Fördjupande analys av uppföljningsrapport 2

1(9) Driftnämnd Regionservice Fördjupande analys av uppföljningsrapport 2 För att skapa en fördjupad förståelse av resultatet i uppföljningsrapport 2 samt beskriva vad nämnden ser för effekter gällande genomförande av strategierna inför 2019 kommer ett dialogmöte att äga rum den 28 november. Denna mall ligger till grund för den dialogen och ska antecknas som information till nämndens protokoll. Syftet med dialogen och detta underlag är att säkerställa att nämnden arbetar utifrån Regionfullmäktiges budgetbeslut samt ge en bild över vilka ekonomiska- och verksamhetseffekter som förväntas gällande genomförande av hälso- och sjukvårdsstrategin och tillväxtstrategin. Underlaget ska utgå från givna uppdrag. Underlaget ska även inkludera investeringsbehov inklusive underhållsbehov av Regionens fastigheter 2019-2023. Nämnden skall inkomma med underlaget i samband med planeringsberedningen den 28 november. Underlagen skickas till: RH budgetprocessen@regionhalland.se

2(9) Fördjupat analysunderlag utifrån UR 2 1. På vilket sätt arbetar nämnden med genomförande av delmål, prioriteringar samt givna uppdrag? RGS behöver aktivt arbeta med rollen att vara en värdeskapande partner inom stöd och service. Samtidigt ska RGS ges förutsättningar att kunna vara kostnadseffektiv. Ett alltför brett och specialanpassat utbud till olika delar av verksamheten ger inte alltid de bästa förutsättningarna. En ökad normering med central styrning bedöms ge bättre förutsättningar för en kostnadseffektiv leverans där anpassning krävs från såväl kärnverksamheten som stöd- och serviceverksamheten. Ett utvecklingsarbete för att starta översyn av standardisering av RGS tjänsteleveranser är i sitt inledande skede. Förberedelser för upphandling av externt stöd pågår. Detta bedöms bli ett omfattande arbete som beräknas pågå under ett par år. Inledningsvis kommer arbetet att omfatta RGS mer traditionella servicetjänster städ, kost, logistik, teknisk service kompletterat med Vårdnära service. Förmågan att fånga kundnöjdheten och utveckla verksamheten från det perspektivet behöver utvecklas. Viktigt att RGS värderas mot de kvalitetsmått som finns i / borde finnas i överenskommelser och SLA (Service Level Agreement). Ett mått på vår produktionseffektivitet kan skapas om RGS mer aktivt jämför sig med andra liknande aktörer i vår omvärld. Även detta behöver utvecklas för att utvärdera om RGS verksamhet är rimlig att bedrivas i egen regi eller om andra former är mer lämpliga. Inom ramen för den nya hälso- och sjukvårdsstrategin är införandet av vårdnära service (VNS) en av flera förutsättningar för fortsatt utvecklad arbetsfördelning på Hallands sjukhus (HS). Slutligt breddinförande på HS vårdavdelningar, det sista steget omfattande OP/IVA, genomförs först efter utvärdering och analys. Efter årsskiftet finns beredskap för att gå vidare med VNS inom HS mottagningar samt vid övriga förvaltningar. Övergång till varuförsörjning i egen regi bedöms så här långt ge bra förutsättningar för ökad kvalitet i leverans till kärnverksamheten till sammantaget bibehållen kostnad. Övertagandet från nuvarande leverantör sker först den 26 januari då IT-lösningar tar längre tid än planerat. Ett område att lyfta fram utifrån gällande styrning är främjandet av en koldioxidneutral utveckling. Möjligheten att nå miljömålet inom energieffektivisering i våra fastigheter bedöms inte som rimligt att nå 2017 trots idogt arbete inom området. Risk finns även att det långsiktiga målet till 2020 äventyras. Detta beror bland annat på eftersläpningar i reinvesteringar i fastigheterna, främst kopplat till Hallands sjukhus Varberg. RGS förbereder också en utveckling i närtid mot en mer fossilfri bilpark inom regionen. Detta hänger samman med överordnad central styrning.

