PROTOKOLL Sävar IK, styrelsen Datum Sida 1 av 17 2018-06-18 Protokoll styrelsemöte Sävar IK 7-2018 06-18 Tid Måndag 2018-06-18, kl 18.30-21.30 Plats: Klubbstugan Deltagare: Petra Bohm Broman, Niclas Bromark, Björn Gladh, Marcus Larsson Patrik Nyström,, Anna-Karin Rågfeldt Staffan Norin, Jessica Sjöström, Anton Vennberg Anm förhinder Övriga inbjudna Lars Westman och Per Höglund Maria Bergkvist Anna Nyström och Jennie Vennberg till och med punkt 3. FIka Protokoll förs av Petra Bohm Broman Nr/ Ärende Ansvar Beslut/bilaga tid 1. Inledning Incheckning (15 min) ALLA Patrik: Vi inleder med att gratulera Staffan till årets Idrottsledare, STORT GRATTIS! Staffan: Bortsett från kommunikation handlar dagens möte mycket om att städa av uppgifter inför sommaren. På dagens möte har vi besök av Jennie och Anna från redaktionsrådet. Patrik: är också fotbollspappa i ett av de yngre lagen. Första sammandraget är genomfört. Mycket inspirerande. Vi har också fantastiska förutsättningar här på Skogsvallen. Arbete med sponsor och marknad, vilket är inspirerande. Det är kul att vara i Sävar IK. Petra: inte hänt så mycket. Har gått på semester. Björn: Haft en mycket trevlig middag med innebandyns styrelse. Anna-Karin: dottern genomför utbildning med SävarCamp med utbildning genom SISUs försorg och annat. Mycket nöjd. Bra ledare. Staffan:En sävar ik söndag med herrarnas div 4 match, Sävar Camp, Broarna runt och Utvecklingsrådet. Jessica: Som tränare för F09 har hon en del insikter från fotbollen när det gäller hennes dotter. Anton: fullt upp med fotbollen just nu. Mycket fastighetsfrågor, mycket som går sönder just nu. Också mycket som är styrelsefrågor. Känns skönt att vi har policies att falla tillbaka på, så att vi har en grundprincip. Sen behöver vi ju alltid hantera varje individ för sig.
Sävar IK, styrelsen Sida 2 av 17 Jennie: Som medlem i redaktionsrådet ser hon framemot att börja köra igång med det arbetet. Som ledare för f09 är hon imponerad av det arbete som föräldrarna gör på matcher och sammandrag. Har som tränare fått användning av material som Maria tagit fram till fotbollen. Maria: Ska lägga fokus på att vara ute hos fotbollsledarna och stötta. Niclas: Huset fullt med fotboll, fotboll och fotboll. I övrigt: Invigning av Norra skogsägarnas anläggning enligt rapport. Påbörjat arbetet med en stor handbollscup i stan (Umeå handbollsfestival) tillsammans med Visit Umeå och GUIF. Har arbetat lite med Maria och övningar för handboll och lite med Redaktionsrådet. Båda ger energi :-) 2 Dagordning och föregående protokoll (5 min) 3. Kommunikation - redaktionsråd - medlemsenkät - strategiskt arbete (30 min) Ordf Niclas (Anna N Jennie V Föregående protokoll, justerat och godkänns Dagens agenda fastställs. protokoll hemsidan saknas från 2017. Niclas ordnar så protokollen kommer på hemsidan. NY AKT 35:18 Syfte: Förslag till rutin Sävarnytt med nödvändiga beslut samt att skapa förutsättningar för inspel i kommande processer. Redaktionsrådet Sävar--Nytt har tagit fram tre handlingar (rutiner, utveckling och tips&trix). n diskuterar kring olika tankar och är sammantaget mycket nöjda med mål, inriktning och förslag. n beslutar enligt redaktionsrådets förslag om Utvecklingsplan samt Rutin som riktlinjer för verksamheten (BESLUT 13:18 ). Dokumenten samt information om redaktionsrådet publiceras på hemsidan. Mindre justeringar i dokumenten kan redaktionsrådet göra själva och gör då en versionshantering på hemsidan. Sista juni ska varje sektion inkommit med en kontaktperson för redaktionsrådet till Niclas Bromark ( NY AKT 36:18). Medlemsenkät. Före sommaren kommer vi att genomföra en medlemsenkät, likt förra året. n godkänner Niclas förslag och han får i uppgift att skicka ut och presentera på Strategidagen skeppsvik i augusti. Fokusområde kommunikation. I det större kommunikationsarbetet (som legat i träda i över ett år) finns en lång rad vägval att göra, flera som vi just nu inte känner till. Det gäller Logotype och kommunikativ teknisk plattform (administrativt system), två frågor som det dessutom tycks mycket om. Niclas vill gärna fånga upp inspel och vägledning inför kommande styrelsemötet. Underlag : Finns i mappen. Se dessutom mappen Sävarnytt. Verksamhetsplan kommunikation hittar du här.
