Valnämnden Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum 2018-06-11 Plats och tid: Trosa kommunhus, kl. 15:00-16:00 Beslutande ledamöter: Dan Larson (M), ordförande 19-24, 26-27 Maria Arman (MP), vice ordförande, ordförande 25 Martin Snygg (L) Kenneth Tinglöf (KD) 25 Inte tjänstgörande ersättare: Kenneth Tinglöf (KD) 19-24, 26-27 Övriga närvarande: Melissa Bojang, valsamordnare Helena Edenborg, kanslichef Plats och tid för justering: Trosa kommunhus, 2018-06-18 Underskrifter: Melissa Bojang, sekreterare Paragrafer 19 27 Dan Larson (M), ordförande Maria Arman (MP), justerande Anslag/bevis Organ: Valnämnden, 19 27 Datum: Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för nedtagande 2018-06-11 2018-06-19 2018-07-11 Förvaringsplats för protokollet: Trosa kommunhus Underskrift: Melissa Bojang, sekreterare
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 2(12) Innehållsförteckning 19 Godkännande av dagordningen 20 Återkoppling från möte med revisionen 21 Anmälningsärenden VN 2018/7 22 Informationsinsatser inför valet 2018 23 Information om valdagen 24 Riktlinjer kring valpropaganda i direkt anslutning till val och röstningslokaler 25 Förordnande av valförrättare på valdagen den 9 september 2018 val till riksdag, kommun och landsting 26 Genomförande av institutionsröstning vid val till riksdag, kommun och landsting 2018 27 Genomförande av preliminär sammanräkning (onsdagsräkning) i samband med val till riksdag, kommun och landsting 2018 VN 2018/19 VN 2018/16 VN 2018/18 VN 2018/17
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 3(12) 19 Godkännande av dagordningen Beslut Valnämnden godkänner dagordningen.
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 4(12) 20 Återkoppling från möte med revisionen Ordförande Dan Larson, kanslichef Helena Edenborg och valsamordnare Melissa Bojang informerar om mötet med revisionen.
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 5(12) 21 Dnr VN 2018/7 Anmälningsärenden Valnämnden har tagit del av följande ärenden: Länsstyrelsen i Södermanlands län Beslut 2018-04-23. Länsstyrelsen lämnar berörda politiska partier och andra organisationer tillstånd att under tiden den 5 augusti 2018 16 september 2018 sätta upp affischer eller jämförlig anordning för propaganda s.k. valaffischer, inför val till Riksdag, -Kommun och Landstingsval den 9 september 2018. Tillståndet gäller inom Södermanlands län. Tillståndet gäller inte inom vägområde, detaljplanelagt område och platser där bygglov krävs.
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 6(12) 22 Informationsinsatser inför valet 2018 Kanslichef Helena Edenborg och valsamordnare Melissa Bojang informerar om följande: Riktad informationsinsats på SFI om hur valen går till Information som kommunen kommer ha i digitala kanaler om hur, var och när man kan rösta i Trosa kommun Röstnings och vallokalsinformation som kommer att finnas på anslagstavlor runt om i kommunen Röstkort
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 7(12) 23 Information om valdagen Kanslichef Helena Edenborg informerar om följande: Valnämndens/valkansliets schema för valdagen 2018 Bemanningen under valdagen Rutiner i samband med de allmänna valen 2018
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 8(12) 24 VN 2018/19 Riktlinjer kring valpropaganda i direkt anslutning till val och röstningslokaler Valnämndens ordförande Dan Larson informerar om regler kring valpropaganda i anslutning till val och röstningslokaler. Följande gäller i Trosa kommun: Partiföreträdare ska stå på rimligt avstånd från röstnings och vallokaler, för att medborgare ska kunna rösta utan att påverkas av partiers propaganda Partier får inte bjuda på kaffe direkt utanför röstnings och vallokaler Ingen medborgare, politiker eller tjänsteperson får ha partisymboler på sig eller med sig i röstnings och vallokaler. Detta, för att minska påverkan av valfriheten och för att bevara valhemligheten. Inga röstnings eller vallokaler få ha partirelaterade affischer uppe på väggarna under röstningsperioden
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 9(12) 25 Dnr VN 2018/16 Förordnande av valförrättare på valdagen den 9 september 2018 val till riksdag, kommun och landsting Beslut 1. Valnämnden förordnar ordförande, vice ordförande och röstmottagare i valdistrikten enligt bilaga till valkansliets tjänsteskrivelse 2018-05-18. 2. Valnämnden delegerar rätten till valnämndens ordförande att vid behov förordna ersättare för ordförande, vice ordförande och röstmottagare i valdistrikten. Ärendet Valkansliet ansvarar för att rekrytera ordföranden till valdistrikten. Kontakt har tagits med valdistriktens ordföranden från tidigare val. Valnämnden har i likhet med tidigare överlåtit till ordförande i respektive valdistrikt att rekrytera sina medarbetare. En vice ordförande och fyra röstmottagare ska föreslås, förutom i valdistriktet Västerljung där man utser en vice ordförande och tre röstmottagare samt i Trosa valdistrikten där man utser en vice ordförande och fem röstmottagare. Valnämnden beslutade 2018-02-27 att varje distrikt ska utse en röstmottagare i reserv som kan gå in som röstmottagare i händelse av att någon av de ordinarie röstmottagarna uteblir på valdagen på grund av sjukdom eller liknande. Reserven förordnas som röstmottagare av valnämndens ordförande i det fall det blir aktuellt att ta in en ersättare i något av valdistrikten. Vid rekryteringen av röstmottagare till valdistrikten ska ordförande utgå från att personen i fråga passar för uppgiften. Bedömningen kan göras utifrån egen kunskap om personen eller genom referenser. Kandidater som förekommer på valsedlar som finns tillgängliga i vallokaler och röstningslokaler i kommunen får inte arbeta som röstmottagare vid valen, detsamma gäller förtroendevalda som har politiskt uppdrag i Trosa kommun. I ordförandens uppdrag ingår även att se till att det finns en eller ett par personer i beredskap som kan gå in som röstmottagare i händelse av att någon av de ordinarie röstmottagarna uteblir på valdagen på grund av sjukdom eller liknande. Forts.
