under upphandling Hotelltjänster 2017 Fråga 1: Jag önskar en sammanställning av statistik inte bara per ort utan per specificerat per hotell. Svar: Statistik för respektive hotell och ort, framgår av bifogad fil "Statistik2016_hotell.xls". Volymerna är endast statistik över befintliga ramavtal och är ingen garanti för försäljningsvolymer under en kommande avtalsperiod, se avsnitt 1.4.5. Statistik2016_hotell.xls Fråga 2: Vårt hotell ligger i Vimmerby. Är det endast tätort Kalmar eller är det avstånd från Kalmar? Eller Jönköping för den delen också beroende på om det är avstånd? Svar: Anbud kan endast lämnas på efterfrågade anbudsområden enligt avsnitt 1.4.6 (ej Vimmerby). För Kalmar gäller hela orten som har postort Kalmar. Jönköping är delad i två anbudsområden, Zon 1 (se markerat område i bilaga Karta) respektive övrig område som har postort Jönköping. Fråga 3: Statistiken verkar gälla vanliga hotellövernattningar och inte longstay. Stämmer det? De hotel som ligger med för Halmstad har endast CC Norre Park några få lgh. Är det så det är tänkt? Tacksam för en kontakt via telefon 0703-nnnnnnn Svar: Ja, statistiken avser vanliga hotellövernattningar, läs vidare information i avsnitt 1.4.5 Volym. Statistiken avser volymer från befintliga ramavtal, eventuella volymer på andra hotell som idag inte har ramavtal finns inte med i dessa siffror. Frågor måste ställas via denna funktion, vänligen återkom här om det finns behov av fler förtydliganden. Fråga 4: Vi finns på xxxxx-vägen I Halmstad strax utanför centrum. Går vi in under zon 1? På kartan är vi précis på strecket. Hotell xxxxxx med våra x fullt utrustade studion samt stugor ligger inte med I anbud sedan tidigare, se www.xxxxxxxxx.se Svar: Enligt bilaga Karta så ligger inte den adress ni angivit inom anbudsområde Halmstad zon 1. Fråga 5: Fundering gällande utvärdering på kapacitet. Vi leker med tanken att hotellet jag arbetar för har 100 rum, jag lämnar 40% kapacitet till offererat pris dvs 40st rum. År 2020 har jag byggt ut hotellet med ytterligare 100 rum så nu har jag totalt 200 rum. Vad gäller här, är det siffran i antal rum som fortsatt ska gälla trots att det inte längre är 40% kapacitet eller ska jag erbjuda 40% av nya antalet totalt antal rum på hotellet dvs 80 rum? Svar: Den volym/kapacitet som hotellet offererar i anbudet och som ger poäng i utvärderingen är den volym som hotellet är bunden till under en eventuell avtalsperiod. De ytterligare rum som hotellet får efter tillbyggnaden är inte bundna till ramavtalet. Fråga 6: En motivering till varför ni inte har tagit med orter som föreslagits till er, i ett tidigare skede, har varit att det inte finns tillräckligt med volym för att området ska upphandlas samt att det inte är rimligt att upphandla alla orter i hela Sverige. Detta resonemang tycker jag är ok. Men jag är nyfiken på hur ni motiverar att ni ex tar med anbudsområde Vidsel som enligt
statistik har låg omsättning på avtalet hotelltjänster och väljer att plocka bort andra anbudsområden med ungefär samma omsättning. Vidare har ni med er zonindelning exkluderat potentiella anbudslämnare som tydlig kommer vara en stor tillgång till avtalet hotelltjänster och för myndigheterna som ska avropa avtalet. Vad finns det för möjligheter till revidering av zonindelning i detta skede? Svar: Besluten om vilka orter/zoner som ska ingå i upphandlingen har tagits utifrån befintlig statistik samt påkallat behov från myndigheterna. Det finns ingen möjlighet till revidering av zonindelningarna. Fråga 7: Vi har ett avtal för longstay på plats med en myndighet lokalt som gäller till 2018-12- 31. Ska vi ändå lämna anbud i Tendsign så att, om vi blir antagna, alla myndigheter kan avropa på longstay? Svar: Ja, det stämmer. Fråga 8: Skulle ni kunna förtydliga och motivera varför ni efterfrågar tillstånd till att ev inhämta sekretessbelagd information från SCB? Om ni inhämtar anläggningsbaserad inkvarterings statistik från SCB kommer då sekretessen att följa med över till er myndighet? Är detta verkligen ett proportionerligt krav