SID 1 (11) Uppföljning av Ametisten vård- och omsorgsboende 2017 Bakgrund Verksamheten på Ametistens vård- och omsorgsboende drivs av Vardaga. Ametisten har 80 lägenheter uppdelade på fem våningar med två grupper per våning. Verksamheten har inriktningarna omvårdnadsboende och boende för personer med demenssjukdom. Omvårdnadsboendet har två våningar med 16 boende vardera, totalt 32 boende. Boendet för personer med demenssjukdom har tre våningar med 16 boende vardera, totalt 48 boende. Staben för kvalitetsutveckling genomför årliga uppföljningar av verksamheten. År 2017 gjordes en avtalsuppföljning som omfattade granskning och genomgång av 11 kriterier; ledning och organisation, personal, samverkan, kvalitetsutveckling, ledningssystem, social dokumentation, självbestämmande, integritet, bemötande, aktiviteter och fritidsintressen samt säkerhet. Verksamheten har fått svara på en enkät som innehöll frågor kring de ovanbeskrivna kriterierna. Uppföljningen ska återge en så heltäckande bild som möjligt av verksamhetens följsamhet mot avtal därför har enkätsvaren kompletterats med följande: Uppföljning av utvecklingsplan för 2017 Observation av måltidssituationen Granskning av verksamheternas arbete med fokusområdena Samtal med boende och personal Granskning av socialdokumentation Granskning av verksamhetens arbete med att säkerställa insatserna nattetid Brukarundersökningens resultat 2017 Uppföljningsbesöket var föranmält och genomfördes den 24 januari 2018. Rutiner för introduktion av nyanställda, extern samverkan, mottagande av ny boende, för hot och våld samt utbildningsplan för 2017 har begärts in och granskats. Personaltäthet har räknats utifrån de uppgifter som verksamheten har lämnat in. Verksamhetschefen har tagit del av rapporten och fått möjlighet att rätta till eventuella faktafel. SOLNA STAD info@solna.se Organisationsnummer 171 86 Solna Telefon 08-734 20 00 212000-0183 Besöksadress Stadshusgången 2 Fax 08-83 64 63 www.solna.se annika.wiechel@solna.se
SID 2 (11) Uppföljningsresultat Redovisningen nedan baserar sig på enkätsvar, redovisade åtgärder enligt utvecklingsplan, verksamhetens inrapportering av fokusområden, dialog med verksamhetschef, personal och boende, måltidsobservation samt granskning av den sociala journalen. Ledning och organisation Verksamheten har en tydlig ledningsstruktur med tydlig ansvarsfördelning. Ledning består av verksamhetschef, enhetschef samt gruppchefer. Verksamheten funderar på att inkludera hälso- och sjukvårdspersonalen i ledningsgruppen. Enhetschef och gruppchefer ansvarar för arbetsledning i det dagliga arbetet. Gruppchefer och sjuksköterskor har arbetsledaransvar under kvällar, nätter och helger. Under 2017 har ett chefsbyte skett på Ametisten. I övrigt har ledningen varit oförändrad. Sjuksköterskorna arbetar dygnet runt och arbetsterapeut och fysioterapeut alla vardagar på verksamheten. Verksamheten har tydliga mötesstrukturer. All personal har ett eget mailkonto och får fortlöpande nödvändiga informationer via mail. Personal och utbildning Bemanning Ametisten uppfyller krav på minimibemanning på 0,85. Ca 85-90 % av personal har en tillsvidareanställning. 