ADJob 4.3 revision 1.7 eller nyare Offerter i ADJob 4.3 ADJob 4.5 ADJob Nordic AB 1985-2013. Alla rättigheter förbehålls. Programmet ADJob med dokumentation levereras under licens och får enbart användas och kopieras i enlighet med de villkor som står i licensen. ADJob och uppgifterna i dokumentationen kan ändras utan föregående varning och ska inte ses som ett åtagande. ADJob Nordic AB tar inte på sig något ansvar eller skyldigheter för eventuella fel och felaktigheter som kan finnas i denna handbok eller i programvaran. ADJob Nordic AB, Häggelundsvägen 17, 523 38 Ulricehamn Tel 0321-261 20, http://www.adjob.se, support@adjob.se
ADJOB 4.5 3 10 skäl att göra offerterna i ADJob 1. Alla hittar offerterna Inte bara du... 7 2. Mallar där kalkylen är integrerad med texten... 7 3. Lättare att bevaka och göra avslut... 7 4. Du vet var du står just nu och styr projektet bättre... 7 5 Det är mycket enklare att fakturera... 7 6. Det blir lättare att utvädera... 7 7. Ni får en samlad prognos för framtida försäljning... 7 8. Ni ser hur mycket total säker fakturering ni har... 7 9. Du ser när det är läge att jobba eller att sälja... 7 10. Du får hjälp att komma igång med att skriva Offerterna i ADJob!... 7 Flödet från Offert till Faktura Huvudprincip: EN Offert ETT Jobb EN Slutfaktura... 8 Var står vi just nu? Hur bra räknade vi?... 8 Vad borde vi fakturera och vad kunde vi fakturera?... 8 Tryggt för kunden och enkelt för dig: Offerten blir fakturan... 9 Helintegrering av Offert - Jobb - Faktura. Allt i ADJob... 9 Allmänt om Offerter Exakt eller ungefärligt pris?... 10 När Offerten accepteras i tid och utan ändringar (Ren Accept)... 10 När Offerten accepteras för sent eller med justering (Oren Accept)... 10 Om du ångrar dig... 10 Vilka delar bör Offerten innehålla?... 10 Olika typer av Offerter Komplex Offert ger en tydlig och strukturerad offert... 11 Enkel Offert utan kalkyl... 11 Normal Offert... 11 Offerttyp inställning förval... 11 Tips för mycket stora Offerter Samlingsoffert... 12 Offert med Uppdragsbeskrivning... 12 Arbetsgång 1. Gör inställningar och skapa Offertmallar... 13 2. Skriv Offerten och skicka den... 13 3. Byt status till Bevakning... 13 4. Bearbeta kunden... 13 5. Byt Status till Accepterad / Ej Accept... 13 6. Fakturera och läs in Offerten när du slutfakturerar... 13 7. Följ upp projektet... 13 8. Helikopterperspektivet - Jobba eller sälja?... 13
4 ADJOB 4.5 1. Gör inställningar och skapa mallar Inställningar Offert... 14 Personliga inställningar... 15 Generella inställningar... 15 Offertrubriker... 15 Kallkylunderlag... 15 Vilken Prislista blir det som förval?... 16 Språk i Offerten - Standard eller undantag... 16 Alternativofferter... 16 Skapa Offertmallar... 16 2. Skriv Offerten och skicka den Skapa en ny Offert från ett befintligt Jobb... 17 Knyta ett Jobb till en befintlig Offert... 17 Gemensamt huvud för alla Offerttyper... 18 Gemensam villkorsflik för alla Offerttyper... 18 Ny Komplex Offert... 19 Ny Offert baserad på Offertmall... 20 Ny Offert baserad på befintlig Offert... 20 Komplettera eller ändra en befintlig Offert... 20 Skriv ut som pdf-dokument... 20 3. Byt Status till Bevakning Byt Status på Offert... 21 4. Bearbeta kunden Bearbeta kunden... 22 Offerter på bevakning... 22 5. Byt Status till Accept / Ej Accept Accept Om det INTE finns något Jobb... 23 Accept Om Jobbet redan är knutet till Offerten... 23 Accept Om Jobbet finns men inte är knutet till Offerten... 23 Ej Accept... 23 6. Fakturera och läs in offerten Delfakturering av offererade Jobb... 24 Slutfakturering av offererade Jobb... 24 7. Följ upp projektet Jämför kalkyl med utfall på rapporten Debiteringsunderlag... 25 Jämför kalkyl med utfall på rapporten Nuläge... 25 8. Helikopterperspektivet VD-Rapport Pågående ger helikopterperspektivet... 26 Avvikelser mot upparbetat och snittdebitering... 26 Offerera rätt pris En konst... 27
