Malmö stad Fritidsförvaltningen 1 (4) Datum 2014-05-13 Vår referens Anna Emelie Caroline Friholm HR-konsult Tjänsteskrivelse Emelie.Friholm@malmo.se Remiss införande av kommungemensamt ledningssystem inklusive ITstöd FRI-2014-841 Sammanfattning Fritidsnämnden har lämnats möjlighet att yttra sig kring ärendet Förslag till införande av kommungemensamt ledningssystem inklusive IT-stöd för avvikelsehantering av arbetsmiljö- och säkerhetsrelaterade ärenden inom Malmö stads samtliga verksamheter. Fritidsnämnden är i grunden positiv till kommungemensamma ledningssystem. Att ha ett gemensamt ledningssystem för både arbetsmiljö- och säkerhetsrelaterade ärenden är fritidsnämnden dock starkt negativa till under rådande omständigheter. Förslag till beslut Fritidsnämnden föreslås besluta att att avge yttrande enligt förslag i ärendet, samt justera paragrafen omedelbart Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Förslag till införande av kommungemensamt ledningssystem inklusive ITstöd för avvikelsehantering av arbetsmiljö och säkerhetsrelaterade ärenden inom Malmö stads samtliga verksamheter Tjänsteskrivelse Förslag till införande av kommungemensamt ledningssystem inklusive IT-stöd för avvikelsehantering av arbetsmiljö- och säkerhetsrelaterade ärenden inom Malmö stads verksamheter Yttrande Förslag till införande av kommungemensamt ledningssystem inklusive IT-stöd Beslutsplanering Fritidsnämndens Arbetsutskott 2014-05-21 Fritidsnämnden 2014-05-28 Ärendet Sammanfattning av ärendet Ärendet avser införandet av ett ledningssystem för avvikelsehantering inklusive IT-stöd för arbetsmiljö- och säkerhetsrelaterade ärenden inom samtliga verksamheter i Malmö stad. En avvi- SIGNERAD 2014-05-11
kelse definieras i ärendet som en inträffad negativ händelse som till exempel arbetsskada, tillbud, egendomsskada eller olycka (gäller endast barn/elev). Ett ledningssystem innebär en strukturerad och systematisk avvikelsehantering där IT-stödet säkerställer denna process genom att underlätta rapportering samt hantering av ovan nämnda händelser. Goda förutsättningar ska ges för uthämtning av statistik men också bidra till minskade kostnader för händelser och skador samtidigt som god arbetsmiljö främjas. 2 (4) Idag sker rapportering av avvikelser i kommunens verksamheter på olika sätt. Stadskontoret har identifierat att det råder brist på ett gemensamt ledningssystem för avvikelsehantering då avvikelser hanteras mycket olika, vilket riskerar att leda till att en del avvikelser inte följs upp på ett korrekt sätt enligt arbetsmiljö- och säkerhetsansvaret. Underlag för åtgärder och förebyggande arbete riskerar också att bli bristfälligt. Med en gemensam process och ett gemensamt arbetssätt med tillhörande IT-stöd kan kommunens verksamheter enklare identifiera risker och hantera inträffade händelser samt ges möjlighet att förebygga att de inträffar. På sikt kan det innebära minskade kostnader och störningar i verksamheten. Vidare ges även goda förutsättningar för kommunens centrala funktioner att utifrån jämförbar statistik ta fram underlag för förslag till samordnade strategier och investeringar. I ärendet föreslås att ett ledningssystem för avvikelsehantering ska omfatta både systematiken för hantering av arbetsmiljörelaterade avvikelser och säkerhetsrelaterade avvikelser. Arbetsmiljöprocessen ska därför inom ramen för ett ledningssystem integreras med processen för systematiskt säkerhetsarbete. Fritidsförvaltningen har sedan 2011 deltagit i ett pilotprojekt tillsammans med dåvarande SDF Rosengård och Fosie. Pilotförvaltningarna har testat systematiken och befintligt IT-stöd. Förvaltningens bedömning