87 % av omsorgspersonal har undersköterskekompetens. Verksamheten är Silviacertifierade sedan 2011 och under 2017 har Ametisten omcertifierats. Det finns en tydlig checklista för introduktion av nyanställda. Gruppchefen utser en handledare som ansvarar för introduktionen. Två till tre dagars introduktion kan erbjudas. Alla sommarvikarier får ytterligare en introduktionsdag där verksamhetens går igenom bl.a. värdegrund, basala hygienrutiner, livsmedelshygiensrutiner, palliativ vård och förflyttningsteknik. I dags läget följs den nyanställdes introduktion delvis upp. Verksamhetschefen avser att se över checklistan då den innehåller många punkter som man inte hinner gå igenom på två dagar. Checklista för intermittentanställda och tillsvidareanställda kommer också att särskiljas. Det finns olika ombud i verksamheten som har särskilt uppdrag att stödja sina kollegor inom det specifika området, exempelvis kostombud, palliativ ombud, profilledare samt dokumentationsstödjare. 100 % av medarbetarna har en kompetensutvecklingsplan. Vid medarbetarsamtal upprättas en individuell kompetensutvecklingsplan för medarbetare. Utifrån dessa fastställs en utbildningsplan. De flesta utbildningarna är webbaserade. De
SID 3 (11) personal som kvalitetsutvecklaren samtalade med känner sig nöjda med de erbjudna utbildningarna men önskar mer klassrumsföreläsningar inom bemötande samt handledarutbildning. Verksamheten har följt sin utbildningsplan under 2017. Verksamhetens mötesstruktur har utformats för att främja personalens delaktighet kvalitetsoch verksamhetsfrågor. Medarbetarna uppmanas att ge förslag på goda exempel som sammanställs och behandlas på APT, kvalitetsråd och våningsmöten. Personalen upplever att de finns goda kontaktvägar mellan dem och ledningen. Det är inte obligatoriskt att delta i arbetsplatsträffarna men alla som vill, får delta. Samverkan Verksamheten har rutin för samverkan och identifierat flera interna och externa samarbetspartners. Överrapportering mellan yrkeskategorierna fungerar väl. Information mellan hälso- och sjukvårdspersonal och omvårdnadspersonal sker via verksamhetssystemet Safe doc, muntliga rapporter samt teammöten. Personalen känner att det finns förutsättningar att ta del av skriftlig rapport vid varje arbetspass. Verksamheten har i stor utsträckning kunnat delta på möten och utbildningar som beställaren har bjudit in till. : Rutin för samverkan finns men behöver kompletteras för att tydliggöra när och hur samverkan med överförmyndarenheten och dödsboutredarna ska ske. Ledningssystem Kvalitets- och utvecklingsarbete Verksamheten genomför egenkontroller i en rad olika områden, däribland social dokumentation och basala hygienrutiner, livsmedelshygien, brand och läkemedel. Dataloggar kontrolleras varje månad för att uppmärksamma obehöriga inloggningar. Varje våning har egna förbättringsområden som personalen arbetar aktivt med. Personalen upplever att de har större möjlighet att påverka när det gäller mindre förändringsarbete. Rutiner All personal har ett eget mailkonto dit information och minnesanteckningar skickas för påläsning. Verksamhetschef kommer under 2018 att begära läskvitto för att försäkra sig om att medarbetaren har tagit del av informationen. Personal vet var rutinerna finns och får information om de nya rutinerna på APT, våningsmöten. Rutiner och mötesprotokoll finns i CS mappen, en gemensam dokumentationsmapp i datorn, som all personal har tillgång till. Ledningsgruppen ansvarar för att uppdatera rutinerna.
