Nr 4 2006-09-20 1(20) Plats och tid Samordningsförbundets kontor, onsdagen den 20 april 2006, klockan 09.00 13.00 ande Lennart Niklasson (Kommunerna) Thomas Gutsafsson (Länsarbetsnämnden) Ulrik Hammar (Västra Götalandsregionen) Alexander Riquelme (Försäkringsdelegationen) Oscarsson Övriga närvarande Els-Marie Ragnar (Västra Götalandsregionen) Ersättare Kerstin Berggren Nilsson (Länsarbetsnämnden) Tjänstemän Per-Henrik Larsson, Ansvarig tjänsteman Glenn Nordling, Folkhälsosamordnare Anders Friden, Folkhälsosamordnare Personalföreträdare Övriga Utses att justera Ulrik Hammar (Västra Götalandsregionen) Justeringens plats och tid Samordningsförbundets kontor den 29 september 2006 kl. 13.00 Underskrifter Sekreterare... Paragrafer 1-18 Per-Henrik Larsson Ordförande... Lennart Niklasson Justerande... Ulrik Hammar ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Protokollet finns också på www.samverkanvg.se Organ Samordningsförbundet Vänersborg/Mellerud Sammanträdesdatum 2006-09-20 Datum för anslags uppsättande 2006-09-29 Datum för anslags nedtagande 2006-10-29 Förvaringsplats för protokollet Samordningsförbundets kontor Vänersborg Underskrift... Per-Henrik Larsson
2006-09-20 2 1 Val av justerare Förbundet utser Ulrik Hammar till justerare för dagens sammanträde.
2006-09-20 3 2 Föregående mötesprotokoll Förbundet går igenom föregående mötesprotokoll.
2006-09-20 4 3 Rapport från ansvarig tjänsteman Ansvarig tjänsteman informerar om hur denne inlett sitt arbete sedan 14 augusti. Förbundet tackar för informationen.
2006-09-20 5 4 Välfärdsläget Vänersborg/Mellerud I var och en av de båda kommunerna Vänersborg och Mellerud arbetas det årligen fram ett Välfärdsbokslut. I syfte att ge förbundsrepresentanterna en inblick i de lokala förutsättningarna medverkar folkhälsosamordnarna från de respektive kommunerna och presenterar föregående års bokslut. Förbundet tackar för informationen.
2006-09-20 6 5 Dnr 2006.009.016 Beredningsgruppens målgruppsinventering samt inledande förslag till åtgärder Ansvarig tjänsteman presenterar det arbetsmaterial med befintlig statistik över målgrupperna som beredningsgruppen tagit fram samt beskrivning av behov och inledande förslag till möjliga åtgärder. Förbundet diskuterar arbetsmaterialet och föreslår att beredningsgruppen särskilt ska beakta insatser som tar sin utgångspunkt i det friska hos individerna och tar vara på deras möjligheter. Behoven av att definiera in människor i sjukdomsgrupper/problemgrupper och se deras begränsningar kan lätt få negativa konsekvenser och befästa problemsituationen hos individer. Förbundet tackar för informationen samt uppdrar till beredningsgruppen att arbeta vidare med målgruppsbeskrivning/avgränsning och olika förslag till åtgärder. Beredningsgruppen ska särskilt beakta insatser som tar sin utgångspunkt i det friska hos individer och deras möjligheter. Målgrupper och förslag till åtgärder ska presenteras enligt de principer som antas av förbundet samt underlaget för framtagandet av försöksverksamhet/ utvecklingsprojekt. Förbundet beslutar också uppdra till beredningsgruppen att, i samverkan med Lokal ledningsgrupp, skapa struktur för den fortsatta samverkansprocessen genom bildandet av ändamålsenliga samverkanslag/handläggarteam utifrån givna prioriteringar/målgrupper. Expedieras Beredningsgruppen Lokal ledningsgrupp
2006-09-20 7
2006-09-20 8 6 Dnr 2006.010.008 Verksamhetsplan 2006 Ansvarig tjänsteman har arbetat fram ett förslag till verksamhetsplan för innevarande verksamhetsår 2006. Förbundet går igenom förslaget. Samordningsförbundet beslutar godkänna Verksamhetsplan för 2006.
