Mötesanteckningar: Arbetsmöte 6 Persondatabas

Relevanta dokument
Mötesanteckningar: Arbetsmöte 5 Persondatabas

Mötesanteckningar: Arbetsmöte 3 Persondatabas

Mötesanteckningar: Arbetsmöte 2 Persondatabas

Mötesanteckningar: Arbetsmöte 4 Persondatabas

PersonDataBas-projektet, bakgrund Nuläge Lösningsförslag Risker Avslutning

Mötesanteckningar: Arbetsmöte 1 Persondatabas fas 3 - Realisering

Mötesanteckningar: Persondatabas fas 3, Styrgruppsmöte 4

Mötesanteckningar: Persondatabas fas 3, Styrgruppsmöte 6

Mötesanteckningar: Persondatabas fas 3, Styrgruppsmöte 7

Mötesanteckningar: Referensmöte 1 Persondatabas (PDB)

SLUTRAPPORT. Projekt PERSONDATABAS

Mötesanteckningar: Persondatabas fas 3, Styrgruppsmöte 3

LÖSNINGSFÖRSLAG. Persondatabas

Mötesanteckningar: Persondatabas fas 3, Styrgruppsmöte 1

SLUTRAPPORT. Persondatabas-projektet. Fas 3

PROJEKTDEFINITION. Persondatabas

Projektrapport till projektet Förstudie Persondatabas

Mötesanteckningar: Helpdesk/ Ärendehantering Referensgruppsmöte 2, Förvaltningsgruppen ekonomi

PDB-projektet. Styrgruppsmöte 3

Mötesanteckningar: Helpdesk/ Ärendehantering Projektgruppsmöte 4

KRAVSPECIFIKATION Projekt Persondatabas. Persondatabas Version 1.0

Helpdesk/ärendehantering

Projekt KA Magnus Holmström. Chalmers gemensamma system för kursadministration

Mötesanteckningar: Helpdesk/ Ärendehantering styrgruppsmöte 1

Mötesanteckningar: Helpdesk/ Ärendehantering styrgruppsmöte 2

Nya Ladok. Checklista. Översyn av studieadministrativa rutiner inför införandet av nya Ladok

1.1 Enkätundersökning

Projekt KA KA-system v1.0

För arbete med dialogduk Hembygdsrörelsens utvecklingsträffar. Man kan: med Man kan): a) Idéer nya sätt att nå nya medlemmar (idéerna ska börja

Att lyssna är en konst. Del 1.

PROJEKTDEFINITION. Förstudie Persondatabas

Future City Så här kan ditt företag delta i Future City:

Uppdaterat

MEDBORGARDIALOG. - en liten guide

Mötesanteckningar: Helpdesk/ Ärendehantering Styrgruppsmöte 5

Protokoll fört vid sammanträde med forskarutbildningsnämnden den 7 september 2018

Minnesanteckningar från SUF-mötet den 10 januari 2013

1. Belöna dem som lyckas

Så utvecklar vi kommunikationen med hjälp av workshop

Deltagarnas utvärdering av 23 saker

Förslag till ny kommunikationsplan till införandeprojektet av Ladok3 vid Lunds universitet

Future City Så här kan ditt företag delta i Future City:

Handlingsplan för fas 2b

Utvärdering Filmkollo målsman

Handläggare Elisabet Rundqvist Datum Dnr Ordförande: Karin Hane, Biblioteken i Falun Sekreterare: Elisabet Rundqvist, KB

Workshop 11 oktober Sammanställning av reflektioner och enkätsvar

Höglandsförbundet Eksjö, lokal Majoren

Future City Så här kan ditt företag delta i Future City:

Styrgrupp Projekt Mobil närvård Sjuhärad

PROTOKOLL LEDNINGSFUNKTIONEN. Nationella Kvalitetsregister

Protokoll fört vid lokalt styrgruppsmöte Vård- och omsorgscollege Östra Kronoberg

MÖTESANTECKNING 1 (5) Kulturmiljöavdelningen Dnr: Källa Anne Rymer-Rythén

Varsågod Assistansbokens faktablad!

FEMSTEGSMODELLEN: ÖVNING & CHECKLISTA FÖR EN ÖPPEN OCH TILLGÄNGLIG VERKSAMHET

Plats: Sunne Tid: Lämnat återbud: Ann Kristin Kallesgården, Peter Agge,Thomas Klasér, Jocke Gustafsson och Jonas Hed

Anteckningar från Styrgruppsmöte 14 mars Närvarande: Helle Sörensen, Imre Pázsit, Paul Waserbrot, Peter Apéll, Björn Jonson och Kate Larsson

Utvärdering APL frågor till handledare

Protokoll från föreningens styrelsemöte tisdag den 3/ mellan kl i Tingshusets lilla rum i Lerum.

