Anbud 2018-03-12 Upphandlande organisation Telge Inköp AB ReportGenerator Upphandling TI 2017-1288 Medicinteknisk utrustning 18/1 Sista anbudsdag: 2018-03-12 23:59 Symbolförklaring Texten ingår i annonsen Texten kommer att ingå i avtalet Texten ingår i kvalificeringen Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Frågan är viktad och ingår i utvärderingen Frågan besvaras av upphandlaren Texten/frågan innehåller ESPD-krav Frågan ställs endast upplysningsvis Frågan är markerad för särskild uppföljning et uppfyller inte kravet i frågan Anbudslämnare Leverantör Anbud Organisationsnr Kval. Sleepify AB Sleepify Ringtäcke (Tyngdtäcke) 5590958053 2. Kravspecifikation 2.1 Generella krav Kraven i kravspecifikationen gäller samtliga avtalsområden om inget annat anges nedan 2.1.1 Offererade områden Anbud kan lämnas för samtliga eller enskilda avtalsområden. Dock ska samtliga krav och delar som omfattas av ska-krav inom varje avtalsområde uppfyllas och offereras om man väljer att offerera enskilt avtalsområde. Ange vilka områden som offereras Tyngdtäcken Sida 1/14
2.1.2 Priser Samtliga priser ska anges i prisbilagan. Prisbilagan ska ifyllas enligt direktiv i prisbilagan för respektive avtalsområde. Fast pris gäller för första två avtalsåren. Angiven eventuell rabattsats för liknande produkter inom respektive område är fast under hela avtalsperioden. För att anbudsgivare vid en förlängning ska kunna hänvisa till valutaförändring som skäl för prisjustering ska anbudsgivaren vid anbudslämnandet ange vilka valutor som respektive produkt är beroende av och ange valutakurs dagen före sista anbudslämningsdag. 2018-03-06. /Nej. krävs b. Vid valutaberoende: Ange valutakurs för aktuell valuta nedan och aktuellt område. Om ej valutaberoende, skriv "ej tillämpligt" ej tillämpligt 2.1.3 Garanti Garantitid anges vid varje del i sortimentsförteckningen/prisbilagan. Garantitid för tillbehör ska vara, om inget annat anges minst 1 år. Underhåll, funktionskontroll/besiktning och service av sålda produkter ska ske av/genom säljande leverantör under garantitiden. Övriga villkor enligt nedanstående samt Förfrågningsunderlag och produktspecifikation inklusive samtliga bilagor. Uppfylls ovanstående krav? /Nej. krävs Sida 2/14
2.1.4 Sortiment Offererade produkter på prisbilagan/nettoprislistan ska vara tydligt och särskilt utmärkta för Beställaren med bild och artikelnummer samt information om på prisbilagan/nettoprislistan offererad produkt. Avtalat sortiment i prisbilaga ska finnas under hela avtalsperioden. Avtalat sortiment ska kunna kompletteras under avtalstiden. Om artikel byts ut i prisbilaga, alternativt läggs till i prisbilaga, under avtalsperioden ska det endast ske efter godkännande av Beställaren (kontaktperson för avtalet) och till en likvärdig produkt till samma avtalade pris eller lägre pris. Information kring ev förändring av avtalad prisbilaga ut till verksamheten sker endast genom Beställaren (kontaktperson för avtalet) och ny prisbilaga ska tillhandahållas kostnadsfritt. Anbudsgivaren förbinder sig att under avtalsperioden hänvisa till och i första hand leverera produkter på avtalad prisbilaga/ nettoprislista vid avrop från Beställaren. Antagen Leverantör ska under avtalstiden kostnadsfritt tillhandahålla katalog. Uppfylls ovanstående krav? /Nej. krävs 2.1.5 Information Varje produkt ska vid leverans vara märkt med leverantörens namn och där produkt har en garantitid också märkt med år och månad för leverans. Märkningen ska utföras så att den är fullt synlig under hela garantitiden. Information samt bild ska bifogas anbudet per offererad produkt i prisbilaga/nettoprislista. Informationen ska kontinuerligt uppdateras under avtalstiden. Uppfylls ovanstående krav? /Nej. krävs Sida 3/14