Kommungemensamt ledningssystem Fritidsnämnden ställer sig positiva till att ett kommungemensamt ledningssystem för avvikelsehantering införs. Det är viktigt att samtliga verksamheter i Malmö stad hanterar avvikelser såsom tillbud, arbetsskada och olycka på ett likartat och regelriktigt sätt. Arbetsmiljöverkets föreskrifter gällande arbetsskada och tillbud är tydliga och Malmö stad som arbetsgivare är skyldiga att anmäla arbetsskador och allvarligare tillbud. Ett gemensamt ledningssystem innebär en strukturerad och systematisk hantering av avvikelser. Ett gemensamt ledningssystem för arbetsmiljö- och säkerhetsrelaterade ärenden Det ledningssystem inklusive IT-stöd som förespråkas i remissen ska omfatta både individrelaterade avvikelser såsom arbetsskada, tillbud och olycka tillsammans med mer säkerhets- och kostnadsrelaterade avvikelser såsom egendomskada. Fritidsförvaltningen har som en av pilotförvaltningarna testat detta med dåligt resultat. Avvikelser kopplat till egendomsskador rapporteras redan i särskilt system till Stadsfastigheter. Syfte och nytta med att rapportera i dubbla system har inte tydliggjorts för cheferna, varför inrapportering inte skett. I pilotstudiens ledningssystem krävs att en omfattande orsaksutredning görs i samband med avvikelse. Dubbelregistrering och tidskrävande orsaksutredningar som i många fall inte behövs har resulterat i att avvikelser kopplat till egendomsskador inte rapporterats i den omfattning de faktiskt inträffar. Statistiken blir på
så vis inte trovärdig och går därför inte att använda i uppföljningsprocesser och andra beräkningar. 3 (4) Ett IT-stöd som i grunden användes för egendomsskador i Malmö stad har i pilotstudien utvecklats till att hantera både arbetsmiljö- och säkerhetsrelaterade avvikelser, inledningsvis för utvalda barn- och ungdomsverksamheter. Systemet har varit svårt att implementera på fritidsförvaltningen då det inte varit anpassat efter förvaltningens verksamheter. Systemuppbyggnad och rubriker har inte stämt, vilket skapat stor osäkerhet vid inrapportering. Många avvikelser har rapporterats in fel och hanteringen av dessa har därför varit bristfällig. Systemet har testats på fritidsförvaltningen under 2011-2013 och har trots flera försök till verksamhetsanpassning inte blivit så användarvänligt att det använts fullt ut i hela förvaltningen. Fokus i ett gemensamt ledningssystem bör ligga på individrelaterade avvikelser såsom arbetsskada och tillbud, då Malmö stad som arbetsgivare är skyldiga att rapportera avvikelser av detta slag. Hantering av både arbetsmiljö- och säkerhetsrelaterade avvikelser i samma system är inte att föredra. Systematiken må vara den samma men hantering av dem bör ske på olika sätt. Rapportering av en arbetsmiljörelaterad avvikelse bör vara så individbaserad som möjligt då det oftast behöver vara möjligt att urskilja vad som har hänt, varför och vem som har gjort vad. Om ett säkerhetsrelaterat avvikelsesystem är för detaljerat kan det få en hindrande effekt, vilket leder till färre inrapporteringar. Att ha samma system, rapportering, hantering och uppföljning av arbetsmiljö- och säkerhetsrelaterade avvikelser blir därmed kontraproduktivt. Anpassning till Malmö stads samtliga verksamheter Risken med att ha ett gemensamt ledningssystem med tillhörande IT-stöd är svårigheten med att få det verksamhetsanpassat. Ett system som inte är igenkännbart för användarna leder till felaktiga eller uteblivna rapporter. Bristen på igenkänning har i pilotstudien blivit mycket tydlig bland fritidsförvaltningens medarbetare och chefer. Om ett gemensamt ledningssystem inklusive ITstöd ska implementeras i samtliga