TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum 2018-06-04 Sida 1 (1) Diarienr NF 2018/00007-1.6.2 Sociala nämndernas förvaltning Marianne Fall Epost: marianne.fall@vasteras.se Kopia till Nämnden för personer med funktionsnedsättning Uppföljning av gruppbostäder, LSS, Förslag till beslut Nämnden för personer med funktionsnedsättning beslutar godkänna utförarens handlingsplan. Ärendebeskrivning Under mars och april 2018 genomförde tjänstemän från sociala nämndernas förvaltning uppföljning av Indies sju verksamheter. För två områden, utförda egenkontroller under de senaste tolv månaderna för respektive verksamhet och systematiskt kvalitetsarbete avseende egenkontroll och avvikelsehantering SoL/LSS bedömdes utföraren inte följa avtal. Nämnden beslutade den 25 april 2018 att utföraren skriftligen, senast 15 maj 2018, redovisar en handlingsplan som beskriver hur bristerna i dessa områden ska åtgärdas och muntligt redovisa dessa på nämndens sammanträde den 19 juni 2018. Egenkontroller har inkommit, samt handlingsplan gällande avvikelsehantering SoL/LSS. Sociala nämndernas förvaltning gör bedömningen att inkomna handlingar uppfyller ställda krav och föreslår att handlingsplanen ska godkännas.
Från: Mari Engstrom <mari.engstrom@indies.se> Skickat: den 31 maj 2018 20:41 Till: Nämnden för personer med Funktionsnedsättning Ämne: Avtalsuppföljning Bifogade filer: Handlingsplan - Västerås stad Dnr NF 2018-00007- 1.6.2.docx
Handlingsplan Uppföljning av gruppbostäder LSS Dnr NF 2018/00007-1.6.2
Handlingsplan - Avvikelser Sida 2 av 5 1. Bakgrund Bakgrund hämtat ur sammanträdesprotokollet 2018-04-26 (Dnr NF 2018/00007-1.6.2) vid Västerås stads Nämnd för personer med funktionsnedsättning. InDies Omsorg har redan rapporterat in en handlingsplan gällande egenkontroller och inkommer härmed med en handlingsplan gällande avvikelser. Indies Omsorg AB driver sju gruppbostäder med stöd och service enligt LSS, med följande avtalstider: 2013-09-01 2019-08-31 Plåtslagargatan 1 A 2013-10-01 2019-09-30 Hundaregatan, Lavegatan och Triangelnätsvägen 2013-11-01 2019-08-31 Skälbygatan 169 och 173 2013-11-01 2019-10-31 Tågengatan Under mars april 2018 genomförde tjänstemän från Sociala nämndernas förvaltning uppföljning av verksamheterna. Samtal genomfördes med VD och verksamhetschefer och samtliga verksamheter besöktes då de hade APT och samtal med personal genomfördes. Inför uppföljningen har MAS-tillsyn, utförarens egen rapport, rutin för egenkontroll, utförd egenkontroll för varje verksamhet under de senaste 12 månaderna samt kompetensförteckning begärts in. Förvaltningens egen kontroll inför uppföljningen har omfattat ekonomisk ställning, rapportering av HSL-avvikelser och rapportering av avvikelser Sol/LSS. 20 områden granskades och bedömdes vid uppföljningen. För 18 av dem bedömdes att leverantören följer avtal varav ett med förbättringsmöjligheter. Vidare utvecklingen området av kan ske i dialog mellan beställare och utförare. För två områden, utförda egenkontroller under de senaste tolv månaderna för respektive verksamhet och systematiskt kvalitetsarbete avseende egenkontroll och avvikelsehantering SoL/LSS bedömdes leverantören inte följa avtal. Utföraren har inte skickad in utförda egenkontroller under de senaste 12 månaderna för respektive verksamhet enligt begäran. Förvaltningen ser också brister i inrapporterade avvikelser för 2017. Här ligger antal avvikelser på noll för samtliga verksamheter, detta trots att rutiner för detta är fastställda i kvalitetsledningssystemet och är väl förankrade i personalgruppen som anger att de arbetar enligt rutinen för avvikelserapportering. Förvaltningens förslag på åtgärder är att utföraren senaste den 15 maj 2018 kommer in med utförda egenkontroller för varje verksamhet som visar vad som kontrollerats, vilka avvikelser som hittats och vilka åtgärder som gjorts. Vidare ska utföraren skriftligen, senast den 15 maj 2018, redovisa en handlingsplan som beskriver hur bristerna i områden utförda egenkontroller och systematiskt kvalitetsarbete avseende avvikelsehantering SoL/LSS ska åtgärdas och muntligt redovisa dessa på nämndens sammanträde den 19 juni 2018. 