PROTOKOLL STYRELSEMÖTE 2017-06 2017-08-27 (08:30-16:00) Uppsala Deltagare - Svemo Håkan Leeman Åke Knutsson Fredrik Hansson Jonas Gustafsson Josefin Lundin Thomas Avelin Tony Jacobsson Ulla Peterson Ordförande Vice Ordförande Per Westling Generalsekreterare, lämnade motet 13:30 Martin Jarl Anna Wilhelmsson Ekonomichef GS Koordinator Gäster Sofia Kärrå SISU, under punkt 6.2 1. Mötets öppnande samt godkännande av dagordningen Ordförande Håkan Leeman öppnade dagens möte. Den utskickade agendan godkändes med en ändring. Rapportpunkt 6.4 (Trialsektionen) flyttas och blir ärendepunkt 5.8. 2. Val av justerare Thomas Avelin valdes att justera dagens möte. 3. Föregående protokoll Styrelseprotokoll nr 5 2017 godkändes och lades till handlingarna. Styrelsen bekräftade beslut i VU-protokoll 2017_03.
4. Resultatrapport Ekonomin till och med juli månad ser väldigt bra ut. Vi har inbesparingar på kostnadssidan, ganska normalt för juli månad. Främst kommer inbesparingarna från sektioner och kommittéer samt de projektpengar som avsattes i budgeten till 2017. 5. Ärenden 5.1 Organisationsutredningen (HL/PW) Styrelsen beslutade vid förra mötet att följa den bifogade planen för det fortsatta arbetet med organisationsutredningen. Kansliet ska återkomma till styrelsens septembermöte med planer för hur arbetet ska fortskrida. Det beslutades vidare att ägna tid på Träffpunkten i höst till att diskutera organisationsutredningen med Svemos sektioner och kommittéer. Styrelsen beslutade att komplettera beslutet från förra styrelsemötet. Det är styrelsens uppfattning att vi i tillägg till den arbetsplan som kansliet har i uppgift att presentera för styrelsen i september även bör ha en kommunikationsplan för Svemos intressenter (förare, funktionärer, klubbar, klubbmedlemmar och andra) där arbetets slutsatser och åtgärder ska redovisas. 5.2 Snöskotersektion (PW) Vid tidpunkten för styrelsen att utse snöskotersektion tidigt i våras meddelade sammankallande Tobias Eklund att han inte ville kvarstå som sammankallande på grund av tidsbrist och ingen övrig i sektionen ville ta på sig uppdraget. Med anledning av bland annat detta genomfördes ett möte med sektionen där verksamhet och drift i sin helhet diskuterades. Snöskoterverksamheten har under ett antal år sakta krympt både vad gäller antal klubbar och förare detta samtidigt som snöskoterverksamhet generellt växer utanför Svemo. Styrelsen har begärt in förslag på hur denna trend kan brytas och en tillväxt kan påbörjas. Det handlar om en mängd åtgärder som måste till för att gynna klubbar och förare på alla nivåer. Mot bakgrund av det har en diskussion förts med ett antal DF i norra Sverige om hur dessa, SISU och Svemo i samverkan kan arbeta för en tillväxt. Ett förslag finns nu att med hjälp av DF i Luleå och Umeå, som visat intresse, att i samverkan med dessa DF starta ett projekt inom Idrottslyftet med inriktning på tillväxt av verksamheten. Styrelsen beslutade genomföra projektet enligt projektplanen. Ambitionen ska vara att projektet ska startas så snart som möjligt. 2
5.3 Svemo funktionärers framtida roll och status (HL/ÅK) I allt ökande grad kommer tecken på att Svemos funktionärer utsätts för ett allt tuffare tryck ute på banorna. Vi vet också sedan tidigare att rekrytering av funktionärer är ett problemområde - inte bara inom vår sport utan inom idrottsrörelsen generellt. Styrelsen har tidigare konstaterat att funktionärernas roll och status måste stärkas. Detta arbete är omfattande och kommer att omfatta såväl våra regelverk, vår utbildning, vår rekrytering och flera andra områden. Styrelsen beslutar att uppdra åt GS samt Tony Jacobsson och Josefin Lundin från styrelsen att ta fram en arbetsgrupp med erfarna ledare inom Svemo. Denna arbetsgrupp ska till styrelsens novembermöte lägga fram de åtgärder som gruppen anser vara prioriterade för att stärka Svemos funktionärers status och roll. Arbetet ska se över de behov vi har av regelförändringar, regelefterlevnad, utbildning, rekrytering och andra aspekter som kan stärka funktionärernas roll i framtiden. 