verksamheter i Malmö stad krävs det att systemet antingen ör så neutralt som möjligt eller att varje verksamhet får sätta sin prägel på systemet. IT-stöd vikten av ett användarvänligt system Kommungemensamma ledningssystem måste vara enkla och okomplicerade att använda. Det ska vara logiskt, konsekvent, effektivt och intuitivt. Systemet som testats i pilotförvaltningarna har inte underlättat eller förbättrat rapportering och hantering av avvikelser. Standardiserad statistik har inte genererats och förutsättningar för att skapa en god arbetsmiljö med minskade kostnader för händelser och skador har inte främjats. Om syftet med en gemensam process/arbetssätt och tillhörande IT-stöd är att enklare kunna identifiera risker, hantera dessa samt ge möjlighet att förebygga att de inträffar, måste IT-stödet främja rapportering och vara begripligt för alla medarbetare i Malmö stad, oavsett bakgrund och utbildningsnivå. Kostnader och utbildningsinsatser Det bör beaktas att kostnader för implementering och systemanpassning inte sällan blir dyrare än vad som först beräknats i samband med gemensamma ledningssystem. Fritidsnämnden ställer sig positiva till kommungemensamma ledningssystem med IT-stöd men poängterar samtidigt vikten av relevanta beräkningar vad gäller personella och ekonomiska resurser. Vid implementering av IT-stöd som ska användas av samtliga medarbetare erfordras stora utbildningsinsatser. I
remissen nämns ingen introduktionskostnad. Huruvida förvaltningarna själva ska utbilda samtliga medarbetare och chefer eller om en central utbildning ska ges beskrivs inte heller i skrivelsen. 4 (4) Ledningssystem för hela arbetsmiljöområdet Malmö stad är i stort behov av ett gemensamt ledningssystem för avvikelsehantering inom arbetsmiljöområdet. Arbetsmiljölagarna ställer dock stora krav inom det systematiska arbetsmiljöarbetet, inte enbart rörande avvikelser. Det finns troligen stora fördelar med ett ledningssystem med IT-stöd som hanterar hela det systematiska arbetsmiljöarbetet, varför detta bör utredas mer. Fritidsnämnden ställer sig trots ovanstående kritik positiva till gemensamma ledningssystem med tillhörande IT-stöd under förutsättning att systemen tillgodoser verksamheternas behov och underlättar chefernas arbetssituation. Ansvariga Yvonne Gustafsson Administrativ chef Bo Sjöström Direktör
Malmö stad Fritidsnämnden 1 (3) Datum 2014-05-13 Adress Henrik Smithsgatan 13 Diarienummer FRI-2014-841 Yttrande Till Stadskontoret Remiss införande av kommungemensamt ledningssystem inklusive IT-stöd STK-2014-184 Fritidsnämnden föreslås besluta att lämna följande yttrande: Sammanfattning Fritidsnämnden har lämnats möjlighet att yttra sig kring ärendet Förslag till införande av kommungemensamt ledningssystem inklusive IT-stöd för avvikelsehantering av arbetsmiljöoch säkerhetsrelaterade ärenden inom Malmö stads samtliga verksamheter. Förslaget är undermåligt, ofullständigt och innehåller för lite fakta för att en korrekt bedömning ska kunna göras. Fritidsnämnden är i grunden positiv till kommungemensamma ledningssystem. Att ha ett gemensamt ledningssytem för både arbetsmiljö- och säkerhetsrelaterade ärenden är fritidsnämnden dock starkt negativ till under rådande omständigheter. Yttrande Kommungemensamt ledningssystem Fritidsnämden ställer sig positiva till att ett kommungemensamt ledningssystem för avvikelsehantering införs. Det är viktigt att samtliga verksamheter i Malmö stad hanterar avvikelser såsom tillbud, arbetsskada och olycka på ett likartat och regelriktigt sätt. Arbetsmiljöverkets föreskrifter gällande arbetsskada och tillbud är tydliga och Malmö stad som arbetsgivare är skyldiga