2. Vårt kvalitetsledningssystem InDies har ett ledningssystem i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för kvalitet i verksamhet enligt SOSFS 2011:9. I praktiken har vi i vårt ledningssystem KASAM manualiserat vår salutogena värdegrund och verksamhetsidé och säkerställer individfokus, delaktighet och meningsfullhet för den enskilde i varje arbetsmoment i hela omsorgskedjan. KASAM beskriver organisation, ansvarsfördelning, rutiner och processer och former för teambaserad kvalitetssäkring och uppföljning. I ledningssystemet arbetar vi med systematiskt förbättringsarbete utifrån de lagar, förordningar och avtal som styr
Handlingsplan - Avvikelser Sida 3 av 5 vårt uppdrag. Det finns rutiner i vårt egenkontrollprogram för att upptäcka, förebygga och förhindra fel och brister, rutiner för avvikelsehantering och rutiner för synpunkts- och klagomålshantering. KASAM är levande och visualiserar sambandet mellan vår värdegrund, vision och mål. Företagsledningen sätter mål, tilldelar resurser samt drar riktlinjer vid årets början. Utifrån dessa planerar och utformar verksamhetscheferna sina verksamheter. Såväl chefer som medarbetare är delaktiga i processen att analysera resultat av föregående års uppföljningar och löpande egenkontroller och ta fram nya mål. För att säkerställa att ledningssystemet är ändamålsenligt uppbyggt för att planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten på individ- och verksamhetsnivå krävs att arbetsmomenten sätts in i en förbättringsmodell. Vi har här valt att arbeta utifrån PGSA-hjulet (Planera, Genomföra, Studera, Agera). Förbättringshjulet startar alltid med att varje verksamhet samt företagsledningen samlar ihop och går igenom årets resultat och avvikelser för att skapa ett kvalitetssäkrat faktaunderlag för efterkommande analysarbetet. Medarbetarnas förbättringsförslag utgör en viktig del i arbetsprocessen. SYNPUNKTER OCH KLAGOMÅL. InDies arbetar med att ständigt förbättra kvaliteten i verksamheterna och vi är därför mycket tacksamma för de synpunkter och klagomål som den enskilda, närstående/företrädare och andra som kommer i kontakt med oss lämnar. Vi ser klagomålshantering som ett konkret sätt att arbeta med verksamhetens kvalitet parallellt med våra egna interna och externa uppföljningar. DAG - Överlämning och rapportering - Dokumentera i SafeDoc VECKA - Uppföljning, analys, revideringar av stödinsatser i upprättad genomförandeplan. - Arbetsplatsträff. - Sammanställning av avvikelser HALVÅR -Uppföljning Genomförandeplaner -Sammanställning avvikelser ÅRSVIS -Egenkontroller -Ledningskonferens -Verksamhetsberättelse -Verksamhetsplan