SID 4 (11) Riskanalys och egenkontroller Verksamheten har en aktivitetsplan för egenkontroller. Egenkontroll i basala hygienrutiner, loggkontroll av behörigheter och stickprov av innehållet i genomförandeplan och socialdokumentation utgörs enligt plan. Under 2017 har inga risker identifierats i verksamheten. Med anledning av byte av larmsystem som innebär ändrade arbetssätt och nya rutiner för personal har verksamheten påbörjat arbetet med att upprätta ett riskanalysdokument. Verksamheten behöver utveckla arbetet med att analysera risker och upprätta åtgärdsplaner i syfte att föregå oönskade situationer som kan uppkomma i verksamheten. Utredning av avvikelser Det finns en tydlig rutin för avvikelserapportering. Enligt personal är ledningen noga med att informera om avvikelserna och vidtagna åtgärder på de olika mötesformer. Avvikelserapportering sker i systemet Q-max-it vilket enligt personal underlättar rapporteringen. De upplever också att de får återkoppling på avvikelserna och kan på ett enklare sätt ta del av samtliga avvikelser som sker i verksamheten. De flesta avvikelserna handlar om fall och läkemedel. Avvikelserna tas upp på teammöten och kvalitetsrådet. Protokoll från möten skickas till samtliga. Personalen får skriftlig information om lex Sarah bestämmelserna i samband med introduktion och på APT. Fram till uppföljningstillfället har verksamheten inte rapporterat någon händelse enligt lex Sarah till beställaren. Verksamheten behöver säkerställa att personalen är väl förtrogna med hur, när och varför avvikelser ska rapporteras. Synpunkter och klagomål Det finns en tydlig rutin för synpunkts- och klagomålshantering. Blankett avsedd för klagomål och synpunkter finns på enheterna. Den nyinflyttade får information om rutinen i samband med inflytt och vid vårdplaneringen. De boende har möjlighet att framföra sina synpunkter muntligt till personalen, muntligt och skriftligt till verksamhetschefen samt vid Boråd. Enligt personal hanteras de muntligt framförda klagomålen olika, ibland framförs de till gruppledaren och ibland hanteras dem direkt av personalen. De boende som deltog i samtal önskade ett forum för att framföra sina synpunkter.
SID 5 (11) Enligt brukarundersökning vet 48 % vart de ska vända sig med synpunkter och klagomål. (Jämfört med 58 % 2016) De personal som kvalitetsutvecklaren samtalade med uppger att de får information om inkomna klagomål och avvikelser som berör deras avdelning. Vid allvarligare avvikelser och klagomål informeras all personal på exempelvis APT. : Verksamheten behöver upprätta en rutin för hur muntligt framförda klagomål ska hanteras. Social dokumentation Rutiner Verksamheten använder Safe doc för dokumentation och utgår från IBIC, Individens Behov I Centrum utifrån ICF. Enligt rutin ska all personalen dokumentera och ta del av senaste anteckningarna i början av sitt arbetspass. I verksamheten arbetar en dokumentationsstödjare som handleder personalen i hur man upprättar en korrekt genomförandeplan. Enligt verksamheten framgår det av loggkontrollerna om en medarbetare inte har varit aktiv i att ta del av anteckningarna. I dessa fall påtalas detta för medarbetaren. En aktuell genomförandeplan skrivs ut och finns i boendes pärm. Genomförandeplaner uppdateras två gånger per år och oftare om behov. Enligt personal är den boende inte delaktig när uppdatering sker. Genomförandeplaner, bemötandeplaner och löpande anteckningar Fem genomförandeplaner samt tillhörande anteckningar granskades. Samtliga genomförandeplanerna var uppdaterade. Uppdatering görs alltid tillsammans med den enskilde. Det framgår också tydligt vad den enskilde önskar göra på sin egentid. Av genomförandeplanen framgår det tydligt om den enskilde använder larm. Information om skyddsåtgärder finns dokumenterade. Samtliga boende med demensdiagnos är registrerade i BPSD registret. Bemötandeplan upprättas vid behov och följs enligt verksamheten av all personal. Information om den enskildes kommunikativa förmåga och den enskildes delaktighet i upprättande av genomförandeplanen framgår av de granskade genomförandeplanerna. Genomförandeplanerna följde en tydlig struktur vilket underlättar för läsaren att söka information om ett specifikt livsområde. Löpnade anteckningarna innehöll information som i vissa fall inte var väsentlig, t.ex. om vilka som har besökt den enskilde och vilka aktiviteter den enskilde har deltagit i. Dokumentation av insatser som avviker från genomförandeplan görs men oklart om det görs tillräckligt regelbundet och systematiskt. Dokumentation om händelse av vikt saknade i vissa fall åtgärd och uppföljning. Det förekommer en del dokumentation av hälso- och sjukvårds karaktär i social journal.