Inom ramen för RGS olika uppdrag återfinns realiserande av inköpsstrategin. Nyligen antogs RH inköpspolicy och parallellt med det har det pågått ett större arbete att stärka delar av inköpsprocessen. Det gäller bland annat den strategiska styrningen som idag definieras som omogen. Arbetet är omfattande och genomförs i olika steg. Det identifierade utvecklingsarbetet, kopplat till den nya inköpsstrategin bedöms pågå under något år. Under innevarande år har arbetet påbörjats med att utveckla förmågan att säkerställa effektiv uppföljning samt att införa kategoristyrning för att uppnå ett mer strategiskt upphandlingsarbete. 3(9)

4(9) 2. Vilka hinder ser nämnden för att genomföra beslutade delmål, prioriteringar och givna uppdrag? Standardisering av RGS tjänster förväntas ge positiva ekonomiska effekter vilket påvisats i det arbete som bedrivits av PWC på uppdrag av Regionkontoret. Effekterna uppstår först då samtliga inblandade parter är överens om standard och kvalitetsaspekter vilket kommer att kräva central styrning med mandat. Styrningen är just nu lagd som ett särskilt prioriterat område till Driftnämnden för RGS. En försvårande faktor är dessutom att RGS inte disponerar de utvecklingsmedel som bedöms bli en konsekvens av upphandling genom externt stöd. För att RGS ska kunna nå beslutade delmål och mål med standardiserade tjänster krävs att motsvarande delmål och mål finns definierade inom de förvaltningar som RGS levererar till. Detta för att styrningen från dessa förvaltningar strategiskt måste styras mot samma prioriteringar som RGS styrs mot. Så länge kvalitetsmått i leveranserna inte är identifierade och förankrade, såväl hos de som ska utföra tjänsten som hos de som nyttjar tjänster, är kundundersökningar ett delvis trubbigt sätt att mäta RGS leveransförmåga. Även detta område hänger samman med arbetet med standardiserade tjänsteleveranser. Utvecklad arbetsfördelning där VNS införs på HS slutenvård visar på positiva effekter även om RGS förmåga i leveransen fortsatt behöver utvecklas. Det är nya arbetsuppgifter som ska kombineras med befintliga arbetsuppgifter. Detta kombinerat med ett behov av kulturförändring. RGS blir med VNS betydligt mer en del av vårdens förutsättningar att lösa sitt huvuduppdrag. Införandet av VNS genomsyrades av högt tempo och en stark vilja att gå HS tillmötes i den utvecklade arbetsfördelningen. Då det inledningsvis funnits brister i den ekonomiska uppföljningen är det nu ett faktum att kostnader och intäkter från RGS sida inte är i balans. Risken är uppenbar att detta består under del av 2018 innan anpassning hunnit ske. Samtidigt är detta ett viktigt vägval för utvecklad arbetsfördelning. Nuvarande arbetsuppgifter för VNS är rena serviceuppdrag som inte behöver utföras av sjukvårdsutbildad personal. Ska RGS klara av de högt ställda förväntningarna avseende koldioxidneutral utveckling förutsätts att RGS får tag på rätt kompetenser avseende optimering av fastighetsdrift. Samtidigt behöver stora resurser avsättas för reinvesteringar av driftmiljön främst till sjukhuset i Varberg. Stora satsningar på reinvestering av ny ventilationsteknik har inletts vilket är en viktig faktor för att uppnå det långsiktiga målet till 2020. Vidare ska samtliga anställda på olika sätt bidra till en den

5(9) koldioxidneutrala utveckling vilket också kräver ett aktivt engagemang från regionens chefer på bred front. En mycket svårlöst nöt att knäcka är att uppnå kostnadsneutralitet inom kostförsörjningen. De senaste åren har produktionen minskat med mellan 7-10 % årligen. Bakgrunden är det arbetet HS bedriver med färre vårdplatser. Effekten blir dock en lägre produktion av dygnsportioner. Med nuvarande förutsättningar för arbete med internprissättning innebär att RGS får räkna upp internpriserna med samma procentsats som gäller för allmän kostnadsutveckling beslutad av RS. Då kostnadsutvecklingen på matråvaror ökar mer än den möjliga prisuppräkningen samt att produktionen faller gör ekvationen svår att få ihop. Detta parallellt med att lokalerna är i stort behov av renovering främst i Varberg. Aktiviteterna med att omsätta realiserande av inköpsstrategin till att bli en förändring av arbetssätt m.m. förutsätter att tid kan avdelas och resurser tillsättas. När det är flera, eller allt för många angelägna utvecklingsarbeten, krockar ofta tids- och resursfrågan. Det skulle vara det som gör att realiserandet kan ta längre tid än det önskade resultatet av effekthemtagningen.