ADJOB 4.5 5 Exempel på Offerter Offert Print... 28 Offert Event... 29 Offert Expo... 30 Offert Film... 31 Offert Webb... 32 Offert Privatperson... 33 Offert Årsredovisning... 34 Speciallayout... 35
6 ADJOB 4.5
ADJOB 4.5 7 10 skäl att göra offerterna i ADJob 1. Alla hittar offerterna Inte bara du Ofta skriver du offerterna på olika sätt. Ibland direkt i mejlen, ibland t ex i Word och någon gång muntligt. Finns alla offerter samlade i ADJob, kan alla hitta offerterna. Allt finns på ett ställe. 2. Mallar där kalkylen är integrerad med texten Gör du offerten i Word eller InDesign är ofta kalkylen gjord separat i t ex Excel. I ADJob är text och kalkyl integrerad i offerten och finns på ett ställe oavsett om du duplicerar eller utgår från en mall. 3. Lättare att bevaka och göra avslut Du har bättre översikt på när dina offerter förfaller och kan följa upp i god tid. Med andra ord får du ett bättre säljstöd. 4. Du vet var du står just nu och styr projektet bättre När kunden accepterar offerten, kan du följa hur du gjorde kalkylen och successivt jämföra med tidrapportering och inkomna inköp. Du kan därför påverka resultatet i god tid. 5 Det är mycket enklare att fakturera I och med att du kan läsa in offerten när du slutfakturerar, är fakturan i princip klar. Du kan enkelt skriva dit vad som tillkommer och vad som avgår. Och kunden känner sig tryggare när fakturan ser ut som offerten. 6. Det blir lättare att utvädera När du följer upp projektet och jämför upparbetat (tider och inköp) med fakturerat, ser du hur du borde räknat. Nästa offert kan då bli ännu mer träffsäker. 7. Ni får en samlad prognos för framtida försäljning Offertstocken är alla offerter med status Bevakning. De ger en fingervisning om trolig försäljning om någon eller några månader. Den samlade bilden ser du bl a på rapporen VD-Rapport Pågående. 8. Ni ser hur mycket total säker fakturering ni har När offerten har status accepterad flyttar värdet av offerten från Offertstock till Orderstock Detta värde är säker fakturering, eftersom det redan är godkänt av kunden. Se VD-Rapport. 9. Du ser när det är läge att jobba eller att sälja Orderstocken är vad kunderna sagt OK till. Det samlade värdet av tidrapporter och inköp är hur mycket av detta som är upparbetat. Skillnaden mellan orderstock och upparbetat ger dig en fingervisning om hur stort behovet är av att antingen fokusera på jobba eller på att sälja. Se VD-Rapport Pågående. 10. Du får hjälp att komma igång med att skriva Offerterna i ADJob! Vi utvecklar ständigt och lägger till nya möjligheter att göra just dina Offerter snygga och rationella. Ge oss dina förutsättningar, hjälper vi dig med layout, utformning och ger dit tips. Det ingår i supporten när du har aktuell version.
8 ADJOB 4.5 Flödet från Offert till Faktura Huvudprincip: EN Offert ETT Jobb EN Slutfaktura Huvudprincipen är EN Offert ETT Jobb EN Slutfaktura. Då underlättas både uppföljning och fakturering enligt nedan. Ett jobb kan också vara ett huvudjobb med flera underjobb. Offert (Förkalkyl) Jobb (Efterkalkyl) Kundfaktura (Utfakturerat) Var står vi just nu? Hur bra räknade vi? Du kan jämföra förkalkyl med efterkalkyl från dag 1 på Jobbkortet, Nuläget och Debiteringsunderlaget. Detta minskar risken för överraskningar i slutet av projektet och du ser lättare vad som ska faktureras utöver offert. Vet du var du står just nu, har du större handlingsfrihet. Se även rapporterna Nuläge och Debiteringsunderlag under Jobb. Offert (Förkalkyl) Jobb (Efterkalkyl) Kundfaktura (Utfakturerat) Vad borde vi fakturera och vad kunde vi fakturera? På Jobbet ser du vad du borde fakturera i form av inrapporterad tid och gjorda inköp. Skillnaden mellan vad du borde och vad du kunde fakturera registreras som en justering TB (Täckningsbidrag) på Jobbet. Se även rapporten Vinst/Förlust under Statistik i handboken. Offert (Förkalkyl) Jobb (Efterkalkyl) Kundfaktura (Utfakturerat)