i förhållande till vad som upphandlas? Svar: I utvärderingen får hotellet poäng för den volym/kapacitet som offereras och som hotellet är bunden till under en eventuell avtalsperiod. Statens inköpscentral har uppföljningsrätt under avtalsperioden, se avsnitt 6.18.1. Detta kräver att ni samtycker till att Statens inköpscentral hämtar anläggningsbaserad inkvarteringsstatistik från SCB gällande offererat hotell. Anbudsgivaren kan skriftligen inkomma med begäran om att uppgifter i anbudet ska sekretessbeläggas, läs informationen i avsnitt 2.9 gällande sekretess. Som huvudregel är dock information som inkommit till en myndighet en allmän handling och Statens inköpscentral kommer att göra en prövning om utlämnande i varje enskilt fall för det fall att någon skulle begära ut inkvarteringsstatistiken. Statens inköpscentral anser att kravet är proportionerligt sett till upphandlingsföremålet. Fråga 9: Jag får ett felmeddelande när jag försöker öppna Bilagan "Kartor". Kan ni svara direkt på vilken del av Malmö som Västra hamnen tillhör? Tack på förhand. Svar: Bifogar kartan på nytt, se.pdf. Kontakta Tendsign Support vid eventuellt fortsatt problem: http://www.tendsign.com/lamna-anbud. Bilaga Kartor.pdf Fråga 10: Ang kartor Stockholmsregionen Vid en sista genomgång av geografiska områden kan vi inte hitta flera kartor i områden kring Stockholm. Vi kan se Stockholm 1-12. Vi saknar kartor för bland annat områdena norr om Stockholm - utanför själva citykärnan. Kista - Stockholm, Bromma - Stockholm, Kan ni komplettera med dessa? Svar: Se avsnitten 1.4.4.1 och 1.4.6, där framgår vilka anbudsområden som omfattas av upphandlingarna, Fråga 11: Med hänvisning till ert svar på fråga 8. "Anbudsgivaren kan skriftligen inkomma med begäran om att uppgifter i anbudet ska sekretessbeläggas, läs informationen i avsnitt 2.9 gällande sekretess". Menar ni att vi kan inkomma med en begäran i samband med anbudet att vi önskar att ni sekretessbelägger inkvarteringsstatistiken i det fall ni hämta in den från SCB?
Svar: Som framkommer av avsnitt 2.9 kan anbudsgivare inkomma med sekretessbilagan för det fall anbudsgivare önskar begära sekretess på uppgifter i sitt anbud även efter att upphandlingen är avslutad. Om en anbudsgivare önskar begära sekretess på inkvarteringsstatistiken kan anbudsgivaren motivera detta i sin sekretessbilaga. Statens inköpscentral uppmanar alla anbudsgivare att noggrant läsa avsnitt 2.9 samt att även läsa 6.10.7 för vad som krävs för att en allmän handling ska omfattas av sekretess. Av 6.10.7 framgår hur hanteringen av sekretess kommer att hanteras under ramavtalets löptid. Fråga 12: Är omsättningssifforna i statistiken från 2016 beräknade inklusive eller exklusive moms? Svar: Exklusive moms. Fråga 13: Det står att det ska finnas en reception i anslutning till lägenheterna för Longstay. Vi har lägenheter runt hela Stockholm och mellan 08.00-16.30 är vårt kontor öppet - därefter går vår jourtelefon på. Så, vi har ingen fast reception, men vi har 24/7 bemanning via telefon - är det gott nog? Svar: Kundservice alternativt reception ska finnas, enligt krav 4.2 punkt a). Fråga 14: Vad innebär det med städ var femte dag? Räknas veckostäd som var femte dag? Svar: Nej Fråga 15: Jag undrar vilken volym som är förväntad från kvalitetskategori longstay? Hur har ni tänkt implementera samt driva volymen? Kommer det finnas ska krav att boka longstay om man ska boka mer än 7 nätter? Om vi inte får upphandla 2 olika kategorier, ska vi då ge upp kategori 3 som har visat sig vara lönsam för oss och chansa på att Kvalitetskategori lonstay levererar samma volym? Svar: Kvalitetskategorin för longstay är ny för denna upphandling, det finns därför ingen statistik att tillgå. Myndigheter efterfrågar denna typ av boende, men ingen förväntad volym har kunnat uppskattats. Det finns inga krav för när longstay ska bokas, myndigheterna bedömer själva när detta boende är ett bättre val. Statens inköpscentral kan inte och ska inte heller ge några råd om vilken kvalitetskategori som skulle kunna vara den mest