Entré FORA 2015 Rapporteringen sker via Fora s hemsida. Löner till arbetare bifogas via fil direkt i deras lönerapportering. På Fora s hemsida www.fora.se finns förklaringar på vad och vilka som ska rapporteras. Rapportering till Fora kan påbörjas tidigast 7 januari och ska vara dem tillhanda senast 31 januari 2016. Innehållsförteckning ACKUMULATOR FÖR FORA...- 2 - PERSONALKATEGORI PÅ BEFATTNINGSKODEN...- 4 - Personregistret... - 5 - LÖNEGRUPP...- 6 - SKAPA, KONTROLLERA OCH ÄNDRA UNDERLAGET...- 7 - UTSKRIFTER FORA...- 9 - Avstämningsrapport mot fakturan från Fora... - 10 - SKAPA FIL TILL FORA...- 11 - BILAGA 1. GRUNDINSTÄLLNINGAR...- 12-2015-12-22 www.hantverksdata.se - 1 -
Ackumulator för Fora Värden för intjänad bruttolön till FORA hämtas från ackumulator FORA_1. Lön Register och löneinställningar Ackumulatorer Söka ackumulatorer Välj grupp FORA Markera ackumulator FORA_1 i ruta 2 Kontrollera att rätt lönearter och lönehantering ligger i ruta 3. Definitioner till. Vid osäkerhet på vilka lönearter som ska finnas där kan man stämma av mot dokumentet Ackumulatorer till Fora alt. 1 eller 2 som ligger på hemsidan ihop med övrig årsskiftesdokumentation. o Lönehantering = Bruttolön och Bruttoavdrag måste finnas i definitionen Alla skattepliktiga ersättningar måste finnas med -1 i kolumnen Multiplikator eller -100 i kolumnen Procent Det spelar ingen roll om du har -1 i kolumnen Multiplikator eller -100 i kolumnen Procent 2015-12-22 www.hantverksdata.se - 2 -
Definitionen kan också se ut som nedan med enbart lönearter för skattepliktig ersättning och Skatteberäkning=Förmån med multiplikator -1 samt Lönehantering = Bruttolön och Bruttoavdrag Observera att man inte kan jämföra beloppen i ackumulatorn för fora, Fora_1, med ackumulatorn för bruttolön till kontrolluppgiften, KU_11, på grund av att man till Fora inte ska ta med skattepliktiga ersättningar som t ex traktamente och milersättning. 2015-12-22 www.hantverksdata.se - 3 -
Personalkategori på befattningskoden Se till att befattningskoderna har korrekt kategori för att det ska bli rätt i rapporteringen. Lön Register och löneinställningar Löneinställningar Skapa/ändra avtal och befattningskoder Lägg till kolumnen Kategori (som eventuellt kan vara tom) Om någon befattningskod saknar kategori, gå in via knappen Ändra och lägg till rätt kategori Om det är helt tomt i kolumnen Kategori kan man bearbeta flera samtidigt via knappen Bearbeta Markera då alla befattningskoder för t ex tjänstemän Klicka Bearbeta och välj Personalkategori och sen Ok Välj Tjänstemän och Ok I kolumnen Kategori ska det nu stå texten Tjänstemän Upprepa samma moment för arbetare, chef och företagare. Var noga med att alla befattningskoderna får en kategori. 2015-12-22 www.hantverksdata.se - 4 -
Personregistret Om en anställd har gått från arbetare till tjänsteman under året vill Fora veta det i rapporteringen. Den anställde måste då i anställningsinfo i personregistret ha en anställningsperiod med datum från när han blev tjänsteman och en befattningskod som tillhör tjänstemän. Lön Register och löneinställningar Personer Söka i personregister Ändra och Anställningsinfo I nedan exempel ser ni Per som var arbetare, 741105, till och med 2015-07-31 och blev tjänsteman, 311301, från och med 2015-08-01. Lägg till anställningsperioder nu i efterhand om det saknas Klicka Ny och sätt startdatum för när den anställde blev tjänsteman och ny befattningskod och avtalsområde Det är avtalsområdet som styr vilken bokstav fältet för kollektivavtal får i rapporteringen. Kontrollera att alla anställdas anställningsperioder har ett avtalsområde Följande avtalsområden ger bokstaven: 25075 I 47075 M 29083 K 25089 E 21005 C Om man inte tillhör något av dessa avtalsområde lämnas fältet för kollektivavtal blankt. 2015-12-22 www.hantverksdata.se - 5 -