2.1.6 Bruksanvisningar Bruksanvisningar ska vid avtalsstart finnas på svenska, innehållande vägledning om rengöring och underhåll av produkten. Bruksanvisningar, instruktioner, produktfaktablad, skötselinstruktioner och säkerhetsblad ska finnas i pappersformat och vara skrivna på svenska vid avtalsstart samt vara lätta att förstå. Bruksanvisningar och annan brukarinformation ska skickas med anbudet och kan vara på engelska vid anbudstillfället. Finns svensk bruksanvisning ska denna skickas in med anbudet. /Nej. krävs b. Ange bilaganummer för bifogade bruksanvisningar Bilaga 7: Sleepify_Bruksanvisning.pdf 2.1.7 Katalog Produktkatalog/Informationsblad med tillhörande prislista för både efterfrågat sortiment enligt prisbilaga/nettoprislista och utbud utöver i produktbeskrivningen/prislistan angivna produkter ska bifogas anbudet. Antagen Leverantör ska under avtalstiden kostnadsfritt tillhandahålla kataloger/katalogblad och prislistor till beställande enheter på anmodan. Vid eventuellt utskick av papperskatalog eller katalog i digitalt format till verksamheten under avtalsperioden ska avtalade produkter från prisbilagan/nettoprislistan vara tydligt och särskilt utmärkta för Beställaren att se och kunna utläsa mer om produkten. Med utskick av katalog ska kopia på avtalad prisbilaga/nettoprislista medfölja per resp katalog. Om avtalad produkt ej återfinns i katalog ska fullständig information kring produkt samt bild på produkt tydligt framgå på kopian av prisbilaga/nettoprislistan som bifogas katalogutskick. /Nej. krävs Sida 4/14
b. Ange bilagenummer för produktkatalog/informationsblad Bilaga 8: Sleepify_Katalog.pdf 2.1.8 Ansvar och säkerhet Anbudsgivaren ansvarar för att genomfört uppdrag och offererade produkter inte strider mot gällande lagregler, säkerhetsnormer, tillämpliga föreskrifter etiska regler och branschpraxis. Medicintekniska produkter, deras tillbehör och förpackningar ska vara CE-märkta enligt MDD 93/42/EEC och uppfylla lagstiftning enligt SFS 1993:584 Lagen om medicintekniska produkter samt de föreskrifter som Läkemedelsverket (LVFS 2003:11, konsoliderad, med bilagor) fastställer, samt är tillämpliga med hänsyn tagen till produkternas avsedda ändamål. Produkterna ska uppfylla kraven i tillämplig harmoniserad Europeisk standard (CE-märkning) eller, om sådan inte finns, i fallande prioriteringsordning uppfylla internationell standard (EN, SS-EN eller ISO) respektive svensk standard (SS). För produkt eller produktgrupp där svensk och/eller europeisk standard finns, ska erbjudna artiklar uppfylla där ställda krav. Anbudsgivaren bör i prisbilagan elternativt i produktblad uppge samtliga standarder vars krav produkten uppfyller. Anbudsgivaren är skyldig att meddela Beställaren (kontaktperson för uppdraget) så snart avvikelse uppstår eller väntas uppstå från avtalat uppdrag. Bekräfta att ovanstående krav uppfylls /Nej. krävs 2.1.9 Kvalitet Produkterna ska vara av god kvalitet och vara väl lämpade inom sitt område. Dessutom ska produkterna vara hanterbara och säkra så att risken för felanvändning utesluts. Anbudsgivaren ska garantera att uppdraget ska bedrivas med upprätthållande av rätt kvalitet så att ställda krav uppnås och bibehålles under avtalsperioden. Finns miljöprofilerade produkter ska detta erbjudas och anges i prisbilagan. Sida 5/14
Uppfylls ovanstående krav? /Nej. krävs 2.1.10 Miljö Produkter som offereras ska i möjligaste mån fria från latex, Ftalater samt PVC. Om undantag finns så ska motivering till detta anges i anbudet samt hänvisning till vilka produkter i anbudet som innehåller latex, Ftalater samt PVC. Förekommer Latex, PVC och Ftalater i några offererade produkter? Om ja, ange vilka områden och produkter och vilka ev. ftalater som förekommer samt motivera varför latex/pvc/ftalat-fritt ej offererats. Alla typer av plast och polyester släpper ifrån sig Ftalater i viss mån. Det är därför vi har fokuserat på att minska andelen plast/polyester i vårt täcke. Vi har kunnat minska andelen plast/polyester med hela 80% jämfört mot våra konkurrenter. Vi har heller inga lackerade viktobjekt som släpper ifrån sig färgpartiklar när de nöts mot varandra vid användning. Yttertyget i Sleepify's täcke är gjort av Trevira CS, som är ett miljövänligt, flamsäkert polyester som inte släpper ifrån sig några kemikalier vid användning. Trevira CS lever även upp till Oeko-Tex 100. 2.1.11 Rengöring och desinfektion Flergångsprodukter ska tåla flödig avtorkning med alkoholbaserat ytdesinfektionsmedel med tensidtillsats, alternativt kunna tvättas i maskin i minst 60 grader Celsius. För flergångsprodukter ska anges vilka metoder som kan användas för rengöring och desinfektion där det är relevant. Anbudsgivaren ska för flergångsprodukter ange produktens avsedda livslängd vid normal användning. /Nej. krävs Sida 6/14