att anmäla arbetsskador och allvarligare tillbud. Ett gemensamt ledningssystem innebär en strukturerad och systematisk hantering av avvikelser. Ett gemensamt ledningssystem för arbetsmiljö- och säkerhetsrelaterade ärenden Det ledningssystem inklusive IT-stöd som förespråkas i remissen ska omfatta både individrelaterade avvikelser såsom arbetsskada, tillbud och olycka tillsammans med mer säkerhets- och kostnadsrelaterade avvikelser såsom egendomskada. Fritidsförvaltningen har som en av pilotförvaltningarna testat detta med dåligt resultat. Avvikelser kopplade till egendomsskador rapporteras redan i särskilt system till Stadsfastigheter. Syfte och nytta med
att rapportera i dubbla system har inte tydliggjorts för cheferna, varför inrapportering inte skett. I pilotstudiens ledningssystem krävs att en omfattande orsaksutredning görs i samband med avvikelse. Dubbelregistrering och tidskrävande orsaksutredningar som i många fall inte behövs har resulterat i att avvikelser kopplat till egendomsskador inte rapporterats i den omfattning de faktiskt inträffar. Statistiken blir på så vis inte trovärdig och går därför inte att använda i uppföljningsprocesser och andra beräkningar. 2 (3) Ett IT-stöd som i grunden användes för egendomsskador i Malmö stad har i pilotstudien utvecklats till att hantera både arbetsmiljö- och säkerhetsrelaterade avvikelser, inledningsvis för utvalda barn- och ungdomsverksamheter. Systemetet har varit svårt att implementera på fritidsförvaltningen då det inte varit anpassat efter förvaltningens verksamheter. Systemuppbyggnad och rubriker har inte stämt, vilket skapat stor osäkerhet vid inrapportering. Många avvikelser har rapporterats in fel och hanteringen av dessa har därför varit bristfällig. Systemet har testats i fritidsförvaltningen under 2011 2013 och har trots flera försök till verksamhetsanpassning inte blivit så användarvänligt att det använts fullt ut i hela förvaltningen. Fokus i ett gemensamt ledningssystem bör ligga på individrelaterade avvikelser såsom arbetsskada och tillbud, då Malmö stad som arbetsgivare är skyldiga att rapportera avvikelser av detta slag. Hantering av både arbetsmiljö- och säkerhetsrelaterade avvikelser i samma system är inte att föredra. Systematiken må vara den samma men hantering av dem bör ske på olika sätt. Rapportering av en arbetsmiljörelaterad avvikelse bör vara så individbaserad som möjligt då det oftast behöver vara möjligt att urskilja vad som har hänt, varför och vem som har gjort vad. Om ett säkerhetsrelaterat avvikelsesystem är för detaljerat kan det få en hindrande effekt, vilket leder till färre inrapporteringar. Att ha samma system, rapportering, hantering och uppföljning av arbetsmiljö- och säkerhetsrelaterade avvikelser blir därmed kontraproduktivt. Anpassning till Malmö stads samtliga verksamheter Risken med att ha ett gemensamt ledningssystem med tillhörande IT-stöd är svårigheten med att få det verksamhetsanpassat. Ett system som inte är igenkänningsbart för användarna leder till felaktiga eller uteblivna rapporter. Bristen på igenkänning har i pilotstudien blivit mycket tydlig bland fritidsförvaltningens medarbetare och chefer. Om ett gemensamt ledningssystem inklusive IT-stöd ska implementeras i samtliga verksamheter i Malmö stad krävs det att systemet antingen är så neutralt som möjligt eller att varje verksamhet får sätta sin prägel på systemet. IT-stöd vikten av ett användarvänligt system Kommungemensamma ledningssystem måste vara enkla och okomplicerade att använda. Det ska vara logiskt, konsekvent, effektivt och intuitivt. Systemet som testats i pilotförvaltningarna har inte underlättat eller förbättrat rapportering och hantering av
