 14 (19)
123 Dnr 2018-00035 Tidplan EU-val 2019 samt eventuellt extra val s beslut 1. fastställer tidplanerna för EU-valet 2019 samt eventuellt extra val. Valkansliet reviderar tidplanerna vid behov. 2. Tidplanerna följs upp av valnämnden vid varje sammanträde. Valkansliet har på uppdrag av presidiet tagit fram tidplaner för valet till Europaparlamentet 2019 samt till ett eventuellt extra val. 15 (19)
124 Dnr 2018-00021 Redovisning av delegationsbeslut s beslut godkänner redovisningen. Följande delegationsbeslut har fattats enligt valnämndens delegationsordning sen det senaste sammanträdet: s ordförandes delegationsbeslut om länsstyrelsens begäran om yttrande angående överklagande av val. 16 (19)
125 Dnr 2018-00002 Valmyndighetens nyhetsbrev till valnämnden s beslut noterar informationen i protokollet. Valmyndighetens nyhetsbrev nummer 20 och 21 för 2018 presenteras för valnämnden. 17 (19)
126 Dnr 2018-00001 Meddelanden s beslut noterar redovisningen av inkomna meddelanden. Följande information av intresse har inkommit till valnämnden sen föregående sammanträde: Kommunfullmäktiges beslut 242/2018 om delårsrapport för Växjö kommun till och med augusti 2018. KSOP:s beslut 99/2018 om ändrade arvodesbelopp för förtroendevalda. Kommunens revisorers beslut 141/2018 om grundläggande granskning av valnämnden. Information från länsstyrelsen om träffar och utbildningar inför EUvalet 2019. Kommunfullmäktiges beslut 296/2018 om kommunikationspolicy och grafisk profil. Kommunfullmäktiges beslut i 297/2018 om budget för Växjö kommun 2019 med verksamhetsplan för 2020 2021. 18 (19)
127 Dnr 292816 Övrigt s beslut beslutar att ta upp frågan om vem som vara röstmottagare igen på sitt sammanträde i januari 2019. Fredrik Pettersson, sekreterare, frågar nämnden om tolkning av reglerna angående vem som får tjänstgöra som röstmottagare i Växjö kommun. Ordförande Benny Johansson (M) informerar om valnämndens möte med kommunens revisorer den 13 november angående deras grundläggande granskning. Ordförande Benny Johansson (M) frågar om intern kontrollplan för 2019. Kanslichefen Carina Elmefall svarar. Johansson informerar även om valnämndens utbildning med länsstyrelsen på Elite Park Hotell den 7 februari 2019. Ordförande Johansson tackar alla i nämnden och förvaltningen för insatserna under året och i synnerhet kring det allmänna valet. Ett särskilt tack riktas till Ulla Svensson (M) och Patricia Aguilera (S) som inte kommer fortsätta i nämnden under kommande mandatperiod. 19 (19)