Er referens Mikael Persson Vår referens Mats Olsson Offert E-110001 Datum 2011-01-22 Grossistföretaget AB Mikael Persson Box 12 SE - 400 00 Göteborg Offerten giltig till 2011-02-21 Betalningsvillkor 30 dagar netto Moms, bud och frakter tillkommer. Vi delfakturerar månadsvis upparbetade tider och utlägg. Säker Hemma folder Antal: 1000 Format: A4 Papper: 150 g Projektledning 5,00 tim 5 000,00 Formgivning och layout 8,00 tim 8 000,00 Originalarbete 10,00 tim 9 600,00 Tryckning 12 000,00 Färgkopia A4 2,00 A4 110,00 SEK 34 710,00 Med vänlig hälsning Vårt Företag AB Mats Olsson Vårt Företag AB, Postadress: Box, 310 00 Halmstad, Tel: 035-15 15 15 F-Skattebevis finns. Momsreg: SE12315678978901, Bankgiro: 1234-4567 Er referens Mikael Persson Vår referens Mats Olsson Faktura F-110001 Datum 2011-01-29 Grossistföretaget AB Box 12 SE - 400 00 Göteborg Förfallodatum 2011-02-28 Anmärkningar mot denna faktura ska göras inom 8 dagar. Vid betalning efter förfallodagen debiteras 0,035 % ränta per dag. Säker Hemma folder Antal: 1000 Format: A4 Papper: 150 g Projektledning 5,00 tim 5 000,00 Formgivning och layout 8,00 tim 8 000,00 Originalarbete 10,00 tim 9 600,00 Tryckning 12 000,00 Färgkopia A4 2,00 A4 110,00 Summa SEK 34 710,00 Moms 25% SEK 8 678,00 Att betala SEK 43 388,00 Vårt Företag AB, Postadress: Box, 310 00 Halmstad, Tel: 035-15 15 15 F-Skattebevis finns. Momsreg: SE12315678978901, Bankgiro: 1234-4567 ADJOB 4.5 9 Tryggt för kunden och enkelt för dig: Offerten blir fakturan Ser fakturan helt annorlunda ut än offerten, kan kunden bli osäker. Denna osäkerhet är en av de största orsakerna till gnissel mellan kund och byrå. Läser du in offerten när du fakturerar, sänker du tröskeln för att fakturera samtidigt som kunden blir tryggare. Du kan sedan komplettera med poster som tillkommer eller avgår. Offert (Förkalkyl) Jobb (Efterkalkyl) Kundfaktura (Utfakturerat) Helintegrering av Offert - Jobb - Faktura. Allt i ADJob Ett annat sätt att se flödet från Offerter via Jobb till Faktura: Kalkyl och Offert (Förkalkyl) Jämförs på Debiteringsunderlaget Jobb och Faktura (Efterkalkyl) Kalkyl Debiteringsunderlag 11-0001 Alla poster Tidrapporter Grossistföretaget AB Box 12, 400 00 Göteborg Tel 031-10 10 10 Handelsvägen 12, 400 00 Göteborg Mikael Persson, 031-10 10 50 Lås & Beslag Trycksaker Säker Hemma folder Ansvarig: Mats Olsson Prislista: 1 Standard Översikt Kalkyl Inmatat Fakt Kvar Arvode (14,00 tim) 22 600,00 14 400,00 14 400,00 Inköp (Påslag: 6000,00) 12 000,00 46 000,00 46 000,00 Material etc 110,00 Delsumma 34 710,00 60 400,00 60 400,00 Inköp Arbetskod Kalkyl Inmatat Fakt Kvar Formgivning och layout (0,00 tim) 8 000,00 Genomgång av uppdraget (2,00 tim) 2 400,00 2 400,00 Originalarbete (0,00 tim) 9 600,00 Projektledning (12,00 tim) 5 000,00 12 000,00 12 000,00 Totalt Arbetskoder (14,00 timmar) 22 600,00 14 400,00 14 400,00 Inköpskod Kalkyl Inmatat Fakt Kvar Annonskostnader (Påslag 2250,00) 17 250,00 17 250,00 Tryckning (Påslag 3750,00) 12 000,00 28 750,00 28 750,00 Totalt Inköp (Påslag 6000,00) 12 000,00 46 000,00 46 000,00 Offerter Kalkyl Offert Diff? 2011-01-22 E-060001 - Accept 34 710,00 34 710,00 2011-01-23 E-060002 - Ej Accept 45 710,00 45 710,00 Beräknat Täckningsbidrag - Vinst/Förlust Inmatat TB Fakt TB Vinst / Förlust Fakturerat TB - Inmatat TB = Vinst / Förlust 20 400,00-20 400,00 Vårt Företag AB ADJob 430/1 2011-01-23 15:03 1-1 Offerten läses snabbt och enkelt in vid slutfaktureringen.