avvikelser. Standardiserad statistik har inte genererats och förutsättningar för att skapa en god arbetsmiljö med minskade kostnader för händelser och skador har inte främjats. Om syftet med en gemensam process/arbetssätt och tillhörande IT-stöd är att enklare kunna identifiera risker, hantera dessa samt ge möjlighet att förebygga att de inträffar, måste ITstödet främja rapportering och vara begripligt för alla medarbetare i Malmö stad, oavsett bakgrund och utbildningsnivå. 3 (3) Kostnader och utbildningsinsatser Det bör beaktas att kostnader för implementering och systemanpassning ofta blir dyrare än vad som först beräknats i samband med gemensamma ledningssystem. Fritidsnämnden ställer sig positiva till kommungemensamma ledningssystem med IT-stöd men poängterar samtidigt vikten av relevanta beräkningar vad gäller personella och ekonomiska resurser. Vid implementering av it-stöd som ska användas av samtliga medarbetare erfordras stora utbildningsinsatser. I remissen nämns ingen introduceringskostnad. Huruvida förvaltningarna själva ska utbilda samtliga medarbetare och chefer eller om en central utbildning ska ges beskrivs inte heller i skrivelsen. Ledningssystem för hela arbetsmiljöområdet Malmö stad är i ett stort behov av ett gemensamt ledningssystem för avvikelsehantering inom arbetsmiljöområdet. Arbetsmiljölagarna ställer dock stora krav inom det systematiska arbetsmiljöarbetet, inte enbart rörande avvikelser. Det finns troligen stora fördelar med ett ledningssystem med ITstöd som hanterar hela det systematiska arbetsmiljöarbetet, varför detta bör utredas mer. Fritidsnämnden ställer sig trots ovanstående kritik positiv till gemensamma ledningssystem med tillhörande IT-stöd under förutsättning att systemen tillgodoser verksamheternas behov och underlättar chefernas arbetssituation. Ordförande Frida Trollmyr Nämndsekreterare Sara Mellander Särskilda yttranden och reservationer
Malmö stad Stadskontoret 1 (5) Datum 2014-02-07 Vår referens Magnus Fjällström Sekreterare Tjänsteskrivelse Magnus.Fjallstrom@malmo.se Förslag till införande av kommungemensamt ledningssystem inklusive IT-stöd för avvikelsehantering av arbetsmiljö- och säkerhetsrelaterade ärenden inom Malmö stads samtliga verksamheter STK-2014-184 Sammanfattning Ärendet avser förslag till införande av ett kommungemensamt ledningssystem för tillbud och skador inom arbetsmiljö- och säkerhetsrelaterade ärenden inom samtliga verksamheter i Malmö stad. Ett kommungemensamt ledningssystem inklusive IT-stöd innebär en strukturerad och systematisk avvikelsehantering vilket ger goda förutsättningar för kvalitetssäkrad statistik, effektiv uppföljning, korrekta riskbedömningar och underlag för förebyggande arbete. Utifrån jämförbar statistik ges stadens centrala funktioner också möjlighet att ta fram underlag för förslag till samordnade strategier och investeringar. Förslag till beslut Det förordas att trygghets- och säkerhetsberedningen föreslår kommunstyrelsen besluta att översända i ärendet redovisat förslag till införande av kommungemensamt ledningssystem inklusive IT-stöd för avvikelsehantering av arbetsmiljö- och säkerhetsrelaterade ärenden inom Malmö stads samtliga verksamheter på remiss till samtliga nämnder för inhämtande av synpunkter med svar senast den 14 april 2014. Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse Beslutsplanering Trygghets- och säkerhetsberedningen 2014-02-14 KS Arbetsutskott II 2014-02-24 Trygghets- och säkerhetsberedningen 2014-05-09 KS Arbetsutskott 2014-05-19 Kommunstyrelsen 2014-05-27 Ärendet SIGNERAD 2014-02-10