2006-09-20 9 7 Dnr 2006.011.003 Principer för förbundets arbete samt underlag för framarbetandet av försöksverksamhet/utvecklingsprojekt Ansvarig tjänsteman redogör för de förslag som beskriver principer för förbundets arbete samt underlag för framarbetande av försöksverksamhet/utvecklingsprojekt. Förbundet föreslår en ändring i dokumentet om principer. I andra strecksatsen används ordet eftersträvas. Förbundet föreslår att ordet byts ut till förutsätts. Förslag till beslut Förbundet beslutar fastställa Grundläggande principer för Samordningsförbundet Vänersborg/Melleruds arbete samt Underlag för framarbetandet av försöksverksamhet/utvecklingsprojekt efter genomförda justeringar.
2006-09-20 10 8 Dnr 2006.012.001 Beredningsgruppens sammansättning Samordningsförbundet ska, enligt förbundsordningen och avsiktsförklaringen för finansiell samordning, ha en beredningsgrupp. Beredningsgruppen är, enligt avsiktsförklaringen, tillsammans med ansvarig tjänsteman ansvariga gentemot samordningsförbundet att uppdragen utförs samt att resultat av insatser redovisas. Den finansiella samordningen bygger på samverkan i rehabilitering mellan de fyra myndigheterna Kommunerna (Socialtjänst), Regionen (Hälso- och sjukvården), Länsarbetsnämnd (Arbetsförmedling) och Försäkringsdelegation (Försäkringskassan). I val av utformning av förslag till beredningsgrupp har det tagits hänsyn till följande: - Att samverkande myndigheter är representerade - Att medverkande chefer är chefer med stort mandat och samtidigt en närhet till det operativa arbetet - Att beredningsgruppens storlek är rimlig för att gör arbetet hanterbart Mot ovan beskrivna bakgrund ges följande förslag till sammansättning: Försäkringskassans sektionschef för rehabilitering, Jan Renhage Arbetsförmedlingens chef, Britt-Inger Gravander IFO-Chef Vänersborg, Sonja Nyström IFO-Chef Mellerud, Reine Dahlman Utvecklingssekreterare Primärvården, Margareta Gustavsson Vårdcentralschef, Margareta Wårlén Avdelningschef Vuxenpsykiatrin, Lotta Warg Ansvarig tjänsteman för Samordningsförbundet, Per-Henrik Larsson Var och en av ovan nämnda utser en ersättare till beredningsgruppen. Även om förbundet fastställer en beredning är det viktigt att förbundet ger beredningsgruppen frihet att, när den så behöver, adjungera andra representanter till gruppen för att genomföra sina uppdrag. Samordningsförbundet beslutar fastställa beredningsgrupp enligt förslag. Förbundet ger också beredningsgruppen frihet att komplettera gruppen, med andra representanter, efter behov för att kunna fullgöra sina uppdrag. Expedieras Beredningsgruppen
2006-09-20 11 9 Dnr 2006.003.015 Överenskommelse Samordningsförbundet Melleruds kommun Samordningsförbundet har sedan tidigare gett i uppdrag till förbundets ordförande att träffa en överenskommelse med Melleruds kommun angående anställning av ansvarig tjänsteman. Ordföranden återrapporterar uppdraget. Förbundet godkänner rapporten.
2006-09-20 12 10 Dnr 2006.013.003 Arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan Samordningsförbundet i egenskap av egen juridisk enhet lyder under kommunallagen och har enligt lagen en skyldighet att upprätta och fastställa en arkivbeskrivning. Därtill anges att förbundet bör fastställa en dokumenthanteringsplan. Förbundet beslutar att uppdra till ansvarig tjänsteman och ordförande att ansvara för att en arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan upprättas. Arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan redovisas vid förbundets första möte 2007. Expedieras Ordföranden Ansvarig tjänsteman
2006-09-20 13 11 Dnr 2006.014.002 Attestordning Samordningsförbundet har skyldighet att upprätta och fastställa en attestordning. Förbundet har sedan tidigare antagit vissa attestregler vilka återfinns i förbundets protokoll från mötet 2006-03-15 paragraf 11. Attestreglerna fungerar för närvarande men behöver kompletteras och särskrivas i en attestordning. Förbundet beslutar uppdra till ordförande, viceordförande och ansvarig tjänsteman att arbeta fram ett nytt förslag till attestordning till förbundets första möte 2007.
2006-09-20 14 12 Dnr 2006.015.002 Delegationsordning Samordningsförbundet har skyldighet att upprätta och fastställa en delegationsordning för att tydliggöra ansvar och befogenheter. Förbundet beslutar uppdra till ordförande, viceordförande och ansvarig tjänsteman att arbeta fram ett förslag till förbundets första möte 2007.