10 ADJOB 4.5 Allmänt om Offerter Exakt eller ungefärligt pris? Orden Offert eller Anbud är juridiskt bindande. Vill du betona att det är fråga om en uppskattning använd rubriken Kostnadsberäkning eller motsvarande. Även om kostnadsberäkning normalt inte är juridiskt bindande, förväntas fakturan inte avvika för mycket från kostnadsberäkningen. Hur stor avvikelsen kan vara, beror på branschpraxis. Vanligt är att fakturan inte bör skilja mer än 10% från kostnadsberäkningen. När Offerten accepteras i tid och utan ändringar (Ren Accept) När kunden accepterat offerten inom giltighetstiden blir det ett bindande avtal för båda parter. Muntliga offerter måste accepteras omgående. När Offerten accepteras för sent eller med justering (Oren Accept) Kommer accepten för sent, finns inget avtal. Likadant gäller om kunden vill ändra på Offerten. Då kan du tacka ja eller nej till affären. Tackar du ja till affären trots försening eller invändningar, bör du skicka ett Ordererkännande med det innehåll som ni kommit överens om. Kunden är bunden till sin orena accept inom rimlig svarstid. Tackar du nej till affären, kan du skicka en ny Offert eller avböja på annat sätt. Om du ångrar dig... En Offert blir bindande i samma ögonblick kunden har läst Offerten. Du kan ångra dig ända tills dess, genom att återkalla Offerten. Vilka delar bör Offerten innehålla? Offerten har flera funktioner. Den ska bl a sälja och tala om vad det kostar. Samtidigt har du möjlighet att reservera dig för oförutsedda händelser: Säljdelen Rubrik Parterna Datum Specifikation Villkor Moms Kan finnas direkt på Offerten eller bifogas som t ex en separat uppdragsbeskrivning eller produktblad. Offert, Anbud eller Kostnadsberäkning samt Offert-nummer Er adress och kundens adress med båda kontaktpersonerna. Observera att juridiska handlingar kräver korrekta juridiska bolagsnamn. Inte varumärken. Utskriftsdatum och giltighetstid Vad Offerten avser samt priser. Hänvisar du till standardvillkor - bifogar du dessa. T ex den dröjsmålsränta och betalningsvillkor som du skrivit under villkor gäller oavsett vad räntelagen säger om kunden har accepterat Offerten. Leveransvillkor, transportsätt och leveranstid. Observera att du mot privatpersoner måste ange priset med moms. Mot företag räcker det att du anger att moms tillkommer,
ADJOB 4.5 11 Olika typer av Offerter Komplex Offert ger en tydlig och strukturerad offert Betydligt enklare än vad det låter. Tänk i moduler som rubriker, enheter eller faser och gör en kalkyl per modul. Offert Kalkylrad 1 Kalkylrad 2 Enkel Offert utan kalkyl Du bör undvika denna typ av offert. Nackdelen är att du inte kan följa upp projektet successivt och det är svårare att bli mer träffsäker. Kommer inte att beskrivas i denna handbok. Normal Offert Du bör undvika denna typ av offert. Denna typ av offert finns med av historiska skäl och kommer att fasas ut så småningom. Kommer inte att beskrivas i denna handbok. Offerttyp inställning förval Dokument > Offerter > Inställningar > Generella Denna inställning underlättar om du ofta använder samma offerttyp. Normalt ska detta vara inställt på Komplex.
12 ADJOB 4.3 Tips för mycket stora Offerter Samlingsoffert Om du i ett stort projekt behöver räkna på en Offert för varje del, kan det vara lämpligt att sammanfatta dessa på en samlingsoffert. Fördelen är att du enkelt kan byta ut underliggande Offerter och skriva en ny samlingsoffert. Du kan också välja att skicka med alla delofferterna eller enbart samlingsofferten. Offert Nr 1 Offert Nr 2 Samlingsoffert Nr 3 Offert med Uppdragsbeskrivning Ibland krävs en mycket omfattande beskrivning av uppdraget. Då är det lämpligt att man delar upp offerten i en säljande och en juridisk del. Den säljande delen gör du i brevmodulen i ADJob eller i ett valfritt verktyg. I den juridiska delen (offerten) hänvisar du sedan till Enligt bifogad uppdragsbeskrivning.... Det är den juridiska sammanfattningen som du läser in vid fakturering samtidigt som du gör det tydligare för kunden hela vägen.