Ärendet avser införande av ett ledningssystem för avvikelsehantering inklusive IT-stöd för arbetsmiljö- och säkerhetsrelaterade ärenden inom samtliga verksamheter i Malmö stad. En avvikelse definieras här som en inträffad negativ händelse. Exempel på typer av händelser: 2 (5) Arbetsskada Tillbud Egendomsskada Olycka (gäller endast barn/elev) Ett ledningssystem innebär en strukturerad och systematisk avvikelsehantering. IT-stöd säkerställer denna process med inbyggd systematik och underlättar/förbättrar rapportering och hantering av ovan nämnda händelser. Systematiken säkerställer bland annat att standardiserad statistik kan genereras på såväl verksamhets-, som förvaltnings- och kommunnivå, vilket ger beslutsunderlag för kommunens förebyggande arbete. Ett välfungerande preventivt arbete ger i sin tur goda förutsättningar för minskade kostnader för händelser och skador och främjar samtidigt en god arbetsmiljö. Rapportering av avvikelser i kommunens verksamheter sker idag på olika sätt, genom t.ex. papperblanketter eller i vissa fall muntligt. Stadskontorets uppföljning påvisar att bristen på systematiska och effektiva rapporteringsmöjligheter inte sällan leder till att rapportering/hantering av avvikelser i enlighet med verksamhetsansvaret åsidosätts. Förutom att avvikelser riskerar att inte hanteras och följas upp på ett korrekt sätt enligt säkerhets- och arbetsmiljöansvar, innebär det dessutom att verksamhetsansvariga inte får tillfredsställande underlag för åtgärder och förebyggande arbete. Med en gemensam process/arbetssätt och tillhörande IT-stöd kan kommunens verksamheter enklare identifiera risker och hantera inträffade händelser samt ges möjlighet att förebygga att de inträffar. Detta innebär i förlängningen minskade kostnader och störningar i verksamheten. Vidare kan denna systematik även ge goda förutsättningar för kommunens centrala funktioner att utifrån jämförbar statistik ta fram underlag till förslag till samordnade strategier och investeringar. Ärendet har tagits fram i samverkan mellan Förvaltningsavdelningen och HR strategiska avdelningen. Bakgrund Avvikelsehantering ur ett preventionsperspektiv Systematisk avvikelsehantering är ett viktigt och effektivt verktyg vad avser stadens förebyggande arbete. Ur preventionssynpunkt bör man, då man avser förhindra normbrott konsekvent arbeta för att öka skyddsfaktorerna samt minska de riskfaktorer som finns. En verksamhet där medarbetare och brukare känner trivsel och trygghet och där miljön präglas av god ordning och goda relationer är en verksamhet där förutsättningarna för måluppfyllelse är god. Genom ett standardiserat och strukturerat arbetssätt kan man tidigt identifiera förekomst av normbrott och tidigt förebygga att problemet eskalerar. Genom att arbeta med systematisk avvikelsehantering kan verksamheter som behöver utveckla sina insatser på dessa områden identifieras. Med ett ledningssystem för avvikelsehantering kan man exempelvis upptäcka normförskjutningar hos medarbetare. Tidigt förebyggande av normbrott är dessutom kostnadseffektivt. Ett ledningssy-
stem för avvikelsehantering blir ett verktyg för SSP- organisationen (skola, socialtjänst och polis) och säkerhetssamordnare i alla förvaltningar i arbetet med sammanställning av lokal problembild för förebyggande insatser. 