2006-09-20 15 13 Dnr 2006.016.011 Förbundskonferensen den 29-30 november Samordningsförbundet diskuterar fokus och upplägg för konferensen den 29-30 november. Förbundet diskuterar sig fram till följande inriktning för konferensen; Diskussioner om verksamhetsplan, försöksverksamheter/projekt, utbildningsinsatser, Miljardsatsningen/stimulansmedlen för att minska sjukskrivning. Lära känna/samarbetsaktiviteter Grundläggande tankar om samordningsförbundet/en, möjligheter och svårigheter i det framtida arbetet. Samordningsförbundet beslutar att konferensens upplägg är lunch till lunch och därefter avslutar förbundet med styrelsemöte den 30 november kl. 13.00-15.00. Konferensen förläggs till Kroppefjäll. Ansvarig tjänsteman formar, med stöd av beredningsgruppen, innehållet i konferensen utifrån förbundets önskemål om inriktning. Förbundet förväntar sig att Lokala ledningsgruppen och beredningsgruppen deltar i konferensen lunch till lunch. Expedieras Lokala ledningsgruppen LLG Beredningsgruppen
2006-09-20 16 14 Dnr 2006.017.011 Förbundskonferens/er 2007 Samordningsförbundet diskuterar eventuella konferenser under 2007. I och med ny mandatperiod kan förbundet komma att behöva genomföra en mindre konferens för förbundsmedlemmarna våren 2007. Förslag finns också om att göra en konferens under hösten 2007 där förbundet står som värd och bjuder in till föreläsningar och seminarier etc. Konferensen ska främst rikta sig till de lokala organisationerna och deras medarbetare. Eventuellt kan även utomstående förbund bjudas in. Förbundet beslutar att ge i uppdrag till ansvarig tjänsteman att forma ett förslag till upplägg för en höstkonferens där lokala aktörer m.fl. deltar.
2006-09-20 17 15 Dnr 2006.018.011 Utbildning för politiker, chefer och handläggare Enligt samordningsförbundets avsiktsförklaring ska förbundet bidra till att metod och kompetensutveckla medarbetare, chefer och politiker för att uppnå god samverkan. Förbundet diskuterar behovet av utbildningsinsatser. Samordningsförbundet beslutar att uppdra till beredningsgruppen att arbeta fram ett förslag till utbildningssatsningar under 2007.
2006-09-20 18 16 Dnr 2006.019.006 Logotype för förbundet Förbundet diskuterar vikten av att ha en logotype och ansvarig tjänsteman visar exempel på logotyper från andra förbund. Informationsansvariga för respektive myndigheter har lämnat rekommendationer till samordningsförbunden gällande användning av samverkande myndigheters logotyper. I rekommendationerna anges att: I den mån externt riktad kommunikation produceras, bör logotyperna från respektive myndighet användas som avsändare, för att bevara och stärka myndigheternas varumärken. Eftersom samordningsförbunden inte utgör några nya aktörer finns det heller ingen anledning att skapa egna, unika logotyper. I stället är det viktigt att framhålla att det är befintliga myndigheter som samverkar; myndigheter som idag är kända hos medborgarna och där medborgarna vet vad de står för och vilken service de erbjuder. Flera förbund har redan logotyper och ett bra exempel är Trollhättan där samverkande myndigheters logotyper finns med och är tydliga men ändå utgör en form av specifik logotype för Trollhättan. Förslag till beslut Samordningsförbundet beslutar att bordlägga frågan och ge vice ordförande i uppdrag att föra upp frågan om logotyper för samordningsförbunden till den centrala politiska styrgruppen i regionen där parterna ingår.
2006-09-20 19 17 Dnr 2006.020.014 Arvodering av ordförande Ordförande arbetar löpande för förbundet i uppstarten av förbundets arbete. För att underlätta redovisning av ordförandens arbete lyfter vice ordförande frågan om att lämna ett fast månadsarvode till ordförande. Förbundet diskuterar arvodering av ordförande. Förbundet beslutar att arvodera ordföranden med ett fast arvode om 4000kr. i månaden från och med 1/10 2006 till och med 31/3 2007. Expedieras Ordförande
2006-09-20 20 18 Dnr 2006.021.015 Hyresavtal Förbundet kommer att skriva ett avtal med Vänersborgs kommuns fastighetsbolag om hyra av kontorslokal samt nödvändig kringutrustning. Förbundet bör utse någon som förhandlar hyran med fastighetsbolaget. Förbundet beslutar uppdra till vice ordförande att förhandla hyreskontrakt och göra en överenskommelse med Vänersborgs kommuns fastighetsbolag. Expedieras Vice ordförande