Sävar IK, styrelsen Sida 3 av 17 4 Omvärld och externt (5 min) 5. Ekonomi och kansli (20 min) Marcus Media. Debattartikel och redaktionellt om jämställd idrott och FairPay Per Höglund om Sävar Camp och Umeå kommuns folkhälsopris Årets ledare Staffan. Syfte: Diverse för att öka kunskap och samsyn kring ekonomi och kansliets arbete Budget 2018 och uppföljning Marcus redovisar kassörsmötet och ekonomiskt läge och bedömning för respektive 2018 enligt underlag. Inga direkta åtgärder men fortsatt uppmärksamhet på kostnader för några sektioner. Marcus: Genom att jämföra med fast perioder från föregående år skapar vi ett lärande för att kunna förstå våra resultat bättre. Staffan Nyckeltal för ekonomi och verksamhet (se underlag) Balanserat resulta t över tiden och koppling till årsvis resultat/budget. Förslag utifrån föregående mötes diskussion? Nyckeltal för ekonomi och verksamhet. Marcus och Anna-Karin får i uppdrag att aktualisera denna fråga med ledning av strategidagen (30 sep). ( NY AKT 38:18). Kansliet kort info om aktuella frågor, utsmyckning i entrén mm. Integrerad digital kedja för betalningslösning för bl.a. beställning av klubbkläder typ webshop. Vi funderar vidare. Staffan återkommer till frågan i höst. ( NY AKT 39:18). Avtal rutin för ordning, förteckning och ansvarsfördelning. Se förslag i mötesmapp. n beslutar att vi arbetar efter dessa rutiner/mall. Staffan utvecklar en avtalsplan för googeldrive till sista juli, med stöd av Inge. ( NY AKT 40:18). Staffan kommer med ett utkast till en verksamhetshandbok dvs ett verksamhetssystem för styrande dokument till 30 sep.( NY AKT 41:18). 6. Tidsfördelning (10 min) Niclas Syfte: Info och beslut om riktlinjer Niclas informerar om arbete och möte. Underlag i mötesmappen. n fastställer riktlinjerna för tidsfördelningen (BESLUT 14:18) Staffan ordnar detta som ett referensdokument till beslutet. Underlag Styrdokument för tidsfördelning, finns i mötesmappen.
Sävar IK, styrelsen Sida 4 av 17 7. Sponsring mm (20 min) Staffan Niclas Syfte: Lägesrapport samt diskutera vidare om interna riktlinjer för sponsring, avtal och kontakter med externa parter Sågverksinvigning den 26 maj. Kort rapport. Kontantförsäljning (inkl P-avgifter) 28.568 kr Swishbetalningar (inkl P-avgifter) 6.196 kr Inköp mat mm från ICA Maxi (efter returer) -17.637,80 kr Sponsring/betalning från Norra 10.379 kr Patrik Detta ger då ett netto på ganska prick 27.500 kr (som är 2,5 tkr över budget, men något lägre än vi förväntat oss). ------------------------------------------------------ Sponsringsarbetet i stort Kort lägesrapport. Planerade möten och aktiviteter. Avtal med två parter. Info på hemsidan när avtalen är undertecknade. 1934-klubben. Kartläggning av företag i sävar för nätverk, träff och sponsringsavtal. Vi har skickat ett informationsbrev till 101 företagare i och kring sävar där vi bjuder in till ett informationsmöte den 28 juni. Det finns en informations brevlåda mejladress. Sponsringsgrupp. Vi ska ta fram en rollbeskrivning för sektionernas kontaktperson för sponsring till kommande styrelsemöte, så att resp ordf sedan kan utse dessa. ( NY AKT 42:18) Staffan Interna riktlinjer för sponsring Staffan redovisade eviderat förslag till interna riktlinjer. Förena behov av egna initiativ och respekt för ingångna sponsoravtal. Följande är justerat och utvecklat: - Syfte och mål för sponsring - Fördelning av intäkter mellan föreningen och olika sektioner - Seniorlagen särskilda möjligheter för lagsponsring - Tränings- resp matchdresser reklam - Frivarors värde och vinst vid sektionsarrangemang 8. Strategidagen, utvecklingsrådet och Ledaren i fokus (20 min) Staffan Maria n fastställer riktlinjer för det interna arbetet med sponsring (BESLUT 15:18). Underlag : Tidigare beslutad extern policy och förslag interna riktlinjer Syfte: Stämma av program. Hålla styrelsen informerad om läget Värdemärkesbok - Redigering påbörjas snarast av grafiker för tryck. Ledarenkät Enkäten sammanställd, redovisas på mötet. Bra utfall! -Vi tar med oss några punkter i enkäten för fortsatt arbete. Främst frågor om lätt, roligt, stöd.