Hälsade Nils Haggström alla välkomna!

Uppdragsbeskrivning för lokal samverkan i närsjukvårdsgrupper

Utvärdering. Vatten och miljöteknik, Heltid 400 YH-poäng. Kursutvärdering Rörnätsteknik (RÖTE) Totalt antal deltagare: Alla kommentarer

Beredningar för medborgardialog Referensgrupp för sociala medier

Styrelsemötesprotokoll Technology Management Studenternas Ideella Förening

6 fakuliteter varje fakulitet har en sektion. Men samhällssektionen har två delar. Dels eko-sek och sam-sek.

HUR KAN UNGA OCH POLITIKER MÖTAS?

Sektionen för Medieteknik Stockholm

Mötesanteckningar möte 4 - Referensgruppen

Protokoll, styrelsemöte Piratpartiet i Stockholms län

BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag

FEMSTEGSMODELLEN: ÖVNING & CHECKLISTA FÖR UTBILDNING OCH ARRANGEMANG

FEMSTEGSMODELLEN: ÖVNING & CHECKLISTA FÖR EN ÖPPEN OCH TILLGÄNGLIG SCOUTKÅR

Utvärdering av Sambruks Vårkonferens 1-2 april 2009

Närvarande Ledamöter: Cecilia Christersson Ordförande. Andreas Svenning Ledamot GV

Minnesanteckningar Driftsäkerhetsforum Tid: 26 november Plats: PTS lokaler på Valhallavägen 117 i Stockholm

Protokoll fört vid Arbetsgruppen för Operatörssamverkan, NEA

Protokoll ViS styrelsemöte september 2010 på Lernias huvudkontor i Stockholm

Havsbadens Villaägarförening

Kommunala handikapprådet

Praktikrapport. Sofia Larsson MKVA12, HT12

Samverkansråd Tillgänglighet Locum AB

Principer och verktyg för effektiva möten

SLUTRAPPORT för projektet Helpdesk/Ärendehantering Sammanfattning

MELLERUDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Nr xx. Kommunala handikapprådet (13)

Sandviken. Slutkonferens Stockholm 16 oktober 2014

Bromma Ungdomsråd Protokoll

Styrelsemötesprotokoll Technology Management Studenterna Ideella Förening

Projektkontoret. Projektledarträff - tema kommunikation. Mars Kamilla.Petersson@gu.se Ylva.Wridell@gu.se

Sammanträde med styrelsen för Högskolan Dalarna

Svenska Brukshundklubbens Utskott för prov och tävling

Bankeryds församling Kyrkofullmäktige Sammanträdesprotokoll

RAPPORT Medborgardialog i Svalövs kommun 2010 Fokusgrupper vad är kvalitet i skolan för dig?

Folkhögskolor - för jämlik utbildning och hälsa. På gång! Nätverksträff för kontaktpersonerna. För mer information se sist i nyhetsbrevet!

2. Val av sekreterare och justerare Åsa valdes till sekreterare och Marcus valdes till justerare.

Mötesanteckningar från A3:s (utökade) ledningsråd

Protokoll fört vid lokalt styrgruppsmöte Vård-och omsorgscollege Östra Kronoberg

Examinerade språkkonsulter i svenska Protokoll för styrelsemöte 22 februari 2012

Utvärdering av ledarskapsdagen, SPIRA, 8:e oktober, 2018

Verksamhetsplan Näringslivsutskottet

Workshop ENKLA ÄRENDEN

Studentradion i Sverige Verksamhetsplan för verksamhetsåret 2017 FÖRSLAG TILL ÅRSMÖTE

Transkript:

Sidan 1 av 5 Mötesanteckningar: Arbetsmöte 6 Persondatabas Närvarande Ej närvarande Lill Andersson, administrationsansvarig (MD) Ingrid Riedl, administratör/sekreterare (F) Stellan Englén, systemadministratör Ladok (CA) Henrietta Wicktorsson, avtalsansvarig, IT- och service-avd., (Telematik) Karin Weber, applikationsansvarig PA-systemet (CA) Catarina Olsson, studievägledare (M) Börje Sennung, IT-chef (M) (projektchef) Glenn Palstam, Sigma nbit AB, Sigma nbit AB Gunilla Walther, kanslichef (ED) Kopia för kännedom till Thomas Bjerkhede, Sigma nbit AB Anne-Charlotte Karlsson, Sigma nbit AB Datum 2001-11-09 Mötesdatum Tid 09.00 12.00 Plats Sal Beta, maskinhuset plan 1 Bilaga Bilaga A: Presentation arbetsmte 6_ver1.ppt Agenda: 1. Sammanfattning/resultat från föregående möte 2. Workshop Informationsplan 3. Reflektion, utvärdering och avslutning 1. Sammanfattning/resultat från föregående möte Glenn visade bilderna på lösningsförslaget igen för att fräscha upp minnet. Kommentarer: o Alumni känns lite konstigt att det står med, det är ungefär som att det skulle stå anställd och pensionär.

