Förändrade processer för lokalförsörjning respektive investeringar i maskiner och inventarier

1(8) TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer Regionkontoret 2012-01-02 RS110304 Lars-Anders Rothman, ekonomidirektör Ekonomi och Finans 035 13 47 55 Regionn Förändrade processer för lokalförsörjning respektive investeringar i maskiner och inventarier Förslag till beslut Regionn föreslås besluta att Förändra processen för lokalförsörjning i linje med förslaget Förändra processen för investeringar i maskiner och inventarier i linje med förslaget Förändra processen för blandade projekt i linje med förslaget Genomföra beslutade förändringar snarast, dock senast den 1 januari 2013 Ge Regionns presidium mandat att besluta om mindre förändringar i förslagen Föreslå Regionfullmäktige att besluta om föreslagna förändringar i beslutsordningar med verkan fr o m 1 juli 2012, Bakgrund a) Nuvarande process för lokalförsörjning har inte levt upp till de krav som politik och verksamhet ställer på en väl fungerande dito. Det kan konstateras att planeringsprocessen behöver stärkas upp så att kopplingen mellan politiska ambitioner, verksamhetens krav och önskemål samt ekonomiska begränsningar blir tydligare. Initiativ- och förstudieprocessen behöver styras så att inte ogrundade förhoppningar skapas i verksamheten. Vidare finns brister i de underlag till beslut om fastighetsinvesteringar som tas fram. Ett tydligare fokus på den nytta/lönsamhet som en investering avser att ge är önskvärt. Vid genomförande av byggprojekt är uppfattningen att Region Hallands produktionskostnader ofta är höga vid jämförelse med andra aktörers. b) Nuvarande process för investeringar i maskiner och utrustning ger stort handlingsutrymme för nämnder/r. Dessa har mandat att bevilja

2(8) betydande investeringar i maskiner och utrustning. I takt med ökande krav på prioritering av de finansiella resurser som finns tillgängliga ökar kraven på samordning och koncernfokus. Detta innebär att det finns behov av ökad styrning som grundas på standardiserade, välunderbyggda beslutsunderlag. Förslag- lokalförsörjningsprocessen Vid utformningen av lokalförsörjningsprocessen är det viktigt att beakta ett antal grundläggande förutsättningar: Lokalförsörjning är en strategisk fråga Verksamheternas behov av ändamålsenliga lokaler ska tillgodoses Långsiktig bedömning av behov kopplat till analys av verksamhetsutveckling Lokaler är en produktionsresurs - ska skapa värde och stödja verksamhetsutveckling. Koncern- och invånarnytta ska vara styrande Prognos för Region Hallands ekonomi, finansiella förutsättningar och ekonomiska måltal avgör vilket utrymme för underhåll och investeringar som kan disponeras Genom att tydligare fokusera på den strategiska samordningen och koncernperspektivet så stärks planeringsprocessen. Förstudier Initiativ Fastighetsinvesteringar är inte sällan ett instrument för att förverkliga politiska ambitioner. Genomförandet av förstudier är avgörande för såväl förväntningar om kommande investeringar som verkställande av faktiska investeringar. Som följd av detta betraktas styrningen av förstudier som politiskt strategiskt viktig. Speciella beslutsregler gäller: Beslut om att genomföra förstudier angående eventuella fastighetsinvesteringar ska förankras i hela den politiska beslutskedjan med slutligt beslut i Regionn. Roll Fastighetsstrateg Regionkontorets nya organisation innefattar en tjänst som benämns fastighetsstrateg. Tjänsten är placerad på Ekonomi och Finans. Under våren 2012 kommer Regionfastigheter att överföras från Ekonomi och Finans till Regionservice. Fastighetsstrategen ska garantera att de politiska intentionerna genomsyrar det långsiktiga planeringsarbetet med avseende på lokaler/fastigheter. Huvudsakliga ansvarsområden Ansvar för övergripande och långsiktig lokalplanering Tillsammans med verksamheten och representant för Regionfastigheter identifiera och planera lokalbehoven (forum: förvaltningens lokalgrupp) Driva, förvalta och utveckla lokalförsörjningsprocessen Arbeta nära Regionfastigheter genom hela besluts- och projektprocessen