ADJOB 4.3 13 Arbetsgång 1. Gör inställningar och skapa Offertmallar Detta gör du normalt bara en gång plus underhåller vid förändringar. 2. Skriv Offerten och skicka den Du kan antingen skapa en ny Offert från grunden, använda en Offertmall eller duplicera en gammal Offert och ändra i denna. Nya Offerter får automatiskt status Utkast. Med kalkylunderlaget kan du granska din kalkyl. 3. Byt status till Bevakning För att markera att du skickat Offerten till kunden, byter du status till Bevakning. Den visas då i VD-rapporten som Offertstock 4. Bearbeta kunden Lista de Offerter du ansvarar för. Kontrollera att kunden fått Offerten och om han / hon har några frågor. Följ upp inom angiven giltighetstid. På rapporten Offertlista ser du hur mycket Offerter du har på bevakning och kan få en prognos för framtida beläggning. 5. Byt Status till Accepterad / Ej Accept Godkänner kunden Offerten, ändrar du status till Accepterad. Offerter som inte längre är giltiga bör du byta status till Ej Accept. Accept Utkast Bevakning Ej Accept 6. Fakturera och läs in Offerten när du slutfakturerar Normalt behöver du inte vara så detaljerad när du delfakturerar om du har en Offert i botten. När du sedan ska slutfakturera, läser du in Offerten och spar på så sätt mycket tid. Plus att kunden känner igen sig exakt. 7. Följ upp projektet Kalkylen i Offerten (gäller inte enkel Offert) jämförs med utfall på både Nuläge och Debiteringsunderlag. Uppföljning kan ske både löpande och när jobbet är klart. 8. Helikopterperspektivet - Jobba eller sälja? Genom att följa upp offertstock, orderstock och upparbetat ser du både det faktiska läget och en hint om framtida fakturering. 2012-10-04
14 ADJOB 4.5 1. Gör inställningar och skapa mallar Inställningar Offert Dokument > Offert > Inställningar > Layout Se även Inställningar Kundfakturor i handboken för ADJob 4.3. Kontakta ADJob Nordic AB om du behöver hjälp för att du ska få en snygg Offert.
ADJOB 4.5 15 Personliga inställningar Dokument > Offert > Inställningar > Personliga Här kan du göra en egen inställning vad som ska listas vid dubbelklick i undermenyn. Generella inställningar Dokument > Offert > Inställningar > Generella Normalt ska Inköp och Uppgifter inte skapas automatiskt. Ska vara Nej. Är denna inställning aktiverad, kommer alla Arbetskoder i Offerten att automatiskt omvandlas till Uppgifter på Jobbet vid accept. Uppgifterna får status Ej Planerade. Är denna inställning aktiverad, kommer alla Inköp i Offerten att automatiskt kopieras till Jobbet vid accept. Inköpen får status Utkast. Förvald offerttyp vid ny Offert. Kan ändras för varje enskild Offert. Offertrubriker Dokument > Offert > (Alternativ...) Inställningar > Offertrubriker Normalt används Offert (= juridiskt bindande) eller Kostnadsberäkning (= mindre bindande). Men för att göra det möjligt att använda de benämningar som ni är vana vid, kan du själv lägga upp egna Offertrubriker. T ex Anbud, Kostnadsplan, Budgetoffert, Ordererkännande etc. Kallkylunderlag Dokument > Offert > Inställningar > Kalkylunderlag Denna inställning påverkar utseendet på rapporten Kalkylunderlag.
16 ADJOB 4.5 Vilken Prislista blir det som förval? Alt 1 Skapar du Offerten från Jobb, är det Jobbets Prislista som blir förvald. Alt 2 Skapar du Offerten direkt, är det kundens Prislista som gäller. Alt 3 Har kunden ingen Prislista är det 1 Standard som används. Språk i Offerten - Standard eller undantag Om inte Företaget har några avvikande inställningar för språk hämtas språkinställningen från respektive Land. Adresser > Företag > Inställningar > Länder Du kan göra undantag från standard-språket på företagsnivå. T ex om ett svenskt företag i Tyskland ska ha svenska på fakturorna. Adresser > Företag > Hitta > Ändra > Fliken Kund Alternativofferter När du skriver ut en Offertlista för att använda som prognosverktyg, räknas inte alternativa Offerter (samma Offert med olika alternativ) flera gånger. Huvudofferterna beräknas för sig och ger på så sätt bättre prognos. Skapa Offertmallar Dokument > Offerter > Hitta / Lista > Skapa Mall av Offert... Så här gör du för att skapa en Offertmall: 1. Skriv en helt ny Offert på vanligt sätt eller använd en befintlig Offert. 2. Markera denna Offert i listan och ange att du vill skapa en Offertmall 3. Alla dina Offertmallar visas sedan när du väljer Ny Offert. Dessa mallar kan du lista och ändra i efterhand.
ADJOB 4.5 17 2. Skriv Offerten och skicka den Skapa en ny Offert från ett befintligt Jobb Jobb > Hitta / Lista > Nytt Klicka på plus (Snabbkommando N ) och välj Offert. Då knyts Offerten automatiskt till Jobbet. Knyta ett Jobb till en befintlig Offert Dokument > Offert > Hitta / Lista > Ändra Offert Genom att skriva till Jobbnumret på en befintlig Offert, knyter du dessa till varandra.