Sidan 2 av 5 o Doktorand känns konstigt, de är ju också anställda. Sedan bestämde vi ju att det skulle stå Arvoderad personal istället för styrelseledamot. Börje berättade vad Görgen sagt om de tekniska möjligheterna angående SLÖR/PIR. Det är inte så lätt som vi hade önskat. SLÖR finns i Bromölla, så det är bara PIR man kan kommunicera med på Chalmers. Att få ut information är inget svårt, men att pumpa in är desto svårare. Det får man lösa på annat sätt, kanske via ett elektroniskt mail. Karin har pratat med SLU som har löst detta genom ANSTI. Vi skall ta kontakt med SLU och ta reda på hur de har gjort. o Eftersom vi rent tekniskt har svårt att synkronisera med PIR, så blir det svårt att uppdatera så ofta som vi vill. Därför vore det bättre om sekreterarna också har hand om detta, dvs. man ändrar ingenting i PIR, utan såväl nyregistreringar som ändringar registreras direkt i PDB-reg. o Detta betyder att vid varje nyregistrering/ändring på anställda och doktorander så går det ett meddelande till löneadministratörerna att detta skall ändras i PIR. Detta innebär ju då dubbelarbete, jämfört med hur lösningen såg ut tidigare, men det är ändå en förbättring mot idag totalt sett. o Det vore nog enklare om en person (sekreteraren) ansvarar för alla ändringar, dvs. han eller hon kan inte skicka en adressändring vidare till löneadm., för om ändringen då inte har gått igenom, så kommer han/hon söka upp sekreteraren som måste söka upp löneadm. osv. Det blir ingen bra service. o Det blir ju ändå bättre än tidigare, för nu måste man meddela en ändring till alla system, men med det nya sättet så behöver ju sekreteraren bara meddela PIR en ändring. o Även om lösningen inte blir fullt ut så bra som man först hade önskat, så är det ju ändå en stor förbättring gentemot dagsläget. Sedan om PIR ändå kanske kommer att bytas ut om ett par år så finns det ju oanade möjligheter att få snurr på personaladministrationen då. Börje berättar att vi pratat med Paul Waserbrot på F, som håller på att göra en lösning med en persondatabas på F, som fokuserar på gränssnittet gentemot sekreteraren. Vi börjar i andra änden, men vi och Paul pratar med varandra och drar nytta av varandras lösningar, vilket är bra! 2. Workshop Informationsplan 1. Vilka olika personer/funktioner skall informeras? o All berörd personal samt deras chefer. Främst administrativ personal, typ sekreterare, studievägledare, systemansvarig, kårorganisationen. o Alla elever måste veta om att de kommer att finnas med i ett centralt register. o Alla anställda likaså (se ovan). Olika anställda skall ha olika information. o Alla som kommer in utifrån (typ konsulter) skall informeras när de kommer. o Studieadministratörer o Löneadministratörer o SSPA och andra Chalmersföretag??? 2. Vad skall de olika personerna/funktionerna informeras om? o Alla skall informeras övergripande om helheten och motiven bakom.