3(8) Vara drivande genom beslutsprocessen och kontinuerligt återkoppla till verksamheten Ansvar för övergripande uppföljning av fattade investeringsbeslut Driva framtagandet av den femåriga lokalförsörjningsplanen för Region Halland Äger och svarar för utveckling av internhyresmodellen Bereder beslutsunderlag avseende förvärv, byte och försäljning av fastigheter Hanterar och utvecklar/avvecklar av verksamheten återlämnade ytor Utveckla nyckeltal avseende lokalutnyttjande samt benchmarking Säkerställer politisk förankring innan beslut fattas om förstudier etc Säkerställer att långsiktig hälso- och sjukvårdspolitisk inriktning avspeglas i beslut avseende lokalförsörjning Roll - Regionfastigheter Regionfastigheter som under 2012 överförs från Regionkontoret till Regionservice är en viktig part i skötsel och utveckling av fastighetsbeståndet. Regionfastigheter besitter kvalificerad förvaltar- och byggteknisk kompetens. Huvudsakliga ansvarsområden Fastighetsexpert i lokalresursplaneringsgruppen samt förvaltningarnas lokalgrupper Svara för att fastigheterna och lokalerna är effektiva utifrån att fastigheterna har låga drifts-, underhålls- och kapitaltjänstkostnader per kvm Medverka aktivt i alla delar av lokalförsörjningsprocessen Samla in och konkretisera verksamhetens kortsiktiga lokalbehov Bistå i framtagande av beslutsunderlag för lokalprojekt Svara för planering, programarbete, projektering, upphandling och genomförande av ny-, om- eller tillbyggnad av lokaler Agera som hyresgästombud vid lokalprojekt i extern hyrda lokaler Svara för en effektiv teknisk, ekonomisk och administrativ förvaltning - bibehålla/skapa värde på lång sikt Svara för att det finns förvaltnings- och underhållsplaner för respektive fastighet Upprätta strategi för energieffektivisering i fastighetsbeståndet Svara för att fastigheterna uppfyller gällande myndighetskrav på säkerhet, tillgänglighet för rörelsehindrade, hygien med mera Roll Lokalgrupp På förvaltningsnivå införs ett forum för identifiering och planering av lokalbehov. Gruppens ansvar ska vara att, på förvaltningsnivå, diskutera och koordinera lokalbehov. Koncernperspektivet ska beaktas. Forumet ska ge input till framtagandet av lokalförsörjningsplanen. Gruppen förutsätts förankra identifierade lokalbehov med förvaltningschef samt få dem tillstyrkta i nämnd.

4(8) Deltagare: Förvaltningens ekonomiansvarige, representant för Regionfastigheter, fastighetsstrateg samt de som förvaltningen finner lämpliga. Mötesfrekvens: sannolikt 5-8 gånger per år. Hallands Sjukhus har lämpligen en gemensam lokalgrupp. Roll Lokalresursplaneringsgrupp (LRP-Grupp) På koncernnivå införs ett forum för samordnande planering och beredning. Gruppens ansvar ska vara att, på koncernnivå, säkerställa en stark styrning och kontroll av alla taktiska och strategiska beslut. Gruppen ska bistå koncernledningen i beredningsarbetet avseende koncernens budgetförslag (avseende fastighetsinvesteringar), förslag till lokalförsörjningsplan samt de fastighetsinvesteringar som ska hanteras i HSS/RS. Förankring av beredda förslag på HSS/RS-nivå. Deltagare: Regiondirektör alternativt biträdande regiondirektör, ekonomidirektör, förvaltningschefer från förvaltningar med betydande lokalbehov, representant för Regionfastigheter samt fastighetsstrateg. Mötesfrekvens: sannolikt 4-6 gånger per år. Femårig plan för lokalförsörjning Förslaget bygger på att en femårig lokalförsörjningsplan tas fram och därefter årligen aktualiseras. På så sätt skapas en medellång planering för utvecklingen av beståndet och såväl politik som verksamhet ges en tydlig bild av vad som är önskvärt alternativt nödvändigt att genomföra. Planen ska vara väl politiskt förankrad och i linje med långsiktig hälso- och sjukvårdspolitisk inriktning. Vidare ska planen vara realiserbar, dvs de ekonomiska ramar som finns ska spegla innehållet i planen. Den femåriga lokalförsörjningsplanen är input för den treåriga investeringsplanen/- budgeten som årligen beslutas av fullmäktige.

5(8) Principskiss Frikoppla budget från beslut om fastighetsinvestering Förslagsvis ses investeringsbudgeten som ett planeringsinstrument. Faktiska investerings-beslut, som har sin grund i budgeten, kan därefter tas med för ändamålet relevanta beslutsunderlag och enligt fastställd beslutsordning. Detta förhållningssätt ger bättre fokusering på varje enskild investering och kvalitetssäkrar underlagen för beslut. Modellen förutsätter att regionfullmäktige tilldelar Regionn ram för fastighetsinvesteringar samt ger rätt att vidaredelegera ram till Regionfastigheter. Förslag till modell för beslut om investering (RF-beslut erfordras om modellen): < 2 mnkr > 2 mnkr Förvaltningschef Regionfastigheter Driftnämnd/ Hälso- och sjukvårdsns au Regionn Förslag om investering till Regionfastigheter Beslut om inom ram annars beredning till Driftnämnd till HSS au/rs (via RK) Samråd med RS ps inom HSS verksamhet Beslut om inom ram annars beredning till RF till Driftnämnd/ till Driftnämnd till HSS/RS (via RK) Samråd med RS ps inom HSS verksamhet Beslut om inom ram till RF