Handlingsplan - Avvikelser Sida 4 av 5 3. Handlingsplan för vårt systematiska kvalitetsarbete avseende avvikelser Inledning Förvaltningen har konstaterat brister i inrapporterade avvikelser för 2017 där antalet avvikelser ligger på noll för verksamheterna trots att rutinerna är fastställda och förankrade i personalgruppen. InDies Omsorg förväntas redovisa för hur vårt systematiska kvalitetsarbete avseende avvikelsehantering SoL/LSS ska åtgärdas. Mål Samtliga avvikelser inom SoL/LSS ska hanteras enligt rutin i vårt kvalitetsledningssystem KASAM. Avvikelsesystemet kvalitetssäkrar hela verksamheten och innefattar den enskilde, men även medarbetarnas arbetsmiljö. Avvikelser inkluderar även det som rör brandsäkerhet och fastighetsfrågor. T.ex. kan en hiss som är ur funktion få stor påverkan på de enskildas möjligheter att delta i aktiviteter. Vi informerar löpande om, och förankrar hos medarbetarna, hur vi systematiskt arbetar med avvikelser samt vår rutin för anmälan om och avhjälpande av missförhållanden. Det sker i våra forum enligt KASAM och årshjulet (daglig handledning, APT, Styrgruppmöte, Ledningsmöte,Medarbetarsamtal och planeringsdagar). Dessa forums funktion ska vara kända för alla medarbetare, enskilda och anhöriga samt vara utvecklade så att delaktighet och engagemang uppmuntras genom metoder för ökad dialog och därmed större möjlighet till kvalitetsutveckling. Tidsplan Åtgärderna i handlingsplanen ska implementeras i ledningsgruppen den 7 juni 2018 och gälla fortlöpande. Aktiviteter Löpande Alla medarbetare ansvarar för att ta dokumentera ej genomförda insatser som identifierade avvikelser i SafeDoc. Varje månad ansvarar verksamhetschefen/arbetsledaren för att skriva in månadens avvikelser i InDies avvikelsemodul. Månadens avvikelsesammanställning gås därefter igenom i Styrgruppen och resultat av analys och handlingsplaner gås igenom på varje ledningsmöte och APT. Västerås stad erhåller därefter en sammanställning över månadens avvikelser samt handlingsplaner enligt förvaltningens önskemål, behov och specifikation. Inom ramen för Ledningens genomgång 1 gång per år ser vi över de principer vi har för vårt systematiska arbetssätt avseende avvikelser inom våra verksamheter. Som input fungerar
Handlingsplan - Avvikelser Sida 5 av 5 eventuella nya myndighetskrav, underlag från boendeundersökningar, boende- och anhörigråd, anhörigforum, medarbetarsamtal, skyddsronder, medarbetarenkät, avvikelsesystem, kompetensrevisioner, Västerås stads uppföljningar och kvalitetsrevisioner. Mari Engström VD
Dnr: NF 2018/00007-1.6.2 Uppföljningsrapport med bedömningsöversikt Uppföljning av: Indies Omsorg AB omfattande följande gruppbostäder: Tågengatan, Plåtslagargatan 1A, Hundaregatan, Triangelnätsvägen, Lavegatan, Skälbygatan 169 och Skälbygatan 173. Datum för besök i verksamheterna: Under mars - april 2018. Datum för möte med verksamhetscheferna Marie Engström, Fredrik Lagerholm och Anna Bengtsson: 2018-03-06 Allmän beskrivning av verksamheterna: driver sedan drygt fyra år sju bostäder med särskild service enligt LSS. Gruppbostäderna ligger runt om i Västerås, både centralt och i ytterområden. Det allmänna intrycket vid möte med verksamhetschefer och VD samt vid verksamhetsbesök är att de präglas av engagemang och öppenhet. Verksamheterna visar ett stort fokus på individerna med utgångspunkt från deras behov och önskemål. Lokalerna upplevs som välskötta och ändamålsenliga. Förvaltningens egen kontroll och begärda handlingar 1. Ekonomisk ställning F-skatt, arbetsgivaravgifter och förfallna skulder för skatter och avgifter är kontrollerat och utan anmärkning. 2. Avvikelser SoL/LSS Skickar in sammanställning enligt avtal. 3. HSL-avvikelser Rapporterar in enligt avtal. 4. Kompetensförteckning Inskickad enligt begäran. Stor andel av personalen är undersköterskor. En del har högskoleutbildning i form av beteendevetare, lärare och fritidsledare. Några i personalen har pågående utbildningar till exempel undersköterska, fysioterapeut och socialpedagog. Det finns ett antal tillsvidareanställda som saknar utbildning men de har lång erfarenhet i yrket. Bland vikarier finns outbildad personal även de med erfarenhet i yrket. 5. MAS-tillsyn Inskickad enligt begäran. 6. Rutin för egenkontroll Inskickad enligt begäran. 7. Egenkontroller för respektive gruppbostad utförda de senaste 12 månaderna Ej inskickade enligt begäran. Följer inte avtal