Sävar IK, styrelsen Sida 5 av 17 Enkätresultat återkopplas till ledare via sektionernas ordförande samt på hemsidan (Ordf + Niclas). Text för hemsidan kommer från Staffan (Linda G), resultatet redovisas i mötesmappen. (NY AKT 43:18) Strategidagen (kompl idag den 18 juni) Utvecklingsrådet föreslår om syfte: Återblick på strategiarbete och resultat, delaktighet och effekt Fortsatt strategiarbete - både vad (mål, fokusområden/åtgärder) och hur, samt värdegrund (utvecklade riktlinjer för idrotten) Trevligt och stärkande för vi-känsla och föreningen Inbjudan till sektionernas styrelser, föreningsgemensamma funktioner såsom valberedning, fastighetsrådet, sponsorgrupp, kommunikationsgrupp och redaktionsråd - någon mer? Rådet föreslår följande som program för Hjördis/Maria att utveckla: Återblick och syfte med dag/strategiarbete (medlemsenkät) Värdegrund och riktlinjer för vår idrott Vision - vad är viktigt att göra? Fokusområden och prio 2019. Ledarskap lätt att vara ledare utifrån ledarenkäten Fortsatt arbete - inspel Övriga idéer som finns med: Övergripande mål och indikatorer (utifrån vision, v-idé Kommunikation Medlemskap hur får vi fler i rörelse? n stödjer utvecklingsrådets förslag till program och målgrupp. Resp ordf sprider info och peppar för inbjudan (Staffan) i sin styrelse. Underlag: Ledarenkät 9. Fastighet och anläggning (20 min) Anton Syfte: Kort info och ny fråga kring cykel/säkerhet vid klubbstuga Fastighetsgruppen. Möte genomfört. Anton redovisar ett grovt förslag till akuta åtgärder, köksrenovering samt utkast till i nvesterings- och underhållsplan för 2018 (AKT 9:2018) n ger klartecken att åtgärda de akuta behoven som måste åtgärdas såsom duschar omklädningsrum i fotbollsdelen, hängrännor, målning. Det finns 110 000 kr i budget för året att använda till detta. n beslutar att inte åtgärda köket i år utan invänta ett långsiktigt arbete med arenaområdet och klubbstugans funktionalitet. n stöder förslaget till långsiktigt underhåll (tak, fönster etc) och ser behov och möjlighet till extern finansiering. Anton åter-
Sävar IK, styrelsen Sida 6 av 17 kommer med investerings- och underhållsplan samt undersöker möjlig extern finansiering med stöd av Maria/Niclas. (AKT 9:2018) Staffan (med stöd av Anton) tar fram ett direktiv för (NY AKT 44:18) - Långsiktig utveckling och utformning av arenaområdet. n ska äga frågan men behöver stöd och input - Klubbstugans funktionalitet Ansökan idrottslyftet för renovering? Anton kollar. Cykel och säkerhet (hållbart). Det är mycket biltrafik kring klubbstugan. Ett tydligt cykelstråk kanske vore bra. Dessutom borde en tydlig cykelparkering upprättas så att det inte ligger cyklar i direkt anslutning till fotbollsplanerna. Anton tar med frågan till fastighetsgrupp. Fortsatta samtal efter mötet, komplettering se akt. Uthyrning av klubbstugan Niclas har tagit fram förslag (finns i mötesmappen vid förra mötet). Beslutas att fastställa riktlinjerna (BESLUT 16:18), kommunicera dem med Inge/kansliet samt publicera på hemsidan. (NY AKT 45:18) Översiktsplan för Sävar process för synpunkter (svar 31 aug) Anton med stöd av Staffan tar fram förslag till 15 augi. (NY AKT 46:18) 10. Uppföljning öppna akt Staffan Syfte: Säkra att vi följer upp beslut och akt Bilaga 1 Status akt. Staffan får i uppgift att uppdatera. 11 Till nästa möte Strategiarbetet. Utveckla styrelsearbetet? Studiebesök i höst. Ev syfte och inriktning för Korpen 12 n; möten 2018 (10 min) Möten 2018 Strategidag den 26 aug - Skeppsvik bokad Mån 3 sep Mån 1 okt Mån 5 nov Möte resp ordförande sektion + valberedning 10 dec Samtliga möten kl 18.30-21.30 på Klubbstugan (Maria bokar) 13 Övriga frågor Inga 14. Slut Justeras av: Antecknas av : Staffan Norin Petra Bohm Broman Ordförande Sekreterare