Sidan 3 av 5 o Eleverna och anställda som inte jobbar med det skall veta minst. Det skall bara veta att det finns, och att om man vill ändra sin adress så går man till sekreteraren. o Systemansvariga skall veta alla tekniska detaljer, samt precis hur det fungerar helheten. o Sekreterarna och alla studerandeadm. som jobbar med systemen idag skall få veta allt de behöver, hur det påverkar deras arbete (otekniskt). o Löneadm./TRAXnissar/telefoniadm./data-nissar behöver veta hur det fungerar i stora drag. Helt enkelt de nya rutinerna. o Kåren/personal-organisationen hur det fungerar i stora drag och påverkar elever/anställda. o SSPA och andra Chalmersföretag??? o Det skall finnas med i informationsmaterialet att det nu kommer att finnas möjlighet att få ut alla uppgifter om sig själv. Den möjligheten har vi inte idag. o Att man informerar på uppdrag av PUL. 3. När skall resp. personer/funktioner informeras? När beslutet om påbörjande av införande är taget: 1. Kåren/personal-organisationen 2. Chefer för berörda 3. Sekreterarna och alla studerandeadm. 4. Elever och anställda hur det fungerar, vilka uppgifter och motiven bakom. Efter hand som man ansluter systemen: 5. Löneadm./TRAXnissar/telefoniadm./data-nissar 6. Systemansvariga SSPA och andra företag??? Alla berörda - övergripande 4. På vilket sätt skall resp. information nå ut? o Kåren/personal-organisationen möte o Chefer för berörda tjänstevägen (email), o Sekreterarna och alla studerandeadm (och deras chefer) 2 eller fler möten/sektion o Elever individuellt utskick (om PUL kräver det), kårtidningar, sektionstidningar, informationsmöte (på kvällstid?) o Anställda dekanus informerar, samt info på webben o Löneadm./TRAXnissar/telefoniadm./data-nissar - möte o Systemansvariga dialog o SSPA och andra företag?? o Alla berörda webben, Chalmers-tidningen Komprimerad sammanställning över vem som skall informeras, när det skall ske, vad de skall informeras om samt hur det skall ske, kan ses bilden nedan:

Sidan 4 av 5 efter beslut om införande av PDB: 1 kåren/personal-organisationen hur det funkar i stora drag och påverkar elever/anställda 1 möte 2 chefer för berörda hur det funkar i stora drag och påverkar verksamheten tjänstevägen (email) 3 sekreterare/studerande-adm (och deras chefer) hur det funkar, hur det påverkar mitt arbete, otekniskt 2 möten/sektion 4 anställda hur det funkar i stora drag, vilka uppgifter och motiven bakom dekanus informerar 5 elever hur det funkar i stora drag, vilka uppgifter och motiven bakom individuellt utskick (om PUL kräver det), kår-tidningen, sektionstidningar, informationsmöte (på kvällstid?) efter hand som man ansluter systemen: löneadm/trax-nissar/telefoni-adm/data-nissar -.hur det funkar i stora drag, rutinerna - möte systemansvariga teknikaliteterna, helheten - dialog alla berörda övergripande om PDB-lösningen och motiven bakom webben, Chalmers-tidningen SSPA och andra företag -? 3. Reflektion, utvärdering och avslutning Glenn undrade om deltagarna undrade något inför framtiden vad gäller projektet? o Blir det dyrt? Börje svarar att det kommer att hamna mellan en halv och två miljoner kronor för att realisera PDB. Det kommer troligtvis inte att bli så dyrt att cheferna drar efter andan. Börje förklarar också att det är uppdateringsfrekvensen som avgör lite hur dyrt det blir. Ju mer uppdateringar/synkroniseringar mellan systemen, desto dyrare blir det. o Vad händer härnäst? Det skall skrivas en projektrapport på resultatet i denna fas som skall godkännas av styrgruppen. Sedan skall en projektdefinition för nästa fas tas fram, som förhoppningsvis skall presenteras på IT-beredningen innan jul. Om de godkänner den så kan man tuta och köra efter nyår. Deltagarna uppmanades att tycka till om arbetet i arbetsgruppen. Glenn fyllde i en +/delta tabell med deltagarnas åsikter, se nedan:

Sidan 5 av 5 Utvärdering av arbetet i arbetsgruppen + Bra sammansättning på gruppen, komplett kompetens. Allt material har kommit ut fort. Alla deltagare mycket engagerade, extremt kompetenta och trevliga att arbeta med. Nära 100% närvaro på alla möten. Bra planering av mötestider (fast tid o plats). Fokuserad agenda på mötena. Inget jobb för arbetsgruppens deltagare mellan mötena. Lagom mycket att göra på varje möte. Bra med en vecka mellan mötena tid för reflektion Positivt och kreativt arbete, det kommer att bli nåt. Gott fika (särskilt på sista mötet)! Externa konsulter har möjlighet att ägna den tid som krävs i projektet. Mycket informationsutbyte i gruppen, lärorikt. Delta Bättre definierade kanaler att informera genom, detta skulle vara klart från början. Processbeskrivning från start hade underlättat. Gästföreläsare med liknande lösning hade kunnat ge en del idéer. Detta är bra och mycket viktiga synpunkter som vi skall ta med oss i nästa projekt! Mötet avslutas Vid protokollet Justeras Glenn Palstam