Projektledning del 2 Driva projekt och förändring 31 januari 2018 Johan Frisack Ekan Management Agenda Återblick Rollen som projektledare Att leda en projektgrupp Ekonomi, förändringar och förseningar Att förändra en organisation Kommunikation Effekthemtagning Varaktig förändring Avslut 1
Återblick VARFÖR? Initiering VILKA? Resurser VAD? Mål NÄR? Tidsplan HUR? Aktiviteter Projektplan Har du använt något av det vi pratade om senast i ditt projekt? 2
Planering Genomförande Avslut Initiering Resurser Mål Tidsplan Aktiviteter Rollen som projektledare 3
Projektledarens ansvar Gemensam målbild Tidsplanering Uppföljning Ändringar i uppdraget Konsten att släppa sin baby VARFÖR? Initiering VAD? Mål VILKA? Resurser HUR? Aktiviteter VAD? Mål NÄR? Tidsplan HUR? Aktiviteter 4
Effekter av att inte styra med hela handen Angelägenhet hos fler Gemensam målbild Tydlig strategi Engagemang Delaktighet Fler idéer och infallsvinklar Man får inte som man vill Det tar längre tid att komma igång Svårare att få överblick Den initiala tidsplanen kanske spricker Gemensam målbild Utgå från din pitch Förbered det inledande mötet grundligt Var tydlig med målet med projektet Skapa en gemensam bild av vad målet betyder Skapa aktiviteter gemensamt Tänk på ett tält! 5
Tidsplanering Utveckla tidsplanen tillsammans i projektgruppen Definiera vad varje del innehåller Gör en gemensam uppskattning om hur lång tid ni tror att det tar Tillbaka till tältet: Var skall du sätta upp tältet? Hur lång tid tar det att sätta upp ditt tält? Hur många behöver ni vara? Kvalitet Resurs - Tid Om man fastnar i tidsplaneringen kan man utgå från kvalitetstriangeln Utifrån tillgängliga resurser och tid, hur när vi högsta kvalitet? Ta bort eller omarbeta aktiviteter som tar mycket tid eller resurser och ger liten effekt på kvalitet Kalendertid Kvalitet Resurs 6
Övning Fundera på aktiviteterna i exemplet Hur kan de genomföras på ett sätt som ger hög kvalitet till liten resursinsats och kalendertid Vilka tidstjuvar har vi i arbetslivet? Hur kan vi minska dem? 7
Att löpande följa upp projektet Innan varje projekt- och styrgruppsmöte Hur ligger vi till ekonomiskt? Hur ligger vi till tidsmässigt? Hur går respektive aktivitet? Beslutspunkter Diskussionspunkter Efter varje projekt- och styrgruppsmöte Sammanfattning av beslut Sammanfattning av diskussion ToDo-lista med uppgifter Skriv samman så snart som möjligt Dina tankar blandas inte med gruppens Behåll den gemensamma riktningen Framåtdrift i arbetet Beslut på pränt Hur brukar ni göra? 8
Tilläggsuppdrag Vilket är projektets mål? Vilka blir effekterna? Behövs det mer resurser eller kalendertid? Tydligt beslut i styrgruppen Förändrade förutsättningar Vilket är projektets mål? Vilka blir effekterna? Behövs det mer resurser eller kalendertid? Tydligt beslut i styrgruppen 9
Förändringsledning Att förändra en organisation 70% av alla förändringsprojekt misslyckas! Vår ovetenskapliga uppskattning är att så många som 50-70% av organisationer som genomgår en omorganisation inte får de dramatiska resultat som de förväntat sig. Reengineering the corporation, 1993 30% av respondenterna (ca 1600) uppgav att förändringsinitiativ genomgående lyckats/mestadels lyckats. 10% ansåg att de misslyckades helt. The inconvenient truth about change, 2008 I estimate today more than 70 per cent of needed change either fails to be launched, even though some people clearly see the need, fails to be completed even though some people exhaust themselves trying, or finishes over budget, late and with initial aspirations unmet. Sense of urgency, 1995 76% av de projekt som vidtog åtgärder med fokus på förändringsledning redan från början nådde minst en 90% måluppfyllelse. 43% av de projekt som inte vidtog åtgärder med fokus förändringsledning nådde likvärdiga resultat. Making Change Work, 2012 10
Hur förändrar man en organisation? Hur förändrar man en organisation? 11
Kotters 8 steg Steg 8. Skapa en ny kultur Steg 7. Befäst framgångar och mana på Steg 4. Gör visionen till allas Steg 5. Bjud in till initiativ Steg 6. Effekthemtagning Steg 1. Gör det angeläget Steg 2. Skapa en stark trupp av vägledare Steg 3. Utveckla vision och strategi 12