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 10(12) Forts. 25 Vallagen om röstmottagare Regler om röstmottagare finns i vallagen 3 kap 4-6. Där anges att det på varje röstmottagningsställe ska finnas så många röstmottagare som behövs för att röstmottagningen ska kunna genomföras. I varje valdistrikt ska det utses minst fyra röstmottagare, varav en är ordförande och en vice ordförande. Vid röstmottagningen måste minst tre röstmottagare vara närvarande samtidigt. En av dessa ska vara ordförande eller dennes ersättare. Röstmottagare får endast förordnas om de undergått utbildning som behövs för uppdraget (VL 3 kap 5 ). Valnämnden förordnar sedan röstmottagarna. Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från valsamordnare Melissa Bojang 2018-05-18 Förteckning över förslag på vice ordförande och valförrättare i valdistrikten Jäv På grund av jäv deltar inte Dan Larson (M) i handläggningen av detta ärende.
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 11(12) 26 Dnr VN 2018/18 Genomförande av institutionsröstning vid val till riksdag, kommun och landsting 2018 Beslut 1. Valnämnden beslutar att institutionsröstning ska ske på följande platser och tider: Plats Datum och tid Ängsgården Måndag 27 aug, kl. 14.00 16.00 Trosagården Tisdag 28 aug, kl. 13.00 15.00 Häradsgården Torsdag 30 aug, kl. 14.00 16.00 2. Valnämnden förordna Melissa Bojang, Helena Edenborg, Nadja Furuberget Skog, Lotta Uddberg och Christin Alvesund Schedvins till röstmottagare vid institutionsröstningen. Ärendet Kommunen kan vid sidan av den förtidsröstning som vänder sig till väljare i allmänhet också arrangera förtidsröstning riktad mot särskilda grupper. Vid de senaste valen har det anordnats institutionsröstning vid kommunens särskilda boenden, Trosagården, Häradsgården samt Ängsgården. Valkansliet föreslår att institutionsröstning ska hållas vid ovanstående boenden även vid valet den 9 september. Institutionsröstningen bör hållas under ett tillfälle om två timmar per boende. Fastställande av datum för röstmottagning har skett tillsammans med respektive enhetschef på boendena. Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från valsamordnare Melissa Bojang 2018-05-18
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 12(12) 27 Dnr VN 2018/17 Genomförande av preliminär sammanräkning (onsdagsräkning) i samband med val till riksdag, kommun och landsting 2018 Beslut 1. Valnämnden beslutar att den preliminära sammanräkningen (onsdagsräkningen) vid 2018 års val till riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige ska hållas onsdagen den 12 september kl. 9.00 i sammanträdesrummet i kommunhuset i Trosa. 2. Valnämnden förordnar Melissa Bojang, Helena Edenborg, Nadja Furuberget Skog, Lotta Uddberg och Christin Alvesund Schedvins som röstmottagare vid den preliminära sammanräkningen. 3. Valnämnden beslutar att sammanträdet kungörs i Södermanlands nyheter. Ärendet Enligt vallagen 12 kap 1-8, ska valnämnden sammanträda för att granska de röster som inte räknas i vallokalerna. Det rör sig i första hand om förtidsröster som lämnats i andra kommuner dagarna före valet och brevröster från utlandet. Fem röstmottagare föreslås utses att bistå vid sammanräkningen. Sammanträdet är offentligt och föreslås kungöras i tidningen Södermanlands nyheter. Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från valsamordnare Melissa Bojang 2018-06-04