lönsamma för hotellet/anläggningen. Fråga 16: Det är krav på soffa, vad innebär soffa? Är det tillräckligt med fåtölj om det är singel rum? Svar: Soffa innebär minst två sittplatser. Fråga 17: Om anläggningen erbjuder både rum, rum+pentry och lägenheter och mycket väl kan erbjuda både någon i Hotellkategori 2-5 och Long Stay - hur kan anbud lämnas då? Den ena verksamheten hänger ihop med den andra, men i detta sammanhang tolkar jag det som att det är uppdelat. Då blir det knepigt, eftersom det är samma org-nr som därmed ska lämna anbud i två kategorier för samma anläggning. Är det möjligt att lämna anbud i flera kategorier när verksamheten erbjuder detta? Svar: Nej, det är inte möjligt, se avsnitt 1.4.4.
Fråga 18: Att bo flera nätter i LongStayboende, i upphandlingen specificerad till 7 nätter, ger en lägre prisbild än att bo enstaka nätter på hotell. I ert förfrågansunderlag har ni även frågat om ytterligare nätter - utöver 7. Att bo längre tider på LongStay-boende innebär en ytterligare fallande prisskala för vistelser längre än 30 dagar. Några av oss aktörer har dessutom en ytterligare fallande prisbild för boende mellan 90-182 dagar. Hur kan detta belysas i anbudet? Idag ser vi inga möjligheter att beskriva detta - för oss positiva - prisargumentet i upphandlingen. Svar: Statens inköpscentral efterfrågar pris för sju nätter (en vecka). Det pris som sedan kommer att utvärderas i upphandlingen är priset för boende under fyra (4) veckor. Under en avtalsperiod ges möjlighet till en särskild prisöverenskommelse vid vistelse under längre period än fyra veckor, se "Rättelse av avsnitt 6.14.5 Avgränsning" som publicerats idag. Fråga 19: Ang avbokningsvilkor longstay De avbokningsvilkor som anges i punkt 7.6 - säger att avbokning av uppbokade lägenheter - får göras med endast en natts debitering fram till kl 16.00. Detta är bokningsvilkor som är helt anpassade till korta hotellvistelser. Hotellbokningar görs i regel några enstaka dagar i förväg. Longstay-aktörer arbetar med bokningar på mellan 5 till 182 nätter och görs normalt 4-12, i större projekt, ända upp till 5-8 månader i förväg. Verksamheten är därför anpassad till att på- och avbokningar görs på ett annat sätt än på hotelmarknaden. Vi saknar idag avbokningsbeskrivningar för hur parterna skall förhålla sig till varandra både vid senare avbokningar och vid påbörjade bokningar: Exempel1: En bokning på 45 nätter är gjord, gästen har flyttat in men får ett behov av att flytta tidigare. Leverantören har bokat upp rummet och eftersom framförhållningen på bokningar är avsevärt mycket längre än för korta hotellvistelser kan rummet sällan fyllas med nya gäster. Exempel2: En bokning är gjord för 95 nätters vistelse. Gästens projekt förskjuts i 25 nätters och hela boendet kommer att genomföras - men 25 dygn senare. Leverantören får nu 25 nätters utebliva bokningar. Exempel3: En bokning på 18 dagar är bekräftad och avtalad. Bokningen görs tre månader i förväg eftersom gästen skall ingå i ett projekt som också gästas av andra deltagare. Gästen bokar av 2 veckor i förväg. Vilken möjlighet finns att komplettera upphandlingen så att den anpassas till longstaymarknadens specifika vilkor? Svar: Se "RÄTTELSE" avsende avsnitt "7.6 Avbokning och utebliven ankomst", som publicerats idag. Fråga 20: Avbokningsreglerna känns tyvärr orimliga för så här långa vistelser som ni efterfrågar. De blir stora risker att ta om man bokat upp flertalet lägenheter som kan bokas av så sent som samma dag. Longstay bokningar bokas oftast upp långt tid innan och det kan bli stora tapp i intäckt för oss leverantörer om de avbokas så pass snabbt inpå. Går dessa att se över i kravspecen? Svar: Se "RÄTTELSE" avsende avsnitt "7.6 Avbokning och utebliven ankomst", som publicerats idag. Fråga 21: Finns det möjlighet att lämna pris för flera tidsintervaller, dvs för betydligt längre vistelser än en vecka + tilläggsdagar? Priset kan bli betydligt mer förmånligt på längre vistelser än en vecka. Följdfrågan är blir också om ni vet snittlängden för longstay vistelserna?