Sävar IK, styrelsen Sida 7 av 17 Bilaga 1 Öppna aktiviteter Uppdaterad 18 juni 2018 ID Innebörd Ansvar Datu (klart) 38:17 Kris och beredskap Petra och Lars uppdras att bereda frågan. Övergår till Maria - OK? MB (PBB LW) Status ny pågår klar 30 sep Pågår 41:17 Externa synpunkter gällande fest på och kring klubbstugan. Det har framförts en rad synpunkter på en fest där det utanför klubbstugan dracks alkohol, hög musik och allmänt stökigt. Dessutom samma kväll som en stor drogfri ungdomsaktivitet. Staffan återkopplar Sävar IK:S styrelses synpunkter till arrangörerna. Niclas tar fram förslag på tydligare och mer strikta regler och riktlinjer kring uthyrning av klubbstugan till styrelsemötet den 25/9. Medskick från styrelsen är att det kan handla om att det inte är tillåtet med alkoholdrickande utanför klubbstugan, samt att alla sopor utanför ska vara borta till morgonen efter. Synpunkter på förslag till NIclas. Staffan Niclas KLAR Juni Ok stäng 59:17 n uppdrar till Marcus att genomföra utredning enligt underlaget Framtida behov av funktionalitet. 2:18 Föreningsbidrag till Korpensektionen. Beslut om att uppdra till korpsektionen om att inkomma med budgeterat behov av föreningsbidrag för 2018. Patrik tar med sig frågan till Korpensektionen (ordf) 3:18 Räkenskapsåret Vi gör ingen ändring tid för räkenskapsåret 2018 utan ska istället jobba enligt förslag till styrelsen och tillsätta en utredning kring övergång till brutet räkenskapsår och eventuella för- respektive nackdelar med detta. Utredning skall presenteras oktober 2018. 5:18 Frivaror 2017. Marcus får i uppdrag att reda ut intäkter och kostnader kring frivaror från Intersport. Kommentar: Under 2017 hade vi föreningsgemensamt en intäkt för försäljning av idrottskläder på drygt 110kkr och en kostnad på drygt 40kkr. Jag har utgått ifrån att detta rör overallerna. Överskottet blir en del av resultatet som sedan balanseras enl fördelningsnyckeln. ML Sep Ej startad Per H Juni Pågår ML Sep Ej startad ML Juni Klart Stäng
Sävar IK, styrelsen Sida 8 av 17 7:2018. Medskick till Korpens styrelse är att vi fyra olika syften under det samlade begreppet (målet) livslångt idrottande : 1. Inkubator för nya sporter eller arrangemang/ projekt som inte självklart hamnar under en sektion. Finns intresserade kan det resultera i en självgående sektion t ex, badminton, bordtennis, klättring, skidor 2. Erbjuda alternativ till tävlingsidrott, främst ungdomar som inte hittat någon idrott eller av någon anledning slutat 3. Erbjuda motionsaktiviteter för vuxna och äldre, t.ex. grupper som idag utövar idrott (innebandy) på egen hand eller vill delta i grupper som går eller åker skidor 4. Ordna evenemang och grupper som bidrar till ökade intäkter för föreningen, t.ex. Sävarået eller Gå till Ratan. Ordf Korpen Per H 30 sep Ej startad En annan fråga är vad sektionen ska kallas, och hur vi marknadsför. Vi anser att sektionen ska fortsätta heta Korpen, men där vi marknadsför aktiviteter och grupper för vad det är och under Sävar IKs namn. Ett exempel kan vara Sävar IK racket och nät. I vissa fall är Korpen ett starkt och känt varumärke som vi ska nyttja n ger Korpensektionen (ordf) i uppdrag att jobba vidare med syfte, inriktning, aktivitetsplan och budget för 2018. Patrik tar med tankar från styrelsens samtal. 10:18 Underhållsplan Skogstorpet n stöder förslag på åtgärder från Fastighetsgruppen ( Underhållsplan), och uppdrar åt dem att åtgärda de förslag märkta snarast. Mattias ombeds att i samråd med Fastighetsgruppen, göra en grov kostnadsbedömning och tidsätta övriga underhållsåtgärder och uppdatera en flerårig Underhålls- och investeringsplan. AV 30 sep Pågår Kompl: Anton får i uppdrag att ta fram (med gruppen) investerings- och underhållsplan från 2018 och framåt. Möte 18 juni: n ger klartecken att åtgärda de akuta behoven som måste åtgärdas såsom duschar omklädningsrum i fotbollsdelen, hängrännor, målning. Det finns 110 000 kr i budget för året att använda till detta. n beslutar att inte åtgärda köket i år utan invänta ett långsiktigt arbete med arenaområdet och klubbstugans funktionalitet. n stöder förslaget till långsiktigt underhåll (tak, fönster etc) och ser behov och möjlighet till extern