6(8) Regionfullmäktige Beslut utom ram Beslut utom ram Beslut av principiellt viktig beskaffenhet ska tas av regionfullmäktige. Standardisera beslutsunderlagen för investeringsbeslut Investeringsbeslut ska grundas på standardiserade underlag som belyser Bakgrund till investeringsförslaget Beskrivning av nuläge Beskrivning av syfte (lagkrav, processförbättring, kvalitet, ekonomi, ersättningsinvestering, patientsäkerhet, arbetsmiljö, verksamhetsutveckling, invånarnytta etc) Beskrivning av vilka alternativ som övervägts Investeringsutgiftens storlek Ekonomisk effekt på verksamheten (inklusive eventuellt ökade driftkostnader, eventuella merutgifter/-kostnader för maskiner och inventarier etc) Konsekvenser om investeringsbegäran avslås Eventuella effekter för andra verksamheter inom koncernen Systematisera uppföljning av fastighetsinvesteringar Vid slutfört investeringsprojekt ska återrapportering ske till Regionn då utgiften överstiger 2 mnkr. För investeringar, överstigande 2 mnkr, som genomförs av ekonomiska skäl ska uppföljning göras efter två år för att konstatera grad av uppfyllelse relativt investeringskalkylen. Rapportering till Regionn. Vid investeringar som genomförs av andra skäl ska motsvarande uppföljning/rapportering göras då investeringsutgiften överstiger 10 mnkr. Uppdatera internhyresreglerna Dagens internhyresmodell innehåller flera varianter av subventioner. Till exempel hyressätts tandklinikerna ned schablonytor som grund, nyproduktioner subventioneras initialt av kollektivet och skolorna betalar inte självkostnad för hyrorna. Subventionerna motverkar ett rationellt ekonomiskt agerande och modellen bör därför förändras. Förslag till förändrade principer för internhyror skrivs fram som eget ärende till Regionn den 25 januari.

7(8) Förslag- processen för investeringar i maskiner och inventarier Beslutsordningen för investeringar i maskiner och inventarier behöver förändras så att mandatet för beslut begränsas ute i verksamheten. Vidare behöver kalkyler och underlag standardiseras. Förändrad beslutsordning Regionfullmäktiges budgetbeslut bör definieras som en ram som tilldelas Regionn. Regionn bör sedan ha möjlighet att fördela ram till driftnämnd/ för att på så sätt delegera beslutsfattandet angående investeringarna. Förslag till modell för beslut om investering (RF-beslut erfordras om modellen): < 1 mnkr > 1 < 5 mnkr > 5 < 15 mnkr > 15 mnkr Förvaltningschef Driftnämnd/ Hälso- och sjukvårdsn Regionn Regionfullmäktige till DN/ till HSS/RS (via RK) till RS Beslut om inom ram annars beredning till RF Beslut utom ram till Driftnämnd/ till HSS/RS (via RK) till RS Beslut om inom ram annars beredning till RF Beslut utom ram till Driftnämnd/ till HSS/RS (via RK) till RS Beslut om inom ram annars beredning till RF Beslut utom ram till Driftnämnd/ till HSS/RS (via RK) till RS för RF till RF Beslut i alla fall Beslut av principiellt viktig beskaffenhet ska tas av regionfullmäktige.

8(8) Standardisera beslutsunderlagen för investeringsbeslut Investeringsbeslut ska grundas på standardiserade underlag som belyser Bakgrund till investeringsförslaget Beskrivning av nuläge Beskrivning av syfte (lagkrav, processförbättring, kvalitet, ekonomi, ersättningsinvestering, patientsäkerhet, arbetsmiljö, verksamhetsutveckling, invånarnytta etc) Beskrivning av vilka alternativ som övervägts Investeringsutgiftens storlek Ekonomisk effekt på verksamheten (inklusive eventuellt ökade driftkostnader, eventuella merutgifter/-kostnader för lokaler etc) Konsekvenser om investeringsbegäran avslås Eventuella effekter för andra verksamheter inom koncernen Systematisera uppföljning av investeringar i maskiner och utrustning För investeringar, överstigande 3 mnkr, som genomförs av ekonomiska skäl ska uppföljning göras efter två år för att konstatera grad av uppfyllelse relativt investeringskalkylen. Rapportering till beslutande nämnd/. Vid investeringar som genomförs av andra skäl ska motsvarande uppföljning/rapportering göras då investeringsutgiften överstiger 5 mnkr. Förslag- processen för projekt som omfattar såväl fastigheter som maskiner och inventarier I fall då projekt innehåller såväl fastighetsinvesteringar som investeringar i maskiner och inventarier skall projektet beslutsmässigt beskrivas som ett samlat projekt. Dock ska projektets fastighets- respektive maskin- och inventariedel beslutas enligt relevant beslutsordning. Om en fastighetsinvestering är ett villkor för att kunna genomföra en investering i maskiner och inventarier så ska positivt beslut angående denna villkoras relativt fastighetsinvesteringsbeslutet. Regionkontoret Catarina Dahlöf Regiondirektör Lars-Anders Rothman Ekonomidirektör