b. Ange metoder för rengöring och desinfektion för offererade produkter Våra tyngdtäcken tål 60 graders tvätt. Våra tillbehör så som inkontinensskydd tål 95 graders tvätt och 120 grader Autoclav. c. Ange offererade produkters avsedda livslängd vid normal användning Garanti 2 år. Då vi har ett innoverat ett täcke som ej har viktobjekt som nöts mot varandra eller där exempelvis en kedja sitter förankrad i en liten del av täcket så har vi också ett mer stryktåligt täcke. Tester visar att konkurrenter har så lite som 100 gsm i tråd-densitet av yttertyget, medan vi har 130 gsm i densitet för att kunna erbjuda ett mer hållbart täcke. Detta påverkar inte tygets känsla mot huden då vi även valt ett finmaskigt tyg. 2.1.12 Underhållsintervall Anbudsgivaren ska ge förslag på lämpligt underhållsintervall om vad och hur verksamheten kan göra detta själv. Beskriv lämpligt underhållsintervall för offererade produkter och hur verksamheten kan göra detta själv Täcket tvättas i 60 grader celsius på skonsamt program i medföljande tvätt-påse. Då användandet av ihåliga ringar i kirurgiskt stål använts som viktelement erhålls en mycket god luft- och fuktgenomströmmande effekt. Detta gör att kvalster och bakterier inte fäster sig i täcket. 2.1.13 Personal, uppföljning och utbildning 2.1.13.1 Kundtjänst och beställning Kundtjänst ska vara bemannad 8-17 mån-fre för beställning/reklamation/returer/felanmälan och ska vara möjlig att nås via telefon, e-post eller system. Personal vid Kundservice som tar emot beställningar eller motsvarande ska ha god kännedom om tecknat avtal och medicintekniska produkter inom offererat område för att kunna svara på frågor i samband med skriftlig beställning. Sida 7/14
Anbudsgivaren ska i anbudet ange hur många personer som arbetar med kundservice och hur många som bemannar kundservice för mottagande av skriftlig beställning alt frågor kring returer, reklamationer osv. Beskriv er rutin för mottagande av felanmälan och hur ni säkerställer att avtalad inställelsetid/leveranstid från mottagen felanmälan ska hållas. /Nej. krävs b. Anbudsgivaren ska i anbudet ange hur många personer som arbetar med kundservice och hur många som bemannar kundservice för mottagande av skriftlig beställning alt frågor kring returer, reklamationer osv. Två alternativt tre personer. Administratör VD Ekonomiansvarig c. Beskriv er rutin för mottagande av felanmälan och hur ni säkerställer att avtalad inställelsetid från mottagen felanmälan ska hållas. Kund kontaktar oss via telefon eller mail och bekräftar önskad reklamation. Sleepify bedömer den aktuella produktens skick och bakgrund/anledning till önskad reklamation. Vid godkänd reklamation erhåller kund ett säkert formulär på vår webb där kund smidigt fyller i önskad reklamation. Bekräftelse skickas till båda parter med all data inkluderad. Bifogat finns även checklista som fylls i av kund och skickas med returen. När Sleepify's kvalitetsansvarige tagit emot reklamerad produkt säkerställer både produktion och kvalitetsansvarig produkt och vad som är anledning till aktuell händelse. Skulle reklamationen inte bli godkänd vid bedömningen kontaktas kund och eventuell frakt debiteras. Godkänns reklamationen lagas produkt i våra lokaler. Går produkten ej att laga erhåller kund en ny produkt förutsatt att kund inte brutit mot några skötselråd. Sida 8/14