Sävar IK, styrelsen Sida 9 av 17 finansiering. Anton åter- kommer med investerings- och underhållsplan samt undersöker möjlig extern finansiering med stöd av Maria/Niclas. 11:18 n åtar sig att redovisa en behovsanalys för Klubbstugan och Skogstorpet med hjälp av sektionerna. 17:2018 Avtal. Hantering av föreningsövergripande avtal. n beslutade i nov att försäkringar som tecknats genom Kansliets försorg bevakas, och vid behov förnyas, också av Kansliet. Avtal som tecknats bevakas av resp avtalsansvarig om inget annat överenskommits. Noteras att Adidas-avtalet löper ut under året och behöver bevakas. Marcus får tillsammans med Inge fördela avtalsansvariga och skicka förslag till berörda sektioner /personer. Vid oklarheter kontakta föreningens ordf. 18:2018 Leverantörer. Vi har ett okänt antal kundnummer för fakturering i olika butiker. Vi kanske behöver en översikt och att varje sektion har koll på detta. Berör även vilka butiker vi ska använda. Marcus får tillsammans med Inge identifiera och förteckna leverantörer som fakturerats (kundnr) oss 2017, och kommunicera det med sektionernas kassörer. 26:2018 Kapitalplacering. Enligt årsmötesbeslut uppdras åt Marcus att i samråd med Inge och Staffan genomföra kapitalplacering enligt riktlinjer och rapportera vid nästa möte. 28:2018 Årsmötet. Protokoll och dokumentation är klart men ska sammanställas på nätet och skrivas ut av kansliet och dokumenteras. Marcus får i uppgift att lämna förvaltnings och revisionsberättelsen till Niclas/kansliet. Maria kontaktar Inge. Staffan följer upp att det blir gjort. Sep Ej startad Juni Ok Stäng ML Aug Pågår ML Aug Pågår ML 18 juni Klart Stäng 29:18 Den effektiva styrelsen (vi själva och sektionerna) - se underlag. Alla funderar till kommande möte om det finns intresse i era respektiver styrelser att jobba vidare med. Resp ordf Sep Pågår 30:18 Finns det viktiga mål- eller nyckeltal som ger oss bra koll på läget och ser framsteg? Vi har gjort en medlemsenkät som är bra som grund. Staffan återkommer till styrelsen med förslag, och tar gärna hjälp av fler så meddela Staffan (Marcus ekonomi). 31:18 Interna riktlinjer för sponsring - identifiera fortsatta frågor (underlag) ML Alla 18 juni Ok Stängd 18 juni Ok Stängd
Sävar IK, styrelsen Sida 10 av 17 Riktlinjerna tittas över och gicks igenom. Staffan sammanställer underlag. 32:18 Beslut om tidsfördelning - styrande dokument utifrån förslag i mötesmapp. Synpunkter till Niclas. NB 18 juni Ok Stängd 33:18 Ledarenkät - Utvecklingsrådet genom Linda G har gjort en ledarenkät. Presentation på mötet. Mycket intressant, positiva svar och värdefull fritext. Hög andel känner till vår värdegrund och många tycker det är roligt. Enkäten ska sammanställas och återkopplas till ledare. MB o 18 juni Ok Stängd 34:18 Fortsatt strategiarbete, samt Skeppsviksmötet, Strategi och mål för Sävar Ik - Inriktning, arbete, resultat och effekt? - Nuläge? Före Skeppsvik efter Skeppsvik? - Projektplan ledaren i fokus - Våra fokusområden -aktuella? Se Strategimöten och noteringar 2017-2018 18 juni Ok Stängd Utvecklingsrådet föreslår möjliga områden för Skeppsvik: - Övergripande mål och indikatorer för strategiarbetet (utifrån vision, v-idé, fokusområden) - Medlemskap hur får vi fler i rörelse? - Ledarskap lätt vara ledare utifrån ledarenkäten - Vägledning värdegrund riktlinjer verksamhet Underlag : Anteckningar Skeppsvik 2017 resp Strategikväll jan 2018, Se beslut 23:2017 n uppdrar åt Per, Maria och Staffan att planera och göra inbjudan och programförslag till nästa möte. 35:18 Cykel och säkerhet (hållbart) Det är mycket biltrafik kring klubbstugan. Ett tydligt cykelstråk kanske vore bra. Dessutom borde en tydlig cykelparkering upprättas så att det inte ligger cyklar i direkt anslutning till fotbollsplanerna. Anton tar med frågan till fastighetsgrupp. AV 18 juni Pågår Anton 11/6: Kommer att ta med frågan till kommande möten, med fastighetsgruppen, efter sommaruppehållet. Kkommunen har ett ansvar här då parkeringen och gatorna till Skogsvallen hör till dem. Jag kontaktar även Umeå kommun för att höra om vilka åtgärder de kan vidta för att säkra framkomligheten till Skogsvallen på Cykel. Ett eventuellt cykelstråk bör ligga inom gator och parkers ansvarsområde. Fotbollen kommer att se över