Svar: Statens inköpscentral efterfrågar pris för sju nätter (en vecka). Det pris som sedan kommer att utvärderas i upphandlingen är priset för boende under fyra (4) veckor. Vilket vi bedömt skulle kunna vara en vanlig period för boende i longstay. Under en avtalsperiod ges möjlighet till en särskild prisöverenskommelse vid vistelse under en längre period än fyra veckor, se "Rättelse av avsnitt 6.14.5 Avgränsning" som publicerats idag. Hotelltjänster 2018 Fråga 1: Hittade inte kartorna för Solna, får även postnummer 16869 vara med? Svar: Postort 168 69 tillhör Bromma. Avtal tecknades för Bromma i upphandlingen som annonserades 2017-09-20. Det finns ingen möjlighet att i denna upphandling lämna anbud för postort Bromma. Fråga 2: Om jag sitter på en hotellanläggning i Rättvik, innefattar jag under Moras område? Ser inget på någon karta över Mora överhuvudtaget! Svar: Anbud kan endast lämnas på efterfrågade anbudsområden enligt avsnitt 1.4.6. Endast anläggningar som ligger i postort Mora kan lämna anbud i anbudsområde Mora. Besluten om vilka orter/zoner som ska ingå i upphandlingen har tagits utifrån befintlig statistik samt påkallat behov från myndigheterna. Det finns ingen möjlighet till revidering av zonindelningarna. Fråga 3: Vad är det som avser som minsta period som longstay? är det en vecka (7dagar) eller 4 veckor som ligger som kvantitet men då att vi har brutit ner priset per vecka? Svar: Det är en vecka (7 nätter) som är minsta period på Longstay. Se avsnitt 6.13.1 Priser i Ramavtalet. Fråga 4: Vi hittar inte kartan över Norrköping Anbudsområde Övrig Postort? Svar: Norrköping Anbudsområde Övrig Postort avser postort Norrköping för de områden som inte ingår i Norrköping Zon 1. Fråga 5: Krav på pentry/kokmöjligheter och köksutrustning - menas det i rummet eller allmänt utrymme på hotellet? Svar: Pentry/kokmöjligheter ska finnas på rummet/i lägenheten. Fråga 6: Kan en leverantör som tilldelats avtal I logiupphandlingen inkomma med anbud för samma hotel även i Longstay? Vi hittar inget I underlagen som beskriver detta. Svar: Ja Fråga 7: Hur tolkar man punkten 4.4? Avser pentry en egen avdelning på hotellet eller måste det finnas på rummet? Kan ni förtydliga. Svar: Se svar på fråga 5.
Fråga 8: Vi är ett hotell som har lite mer än 100 rum och dessutom två lägenheter. Om jag har förstått rätt så kan vi inte lämna in ett anbud på dessa två lägenheter eftersom de inte utgör 40 % av hotellets totala kapacitet. Stämmer det? Svar: Kravet på minst 40 % gäller per kategori. Har ni endast 2 lägenheter och offererar båda blir det 100 %. Fråga 9: Vi har två olika kategorier/ storlekar på lägenheter som vi vill offerera men det går bara att lämna ett pris i upphandlingen. Hur gör vi om vi har olika pris på våra offererade lägenheter? Svar: Priset gäller oavsett vilken rums-/lägenhetsskategori (exempelvis; standard, superior, plus, business, extra) som erbjuds och huruvida det är ett boende för en eller flera personer.