18 ADJOB 4.5 Gemensamt huvud för alla Offerttyper Oavsett Offerttyp Enkel, Normal eller Komplex är offerthuvudet samma. Välj Offerttyp direkt. Du kan också ha en förvald Offerttyp. Se Inställningar. Välj Offertrubrik. Som standard finns Offert och Kostnadsberäkning, men du kan skapa egna Offertrubriker. Jobbnummer som hör till Offerten. Skapa Offert via Jobb eller välj Jobb genom att lista. Hämta företag och kontaktperson genom att skriva in Jobbnummer eller begynnelsebokstäverna på företaget. Se Inställningar. Se menyn Alternativ. Mata in nytt genom menyn Alternativ. Kvitto i klartext på Jobb och Företag. Ämne eller jobbnamn på Offerten. Blir sedan Jobbets jobbnamn när du lägger Offerten som status Accepterad. Huvudofferten räknas med på prognosen i rapporten Offertlista. Alternativofferter redovisas separat. Projektledare eller annan ansvarig för Offerten = Vår referens. Prislistan hämtas antingen från Jobbet, kunden eller från standardinställningen. Du måste aktivera flera prislistor. Se Inställningar. Gemensam villkorsflik för alla Offerttyper Dokument > Offert > Ny Offert... Oavsett Offerttyp Enkel, Normal eller Komplex är villkoren de samma. Observera att nästan alla inställningar du gör inte påverkar befintliga offerter. Språket styrs av kundens inställningar. Se ovan för mer information om offerthuvudet. Betalningsvillkor och giltighetstid hämtas från standardinställningar. Kan ändras individuellt på varje Offert Villkorsfliken är samma på samtliga Offerttyper. Avslutningstexten kan även innehålla hela villkorstexten eller delar av den. Villkorsfältet innehåller normalt villkorstexten, men kan även vara helt tom. Interna noteringar syns inte på Offerten.
ADJOB 4.5 19 Ny Komplex Offert Dokument > Offert > Ny Offert... Se Offerttyper i denna handbok hur du ställer in så att du alltid får Komplex Offert. Komplex Offert är En Offert Flera Kalkyler. Den innehåller två flikar och normalt behöver du inte ändra under fliken Villkor. Kalkyleringen fungerar lika Normal Offert, men på radnivå i stället. Steg 1 Skriv offerten och dubbelklicka på en listrad. Du kan inte skriva direkt i listraderna, utan du dubbelklickar eller trycker på returtangenten. Steg 2 Skriv rad och gör kalkylen för denna rad. Kort beskrivning på offertraden. Plats för enhet, format eller liknande Du kan expandera triangeln och få flera fält för förklaring till rubriken. Du gör sedan kalkylen på samma sätt som Normal Offert. Skillnaden är att kalkylen gäller bara denna Offertrad. Gå tillbaka till Offerten genom att klicka på knappen Tillbaka. Steg 3 Fortsätt genom att lägga till ytterligare Offertrader Lägg till eller ta bort Offertrader vid behov. Dubbelklicka och komplettera nästa kalkyl.
20 ADJOB 4.5 Ny Offert baserad på Offertmall Dokument > Offert > Ny Offert... Funktionen förutsätter att du skapat Offertmallar. Se Inställningar. Ny Offert baserad på befintlig Offert Dokument > Offert > Duplicera Offert... Gör de ändringar som krävs och spara. Den nya Offerten får ett nytt Offertnummer. Komplettera eller ändra en befintlig Offert Dokument > Offert > Hitta / Lista > (Alternativ) Ändra Offert... Du kan bara ändra Offerter som har status Utkast. Skriv ut som pdf-dokument Dokument > Offert > Hitta / Lista > (Alternativ) Skriv ut Offert... > Skärm Mac OS X: Windows: Klicka på knappen Print och Spara som PDF i dialogrutan. Välj en virtuell skrivare (typ PDF Writer från Adobe eller CutePDF)
ADJOB 4.5 21 3. Byt Status till Bevakning Byt Status på Offert Dokument > Offert > Hitta / Lista > Byt Status... Byter du status på Offerten till Bevakning, blir det lättare att hitta Offerter som du håller på med (Status Utkast). Samtidigt som det blir lättare att bevaka och du städar successivt.