Sävar IK, styrelsen Sida 11 av 17 cykelparkering kring fotbollsplanerna för att göra framkomligheten säkrare. På nästa ledarträff i fotbollen v 26 tar vi upp frågan med ledare från alla lag. 18 juni. Samtal efter styrelsemötet om olika förslag. 36:18 protokoll hemsidan saknas från 2017. Niclas ordnar så protokollen kommer på hemsidan. NB Aug NY 37:18 V arje sektion ska meddela kontaktperson för redaktionsrådet till Niclas Bromark. Resp ordf 30 juni NY 38:18 Nyckeltal för ekonomi och verksamhet. Marcus och Anna-Karin aktualiserar frågan utifrån strategidagen. AKR ML 30 sep NY 39:18 Integrerad digital kedja för betalningslösning för bl.a. beställning av klubbkläder typ webshop. Vi funderar vidare. Staffan återkommer till frågan i höst. 40:18 Avtal på drive. Staffan utvecklar en avtalsplan för googeldrive till sista juli, med stöd av Inge. 31 okt NY 31 juli Ny 41:18 Utkast till en verksamhetshandbok dvs ett verksamhetssystem för styrande dokument. 42:18 Sponsringsgrupp. Vi ska ta fram en rollbeskrivning för sektionernas kontaktperson för sponsring till kommande styrelsemöte, så att resp ordf sedan kan utse dessa. 30 sep NY PN 3 sep NY 43:18 Enkätresultat ledare återkopplas till ledare via sektionernas ordförande samt på hemsidan (Ordf + Niclas). Text för hemsidan kommer från Staffan (Linda G), resultatet redovisas i mötesmappen. 44:18 Skogstorpet. Staffan (med stöd av Anton) tar fram ett direktiv för : - Långsiktig utveckling och utformning av arenaområdet. n ska äga frågan men behöver stöd och input - Klubbstugans funktionalitet och utveckling Resp ordf NB () (AV) 26 aug NY 30 sep NY 45:18 Uthyrning av klubbstugan Beslutas att fastställa riktlinjerna (BESLUT 15:18), kommunicera dem med Inge/kansliet samt publicera på hemsidan. NB 26 aug NY 46:18 Översiktsplan för Sävar process synpunkter (31 aug) Anton med stöd av Staffan tar fram förslag till 15 aug AV () 15 aug NY
Sävar IK, styrelsen Sida 12 av 17 Bilaga 2 Besluts-l ogg/id Innebörd Ansvar datum Ev uppföljning 2017 Se även protokoll från årsmöte och konstituerande möte för formella beslut 2:2017 Alla ledare i föreningen ska vara betalande medlemmar. ML Ingen uppf Varje sektion äger frågan om övriga villkor för ledare, däribland arvodering och nedsättning av deltagaravgifter. Ref 13:2017 Redaktionsrådet Fastställa Uppdragsbeskrivning enligt förslag (bilaga) NB OKT 5-2017 14:2017 Frivaror och overaller Beslutas att 1. Som medlem köper du föreningsvaror i klubbshopen till medlemspris + tryck 2. Föreningen använder sig av frivarusumman från Intersport/Adidas på 70000 av kostnaden. Vid uttag av frivaror betalar föreningen full pris för varan och (ej medlemsrabatt) och därför står Sävar IK för medlemsrabatten Beslutet ska gälla tills vidare under avtalsperioden fram till 2020 eller till dess att styrelsen beslutar annat. ML Se även beslut 12:2016. OK 5-2017 15:2017 Fortsätta arbetet med projektet Ledaren i fokus enligt förslag till direktiv. 20-2017 Beslutas att fastställa två redovisande dokument för principer för tidsfördelnin g. 21-2017 Beslutas att fastställa uppdragsdirektiv till fastighetsgruppen, samt ramar för arbetet enligt nedan. Mattias uppdras, tillsammans med Fastighetsgruppen, att se över behovet av investeringar och underhåll för Klubbstugan med under året, inklusive köksrenoveringen, till nästa styrelsemöte. (AKT 25:17) Ramen för underhåll i budget är 110.000. Denna ram ska även täcka årets avskrivning för eventuella investeringar. 23-2017 Strategiarbetet. n gör följande bedömning och uppdrar åt Niclas att hålla ihop helheten : OK 6-2017 NB OK 7-2017 MA OK 7-2017 9-2017