Beskrivning och bedömning 8. Systematiskt kvalitetsarbete Verksamhetschef och platsansvarig ansvarar för att personalen har kunskap om kvalitetsledningssystemet och om sitt ansvar för dessa frågor. Personalen medverkar i förbättringsarbetet genom APT, planeringsdagar och konferenser. Deras åsikter och synpunkter återkopplas till verksamhetschefen och VD som initierar arbetet med förbättringar. Följer inte avtal Generellt anger personalen att de har god kännedom om avvikelsehantering och rutinen för det. De rapporterar till verksamhetschef då det inträffar avvikelser. Förvaltningen ser dock att antalet avvikelser som är inrap porterat 2017 är noll för samtliga enheter. Förslag på åtgärd: Utföraren ska skriftligt, senast den 15 maj 2018, lämna en handlingsplan som beskriver hur bristerna gällande avvikelsehantering ska åtgärdas och muntligt redovisa på nämndens sammanträde den 19 juni 2018. VD och verksamhetschef ansvarar för att egenkontroller utförs en gång per år enligt rutin. Resultatet återkopplas till personal och andra berörda parter. Egenkontrollerna omfattar brandskydd, gen omförandeplan, klagomål och synpunkter och avvikelsehantering. Vi d verksamhetsbesöken redogör personalen för hur de löpande arbetar med egenkontroll i verksamheten och rapporterar till verksamhetschef. Utföraren har dock inte lämnat in de begärda egenkontrollerna som är utförda under de senaste 12 månaderna för respektive enhet. Förslag på åtgärd: Utföraren ska senaste den 15 maj 2018 komma in med utförda egenkontroller för varje verksamhet som visar vad som kontrollerats, vilka avvikelser som hittats och hur dessa har åtgärdats. Utföraren ska skriftligt, senast den 15 maj 2018, lämna en handlingsplan som beskriver hur bristerna gällande inlämnade utförda egenkontroller ska åtgärdas och muntligt redovisa den på nämndens sammanträde i 19 juni 2018. 9. Brandskydd Samtliga verksamheter bedriver ett systematiskt brandskyddsarbete. Alla verksamheter har brandombud, checklista för brand används 4 ggr per år i alla verksamheter. För verksamheterna Skälbygatan 169 och 173 samt Hundaregatan har kontroll av brandlarm och brandövning utförts under de senaste åren. För verksamheten Triangelnätsvägen utfördes ti llsyn av Mälardalens Brand och Räddning under 2014. Tillsyn planeras för övriga enheter under kommande året och brandövningar planeras. 10. Kompetensutveckling och handledning Personal har kompetensplaner och får kompetensutveckling och handledning efter behov. Handledning genomförs dels av verksamhetschef dels av externa konsulter. Flera i personalen har fått möjlighet att studera vidare med stöd av utföraren i form av tjänstledighet med lön. 11. Genomförandeplan och dokumentation Rutin finns och mall för genomförandeplan finns. Personalen visar god känndedom om och har kompetens för att upprätta och följa upp genomförandeplaner. Den enskildes egna önskemål och delaktighet står i fokus vid upprättandet