5.4 IT-frågor (Prova-på-licenser i TA; underleverantörer till Svemo; etc) (JG) De pappersbaserade blocken för prova-på-licenser förbundet använder idag kräver omfattande manuellt arbete för kansli och medlemmar. I takt med att användandet och möjligheterna i Svemo TA har ökat har styrelsen därför tidigare diskuterat möjligheten att föra över prova-på-licenserna till Svemo TA. Nu finns möjligheten att lösa detta rent tekniskt varför frågan är uppe på styrelsens bord. IT-relaterade kostnader är en relativt stor post i budgeten för Svemo, men i jämförelse med andra idrottsförbund har hittills Svemos investeringar i TA och annan IT varit såväl kostnadseffektivt som banbrytande. Samtidigt är behovet att vara kostnadseffektiva i såväl drift som upphandling av nya system ständigt aktuellt. Med en IT-koordinator på kansliet och gott om IT-kunnande i styrelsen och i andra delar av organisationen, har förbundet numera goda möjligheter att utföra traditionella upphandlingar gällande det stöd som våra olika IT-system kräver. Det är styrelsens uppfattning att behovet av digitala tjänster och system för våra klubbar och dess medlemmar kommer att öka i framtiden, då samhällsförändringarna snabbt går åt samma håll. Styrelsen beslutade att prova-på-licenser fortsättningsvis ska kunna lösas via Svemo TA under förutsättning att kostnaden för införandet i TA blir rimlig. GS återkommer med en kostnadsspecifikation till styrelsens möte i september. Styrelsen beslutade att uppdra åt kansliet i samråd med IT-rådet att ta fram en beskrivning på de olika system och IT-relaterade områden vi behöver stöd för så att dessa kan fungera som underlag för motsvarande upphandlingsförfarande. 3
5.5 Media- och marknadsrättigheter (HL/JL/PW) Diskussion om hur Svemos media- och marknadsavtal ska hanteras har fortsatt under sommaren. I föregående protokoll diskuterades särskilt media avtalet för Speedwayens elitserie. Även detta har diskuterats under sommaren och de nu aktuella klubbarna har återkommit med ett förtydligande. I skrivande stund förs en dialog med olika intressenter. De senaste uppgifterna framfördes muntligt av GS. Styrelsen beslutade att avvakta med beslutet då diskussionerna nu är i ett intensivt skede och vi sannolikt kommer att få konkreta bud från flera aktörer inom en snar framtid. 5.6 Förmåner för innehavare av Elitförarmärket (ÅK) Styrelsen diskuterade rättigheter till fritt inträde för innehavare av Elitförarmärket, i första hand de som erhållit märket längre tillbaka i tiden. Vid förra styrelsemötet behandlades frågan om bildande av ett Hall of Fame inom förbundet. Flera av våra tidigare framgångsrika förare har erhållit Elitförarmärket och kommer troligtvis att ingå som medlemmar i den verksamheten. Styrelsen beslutade att visa förbundets uppskattning för dessa framstående förare och ge dem som är innehavare av Elitförarmärket samt har fyllt 50 år, möjlighet till fritt inträde även vid VM- EM- GP-tävlingar och vissa specialarrangemang - så länge dessa arrangeras av Svemo eller av en klubb som är medlem i Svemo. Vidare beslöts uppdra till kansliet att på lämpligaste sätt ordna inträde för de innehavare som önskar besöka någon av nämnda tävlingar. Tillvägagångssättet ska sedan införas i SPAR. 4
5.7 Vännäs MK (ÅK/PW) Vännäs Motorklubb ägnar sig åt träning/tävlingsverksamhet som sker i ett konkurrerande förbund vilket styrelsen tolkar som att klubben bryter mot Svemos lojalitetsregler i Nationella Tävlingsreglementet (NT). Vännäs MK marknadsför på sin hemsida verksamhet som tillhör konkurrerande förbund vilket också strider mot lojalitetsreglerna. Styrelsen beslutade att: NT 3.1 ska tolkas i en vidare mening, och att arrangemang utan Svemo sanktion inte bara omfattar tävlingsverksamhet utan även träning och andra tillfällen då en Svemo-klubb bedriver Motorcykel- och Snöskoterverksamhet. GS får i uppdrag att informera Vännäs MK att de för närvarande är i konflikt med Svemos regelverk enligt NT 3.1 och att de måste göra förändringar i sin verksamhet för att inte bryta mot regelverket. Det poängteras att det alltså inte är tillåtet för en klubb att vara medlem i Svemo och samtidigt bedriva Motorcykel- och Snöskoterverksamhet eller del av denna verksamhet i en organisation som står utanför Svemo. 