Sävar IK, styrelsen Sida 13 av 17 n behöver prioritera och gemensamt arbeta med Utbildning och ledarskap respektive Medlemskap. Högsta prio ska även ges Sponsring och partnerskap, men där delegeras uppgiften till en arbetsgrupp där Patrik ansvarar. Se mer om uppdraget i protokoll nr 7. Livslångt idrottande (ägs av styrelsen) o Här kan vi jobba sektionsvis för att rekrytera ledare och inventera intresset. Kommunikation (ägs av Niclas) o Ligger några månader efter men är på banan. o Niclas redovisar en grov tidplan till styrelsen vid oktobermötet. Anläggningar och arenor (Mattias och Per H) o Detta fokusområde kom i gång förra året. Sponsring och partnerskap (Patrik och Peter) o Patrik fortsatt ansvar att ta tag i att sammankalla grupp till möte och jobba vidare med konkreta förslag till nästa steg o Patrik redovisar en grov tidplan till styrelsen vid oktobermötet. Tar ett startmöte med Maria. Utbildning och ledarskap Projekt/Maria samt styrgrupp/ utvecklingsråd med Staffan och Marcus. Maria redovisar en grov tidplan till styrelsen vid oktobermötet. Medlemskapet o Ägs av styrelsen tills vi kan prioritera område och formulera ett uppdrag. 1-2018 n beslutar att Sävar IK medverkar i Sävar Camp s genomförande även detta år. Genom Korpensektionen vara administrativ hemvist samt huvudpart i styrgruppen med ordförande, Att Maria medverkar under genomförandet. Nivån för Marias deltagande behöver stämmas av löpande och anpassas till annan sommarlovsaktivitet i Sävar IK Ingen 2-2018 n beslutar att schablonmässigt - genom Marias försorg - boka av alla träningstider under skolloven med budskapet att de som vill ha halltider får manuellt boka på dem själv. 3-2018 Ekonomiskt stöd till de barn och ungdomar som saknas betalningsförmåga för medlems- och deltagaravgifter (beslut från 2016). Förslag att resp sektions ordf tillsammans med föreningsordf beslutar vilka som medges föreningsstöd för lagavgift samt deltagaravgift. Info på hemsida. ML Följs upp januari 2019 2:18 4-2018 Skogstorpet. Fastställa Antons och Mattias förslag på ansvarsfördelning mellan sektion och förening vad gäller Skogstorpets byggnader, planer och utrymmen AW 2:18
Sävar IK, styrelsen Sida 14 av 17 vid arenaområdet(skogsvallen). I samma dokument beskrivs också vilket ansvar som kommunen har. 5-2018 n beslutar att utse Patrik Nyström som föreningens sponsringsansvarig, samt därutöver utse Peter Sundkvist och Maria Bergkvist till sponsorgrupp. 6-2018 n beslutar att följande person/personer får företräda föreningen och teckna firma var för sig Staffan Norin 650301-6278 Marcus Larsson Inge NIlsson att följande personer ska vara företags- användare för föreningen i Swedbanks internetbank. Staffan Norin 650301-6278 Marcus Larsson Anton Vennberg 810102-8515 Helena Blom 800207-8601 Lars Westman 700513-8578 Susanne Aschan 730630-8524 Niclas Bromark 691230-1451 Åsa Säfsten Björn Glad 670830-1012 Malin Bjuhr 770312-0282 Per Höglund 691113-8516 Patrik Nyström ML 3:18 4-18 7:2018 n utser Marcus Larsson till kassör och ekonomiansvarig. Petra Bohm Broman till sekreterare och v ordförande - 8:2018 n beslutar om delegation till följande sektionsstyrelser enligt 31 i stadgarna, Fotboll, Gymnastik, Handboll, Innebandy och Korpen motion delegeras beslutsrätt delegeras beslutsrätt inom den verksamhetsplan och budget för den aktuella sektionen som årsmötet fastställt samt beslut av mindre betydelse som endast rör den egna sektionen. Beslut av större betydelse eller som rör fler sektioner ska hanteras av föreningsstyrelsen 9:2018 Sektionernas styrelser för 2018 beslutas Gymnastik : Lars Westman(ordförande) Susanne Aschan (kassör), Petra Broman, Gunilla Habling, Katarina Westman, Eveline Edblom, John Skottheim Honn, Johanna Taftö, Lena Lundman Myrlund, Maja Andersson (avgående), Innebandy : Björn Glad(ordförande), Malin Bjuhr(kassör), Ulf Arvidsson, Thomas Lundberg, Daniel 4-18 4-18 5-18
Sävar IK, styrelsen Sida 15 av 17 Brannelid, Sara Sjöberg, Erik Marklund, Helena Filipsson, Anna-Karin Rågfeldt Fotbollen: Anton Vennberg (ordförande), Helena Blom (Kassör), Richard Lundmark, Per-Anders Enquist, Jimmy Sjölander, Linda Vängbo, Handboll : Niclas Bromark (ordförande), Johanna Eriksson, Åsa Säfsten (kassör) Johan Olsson, Anna Sundqvist Korpen : Per Höglund (ordförande) och Patrik Nyström (kassör) 10:2018 Övriga kontaktpersoner i styrelsen beslutas ns kontaktperson i fastighetsgruppen är Anton Kommunikation och redaktionsråd är Niclas Vice ordförande i styrelsen är fortsatt Petra Kontakt för Sävar föreningsråd är Anton 11:2018 Beslutas att ordna en kioskverksamhet med namnet Valborgs Café Anno 1934 som drivs av Innebandy, Handboll och Gymnastiken. Anna-Karin och Lars är kontaktpersoner. AKR LW 5-18 5-18 12-2018 Redaktionsrådet. Utvecklingsplan och Rutin. NB 7:18 13-2018 Avtal rutin med förteckning och ansvarsfördelning. Okt 18 7:18 14-2018 Riktlinjer för tidsfördelningen NB 7:18 15-2018 Riktlinjer för det interna arbetet med sponsring Okt 18 7:18 16-2018 Uthyrning av klubbstugan. Riktlinjer. NB 7:18 7:18