SID 6 (11) Verksamheten har sökt stimulansmedel för att under 2018 fortsätta förbättra den sociala dokumentationen. Innehållet i den sociala journalen behöver utvecklas så att dessa utgör ett kvalitativt underlag inför uppföljning och utvärdering av måluppfyllelsen. Den enskildes delaktig vid upprättande och uppdatering av genomförandeplan ska säkerställas. Kvalitetssäkra insatserna nattetid Som ett led i att kvalitetssäkra nattinsatser har Ametisten under 2017 drivit projektet En God Natt. Den enskildes önskemål och hjälpbehov nattetid dokumenteras i genomförandeplanen. I samtliga genomförandeplaner som granskades stod att fyra tillsynsbesök ska erbjudas. Det framgick inte om detta var en kollektiv rutin eller den enskildes önskemål. Det framgick inte heller vad syftet med tillsynsbesöken var. I de fall den boende hade svårt att sova var detta dokumenterat i den enskildes sociala journal. Fyra tillsynsbesök erbjöds även den enskilde hade förmåga att påkalla hjälp med hjälp av larm. Kvalitetsutvecklaren granskade registrering av nattinsatserna via Phoniro Care. Vid samtliga granskade var fyra tillsynsbesök per natt utförda. Verksamheten behöver säkerställa en personcentrerad omvårdnad nattetid och syftet med tillsynsbesöket ska tydliggöras. Självbestämmande och integritet, anhörigstöd Varje boende har en utsedd kontaktman och vicekontaktman. Den boende får information om att det finns möjlighet att byta kontaktman. Vice kontaktman tar vid det övergripande ansvaret när kontaktmannen inte tjänstgör. Tillgänglighet, delaktighet och kommunikation Verksamheten har en skriftlig, lokal rutin för mottagande av ny boende. Den boendes önskemål om kontakt med anhöriga dokumenteras i genomförandeplanen. Information om tillfälliga förändringar sker muntligt och även skriftligt till de boende samt anhöriga. Verksamhetschefen skickar ut information om verksamhetsförändringar en gång i månaden. De boende som deltog vid samtal var nöjda med den information som personalen lämnar och det som står på whiteboardtavlan på enheterna men saknar forum för att få fram sina synpunkter. De boende erbjuds inte möjlighet att delta vid kostrådet som sker 10 gånger per år på verksamheten. Den senaste brukarundersökningen visar att 42 % av de svarande upplever att de får information om tillfälliga förändringar. Motsvarande resultat för 2016 var 68 %.
SID 7 (11) 78 % av de boende upplever att personalen har tillräckligt med tid för att utföra arbete och 71 % anger att de kan påverka vid vilka tider man kan få hjälp. 48 % vet vart de ska vända sig med synpunkter och klagomål jämfört med 58 % år 2016. Verksamheten ska skapa forum för att möjliggöra för de boende att framföra sina synpunkter. Anhörigstöd Verksamheten anordnar två anhörigträffar per år. Anhöriga får information om Solna stads anhörigstödsteam i samband med välkomstsamtal samt vid anhörigmöte. Information finns även uppsatt vid entrén. Anhörigas behov och önskemål av stöd fångas upp vid ankomstsamtal. Efterlevnadssamtal erbjuds. Verksamheten har skriftlig rutin för hur individuellt stöd till anhöriga ska utformas. Bemötande, värdegrund Under 2017 har verksamheten fokuserat på att säkerställa ett gott bemötande och mottagande vid inflyttning. 92 % av de boende anger att de är mycket nöjda med personalens bemötande. Verksamheten följer konceptet Den goda dagen och Den goda natten. Konceptet bygger på den nationella värdegrunden för äldreomsorgen, och är ett verktyg för det dagliga arbetet. Värdegrundsledarna har en stående punkt på APT då förhållningssätt utifrån boende i centrum diskuteras. Mat och måltider Under 2017 har förbättring av måltidssituationen varit ett fokusområde. Regelbundna måltidsobservation sker och resultatet återkopplas till personalen. Personalen på respektive våning har varit delaktiga i att ta fram förbättringsförslag. Vardaga tillämpar konceptet mat som hemma vilket innebär att personalen tillagar frysta och kylda varor, kryddar maten och tillreder såser från grunden. Det serveras alltid färska och kokta grönsaker till maten och efterrätt efter lunch. Det finns ett kostombud på varje plan som samlar synpunkter och önskemål från de boende. Synpunkterna tas sedan upp på kostrådet som sker 10 gånger per år. På kostrådet deltar kostombuden, sjuksköterska och nutritionsansvarig. De boende deltar inte. Protokoll från dessa möten skickas till alla medarbetare. Menyer sätts upp centralt men det finns möjlighet att påverka efter den enskildas önskemål.