Steg 1-2-3 Steg 1. Gör det angeläget Enkelt och tydligt budskap din pitch Fokus på frågorna varför och vad Skriftlig och muntlig information som säger samma sak Steg 2. Skapa en stark trupp av vägledare En engagerad projektgrupp Ta hjälp av styrgruppen Intressentanalysen sök de informella ledarna Steg 3. Utveckla vision och strategi Pitchen Projektgruppen Projektplanen Steg i förändringskurvan Steg 1. Gör det angeläget Steg 2. Skapa en stark trupp av vägledare Steg 3. Utveckla vision och strategi 13
Steg 4 5-6 Steg 4. Gör visionen till allas Enkelt och tydligt budskap din pitch Fokus på frågorna varför och vad Skriftlig och muntlig information som säger samma sak Steg 5. Bjud in till initiativ Öppna upp för dialog och för kritik Skapa en FAQ Håll vad ni lovar Bjud in till deltagande i arbetet Steg 6. Effekthemtagning Ta fram exempel på case som lyckats Visa på vinster för patienten individen organisationen Fira delsegrar Effekthemtagning När man tar fram ett case är det viktigt att spegla alla tre delarna i triangeln Utgå från de målen som finns i projektet, dessa kan du mäta Skapa en sann bild av hur det fungerade tidigare Skapa en sann bild av hur man gjort i caset Redovisa öppet de siffror du har ur alla tre perspektiven: Kvalitet Resurs Kalendertid i dimensionerna Patient Personal - Organisation Öppna för ytterligare förbättringsinitiativ Patient Personal Organisation 14
Steg i förändringskurvan Steg 1. Gör det angeläget Steg 2. Skapa en stark trupp av vägledare Steg 6. Effekthemtagning Steg 3. Utveckla vision och strategi Steg 4. Gör visionen till allas Steg 5. Bjud in till initiativ Steg 7 och 8 Steg 7. Befäst framgångar och mana på Implementera förändringen på bred front Sätt press på eftersläntrare Fortsätt att visa positiva effekter och förbättringar Rensa ut tidigare rutiner Steg 8. Skapa en ny kultur Rensa ut tidigare rutiner Gör det nya arbetssättet till det vanliga Förfina processen i linjen Fortsätt att fira framsteg 15
Steg i förändringskurvan Steg 1. Gör det angeläget Steg 8. Skapa en ny kultur Steg 7. Befäst framgångar och mana på Steg 2. Skapa en stark trupp av vägledare Steg 6. Effekthemtagning Steg 3. Utveckla vision och strategi Steg 4. Gör visionen till allas Steg 5. Bjud in till initiativ Var har ni stött på mest motstånd? 16
Ta fram den tidigare intressentanalysen igen! Intres sent Intres sent Projekt et Intres sent Intres sent Intres sent Hur hanterar man de som inte vill? En tumregel vid förändring: 20% positiva 60% neutrala 20% negativa 17
5 frågor att ställa sig kring förändringsledning Har vi skapat en medvetenhet om behovet av förändring? Är styrgruppen och andra ledare med på förändringen? Har vi en tydlig strategi och plan för kommunikation? Hur kan vi snabbt visa på positiva effekter? På vilket sätt håller vi arbetet vid liv efter implementeringen? Ditt projekt är inte det enda! Finns det andra projekt som pågår i organisationen? Hur påverkar dessa ditt arbete? Resurser? Förändringströtthet? Genomslagskraft? Synergieffekter? Använd styrgruppen för att bredda plats! 18
Kommunikationsplan Intres sent Intres sent Projekt et Intres sent Intres sent Intres sent Kommunikationsplan Mottagare Kanal Budskap 19
Kommunikationsplan The biggest problem in communication is the illusion that is has taken place George Bernard Shaw 20
Tre lästips: Projektavslut 21
Att få ett bra avslut Vad har vi uppnått? Hur har vi gjort? Hur lär vi andra? Målutvärdering Sammanställning av material Plan för återstående aktiviteter Fortsatt uppföljning - KPI Utvärdera projektgruppens arbetssätt Personliga erfarenheter? Organisatoriska erfarenheter Fira! Externt kommunikationsmaterial Fördela ansvar Delta i konferenser Sammanfattning 22
Sammanfattning Glöm inte bort projektets mål Projektplanen är ett viktigt och levande dokument Dra nytta av de övningar du gjort tidigt i projektet i senare skeden Planera för hur du skall förändra organisationen Anpassa din kommunikation för att möta olika typer av människor 23