5.8 Trialsektionen (TA/PW) Trialverksamheten har under 2017 hanteras av kansliet i dialog och samverkan med ett antal personer inom Trialverksamheten. Det har hanterats på ett professionellt sätt men är en temporär lösning som styrelsen inte vill permanenta. Styrelsen utser ny sektion enligt följande: Leif Nordgren sammankallande Kenneth Strandborg ledamot Henrik Lettesjö ledamot Anja Claesson ledamot Att utgöra Svemo trialsektion fram till 30-12-2018, beslutet träder i kraft med omedelbar verkan. Styrelsen uppdrar samtidigt till kansliet att kalla samtliga, under september månad, till en första träff på kansliet för att fördela uppgifter och ansvar mellan kansli och sektion. 5
6. Rapporter 6.1 Licensrapport (PW) Den positiva trenden håller i sig och antalet förare är ca 900 fler än föregående år vid samma tidpunkt. Den största ökningen ser vi inom enduro, men även inom roadracing och på motocrossens ungdomssida. 6.2 Säkerhet (UP/PW) Säkerhetsprojektets ledare Sofia Kärrå, SISU rapporterade för styrelsen om hur Säkerhetsprojektet fortskrider. Styrelsen hade tillsammans med Sofia en lång och ingående diskussion om hur arbetet är upplagt, vad som nu pågår och framförallt kring frågan om hur ett ökat säkerhetsmedvetande inom alla delar av Svemo ska kunna etableras. Det handlar mycket om en kulturförändring. Ett styrgruppsmöte genomfördes på kansliet den 15 augusti för att planera de Workshops med sektioner som nu kommer att genomföras under september. Ett arbete med digitala stödsystem för hantering av säkerhetsfrågor och utbildningsverktyg har påbörjats och en uppföljning av skadeutfall kommer att göras vid avstämningsmöte, IF - Svemo som är planerat i början av september. 6.3 Sektioners och kommitteers projekt (PW) En muntlig uppdatering gjordes under mötet, och kompletterade den skriftliga rapporten. 6.4 Svemo Play (PW) Under våren sommaren har funktionen Svemo Play testats på olika sätt. Bland annat har Allsvenskan i Speedway filmats från tre av de fyra lagens arenor. Det har varit uppskattat att man kunnat följa matcherna, sändningar har även skett via ett antal lokaltidningars webbplatser samt i Finland. Formatet har dock diskuterats och kan förmodligen göras på ett sätt som gör det enklare att följa. Utvärdering av speedwayprojektet och Svemo Play kommer att göras under hösten. 6.5 Håkan Carlqvist begravning och minnesrace (HL) Ordföranden samt GS närvarade vid Håkan "Carla" Carlqvists begravning den 23 augusti på Skogskyrkogården i Stockholm. Det var en fin och ljus begravning där anekdoter från Carlas liv blandades med hans favoritmusik. Lördagen den 9 september 2017 kommer det hållas ett minnesrace "Carla memorial race 2017". Racet kommer hållas på Barkarby Motorstadion. 6
6.6 Rapport FIM Europe General Assembly (HL/PW) I början av juli hölls som vanligt FIM Europes General Assembly - denna gång i Rom, Italien. Svemo representerades av ordförande och generalsekreterare. Den skriftliga rapporten från mötet kompletterades vid mötet med en muntlig rapport. 6.7 Rapport RIG Skövde (TA/PW) I samband med skolstarten genomfördes ett RIG möte med alla inblandade parter. Efter en del oklarheter och långdragna beslutsprocesser är nu projektering och förberedelser för flytten av RIG från Tibro till Skövde i full gång och det hela ser mycket positivt ut. 6.8 Rapporter tävlingar sedan förra mötet (berörda) De från styrelsen som representerat Svemo på diverse tävlingar under sommaren kompletterade sina skriftliga rapporter. 6.9 Nomineringar till RF råd (HL) Efter Riksidrottsmötet bildar RS ett antal råd, som ska bidra med specifik information i viktiga frågor. Svemo har nominerat GS Per Westling till " Referensgrupp för Översyn av stödformer i relation till mål 2025. 6.10 Kontaktpersonsrapport Samtliga kontaktpersoner rapporterade från sina respektive distrikts- och kontaktpersonsområden. 7. Nästa möte Nästa styrelsemöte är i Norrköping den 16/9 2017. 7
8. Avslutning Ordförande Håkan Leeman avslutade dagens möte. Vid protokollet Ordförande Anna Wilhelmsson Håkan Leeman Godkänt via mail 2017-08-29 Justerare Thomas Avelin Godkänt via mail 2017-08-29 8