Avvikelserapporter sker för varje enskild händelse. Produkten returneras till kund utan kostnad. 2.1.13.2 Avtalsansvarig Anbudsgivaren ska tillhandahålla en person som särskilt utsedd avtalsansvarig, ansvarig för samtliga avtalsfrågor. Avtalsansvarig ska ha rätt kompetensnivå och nödvändiga befogenheter att representera Anbudsgivaren gentemot Beställaren. Vid längre frånvaro ska ersättare utses för avtalsansvarig. Avtalsansvarig kan komma att delta på de uppföljningsmöten som Beställaren kallar till. Avtalsansvarig ska vara tillgänglig kontorstid, vardagar, och ha en återkopplingstid på max 2 arbetsdagar. Anbudsgivaren ska i anbudet presentera kontaktpersonen för avtalsfrågor samt ange uppgifter om namn, kontaktuppgifter, samt tjänstgöringsgrad. /Nej. krävs b. Presentera kontaktpersonen för avtalsfrågor samt ange uppgifter om namn, kontaktuppgifter, samt tjänstgöringsgrad. Rasmus Nilsson 0736-292171 rasmus@sleepify.se Verkställande direktör 2.1.13.3 Kvalitetsansvarig Anbudsgivaren ska tillhandahålla en person som särskild utsedd kvalitetsansvarig som tillser att avtalad kvalitetsnivå upprätthålls i avtalet. Kvalitetsansvarig ska vara kontaktperson ut mot verksamheten och ha god kännedom om offererat område. Kvalitetsansvarig ska ha nödvändiga befogenheter att representera Anbudsgivaren gentemot Beställaren. Sida 9/14
Kvalitetsansvarig ska om det efterfrågas kunna hålla i utbildning/handledning i funktion och praktisk användning avseende avtalade produkter för personal i verksamheterna/beställare. Kvalitetsansvarig ska ha erfarenhet av utbildning/handledning inom offererat område. Vid längre frånvaro ska ersättare utses för kvalitetsansvarig för avtalet. Kvalitetsansvarig ska delta på de uppföljningsmöten som Beställaren kallar till. Kvalitetsansvarig ska vara tillgänglig kontorstid, vardagar, och ha en återkopplingstid på max 2 arbetsdagar.' Anbudsgivaren ska i anbudet presentera kvalitetsansvarig samt redovisas efterfrågad erfarenhet. Ange uppgifter om namn, kontaktuppgifter och tjänstgöringsgrad. Anbudsgivare som offererar nedan områden ska ha kvalitetsansvarig som är arbetsterapeut eller fysioterapeut/sjukgymnast. Namn och personnummer anges i separat bilaga. sängar lyftselar lyftar hygienhjälpmedel (hygienstolar, duschstolar, duschvagn, toalettförhöjning) förflyttningshjälpmedel arbetsstolar tyngdtäcke fallskydd gånghjälpmedel rullstolar manoped Tens kognitiva hjälpmedel Anbudsgivare som offererar nedan områden ska ha kvalitetsansvarig som är sjuksköterska. Namn och personnummer anges i separat bilaga. Spoldesinfektor diskdesinfektor medicinteknisk utrustning för tillförsel av läkemedel och infusioner tryckavlastning för häl Anbudsgivare som offererar nedan områden ska ha kvalitetsansvarig som är sjuksköterska alternativt arbetsterapeut eller fysioterapeut/sjukgymnast. Namn och personnummer anges i separat bilaga. madrasser /Nej. krävs Sida 10/14
b. Presentera kvalitetsansvarig samt redovisa erfarenhet. Ange uppgifter om namn, kontaktuppgifter och tjänstgöringsgrad. Björn Johansson bjorn@sleepify.se 0702 623214 Leg. Arbetsterapeut c. Anbudsgivare som offererar område2.1, 2.2, 2.4, 12, 20.1, 20.2, 22, 23 samt hyra område 26 (gällande aktuella områden ovan) ska ha kvalitetsansvarig som är legitimerad arbetsterapeut elle fysioterapeut/sjukgymnast enligt ovan. Namn och personnummer anges i anbud. Ange i separat bilaga. Om dessa områden ej offereras ange "ej tillämpligt" ej tillämplig 2.1.14 Uppföljning Antagen leverantör ska kostnadsfritt delta på uppföljningsmöten. Telge Inköp kommer att minst en gång per år kalla kvalitetsansvarig och avtalsansvarig till leverantörsmöten där övergripande frågor diskuteras. Vid avvikelser kan uppföljningsmöten bli mer frekventa än så. Bekräfta ovanstående krav /Nej. krävs 2.1.15 Utbildning/Handledning av produkt Antagen leverantör förbinder sig att kostnadsfritt tillhandahålla erforderlig produktinformation och ge utbildning på avtalade produkter enligt avtal, se punkt 13, förlaga till ramavtal samt kravspecifikation och produktspecifikation. Sida 11/14