SID 8 (11) Det framkom i samtal med boende att de är nöjda med maten och tycker man inte om dagens rätt har man möjlighet att få något annat. I avtalsuppföljnigen ingår att observera måltidssituationen på en våning. Personalen har provat karottservering tidigare men har övergått till att servera maten. Personalen presenterar och visar maten. De boende som behövde hjälp med maten fick hjälp av en personal. Omsorgsmåltid tillämpades. Det fanns flera sorter dryck att välja mellan. Efterrätt och kaffe serverades efter avslutad lunch. Personal satt med vid måltiden och hade ett naturligt umgänge med de boende. Förkläde användes vid tillagning av maten. Dukningen var trevlig och väl genomtänkt. Enligt personal finns alltid snittblommor på bordet. Sammanfattningsvis upplevdes måltidssituationen som en trevlig och avslappnad stund och det rådde ett gott samspel mellan personal och de boende. Egenkontroll av livsmedelshygienrutiner sker enligt rutin. Enligt brukarundersökningen tycker 70% att maten smakar bra jämfört med 83 % årets innan samt att 72 % upplever att måltiderna är en trevlig stund vilket är oförändrad sedan förra mätningen. Aktiviteter och utevistelser Verksamheten har profilen film, teater och litteratur. Profilansvarig samarbetar med bl.a. filmstaden, medborgarskolan och biblioteket. Just nu pågår ett projekt med fokus på ensamhet i from av dokumentär film baserad på en boendes berättelse och upplevelse. Profilansvarig samt kontaktman ansvarar för att fånga upp den enskildes önskemål och intressen om aktiviteter. Önskemålen dokumenteras i genomförandeplanen. I samtal med boende framkommer att de är nöjda med aktivitetsutbuden men önskar mer utevistelse. Enligt brukarundersökning 2017 har de boendes nöjdhet med aktiviteterna minskat från 81 % år 2016 till 76 %. Möjlighet till utevistelse har sjunkit från 61 % år 2016 till 46 %. Antal boende som inte besväras av ensamhet har minskat från 48 % år 2016 till 36 %. Verksamheten ska vidta åtgärder för att förbättra möjlighet till utevistelse. Verksamheten behöver vidta åtgärder för att identifiera och i möjligaste mån undanröja faktorer som kan leda till besvärande ensamhet.
SID 9 (11) Säkerhet Tystnadsplikt och sekretess Verksamheten har rutin för tystnadsplikt och sekretess. All personal skriver under denna när de har läst information om tystnadsplikt och sekretess. Personalen känner till vad inre och yttre sekretess innebär. Verksamheten utför kontinuerliga loggkontroller. All personal får behörighet under sin anställningstid på Ametisten, behörighet kan begränsas till resp. våningsplan. Nyckelhantering Verksamheten ska upprätta lokal rutin för hantering av nycklar till de boendes lägenheter. Privata medel Det finns rutin för hantering av privata medel och varje uttag och insättning hanteras enligt rutin. Information om vad privata medel får användas till behöver förtydligas i genomförandeplanerna. Trygghetslarm Samtliga lägenheter är försedda med trygghetslarm. Ungefär hälften av de boende har någon form av trygghetslarm. Information om trygghetslarm och skyddsåtgärder dokumenteras i genomförandeplanen. Det görs alltid en individuell bedömning av vilken typ av trygghetslarm som skulle på bästa sätt främja den enskildes trygghet. Larmets funktionalitet kontrolleras dagligen enligt upprättad rutin. Verksamheten ska upprätta rutin för hur våld i nära relation kan identifieras och förebyggas.