22 ADJOB 4.5 4. Bearbeta kunden Bearbeta kunden Dokument > Offert > Lista > Bevakade Listan med bevakade Offerter är ett utmärkt sätt att fråga om kunden fått offerten och om den motsvarar deras specifikation. Du kan notera på varje Offert kommentarerna och kontakterna du haft med kunden. Offerter på bevakning Dokument > Offert > Skriv ut > Offertlista Denna rapport visar alla Offerter och summerar både Huvudofferter och Alternativofferter. Genom att lista valfria Offerter, kan du markera dessa och få en Offertlista Markerade. Se även VD-Rapport Pågående Of fertlista Of f er ter med sta tus Utkast oc h Be vakning Cecilia Cederblom ADJ ob Nor dic AB E-110007 Interaktiv design av programvara 55 000,00 CC 2011-06-16 E-110008 11-0004 Pluggar i Resumé 321 444,00 CC 2011-06-16 Gr ossistför eta get AB E-110003 Produktion av säljmaterial 163 850,00 CC 2011-06-08 E-110012 11-0002 Företagspresentation 20 000,00 CC 2011-09-22 E-110014 11-0011 ÅF-annons 12 000,00 CC 2011-09-26 E-110015 11-0002 Företagspresentation Alt 2 20 000,00 CC 2011-09-26 Company Ltd E-110001 T est av engelsk Of fert 75 000,00 CC 2011-04-05 E-110002 11-0003 Campaign "New Formula" 75 000,00 CC 2011-06-08 T otalt Huvudalternativ 722 294,00 T otalt alla 742 294,00
ADJOB 4.5 23 5. Byt Status till Accept / Ej Accept Accept Om det INTE finns något Jobb Dokument > Offert > Hitta / Lista > Byt Status > Accepterad När du ändrar status till Accepterad, och det inte finns något Jobbnummer kopplat till denna Offert, får du frågan om du vill skapa ett Jobb av denna Offert. När en Offert har status Accepterad, ser du den på såväl Debiteringsunderlag samt Nuläge (Se nästa sida). Det är då också möjligt att läsa in Offerten vid fakturingen. Accept Om Jobbet redan är knutet till Offerten Dokument > Offert > Hitta / Lista > (Alternativ) Byt Status > Accepterad I princip samma som ovan. Skillnaden är att du inte får någon fråga. Accept Om Jobbet finns men inte är knutet till Offerten Dokument > Offert > Hitta / Lista > (Alternativ) Byt Status > Accepterad Innan du byter status till Accept: Skulle mot förmodan Jobbet redan vara inmatat, kan du koppla ett befintligt Jobb till denna Offert genom att Ändra Offert... och skriva in Jobbnumret. Observera att Offerten måste ha status Utkast för att kunna lägga till Jobbnumret. Ej Accept Dokument > Offert > Hitta / Lista > Byt Status > Ej Accept Offerten finns kvar, men kan inte läsas in vid faktureringen.
24 ADJOB 4.5 6. Fakturera och läs in offerten Delfakturering av offererade Jobb Jobb > Lista Jobb > Byt Status > Delfakturera Normalt behöver delfakturan inte innehålla så mycket information, eftersom kunden redan har godkänt Offerten. Observera att du även kan göra delfaktureringen automatiskt med Faktureringsplan. Se generell handbok ADJob 4.3 - Faktureringsplan. Slutfakturering av offererade Jobb Jobb > Hitta / Lista > Byt Status > Slutfakturera Vid slutfakturering läser du in Offerten, talar om vad som tillkommit eller avgår. ADJob räknar automatiskt ut vad som är fakturerat. Fördelen med att göra på detta sätt är att kunden enkelt kan jämföra Offerten med Kundfakturan. Kunden känner sig trygg och frågorna på fakturorna försvinner eller minskar. Läs in Offerten under menyn Alternativ... De poster som avgår eller tillkommer bör redovisas efter Offerten.
ADJOB 4.5 25 7. Följ upp projektet Jämför kalkyl med utfall på rapporten Debiteringsunderlag Jobb > Hitta / Lista > Skriv ut > Debiteringsunderlag På Debiteringsunderlaget kan du jämföra ner på medarbetarnivå per Jobb. Flera inställningar finns. Debiteringsunderlag 11-0002 Alla poster Gr ossistför eta get AB Box 1234, 523 00 Ulricehamn T el 0321-123456 Industriområdet, 523 00 Ulricehamn T r y c ksak er F ör eta gspr esenta tion Ansvarig: Cecilia Cederblom Prislista: 1 Standard, Debitering: Normaljobb, Resultatenhet: Borås Startdatum: 2011-02-23 Öv er sikt Kalkyl Inmatat Fakt Ofakt Arvode (2,00 tim) 10 000,00 2 400,00 2 400,00 Inköp (Påslag: 500,00) 