Utbildning på plats hos respektive kommun vid flera tillfällen ska ingå kostnadsfritt under avtalsperioden för målgrupp Arbetsterapeuter, sjukgymnaster och sjuksköterskor eller övrig vårdpersonal inom respektive områden. Beskriv hur utbildning går till, ev krav på gruppstorlek, krav på lokal, utbildningens längd och upplägg samt hur långt i förväg beställning ska ske innan utbildningstillfället. /Nej. krävs b. Beskriv hur utbildningen går till Utbildning sker förslagsvis i större grupp för att så effektivt som möjligt kunna samköra utbildning till så många som möjligt. Representant och konsulent närvarar vid utbildning för att gå igenom syfte med ett tyngdtäcke och principen av Sensory Integration (si) som vårt tyngdtäcke tillverkats utefter. Utbildning av våra produkter och Sensory Integration tar ca 45 minuter. Här finns möjlighet att ställa frågor och dialog med våra konsulenter och företrädare. Sleepify önskar två veckors förhållning innan datum då utbildning sker. 2.2 Tekniska krav 2.2.1 Beställning/Leverans Leverans ska ske vardagar, kl 8-15. Garanterad leveranstid ska anges i anbud. Räknat i dagar från order. Anbudsgivaren ska ange hur långt i förväg som den skriftliga beställningen måste ske till Kundservice för att levereras ska ske närmaste leveransdag. Ange dagar alternativ timmar. Möjlighet ska finnas för akut leverans mot kostnad vid brådskande beställning. Ange leveranstid för akut leverans samt kostnad i prisbilagan. /Nej. krävs Sida 12/14
b. Anbudsgivaren ska ange hur långt i förväg som den skriftliga beställningen måste ske till Kundservice för att levereras ska ske närmaste leveransdag. Ange dagar alternativ timmar. Sleepify packar ordrar varje vardag och har upp till tre dagars leverans efter lagd order beroende på kunds geografiska placering. Försändelsen packas och sänds från vårt lager i Stockholm. Södertälje med kranskommuner bör således inte ta mer än 1-2 leveransdagar beroende vilken tid som order läggs. 2.2.2 Emballage Anbudsgivaren städar efter montering samt ansvarar för att emballage och sopor Bortforslas Kostnad för städning samt bortforsling ska ingå i anbudet angivna priser. Uppfylls ovanstående krav? Bekräfta /Nej. krävs 2.2.3 Ångerrätt Avbeställning ska kunna göras utan kostnad på order som ännu inte packats och sänts till kund. Önskvärt att avbeställning kan göras på redan packad och skickad order och redan levererad order. Ange i vilken omfattning detta är möjligt och ange ev kostnad i samband med detta. Ange om möjligt att avbeställa redan avsänd alt levererad order. Ange ev kostnad kring detta Inga kostnader läggs för att avbeställa order som ännu inte packats eller sänts till kund. Vid avbeställning av redan packad och skickad order tages endast en fraktavgift ut för skickad försändelse, förutsatt att produkt inte är använd. 2.2.4 Reklamation Sida 13/14
Material eller produkter som är skadade eller i något annat avseende avviker från det som beställts krediteras, alternativt ersätts snarast möjligt efter leverans eller kan returneras kostnadsfritt för Beställaren. Detsamma gäller felaktigheter som reklameras inom skälig tid från att de upptäcks. Anbudsgivaren ska i anbudet beskriva rutiner kring reklamation samt Policy, Tillvägagångssätt, Administration Bekräfta /Nej. krävs b. Beskriv ovanstående Kunden kontaktar oss via telefon eller mail och bekräftar önskad reklamation. Kunden erhåller ett säkert formulär på vår webb där kunden smidigt fyller i önskad reklamation. Bekräftelse skickas till båda parter med all data inkluderad. Bifogat finns även checklista som fylls i av kund och skickas med returen. När Sleepify's kvalitetsansvarige tagit emot reklamerad produkt säkerställer både produktion och kvalitetsansvarig produkt och vad som är anledning till aktuell händelse. Vi har en hög kvalitet på våra produkter och går igenom dem grundligt vid flertalet gånger under produktion. Produkten krediteras och ny produkt skickas ut samma dag som mottagande av krediterad produkt. Avvikelserapporter sker för varje enskild händelse. Produkten returneras till kund utan kostnad. 2.3 Accept Kontroll av accepterande av ställda krav i kravspecifikationen inkl övriga bilagor. Accepterar Anbudsgivaren samtliga ställda krav i kravspecifikationen, produktspecifika krav, prisbilaga och övriga bilagor för det/de avtalsområden Anbudsgivaren offererar? /Nej. krävs Sida 14/14