Sävar IK, styrelsen Sida 16 av 17 Bilaga 3 Vision vår ambition Hela Sävars IK. Vi får Sävar att växa och skapar Europas mest aktiva samhälle! Verksamhetsidé - vi vill Idrott till glädje för alla. Vi vill: - erbjuda ett livslångt idrottande, - skapa en hållbar förening och - bidra till ett attraktivt Sävar, Värdegrund vår vägvisare Alltid ett föredöme! - Omtanke och Glädje - Medskapande och Öppenhet, - Hållbart och Jämställt Bilaga 4 Årsplanering för Sävar IKs styrelse (Beslut aug 2017) Tidpunkt Innehåll Anmärkning Mars (direkt Konstituering av styrelsen efter årsmöte) Mötesplan för året Mars- april 10 april 2016 Maj- Juni Aug sep Okt Nov dec Jan- feb Uppföljning och utvärdering av årsmötet och ärenden Stämma av årsplan och styrelsens uppdrag och arbetssätt Delegationer till sektionsstyrelser Uppdrag inom styrelsen och andra föreningsgemensamma grupper Uppföljning av ekonomiska läget budget (vinteridrott). Översyn av ekonomi- och administrativa rutiner, avtal Kommunikation (Sävar-Nytt, hemsida etc.) Översyn av föreningens profil och klubbshop, policies Riktlinjer för tidsfördelning mellan sektioner Fastighetsförvaltning åtgärdsplan Uppföljning ekonomi, likviditet Strategisk planering inför kommande år (inkl vision och värdegrund), Uppföljning ekonomi sommaridrotterna/ SävarCamp. Strategiarbete med Fokusområden uppföljning och styrning Riktlinjer för verksamhetsplan och budget i föreningen och sektionerna. Gemensamma kostnader (styrelsen) Plan för årsmötesprocessen. Årsmöte Valberedningen, riktlinjer. Organisation o funktioner i föreningen (grupper etc.) Ledare och funktionärer i sektionerna Uppföljning av tidigare beslut Medlemskap, innebörd och principer för avgifter Bokslut för revision, Kallelse till årsmötet (och bered ärende). Utbildningsplan Omvärldsspaning Utvärdering av styrelsearbetet Verksamhetsberättelse och plan, budget och årsredovisning
Sävar IK, styrelsen Sida 17 av 17 Bilaga 4 ns uppgift och arbetssätt ns uppgifter regleras i grunden i stadgarna 26-28 ns uppgift är att ns ledamöter företräder gemensamt hela föreningen (alla sektioner) och i förlängningen medlemmarna. Behandla, besluta och följa upp frågor som gäller ledning och styrning av föreningen. Verka för en helhet baserat på Sävar IKs vision, värdegrund och mål för verksamheten samt i enlighet med föreningens stadgar och årsmötesbeslut Forma och stödja ett långsiktigt #hållbart arbete med avseende på verksamhet, ekonomi, ledare och medlemmar Följa upp, utvärdera och dra slutsatser av verksamhetens kvalitet och resultat. Följa utvecklingen i omvärlden, en mötesplats för information och erfarenhetsutbyte Arbetssätt ns möten planeras för hela året Årsagenda och prioriterade frågor. I bilagan årsplanering finns årets möten med förslag till ärenden för kommande möten. I denna kan alla ange förslag till ärenden. Förslag till ärenden för agenda. Utifrån årsagenda svarar sekreteraren och ordföranden för att tas fram förslag till agenda. Ett förslag ska normalt skickas senast fem arbetsdagar innan mötet. Senast tre dagar före mötet fastställs agenda med mål och syfte, tidsram, föredragande samt ev. underlag för respektive punkt. Protokoll skrivs av sekreteraren som sedan justeras av ordföranden. Dokumentet sparas i word på onedrive, resp i pdf format på hemsidan Målet är att protokollet, justerat av ordföranden, finns tillgängliga senast en vecka efter mötet. Protokollet fastställs i efterföljande styrelsemöte. Sekreteraren svarar för att underskrivet protokoll förvaras på kansliet. För bokningar av lokal ansvarar sekreteraren.