12. Kontaktman, stöd för ekonomi och inköp Rutin finns. Den enskilde erbjuds två stödpersoner och har alltid möjlighet att byta om något inte fungerar. 13. Hälso- och sjukvårdsansvar Två sjuksköterskor är anställda och arbetar dagtid 7-16 och finns tillgängliga för verksamheten. Externa sjuksköterskor tjänstgör kvällar och helger med inställelsetid under 30 minuter. Sjuksköterska deltar regelbun det på APT. Delegering sker enligt regler i SOSFS 1997:14. Delgeringsbeslut följs upp två gånger per år. Personalen upplever god tillgänglighet och bra samarbete med sjuksköterskor. 14. Information och kommunikation Strukturerat och aktivt arbete med kognitiva hjälpmedel. Samverkar med bland annat arbetsterapeut och handikapomsorgens resursteam för att hitta det mest lämpliga hjälpmedlet för den enskilde. Personalen får utbildning och handledning för att öka den ensk ildes möjligheter till kommunikation. Exempel på kognitiva hjälpmedel är GPS, h anddator, Sigvardstavla, teckenkommunikation, sociala berättelser och TEACCH. Utifrån behov och önskemål får de enskilda stöd i att använda Facebook, Skype och FaceTime. Vissa enheter använder appen Matglad och två av verksamheterna har deltagit i projektet Fokus hälsa. Information som nyheter, tidningar och övrig information anpassas utifrån varje enskild så att den blir begriplig. På boenderåd presenteras olika aktivi teter i övriga samhället som de enskilda kan ta del av. 15. Självbestämmande och integritet Verksamheterna arbetar fokuserat för att den enskilde ska få bestämma över sitt eget liv. Genom fokus på den enskildes vilja och önskemål är målet att den enskilde ska uppleva självbestämmande och integritet i det stöd som ges. Verksamheten genomsyras av ett respektfullt förhållningssätt i den omvårdnad, stöd och service som enskilde får. Respekt och empati är några av de ledord personalen ange r, liksom att ta tillvara den enskildes upplevelser och önskemål när stödet utformas. 16. Bemötande och förhållningssätt Verksamheterna tar regelbundet upp frågor som rör detta på APT, på vissa verksamheter finns det som stående punkt på APT. Bemötande tas ofta upp på planeringsdagar där personal kan diskutera olika dilemma som kan uppstå. Varje verksamhet har APT var tredje vecka, halva tiden ägnas för personalfrågor och halva för att gå igenom arbetet runt de boende. Det finns stort utrymme för att diskutera förhållningssätt, bemötande och arbetsmetod. Platsansvarig deltar alltid på APT och ofta även verksamhetschef. 17. Metoder och arbetssätt Nya och förändrade behov hos den enskilde tillgodoses genom kompetensutveckling, handledning och rekrytering av andra yrkesgrupper, till exempel fritidsledare, lärare och beteendevetare. Medarbetare ges alltid möjlighet till kompetensförstärkande insatser. Ett motto för leverantören är att aldrig säga nej vilket innebär att de alltid följer upp vad som krävs för att möta behov som uppstår.
18. Kost och hälsa Strukturerat arbete med olika arbetsmaterial för att på ett positivt sätt förmedla vikten av en varierad kost. Genom att se olika visuella alternativ underlättas för den enskilde att välja den mat man vill och bör äta. Arbetet med kost har bland annat resulterat i att vissa boende äter nyttig och varierad kost de flesta dagarna i veckan men kan tillåta sig en onyttig dag i veckan. Måltiden ska kunna ätas både enskilt och gemensamt. Arbet ar med att göra den enskilde delaktig i planeringen och inhandlingen av mat. Vissa boende är med och veckohandlar medan andra väljer att vara med och handla vissa varor, t e x inhandla sin egen frukost eller en del basvaror som behövs för att laga maten utifrån sin veckomeny. Några boende har valt att göra inköpen via nätet antingen på egen hand eller tillsammans med personal. Två verksamheter är igång med studiecirkeln Fokus hälsa där de på varje APT tar upp ett tema om kost o hälsa och diskuterar i arbetsgruppen. Kunskapen därifrån kommer sedan den enskilde till del. Om den enskilde väljer eller har behov av att äta enskilt skrivs tillsammans med den boende en enskild veckomeny utifrån