Lönegrupp Lön Register och Löneinställningar Löneinställningar Skapa/ändra lönegrupper Om en person saknas till Fora-rapporteringen kan det bero på att han/hon saknar eller har fel befattningskod eller ligger i fel lönegrupp Kontrollera att alla anställda tillhör rätt lönegrupp genom att stå på en lönegrupp i taget och se tillhörande anställda i den nedre rutan Kontrollera att rätt kategori finns på varje lönegrupp i kolumnen Kategori Klicka Ändra för att korrigera Personalkategorin hämtas till Fora-rapporteringen enligt följande ordning: 1. Från befattningskoden 2. Från lönegruppen 3. Och om båda är tomma blir det kategori Arbetare Personer med olika befattningskoder men som tillhör samma lönegrupp får alltså kategorin från befattningskoden 2015-12-22 www.hantverksdata.se - 6 -
Skapa, kontrollera och ändra underlaget När alla inställningar stämmer är det dags att skapa underlaget till Fora. Lön Årshantering Checklista Årsskifte Klicka på rutin 4, Fora Har man redan varit inne i rutinen i år så måste man klicka Hämta för att få in uppgifter för hela året. Man svarar Ja så länge man vill hämta in nya uppgifter. Har man gjort manuella ändringar skrivs dessa över. Uppgifter på samtliga anställda hämtas in. Anställda med befattningskod utan personalkategori hamnar automatiskt under Arbetare Kollektivavtalstillhörighet visas med en bokstav och kan manuellt ändras Redigera en uppgift på en anställd görs via Ändra För arbetare som har blivit tjänsteman under året ska datum redovisas. Kontrollera att det är rätt datum som visas. Fältet för kollektivavtalets bokstav 2015-12-22 www.hantverksdata.se - 7 -
Avtal/inget avtal med anställd som är 65 år eller äldre För en person som är 65 år eller äldre ska man redovisa lönesumma endast om det finns ett fortsatt avtal mellan den anställde och arbetsgivaren om intjänande av avtalspension. Finns sådant avtal ska inga justeringar göras. Obs! Om inget sådant avtal finns ska man redovisa summan fram till den månad den anställde fyller 65 år. Detta betyder att om personen fortsätter jobba efter 65 år ska denna summa tas bort från underlaget innan Fora-filen skapas. Justera beloppet manuellt via Ändra. För personer som fyller 65 år 2015: Minska beloppet i båda fälten Bruttolön med den summa lön du har betalat ut från och med månaden personen fyllde 65 år. Personer som är 66 år eller äldre tas bort Anställd som är född 1931 eller tidigare tas bort från underlaget 2015-12-22 www.hantverksdata.se - 8 -
Utskrifter Fora Fora vill att man rapporterar alla anställda oavsett ålder (undantag se föregående sida). Fora räknar sen själva fram de begränsningar och åldersgrupperingar som behövs. Klicka Utskrift och du får en Kontrollista Löneuppgifter och en sida med de slutliga uppgifterna. Den kan sorteras på Personnummer eller Namn. Denna utskrift är underlaget du behöver för rapporteringen på Internet. Sida 1 Sida 2 2015-12-22 www.hantverksdata.se - 9 -
Avstämningsrapport mot fakturan från Fora Det finns ytterligare en uppdelad rapport där arbetarna är fördelade per åldersgrupp mm. Klicka på knappen Avstämning. Rapporten kan skrivas ut med totalsummor per åldersgrupp eller per person. Denna rapport kan med fördel användas för avstämning mot Foras faktura över slutligt rapporterade lönesummor. För personer som fyller 25 år under 2015 gör Fora en kvotering av lönen från den månad personen fyller 25. I filen skickas det totala beloppet med då det är vad Fora kräver. 2015-12-22 www.hantverksdata.se - 10 -
Skapa fil till Fora Fora kräver redovisning av företagets uppgifter via deras hemsida med en bifogad fil. Entré skapar en mapp på ditt skrivbord som heter Lönefiler med undermapp Fora, årtal och företagsnumret i Entré. Däri sparas filen. Klicka på Skapa fil Sökvägen för filen till ditt skrivbord anges automatiskt. Ändra filnamnet om du vill lägga filen någon annan stans Fora tar enbart emot rapportering via sin hemsida 2015-12-22 www.hantverksdata.se - 11 -
Bilaga 1. Grundinställningar Ackumulator FORA_1 och företagets avtalsnummer hos Fora måste vara ifyllt 2015-12-22 www.hantverksdata.se - 12 -