10 000,00 8 000,00 8 000,00 Delsumma 20 000,00 10 400,00 10 400,00 Ar v ode per K od Kalkyl Inmatat Fakt Ofakt Formgivning och layout (0,00 tim) 5 200,00 Projektledning (2,00 tim) 4 800,00 2 400,00 2 400,00 T otalt Arvode (2,00 timmar) 10 000,00 2 400,00 2 400,00 Ink öpsk od Kalkyl Inmatat Fakt Ofakt T ryckning (Påslag 500,00) 10 000,00 8 000,00 8 000,00 T otalt Inköp (Påslag 500,00) 10 000,00 8 000,00 8 000,00 Jämför kalkyl med utfall på rapporten Nuläge Of f er ter Kalkyl Of fert Dif f? Jobb > Skriv ut > Nuläge 2011-01-17 E-110009 - Accept 20 000,00 20 000,00 Nuläge är i princip en Jobblista med siffror. Summeringen längst ner kan användas för att beräkna Ber äkna t Täc kningsbidr a g - V inst/f ör lust Inmatat TB Fakt TB V inst / Förlust värdet av accepterade Offerter jämfört med värdet av upparbetade kostnader. Fakturerat TB - Inmatat TB = V inst / Förlust 2 900,00-2 900,00 Nuläge Nor mal de bitering (Nor maljob b/huvudjob b/under job b) 11-0002 Grossistför eta get AB T r y c ksak er F ör eta gspr esenta tion Öv er sikt Kalkyl Inmatat Fakt Ofakt Arvode (2,00 tim) 10 000,00 2 400,00 2 400,00 Inköp (Påslag: 500,00) 10 000,00 8 000,00 8 000,00 Delsumma 20 000,00 10 400,00 10 400,00 11-0003 Grossistför eta get AB Lås & Besla g Pr esenta tionsma terial Nytt besla gsk oncept Logo Sweden AB Öv er sikt ADJob 430/1 2011-02-23 1 1:23 Kalkyl Inmatat Fakt 1-1 Ofakt Arvode (70,00 tim) 96 000,00 84 000,00 9 600,00 74 400,00 Inköp (Påslag: 9660,00) 67 850,00 74 060,00 74 060,00 Preliminärt (à conto) 50 000,00-50 000,00 Justering (TB) - 14 060,00-14 060,00 Delsumma 163 850,00 144 000,00 119 600,00 24 400,00 Öv er sikt Kalkyl Inmatat Fakt Ofakt Arvode (74,00 tim) 106 000,00 88 800,00 10 800,00 78 000,00 Inköp (Påslag: 10160,00) 77 850,00 82 060,00 74 060,00 8 000,00 Material etc 30,00 30,00 Preliminärt (à conto) 147 236,00-147 236,00 Justering (TB) - 13 760,00-13 760,00 T otalt 183 850,00 157 130,00 218 336,00-61 206,00
26 ADJOB 4.5 8. Helikopterperspektivet VD-Rapport Pågående ger helikopterperspektivet Huvudmeny > (Alternativ) Statistik > VD-Rapport Pågående Här ser du hela företaget i ett nötskal när det gäller alla pågående projekt. Du ser också om det är färska siffror eller om det är surdegar. Spekulation Här finns alla jobb som väntar på OK från kunden. VD-Rapport Pågående Offertstock Offerter med kalkyl som har status Bevakning. Nuläge Jobb Spekulation Offertstock Orderstock Upparbetat Ofakturerat Aktiva 0-2 månader 56 680,00 111 500,00 111 500,00 Passiva 2-6 månader 5 460,00 90 730,00 121 780,00 90 730,00 34 230,00 Surdegar 6 månader + Totalt 5 460,00 147 410,00 121 780,00 202 230,00 145 730,00 Nuläge Jobb / Ansvarig Spekulation Offertstock Orderstock Upparbetat Ofakturerat Cecilia Cederblom 121 780,00 40 800,00 40 800,00 Mats Olsson 5 460,00 147 410,00 161 430,00 104 930,00 Orderstock Alla accepterade Offerter med kalkyl. Upparbetat Värdet av pågående Jobb (tider / inköp). Avvikelser mot upparbetat och snittdebitering Huvudmeny > (Alternativ) Statistik > Vinst/Förlust Ofakturerat De tider och inköp av upparbetat som är ofakturerade Två vyer Både totalt och summerat per ansvarig projektledare När Jobbet är avslutat kan du se avvikelserna mellan inrapporterat och utfakturerat i rapporten Vinst/Förlust. Observera att här jämförs verkligheten (hur mycket man borde fakturera) med utfakturerat. Du ser vinst och förlust utöver inmatat på respektive jobb och totalt. V inst/förlust Kund 2011-02-01-2011-02-28 Gr ossistför eta get AB VF Arvode Påsl Inköp VF T otalt 11-0004 Presentation av nytt Beslagskoncept - 1 150,00-1 150,00 T otalt 0,00 timmar - Snitt 0,00 / tim - 1 150,00-1 150,00 V olv o AB VF Arvode Påsl Inköp VF T otalt 11-0006 A vtal 2011 39 320,00 39 320,00 11-0007 Hannover våren 2011 3 750,00 3 750,00 11-0008 Vi Bilägare "ABS 2011" T otalt 11,00 timmar - Snitt 970,91 / tim 39 320,00 3 750,00 43 070,00 T otalt V inst/förlust - 1 1,00 timmar - Snitt 970,91 / tim 38 170,00 3 750,00 41 920,00