specifika önskemål och behov, och maten lagas i den enskildes bostad med stöd efter behov. Då boende äter gemensamt lagas maten tillsammans i det gemensamma köket, där alla boende deltar på sina villkor och önskemål. I hög grad lagas maten gemensamt av personal och de boende äter sina måltider gemensamt. I mindre utsträckning lagas maten självständigt eller med stöd i den enskildes lägenhet. Förslag på åtgärd: Utföraren behöver utveckla arbetsmetoder för att stödja den enskildes självständighet i det egna kosthållet i balans med att äta gemensamt ur ett socialt perspektiv. Återkoppling för hur bristerna åtgärdas kan ske i dialog med beställaren men behöver förbättras 19. Kultur och fritid Den enskildes önskemål och behov av fritid och kultur finns beskrivet i genomförandeplanen. Utifrån den enskildes önskemål och behov gör s ett schema för att uppnå en aktiv fritid. Verksamheten arbetar med tydliga strukturer för att skapa trygghet vilket visat sig ge utrymme för spontana aktiviteter efter behov och önskemål. Personal beskriver på ett tydligt sätt hur de arbetar med att tillgodose de enskildas behov, både av enskilda aktiviteter och av aktiviteter i grupp. Aktiv samverkan finns mellan de olika verksamheterna som gör det möjligt att på ett flexibelt sätt tillgodose de enskildas behov och önskemål. 20. Samverkan Samverkan sker vid olika tidpunkter och med olika myndigheter och organisationer under hela genomförandeprocessen. Om behoven hos den enskilde förändras så skapas förutsättningar för att samverka med berörda parter så att de mål som för individen är av vikt kan genomföras m ed kontinuitet. Samverkan sker också med ett flertal dagliga verksamheter. Samverkan inom organisationen sker via en aktivitetsgrupp. Regelbunden samverkan med FUB, karateförening, bowlingförening och biblioteket. Intern kompetens utnyttjas behov. Om den interna kompetensen inte uppfyller de krav utifrån den boendes behov söks samverkan med andra parter utanför den egna organisationen. I de fall där nya kontakter behöver tas för planering av samverkande insatser används SIP.
Översikt bedömning 1. Ekonomisk ställning 2. Avvikelser SoL/LSS 3. HSL-avvikelser 4. Kompetensförteckning 5. MAS-tillsyn 6. Rutin för egenkontroll 7. Utförda egenkontroller 8. Systematiskt kvalitetsarbet 9. Brandskydd 10. 11. Genomförandeplan och 12. Kontkatman, stöd för 13. Hälso- och sjukvårdsansvar 14. Information och 15. Självbestämmande och 16. Bemötande och 17. Metoder och arbetsätt 18. Kost och hälsa 19. Kultur och fritid 20. Samverkan 0 1 2 3 Följer inte avtal men kan förbättras
MAS tillsyn av Indies Omsorg under 2017 Under 2017 har jag haft ett nära och kontinuerligt samarbete med Indies Omsorg, både med verksamhetschef Anna Bengtsson och med Indies båda sjuksköterskor Sabina Svärd och Agneta Larsson. Kontroll av HSL insatser på Indies gruppbostäder Tågengatan, Plåtslagargatan 1 A, Hundaregatan, Triangelnätsvägen, Lavegatan, Skälbygatan 169 och Skälbygatan 173. har gjorts avseende: Att HSL journaler förs enligt lagar och förordningar Att avvikelsehantering sköts på ett korrekt sätt Att ett korrekt delegeringsförfarande används vid delegering av sjukvårdsuppgifter till icke legitimerad personal Att årlig läkarkontroll och läkemedelsgenomgång genomförs av familjeläkare Att de boende får hjälp med läkarkontakt när så behövs Att de boende får den hjälp med kontakter med andra vårdgivare de behöver ex habilitering, psykiatri, fysioterapeut och arbetsterapeut Kontrollen av detta har utfallit väl och utan anmärkning Västerås 20180120 Åsa Andersson Medicinskt Ansvarig Sjuksköterska Indies Omsorg asa@accrecso.nu 070-7705396