6(9) Vad ser nämnden för effekter på verksamheten till och med 2018 inför budget 2019 utifrån befintliga uppdrag? Beskriv: - Vad innebär effekten? - Vilka andra nämnder berörs? - Vad kommer utrangeras som en följd av ovanstående? - Vilka konsekvenser får det för patienter och andra verksamheter? Tidsförhållanden i arbetet med att standardisera RGS tjänsteleveranser bedöms inte ge några effekter under 2018. Möjligtvis kan det till del få effekt under 2019. Under inledningen av arbetet ingår att göra en nyttokalkyl. Den bedöms vara genomarbetad till sommaren 2018 förutsatt att kommande upphandling inte överklagas och att arbetet kan påbörjas i början av april 2018. I arbetet med att standardisera tjänsteleveranserna kommer samtliga förvaltningar/driftnämnder bli berörda. Under 2018 har ett antal utvecklingsområden kommit i drift: Varuförsörjning i egen regi planeras vara i drift januari 2018 effekten bedöms bli att leverera en kvalitativt bra tjänst till samma eller lägre prisnivå som idag. Kvalitetsbristerna var en av de främsta anledningarna till beslutet att ta hem driften i egen regi. I samband med att RGS tar hem varuförsörjningen i egen regi utvecklas arbetet med att skapa en breddad webbshop för beställning av sjukvårdsprodukter. Detta ska ge effekter i kärnverksamheten så att beställarna ska lägga mindre tid på att leta artiklar på annat sätt. Samlokalisering av telefonistverksamheten planeras vara genomförd november 2018 effekten bedöms bli en effektivare leveransorganisation med rätt arbetsmiljö till en något lägre driftkostnad jämfört med dagens läge. Utvecklad kundtjänstorganisation med fysiska servicecentra för medarbetarna effekten bedöms bli en för kvalitativt bättre upplevelse av stöd- och service till kärnverksamheten med bibehållna ekonomiska förutsättningar för denna enskilda leverans. Med etablerade service centran på plats på sjukhusen i Varberg o Halmstad skapas också möjligheter till att enklare stödja vårdverksamheten med nya och utökade tjänster i de fall förvaltningarna så önskar. Utvecklade arbetssätt inom upphandlingsverksamheten har börjat finna sina former. Dock är det svårbedömt om det under 2018 givit någon möjlig effekthemtagning för kärnverksamheten.

7(9) Under 2018 kommer RGS att arbeta med flera områden inom ramen för tillväxtstrategin kopplat till RH interna miljöarbete. Detta torde förhoppningsvis ge positiva effekter till RH klimatmål. Samtliga andra driftnämnder berörs då omställningen till annan bilflotta påverkar medarbetare på alla förvaltningar. Under en tid har det förts diskussioner om en förstärkt säkerhetsfunktion inom regionen. Förarbeten har genomförts under ledning av Regionkontoret. Behovet av en förstärkt säkerhetsfunktion har bland annat framförts av Hallands sjukhus med anledning av det förändrade säkerhetsläget inom förvaltningens ansvarsområde. Arbetet som är framtaget av regionkontoret föreslår en operativ säkerhetsfunktion organiserat inom regionsservice ansvarsområde. Nyligen har besked givits att funktionen inte ryms inom befintliga ekonomiska ramar varför förberedelserna för denna utveckling stannar av.

8(9) Konsekvenser ska ges för 2019: Beskriv: - Finns det nationella prioriteringar (ej påverkbara) som kommer att få ekonomiska konsekvenser? Svar: RGS omfattas inte av liknande styrningar. - Finns det nya lagar och förordningar som får konsekvenser för 2019? Svar: Om möjligt kan nya lagar och förordningar påverka RGS verksamheter då vi levererar tjänster inom ett brett spektra allt ifrån ex Livsmedelslagen till Personuppgiftslagen. 25 maj 2018 träder den nya Dataskyddsförordningen i kraft vilket påverkar såväl RGS som andra förvaltningar. Ett projekt är organiserat efter styrning från regionledningen. - Finns det förändrade lokalbehov för verksamheten 2019-2023 (>2 mnkr) som inte är lyft tidigare? Svar: RGS administrativa verksamhet som utövas från Fiskaregatan behöver få sin lösning. Lokalerna är en så kallad planeringsfastighet som antingen ska avyttras eller är i stort behov av renovering. För närvarande finns information om att frågan bereds på politisk nivå. Införandet av VNS på sjukhuset i Varberg och på sjukhuset i Halmstad innebär att lokalanpassning behöver göras inom städområdet. Det omfattar bland annat omklädningsrum, personalrum, expeditioner, vagnuppställning, förrådsutrymme och tvätteri. IT-verksamheten har fortsatt ett stort inflöde av nya uppdrag, främst inom Region Hallands systemförvaltning, som efter beslut behöver bemannas. IT/Televerksamheten kommer att ta i anspråk sina nya lokaler i Halmstad i december 2017. Redan nu kommer dessa lokaler inte att inrymma våra medarbetare utan alternativa lokaler behöver nyttjas. Det kan komma öka i ännu större utsträckning. För att IT-verksamheten i Varberg ska kunna bedrivas kommer delar av denna att under Q1 2018 flytta ut till Deromes lokaler.

Även om det är lyft i andra sammanhang kommenteras att våra produktionskök är i stort behov av renovering. Alternativt att matförsörjningen beslutas att ske på annat sätt. Oavsett leveransmodell kommer det att krävas investeringar. 9(9)