SID 10 (11) Uppföljning av 2017 års resultat av brukarundersökning i jämförelse med individuppföljningar Sammanställning av genomförda individuppföljningar Biståndshandläggarna genomför en individuell uppföljning inom tre månader, två år efter inflyttning eller när behov uppstår. I samband med individuppföljningar djupintervjuar biståndshandläggarna de boende i syfte att säkerställa att de får den beviljade hjälpen på ett tillfredställande och kvalitativt sätt. Resultatet kan användas som ett komplemet till brukarundersökningen då vissa nyckelfrågor såsom bemötande, trygghet och nöjdhet är frågor som ställs årligen via Socialstyrelsens enkätundersökning vad tycker äldre om äldreomsorgen. I tabellen nedan presenteras en jämförelse i några utvalda områden. Fram till den 31 december 2017 har 19 individuppföljningar genomförts på Ametsiten. Område Genomsnitt positiva svar för Solna enligt ÖJ 2017 Andel positiva svar för Ametisten enligt ÖJ 2017 Bemötande 91 92 94 Trygghet 85 85 94 Förtroende för 82 85 86 personal Besväras sällan 41 36 77 av ensamhet 61 46 47 Möjlighet till utevistelse Individuell uppföljning på Ametisten 2017 Tillräckligt med tid 75 78 92 Måltidssituation 68 72 - Möjlighet att 64 71 - påverka vilka tider man får hjälp Sammantaget nöjdhet 83 89 77
SID 11 (11) Sammanfattande bedömning Ametisten är en väl fungerande verksamhet där 89 % av de boende är mycket/ganska nöjda med boendet. Ametisten har arbetat systematiskt med sin utvecklingsplan och förbättringar har skett inom de flesta områden. Medarbetarna känner sig delaktiga i verksamhetens utveckling. Social dokumentationen har utvecklats under året; genomförandeplanerna följer en tydlig struktur enligt IBIC och underlättar överföring och återanvändning av information. Verksamheten har påbörjat ett utvecklingsarbete med att sätt ljus på natten för att erbjuda individanpassad insatser nattetid. Utifrån denna uppföljningsrapport ska verksamheten: Vidta åtgärder för att förbättra möjlighet till utevistelse. Skapa forum för att möjliggöra för de boende att framföra sina synpunkter. Utveckla arbetet med att säkerställa en personcentrerad omvårdnad nattetid Vidta åtgärder för att identifiera och i möjligaste mån undanröja faktorer som kan leda till besvärande ensamhet. Upprätta en rutin för hur muntligt framförda klagomål ska hanteras. Utveckla innehållet i den sociala journalen Säkerställa att personalen är väl förtrogna med hur, när och varför avvikelser ska rapporteras. Komplettera rutin för externsamverkan så att det framgår tydligt hur och när samverkan med överförmyndarenheten och dödsboutredarna ska ske. Utveckla arbetet med att analysera risker och upprätta åtgärdsplaner i syfte att föregå oönskade situationer som kan uppkomma i verksamheten. Upprätta rutin för hantering av nycklar till de boendes lägenheter. Förtydliga dokumentationen om vad privata medel får användas till Upprätta rutin för hur våld i nära relation kan identifieras och förebyggas. Verksamheten ska revidera sin utvecklingsplan utifrån denna uppföljning och utifrån årets resultat i Öppna jämförelser. Utvecklingsplanen ska vara omvårdnadsförvaltningen tillhanda senast den 23 mars 2018. Mona Zakeri Kvalitetsutvecklare