3 (5) Kopplingar mellan säkerhet och arbetsmiljö Säkerhet: Lag (2003:778) om skydd mot olyckor syftar till att i hela landet bereda människors liv och hälsa samt egendom och miljö ett med hänsyn till de lokala förhållandena tillfredsställande och likvärdigt skydd mot olyckor. För att skydda människors liv och hälsa samt egendom och miljön skall kommunen se till att åtgärder vidtas för att förebygga bränder och skador till följd av bränder samt, utan att andras ansvar inskränks, verka för att åstadkomma skydd mot andra olyckor än bränder. Kommunfullmäktige beslutade i april 1998 att anta en säkerhetspolicy för Malmö stads samtliga verksamheter. Policyn syftar till att skapa och säkerställa en hög säkerhet mot skador och störningar i kommunens verksamheter. En god riskekonomi ska optimeras genom den sammanlagda kostnaden för skador och skydd. I enlighet med policyn ska varje förvaltning registrera alla skador samt redovisa skadekostnader och sammanställa skadestatistik. Malmö stad är skyldig att redovisa risker och skadekostnader till det försäkringbolag som försäkrar staden. Det statistiska underlaget från avvikelsesystemet utgör även en grund för Malmö stads självförsäkringssystem när det gäller riskbild och premieberäkning. I av kommunstyrelsens antagna riktlinjer och anvisningar för informationssäkerhet i Malmö stad (STK 2013-224) ska även avvikelser och skador inom informationssäkerhetsområdet rapporters i ett övergripande avvikelsesystem. Enligt kommunöverenskommelsen (stat/kommun) ska kommunen genomföra risk- och sårbarhetsanalyser. Resultatet av en systematisk avvikelsehantering ligger till grund för dessa. Arbetsmiljö: Arbetsgivarutskottet i Malmö stad beslutade 2012-04-11 om en kommungemensam process för arbetsmiljö för att kvalitetssäkra arbetssättet för systematiskt arbetsmiljöarbete och minska risken för ohälsa och olyckor i arbetslivet. Bland arbetsmiljöprocessens identifierade utvecklingsområden fanns bland annat att till arbetsmiljöprocessen koppla på ett IT-stöd för tillbuds- och arbetsskadehantering (KS-PER-2012-00249). Enligt arbetsmiljölagen 3 kap 2 ska arbetsgivaren vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall. För att leva upp till sitt ansvar enligt arbetsmiljölagen måste alla arbetsgivare gå systematiskt till väga vilket regleras i föreskriften om Systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) Om någon medarbetare råkar ut för ohälsa eller olycksfall i arbetet och om något allvarligt tillbud inträffar i arbetet, ska arbetsgivaren utreda orsakerna så att risker för ohälsa och olycksfall
kan förebyggas i fortsättningen. Enligt 9 AFS 2001:1 4 (5) Alla arbetsolyckor och arbetsskador ska anmälas till Försäkringskassan. Anmälan är obligatorisk (Socialförsäkringsbalkens 42:a kapitel 10 ). Allvarliga olyckor, svårare personskada och allvarliga tillbud ska dessutom anmälas utan dröjsmål till Arbetsmiljöverket (2 Arbetsmiljöförordningen, AMF). Ett gemensamt ledningssystem för säkerhets- och arbetsmiljörelaterade ärenden Intentionen i lagstiftningen är bland annat vikten av ett systematiskt arbete i syfte att hantera och förhindra avvikelser. Systematiken för hantering av säkerhetsrelaterade avvikelser har identifierats som densamma som för arbetsmiljörelaterade avvikelser, varför ett ledningssystem för avvikelsehantering och processen inom ramen för detta kan omfatta båda dessa typer av ärenden. Arbetsmiljöprocessen kan därför inom ramen för ett ledningssystem integreras med processen för systematiskt säkerhetsarbete. Exempel på integrering utifrån tillgängligt system har gjorts i samverkan med HR-strategiska avdelningen och representanter från HR-funktionerna i dåvarande stadsdelsförvaltning Rosengård och Fosie samt från den partsammansatta arbetsmiljöprocessgruppen. Användare idag och anpassning till stadens övriga verksamheter Stadskontoret påbörjade i samverkan med dåvarande SDF Rosengård och Fosie under 2010 ett arbete med att kartlägga, tydliggöra och utveckla standardiserade processer för avvikelsehantering av arbetsmiljö- och säkerhetsrelaterade händelser inom Malmö stads barn- och ungdomsverksamhet. Arbetet syftade till att systematisera avvikelsehantering för att kvalitetssäkra och effektivisera processer/arbetssätt. Behovet uppstod på grund av brist på systematik vad gäller såväl rapportering som hantering av olika typer av händelser/avvikelser som kan påverka verksamheterna negativt. Vidare fanns en avsaknad av samlat underlag för skadefrekvens och skadekostnader. Arbetet resulterade i en vidareutveckling av Malmö stads befintliga IT-stöd för egendomsskador som anpassades till hantering av samtliga säkerhets- och arbetsmiljörelaterade avvikelser inom barn- och ungdomsverksamheten. Detta ledningssystem och IT-stöd har därefter kontinuerligt utvecklats vid behov. Under 2010-2013 har pilotprojekt bedrivits i syfte att testa systematiken som bedrivits i barnoch ungdomsverksamheter i tidigare stadsdelarna Fosie, Rosengård, Limhamn/Bunkeflo samt inom Fritidsförvaltningen. Samtliga av de verksamheter som ingick in pilotprojekten har valt att implementera alternativt planerar för att implementera ledningssystem för avvikelsehantering. Vid utvärdering och uppföljning av pilotprojekten har gott resultat uppvisats. Användarna upplever att ett IT-stöd uppfyller det behov som krävs för att bedriva en framgångsrik avvikelsehantering samt att det ger gott statistiskt underlag för förebyggande insatser. Under våren 2014 avser Stadsområde Väster att införa ett ledningssystem med tillhörande ITstöd. Systemförvaltningsmodell, kostnader och finansiering Förvaltning av system sker i enlighet med Malmö stads förvaltningsmodell för IT/Infrastruktur
(PM3) samt följer riktlinjer och anvisningar för informationssäkerhet för Malmö stad. 5 (5) Ett kommungemensamt ledningssystem för avvikelsehantering med tillhörande IT-stöd förutsätter en gemensam systemförvaltningsmodell och finansiering. Stadskontoret föreslås bli systemägare och systemdrift hanteras internt i Malmö stad enligt gängse rutiner. HR-Service föreslås ansvara för systemförvaltning av IT-stödet. Nämndernas kostnader baseras på ett förslag till finansieringsmodell som innebär att 50 procent av systemets kostnader kopplas till den beräkningsmodell som används för försäkringskostnader avseende verksamhetens totala fastighetsyta och 50 procent till antalet medarbetare i verksamheten. Ett kommungemensamt ledningssystem för avvikelsehantering med tillhörande IT-stöd kan innebära att en upphandling blir aktuell. Mot bakgrund av detta kan endast en preliminär uppskattning göras avseende kostnaden. Denna baseras på nuvarande kostnad för drift av nuvarande skaderapporteringssystem, kostnad för licens- och nyttjanderätt, support och underhåll samt systemförvaltning, sammantaget ca 0,6 mkr. De kostnader som är komplexa att uppskatta är för teknisk implementering, systemanpassning till Malmö stads processer och arbetssätt och förvaltningsavtal. Preliminärt uppskattas denna kostnad för kommunen ligga på under 2 mkr. Härtill kommer introduktionskostnader för användarna. Förankring Information om förslag till införande av ett ledningssystem för avvikelsehantering har presenterats i förvaltningschefsgruppen, kommuncentral samverkan och i flertalet ledningsgrupper i Malmö stad. Anpassning av nuvarande IT-stöd till arbetsmiljöprocessen har skett i dialog med en referensgrupp bestående av representanter från pilotförvaltningarna samt den partsammansatta arbetsmiljöprocessgruppen. Inställningen till systemet har varit mycket positiv och det finns såväl behov som efterfrågan. Ansvariga Per-Erik Ebbeståhl Avdelningschef Jan-Inge Ahlfridh Stadsdirektör